KOMPUTEROWE SYSTEMY RACHUNKOWOŚCI 1. Definicja rachunkowości Rachunkowość to proces identyfikacji, pomiaru i przekazywania informacji, które są potencjalnie użyteczne do podejmowania decyzji gospodarczych, Z punktu widzenia działań, jakie składają się na system rachunkowości, odróżnia się: identyfikację, grupowanie, opis, ewidencję, przetwarzanie i przekazywanie informacji o wynikach działalności firmy, zmianach w jej majątku i sytuacji finansowej. Dlatego rachunkowość jest współcześnie rozumiana jako system informacyjny służący użytkownikom do podejmowania decyzji gospodarczych, zwłaszcza finansowych oraz rozliczania kierownictwa z odpowiedzialnego i efektywnego zarządzania powierzonym mu majątkiem. W rachunkowości obowiązują dwa podstawowe pojęcia - rachunkowość - księgowość Rachunkowość rozumiana jest jako zagadnienie bardzo szerokie. Księgowość natomiast rozumiana jest jako zagadnienie węższe w zasadzie techniczne. 2. Podstawowe definicje związane z rachunkowością i księgowością Bilans majątkowy jest podstawowym sprawozdaniem finansowym, sporządzanym na określony dzień. Dzień ten nazywany jest momentem bilansowym. W dniu tym ukazany zostaje majątek jednostki gospodarczej, jednocześnie w ujęciu rzeczowym i finansowym. Bilans może wystąpić w postaci dwustronnej tabeli lub dwuczęściowego zestawienia, w którym jedna część ujmuje majątek przedsiębiorstwa (aktywa) a druga źródła jego finansowania (pasywa). Różne są formy technicznego przedstawienia bilansu majątkowego przyjęte na świecie. Bilans majątkowy musi zawierać nazwę firmy, datę sporządzenia, datę na którą został sporządzony, podpisy osób sporządzających i zatwierdzających. Bilans księgowy wymaga zatwierdzenia przez biegłych rewidentów. Warunki i terminy zatwierdzania bilansu określa Ustawa o rachunkowości. Schematycznie, na potrzeby dydaktyki bilans majątkowy można przedstawić w następującej formie: BILANS MAJĄTKOWY AKTYWA (MAJĄTEK) Aktywa trwałe Aktywa obrotowe PASYWA (FUNDUSZE) Kapitały własne Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania Strona bilansu ukazująca aktywa (środki gospodarcze) nosi również nazwę majątku przedsiębiorstwa. Strona ta ma za zadanie udzielenie informacji o strukturze aktywów z podziałem na aktywa trwałe i aktywa obrotowe oraz ich sumaryczną wartość. Druga strona (część) prawa bilansu majątkowego obejmuje pasywa, inaczej nazywane funduszami, tj. źródła finansowania (pochodzenia) aktywów z podziałem na: kapitały własne oraz zobowiązania i rezerwy na zobowiązania.
Analiza pasywów dostarcza informacji o tym, kto i w jakiej wielkości jest właścicielem pasywów (funduszy) zaangażowanych do sfinansowania aktywów przedsiębiorstwa. Międzynarodowy Standard Rachunkowości nr 1 stwierdza, że przedstawiając bilans majątkowy należy dokonać podziału aktywów na krótkoterminowe i długoterminowe. Aktywa przedstawiają majątek przedsiębiorstwa, a pasywa źródła jego finansowania. Przy sporządzaniu bilansu majątkowego obowiązuje naczelna zasada równowagi bilansowej, zgodnie, z którą suma aktywów musi być zawsze równa sumie pasywów. Równowagę bilansu majątkowego można przedstawić w postaci następującego równania: A = P Bilans majątkowy można również przedstawić schematycznie, posługując się w tym celu kontem teowym. Poszczególne pozycje oznaczają rodzaj posiadanych aktywów jak i pasywów przedsiębiorstwa. Schematyczny układ bilansu A 1 A 2... A n S A = S P P 1 P 2... P n Bilans majątkowy musi charakteryzować się trzema cechami. Musi być: prawdziwy, ciągły oraz jasny. Prawdziwość bilansu zapewnia fakt jego sporządzenia na podstawie inwentaryzacji. Przeprowadzana inwentaryzacja jest podstawą sporządzenia inwentarza, który jest pisemnym zastawieniem posiadanych aktywów i zobowiązań. Sporządzanie inwentarza jest podstawowym wymogiem, a zarazem warunkiem sporządzenia bilansu majątkowego. Ciągłość bilansu oznacza, iż bilans zamknięcia bieżącego roku gospodarczego powinien być identyczny z bilansem otwarcia roku następnego. Ciągłości bilansu majątkowego nie podważają dwie sytuacje, w których bilans zamknięcia nie równa się bilansowi otwarcia. Po pierwsze, bilans zamknięcia może się różnić od bilansu otwarcia w przypadku podziału przedsiębiorstwa na dwie lub więcej samodzielnych jednostek. Może też nastąpić połączenie kilku jednostek w nowe przedsiębiorstwo. W tym przypadku suma bilansu otwarcia powstałych jednostek musi być równa bilansowi zamknięcia jednostki macierzystej lub odwrotnie. Drugi przypadek ma miejsce przy wprowadzeniu urzędowej zmiany cen na środki produkcji lub przy wprowadzaniu denominacji wartości pieniądza np. na dzień 1 stycznia. W tym przypadku liczbowo bilans zamknięcia będzie się różnił od bilansu otwarcia. Ostatnią z cech, jasność bilansu majątkowego, osiąga się konstruując bilans majątkowy zgodnie z wymaganiami przedstawionymi w załączniku 1 do Ustawy o rachunkowości.
Aktywa przedsiębiorstwa Aktywa przedsiębiorstwa ujmują całość majątku znajdującego się w jego dyspozycji. Podział aktywów opracowany zgodnie z Ustawą o rachunkowości przedstawiono na schemacie 6. Podział aktywów bilansu majątkowego Wartości niematerialne i prawne Rzeczowe Środki trwałe A K T Y W A AKTYWA TRWAŁE AKTYWA OBROTOWE Aktywa Środki trwałe w budowie Zaliczki na środki trwałe w budowie trwałe Należności długoterminowe Inwestycje długoterminowe Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe Zapasy Należności krótkoterminowe Inwestycje krótkoterminowe Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe W ramach znowelizowanej Ustawy o Rachunkowości dokonano zmian w klasyfikacji aktywów przedsiębiorstwa. Podział aktywów zaprezentowany w ww. schemacie obejmuje dwie ich główne grupy. Aktywa trwałe i obrotowe. Aktywa trwałe różnią się tym od aktywów obrotowych, że ich okres użytkowania jest dłuższy niż 1 rok. Natomiast aktywa obrotowe zużywają się w jednym roku lub cyklu produkcyjnym. Z reguły okres ten jest nie dłuższy niż 1 rok. Do pierwszej grupy aktywów trwałych zaliczane są wartości niematerialne i prawne, które obejmują nabyte przez jednostkę prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania. Do wartości niematerialnych i prawnych nie zalicza się aktywów nabytych w celu osiągnięcia korzyści ekonomicznych. Zalicza się natomiast prawa majątkowe, które są wykorzystane w przedsiębiorstwie. Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się wszystkie wymienione w ustawie wartości, a mianowicie: koszty zakończonych prac rozwojowych firmy, wartość firmy, zaliczki na zakup wartości niematerialnych i prawnych, a ponadto autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, prawa do wynalazków itp. Bardzo rozbudowana jest grupa rzeczowych aktywów trwałych przedsiębiorstwa. Zaliczane są do niej wszystkie istniejące w przedsiębiorstwie środki trwałe oraz środki trwałe w budowie, jak też zaliczki na budowę środków trwałych. Będące w posiadaniu przedsiębiorstwa środki trwałe muszą być kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone do produkcyjnego wykorzystania. Do środków trwałych nie zalicza się inwestycji nabywanych w celu uzyskiwania korzyści finansowych. Jest to jedna ze zmian dokonanych w klasyfikacji aktywów. Do środków trwałych zalicza się grunty, prawo ich wieczystego użytkowania,
budynki i budowle, a także będące odrębną własnością lokale spółdzielcze, własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego. Do środków trwałych należą również maszyny i urządzenia, środki transportowe, wartość przeprowadzonych modernizacji i odbudowy środków trwałych oraz inwentarz żywy. Do posiadanych w przedsiębiorstwie środków trwałych wliczane są również środki trwałe obce, jeżeli tak stanowi umowa leasingowa. Kolejną grupą rzeczowych aktywów trwałych są środki trwałe w budowie. Do grupy tej zaliczamy istniejące środki trwałe poddane modernizacji powiększającej ich wartość o koszt przeprowadzonych prac ulepszających je. Odrębną grupą zaliczaną do rzeczowych aktywów trwałych są wypłacone zaliczki na prowadzoną budowę środków trwałych. Należności długoterminowe są kolejną grupą aktywów trwałych. W ich skład wchodzą należności od jednostek powiązanych oraz pozostałych. Inwestycje długoterminowe zaliczane są do środków trwałych. Grupa ta obejmuje aktywa nabyte w celu uzyskiwania korzyści finansowych z tytułu przyrostu wartości aktywów oraz w formie odsetek, dywidend (udziału w zyskach), czynszu dzierżawnego. Do inwestycji zaliczane mogą być również inne korzyści wynikające z transakcji handlowych, a w szczególności aktywa finansowe oraz nieruchomości i wartości niematerialne i prawne, nabywane przez jednostkę w celu uzyskiwania korzyści materialnych. Szczegółowo zagadnienia te omówione są w Załączniku 1 Ustawy o rachunkowości. W znowelizowanej Ustawie merytoryczna interpretacja inwestycji uległa zmianie. Przyjęto, że inwestycja jest to wyrzeczenie się bieżących korzyści na rzecz korzyści uzyskiwanych w przyszłych okresach. Można stwierdzić jednoznacznie, że łatwiej jest ocenić teraźniejszość niż przyszłość. Przyszłość z reguły obarczona jest mniejszą lub większą niepewnością, ryzykiem. Inwestycje muszą się jednak znajdować pod jego kontrolą w celu osiągania korzyści finansowych. Korzyści te mogą być przyrostem wartości tych aktywów oraz uzyskiwanymi z nich przychodami w postaci odsetek, tantiem, czynszów, udziałów w zyskach itp." Jest to bardzo wysublimowana definicja inwestycji. Inwestycje te nie obejmują tych wszystkich obiektów, które w powszechnej opinii społecznej zaliczane są do inwestycji. Przykładem może być budowa domu mieszkalnego. Jeżeli dom budowany jest przez developera w celu uzyskania korzyści materialnych, to będzie on zaliczony do inwestycji. Ostatnią grupę stanowią obejmujące aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego oraz inne rozliczenia międzyokresowe. Drugą podstawową grupą są aktywa obrotowe. W skład tej grupy zaliczamy tę część aktywów przedsiębiorstwa, która w przypadku aktywów rzeczowych może być przeznaczana do zbycia lub zużycia w przedsiębiorstwie w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego, jak też te aktywa obrotowe, które zużywają się w ciągu okresu operacyjnego, charakterystycznego dla danej działalności produkcyjnej, także wówczas, gdy okres ten trwa w kolejnym roku gospodarczym. Podział aktywów obrotowych prezentujemy na schemacie 6. Do rzeczowych aktywów obrotowych zaliczamy zapasy materiałów, półproduktów i produkcję w toku, produkty gotowe, towary oraz zaliczki na dostawy. Ponadto przez aktywa obrotowe rozumie się również należności krótkoterminowe od jednostek powiązanych oraz pozostałych jednostek gospodarczych. Inwestycje krótkoterminowe są to krótkoterminowe aktywa finansowe, papiery wartościowe i inne krótkoterminowe aktywa finansowe. Ponadto do krótkoterminowych aktywów finansowych zaliczamy środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych, inne środki pieniężne oraz inne inwestycje krótkoterminowe. W skład aktywów obrotowych wchodzą również krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe.
Pasywa przedsiębiorstwa (fundusze) i ich klasyfikacja Do pasywów przedsiębiorstwa zaliczamy wszystkie źródła finansowania jego działalności. Pasywa podzielone są na dwie podstawowe grupy. Grupa pierwsza to kapitały (fundusze) własne i rezerwy, natomiast druga grupa to kapitały obce. Zgodnie ze znowelizowaną Ustawą o rachunkowości (Art. 48a.), ujmują one informacje o stanie źródeł finansowania aktywów przedsiębiorstwa. Wymieniony artykuł Ustawy wyodrębnia klasyfikację pasywów dla jednostek innych niż banki i zakłady ubezpieczeń. Podział pasywów bilansu majątkowego Kapitał (fundusz) podstawowy Należne wpłaty na kapitał podstawowy (wielkość ujemna) Udziały (akcje) własne (wielkość ujemna) P A S Y W A KAPITAŁY (FUNDUSZE) WŁASNE ZOBOWIĄZANIA I REZERWY NA ZOBOWIĄZANIA Kapitał (fundusz) zapasowy Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny Pozostałe kapitały (fundusze) rezerwowe Zysk (strata) z lat ubiegłych Zysk (strata) netto Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna) Rezerwy na zobowiązania Zobowiązania długoterminowe Zobowiązania krótkoterminowe Rozliczenia międzyokresowe Zgodnie ze znowelizowaną Ustawą o rachunkowości wydzielono kapitały (fundusze) własne oraz obce nazywane w ustawie zobowiązaniami i rezerwami na zobowiązania. W analizie finansowej przedsiębiorstw rozumie się, że pasywa własne powinny mieć relatywnie większą wartość od pozostałych pasywów (obcych). Kapitały (fundusze) własne są bardzo rozbudowane w Ustawie o rachunkowości i podzielono je na 9 podstawowych grup. Klasyfikacja kapitałów własnych dokonywana jest w zależności od podstawy prawnej funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pod pojęciem kapitałów, funduszy własnych rozumiemy kapitał wniesiony przez właścicieli i podlegający ich kontroli. Generalnie można stwierdzić, że w zależności od rodzaju i charakteru przedsiębiorstwa kapitał ten może być różnego pochodzenia i może nosić różne nazwy. Stąd zgodnie z Ustawą mogą być różne grupy kapitałów (funduszy) własnych.
Główna grupa kapitałów własnych obejmuje kapitał (fundusz) podstawowy. Jest to wkład właścicieli w wyniku wpłaconych udziałów lub wniesiony przez akcjonariuszy. Z reguły kapitał podstawowy wnoszony jest przy zakładaniu przedsiębiorstwa. W konkretnych warunkach może on być również podwyższany w czasie funkcjonowania przedsiębiorstwa przez udziałowców lub akcjonariuszy. Wniesienie tego kapitału powinno być zgodne z umową spółki handlowej lub ze statutem przedsiębiorstwa. Kapitał podstawowy może być zwiększany z części wydzielanego zysku. Kapitał (fundusz) zapasowy odpowiada własnym źródłom finansowania aktywów przedsiębiorstwa osiąganym w trakcie jego działalności. Kapitał ten powstaje z podziału zysku, z nadwyżki ceny emisyjnej nad ceną sprzedaży akcji, itp. Kapitał zapasowy przedsiębiorstwa tworzony jest zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych. Zobowiązania przedsiębiorstwa w tym zakresie jednoznacznie reguluje kodeks spółek handlowych. Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny jest kolejnym kapitałem własnym. Kapitał ten powstaje w wyniku urzędowej przeceny aktywów trwałych przedsiębiorstwa, zwiększającej ich wartość w wyniku aktualizacji wyceny (art. 31 ust. 4 UR). Pozostałe kapitały i fundusze rezerwowe tworzone są zgodnie z umowami lub statutami, poza przypadkami wcześniej omówionymi. Kapitał rezerwowy może być tworzony z różnych źródeł, m.in. z zysków z lat ubiegłych, z wartości nominalnych akcji własnych, uzyskanych nieodpłatnie lub odpłatnie. Zysk (strata) z lat ubiegłych jest grupą kapitałów własnych. Pochodzą one z zysku lat ubiegłych lub niepokrytej straty. Tworzenie tego funduszu musi być dokonane decyzją walnego zgromadzenia wspólników. Wartość ta zgodnie z Ustawą może znaleźć się w pasywach przedsiębiorstwa w wyniku niepełnego podzielenia wygospodarowanego zysku lub straty lat ubiegłych. Zysk (strata) netto jest łącznikiem między kapitałami własnymi zaewidencjonowanymi w pasywach bilansu a rachunkiem zysku i strat. Zaewidencjonowany w pasywach zysk (strata) może być pomniejszony o odpisy zysku dokonane w ciągu roku. Możliwość ta określona jest przepisami prawa. Kolejnymi pozycjami pasywów przedsiębiorstwa są pasywa obce, nazywane zobowiązaniami i rezerwami na zobowiązania. Menedżerowie przedsiębiorstwa powinni poświęcać szczególne zainteresowanie kapitałom obcym przedsiębiorstwa. Są to prawa innych jednostek do aktywów kontrolowanych przez przedsiębiorstwo. Kapitały obce dzielone są na cztery podstawowe grupy: rezerwy na zobowiązania, zobowiązania długoterminowe i krótkoterminowe oraz rozliczenia międzyokresowe. Rozliczenia międzyokresowe są to zobowiązania na przyszłe lata. Ocena jednostki gospodarczej na podstawie bilansu jest określana jako czytanie bilansu. Czytanie bilansu może odbywać się na dwa sposoby: pionowe czytanie bilansu, które polega na badaniu struktury aktywów (sytuacja majątkowa) i struktury pasywów (sytuacja finansowa), poziome czytanie bilansu, polegające na ustalaniu relacji między składnikami majątku a źródłami ich finansowania. Zarówno pionowe jak i poziome czytanie bilansu pozwala na zapoznanie się z danymi i wynikami ich analizy, a w konsekwencji na podejmowanie decyzji strategicznych i operacyjnych.
3. Historia komputerowych systemów finansowo- księgowych Po drugiej wojnie światowej, wraz z rozwojem informatyki, zaczęto wykorzystywać komputery do prowadzenia ewidencji księgowej. Początkowo, w związku z ogromnym kosztem zakupu i eksploatacji komputerów na ich nabycie decydowały się wyłącznie duże przedsiębiorstwa. Ponadto brak było dobrych programów finansowo-księgowych (f-k). Wraz z upowszechnieniem komputerów stawało się coraz powszechniejsze ich stosowanie w rachunkowości oraz zarządzaniu przedsiębiorstwem. Należy podkreślić, że początkowo wykorzystanie komputerów ograniczało się w zasadzie jedynie do zastąpienia przez nie księgowania ręcznego lub maszyn księgujących. Możliwości automatyzacji i wykorzystywania komputerów do analizy i zarządzania przedsiębiorstwem nie były w tym czasie dostępne. Niepełne, dalekie od możliwości teoretycznych, wykorzystanie komputerów w rachunkowości i finansach stwierdzić można jeszcze dzisiaj. Przykładem może być brak w dalszym ciągu dobrych i dostępnych w szerokiej praktyce księgowej programów z zakresu rachunkowości zarządczej (menedżerskiej). Nie można również zaobserwować szerszego zainteresowania takimi programami. Komputer z odpowiednim oprogramowaniem z zakresu F-K może być bardzo przydatny w analizie i zarządzaniu przedsiębiorstwem. Zakres wykorzystania komputera w rachunkowości może być bardzo zróżnicowany. Ze względu na wiele czynników. Główne z nich to skala działalności przedsiębiorstwa, zaawansowanie techniczne, w tym wyposażenie w komputery i oprogramowanie, kwalifikacje pracowników itp. Przedsiębiorstwa mogą zdecydować się na jeden z wielu wariantów komputeryzacji rachunkowości, zgodnie z Ustawą o Rachunkowości. Znane są obecnie proste rozwiązania usprawniające prace związane z ewidencją księgową, jak również bardziej rozbudowane systemy komputerowe obejmujące analizę i zarządzanie działalnością produkcyjną i finansową całego przedsiębiorstwa. Systemy te przygotowywane są na potrzeby konkretnego zwykle dużego przedsiębiorstwa. Historycznie najwcześniej wykorzystywano komputery wyłącznie do automatyzacji prac związanych z ewidencjonowaniem operacji gospodarczych najbardziej typowych i najczęściej powtarzających się, a przez to najbardziej pracochłonnych. Umożliwiało to znaczne skrócenie czasu pracy księgowego, np. przy ewidencji materiałów. Również obecnie najprostsze programy są adresowane do małych przedsiębiorstw i dostosowane do ich możliwości finansowych. Usprawniają prace księgowego związane z ewidencją, ale nie dają możliwości przetwarzania danych, ich analizy przydatnej do podejmowania decyzji. Rozbudowanie programów ułatwiających prowadzenie ewidencji księgowej umożliwiło przetwarzanie danych liczbowych gromadzonych przez księgowość oraz objęcie zakresem działania wszystkich etapów ewidencji księgowej. Należą do nich: gromadzenie, przetwarzanie i przechowywanie danych liczbowych. Umożliwiają one analizę danych księgowych oraz możliwość prezentowania wyników analizy poszczególnym komórkom przedsiębiorstwa. Systemy te umożliwiają przygotowywanie sprawozdań finansowo -księgowych na potrzeby zarówno kierownictwa, jak i innych jednostek wewnętrznych i zewnętrznych. Kolejnym etapem rozwoju systemów komputerowych wykorzystywanych w przedsiębiorstwach było powiązanie księgowości i rachunkowości z pozostałymi obszarami działalności przedsiębiorstwa. Od planowania produkcji, jej kosztów przez obsługę sprzedaży i ewidencję magazynową do marketingu włącznie. Systemy takie umożliwiają zintegrowane gromadzenie danych liczbowych i ułatwiają dostęp do informacji, jakie niosą ze sobą zgromadzone dane. Zintegrowane systemy wspomagają podejmowanie decyzji. Ich złożoność technologiczna pozwala na zastosowanie ich tylko w największych jednostkach gospodarczych. Koszt dostosowania systemu wspomagania decyzji do specyfiki przedsiębiorstwa jest tak znaczny, że na ich wdrożenie decydują się tylko duże
przedsiębiorstwa. Możliwe jest to tylko wówczas, gdy uzyskane efekty okazują się wyższe niż ponoszone koszty zmian w księgowości. Znowelizowana Ustawa o Rachunkowości daje możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Jednostka, która decyduje się na takie prowadzenie ksiąg rachunkowych musi zapisać ten fakt w dokumentacji opisującej przyjęte zasady księgowości. Wymagana dokumentacja musi zawierać opis systemu przetwarzania danych lub opis systemu informatycznego. Opis tego systemu musi zawierać wykaz programów, procedur i funkcji w zależności od struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz zasadami ochrony danych. W szczególności opis powinien zawierać informacje o zasadach dokonywania zapisów księgowych, metody sprawdzania poprawności wprowadzonych zapisów, metody przeprowadzania obliczeń i sumowań poszczególnych kategorii księgowych, a szczególnie obrotów i sald. Musi również określać zasady kontroli chronologicznego ewidencjonowania zapisów księgowych oraz sposobu prezentacji wyników, zarówno na ekranie monitora, jak i w postaci wydruku. Prezentacja danych w postaci wydruku komputerowego jest dodatkowo obwarowana wymogiem automatycznego umieszczania na wydrukach numerów stron. Jasno muszą zostać sprecyzowane zasady przyznawania uprawnień użytkownikom do wykonywania poszczególnych operacji w systemie komputerowym i zasad identyfikacji osób dokonujących zapisów księgowych. Łączy się to z określeniem polityki bezpieczeństwa, kontrolą przyznawanych użytkownikom uprawnień, zabezpieczeniem przed nieuprawnionym dostępem, a także przed dokonaniem nieuprawnionego zapisu księgowego lub zmianą zapisu już dokonanego. Zasady funkcjonowania systemu informatycznego wykorzystywanego w księgowości podlegają ocenie przez biegłych rewidentów, podobnie jak ma to miejsce w przypadku prowadzenia księgowości tradycyjnymi metodami. Powyższe ustalenia powinny się znaleźć w opisie techniczno -eksploatacyjnym systemu informatycznego. Opis systemu może być załącznikiem do dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. W treści dokumentacji powinno znaleźć się określenie, jaki system jest używany oraz odwołanie do załącznika, który zawiera dokumentację techniczno -eksploatacyjną systemu. Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera powinny spełniać następujące wymagania: Zapis księgowy wprowadzony do dziennika powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, a także dane pozwalające ustalić osobę odpowiedzialną za treść zapisu. Powinien zawierać procedury chroniące przed zniszczeniem i modyfikacją zapisu tak, aby możliwa była korekta błędnych zapisów tylko przez wprowadzenie do ksiąg dowodu korygującego, zawierającego tylko dodatnie lub ujemne zapisy. Zapewniać automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Współczesne technologie przetwarzania danych umożliwiają wymianę informacji pomiędzy kontrahentami, oddziałami jednostki za pośrednictwem dokumentów elektronicznych. Jest to duża innowacja w stosunku do tradycyjnego obrotu papierowego. Raz zapisane w postaci elektronicznej dokumenty umożliwiają automatyczne przetwarzanie danych na dalszych etapach ewidencji księgowej. Jest to możliwe dzięki dopuszczeniu przez Ustawę o Rachunkowości traktowania ewidencji tradycyjnej za równoważne z dowodami księgowymi zapisów dokonanych automatycznie. Zapisy te mogą być dokonywane za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzonych na podstawie algorytmu przetwarzającego informacje już zawarte w księgach rachunkowych. Uznanie dowodów elektronicznych za podstawę zapisów w księgach rachunkowych zależy od spełnienia następujących warunków: Zapisy uzyskają trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych.
Występuje możliwość stwierdzenia źródła pochodzenia zapisów oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich prowadzenie. Stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów. Dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. Ustawa o Rachunkowości wymaga od podmiotów prowadzących pełną rachunkowość posiadania następujących rodzajów ksiąg: dziennik; księga główna; księgi pomocnicze; zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych; wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Przedstawiony wymóg dotyczący prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązuje zarówno przy tradycyjnym, jak i przy komputerowym prowadzeniu ksiąg. Znowelizowana Ustawa o Rachunkowości zawiera pojęcia kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) oraz kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej). Producenci oprogramowania wykorzystywanego w rachunkowości dostosowują architekturę systemów komputerowych do wymagań zawartych w Ustawie o Rachunkowości. Na kontach księgi głównej zapisy dokonywane są na podstawie zapisów w dzienniku, zgodnie z zasadą podwójnej księgowości. Konta księgi pomocniczej służą do uszczegółowienia zapisów zawartych na kontach księgi głównej, do ich powtórzenia. Zadaniem kont księgi pomocniczej, zwanych w przeszłości kontami analitycznymi, jest dokonywanie uszczegółowienia zapisu konta syntetycznego. Zapis na kontach pomocniczych nazywany jest zapisem powtórzeniowym. Suma zapisu konta księgi głównej jest wartościowo przenoszony na jedno lub kilka kont księgi pomocniczej. Oprogramowania z zakresu księgowości dla przedsiębiorstw wykorzystuje różnorodność rozwiązań technicznych. Wszystkie firmy oferujące oprogramowanie dla przedsiębiorstw potwierdzają zgodność ich produktów z wymaganiami stawianymi przez znowelizowaną Ustawę o Rachunkowości. 4. Zintegrowane systemy informatyczne w działalności przedsiębiorstw Przez zintegrowany system informatyczny przedsiębiorstwa (ZSI) rozumiemy taki system, który jest zorganizowany modułowo oraz obsługuje wszystkie lub prawie wszystkie sfery działalności jednostki (marketing, planowanie, zaopatrzenie, techniczne przygotowanie produkcji, sterowanie produkcją, dystrybucję, sprzedaż, gospodarkę remontową, finanse i księgowość, zarządzanie zasobami ludzkimi). Jako najważniejsze cechy współczesnych systemów zintegrowanych, wymienić należy: - kompleksowość funkcjonalną. Systemy tego typu obejmują obecnie wszystkie najważniejsze obszary funkcjonalne w przedsiębiorstwie, - zazwyczaj poszczególne obszary funkcjonalne realizowane są poprzez odrębne moduły systemu co umożliwia etapowe wdrażanie poszczególnych elementów systemu, - integracja danych i procesów. Moduły systemu są wzajemnie powiązane nie tylko poprzez przechowywane przez nie dane, ale również obsługiwane przez nie procesy przetwarzania,
- dzięki wzajemnemu powiązaniu poszczególne moduły systemu tworzą spójną, nową jakościowo całość o większej użyteczności końcowej, - integracja dotyczyć może również danych zewnętrznych, poprzez zastosowanie mechanizmów elektronicznej wymiany danych (EDI Electronic Data Interchange), - elastyczność strukturalna i funkcjonalna. Systemy zintegrowane mogą funkcjonować w bardzo różnych konfiguracjach sprzętowo-programowych, dostosowanych do potrzeb przedsiębiorstwa, zarówno istniejących w chwili wdrażania systemu, jak i powstających wskutek dynamicznych zmian wymuszanych przez jego środowisko, - Systemy zintegrowane mogą ponadto w większości przypadków współpracować z komponentami oprogramowania (np. serwerami danych) działającymi w różnych środowiskach i w oparciu o różne protokoły komunikacyjne, - Otwartość. Systemy zintegrowane powstają zazwyczaj w skalowalnych architekturach opartych o otwarte platformy działania, pozwalające łatwe dodawanie nowych funkcji, modułów, interfejsów do systemów informatycznych partnerów gospodarczych, a także zwiększanie liczby użytkowników i obciążenia elementów systemu, - zaawansowanie merytoryczne. Systemy zintegrowane obsługują procesy biznesowe w przedsiębiorstwie w oparciu o najnowocześniejsze koncepcje zarządzania, - oferują one ponadto pełne wsparcie informacyjno-decyzyjne, zarówno w sensie swobodnego dostępu do informacji na różnym poziomie szczegółowości, integracji funkcjonalnej, złożoności prezentacyjnej (funkcje realizowane tradycyjnie przez systemy MIS), jak również w sensie wyposażenia w złożone procedury analityczne, prognostyczne, eksploracji danych i ekstrakcji wiedzy, decyzyjne (funkcje realizowane tradycyjnie przez systemy DSS), - Zaawansowanie technologiczne. Systemy zintegrowane tworzone są zazwyczaj w oparciu o aktualne najnowsze standardy sprzętowo-programowe, z możliwością przenoszenia na różne platformy zarówno jeśli chodzi o sprzęt, systemy operacyjne, infrastrukturę telekomunikacyjną, itp., - tworzone są one w oparciu o centralne zarządzanie danymi na bazie serwera bazy danych, z klientami wykorzystującymi graficzne interfejsy użytkownika, - zgodność z normami prawnymi. Systemy zintegrowane są zgodne z normami polskiego prawa, zwłaszcza z ustawą o rachunkowości. Przede wszystkim w zakresie zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem systemów informatycznych, zasad ustalania i raportowania wyników finansowych oraz sporządzania sprawozdań finansowych. W chwili obecnej za najbardziej zaawansowaną merytorycznie i technologicznie formę systemu zintegrowanego uznaje się system scalony, powstający w wyniku integracji kompleksowych systemów wspomaganego zarządzania z kompleksowymi systemami wspomaganego wytwarzania. Idea tego typu rozwiązania pozostaje w ścisłym związku z koncepcją przedsiębiorstwa XXI wieku, w którym wszystkie zasoby danych, procedury zarządzania, sterowania i regulacji procesami wytwórczymi będą przetwarzane za pomocą technologii komputerowych. Należy jednak zauważyć, że
stan ten osiągnięty został na drodze długotrwałej ewolucji, zarówno sprzętowo-programistycznej technologii informacyjnej, jak i koncepcji teoretycznych z dziedziny zarządzania. 5. ERP jako jeden z zintegrowanych systemów informatycznych w zarządzaniu finansami przedsiębiorstw ERP (Enterprise Resource Planning planowanie zasobów przedsiębiorstwa) obejmują kompleksowe, zintegrowane zarządzanie działalnością całego przedsiębiorstwa. Kategoria ta określana jest także czasami jako MRP II Plus lub MRP III. W porównaniu z MRP II, systemy klasy ERP zostały rozwinięte o elementy zarządzania zmianami konstrukcyjnymi i technologicznymi, zarządzania remontami, jakością, serwisem i dystrybucją. Obejmują one ponadto moduły rachunkowości, controllingu, analiz finansowych oraz zarządzania przepływami środków płatniczych. W systemach klasy ERP uwzględnia się również powiązania producenta z dostawcami i odbiorcami. Jeden z typowych systemów tej klasy, system R/3 firmy SAP dla przykładu obejmuje następujące podstawowe moduły: 1) w części finansowej Księgowość finansowa (Financial Accounting) Kontroling (Controlling) Zarządzanie majątkiem trwałym (Asset Management) Zarządzanie inwestycjami (Investment management) Skarbiec (Treasury) 2) w części produkcyjno logistycznej Gospodarka materiałowa (Materials Management) Planowanie produkcji (Production Planning) Zarządzanie jakością (Quality Management) Gospodarka remontowa (Plant Maintenance) Zarządzanie przedsięwzięciami (Project System) Sprzedaż i dystrybucja (Sales and Distribution) Zarządzanie usługami (Service Management) 3) w części związanej z zasobami ludzkimi Planowanie i rozwój personelu (Personnel Planning and Development) Kadry (Personnel Administration) Płace (Payroll Accounting)