Warszawa, 28 czerwca 2018 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-VII.431.2.9.2017.MM Pani Regina Sołtysiak Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rybnie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2017 r. poz. 2234) w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1518, z późn. zm., zwaną dalej: ustawą o świadczeniach rodzinnych ) oraz zgodnie z Planem kontroli zewnętrznych MUW na rok 2017, kontroler Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, Małgorzata Małaczek starszy inspektor wojewódzki, przeprowadziła w dniach 27 września 2017 r. oraz 2 4 października 2017 r. kontrolę problemową w trybie zwykłym w kierowanym przez Panią Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Rybnie (dalej GOPS). Zakres kontroli obejmował organizację i sposób realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczenia rodzicielskiego w okresie od 1 stycznia 2016 r. do dnia 27 września 2017 r. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pani Regina Sołtysiak od 01.04.1995 r. Głównym księgowym jest Pani Justyna Nowak od 1.10.2014 r. Kontrola została odnotowana w książce kontroli GOPS pod pozycja nr 9. Za okres objęty kontrolą Wojewoda Mazowiecki pozytywnie ocenia rzetelność sporządzania sprawozdań oraz pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości ocenia organizację zadania oraz ustalanie uprawnień do świadczenia rodzicielskiego.
1. Organizacja zadania Jak już wskazano powyżej, kierownikiem jednostki kontrolowanej w całym okresie podlegającym kontroli jest Pani Regina Sołtysiak, która pełni funkcję kierownika Ośrodka od 1.04.1995 r. Głównym księgowym od 01.10.2014 r. jest Pani Justyna Nowak, a osobami realizującymi zadania z zakresu świadczeń rodzinnych są obecnie: Pani Wioletta Kamińska, Pani Emilia Plichta oraz Pani Hanna Wójcicka. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Rybnie w kontrolowanym okresie funkcjonował na podstawie następujących aktów: statutu przyjętego uchwałą nr XX/90/12 Rady Gminy Rybno z dnia 14 czerwca 2012 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rybnie; regulaminu organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rybnie, wprowadzonego zarządzeniem nr 12/2012 z dnia 27 lipca 2012 r. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rybnie w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rybnie, zwanego dalej regulaminem organizacyjnym. Dokumenty organizacyjne GOPS w Rybnie zawierają powołanie się na podstawy prawne wynikające z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych. Zgodnie z 12.1 regulaminu organizacyjnego, w Ośrodku jest utworzona komórka organizacyjna świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, w skład której na dzień kontroli wchodziły trzy stanowiska pracy: stanowisko inspektora do spraw świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, referenta i pomocy administracyjnej. Powyższe jest realizacją art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych. W okresie poddanym kontroli (oraz na dzień kontroli) w GOPS w Rybnie zadania z zakresu ustawy wykonywało 5 pracowników, tj. Pani jako kierownik Ośrodka, Pani Hanna Wójcicka zastępująca Panią w czasie nieobecności, Pani Justyna Nowak realizująca kontrolowane zadanie od strony finansowo-księgowej, Pani Wioletta Kamińska inspektor ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego i Pani Emilia Plichta referent. Upoważnienia Wójta Gminy Rybno do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych, określonych w ustawie o świadczeniach rodzinnych, na dzień kontroli posiadały 4 osoby: 1. Pani Regina Sołtysiak Kierownik Ośrodka, upoważnienie z dnia 4 maja 2004 r. nadane zarządzeniem nr 89/04 Wójta Gminy Rybno z dnia 4 maja 2004 r. w sprawie udzielenia upoważnienia Kierownikowi Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej do wydawania decyzji administracyjnych; 2. Pani Hanna Wójcicka specjalista pracy socjalnej, upoważnienie z dnia 17 sierpnia 2010 r. nadane zarządzeniem nr 67/2010 Wójta Gminy Rybno z dnia 17 sierpnia 2010 r. w sprawie udzielenia upoważnienia Pani Hannie Wójcickiej pracownikowi socjalnemu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rybnie do wydawania decyzji administracyjnych 2
w sprawach dotyczących świadczeń rodzinnych w czasie nieobecności Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rybnie podyktowanej chorobą lub urlopem; 3. Pani Wioletta Kamińska inspektor ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, upoważnienie z dnia 26 września 2017 r. nadane zarządzeniem nr 84.2017 Wójta Gminy Rybno z dnia 26 września 2017 r. w sprawie upoważnienia pracownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rybnie do prowadzenia postępowań z zakresu ustawy o świadczeniach rodzinnych; 4. Pani Emilia Plichta referent, upoważnienie z dnia 26 września 2017 r. nadane zarządzeniem nr 85.2017 Wójta Gminy Rybno z dnia 26 września 2017 r. w sprawie upoważnienia pracownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rybnie do prowadzenia postępowań z zakresu ustawy o świadczeniach rodzinnych, pomocy osobom uprawnionym do alimentów, ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów. Upoważnienia wydano prawidłowo na podstawie art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych. Niemniej jednak do dnia 25 września 2017 r. osoby prowadzące postępowania z zakresu realizacji świadczeń rodzinnych, w tym realizacji świadczenia rodzicielskiego, Pani Wioletta Kamińska i Pani Emilia Plichta nie posiadały stosownych upoważnień do wykonywania powyższych czynności w okresie objętym kontrolą. Zweryfikowano treść zakresów obowiązków pracowników realizujących zadania z zakresu ustawy o świadczeniach rodzinnych. Kierownik jednostki realizuje je na podstawie statutu i regulaminu organizacyjnego. Główny księgowy zgodnie z zakresem obowiązków wykonuje zadania dotyczące budżetu w całym zakresie działania jednostki. Pozostali pracownicy mają w zakresach obowiązków uwzględnione kontrolowane zadania. Zgodnie z pisemnymi wyjaśnieniami pracownika realizującego świadczenia rodzicielskie, w GOPS w Rybnie prowadzone są rejestry dotyczące realizacji ustawy o świadczeniach rodzinnych w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej. Jednostka na potrzeby realizowanego zadania prowadzi papierowy rejestr wniosków i papierowy rejestr decyzji administracyjnych. Rejestr ten zawierał następujące dane: imię i nazwisko wnioskodawcy, miejsce zamieszkania wnioskodawcy, datę wpływu wniosku, numer wydanej decyzji, datę wydania decyzji. W wersji elektronicznej była możliwość wykonania raportu wpływów wniosków oraz raportu określającego numer i datę wydania decyzji w zakresie prowadzonego zadania. Podczas kontroli potwierdzono prowadzenie rejestrów papierowych w jednostce, a także zweryfikowano rejestry pod względem prawidłowości zawartych w nich danych. Administrator danych w dniu 29 marca 2011 r. dopełnił obowiązku, o którym mowa w art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922, z późn. zm.), tj. zgłoszenia zbioru danych osobowych dotyczących świadczeń rodzinnych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. W dniu 31 maja 2011 r. jednostka otrzymała odpowiedź z GIODO, potwierdzającą rejestrację zbiorów (nr pisma Syg. Akt DRZDO/403/797/11/25445). 3
Obsługa świadczeń rodzinnych realizowana jest przez jednostkę w programie do obsługi świadczeń rodzinnych Sygnity SR firmy Sygnity na podstawie umowy licencyjnej zawartej w 2004 r. i przedłużonej na 2017 rok do 31.12.2017 r. 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości W roku 2016 wypłacono 116 świadczeń rodzicielskich na łączną kwotę 108 960,70 zł. Według dokumentów księgowych przedstawionych podczas kontroli, w roku 2017 (do 31 sierpnia) wydatki na wypłatę 75 świadczeń rodzicielskich wyniosły 69 043,60 zł. Podczas kontroli Ośrodek dostarczył informację o sposobie sporządzania sprawozdań z zakresu świadczeń rodzinnych na dzień 30.06.2017 r. Organ wyjaśnił, że sporządzanie sprawozdań ze świadczeń rodzinnych wykonywane jest w Oprogramowaniu do Świadczeń Rodzinnych. Wyjaśniono, że po wprowadzeniu wniosków, wydaniu decyzji i sporządzeniu list wypłat system informatyczny wygenerował sprawozdanie za II kwartał 2017 r. zgodnie z wymaganym wzorem do sprawozdań. Dane do sprawozdania wczytane były automatycznie. Po wygenerowaniu pliku ze sprawozdaniem zaimportowano go do systemu CAS. Dane do sprawozdania uzgodnione zostały pomiędzy danymi z księgowości a danymi zawartymi w systemie do świadczeń rodzinnych. Dane przekazane w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierającym dane rzeczowe o realizacji ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych oraz informacje o wypłaconych świadczeniach rodzinnych, składkach na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego oraz składkach na ubezpieczenie zdrowotne za II kwartał 2017 r. (dalej: sprawozdanie za II kwartał 2017 r. ), w zakresie poniesionych wydatków i liczby wypłaconych świadczeń rodzicielskich (wartości wykazane w wierszu 10 tabeli A1 ww. sprawozdania) zweryfikowano z danymi z systemu księgowego jednostki, w szczególności z danymi wynikającymi z podsumowania list wypłat oraz wyjaśnień pisemnych pracownika Pani Wioletty Kamińskiej. Dane zamieszczone w przekazanym do Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie w sprawozdaniu za II kwartał 2017 r. za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej są zgodne z ww. danymi i wykazują za II kwartał 2017 r. wypłatę 64 świadczeń na kwotę 58 624 zł. 3. Prawidłowość ustalania uprawnień do świadczenia rodzicielskiego i realizacja wypłat Na podstawie rejestru papierowego przyjętych wniosków o świadczenie rodzicielskie ustalono, że w okresie od 1 stycznia 2016 r. do 27 września 2017 r. do Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rybnie wpłynęły 22 wnioski w sprawie o przyznanie świadczenia rodzicielskiego, w stosunku do których wydano decyzje przyznające świadczenie, oraz 2 wnioski z prośbą o uchylenie prawa do świadczenia. Łącznie wydano 24 decyzje administracyjne w sprawie świadczenia rodzicielskiego, z tego 22 decyzje przyznające świadczenie i 2 decyzje uchylające. 4
Na dzień kontroli 5 świadczeniobiorców miało przyznane i wypłacane świadczenie rodzicielskie. Kontroli poddano wszystkie 22 sprawy dotyczące ustalania prawa do świadczenia rodzicielskiego, które w okresie podlegającym kontroli były realizowane przez GOPS w Rybnie. We wszystkich tych sprawach przyznano prawo do świadczenia rodzicielskiego osobom uprawnionym na podstawie art. 17c ustawy o świadczeniach rodzinnych. W skontrolowanych sprawach wydano łącznie 24 decyzje administracyjne w sprawie świadczenia rodzicielskiego 1. Na podstawie analizy dokumentów ustalono, że postepowania w sprawach o świadczenia rodzicielskie zostały wszczęte na wniosek, którego wzór określa załącznik nr 16 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. poz. 2284) lub z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 lipca 2017 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o przyznanie świadczeń rodzinnych oraz zakresu informacji, jakie mają być zawarte we wniosku, zaświadczeniach i oświadczeniach o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych (Dz. U. poz. 1466). We wszystkich 22 skontrolowanych przypadkach wnioski zawierały potwierdzenie ich przyjęcia wraz z datą i podpisem pracownika. Zwraca się uwagę na konieczność uzupełnienia przez ubiegających się o przyznanie prawa do świadczenia rodzicielskiego części II wniosku poprzez wskazanie urodzenia dziecka bądź nieurodzenia dziecka przez matkę dziecka, którego dotyczy wniosek, w okresie pobierania zasiłku dla bezrobotnych, o którym mowa w art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2017 r. poz. 1065, z późn. zm.), lub w ciągu miesiąca po jego zakończeniu, lub w okresie przedłużenia pobierania zasiłku dla bezrobotnych na podstawie art. 73 ust. 3 ww ustawy, stosownie do art. 17 c ust. 6 ustawy o świadczeniach rodzinnych. Niewłaściwe skreślenia w pkt k we wniosku w tym zakresie stwierdzono w 16 skontrolowanych sprawach zakończonych wydaniem decyzji nr: ŚR.ŚR.520.3.2016 z dnia 18.02.2016r., ŚR.ŚR.520.4.2016 z dn. 18.02.2016r., ŚR.ŚR.520.8.2016 z dn. 18.04.2016r., ŚR.ŚR.520.9.2016 z dnia 13.05.2016 r., ŚR.ŚR.520.10.2016 z dnia 15.06.2016 r., ŚR.ŚR.520.11.2016 z dnia 16.06.2016 r., ŚR.ŚR.520.12.2016 z dnia 13.07.2016 r., ŚR.ŚR.520.13.2016 z dnia 13.07.2016 r., ŚR.ŚR.520.14.2016 z dnia 05.08.2016 r., ŚR.ŚR.520.15.2016 z dnia 05.08.2016 r., ŚR.ŚR.520.17.2016 z dnia 16.09.2016 r., ŚR.ŚR.520.18.2016 z dnia 14.10.2016 r., ŚR.ŚR.520.19.2016 z dnia 15.11.2016 r., ŚR.ŚR.520.1.2017 z dnia 26.01.2017 r., ŚR.ŚR.520.2.2017 z dnia 21.02.2017 r., ŚR.ŚR.520.4.2017 z dnia 16.06.2017 r. 1 ŚR.ŚR.520.1.2016 z dn. 17.02.2016 r.; ŚR.ŚR.520.2.2016 z dn. 18.02.2016 r.; ŚR.ŚR.520.3.2016 z dn. 18.02.2016 r.; ŚR.ŚR.520.4.2016 z dn. 18.02.2016 r.; ŚR.ŚR.520.5.2016 z dn. 18.02.2016 r.; ŚR.ŚR.520.6.2016 z dn. 18.02.2016 r.; ŚR.ŚR.520.7.2016 z dn. 14.03.2016 r.; ŚR.ŚR.520.8.2016 z dn. 18.04.2016 r.; ŚR.ŚR.520.9.2016 z dn. 13.05.2016 r.; ŚR.ŚR.520.10.2016 z dn. 10.06.2016 r.; ŚR.ŚR.520.11.2016 z dn. 16.06.2016 r.; ŚR.ŚR.520.12.2016 z dn. 13.07.2016 r.; ŚR.ŚR.520.13.2016 z dn. 13.07.2016 r.; ŚR.ŚR.520.14.2016 z dn. 05.08.2016 r.; ŚR.ŚR.520.15.2016 z dn. 05.08.2016 r.; ŚR.ŚR.520.16.2016 z dn. 17.08.2016 r.; ŚR.ŚR.520.17.2016 z dn. 16.09.2016 r.; ŚR.ŚR.520.18.2016 z dn. 14.10.2016 r.; ŚR.ŚR.520.19.2016 z dn. 15.11.2016 r.; ŚR.ŚR.520.1.2017 z dn. 26.01.2017 r.; ŚR.ŚR.520.2.2017 z dn. 22.02.2017 r.; ŚR.ŚR.520.3.2017 z dn. 05.04.2017 r.; ŚR.ŚR.520.4.2017 z dn. 16.06.2017 r.; ŚR.ŚR.520.5.2017 z dn. 14.09.2017 r. 5
Zwraca się również uwagę na konieczność uzupełnienia przez ubiegających się o przyznanie prawa do świadczenia rodzicielskiego części II wniosku poprzez wskazanie przebywania bądź nieprzebywania wnioskodawcy lub członka jego rodziny poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w państwie, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Niewłaściwe skreślenia w pkt l bądź w pkt m we wniosku w tym zakresie stwierdzono w 4 skontrolowanych sprawach zakończonych wydaniem decyzji nr: ŚR.ŚR.520.2.2016 z dnia 18.02.2016 r., ŚR.ŚR.520.3.2016 z dnia 18.02.2016 r., ŚR.ŚR.520.4.2016 z dnia 18.02.2016 r. oraz ŚR.ŚR.520.6.2016 z dnia 18.02.2016 r., z tym że w sprawach zakończonych decyzjami: nr ŚR.ŚR.520.4.2016 z dnia 18.02.2016 r. oraz nr ŚR.ŚR.520.6.2016 z dnia 18.02.2016 r. wniosek był opatrzony adnotacją wnioskodawców w formie wpisu w pkt l o błędnym skreśleniu słowa nie przebywam wraz z podpisem wnioskodawcy. Ponadto w sprawie zakończonej wydaniem decyzji nr ŚR.ŚR.520.2.2016 z dn. 18.02.2016 r., w części II wniosku został skreślony cały zapis w pkt f, stanowiący o umieszczeniu dziecka w pieczy zastępczej. Zapis ten nie dotyczy osób, o których mowa w art. 17 c ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy (opiekuna faktycznego dziecka i rodziny zastępczej). Wyjaśnienia złożone pisemnie w dniu 04.10.2017 r. przez Panią Wiolettę Kamińską potwierdzają te uchybienia. Według złożonych wyjaśnień stwierdzono, że były to uchybienia spowodowane brakiem kontroli ze strony pracownika GOPS przy wypełnianiu wniosku przez wnioskodawcę. Błędy w wypełnieniu wniosków pozostawały bez wpływu na uprawnienia do przyznania świadczeń oraz do ich wysokości. W aktach skontrolowanych spraw znajdowała się adnotacja inspektora, że dane pozyskiwane z innych jednostek terenowych za pomocą systemów teleinformatycznych (dane z systemu CBB oraz weryfikacja w rejestrze PESEL) były zweryfikowane w ww. rejestrach. Dla celów kontroli pracownik GOPS wygenerował i przedstawił dokumenty z systemów CBB i PESEL, potwierdzające weryfikację danych świadczeniobiorców. W wyniku kontroli stwierdzono, że organ prawidłowo ustalał uprawnienia do świadczenia rodzicielskiego, a świadczeniobiorcy, którym je przyznano, spełniali przesłanki do przyznania świadczenia wynikające z art. 17 c ustawy. We wszystkich skontrolowanych sprawach prawidłowo ustalano wysokość świadczenia rodzicielskiego w kwocie 1000 zł miesięcznie, zgodnie z postanowieniem art. 17c ust. 5 ustawy o świadczeniach rodzinnych. Kwota świadczenia przysługująca za niepełny miesiąc była liczona zgodnie z art. 17c ust. 7 ustawy. W 15 spośród 22 skontrolowanych spraw prawo do świadczenia rodzicielskiego ustalono za pełne 52 tygodnie od dnia porodu, zgodnie z postanowieniami art. 17c ust. 3 i 4 ustawy. W 7 sprawach świadczenia zostały przyznane zgodnie z postanowieniami art. 19 ustawy z dnia 24 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1217). Sprawy te dotyczyły dzieci urodzonych przed 1 stycznia 2016 r. W 5 sprawach zakończonych decyzjami nr: ŚR.ŚR.520.1.2016 z dn. 17.02.2016 r., ŚR.ŚR.520.2.2016 z dn.18.02.2016 r., ŚR.ŚR.520.3.2016 z dn.18.02.2016 r., ŚR.ŚR.520.4.2016 6
z dn.18.02.2016 r. oraz ŚR.ŚR.520.5.2016 z dn.18.02.2016 r. świadczenie przysługiwało od dnia 1 stycznia 2016 r. do ukończenia przez dziecko 52 tygodnia życia. W jednej sprawie zakończonej decyzją nr ŚR.ŚR.520.7.2016 z dn. 14.03.2016 r. świadczenie przysługiwało od dnia 1 stycznia 2016 r. przez okres do 64 tygodni od dnia objęcia opieką dwojga dzieci na podstawie postanowienia Sądu Rejonowego w Sochaczewie, oraz w jednej sprawie zakończonej decyzją znak ŚR.ŚR.520.15.2016 z dn. 05.08.2016 r. świadczenie przysługiwało od dnia 1 lipca 2016 r. do ukończenia przez dziecko 52 tygodnia życia. Stwierdzono, że aktach sprawy zakończonej wydaniem decyzji nr ŚR.ŚR.520.7.2016 z dn. 14.03.2016 r. brak dowodu potwierdzającego okoliczność objęcia opieką małoletnich dzieci w dniu wydania postanowienia sądu o ograniczeniu władzy rodzicielskiej nad małoletnimi dziećmi i powierzeniu funkcji rodziny zastępczej wnioskodawcy tj. w dniu 17 listopada 2017 r. Inspektor ds. świadczeń przedstawił pisemne wyjaśnienia uzasadniające prawidłowość przyznania i ustalenia okresu wypłaty świadczenia dla dwojga dzieci, dołączając jednocześnie dokumenty będące w posiadaniu Ośrodka (w sprawach z zakresu pomocy społecznej), wskazujące na przebywanie dzieci w rodzinie zastępczej jeszcze przed dniem wydania przez sąd postanowienia. Niemniej jednak w aktach sprawy nie zgromadzono dokumentów potwierdzających faktycznie przebywanie dzieci w tej rodzinie już w dniu wydania orzeczenia sądowego. Okresy przyznania świadczeń we wszystkich skontrolowanych sprawach ustalano na podstawie art. 57 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postepowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257, z późn. zm., zwanej dalej Kpa ) w związku z art. 17 c ust. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych. We wszystkich skontrolowanych sprawach ustalenie prawa do świadczenia rodzicielskiego nastąpiło w miesięcznym terminie, zgodnie z art. 35 3 Kpa. Wydane decyzje administracyjne zawierały oznaczenie organu właściwego tj. Wójta Gminy Rybno, datę wydania decyzji, oznaczenie strony, podstawę prawną, rozstrzygnięcie oraz pouczenie zawierające informację o terminie i sposobie wniesienia odwołania, jak również pouczenie o konieczności informowania przez stronę o wszelkich zmianach mających wpływ na prawo do świadczeń. W pouczeniu znalazła się także informacja dla strony, że nienależnie pobrane świadczenia podlegają zwrotowi. We wszystkich decyzjach przyznających świadczenie odstąpiono od uzasadnienia decyzji, w myśl art. 107 4 Kpa. Dwie decyzje uchylające świadczenie o nr ŚR.ŚR.520.16.2016 z dn. 17.08.2016 r. oraz nr ŚR.ŚR.520.3.2017 z dn. 05.04.2017 r. zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne odnoszące się do sprawy. Decyzja o nr ŚR.ŚR.520.5.2017 z dn. 14.09.2017 r. wydana po nowelizacji kodeksu postepowania administracyjnego zawierała pouczenie dla strony o możliwości zrzeczenia się prawa do odwołania zgodnie z art. 127a Kpa. Decyzja ta nie zawierała pouczenia o konieczności informowania przez stronę o wszelkich zmianach mających wpływ na prawo do świadczeń, a także informacji dla strony, że nienależnie pobrane świadczenia podlegają zwrotowi. Powyższa informacja znajdowała się we wniosku z dnia 31.08.2017 r. o przyznanie świadczenia. Pod informacją we wniosku został złożony podpis przez wnioskodawcę w dniu 31.08.2017 r. Ponadto poddane 7
kontroli decyzje dotyczące przyznania prawa do świadczenia rodzicielskiego zawierały informację o terminie wypłaty świadczeń oraz wskazywały, w jaki sposób wypłata zostanie zrealizowana. Sprawy dotyczące uchylenia decyzji były rozpatrywane zgodnie z art. 155 Kpa i były poprzedzone właściwym postepowaniem wyjaśniającym. Kontrola list wypłat potwierdziła, że wszystkie świadczenia były wypłacane w ustalonych w decyzjach terminach oraz zgodnie z wysokością ustaloną w decyzjach administracyjnych. Wypłata następowała w terminie przewidzianym w art. 26 ust. 1 ustawy o świadczeniach rodzinnych, a w przypadku wniosku złożonego po 10 dniu miesiąca zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych w brzmieniu obowiązującym do 31.07.2017 r. W trakcie kontroli ustalono także, że w sprawie zakończonej wydaniem decyzji nr ŚR.ŚR.520.13.2016 z dnia 13.07.2016 r. oraz nr ŚR.ŚR.520.19.2016 z dn. 15.11.2016 r. na listach wypłat świadczeń rodzicielskich oraz na przelewach bankowych od września 2016 r. wnioskodawca występował pod innym nazwiskiem niż wskazane we wniosku o świadczenie. W dokumentacji spraw nie było żadnej adnotacji w tym zakresie. Dokumenty potwierdzające zmianę nazwisk wnioskodawców znajdowały się jednak w aktach świadczeń rodzinnych, o które wnioskodawcy także się ubiegali. Ponadto w sprawie zakończonej decyzją nr ŚR.ŚR.520.6.2016 z dn. 18.02.2016 r. w okresie wypłacania świadczeń nastąpiła zmiana numeru konta bankowego, na które było przelewane świadczenie rodzicielskie. W dokumentacji sprawy nie było żadnej adnotacji w tym zakresie. Dokumenty potwierdzające zmianę numeru konta bankowego wnioskodawcy znajdowały się jednak w aktach dotyczących świadczeń rodzinnych. W toku kontroli ustalono, że wszystkie skontrolowane decyzje zawierały potwierdzenie ich odbioru przez strony ze wskazaniem daty odbioru, stosownie do art. 46 1 Kpa. Za stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą: działająca w imieniu Wójta Gminy Rybno Pani Regina Sołtysiak Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rybnie oraz pracownicy merytoryczni realizujący w okresie objętym kontrolą zadania wynikające z ustawy o świadczeniach rodzinnych. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Kierownik do podjęcia działań w celu wyeliminowania ustalonych nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Prowadzenia postępowań w sprawie ustalenia prawa do świadczenia rodzicielskiego wyłącznie przez osoby posiadające upoważnienie organu właściwego Wójta Gminy Rybno, wydane na podstawie art. 20 ust. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych. 2. Weryfikacji wniosków o przyznanie świadczenia rodzicielskiego pod kątem prawidłowości i kompletności wypełnienia oraz niezbędnych oświadczeń, a w razie stwierdzenia braków wzywania osób ubiegających się o świadczenie do poprawienia lub uzupełnienia wniosku 8
w terminie 14 dni od otrzymania wezwania, stosownie do art. 24a ust. 1 ustawy o świadczeniach rodzinnych. 3. Kompletowania dokumentacji, w tym gromadzenia w aktach spraw dotyczących świadczenia rodzicielskiego wszystkich niezbędnych dokumentów do prowadzenia postępowań w tych sprawach zgodnie z zapisami ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych oraz zapisami art. 67 1, art. 72 1, art. 77 1 i art. 80 Kpa tj. pozyskiwania niezbędnych materiałów dowodowych mających wpływ na rozstrzygnięcie postępowań i prowadzenie spraw o świadczenie rodzicielskie oraz mające wpływ na podejmowane decyzje. 4. Gromadzenia w aktach dokumentów, bądź umieszczania adnotacji w zakresie zmian dotyczących świadczeniobiorcy takich jak zmiana nazwiska, zmiana numeru konta, na które przekazywane są świadczenia i innych mających znaczenie w sprawie. Informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Jednocześnie zobowiązuję Panią do przekazania do Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń i wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Anna Karpińska Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Pan Grzegorz Kropiak Wójt Gminy Rybno 9