Mikrobazy Mikrobazy są to tabele tworzone przez użytkowników. Okno mikrobaz można wywołać z menu głównego programu Narzędzia->Mikrobazy. Każda mikrobaza jest widziana przez użytkowników z podstawowej grupy użytkowników do której należy twórca. Użytkownicy ze statusem 0 mogą skorzystać z opcji menu Opcje...->Pokaż wszystkie mikrobazy aby mieć dostęp do mikrobaz z innych grup użytkowników. Twórca może zablokować edycję na wyłączność utworzonej przez siebie mikrobazy. Opcje menu Opcje: Utwórz nową mikrobazę. Z menu Opcje... można wywołać okno kreujące nową mikrobazę: Jak widać założenie mikrobazy jest nadzwyczaj proste. Właściwie nie ma żadnych ograniczeń zarówno co do ilości pól w rekordzie, jak i w ich nazewnictwie. Dane w jednej mikrobazie nie mogą przekraczać 32KB. Bazy są czysto tekstowe. Oznacza to, że liczby są traktowane jak tekst. Po założeniu mikrobazy można ją od razu obsłużyć. Dodawanie rekordu:
Klonowanie Jeżeli rekord niewiele różni się od innego rekordu, można dodać rekord poprzez klonowanie. Eksport. Wybraną mikrobazę można wyeksportować do pliku korzystając z menu Eksport. Import. Można korzystając z menu Import zaimportować wybrane dane z obcej bazy do mikrobaz. Aby dokonać konwersji danych z obcej bazy zbudowany został specjalny mechanizm importu zaimplementowany w kreatorze importu. Importu dokonuje się w trzech krokach: 1. wybór bazy 2. wybór tabeli i jej kolumn 3. nazwanie mikrobazy i zainicjowanie importu. Oto przykład: Z katalogu D:\PUZZLEDB wybrano (przycisk 1) bazę MSAccess Main.mdb. Kreator przeanalizował bazę i pokazał listę zawartych w niej tabel (B2, Bank, Firma, itd.). Użytkownik wybrał tabelę Firma. Kliknięcie przcisku oznaczonego cyfrą 2 spowodowało odczytanie przez kreator listy pól tabeli i wstawienie jej do tabeli. Równocześnie u dołu okna uaktywniona została tabelka z podglądem danych tabeli Firma. Użytkownik może teraz wybrać interesujące kolumny, może także nadać im własne nazwy które będą obowiązywać w mikrobazie. Można także zawęzić ilość rekordów poprzez wprowadzenie zakresów dla wybranych kolumn. Największą pracę mamy już za sobą. Teraz wystarczy tylko wpisać nazwę mikrobazy i kliknąć przycisk 3. Jeżeli mikrobaza o takiej nazwie już istnieje- zostaniemy poproszeni o zgodę na jej nadpisanie. Jeżeli zaistnieje potrzeba utworzenia bardziej rozbudowanego zapytania do bazy, wówczas można skorzystać ze specjalnego edytora SQL. Po kliknięciu przycisku
zostanie otwarty edytor SQL z zainicjowanym przez nas zapytaniem (w trybie automatycznym): Edytor pozwala na zbudowanie dowolnego zapytania do bazy. Pozwala na łączenie tabel. Dla wygody edytującego został zaimplementowany mechanizm interakcyjnego podpowiadania nazw pól. Po wpisaniu kropki (desygnator pola) po nazwie tabeli pojawia się spis kolumn tej tabeli. Wybrana kolumna zostanie automatycznie wprowadzona do edytora: Przykład połączenia tabel i wynik zapytania:
Parametryzacja zapytania Zapytanie do bazy można sparametryzować. Parametryzacja ma sens w przypadku zasadności odświeżania danych pochodzących z tego samego źródła. Przykładowo gdy zaistnieje potrzeba odczytywania danych z pewnego zakresu, np. miesiąca, wówczas można wstawić odpowiedni parametr pozwalający na określenie zakresu danych do impotru za każdym wywołaniem opcji odświeżenia. Podobny mechanizm istnieje i jest wykorzystywany do raportowania do dokumentów procedury. Format parametru: <#NazwaParametru[,WartoscDomyslna]> Np. niech standardowe zapytanie będzie miało konstrukcję: select * from ksiega W wyniku otrzymamy wszystkie wpisy z księgi. Jeżeli chcielibyśmy uzyskać wpisy dot. kontrahentów z Wrocławia z miesiąca lipca, napiszemy: select * from ksiega where (miesiac=07) and (miasto='wrocław') taki zapis niestety musimy za każdym razem modyfikować, gdy chcielibyśmy odczytać dane z innego miesiąca czy innej miejscowości. Problem ten rozwiązuje parametryzacja zapytania: select * from ksiega where (miesiac=<#miesiąc>) and (miasto='<#miasto,wrocław>') Dla tak sparametryzowanego zapytania program Doradca będzie za każdym wywołaniem raportu żądał podania wartości parametrów, po czym wygeneruje odpowiedź.: Import danych z arkuszy Excela. Z danego pliku Excela można zaimportować wiele tabel. Warunkiem zidentyfikowania tabeli przez kreator Doradcy jest to, aby zakres tabeli miał przypisaną nazwę. Jeżeli takiego przypisania nie ma to należy je utworzyć przed dokonaniem importu. W tym celu należy zaznaczyć odpowiedni zakres w arkuszu:
i korzystając z menu Wstaw -> Nazwa -> Definiuj... określić nazwę dla tych danych, np. Urzędy_skarbowe. Rola mikrobaz w programie Doradca polega na możliwości przenoszenia zawartości rekordów do edytowanych dokumentów. Aby przenieść dane z wybranego rekordu do edytowanego dokumentu należy kliknąć przycisk [Wklej rekordy] celem wczytania rekordu do schowka systemowego Windows. Poszczególne pola rekordu mogą być oddzielane bądź znakami tabulatora, bądź znakami końca wiersza. Ustalić to można w Opcjach - Podział rekordu. Jeżeli podczas pobierania danych z Mikrobaz jest uruchomiony dokument Worda lub Excela, wówczas dane zostaną automatycznie wklejone do dokumentu. Jeżeli w dokumencie Worda będzie zaznaczona tabela, wówczas dane zostaną wklejone do tej tebeli. Podział znakami tabulatora jest domyślny. Takie ustawienie pozawala np. na wklejenie do programu Excel pól w oddzielne komórki. Podobnie do programu Word można tak sformatowany rekord wkleić do zaznaczonej tabeli również każde pole rekordu do oddzielnej komórki. Użycie przycisku [Wklej specjalnie] pozwala na wklejenie danych do otwartego dokumentu wg następującego schematu: - w przypadku dokumentu Worda pola rekordu zostaną wklejone w miejsca zakładek o tych samych nazwach. Dla powyższego przykładu, jeżeli wcześniej w dokumencie będą zdefiniowane zakładki o nazwach Nazwisko, Imię, Adres to w te miejsca zostaną wklejone wartości odpowiednich pól rekordu. - w przypadku dokumentu Excela należy odpowiednio nazwać komórki. Uzyskamy efekt analogiczny. Opcja [Twórz raport] pozwala na wklejenie do otwartego dokumentu danych w postaci odpowiednio sformatowanego raportu.w takiej samej postaci tworzona jest zawartość pliku.xls (opcja Eksport-> Do pliku.xls). Współpraca edytorów tekstów z mikrobazami Edytory tekstów (komentarze, treści notatek, wiadomości i terminów) mogą współpracować ze sobą i z mikrobazami poprzez przekazywanie danych w postaci znaczników. - nowa opcja w menu kontekstwym mikrobaz: Kopiuj rekord jako znaczniki, oraz w edytorach tekstowych: - Wypełnij znaczniki wartościami ze schowka. Skorzystanie z obu opcji spowoduje uzupełnienie wartości znaczników w tekście o wartości pochodzące z rekordu mikrobazy. Jeżeli w tekście edytora nie ma któregoś ze znaczników z mikrobazy, nie jest on brany pod uwagę. - Wstaw znaczniki ze schowka - opcja ta uzupełnia znaczniki skopiowanymi wartościami oraz wstawia na koniec tekstu znaczniki które są w schowku a których nie było w tekście.
- Kopiuj znaczniki - skorzystanie z tej opcji razem z opcją Wstaw znaczniki ze schowka pozwala na kopiowanie znaczników między tekstami. - Opracowanie mechanizmu Drag&Drop działającego między mikrobazą a tekstem np. komantarza. Przeciągnięcie rekordu na tekst spowoduje wypełnienie znaczników wartościami z rekordu mikrobazy. Wybór wartości znacznika z listy Wprowadzona została możliwość wstawiania wartości znaczników poprzez wybór z listy. Lista może być ładowana z otwartej mikrobazy. Jeżeli w mikrobazie jest kolumna o takiej samej nazwie jak nazwa znacznika, oraz kursor tekstowy znajduje się w linii znacznika, wówczas użycie kombinacji klawiszy Ctrl+ spowoduje pojawienie się rozwijalnej listy wartości dla tego znacznika, pochodzących z mikrobazy. Wybranie którejś z wartości skutkuje wstawieniem jej do tekstu jako wartość znacznika: Można mieć otwartych równocześnie kilka mikrobaz, aby korzystać z różnych list wartości. Tworzenie zbioru wiadomości e-mailowych w mikrobazach Poprzez opcję Opcje Utwórz mikrobazę JAKO EMAILE można w szybki sposób utworzyć pustą mikrobazę e-mailową. Dane z takiej mikrobazy można wykorzystać do zbiorczego wysyłania wiadomości. Aby przekopiować dane emaila z notatki (np, komantarza do dokumentu) można skorzystać z opcji menu kontekstowego notatki Kopiuj znaczniki JAKO EMAIL a następnie wkleić do mikrobazy korzystając z opcji Wklej menu podręcznego mikrobaz.
Celem wysłania jednej wiadomości, wystarczy ją wskazać, w przypadku chęci wysłania grupy wiadomości należy je zaznaczyć, następnie z menu kontekstowego należy wybrać opcję Wyślij JAKO EMAIL. Podczas kopiowania wiadomości jako email z komentarza do dokumentu program dodaje znaczniki identyfikujące klienta i procedurę. Umożliwia to podczas wysyłania wiadomości prawidłowe wypełnienie elementów typu <k_email>. Wykorzystanie mikrobaz jako list e-mailigowych Od wersji 10.3.3.0 programu Doradca jest możliwe selektywne zaznaczanie rekordów i wykorzystanie adresów email do grupowej wysyłki email. Opcje te są dostępne z menu kontekstowego mikrobazy. - opcja menu kontekstowego mikrobaz: Zaznacz-> Tylko te. Zostaną zaznaczone (check-boxy) wszystkie rekordy zawierające taki sam wpis jak we wskazanej komórce. Można to wykorzystać np. w listach e-mailingowych. - opcja menu kontekstowego mikrobaz: Zaznacz-> Podobne do tego. Zaznaczone zostaną rekordy zawierające we wskazanej kolumnie wartości zawierające się we wskazanej wartości i rekordy których wartości z tej kolumny zawierają wartość wskazaną - opcja menu kontekstowego mikrobaz: Zaznacz-> Podobne. Zaznaczone zostaną rekordy w których we wskazanej kolumnie znajdują się wartości podobne do wskazanej, czyli zawierające wskazaną wartość lub zawierające się w tej wskazanej wartości. - opcja menu kontekstowego mikrobaz: Zaznacz-> Zawierające... Odpowiednie okno dialogowe pozwala na wprowadzenie ciągu który ma być zawarty w zaznaczonych rekordach. Również dotyczy to wskazanej kolumny. We wszystkich omówionych przypadkach wielkość liter nie ma znaczenia.