SO-225-7/2015 Poznań, dnia 30 kwietnia 2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu z siedzibą przy ul. Św. Marcin 46/50, 61-807 Poznań informuje, że prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn.: ŚWIADCZENIE USŁUG HOTELARSKO-RESTAURACYJNYCH W ZWIĄZKU Z ORGANIZACJĄ SPOTKANIA SZKOLENIOWO-INTEGRACYJNEGO PRZEZ OKRĘGOWY INSPEKTORAT PRACY W POZNANIU Postępowanie prowadzone jest w trybie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo Zamówień Publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) 1. Nazwa oraz adres zamawiającego: Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu ul. Św. Marcin 46/50, 61-807 Poznań Telefon: 61/85 99 000, faks: 61/85 99 003 Godziny urzędowania: poniedziałek -piątek 7:30-15:30 2. Opis przedmiotu zamówienia: 2.1 Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarsko-gastronomiczna wraz z wynajmem sal konferencyjnych w dniach 9-10 czerwca 2015 r. w obiekcie zlokalizowanym w promieniu do 65 km od siedziby Zamawiającego z wyłączeniem miasta Poznania. W razie wątpliwości odległość mierzona będzie po drogach publicznych zgodnie z portalem Google Maps (https://maps.google.pl). Celem postępowania jest organizacja przez Zamawiającego wyjazdowego szkolenia dla ok. 170 uczestników. 2.2 Wykonawca powinien zapewnić zakwaterowanie dla 160 osób w pokojach 1,2,3,4 osobowych z zastrzeżeniem obowiązku oddania do dyspozycji Zamawiającego co najmniej 3 pokoi jednoosobowych. Wszystkie udostępnione Zamawiającemu pokoje powinny być wyposażone w pojedyncze miejsca noclegowe, szafę ubraniową, łazienkę z wanną lub kabiną prysznicową, umywalkę, WC.
2.3 Wykonawca musi zapewnić zakwaterowanie uczestników szkolenia w pokojach przed rozpoczęciem zajęć w dzień przyjazdu. 2.4 Podane w pkt 2.1.i 2.2 liczby uczestników są wartościami maksymalnymi przyjętymi na potrzeby niniejszego postępowania. Liczba uczestników może ulec zmniejszeniu. Rozliczenie kosztów usługi hotelarskiej i gastronomicznej nastąpi na podstawie faktycznej liczby uczestników szkolenia. Zamawiający najpóźniej na 5 dni przed datą szkolenia poda wykonawcy listę jego uczestników, na podstawie której zostanie ustalone ostateczne wynagrodzenie wykonawcy. 2.5 Wykonawca zapewni dla uczestników szkolenia na czas trwania szkolenia bezpłatny parking dla co najmniej 50 pojazdów. 2.6 Zamawiający wymaga oddania do wyłącznej dyspozycji uczestników szkolenia 3 sal konferencyjno szkoleniowych spełniających poniższe kryteria: a) sale będą dostępne dla Zamawiającego przez cały czas pobytu w obiekcie, b) dwie sale mieszczące co najmniej 40 osób (każda) z miejscami siedzącymi w układzie teatralnym, c) jedna sala mieszcząca co najmniej 170 osób z miejscami siedzącymi w układzie teatralnym, d) każda z sal wyposażona w co najmniej: nagłośnienie (mikrofony bezprzewodowe), rzutnik multimedialny, ekran do projekcji, odpowiednie do przeprowadzenia zajęć oświetlenie, e) zapewnienie możliwości skorzystania z obsługi technicznej sal w przypadku jakichkolwiek awarii, 2.7 Nie dopuszcza się aby którakolwiek z sal konferencyjno szkoleniowych była równocześnie salą restauracyjną. 2.8 Obiekt musi dysponować zapleczem sportowo-rekreacyjnym obejmującym co najmniej boisko do gry w piłkę nożną, piłkę siatkową oraz kort tenisowy, z których uczestnicy szkolenia będą mogli nieodpłatnie korzystać w ramach organizowanych przez Zamawiającego rozgrywek sportowych. 2.9 Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić usługę gastronomiczną wraz z obsługą kelnerską podczas trwania szkolenia dla wszystkich uczestników szkolenia. Szczegółowy opis usługi gastronomicznej: Pierwszy dzień godz. ok. 11.00-11.30. serwis kawowy w formie bufetu: -kawa, herbata, woda mineralna, dodatki: cukier, mleko, cytryna, ciasto lub ciastka kruche. Napoje uzupełniane na bieżąco. Pierwszy dzień godz. ok. 13.00-14.00 obiad serwowany: -zupa tradycyjna lub zupa-krem porcja min.230 ml/os.
-potrawa mięsna (porcja min. 100 g/os.) z odpowiednymi dodatkami w postaci ziemniaków/puree ziemniaczanego/klusek/ryżu/frytek oraz zestawem surówek lub warzywami gotowanymi - napoje zimne Pierwszy dzień godz. ok. 19.30-22.00 kolacja serwowana: - przystawka - zupa, danie główne składające się z potrawy mięsnej lub rybnej (porcja min. 100 g/os.) z odpowiednymi dodatkami w postaci ziemniaków/puree ziemniaczanego/klusek/ryżu/frytek/zestawem surówek/warzywami gotowanymi/mix sałat - deser np. szarlotka na ciepło, deser lodowy - zimny bufet (min. 2 porcje mięsne/rybne na os., porcja min. 50 g.) -napoje ciepłe i zimne (uzupełniane na bieżąco) Drugi dzień godz. ok. 7.00-8.00 śniadanie w formie bufetu: - jasne i ciemne pieczywo, masło, wędliny, sery, twarożek, jogurty, dżem, sałatka warzywna, jajecznica, parówki lub kiełbaski na ciepło, świeże warzywa - kawa, herbata, woda mineralna, dodatki: cukier, mleko, cytryna, napoje uzupełniane na bieżąco. Drugi dzień ok. godz. 10.00-10.30 serwis kawowy w formie bufetu: -kawa, herbata, woda mineralna, dodatki: cukier, mleko, cytryna, ciasto lub ciastka kruche, napoje uzupełniane na bieżąco. Drugi dzień ok. godz. 13.00-13.30 lunch - zupa z wkładką np. gulaszowa, flaki, żurek. 2.10 Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję menu przed realizacją przedmiotu zamówienia. 2.11 Serwis kawowy odbywać się będzie obok sal konferencyjnych, w których odbywać się będą zajęcia szkoleniowe. 2.12 Sala restauracyjna, na której serwowana będzie kolacja powinna być wyposażona w sprzęt nagłaśniający. 2.13 Zamawiający nie dopuszcza podawania posiłków i napojów w zastawie plastikowej. Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską oraz zapewni jednolity strój pracownikom wykonującym bezpośrednio obsługę kelnerską. 2.14 Realizacja przedmiotu zamówienia świadczona będzie zgodnie ze sztuką, wiedzą hotelarską i kulinarną, z zachowaniem zasad higieny, obowiązujących przepisów i norm oraz zgodnie ze szczegółowymi ustaleniami stron. 3 Wymagane dokumenty i oświadczenia:
3.1 Pełnomocnictwo w przypadku gdy osoba podpisująca ofertę nie jest osobą wskazaną w KRS/CEIDG jako osoba uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy. Pełnomocnictwo powinno być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie. 3.2 Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. 3.3 Wykaz co najmniej dwóch wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert usług o charakterze odpowiadającym przedmiotowi niniejszego zamówienia (usługa hotelowa wraz z wyżywieniem i udostępnieniem sali szkoleniowej dla co najmniej 130 uczestników o wartości co najmniej 30 000 zł brutto każda) z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi były wykonane. Wykonawca dołączy dowody (dokumenty np. referencje) potwierdzające należyte wykonanie wskazanych w wykazie zamówień. W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 2 do zapytania. 3.4 Polisa lub inny dokument potwierdzający posiadanie aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Dokument należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność przez wykonawcę. 4 Termin wykonania zamówienia: Termin realizacji usługi od 9 czerwca 2015 r. (zakwaterowanie od godz. 9.00) do 10 czerwca 2015 r. do godz. 16.00. 5 Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej: 5.1 Cena 100% (łączna cena z podatkiem VAT). Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta z najniższą ceną brutto za wykonanie całości zamówienia oraz która spełnia wszystkie warunki określone w zapytaniu ofertowym, w tym zawiera wszystkie wymagane dokumenty. 5.2 Cena oferty ma obejmować wszystkie koszty jakie zamawiający zobowiązany będzie ponieść w związku z realizacją przedmiotu zamówienia. Cena oferty wyrażona w PLN powinna zawierać wszystkie koszty jakie Zamawiający poniesie z tytułu należytej realizacji przedmiotu zamówienia. 5.3 Oferta powinna być sporządzona na egzemplarzu zgodnym z zał. nr 1 do zapytania. 5.4 Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający Wezwie wykonawców,
którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 5.5 W przypadku nie stawienia się, upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie na zawarcie umowy, Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu uprawniony jest dokonać ponownego wyboru oferty najkorzystniejszej z pominięciem oferty uprzednio wybranej. 5.6 Informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej zostanie zamieszczona na stronie biuletynu informacji publicznej Zamawiającego. 6 Zasady uzupełnianie ofert, poprawiania omyłek w ofertach oraz odrzucania ofert: 6.1 W przypadku braku wymaganych dokumentów, o których mowa w pkt 3 zapytania a także w przypadku złożenia dokumentów zawierających błędy Zamawiający zwróci się do Wykonawcy o ich uzupełnienie w określonym terminie. Jeżeli Wykonawca nie uzupełni prawidłowo dokumentów w terminie wskazanym przez Zamawiającego, jego oferta nie będzie podlegała ocenie (zostanie odrzucona). 6.2 W toku badania i oceny ofert Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia w wyznaczonym przez siebie terminie wyjaśnień dot. dokumentów, o których mowa w pkt 3 zapytania lub dot. treści złożonej oferty. 6.3 Zamawiający będzie uprawniony do poprawienia oczywistych omyłek rachunkowych polegających na błędnych obliczeniach matematycznych, a w konsekwencji wprowadzonych w ten sposób zmian poprawi końcową wartość oferty. Przy poprawianiu oczywistych omyłek rachunkowych zamawiający zawsze za prawidłową uzna cenę jednostkową netto określoną w ofercie przez Wykonawcę. 6.4 Zamawiający uprawniony będzie do poprawy drobnych omyłek nie mających wpływu na treść złożonej oferty (np. uzupełnienie numeru telefonu, faksu, poprawa oczywistych omyłek pisarskich). 6.5 Zamawiający odrzuci ofertę niezgodną z opisem przedmiotu zamówienia. 7 Termin związania ofertą: Okres związania ofertą 30 dni od upływu terminu składania ofert. 8 Istotne zasady realizacji zamówienia: 8.1 Z wybranym wykonawcą zostanie zawarta umowa na czas określony tj. na czas świadczenia usługi tj. od 9 czerwca 2015 r. do 10 czerwca 2015 r. 8.2 Zamawiający przewiduje zmianę wartości wynagrodzenia wykonawcy określonego w umowie w sytuacji zmniejszenia liczby uczestników szkolenia. Rozliczenie kosztów usługi hotelarskiej i gastronomicznej nastąpi na podstawie rzeczywistej liczby uczestników szkolenia. 8.3 Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem w terminie 21 dni od daty doręczenia
Zamawiającemu (ul. św. Marcin 46/50, 61-807 Poznań) prawidłowo wystawionej faktury VAT, na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy. 8.4 Umowa może być rozwiązana za pisemnym porozumieniem stron w każdym czasie. 8.5 Każda ze stron ma prawo rozwiązać umowę z zachowaniem 10-dniowego okresu wypowiedzenia 8.6 Strony umowy postanawiają, że wiążącą je formą odszkodowania będą kary umowne: 8.6.1 Zamawiający ma prawo obciążyć wykonawcę karą umowną w wysokości 15 % wartości brutto umowy, gdy Zamawiający odstąpi od umowy z powodu okoliczności za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca. 8.6.2 Zamawiający ma prawo obciążyć wykonawcę karą umowną w wysokości 15 % wartości brutto umowy, gdy Wykonawca odstąpi od umowy z powodu okoliczności za które ponosi odpowiedzialność. 8.6.3 Zamawiający ma prawo obciążyć wykonawcę karą umowną w wysokości 10% wartości brutto umowy w przypadku nienależytego wykonania przedmiotu umowy za każdy wskazany przez Zamawiającego przypadek. 8.6.4 Zamawiający uprawniony jest do potrącania kar umownych należnych mu za niewykonanie i/lub nienależyte wykonanie usługi z jakiejkolwiek należności Wykonawcy przysługującej mu od Zamawiającego. 8.6.5 O naliczeniu kary umownej Wykonawca będzie informowany pisemnie oraz faksem/e-mailem. W przypadku braku negacji podstawy do naliczenia kary umownej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o jej naliczeniu uznaje się, że Zamawiający uprawniony jest do naliczenia kary umownej i jej potrącenia. 8.6.6 Jeżeli szkoda poniesiona przez Zamawiającego przewyższy kwotę kar umownych będzie on uprawniony do dochodzenia od Wykonawcy na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywistej szkody. 8.7 W przypadku opóźnienia w zapłacie należności w stosunku do terminu określonego w pkt 8.3 Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe. 8 Termin, miejsce i sposób składania ofert: 9.1 Ofertę należy złożyć do dnia 7 maja 2015 r. do godziny 10.30. w siedzibie Zamawiającego, kancelaria, piętro IX. 9.2 Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na formularzu zgodnym z dołączonym wzorem stanowiącym załącznik nr 1, oraz ma być podpisana przez osobę wskazaną w dokumentach rejestrowych (KRS/CEIDG). W przypadku
podpisania oferty przez inną osobę należy do oferty załączyć stosowne pełnomocnictwo. 9.3 Oferta ma znajdować się w kopercie zaklejonej i opisanej: Świadczenie usług hotelarsko-restauracyjnych w związku z organizacją spotkania szkoleniowointegracyjnego przez OIP w Poznaniu. Nie otwierać przed dniem 07.05.2015r., godz. 10:30. Dla ułatwienia ewidencji przyjmowanych ofert przez zamawiającego koperta powinna być oznaczona także pieczątką firmową wykonawcy. Zamawiający może potwierdzić przyjęcie oferty na kopii pisma wykonawcy składającego ofertę. 9.4 W przypadku, gdy wykonawca chce wysłać ofertę pocztą, należy ofertę umieścić w zaklejonej i opisanej w sposób jak wyżej kopercie, następnie zaklejoną kopertę włożyć do kolejnej koperty i ostemplować zgodnie z wymogami dotyczącymi wysłania listu pocztą oraz dodatkowo umieścić napis: Świadczenie usług hotelarsko-restauracyjnych w związku z organizacją spotkania szkoleniowointegracyjnego przez OIP w Poznaniu. Nie otwierać przed dniem 07.05.2015r., godz. 10:30. W razie braku ww. informacji Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z tego braku, np. przypadkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia, a w przypadku składania oferty pocztą lub pocztą kurierską za jej nie otwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert. 9.5 Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty niezależnie od wyników zapytania ofertowego. 9 Osoby wyznaczone do kontaktów z Wykonawcami: Agnieszka Andrzejewska, Monika Pawłowska tel. 61 859 90 21 e-mail: zamowienia@poznan.pip.gov.pl 10 Zamawiający zastrzega, iż może odwołać postępowanie o udzielenie zamówienia w każdym czasie bez podania przyczyn, a wykonawcy nie przysługują wobec zamawiającego w takim przypadku żadne roszczenia. 11 Do zapytania ofertowego załączono: Formularz ofertowy załącznik nr 1 Wykaz zrealizowanych usług załącznik nr 2.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego (pieczęć Wykonawcy) FORMULARZ OFERTOWY Odpowiadając na ogłoszone przez Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu zapytanie ofertowe nr SO-225- /2015 pn. Świadczenie usług hotelarsko-restauracyjnych w związku z organizacją spotkania szkoleniowo-integracyjnego przez Okręgowy Inspektorat w Poznaniu oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia oraz zawarcie umowy z zamawiającym, jeżeli oferta nasza zostanie uznana za najkorzystniejszą. Dane Wykonawcy: Nazwa:.... Adres:... NIP:... Nr telefonu:.. adres e-mail do kontaktów z Zamawiającym:. Nr faksu:... Osoba z ramienia Wykonawcy upoważniona do kontaktów z Zamawiającym: Nazwa i adres obiektu, w którym ma zostać zorganizowane szkolenie: Oświadczam, że: 1) zaoferowana przeze mnie cena uwzględnia wszystkie koszty wykonania zamówienia i realizacji przyszłego świadczenia umownego oraz że wskazane w formularzu cenowym ceny jednostkowe nie zostaną zmienione w trakcie wykonywania przedmiotu zamówienia, 2) zapoznałem/am się z treścią zapytania ofertowego i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz uzyskałem/łam informacje niezbędne do przygotowania oferty, 3) akceptuje warunki płatności, istotne zasady realizacji zamówienia, wysokość i rodzaj kar umownych oraz oświadczam, że w przypadku wyboru mojej oferty do realizacji zamówienia zobowiązuje się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego, 4) jestem związany ofertą przez okres 30 dni, 5) dołączam do oferty dokumenty o których mowa w pkt 3 zapytania.
Oświadczam, że przedmiot zamówienia oferujemy wykonać za cenę:... zł brutto (należy wpisać sumę z tabeli) słownie:..... zgodnie z poniższym formularzem cenowym: Lp. Przedmiot Cena jednostkowa bez podatku VAT Stawka podatku VAT w % Cena jednostkowa z podatkiem VAT ilość Liczba uczestników Wartość brutto 1 2 3 4 5 6 7 8 Kol.5x6x7 1 Udostępnienie dużej sali konferencyjnej (na 170 osób) w dniach 9-10.06.15 1 sala x 2 3 Udostęnienie małej sali konferencyjnej w dniach 9-10.06.15 (na 40 osób) Serwis kawowy 2 2 sale x 170 4 Obiad 1 170 5 Kolacja 1 170 6 Nocleg 1 160 7 Śniadanie 1 160 8 Lunch - zupa 1 170 SUMA: Miejscowość, data.. podpis, pieczęć Wykonawcy
Załącznik nr 2 do zapytania WYKAZ ZREALIZOWANYCH USŁUG Wykaz co najmniej dwóch wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (tj. przed 07.05.15 r.) usług o charakterze odpowiadającym przedmiotowi niniejszego zamówienia (usługa hotelowa wraz z wyżywieniem i udostępnieniem sali szkoleniowej dla co najmniej 130 uczestników o wartości co najmniej 30 000 zł brutto każda) z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi były wykonane. Lp. Przedmiot zamówienia (wpisać zakres zrealizowanej usługi, w tym liczba osób) Data zawarcia umowy (dd-mm-rr) Nazwa podmiotu na rzecz którego była realizowana usługa Wartość brutto usługi 1. 2. UWAGA: Wykonawca musi dołączyć dowody (dokumenty np. referencje) potwierdzające należyte wykonanie wskazanych w powyższym wykazie zamówień. W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów. Miejscowość, data.. podpis, pieczęć Wykonawcy