Przedsiębiorstwo Informatyczne KAMSOFT 40-235 Katowice ul. 1 Maja 133 tel. (0-32) 209-07-05, fax 209-07-15 Instrukcja-przeniesienie danych do wersji KS-SWD XML (otwarty format wymiany danych) Katowice, styczeń 2006
W związku Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 10.10.2005 w sprawie ogólnych warunków zawierania umów o udzielanie świadczeń zdrowotnych konieczne stało się wprowadzenie wielu zmian w programie KS-SWD skutkujących modyfikacją informacji gromadzonych w systemie. W wyniku wprowadzenia otwartych formatów wymiany danych (format xml) przygotowana została wersja programu: KS-SWD XML 2006.02.0.0 pozwalającą na bezpieczne zaktualizowanie programu zawierającego dane w starym formacie na program z danymi w nowym formacie. Ponieważ dane o świadczeniach w nowym formacie rejestrowane są w szerszym niż dotychczas zakresie niezbędne stało się przygotowanie wersji umożliwiającej przeniesienie dotychczas wprowadzonych przez świadczeniodawcę danych do nowego formatu. Dzięki temu świadczeniodawca przy przechodzeniu na program w otwartym formacie nie będzie musiał ponownie wprowadzać danych już zarejestrowanych. W związku z powyższym w trakcie aktualizacji do wersji XML: - katalog z programem używanym dotychczas pozostaje niezmieniony zawiera wszystkie informacje i dane już zarejestrowane (program w starej wersji). Dzięki temu świadczeniodawca będzie miał możliwość obsługi danych z roku 2005 (oraz lat wcześniejszych) w przypadku np. konieczności wykonania korekty rachunku lub raportu. - tworzony jest nowy katalog z programem KS-SWD, zawierający dane dotyczące 2006 roku przetworzone na nowy format (program w wersji XML). Z uwagi na istotne i znaczące zmiany w strukturze programu wynikające z przejścia na otwarty format wymiany danych zaktualizowanie KS-SWD do wersji XML, wiąże się z posiadaniem przez świadczeniodawcę dwóch wersji programu (dwóch odrębnych katalogów z programem): - wersji zawierającej dane w dotychczasowym formacie, - wersji XML z danymi w nowym formacie Takie rozwiązanie ma na celu zabezpieczenie dotychczasowych danych, ułatwienie korzystania z danych w starym formacie i bezpieczne przejście na nową wersję programu. W dalszej części dokumentacji opisane zostały kroki i uwagi pozwalające na bezpieczne i prawidłowe wykonanie aktualizacji programu. Przedstawione zostały również przykłady przeniesienia danych do nowego formatu. 1. Aktualizacja programu do wersji XML Nowością podczas aktualizacji programu jest pole z informacją o miejscu, w jakim zostanie zainstalowany nowy program w wersji XML. Po uruchomieniu aktualizacji program automatycznie podpowiada miejsce zainstalowania nowej wersji KS-SWD XML oczywiście docelowe miejsce instalacji można dowolnie określić poprzez wskazanie innego miejsca instalacji (należy w tym celu użyć przycisku ). Takie rozwiązanie zapewnia prawidłowe zachowanie kopii katalogu z dotychczasowym programem i zabezpieczenie cennych danych. Po określeniu miejsca instalacji nowego programu program jak zwykle przypomina o wykonaniu kopii bezpieczeństwa. Dzięki temu wszystkie wprowadzone w programie informacje zabezpieczone są przed przypadkowym zniszczeniem. Kopia bezpieczeństwa stanowi dodatkowe poza pozostawieniem katalogu z programem używanym do tej pory przez świadczeniodawcę zabezpieczenie danych. Operacja sporządzenia kopii bezpieczeństwa wykonywana jest w dotychczasowy sposób (operacja opisana jest w standardowej instrukcji do programu).
Po określeniu miejsca, w którym ma zostać zainstalowany nowy program i potwierdzeniu komunikatu dotyczącego kopii bezpieczeństwa wyświetlone zostaje okno z informacją o danych przenoszonych do nowego formatu: Po zamknięciu tego okna aktualizacja danych będzie przebiegała dalej. Ważne! Nie należy zamykać okna z aktualizacją do momentu całkowitego zakończenia aktualizacji(o czym informuje odpowiedni komunikat), gdyż może to spowodować utratę danych. Po zakończeniu aktualizacji wszelkie informacje dotyczące 2006 roku zostaną przetworzone na nowy format. 2. Rejestracja świadczeń Aby wyjaśnić, jak będą wyglądały dane przetransponowane do nowego formatu, na poniższych przykładach opisany został sposób i zakres przeniesienia danych. Poniżej przedstawiono przykładową Kartę realizacji usługi w starym formacie 3
Objaśnienia: A Oddział NFZ rozliczający, H procedura medyczna (wg ICD-9-CM), B miejsce wykonywania świadczeń, I informacje dotyczące rozliczenia, C lekarz wykonujący, J informacje dotyczące opieki stacjonarnej, D pacjent, K informacje dotyczące książeczki ciążowej E informacje o skierowaniu, L informacje o chemioterapii, F przyczyna wykonania usługi (wg ICD 10), Ł uwagi, G data wykonania usługi, M kod (numer) zęba/ umiejscowienie wykonania usługi Po aktualizacji do wersji XML ta przykładowa karta usługi w nowym programie widniejąca jako Karta kontaktu będzie przedstawiała się następująco: Szczegółowe dane o wykonanym świadczeniu znajdują się na Karcie produktu, widoczne po użyciu przycisku F4Popraw 4
Objaśnienia: A Oddział NFZ rozliczający, H procedura medyczna (wg ICD-9-CM), B miejsce wykonywania świadczeń, I informacje dotyczące rozliczenia, C lekarz wykonujący, L informacje o chemioterapii, D pacjent, M kod (numer) zęba/ umiejscowienie wykonania usługi E informacje o zgodzie płatnika (dawniej skierowaniu), N Informacje o zleceniu F przyczyna wykonania usługi (wg ICD 10), G data kontaktu, Część dotycząca opieki stacjonarnej (J) została przeniesiona do osobnej Karty hospitalizacji (opisane w dalszej części dokumentacji) Część dotycząca książeczki ciążowej oraz uwag zostały usunięte w wersji KS-SWD XML. Jak można zauważyć w wersji KS-SWD XML 2006.02.0.0 funkcje Dodaj usługę oraz Dodaj kilka usług zostały zastąpione jedną funkcją: Dodaj wizytę. Do rejestracji usług stacjonarnych służy funkcja Dodaj pobyt na oddziale. W związku z nowymi formatami wymiany danych wprowadzona została również nowa terminologia dla rejestracji świadczeń: dotychczasowa usługa została zastąpiona kontaktem, natomiast na karcie kontaktu pojawiła się karta produktu. Poniżej wyjaśnione są poszczególne terminy: Kontakt (wizyta) grupa świadczeń zdrowotnych udzielonych świadczeniobiorcy w trakcie pojedynczej wizyty ambulatoryjnej bądź pojedynczego pobytu hospitalizowanego pacjenta. [W dotychczasowych wersjach systemu SWD w części Rejestracja-Wykonane usługi dostępna była opcja F2-Dodaj (usługę), ShF2-Dodaj grupę (usług). Opcje te zostały zastąpione opcjami Dodaj wizytę, Dodaj pobyt na oddziale.] W skład rejestracji kontaktu wchodzi karta kontaktu, karta produktu oraz karta procedury Produkt kontraktowy Zakres świadczeń (patrz definicja zamieszczona w Ogólnych warunkach umów) Produkt jednostkowy Świadczenie (patrz definicja zamieszczona w Ogólnych warunkach umów); Rejestracja faktu realizacji produktu jednostkowego stanowi podstawę do rozliczeń z Funduszem. Ogólne warunki umów Ogólne warunki umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej stanowiące załącznik do rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 października 2005 r. (Dz.U. Nr 152, poz. 1271), 5
W związku z tym, jeżeli w dotychczasowym programie świadczeniodawca wprowadzał usługi zarówno pojedyncze jak i grupowe, w nowej wersji programu wszystkie te usługi zostaną zapisane jako kontakt. Karta kontaktu jest wyglądem bardzo zbliżona do dotychczasowej karty rejestracji usług grupowych. Poniżej opisano dokładnie poszczególne części karty świadczenia i informacje o ich przeniesieniu do nowego formatu. A Oddział NFZ rozliczający Pole Oddział NFZ rozliczający jest identyczne jak dotychczas zawiera numer Oddziału NFZ, który rozlicza wykonywane świadczenie. Analogicznie pozostają zasady jego uzupełniania. B Miejsce wykonywania usług Pole Miejsce wykonywania usług pozostaje niezmienione. Wybierane jest jak do tej pory na podstawie słownika dołączonego przez Oddział Funduszu do umowy. C Lekarz wykonujący Pole Lekarz wykonujący pozostaje niezmienione. Lekarz jest wybierany z bazy pracowników medycznych. Zasady jego wprowadzania są analogiczne jak dotychczas. D Pacjent Pole Pacjent również pozostaje niezmienione - wybór pacjenta następuje z listy pacjentów wprowadzonych do programu. Różnice występują w pozostałych polach tej części karty świadczenia, które dotyczą pacjenta. W przypadku zwykłych ubezpieczonych: 6
W przypadku pacjentów z Unii Europejskiej rozliczanych na podstawie przepisów o koordynacji: E Skierowanie Dane dotyczące skierowania zostały przeniesione do Karty produktu i można je podejrzeć poprzez funkcję F4 Popraw z Karty kontaktu. 7
Lista rodzajów skierowań z czternastu pozycji została skrócona do czterech (zgodnie z nowym formatem): Stara wersja programu Nowa wersja programu XML F Przyczyna wykonania usługi Pole ICD10 pozostało niezmienione. Analogiczne są również zasady jego określania - przyczyny wykonania usługi są określane wg słownika schorzeń ICD 10. Obowiązkowe jest podanie kodu schorzenia głównego, natomiast można określić również kody schorzeń współistniejących (maksymalnie cztery). G Data wykonania Pole Data wykonania usługi pozostało niezmienione, jedynie nazwa tego pola jest dostosowana do nazewnictwa nowego formatu: Data kontaktu. Zasady określania daty wykonania świadczenia (rejestracji kontaktu) również pozostały takie same. H Procedura medyczna Procedura medyczna jest wybierana wg słownika ICD 9. Podczas zapisu usługi program automatycznie kontroluje czy informacje, które są wymagane do realizacji danego świadczenia zostały wprowadzone. W nowej wersji programu oprócz wprowadzenia procedury ICD9 należy również określić datę i krotność wykonania procedury. 8
I Zakładka rozliczenie (usługa wykonana) Zakładka Rozliczenie, w której wprowadzane były informacje o wykonanej usłudze została zastąpiona przez Kartę produktu- dane dotyczące rozliczenia można podejrzeć używając przycisku F4Popraw z poziomu Karty kontaktu. Dane wprowadzone w zakładce Rozliczenie zostaną przeniesione do Karty produktu: 9
Opcja środek pomocniczy Opcja Środek pomocniczy pozostała niezmieniona, a dane o środku pomocniczym przeniesione zostaną również na Kartę produktu. Sposób wprowadzania danych o środku pomocniczym i wyznaczania kwoty refundacji dla poszczególnych odpłatności jest analogiczny jak w dotychczasowych wersjach programu. Usługa rozliczana na podstawie przepisów o koordynacji Główne informacje usługi realizowanej na podstawie przepisów o koordynacji wprowadzane są analogicznie jak do tej pory. Różnica polega na tym, że w części dotyczącej pacjenta opcja Usługa rozliczana na podst. przepisów o koordynacji została zastąpiona przez pole wyboru Uprawnienie, w którym należy wybrać odpowiednią opcję: Ważne! W wersji KS-SWD XML 2006.02.0.0 została wprowadzona rejestracja rzeczywistych kosztów udzielenia świadczenia dla pacjentów rozliczanych na podstawie przepisów o koordynacji. W związku z tym świadczeniodawca powinien na karcie produktu uzupełnić dane o rzeczywistych kosztach leczenia w przypadku usług ryczałtowych oraz dobokaretki. Aby uzupełnić rzeczywiste koszty leczenia należy przejść na Kartę produktu (z poziomu Karty kontaktu użyć przycisku F4Popraw) i uzupełnić koszt w polu Koszt rzeczywisty. 10
Po uzupełnieniu kosztów rzeczywistych i utworzeniu raportu statystycznego, w którym wykazano usługi z określonym powyższym kosztem należy wydrukować raport z poziomu Listy raportów. Po użyciu funkcji F9Drukuj wyświetlone zostanie menu kontekstowe, w którym należy wybrać opcję Zestawienie rzeczywistych kosztów świadczeń dla pacjentów UE: Wówczas wydrukowany zostanie poniższy raport: 11
J Zakładka opieka stacjonarna Zakładka Opieka Stacjonarna została zastąpiona poprzez osobną Kartę hospitalizacji - podstawowe dane o hospitalizacji, które zostały w niej uzupełnione będą przeniesione na nową kartę. Po przeniesieniu danych o hospitalizacji do nowego formatu informacje te można przejrzeć na liście kontaktów po zaznaczeniu wybranego rekordu i użyciu funkcji F4Popraw. Informacje o opiece stacjonarnej znajdują się w części Hospitalizacja Aby podejrzeć dane o hospitalizacji należy użyć klawisza w polu Hospitalizacja. 12
Dane można przeglądać z poziomu karty kontaktu w części Hospitalizacja (dane mogą być jedynie przeglądane, bez możliwości modyfikacji) lub z poziomu listy hospitalizacji - menu Rejestracja/Hospitalizacje (dane mogą być modyfikowane). Uwaga! W karcie hospitalizacji pacjenta należy uzupełnić dane o numerze księgi głównej, ponieważ ta informacja nie jest przenoszona do nowej wersji KS-SWD XML ze względu na inną, pełną strukturę tego numeru w nowym formacie. Aby uzupełnić nr księgi głównej należy otworzyć hospitalizację z poziomu listy hospitalizacji (menu Rejestarcja/Hospitalizacje) i poprawić dane o księdze. K Zakładka kupon z książeczki ciążowej (Mazowiecki Oddział NFZ) Zakładka Kupon z książeczki ciążowej nie występuje w nowej wersji programu.. L Zakładka chemioterapia Zakładka Chemioterapia została przeniesiona na Kartę produktu i zawiera takie same informacje. 13
Ł Zakładka uwagi Zakładka Uwagi nie występuje w nowej wersji programu. M Kod zęba (zębów) / Umiejscowienie wykonania usługi Pole Kod zęba/umiejscowienie usługi znajduje się na Karcie produktu, w części dotyczącej daty wykonania produktu. Nowa wersja programu: N Zlecenie Na karcie kontaktu, w miejscu wcześniejszego Skierowania pojawiły się informacje dotyczące zlecenia. Jeżeli w starej wersji programu przy rejestracji usługi zostały uzupełnione informacje o umowie ze świadczeniodawcą kierującym wówczas do nowej wersji programu XML dane te zostaną przeniesione do pola Zlecenie. 14
Aby podejrzeć dane o zleceniu należy użyć klawisza w polu Zlecenie. 15
Dane można przeglądać z poziomu karty kontaktu w części Zlecenie (dane mogą być jedynie przeglądane, bez możliwości modyfikacji) lub z poziomu listy zleceń - menu Rejestracja/Zlecenia (dane mogą być modyfikowane). 3. Dokumenty rozliczeniowe Do nowej wersji KS-SWD XML przenoszone są wszystkie dokumenty rozliczeniowe dotyczące 2006 roku. Dokumenty wystawione za okres wcześniejszy znajdują się w katalogu ze starą wersją programu. Tak, więc w nowej wersji będą widoczne raporty statystyczne, rachunki refundacyjne, listy POZ tylko z roku 2006. 4. Pozostałe informacje Informacje, które są przenoszone do nowej wersji XML bez względu na czas ich wprowadzenia do KS-SWD to dane: umowy oraz aneksy, zapytania ofertowe oraz oferty, baza pacjentów oraz deklaracji, baza personelu medycznego, baza sprzętu, kolejki oczekujących, dane świadczeniodawcy i miejsca wykonywania świadczeń, Wszystkie te dane zostaną przeniesione do nowej wersji KS-SWD. Aby ułatwić świadczeniodawcom obsługę i zapoznanie się z nową wersją programu KS-SWD XML bezpośrednio w programie została umieszczona elektroniczna pomoc (uruchamiana automatycznie przez system lub dostępna pod przyciskiem ), która opisuje kolejne kroki generowania danych w nowym formacie. Oczywiście dokładny opis nowej wersji programu znajduje się w standardowej, pełnej instrukcji do KS-SWD w przypadku wątpliwości zachęcamy do zapoznania się z dokumentacją użytkownika. 16