Rejestracja czasu pracy bez odpowiedniego i łatwego w obsłudze procesu raportowania zapisanych godzin jest niepraktyczna. Naszym celem było stworzenie kompleksowego i funkcjonalnego systemu, dzięki któremu uzyskanie przeglądu zebranych danych będzie proste i skuteczne. łatwe i czytelne raportowanie W systemie timetrack czas może być rejestrowany również bez dostępu do internetu. W takim przypadku zapisane rekordy czasowe przechowywane są na używanej aplikacji do momentu zsynchronizowania jej z naszymi serwerami. Przesłanie danych odbywa się przy ponownym połączeniu z siecią, dlatego przed stworzeniem raportu upewnij się, że wszyscy uczestnicy konkretnego projektu zdążyli to zrobić. Pamiętaj, że każdy raport pokazuje wyłącznie te rejestry, które zostały zatrzymane i zapisane na serwerach przed jego wygenerowaniem. Dostępne szablony raportów Aby stworzyć nowy raport, w kolumnie 'Raporty' kliknij 'dodaj raport'. Pojawi się okno raportów, które pozwoli wybrać jeden z dostępnych szablonów. Zwróć uwagę na to, że każdy z nich ma zapisane różne ustawienia domyślne. Dzięki opcji 'wyświetl raport' możesz zobaczyć podgląd pliku, który zostanie wysłany na podany adres e-mail. Godziny pracy Jest to raport, który zawiera informacje o tym, ile godzin zostało zarejestrowanych w wybranym przedziale czasowym przez każdego z uczestników projektu oraz kiedy rejestracja czasu została rozpoczęta i wstrzymana. Istnieje możliwość zdefiniowania ram czasowych rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy wraz z określoną liczbą godzin, koniecznych do zarejestrowania. Grafika pokaże, który użytkownik nie zarejestrował swojego czasu według wskazówek lub wymogów na wykresie taka informacja oznaczona będzie kolorem czerwonym. Godziny pracy co dzień Raport ten jest podobny do raportu godziny pracy. Różnica dotyczy grupowania i wyświetlania informacji według dni. Ten rodzaj raportu polecamy przy projektach z wieloma użytkownikami. Projekty i użytkownicy Jest to kompleksowy raport, wyświetlający projekty, podprojekty oraz osoby w nich uczestniczące. Pokazuje on czas zarejestrowany przez każdego użytkownika przy każdym projekcie, a także sumaryczną liczbę godzin zarejestrowanych dla poszczególnych projektów i podprojektów. Strona 1/5
Moje godziny i projekty Jest to prosty i przejrzysty raport, pokazujący dane zarejestrowane przez konkretnego użytkownika przy projektach, w których uczestniczy. Informacje o godzinach pracy są grupowane dniami. Symsys Pliki eksportowe wygenerowane za pomocą tego szablonu, są przeznaczone dla aplikacji Symsys. Pozycje kalendarza Outlook Jest to szablon raportu, którego plik wyjściowy z rekordami czasowymi może zostać zaimportowany do Outlooka. Przy jego generowaniu trzeba zwrócić uwagę na to, by nie zmieniać formatu wychodzącego pliku. Stosowanie filtrów i innych ustawień wciąż jest możliwe. Pozycje kalendarza ical Ten szablon umożliwia import pliku wyjściowego wraz z rejestrami czasu do kalendarza ical. I-Motion Jest to raport, który wyświetla przegląd godzin, jakie konsultant (użytkownik/pracownik) zarejestrował nad wybranym projektem w ciągu dnia. Są tu również dołączone wszelkie komentarze dodane przez konsultanta do rekordów czasowych. Eksport rejestrów czasu / Eksport rejestrów czasu 2 Te raporty generowane są w formacie plików csv. Zawierają dokładne dane rejestrów czasowych (godzinę rozpoczęcia i zakończenia śledzenia czasu pracy wraz z sumą zapisanych godzin). Szczególne ustawienia raportów Timetrack oferuje możliwość dostosowania szablonów raportów do indywidualnych wymagań. Możesz mieć pewność, że poprzez wybranie odpowiednich opcji i filtrów wygenerujesz raport, który zawierać będzie potrzebne w danej sytuacji informacje. Filtr Użytkownicy Z listy wszystkich użytkowników można wybrać konkretne osoby, których rejestry zostaną wyświetlone na raporcie (nazwy tych użytkowników podświetlone zostaną na niebiesko). W innym przypadku raport pokaże dane wszystkich uczestników. Filtr Projekty Tutaj podobnie: raport będzie obejmował wszystkie zdefiniowane projekty lub tylko te, określone przez nas (zaznaczone kolorem niebieskim). Strona 2/5
Filtr Podprojekty I znowu zasada jest taka sama w raporcie znajdą się wszystkie podprojekty albo tylko te, wybrane z odpowiedniej kolumny. Zaokrąglanie czasu W systemie raportowania istnieje opcja zaokrąglania rekordów czasowych w górę do 2-9 minut. Jest ona dostępna dla niektórych szablonów raportów: imotion oraz 'moje godziny i projekty'. Może się ona okazać przydatna np. przy generowaniu danych do rozliczeń z klientami. Raporty tworzone w oparciu o wybrane przedziały czasowe Ta opcja pozwala wygenerować raport, który wyświetli wszystkie zarejestrowane rekordy czasowe, dokonane w wybranym terminie. Poprzedni dzień Raport tworzony jest w oparciu o wykaz godzin z dnia poprzedniego. Wszyscy uczestnicy projektów powinni zsynchronizować aplikacje (podczas połączenia z internetem) przed godziną jego wygenerowania, aby ich dane zostały na nim uwzględnione. Dzisiaj Raport pokaże tylko te rekordy czasowe, które zostały zarejestrowane w ciągu bieżącego dnia do momentu wygenerowania pliku. Poprzedni tydzień Raport ten obejmuje 7 dni poprzedniego tygodnia wraz z rejestrami czasowymi zapisanymi podczas wszystkich dni roboczych. Bieżący tydzień Na raporcie wyświetlone zostaną dane, zarejestrowane od poniedziałku bieżącego tygodnia do momentu wygenerowania pliku. Poprzedni miesiąc Raport zawiera wykaz rejestrów czasowych z minionego miesiąca. Bieżący miesiąc Raport pokaże dane zarejestrowane w ciągu bieżącego miesiąca. Poprzedni kwartał Ten rodzaj raportu zostaje wygenerowany wraz z zapisem godzin z poprzedniego kwartału. Poprzedni kwartał zdefiniowany został jako ostatni możliwy kwartał. Jeśli zechcemy wygenerować raport tego typu w maju, otrzymamy dane za pierwszy kwartał (styczeń, luty, marzec). Bieżący kwartał Na raporcie znajdą się wszystkie zarejestrowane rekordy czasowe z bieżącego kwartału. Strona 3/5
Poprzedni rok Raport zawierać będzie wykaz godzin, które zarejestrowane zostały w ciągu ostatniego roku. Jeśli zechcemy wygenerować raport za 2012 rok, musimy to zrobić w jakimkolwiek dniu 2013 roku. Bieżący rok Raport pokaże rekordy czasowe zarejestrowane w ciągu bieżącego roku. Własny okres Istnieje możliwość wybrania własnego przedziału czasowego, dzięki czemu na raporcie wyświetlone zostaną rekordy czasowe, zarejestrowane właśnie w tym terminie. Formaty raportów Timetrack oferuje szeroki wybór formatów plików wyjściowych, co pozwala wygenerować raport, który w najlepszy sposób będzie odpowiadał indywidualnym wymaganiom. Trzeba jednak pamiętać, że chociaż da się wysłać diagram do pliku html, to opcja ta nie jest już dostępna przy pliku tekstowym. DOCX XLS TXT PDF RTF XLSX ODT ODS CSV FLA Formaty w kombinacji z szablonami raportów Odpowiednie połączenie formatu i szablonu raportu pozwala na wygenerowanie pliku, który później może zostać zaimportowany i przetworzony przez inne programy. Strona 4/5
Definiowanie kilku raportów Ten sam szablon raportu może zostać użyty wielokrotnie, zarówno do wygenerowania danych dla wszystkich projektów równocześnie, jak i indywidualnie dla każdego z nich. W połączeniu z odpowiednimi filtrami i ustawieniami raport może zostać wysłany do konkretnej osoby. Przykład: Jeśli chcesz powiadomić swojego klienta o liczbie przepracowanych godzin, może on otrzymać wyłącznie te informacje, które go dotyczą. Dostarczanie raportów według harmonogramu Wszystkie raporty mogą być dostarczone do Ciebie lub każdej innej osoby (pracownika, klienta) automatycznie i cyklicznie na wskazany adres e-mailowy. Ustawienia dla poszczególnych raportów wybiera sam użytkownik, a po ich odpowiednim zdefiniowaniu kolejne wizyty na stronie timetrack.eu nie są konieczne (do czasu ewentualnego wprowadzenia zmian). Opcje planowania / harmonogramu W sekcji 'Planowanie' można znaleźć i zdefiniować następujące opcje: Format pliku Oto lista dostępnych formatów: plik CSV, dokument Adobe PDF, dokument HTML, arkusz kalkulacyjny, plik tekstowy, dokument rtf, modyfikowany plik tekstowy. Adres e-mail Zdecyduj, kto powinien otrzymywać raporty (Ty, pracownicy, klienci lub jakakolwiek inna osoba) i podaj wybrane adresy e-mailowe. Wyślij pierwszy raport Możesz ustawić dokładną datę i godzinę otrzymania pierwszego raportu drogą elektroniczną. Powtarzalność Jest to rozbudowana opcja, pozwalająca w sposób precyzyjny określić to, z jaką częstotliwością, w które dni tygodnia lub miesiąca raport będzie wysyłany. W tym miejscu można również wskazać datę i godzinę otrzymania ostatniego raportu. Raporty niestandardowe Może się zdarzyć, że aktualnie dostępne możliwości raportowania okażą się niewystarczające, nie spełnią oczekiwań i wymagań naszych użytkowników. Dział wsparcia technicznego jest gotowy do wprowadzenia zmian, które ułatwią korzystanie z aplikacji timetrack. Po prostu daj nam znać. Strona 5/5