10 przewag konkurencyjnych zarządzania pracą w sposób bezpieczny i oparty na zarządzaniu zasobami ludzkimi Niniejsza publikacja jest adresowana do kierowników instytucji ochrony zdrowia, którzy chcą zwiększyć wydajność pracowników poprzez skupienie się na rozwoju zasobów ludzkich i bezpieczeństwie w pracy. Funkcjonujemy we wciąż zmieniającym się globalnym środowisku, gdzie stale musimy stawiać czoła takim wyzwaniom, jak wysokie koszty i niskie zyski. W warunkach silnej konkurencji uzyskanie przewagi przez daną instytucję często zależy od jej pracowników. Przekonamy się, jak wysoko wykwalifikowani pracownicy ochrony zdrowia mogą zapewnić przewagę konkurencyjną i wpłynąć na zwiększenie zarówno wydajności, jak i jakości świadczonych usług. Obecnie pracownicy opieki zdrowotnej są uważani za grupę ryzyka z powodu ciągłego stresu, z którym muszą sobie radzić. Projekt Take Care, finansowany w ramach Programu Uczenia się przez Całe Życie Komisji Europejskiej, wpłynie na zwiększenie kompetencji specjalistów w dziedzinie opieki zdrowotnej poprzez opracowanie nowego profilu zawodowego uwzględniającego innowacyjne umiejętności, które pozwolą pracownikom ochrony zdrowia stawić czoła wielu trudnościom, z którymi muszą się borykać, takim jak: niedobory personelu, silne czynniki stresogenne i wysoki wskaźnik wypadków. W ramach projektu Take Care zostaną opracowane innowacyjne materiały szkoleniowe dotyczące następujących trzech dziedzin: zarządzania, zdrowia i bezpieczeństwa oraz umiejętności miękkich. Te trzy tematy odpowiadają głównym problemom napotykanym przez specjalistów z sektora opieki zdrowotnej, co podkreślają również kierownicy biorący udział w badaniach terenowych. Innowacyjne moduły szkoleniowe będą oparte na technologiach teleinformatycznych. E-podręcznik opisujący innowacyjne narzędzia zarządzania we wszystkich językach partnerów projektu zostanie udostępniony do pobrania. Szkolenie w zakresie zdrowia, przepisów bezpieczeństwa i umiejętności miękkich, dostosowane do potrzeb grupy docelowej, będzie dostępne w formie kursu internetowego. Ten projekt został zrealizowany przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej. Publikacja odzwierciedla jedynie stanowisko autora i Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za umieszczoną w niej
W niniejszym Dekalogu przewag konkurencyjnych podkreślono pozytywne i widoczne gołym okiem rezultaty rozwijania kompetencji pracowników opieki zdrowotnej w zakresie zarządzania, zdrowia i bezpieczeństwa oraz umiejętności miękkich. Dekalog przewag 1. Większa satysfakcja pracowników opieki medycznej 3 2. Stabilność zatrudnienia 4 3. Zwiększona konkurencja i lepsza reputacja 5 4. Lepsze zarządzanie 6 5. Większa wiedza specjalistyczna 7 6. Mniej przypadków nieobecności w pracy 8 7. Wyższe zyski/ niższe koszty 9 8. Większa satysfakcja pacjentów 10 9. Wykwalifikowany personal zza granicy 11 10. Poprawa warunków zdrowotnych i bezpieczeństwa 12 Ten projekt został zrealizowany przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej. Publikacja odzwierciedla jedynie stanowisko autora i Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za umieszczoną w niej
Większa satysfakcja pracowników opieki medycznej Instytucjom opieki zdrowotnej i szpitalom zawsze trudno sprostać wysokim wymaganiom pacjentów z powodu niskiej motywacji personelu. Spadek motywacji wynika także z ogólnej frustracji spowodowanej niemożnością osiągnięcia wyznaczonych celów. Te czynniki, w połączeniu z niskim wynagrodzeniem i rutynowym podejściem do pracy, zmniejszają motywację pracowników. Pracownicy opieki zdrowotnej, którzy nie uważają swojej pracy za interesującą ani nie czują, że przyczyniają się do spełnienia misji instytucji, nie będą zaangażowani w swoją pracę. Każdy potrzebuje celu w pracy. Stagnacja nie daje satysfakcji. Pracownicy opieki zdrowotnej zapewne mają większy potencjał niż obecnie wykazują. Zachęcanie ich do wykorzystania w pełni tego potencjału sprawi, że będą bardziej zaangażowani i usatysfakcjonowani. Dzięki odpowiedniemu szkoleniu można stworzyć zmotywowany i zaangażowany zespół pracowników opieki zdrowotnej lojalnych wobec instytucji, dla której pracują. W istocie zainwestowanie w ich szkolenie sprawi, że będą się czuli bardziej doceniani. W efekcie zwykle zwiększa się ich motywacja. Większa satysfakcja zawodowa, mniej przypadków nieobecności w pracy i mniejsza rotacja personelu to tylko niektóre zalety tej metody. Stabilność zatrudnienia
Instytucje ochrony zdrowia uskarżają się na niedobór pracowników i wysoki wskaźnik rotacji personelu. W obecnej sytuacji gospodarczej ważne jest, aby nie stracić najbardziej utalentowanych pracowników. Pracodawcy często obawiają się, że wyszkoleni pracownicy opieki medycznej mogą zdecydować się na pracę w innych instytucjach, przez co niechętnie organizują szkolenia. Jednakże zapewnianie szkoleń w rzeczywistości zmniejsza ryzyko utraty pracowników. Dzięki szkoleniom pracownicy opieki zdrowotnej mogą poczuć się wartościowi, zwiększa się ich morale i zmniejsza wskaźnik rotacji personelu. Jednocześnie nowo wyszkoleni pracownicy mogą zastąpić tych, którzy odeszli. Ponadto dzięki zapewnieniu pracownikom opieki zdrowotnej odpowiednich warunków do rozwoju czują oni, że instytucja, dla której pracują, troszczy się o ich przyszłość. Regularne szkolenia i program umożliwiający pracownikom kontynuację edukacji pozytywnie wpływają na ich efektywność i pewność siebie. Wzbudzenie w pracownikach poczucia dumy może też zmniejszyć rotację personelu. Pracownicy, którzy współpracują ze sobą przez dłuższy czas, uczą się, jak pracować wydajniej. Gdy pracownicy opieki zdrowotnej mają duże doświadczenie we współpracy, dana instytucja ma przewagę nad innymi firmami, które muszą co jakiś czas zatrudniać nowych pracowników.
Zwiększona konkurencja i lepsza reputacja Instytucjom ochrony zdrowia często trudno w pełni zrealizować zamierzone cele z powodu niedostatecznego przygotowania i niskiej motywacji personelu. Ciągłe szkolenia pomagają pracownikom opieki zdrowotnej efektywniej wykonywać swoją pracę i szybciej przyswajać sobie nowe idee. To z kolei zwiększa wydajność organizacyjną, dzięki czemu szpital, dom opieki, hospicjum lub dom spokojnej starości zyskują przewagę nad konkurencją. Bardziej wydajni pracownicy szybciej zaspokajają potrzeby lekarzy i pacjentów, rzadziej popełniają błędy i łatwiej dostosowują się do zmieniających się wymagań. Dodatkowe umiejętności mogą oznaczać szybszą i często efektywniejszą pracę, dlatego wpływają na zwiększenie efektywności i innowacyjności. Ponadto dzięki szkoleniom rozrastająca się instytucja ma do dyspozycji odpowiednio wykwalifikowanych pracowników. Kiedy pracownicy opieki zdrowotnej wiedzą, co mają robić, mogą zwiększyć wydajność instytucji, a tym samym pozytywnie wpłynąć na jej reputację. Lepsze zarządzanie
Instytucje opieki zdrowotnej i szpitale kładą duży nacisk na problemy związanie z zarządzaniem strategicznym, często spowodowane niedoborami pracowników i brakiem czasu na zoptymalizowanie usług. Szkolenia w zakresie zarządzania zapewniają poprawę wydajności funkcjonowania instytucji. Dzięki temu łatwiej osiągnąć sukces. To bardzo opłacalna metoda na zwiększenie motywacji i udoskonalenie procesu podejmowania decyzji, a także efektywniejsze gospodarowanie czasem. Lepsze zarządzanie kadrami sprzyja zwiększeniu motywacji pracowników, a tym samym większej wydajności pracy. Pracownicy opieki zdrowotnej muszą czuć, że są częścią czegoś większego niż wynikałoby to z ich indywidualnych zadań, aby mogli być usatysfakcjonowani. Włączenie ich w proces wyznaczania celów zwiększa ich zaangażowanie i satysfakcję. Zachęcanie się nawzajem, unikanie mikrozarządzania, udzielanie pozytywnej informacji zwrotnej i upewnianie się, że krytyka jest konstruktywna to sposoby na stworzenie środowiska pracy, w którym pracownicy opieki zdrowotnej mogą się rozwijać, a nie tylko walczyć o przetrwanie. Większa wiedza specjalistyczna
Szpitale i instytucje opieki zdrowotnej często narzekają na brak certyfikowanych pracowników. Jednakże możliwość zwiększenie kompetencji zależy od możliwości uczestniczenia w zaktualizowanych, wysokiej jakości szkoleniach. Podnoszenie kwalifikacji pracowników poprzez zaktualizowanie ich umiejętności zawodowych i społecznych jest kluczowe, ponieważ umożliwia nawiązanie lepszych relacji pomiędzy lekarzem/pielęgniarką a pacjentem, a także lepszą integrację i komunikację. Pracownicy opieki zdrowotnej muszę mieć szansę rozwoju swoich umiejętności w takich dziedzinach jak kierownictwo, zarządzenie zespołem, rozwiązywanie problemów, podejmowanie decyzji, zarządzanie projektem, efektywność osobista, radzenie sobie ze stresem i kreatywność. Nowe możliwości są wszędzie wokół nas, lecz aby je dostrzec, konieczny jest trening i doświadczenie. Tylko w ten sposób można wiedzieć, z którą z nich warto zapoznać się bliżej. Poświęcając czas na rozwój pracowników opieki zdrowotnej, można nauczyć ich, jak dostrzegać szanse dla instytucji. Zamiast troszczyć się tylko o przyszłość samego szpitala, warto zainwestować w odpowiedni program rozwoju. Dzięki temu można stworzyć zespół pracowników, którzy będą systematycznie podsuwać nowe pomysły.
Mniej przypadków nieobecności w pracy Wypalenie zawodowe to jeden z głównych problemów, z którymi borykają się szpitale, domy opieki, domy spokojnej starości i hospicja. Stress i choroby zwiększają liczbę przypadków nieobecności w pracy, co stanowi dodatkowy problem dla zarządu. Stres, z którym pracownicy nie mogą sobie poradzić, może skutkować spóźnieniami, nieobecnością w pracy, dużą rotacją pracowników, zwiększoną liczbą wypadków i błędów, a także przemocą w miejscu pracy. Dzięki zarządzaniu ad hoc i umiejętnościom miękkim pracownicy opieki zdrowotnej są bardziej zrelaksowani, pracują wydajniej i mają więcej energii w pracy. Są również bardziej skoncentrowani i zaangażowani i cieszą się lepszym zdrowiem. Ponadto spokojne i bardziej efektywne środowisko pracy sprawia, że mają pozytywny stosunek do swoich obowiązków. Udowodniono, że wyszkolony pracownik pracuje średnio o 23% wydajniej niż pracownik niewyszkolony. Co więcej, stwierdzono, że zwiększenie liczby dni szkolenia na jednego pracownika o 1% podnosi wydajność pracy o 3%.
Wyższe zyski/ niższe koszty Obecnie finanse stanowią duży problem z powodu niewystarczającego kapitału i braku odpowiednio wykwalifikowanych pracowników, ale dzięki szkoleniu może rzadziej dochodzić do niepożądanych zdarzeń, co z kolei korzystnie wpłynie na wynik finansowy. W istocie szkolenia pomagają instytucjom zminimalizować straty i zwiększyć zyski. Badania wykazują, że organizacje, które inwestują w szkolenia i rozwój, dzieli tylko kilka kroków od lepszych efektów działalności. Szczególne znaczenie ma tutaj fakt, że zmotywowana siła robocza oznacza większą wydajność pracy i mniejsze straty finansowe. Wyższa wydajność wpływa też na zwiększenie zysków, a szkolenia dla pracowników opieki zdrowotnej mogą pomóc wypełnić luki w organizacji. W obecnej trudnej sytuacji gospodarczej szkolenia mogą także okazać się przydatne, gdy zachodzi konieczność oddelegowania pracowników do innych regionów i podwyższenia ich kwalifikacji. Ponadto plany rozwoju personelu wzbudzają zainteresowanie najlepszych potencjalnych pracowników.
Większa satysfakcja pacjentów W większości instytucji opieki zdrowotnej, również tych oferujących leczenie ambulatoryjne, pacjenci przez większość czasu mają kontakt z pracownikami. Personel poprzez swoje zaangażowanie może poznać potrzeby klientów i wyjść im na przeciw, oferując usługi najwyższej jakości. Zwiększając umiejętności miękkie, pracownicy opieki zdrowotnej uczą się lepiej porozumieć z pacjentami, dzięki czemu klienci są bardziej usatysfakcjonowani. Pracownicy będą też potrafili lepiej udzielać pacjentom informacji, w tym dotyczących kwestii prawnych. Zaangażowanie pracowników to klucz do zadowolenia i usatysfakcjonowania klienta. Wykwalifikowany personal zza granicy
Zatrudnianie nowych pracowników to dla instytucji opieki zdrowotnej ogromne wyzwanie. Rekrutacja oznacza, że trzeba będzie umiejętnie ocenić potencjał kandydatów. Dotyczy to zwłaszcza wykwalifikowanych pracowników zza granicy. Służy do tego Europejski System Transferu Osiągnięć w Kształceniu i Szkoleniu Zawodowym (ECVET) 1, który można stosować na szczeblu międzynarodowym. System skupia się na rezultatach kształcenia, dlatego rekomendacje ECVET pozwalają firmom lepiej ocenić, co kandydaci już są w stanie osiągnąć, ponieważ kompetencje są określane w oparciu o sytuacje w pracy, które można powiązać z rzeczywistymi zadaniami. Europejskie Ramy Kwalifikacji (EQF) 2 służą za narzędzie, dzięki któremu kwalifikacje są bardziej zrozumiałe i można łatwiej ocenić kwalifikacje zagranicznych kandydatów. Kolejną zaletą jest większa klarowność kwalifikacji zdobytych za granicą i łatwiejsze osiąganie kolejnych poziomów. Poprawa warunków zdrowotnych i bezpieczeństwa 1 http://europa.eu/legislation_summaries/education_training_youth/lifelong_learning/c11107_en.htm 2 http://ec.europa.eu/eqf/home_en.htm
Organizowanie instruktażu i szkoleń dotyczących metod pracy zgodnych z przepisami BHP, jak również promowanie świadomego zarządzania ryzykiem wśród pracowników opieki zdrowotnej jest kluczowe dla kadry zarządzającej. Gdy wszyscy pracownicy mają motywację i chęć, aby pracować bezpiecznie i chronić swoje życie i zdrowie w dłuższej perspektywie, nie tylko unikając wypadów, pracują wydajniej, firma osiąga lepsze wyniki, a straty finansowe są minimalne. Skuteczny system planowania związany ze zdrowiem i bezpieczeństwem wymaga od organizacji ustanowienia funkcjonalnego systemu zarządzania, który: kontroluje ryzyko, reaguje na zmieniające się wymagania i umożliwia zachowanie odpowiedniej kultury zdrowia i bezpieczeństwa. Jeśli kontrola zawiedzie, pracownicy będą w niebezpieczeństwie i dojdzie do wypadków, które spowodują ogromne problemy.