Temat: DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE Strona 1 z 6 1. Cel i zakres 1.1. Cel Celem niniejszej procedury jest zapewnienie skutecznej realizacji działań. 1.2. Zakres Procedura obowiązuje w zakresie całego systemu zarządzania jakością, a w szczególności dotyczy: - zasad przeglądu niezgodności (w tym skarg i wniosków klientów), - zasad ustalania przyczyn niezgodności, - zasad oceny skutków spowodowanych wystąpieniem niezgodności, - ustalania potrzeby wdrażania i przeglądu niezbędnych działań korygujących bądź zapobiegawczych, - ustalenia zasad edycji i nadzoru nad zapisami dotyczącymi wyników podjętych działań korygujących bądź zapobiegawczych. Procedura realizuje działania związane z realizacją działań: wynikających z decyzji z Przeglądu Zarządzania korygujących realizowanych na skutek stwierdzenia wystąpienia problemu / niezgodności zapobiegawczych realizowanych na skutek stwierdzenia prawdopodobieństwa wystąpienia problemu / niezgodności 2. Podstawa, powołania i definicje 2.1. Podstawa Księga Jakości Norma PN EN ISO 9001:2009 pkt. 8.5 2.2. Powołania proces: wewnętrzne audity jakości 2.3. Definicje Działania zapobiegawcze- działanie w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej niezgodności lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej Działanie korygujące działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji.
Temat: DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE Strona 2 z 6 Korekcja- działanie w celu wyeliminowania wykrytej niezgodności 3. Odpowiedzialność 3.1 Wszyscy pracownicy Starostwa odpowiedzialni są za: uważne i aktywne obserwowanie działania Starostwa z punktu widzenia tego czy występują zarówno rzeczywiste problemy funkcjonowania Starostwa jak i prawdopodobieństwo ich wystąpienia, zgłaszanie swoich spostrzeżeń bezpośrednim przełożonym lub, Członkom Rady ds. Jakości lub też Pełnomocnikowi ds. Jakości, aktywne uczestnictwo w pracach zespołów powoływanych do realizacji działań, zgłaszanie informacji o problemach w pracy zespołów problemowych, konsekwentne i skuteczne realizowanie wszystkich poleceń Pełnomocnika ds. Jakości w zakresie stosowania procedury działań. 3.2. Członkowie Zarządu, Naczelnicy Wydziałów / Kierownicy komórek organizacyjnych / Właściciele procesów odpowiedzialni są za: przyjmowanie zgłoszeń problemów funkcjonowania Starostwa od podwładnych aktywne dokonywanie przeglądów niezgodności, ustalanie przyczyn ich występowania oraz podejmowanie decyzji w sprawie uruchamiania działań korygujących lub zapobiegawczych, w Wydziałach / komórkach organizacyjnych, w których powstała niezgodność (lub istnieje potencjalne niebezpieczeństwo jej powstania), skuteczną realizację działań zmierzających do zapewnia skutecznej realizacji postanowień 8 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Wałbrzychu, a w szczególności : skutecznej działalności wydziałów zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz poleceniami Starosty, należytego planowania i organizacji pracy wydziałów oraz nadzorowania realizacji zadań w wydziale, 3.3. Pełnomocnik ds. Jakości jest odpowiedzialny za: kontrolę, zatwierdzenie i utrzymanie niniejszej procedury, koordynację i monitorowanie realizacji działań korygujących i
Temat: DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE Strona 3 z 6 zapobiegawczych, wynikających z auditów wewnętrznych i przeglądu zarządzania, prowadzenie rejestru działań, 3.4. Pełnomocnik ds. Jakości jest uprawniony jest do wydawania poleceń wszystkim pracownikom Urzędu wynikających z nadzoru nad realizacją działań. 4. Realizacja 4.1.Dokumentacja Źródłem informacji o niezgodności jest każdy/a: wiarygodny i udokumentowany zapis pochodzący od klienta zewnętrznego lub wewnętrznego, zapis z przeglądu zarządzania, raportu kontroli wewnętrznej lub zewnętrznej, raportu niezgodności z auditów wewnętrznych, skarg i / lub wniosek mające charakter uzasadnionej niezgodności, raport z analizy wyników ankiet lub innych form badania satysfakcji, wnioski zgłoszone przez Zarząd Powiatu lub pracowników. Działania doskonalące mogą również wynikać z zapisów Strategii Powiatu i innych dokumentów o charakterze strategicznym, wymagających zaplanowania i realizacji działań (np. cele strategiczne Powiatu). Działania doskonalące realizowane są z zastosowaniem zapisu Karta Projektu Doskonalącego nr oraz Rejestru Działań Doskonalących. Karta jest procedowana i przechowywana jako oryginalna w wydziale/komórce organizacyjnej. Rejestr zaś, jako oryginalny, przechowywany jest u Pełnomocnika ds. Jakości. 4.2. Realizacja 4.2.1. Opis planowania i realizacji działań Uruchamianie działań jest: 1) Uruchamianie działań jest:
Temat: DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE Strona 4 z 6 a) Obligatoryjne przez Członków Zarządu, Naczelników, Członków Rady ds. Jakości, Pełnomocnika ds. Jakości w przypadku: i) otrzymania raportu niezgodności z auditu wewnętrznego, ii) wniosku z przeglądu zarządzania zapisanego w Sprawozdaniu z Przeglądu Zarządzania lub w Planie Poprawy Jakości, iii) zatwierdzenia do stosowania dokumentu o charakterze strategicznym, np. Strategia Powiatu. b) Nieobligatoryjne w innych przypadkach stwierdzenia problemu. W tym przypadku Członkowie Zarządu, Naczelnicy, Członkowie Rady ds. Jakości, Pełnomocnik ds. Jakości zobowiązany jest do przeprowadzenia oceny konieczności podjęcia działań. Problem może być usunięty za pomocą prostych, bieżących działań naprawczych. 2) Członek Zarządu, Naczelnik Wydziału, Członek Rady ds. Jakości, Pełnomocnik ds. Jakości, który stwierdził problem lub któremu takowy problem został zgłoszony, przeprowadza analizę celowości podejmowania działań korygujących i zapobiegawczych. Pracownik odpowiedzialny za obszar, w którym mają być przeprowadzone działania korygujących lub zapobiegawcze po zidentyfikowaniu konieczności ich przeprowadzenia, wypełnia formularz karty działań. 3) Pełnomocnik ds. Jakości zatwierdza kartę działań korygujących/ zapobiegawczych polega to na zatwierdzeniu wpisu w rejestrze działań korygujących (wzór rejestruje się zgodnie z załącznikiem do niniejszej procedury). Po zatwierdzeniu karta jest zwracana osobie odpowiedzialnej za przeprowadzenie działań. 4) Po wykonaniu zaplanowanych działań korygujących lub zapobiegawczych Kierownik Projektu uzupełnia formularz karty w zakresie dat zakończenia poszczególnych etapów prac a po zakończeniu całości działań, najpóźniej w terminie 6 miesięcy od ich zakończenia, uzupełnia formularz o analizę ich skuteczności oraz o ewentualne wnioski co do konieczności podjęcia innych działań korygujących lub zapobiegawczych. 5) Kierownik Projektu odpowiedzialny za realizację działań w trakcie ich realizacji, w terminach miesięcznych przedstawia Pełnomocnikowi ds. Jakości informacje (pisemnie) o postępie prac zaplanowanych do
Temat: DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE Strona 5 z 6 realizacji, włącznie z informacją o stopniu realizacji celów projektu doskonalącego. 6) Zgodnie z zaleceniem wynikającym z planów działań korygujących/zapobiegawczych wszyscy pracownicy Starostwa są zobowiązani do realizacji działań korygujących i zapobiegawczych. W przypadku podejmowania działań korygujących i zapobiegawczych są one monitorowane pod względem ich skuteczności przez pracownika odpowiedzialnego za obszar. 7) Pełnomocnik ds. jakości może zarządzić weryfikację skuteczności działań korygujących poprzez audit w danym obszarze zgodnie z procedurą wewnętrzne audity jakości odpowiedzialność za archiwizowanie zapisów dotyczących działań korygujących i zapobiegawczych ponosi osoba odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji szj. 4.3. Zakończenie Działania korygujące lub zapobiegawcze kończą się w momencie, gdy: a) przegląd podjętych działań (najczęściej w trakcie auditu wewnętrznego) wykazuje ich skuteczność, co zostaje potwierdzone zapisem w raporcie z auditu, b) przegląd podjętych działań zapobiegawczych wykazuje wysokie prawdopodobieństwo zapobieżenia występowania potencjalnej niezgodności. Fakt pomyślnego zakończenia działań korygujących lub zapobiegawczych jest odnotowany w rejestrze prowadzonym przez Pełnomocnika. Fakt niezrealizowania działań musi być odnotowany w rejestrze z podaniem przyczyn braku realizacji. 5. Archiwizowanie Rejestr kart działań przechowuje Pełnomocnik ds. Jakości zaś karty projektów przechowywane są w wydziałach, komórkach organizacyjnych zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011r w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U nr 14 poz. 67)
Temat: DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE Strona 6 z 6 6. Miary i wskaźniki Miara efektywności procesu: W1 - liczba działań zrealizowana skutecznie (osiągnięto Cel), w zaplanowanym terminie w stosunku do wszystkich podjętych o realizacji działań W2 -Liczba działań nieobligatoryjnych zainicjowanych w Wydziale W3 Liczba działań zainicjowanych dla realizacji celów strategicznych wynikających ze Strategii Powiatu Kryterium lub wskaźnik oceny/monitorowania: W1 > 70 % wdrożonych działań korygujących i zapobiegawczych do liczby zgłoszeń działań korygujących i zapobiegawczych w danym półroczu W2 >5 w danym półroczu W3> 30 % liczby celów dla wydziału wynikających ze Strategii Powiatu 7. Ocena efektywności Kryterium lub Osiągnięty wynik wskaźnik po1/2 roku oceny/monitorowania: W1- liczba działań zrealizowana skutecznie (osiągnięto Cel), w zaplanowanym terminie w stosunku do wszystkich podjętych o realizacji działań W2 -Liczba działań nieobligatoryjnych zainicjowanych w Wydziale W3 Liczba działań zainicjowanych dla realizacji celów strategicznych wynikających ze Strategii Powiatu W1 > 70 % wdrożonych działań korygujących i zapobiegawczych do liczby zgłoszeń działań korygujących i zapobiegawczych w danym półroczu W2 >5 w danym półroczu W3> 30 % liczby celów dla wydziału wynikających ze Strategii Powiatu Osiągnięty wynik po 1 roku Trend wyników Wnioski uwagi