5. ZARZĄDZANIE ZAPASAMI

5. ZARZĄDZANIE ZAPASAMI Procesom gospodarczym w przedsiębiorstwie w sferze zaopatrzenia, produkcji i zbytu nieustannie towarzyszy tworzenie zapasów materialnych, wśród których znajdują się dobra produkcyjne i konsumpcyjne. W zależności od charakteru branży i obsługiwanych rynków mogą to być zapasy towarów w handlu i sieciach dystrybucji, zapasy wyrobów gotowych w magazynie, zapasy zespołów i podzespołów do montażu, zapasy surowców i części do produkcji (utrzymywane u producenta lub dostawców) itp. Przez zapasy rozumie się zatem wszelkie zasoby materialne znajdujące się w różnych fazach procesu gospodarczego 1. 5.1. Przyczyny utrzymywania zapasów Zapasy uczestniczą w procesach gospodarczych na skutek istniejących rozbieżności między popytem a podażą. Stąd ogólną przyczyną gromadzenia zapasów w kolejnych ogniwach łańcuchów logistycznych (zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych) jest występowanie różnic w intensywności (tempie) dopływu strumieni materialnych (dostaw) i tempie odpływu (zużycia zapasu), co zobrazowano na rys. 5-1. Rys. 5-1. Przepływowy model powstawania zapasów. O wielkości tempa dopływu strumieni materialnych do punktu tworzenia zapasów decyduje stosowana w przedsiębiorstwie polityka dostaw zarówno zewnętrznych (zamawiania) jak i wewnętrznych (zlecania produkcji). Tempo odpływu regulowane jest natomiast intensywnością zużycia zapasu, kształtowaną przez wielkość okresowego zapotrzebowania (popytu) na zapas od strony odbiorców. 1 Warto w tym miejscu przytoczyć jedną z uproszczonych definicji logistyki w aspekcie zapasów: logistyka to zarządzanie zapasami w spoczynku lub w ruchu. 1

Współczesne logistyczne koncepcje zarządzania produkcją i zapasami ukierunkowane są na maksymalne zniwelowanie różnic między intensywnością zużycia zapasu (popytem) a tempem dostaw (podażą), celem uzyskania ciągłości przepływów materiałowych przy minimalnym poziomie zapasów. Niemniej zapasy spełniają kilka istotnych funkcji stanowiących przyczynę ich tworzenia i utrzymywania, które można sklasyfikować w trzy podstawowe grupy: funkcje antycypacyjne, ekonomiczne i zabezpieczające. 1. Funkcje antycypacyjne wyprzedzające zaspokajanie potrzeb w relacji dostawca-odbiorca. Antycypacyjne tworzenie i regularne uzupełnianie zapasów zapewnia dostępność produktów i wysoki poziom obsługi klienta w zaspokajaniu jego zmiennych (często sezonowych) potrzeb w pełny i szybki sposób, zmniejszając jednocześnie koszty utraconej sprzedaży. 2. Funkcje ekonomiczne przejawiające się w wykorzystaniu: efektu ekonomii skali produkcji i zakupów (możliwość produkcji i zakupów w partiach ekonomicznych), oszczędności w produkcji na zapas przy sezonowości popytu i podaży, oszczędności w zakupach przy ofertach rabatowych i upustach cenowych, możliwości tworzenia zapasów spekulacyjnych przy fluktuacji cen i inflacji. 3. Funkcje zabezpieczające (izolujące) ochrona przed niepewnością popytu i skutkami opóźnień w dostawach poprzez tworzenie buforów bezpieczeństwa niwelujących niebezpieczeństwo wyczerpania zapasu. Jak widzimy, wymienione funkcje zapasów odgrywają istotną rolę w skutecznym i efektywnym funkcjonowaniu systemu logistycznego przedsiębiorstwa wskazując na, często uzasadnioną, potrzebę ich tworzenia. Stąd tradycyjnie zapasy traktuje się jako konieczne zło, dążąc do maksymalnej ich redukcji przy założonym poziomie obsługi odbiorców. 5.2. Rodzaje zapasów w przedsiębiorstwie Zapasy gromadzone w procesach gospodarczych, od miejsca pozyskania surowców poprzez procesy produkcyjne aż po klienta końcowego, są wielkością bardzo złożoną. Wynika to z ich zróżnicowania pod względem miejsca składowania, postaci rzeczowej, stopnia przetworzenia, sposobu tworzenia itp. W związku z tym wyróżnia się wiele kryteriów podziału zapasów wśród których można wymienić przede wszystkim: strukturę ilościową (wartościową) zapasów, stopień przetworzenia zapasów, sposób tworzenia zapasów 2

Struktura ilościowa (wartościowa) zapasów Zgodnie z zasadami rachunkowości zapasy są składnikiem majątku obrotowego, tworząc wraz z majątkiem trwałym aktywa przedsiębiorstwa. Efektywne angażowanie środków obrotowych w zapasach ma istotny wpływ na zwiększanie szybkości rotacji, a tym samym na szybkość obrotu kapitałem związanym w zapasach i tempo zwrotu nakładów inwestycyjnych. Niemniej nie wszystkie kategorie zapasów w przedsiębiorstwie biorą udział w omawianej zależności, stąd dla omawianych zależności istotne jest kształtowanie się struktury ilościowej (wartościowej) zapasów. Struktura ta w najprostszym ujęciu dzieli zapasy na część rotującą i nierotującą (rys. 5-2). Rys. 5-2. Typowa struktura ilościowa (wartościowa) zapasu. Część rotująca (obrotowa) zapasów, to zapasy systematycznie zużywane i cyklicznie uzupełniane w toku zaspokajania bieżących potrzeb produkcji i odbiorców. Cechą szczególną zapasów rotujących jest zużywanie się ich w jednym cyklu gospodarczym. Zapasy te są odnawiane według określonych zasad, a ich poziom (równy połowie wielkości dostaw w rozpatrywanym okresie) wynika z wielkości dostaw i okresowego zużycia. Część nierotującą (nieobrotową) stanowi zazwyczaj zapas zabezpieczający. Niemniej, z różnych przyczyn, część ta może obejmować również zapas nadmierny, zwany również zapasem martwym (Dead Stock), zwiększający koszty utrzymania zapasu, a nie wnoszący żadnej wartości dodanej w procesie produkcji. Do tej kategorii zalicza się zapasy trudnozbywalne (niechodliwe, posezonowe, niemodne, przestarzałe) i niepełnowartościowe (uszkodzone, zepsute i nieużyteczne). 3

Stopień przetworzenia zapasów Ogół zapasów materialnych gromadzonych w przedsiębiorstwie wytwórczym w ujęciu przepływowym (logistycznym) można sklasyfikować w trzy podstawowe kategorie: zapasy kupowane, przetwarzane i sprzedawane (rys. 5-3). Dwie pierwsze grupy, ściśle związane z realizacją procesów wytwórczych, określa się jako zapasy produkcyjne. Pozostałe jako zapasy handlowe 2. Rys. 5-3. Klasyfikacja zapasów materiałowych w przedsiębiorstwie wytwórczym (stopień przetworzenia). Do zapasów kupowanych (faza zaopatrzenia) zalicza się zapasy surowców i elementów z zakupu, stanowiących materiały wyjściowe do przetwarzania w wyroby gotowe. Zapasy przetwarzane (faza produkcji) obejmują zapasy materiałów w trakcie wytwarzania (produkcja niezakończona), do których zalicza się zapasy produkcji w toku (półfabrykaty w magazynach) oraz robót w toku (półfabrykaty w trakcie realizacji). Do zapasów sprzedawanych (faza dystrybucji) zalicza się zapasy wyrobów gotowych i elementów serwisowych stanowiących przedmiot sprzedaży. Do grupy zapasów sprzedawanych zalicza się również zapasy towarów (nabytych celem dalszej odsprzedaży). Zapasy takie stanowią oczywiście jedyną kategorię w jednostkach handlowych. Sposób tworzenia zapasów Tworzenie zapasów w jednostkach gospodarczych może odbywać się na dwa sposoby. Potrzebne dobra materialne przedsiębiorstwo może nabyć z zewnątrz od dostawców zewnętrznych (zapas kupowany) bądź wytworzyć we własnym zakresie (zapas produkowany). Pierwszy sposób wykorzystywany jest działalności handlowej i usługowej oraz w działach 2 Szczegółowe omówienie podziału zapasów na produkcyjne i handlowe zawarto w temacie 7. 4

zaopatrzenia przedsiębiorstw wytwórczych. Drugi z nich jest charakterystyczny dla procesów produkcyjnych w działalności wytwórczej (produkcja na magazyn). W działalności takiej omawiany podział przedstawiono na rys. 5-4. Rys. 5-4. Klasyfikacja zapasów materiałowych w przedsiębiorstwie wytwórczym (sposób tworzenia). Czynnikiem wyróżniającym sposoby tworzenia zapasów jest forma ich uzupełniania (rys.5-5). W przypadku zapasu nabywanego z zewnątrz zapas w magazynie automatycznie powiększa się o dostarczoną ilość w momencie przyjęcia dostawy (uzupełnianie natychmiastowe). Natomiast w przypadku zapasu wytwarzanego na magazyn, uzupełnianie zapasu jest zazwyczaj realizowane sukcesywnie w określonym przedziale czasu cyklu produkcyjnego (uzupełnianie stopniowe). Rys. 5-5. Różnice w dynamice zapasów kupowanych i produkowanych. Bufory bezpieczeństwa Odrębną kategorię zapasów reprezentują zapasy nierotujące (nieobrotowe), do których zalicza się zapasy bezpieczeństwa i zapasy nadmierne oraz wszelkiego rodzaju materiały pomocnicze (wykorzystywane i zużywane w obsłudze podstawowych procesów produkcyjnych). Zapasy (bufory) zabezpieczające właściwą realizację procesów produkcyjnych mogą przyjmować dwie formy: buforów ilościowych lub czasowych. 5

1. Bufor ilościowy (Stock Buffer) typowy zapas (rezerwa) bezpieczeństwa (Safety Stock) mierzony w jednostkach fizycznych. Jego lokalizację w harmonogramie dostaw przykładowego układu dostawca-odbiorca (np. dostawca zewnętrzny producent)), zabezpieczającą niezakłócone funkcjonowanie odbiorcy w przypadku opóźnienia dostaw przedstawiono na rys. 5-6. Rys. 5-6. Zapas bezpieczeństwa w układzie dostawca-odbiorca. Efektem tworzenia buforów ilościowych jest zwiększenie ilościowego parametru przepływów materiałowych (zwiększenie średniego poziomu utrzymywanego zapasu). 2. Bufor czasowy (Time Buffer) wyprzedzenie czasowe (rezerwa czasu) mierzone w jednostkach czasu. Jego przykładową lokalizację w harmonogramie dostaw z rys. 5-6, zabezpieczającą niezakłócone funkcjonowanie odbiorcy w przypadku opóźnienia dostaw, przedstawiono na rys. 5-7. Rys. 5-7. Wyprzedzenie czasowe w układzie dostawca-odbiorca. Efektem tworzenia buforów czasowych jest zwiększenie czasowego parametru przepływów materiałowych (wydłużenie cyklu produkcji lub zaopatrzenia). 5.3. Cele i zadania zarządzania zapasami Zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie stanowi funkcję składową zarządzania produkcją, co zobrazowano na rys. 5-8. Zakres funkcji i zadań zarządzania produkcją jest szerszy od zarządzania zapasami. Przedmiotem zarządzającego produkcją jest racjonalne gospodarowanie 6

zarówno zasobami obiektowymi (zdolnością produkcyjną) jak i zasileniowymi (zapasami materiałowymi), natomiast uwaga zarządzającego zapasami skoncentrowana jest zasobach zasileniowych. Rys. 5-8. Zakres zarządzania produkcją i zapasami w procesie logistycznego przepływu materiałów w przedsiębiorstwie wytwórczym. W warunkach działalności produkcyjnej zarządzanie zapasami nie może być realizowane oddzielnie od zarządzania produkcją. Zapasy umożliwiają produkcję, a jednocześnie są jej rezultatem. Stąd cele i zadania zarządzania zapasami wynikają wprost z celów zarządzania produkcją. Poznana już w tym zakresie przeciwstawność rynkowej i efektywnościowej orientacji przedsiębiorstw rzutuje również na sprzeczność celów zarządzania zapasami (rys. 5-9). Rys. 5-9. Cele zarządzania zapasami w orientacji rynkowej i efektywnościowej. Decyzje dotyczące zapasów muszą uwzględniać zarówno kwestie związane z poziomem obsługi klienta jak i związanymi z tym kosztami. W pierwszym przypadku cele zarządzania zapasami przejawiają się w zapewnieniu wysokiej ich dostępności poprzez zminimalizowanie 7

ryzyka wystąpienia niedoboru co wymaga dużych buforów zabezpieczających. Z drugiej strony, zorientowanie na redukcję kosztów pociąga za sobą konieczność minimalizacji kapitału związanego w zapasach drogą minimalizacji stanów zapasów. Podejmowane więc przez zarządzającego zapasami decyzje powinny zmierzać do osiągnięcia równowagi (trade-off) między pożądanym poziomem obsługi odbiorców a poziomem tworzonych i utrzymywanych zapasów bezpieczeństwa, kompensujących przypadki wzrostu popytu bądź opóźnień w dostawach (rys. 5-10). Rys. 5-10. Równowaga w rozwiązaniach kompromisowych w zarządzaniu zapasami. W ustalaniu poziomu obsługi i związanego z tym zapasu bezpieczeństwa wykorzystywany jest powszechnie rachunek prawdopodobieństwa 3. Poziom obsługi klienta definiowany jest wówczas jako prawdopodobieństwo niewystąpienia niedoboru zapasu w cyklu jego uzupełniania (np. poziom obsługi = 95% oznacza, że prawdopodobieństwo zaspokojenia potrzeb odbiorców w danym cyklu wynosi 95%, a ryzyko wystąpienia niedoboru zapasu = 5%). Rezultatem zarządzania zapasami jest kształtowanie ilościowo-czasowych parametrów przepływów materiałowych. Podejmowane w tym zakresie decyzje zmierzają do ustalenia: kiedy i w jakim wymiarze należy uruchamiać mechanizmy ich tworzenia? Stąd podstawowym zadaniem stojącym przed zarządzającym zapasami jest znalezienie w odniesieniu do każdej pozycji zapasu odpowiedzi na dwa elementarne pytania. Dla zapasu kupowanego 1. Ile zamawiać? Jaka powinna być wielkość zamówień (partii zakupu)? 2. Kiedy zamawiać? W jakim terminach składać zamówienia? Dla zapasu produkowanego 1. Ile produkować? Jaka powinna być wielkość zleceń produkcyjnych (serii/partii produkcyjnej)? 2. Kiedy produkować? W jakich terminach uruchamiać zlecenia produkcyjne? 3 Najczęściej wykorzystywanym w tym celu rozkładem prawdopodobieństwa jest rozkład normalny (jak również rozkład wykładniczy i Poissona w przypadku materiałów wolno rotujących). Stosowanymi w praktyce miarami poziomu obsługi w zakresie niezawodności dostaw są również takie wskaźniki, jak: ilościowy udział zamówień zrealizowanych z zapasu, udział okresów bez niedoborów i in. 8

Efektem podejmowanych w tym zakresie decyzji jest kształtowanie się określonego poziomu utrzymywanych w przedsiębiorstwie zapasów. Jego determinantami są poznane wcześniej, ilościowo-czasowe normatywy planowania produkcji (rys. 5-11). Rys. 5-11. Determinanty poziomu zapasów w przedsiębiorstwie Wielkość serii lub partii (czyli wielkość składanych zamówień bądź uruchamianej produkcji) oraz długotrwałość cyklu produkcyjnego lub zaopatrzenia kształtują trzeci parametr wielkość zapasu, pozostając z nim w ścisłej korelacji. Charakter tych związków, na przykładzie dynamiki zapasów rotujących kształtowanych w fazie zaopatrzenia (zakupy) i produkcji, zilustrowano na rys. 5-12. Rys. 5-12. Ilościowo-czasowe parametry przepływów materiałowych a wielkość zapasu. Jak widać z rysunku, produkcja lub zakupy w większych rozmiarach (Q1) wydłużają czas (cykl) produkcji i okres zużycia zapasu w systemie, zwiększając jednocześnie średni poziom utrzymywanego zapasu. Odwrotnie, częściej realizowane zakupy lub produkcja w mniejszych 9

rozmiarach (Q2) zmniejszają te wielkości. Zależności te znajdują odzwierciedlenie w przepływie zamrożonego w zapasach kapitału obrotowego przedsiębiorstwa wpływając na szybkość i częstotliwość jego obrotu. Realizacja przedstawionych zadań w zarządzaniu zapasami wymaga operowania zbiorem różnorodnych informacji. Charakter tych danych oraz metody ich ustalania wpływają w znacznej mierze na dobór rozwiązań w zakresie samego procesu zarządzania. Do podstawowych zalicza się: informacje o popycie na zapas i jego zmienności (wahaniach), informacje o stanach zapasów, informacje o czasie realizacji zamówień/zleceń (czasie dostawy), informacje o kosztach zapasów, informacje o wartości zapasów i regularności ich zużycia (analiza ABC i XYZ) i szereg innych (często specyficznych) danych szczegółowych kształtujących problematykę zapasów. W dalszej części skupimy uwagę na sposobach określania popytu i podaży zapasów oraz kosztach zapasów. 5.4. Określanie popytu i podaży zapasów Metody określania popytu (zapotrzebowania) na zapas Metody określania zapotrzebowania na zapas różnią się stosowaną w nich bazą danych i dokładnością ustaleń. W tym zakresie wyróżnia się określanie deterministyczne, stochastyczne i subiektywne. A. Określanie deterministyczne (dokładne) obliczanie zapotrzebowania materiałowego na surowce i elementy składowe wyrobów na podstawie planów (harmonogramów) produkcji wyrobów oraz specyfikacji (zestawień) materiałowych obrazujących strukturę wyrobu. B. Określanie stochastyczne (przybliżone) prognozowanie zapotrzebowania na zapas na podstawie statystyki zużycia w porównywalnych okresach w przeszłości i przewidywanych trendów zmian w przyszłości. W oparciu o gromadzone dane przewidywane zapotrzebowanie określa się za pomocą wybranych metod prognozowania 4. C. Szacowanie subiektywne (najmniej dokładne) stosowane przy braku możliwości wykorzystania deterministycznych i stochastycznych metod określania potrzeb. Najczęściej 4 Najczęściej stosuje się metody określania wartości średniej, wygładzania (wyrównywania) wykładniczego i analizę regresji. 10

przyjmuje formę szacowania intuicyjnego opartego na wiedzy, doświadczeniu i osobistej ocenie jednej lub kilku osób. Systemy kontroli (rejestracji) stanów zapasów Ilościowe stany zapasów ustala się wykorzystując odpowiedni system kontroli (rejestracji) ich poziomu (Inventory Monitoring System). W praktyce kontrola zapasów może się odbywać okresowo lub ciągle. A. System kontroli okresowej (Periodic Inventory Monitoring System). W systemie kontroli okresowej, zwanym również systemem okresowym (Periodic System) bądź przeglądów okresowych (Periodic Review), fizyczne ustalenie stanu zapasu i podejmowanie odpowiednich decyzji odbywa się cyklicznie co pewien ustalony przedział czasu T (tydzień, miesiąc, kwartał). Zaletami systemu są: prostota i brak konieczności ciągłego śledzenia stanów zapasów, brak konieczności informatyzacji systemu (mniejsze koszty inwestycyjne). Do wad należy zaliczyć: brak bieżącej informacji o stanie zapasu, większe koszty eksploatacji systemu wynikające z konieczności utrzymywania większych zapasów bezpieczeństwa niwelujących niebezpieczeństwo wyczerpania zapasu w okresie międzykontrolnym. B. System kontroli ciągłej (Continuous Inventory Monitoring System). W systemie kontroli ciągłej, zwanym również systemem nieustającym (Perpetual System) bądź przeglądów ciągłych (Continuous Review), monitorowanie stanu zapasu i podejmowanie odpowiednich decyzji odbywa się na bieżąco w trybie on-line (on-line system). Oczywistymi zaletami systemu są: bieżąca informacja o stanie zapasu, mniejsze koszty eksploatacyjne (mniejsze zapasy bezpieczeństwa). Do wad zalicza się: większe koszty inwestycyjne wynikające z konieczności informatyzacji w systemie niezbędnych procedur transakcyjnych i magazynowych (przychodów, rozchodów), konieczność okresowej inwentaryzacji rzeczywistych stanów zapasów (weryfikacja z tytułu błędów, braków, odpadów, kradzieży itp.). System kontroli okresowej był jedynym systemem możliwym do stosowania w praktyce przed pojawieniem się możliwości jego informatyzacji. Obecnie z wielu względów kontrolę ciągłą 11

uważa się za korzystniejszą od tradycyjnej inwentaryzacji okresowej, co znajduje wyraz w powszechnym jej stosowaniu w zarządzaniu zapasami. 5.5. Koszty zapasów Celem podejmowania efektywnych decyzji związanych z przyjmowaną polityką uzupełniania zapasów niezbędna jest znajomość kosztów zapasów. Wśród kosztów związanych z gospodarką zapasami wyróżnia się koszty stałe i zmienne. Koszty stałe Do kategorii kosztów stałych zalicza się wszystkie składniki kosztów związanych z gospodarką zapasami, których wielkość nie jest zależna oraz wielkości zamówień lub zleceń produkcyjnych uzupełniających stany zapasów (a tym samym od poziomu utrzymywanych zapasów). Należą do nich przede wszystkim: jednostkowe koszty zakupu lub wytworzenia pozycji zapasu, koszty utrzymania pomieszczeń i urządzeń magazynowych oraz środków transportowych, koszty osobowe (utrzymania służb magazynowych i zaopatrzenia). Niejednokrotnie kwalifikacja niektórych z wymienionych składników do kosztów stałych nie jest w pełni jednoznaczna. Na przykład w przypadku oferty rabatów cenowych koszty zakupu zostaną zaliczone do kategorii kosztów zmiennych. Podobna sytuacja może wystąpić w odniesieniu do kosztów powierzchni magazynowej lub ubezpieczeń (rosnących bądź malejących w miarę wzrostu lub spadku poziomu utrzymywanych zapasów). Koszty zmienne Do kategorii kosztów zmiennych zalicza się wszystkie składniki kosztów związanych z gospodarką zapasami, których wielkość jest zależna od wielkości zamówień lub zleceń uzupełniających. Główne rodzaje kosztów zmiennych zapasów obejmują koszty: utrzymania zapasów, zamawiania/zlecania, niedoborów oraz nadmiarów zapasów. 1. Koszt zamawiania/zlecania (Ordering Cost). Koszt zamawiania/zlecania, nazywany zamiennie kosztem tworzenia zapasów, związany jest z zakupem lub uruchomieniem produkcji określonej ilości produktów celem uzupełnienia zapasu. Dla określonych zamówień/zleceń będą to koszty: 12

zamówienie zewnętrzne (zakupu) koszt realizacji zamówienia przez dział zaopatrzenia (Purchase Cost), zlecenie wewnętrzne (produkcyjne) koszt uruchamiania (przezbrajania) produkcji (Setup Cost). 2. Koszt utrzymania zapasu (Holding Cost). Koszt utrzymania zapasu, nazywany zamiennie kosztem oprocentowania 5 (Interest Cost), jest kosztem zamrożenia kapitału obrotowego. Stanowi zatem odpowiedź na pytanie, ile kosztuje przedsiębiorstwo zamrożenie kapitału w zapasach, w przeciwieństwie do możliwości jego wykorzystania w inny bardziej ekonomiczny sposób (koszt utraconych możliwości). Koszt ten może być ustalony jako wartość kwotowa (stała) lub częściej jako wartość procentowa (roczna stopa procentowa wartości pieniężnej utrzymywanego zapasu). 3. Koszt niedoboru zapasu (Shortage Cost). Koszt niedoboru, nazywany zamiennie kosztem wyczerpania zapasu (Stockout Cost), jest kosztem związanym z brakiem dostępności zapasu w okresie, kiedy jest on potrzebny odbiorcy. Skutki kosztowe wyczerpania zapasu mogą przyjąć dwie formy: niedobory są przenoszone na następne okresy (zaległe zamówienia) koszt obsługi zaległych zamówień, opóźnionych zysków, obniżenia poziomu obsługi; niedobory nie są przenoszone na następne okresy (utracona sprzedaż) koszt utraconej sprzedaży (potencjalnych zysków), obniżenia poziomu obsługi; 4. Koszt nadmiaru zapasu (Excess Cost). Ostatnim rodzajem kosztu zmiennego, jakkolwiek będący w rzeczywistości kosztem związanym z utrzymaniem zapasu, jest koszt zapasu nadmiernego. Z uwagi jednak na dodatkowe (w odróżnieniu od zapasu rotującego) skutki kosztowe zapasów nadmiernych, można uznać je za odrębną grupę kosztów. W tym zakresie, podobnie jak w przypadku niedoboru zapasu, wyróżnia się dwie opcje: nadmiar jest przenoszony na następne okresy koszt przedłużonego utrzymania zapasu oraz obniżenia zysków (np. w przypadku wyprzedaży po niższych cenach); nadmiar nie jest przenoszony na następne okresy koszt straconych nakładów oraz dodatkowy koszt likwidacji zapasów w sposób zgodny z normami firmy i ochrony środowiska naturalnego. 5 Inne zamienne nazwy to koszt związania kapitału (Capital Cost) lub utraconych możliwości (Opportunity Cost) 13

5.6. Typologia systemów zarządzania produkcją i zapasami Dobór właściwego systemu, a w jego ramach określonego modelu zarządzania zapasami, zależy od wielu różnych czynników. Istotę i charakterystykę podstawowych z nich przedstawiono w tabeli 5-1. Prezentowany zestaw nie wyczerpuje w pełni, często specyficznych, zagadnień i problemów kształtujących problematykę zapasów. Tabela 5-1. Podstawowe czynniki kształtujące politykę zapasów. Charakter popytu Niezależny (pierwotny) Zależny (wtórny) Określanie popytu Deterministyczne Stochastyczne Subiektywne Czas dostawy Niepewny Pewny Wartość zapasu Klasa A Klasa B Klasa C Zużycie zapasu Klasa X Klasa Y Klasa Z Uzupełnianie zapasu Natychmiastowe Stopniowe Niedobory zapasu Niedopuszczalne Dopuszczalne Niedobór zapasu Nieprzenoszony Przenoszony Rabaty cenowe Nie występują Występują Czynnik inflacji Nieuwzględniany Uwzględniany Grupowe zamawianie Stosowane Niestosowane Okresy planowania Jeden Wiele Kombinacje przedstawionych czynników tworzą szereg zróżnicowanych warunków decyzyjnych w kształtowaniu ilościowo-czasowych parametrów zapasów. Każde z nich wymagają doboru odpowiednich zasad i systemów, a w ich ramach odpowiednich metod i modeli zarządzania zapasami. Ogólną typologię podstawowych rozwiązań z zakresu zarządzania produkcją zapasami, uwzględniającą zakres realizacji faz zarządzania oraz sposoby ustalania zapotrzebowania na zapas, przedstawiono w tabeli 5-2. Analiza przedstawionych systemów pozwala na krótką ich charakterystykę odniesioną do samego procesu zarządzania. W miarę ich rozwoju i możliwości technologii komputerowych, rozwiązania te zmierzały w kierunku wykorzystania koncepcji logistycznych (właściwe materiały, we właściwej ilości, we właściwym miejscu i czasie), poprzez rozszerzenie procedur 14

zarządzania zapasami o fazę planowania i coraz ściślejsze ustalanie ilościowo-czasowych parametrów przepływów materiałowych. Od klasycznych systemów sterowania zapasami opartych na prognozach potrzeb (których podstawowe zasady i formuły są nadal, mimo rozwoju nowych koncepcji, powszechnie stosowane), do systemu dostaw na czas JIT, planowania potrzeb materiałowych MRP lub zarządzania wąskimi przekrojami OPT umożliwiających planowanie potrzeb i stanów zapasów w czasie z dokładnością wymaganą przez użytkownika. Tabela 5-2. Ogólna typologia systemów zarządzania produkcją i zapasami METODY OKREŚLANIA POTRZEB Stochastyczne (prognozowanie) Faza planowania Faza zarządzania Faza sterowania Systemy sterowania zapasami SCS Stock Control Systems System produkcji dokładnie na czas JIT Just in Time System (KANBAN) Deterministyczne (obliczanie) System planowania potrzeb materiałowych MRP Material Requirements Planning System planowania potrzeb dystrybucyjnych DRP Distribution Requirements Planning System zarządzania wąskimi przekrojami OPT Optimized Production Technology W warunkach współczesnych przedsiębiorstw standardem staje się integracja systemów zarządzania zapasami z systemami zarządzania produkcją, zaopatrzeniem i dystrybucją, gdzie w większości przypadków programy realizujące procedury zarządzania zapasami stanowią składnik większych informatycznych systemów logistycznego zarządzania przepływem materiałowym i innymi zasobami przedsiębiorstwa (MRP II, ERP). 15