8 zmian u pracownika, o których informujemy ZUS

8 zmian u pracownika, o których informujemy ZUS

Ubezpieczenia społeczne dla specjalistów WYJĄTKOWEEBOOKIZADARMODLACIEBIE Zajmujesz się ubezpieczeniami społecznymi? Pobierz darmowe ebooki. Jeśli: zajmujeszsięubezpieczeniamispołecznymi, chceszwiedziećozmianachwprzepisachiskutkachtychzmian wpraktyce KLIKNIJ i pobierz bezpłatne e-poradniki!

Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Marlena Prószyńska Redaktor naczelny: Krystyna Trojanowska Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Zespół Skład i łamanie: Studio Raster, N. Bogajczyk ISBN: 978-83-269-6948-5 Informacje o prenumeracie: tel.: 22 518 29 29, e-mail: cok@wip.pl Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: ksiegowy@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Wszelkie prawa do niniejszej publikacji, w tym do jej tytułu oraz do treści zawartych w zamieszczonych w niej artykułach, podlegają ochronie prawnej przewidzianej w szczególności prawem autorskim. Ich przedruk oraz rozpowszechnianie bez wiedzy i zgody redakcji są zabronione. Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny i nie mogą być traktowane w sposób prawnie wiążący pomiędzy Czytelnikiem a wydawcą lub redakcją. Redakcja dokłada wszelkich starań, aby informacje i dane zamieszczone w tych materiałach były poprawne merytorycznie i aktualne, jednakże informacje te nie mają charakteru porady czy opinii prawnej, jako że wydawca ani redakcja nie świadczą żadnych usług prawnych. Nie mogą być one również traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. Zastosowanie tych informacji w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji lub opinii prawnej. Wobec powyższego wydawca, redakcja, redaktorzy ani autorzy ww. materiałów nie ponoszą odpowiedzialności prawnej, w szczególności za skutki zastosowania lub wykorzystania w jakikolwiek sposób informacji zawartych w tych materiałach.

Spis treści Nowy wymiar czasu pracy 5 Uzyskanie uprawnień emerytalno--rentowych lub stopnia niepełnosprawności 5 Dodatkowa umowa o pracę z własnym pracownikiem 6 Zmiana rodzaju umowy o pracę 6 Zawieszenie ubezpieczeń pracowniczych 6 Pobyt na urlopach z tytułu rodzicielstwa 6 Pobyt na urlopie bezpłatnym 7 Przesunięcie pracownika do pracy szczególnej 7 Zmiana nazwiska 8 Zmiana nazwiska dziecka 8

8 zmian u pracownika, o których informujemy ZUS Aby zawiadomić ZUS o zmianach dotyczących pracownika, płatnik wypełnia określone dokumenty ubezpieczeniowe. Są to nie tylko dokumenty zgłoszeniowe oraz wyrejestrowujące. Chodzi tu m.in. o sytuacje, gdy podpisujemy dodatkową umowę z naszym pracownikiem albo gdy zmieni się wymiar jego czasu pracy. Poznajmy szczegóły obowiązków płatnika wobec ZUS na przykładach z praktyki. Nowy wymiar czasu pracy O niektórych zmianach dotyczących pracowników informujemy ZUS za pomocą odpowiednio wypełnionego raportu miesięcznego ZUS RCA. Jedną z takich zmian jest zwiększenie albo zmniejszenie wymiaru czasu pracy, w jakim zatrudniony jest pracownik. O jej wystąpieniu zawiadamiamy ZUS, wpisując nowy wymiar czasu pracy w polu 03 bloku III.B, IV.B lub dalszych raportu. Ze względu na to, że informacja o wymiarze czasu pracy, w jakim zatrudniony jest pracownik, nie występuje w druku zgłoszenia do ubezpieczeń, pracodawcy często zapominają o poinformowaniu organu rentowego o zmianach w tym zakresie. Przykład 1. Przejście półetatowca na cały etat Z dniem 1 września 2017 r. pracownikowi Marcelowi K. zmieniono obowiązujący go wymiar czasu pracy z 1/2 etatu na pełen etat. Informacja o tej zmianie powinna być zamieszczona we wrześniowym raporcie ZUS RCA. W polu 03 bloku III.B płatnik powinien wpisać ułamek 1/1 zamiast ułamka używanego dotychczas, tj. 1/2. Uzyskanie uprawnień emerytalno- -rentowych lub stopnia niepełnosprawności Nabycie uprawnień emerytalno-rentowych lub otrzymanie stopnia niepełnosprawności powoduje zmianę piątej lub szóstej cyfry w kodzie tytułu ubezpieczenia. Jest to więc kolejna okoliczność skutkująca koniecznością złożenia stosownej informacji w ZUS. Pierwsza z nich informuje o tym, czy dana osoba ma ustalone prawo do emerytury albo renty. W przypadku pracownika nieposiadającego takich uprawnień podawana jest tu cyfra 0. Natomiast po uzyskaniu prawa do emerytury lub renty zastosowanie będzie miała jedna z następujących cyfr: 1 w przypadku osoby mającej ustalone prawo do emerytury, 2 jeżeli pracownik uzyskał prawo do renty. Szósta cyfra kodu tytułu ubezpieczenia informuje o posiadaniu orzeczenia o niepełnosprawności. W przypadku pracownika pełnosprawnego podawana jest tu cyfra 0, a po uzyskaniu przez niego wspomnianego orzeczenia odpowiednio: 1 jeżeli przedłożył orzeczenie o zaliczeniu do lekkiego stopnia niepełnosprawności lub równoważne z nim, 2 jeżeli przedłożył orzeczenie o zaliczeniu do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności lub równoważne z nim, 3 jeżeli przedłożył orzeczenie o zaliczeniu do znacznego stopnia niepełnosprawności lub równoważne z nim. W związku z tym, że wystąpi tu zmiana kodu tytułu ubezpieczenia, odpowiednie zastosowanie będzie miał przywoływany już art. 36 ust. 14 ustawy systemowej. Oznacza to, że pracownika wyrejestrowujemy z ubezpieczeń z dotychczasowym kodem tytułu, a następnie ponownie do nich zgłaszamy już ze zmienionym kodem tytułu. Przykład 2. Renta z tytułu częściowej niezdolności do pracy Pracownik Grzegorz T. zgłoszony był do ubezpieczeń z kodem tytułu 01 10 00, poinformował swojego pracodawcę, że z dniem 1 września 2017 r. została mu przyznana na okres 2 lat renta z tytułu częściowej niezdolności do pracy. Skutkiem przyznania świadczenia rentowego jest zmiana piątej i szóstej cyfry w kodzie tytułu ubezpieczenia. W przypadku piątej cyfry zamiast 0 od 1 września obowiązuje cyfra 2. Natomiast w przypadku miejsca szóstego zamiast dotychczasowej cyfry 0 wystąpiła cyfra 1,

ponieważ zgodnie z art. 5 pkt 3 ustawy o rehabilitacji zawodowej orzeczenie o częściowej niezdolności do pracy jest równoznaczne z orzeczeniem o zaliczeniu do lekkiego stopnia niepełnosprawności. W celu poinformowania ZUS o zaistniałych zmianach pracodawca powinien: wyrejestrować pana Grzegorza na druku ZUS ZWUA z dotychczasowym kodem tytułu (01 10 00) oraz datą 01.09.2017, a następnie ponownie zgłosić do ubezpieczeń za pomocą formularza ZUS ZUA z kodem tytułu 01 10 21 i z tą samą datą (01.09.2017). Dodatkowa umowa o pracę z własnym pracownikiem Dość często pojawiają się wątpliwości dotyczące sytuacji, gdy pracodawca podpisuje z własnym pracownikiem dodatkową umowę o pracę najczęściej jest to umowa na niepełny etat lub na zastępstwo. Czy ZUS musi być poinformowany o tego rodzaju zmianie, a jeśli tak, to w jaki sposób? Taką informację pracodawca przekazuje, wypełniając w odpowiedni sposób pole 03 w bloku III.B (lub dalszych) raportu ZUS RCA. Nie ma tu potrzeby składania dodatkowych zgłoszeń do ubezpieczeń, ponieważ zachowany zostaje dotychczasowy tytułu ubezpieczenia. Należy natomiast zsumować wymiar czasu pracy wynikający z pierwszej umowy o pracę z wymiarem, na jaki zawarto drugą umowę, i ułamek będący wynikiem tego sumowania podać w wspomnianym polu druku ZUS RCA. Podpisanie drugiej umowy o pracę spowoduje także zwiększenie podstaw wymiaru składek na poszczególne ubezpieczenia, co również powinno znaleźć odzwierciedlenie w raporcie. Przykład 3. Umowa na zastępstwo z własnym pracownikiem W listopadzie firma podpisała z własnym pracownikiem Marcinem P., zatrudnionym na pełnym etacie umowę na zastępstwo tym razem na 1/4 etatu. Wynagrodzenie z tytułu pierwszej z umów jest stałe i wynosi 3.590,60 zł, a z tytułu drugiej 1.200 zł. Zawarcie umowy na zastępstwo nie skutkuje koniecznością dodatkowego zgłoszenia pana Marcina do ubezpieczeń, ponieważ nadal będą to ubezpieczenia pracownicze, którymi pracownik był już objęty z tytułu pierwszej umowy o pracę. W listopadowym raporcie ZUS RCA w polu 03 bloku III.B dotyczącym wymiaru czasu pracy zamiast dotychczasowego ułamka 1/1 powinien być wpisany ułamek 5/4, ponieważ tyle wyniesie zsumowany wymiar czasu pracy wynikający z obu umów. Podpisanie dodatkowej umowy o pracę spowoduje też zwiększenie podstaw wymiaru składek. W przypadku składek na ubezpieczenia społeczne podstawę tę stanowić będzie kwota 4.790,60 zł (3.590,60 zł + 1.200,00 zł), a w przypadku ubezpieczenia zdrowotnego 4.133,81 zł (4.790,60 zł 656,79 zł, tj. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika). Płatnik powinien składać raport z takimi zmianami przez cały okres objęty umową na zastępstwo. Zmiana rodzaju umowy o pracę Kolejną kwestią budzącą wątpliwości pracodawców dotyczące obowiązku i sposobu informowania ZUS o jej wystąpieniu jest zmiana rodzaju umowy o pracę. Najczęściej mamy z nią do czynienia, gdy przed podpisaniem umowy na czas nieokreślony zawarta była z tym samym pracownikiem umowa na okres próbny. Jeżeli między obu umowami nie wystąpiła przerwa, to o takiej zmianie pracodawca nie musi w żaden dodatkowy sposób informować ZUS, ponieważ osoba ta nadal będzie objęta ubezpieczeniami pracowniczymi. Jeżeli natomiast po zakończeniu umowy na okres próbny wystąpi chociażby jednodniowa przerwa i dopiero po niej podpisana zostanie umowa na czas nieokreślony, pracownik musi być wyrejestrowany z ubezpieczeń, a następnie ponownie do nich zgłoszony. Przykład 4. Przerwa między umowami o pracę Pracownica Anna F. była zatrudniona w firmie L&L na podstawie umowy na okres próbny do 9 listopada 2017 r. Następnie 13 listopada ten sam pracodawca podpisał z panią Anną umowę na czas nieokreślony. Po zakończeniu pierwszej z umów płatnik powinien wyrejestrować pracownicę z wszystkich ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z datą 10 listopada 2017 r., a po podpisaniu drugiej ponownie do nich zgłosić panią Annę na druku ZUS ZUA i z datą 13 listopada 2017 r. Zawieszenie ubezpieczeń pracowniczych W czasie trwającego stosunku pracy mogą wystąpić okoliczności powodujące swoiste zawieszenie ubezpieczeń pracowniczych, o czym również należy poinformować ZUS. Pobyt na urlopach z tytułu rodzicielstwa Pierwszą z takich sytuacji jest pobyt pracownicy lub pracownika na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie rodzicielskim albo urlopie wychowawczym. W takim przypadku pracownik będzie objęty ubezpieczeniami z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego lub z racji pobytu na urlopie wychowawczym. Urlop ten stanowi podstawę do objęcia ubezpieczeniami tylko wówczas, gdy dana osoba nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz innego tytułu rodzącego obowiązek ubezpieczeń. Osoby pobierające zasiłek macierzyński podlegają z tego tytułu tylko ubezpieczeniom emerytalno-rento- 6

wym, a osoby przebywające na urlopach wychowawczych dodatkowo jeszcze ubezpieczeniu zdrowotnemu. Wnioski dla płatnika Pracodawca będący płatnikiem zasiłku macierzyńskiego lub udzielający urlopu wychowawczego musi zgłosić takiego pracownika do ubezpieczeń poprzez wykazanie go w raporcie ZUS RCA z odpowiednim kodem tytułu, tj.: 12 40 XX jeżeli pracownik podlega ubezpieczeniom z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego, 12 11 XX jeżeli pracownik objęty jest ubezpieczeniami z tytułu pobytu na urlopie wychowawczym. Przypomnijmy, że oprócz druku ZUS RCA pracodawca musi złożyć raport ZUS RSA Imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek, w którym wykazuje przerwę w opłacaniu składek pracowniczych. Ten raport składa bez względu na to, kto jest płatnikiem zasiłku macierzyńskiego. W przypadku gdy zasiłek wypłaca ZUS, pracodawca nie wypełnia pól Liczba dni zasiłkowych/ liczba wypłat oraz Kwota. Jako kod świadczenia/ przerwy musi zastosować jeden z następujących kodów: 121 urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 2 Kodeksu pracy (urlop udzielany na zdrowe dziecko w wymiarze do 36 miesięcy, nie dłużej jednak niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia), 122 urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 3 kp (urlop dodatkowy udzielany na dziecko chore w wymiarze do 36 miesięcy, jednak nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 18. roku życia), 311 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, 319 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego, 325 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, 327 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego. Przykład 5. Urlop wychowawczy pracownicy Z dniem 1 września 2017 r. pracownicy Lenie P. udzielono urlopu wychowawczego na zdrowe dziecko. W związku z tym, że złożyła ona pracodawcy oświadczenie o tym, że nie posiada uprawnień emerytalno-rentowych oraz innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń, podlega ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu pobytu na wspomnianym urlopie. Zgłoszenia do nich dokonał pracodawca poprzez wykazanie tej osoby we wrześniowym raporcie ZUS RCA z kodem tytułu 12 11 XX, do którego dołączył raport ZUS RSA informujący o przerwie w opłacaniu składek pracowniczych. W raporcie tym wpisał pracowniczy kod tytułu ubezpieczenia (01 10 XX), liczbę 121 jako kod świadczenia/przerwy, okres od 1 września 2017 r. do 30 września 2017 r. oraz liczbę 30 jako liczbę dni. Jeżeli we wrześniu pani Lena otrzymała jakieś wypłaty podlegające oskładkowaniu, dodatkowo płatnik powinien złożyć raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 XX. Identyczne dokumenty pracodawca będzie musiał składać w ZUS za wszystkie miesiące objęte urlopem wychowawczym. Pobyt na urlopie bezpłatnym Urlop bezpłatny jest następną okolicznością powodującą zawieszenie ubezpieczeń pracowniczych. Informację o tym pracodawca przekazuje do ZUS za pomocą formularza ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 111. Jeżeli urlop bezpłatny obejmuje pełen miesiąc kalendarzowy, w czasie którego nie było wypłat podlegających oskładkowaniu, nie trzeba składać raportu ZUS RCA za ten miesiąc. Przykład 6. Urlop bezpłatny pracownika Na wniosek pracownika Adriana W. pracodawca udzielił mu urlopu bezpłatnego obejmującego okres od 1 sierpnia do 31 października 2017 r. W czasie urlopu nie zostały wypłacone panu Adrianowi żadne kwoty wchodzące do podstawy wymiaru składek. W związku z tym pracodawca nie musiał składać w tym okresie za pracownika raportów ZUS RCA, a jedynie raporty ZUS RSA. Należało je wypełnić w następujący sposób: 01 10 XX kod tytułu ubezpieczenia, 111 kod świadczenia/przerwy, okres od 01.08.2017 do 31.08.2017, od 01.09.2017 do 30.09.2017, od 01.10.2017 do 31.10.2017, liczba dni w sierpniu 31, we wrześniu 30, w październiku 31. Przesunięcie pracownika do pracy szczególnej Następną zmianą, która może wystąpić w czasie trwającego stosunku pracy i o której powinien być poinformowany ZUS, jest przeniesienie pracownika do wykonywania pracy uznanej przez ustawę o emeryturach pomostowych za pracę w szczególnych warunkach albo o szczególnym charakterze. Informację taką pracodawca przekazuje jednak tylko za pracowników, za których jednocześnie istnieje obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych (art. 38 ustawy o emeryturach pomostowych). W przeciwieństwie do omówionych poprzednio zmian informacja o rozpoczęciu wykonywania przez pracownika prac szczególnych nie jest przekazywana na bieżąco. 7

Pracodawcy mają czas na jej złożenie do 31 marca danego roku kalendarzowego za poprzedni rok kalendarzowy. Ustawa o emeryturach pomostowych przewiduje też sytuacje, kiedy zgłoszenie należy złożyć w innym terminie: w przypadku wystąpienia pracownika z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej obowiązującym wówczas terminem jest 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie takiego świadczenia, w przypadku upadłości albo likwidacji pracodawcy zgłoszenie powinno być wówczas złożone nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowującego płatnika składek. Aby poinformować ZUS o podjęciu przez pracownika prac szczególnych, pracodawca wypełnia formularz ZUS ZSWA Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Przykład 7. Praca szczególna pracownika Z dniem 1 sierpnia 2017 r. pracodawca przeniósł pracownika Leona D. do wykonywania pracy uznanej przez ustawę o emeryturach pomostowych za pracę w szczególnych warunkach. Od tego dnia pracodawca opłaca za niego składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP). Jest to pierwszy pracownik wykonujący u tego pracodawcy prace szczególne. Aby poinformować ZUS o zaistniałej zmianie, pracodawca wypełnił druk ZUS ZSWA i złożył go w miesiącu, w którym miała ona miejsce, tj. w sierpniu 2017 roku. Postępowanie to jest nieprawidłowe, ponieważ płatnik powinien złożyć formularz do 2 kwietnia 2018 r. (31 marca przypada w sobotę, a 1 kwietnia w niedzielę), a nie na bieżąco. Począwszy od deklaracji ZUS DRA za sierpień 2017 roku, pana Leona należy wykazywać w bloku IX. Tam też co miesiąc trzeba podawać kwotę składek na FEP. Zmiana nazwiska Zmianę nazwiska osoby ubezpieczonej pracodawca zgłasza na formularzu ZUS ZIUA, a zmianę adresu na druku ZUS ZUA. Przykład 8. Zmiana nazwiska i adresu zamieszkania pracownicy Pracownica Beata Ch. poinformowała swojego pracodawcę, że wyszła za mąż i przyjęła nazwisko męża oraz że zmieniła adres zamieszkania, zameldowania i korespondencyjny. W celu zgłoszenia w ZUS zmian pracodawca w ciągu 7 dni od uzyskania informacji od pracownicy powinien złożyć następujące dokumenty: druk ZUS ZIUA: w polu 01 bloku I wpisuje cyfrę 1 oznaczającą zmianę danych; w bloku II dane identyfikacyjne pracodawcy, z jakimi był on zgłoszony w ZUS jako płatnik składek; w bloku III poprzednie dane identyfikacyjne pracownicy, w tym jej dotychczasowe nazwisko, a w bloku IV aktualne dane, w tym nowe nazwisko, druk ZUS ZUA: w polu 02 bloku I wpisuje cyfrę 1 oznaczającą zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej; w bloku II dane identyfikacyjne pracodawcy zgodne z danymi wykazanymi w zgłoszeniu płatnika składek; w bloku III dane identyfikacyjne pracownicy, w tym jej nowe nazwisko; w bloku IV dane ewidencyjne pracownicy, w tym nazwisko rodowe; w bloku XI nowy adres zameldowania na stałe miejsce pobytu. W związku z tym, że adres ten pokrywa się z adresem zamieszkania oraz korespondencyjnym, nie ma potrzeby wypełniania bloków XII i XIII. Zmiana nazwiska dziecka Przyjęcie nazwiska męża przez pracownicę może wiązać się również ze zmianą nazwiska jej dziecka lub dzieci. Jeżeli było ono zgłoszone przez pracownicę do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny, pracodawca musi poinformować o tej zmianie NFZ. Dokonuje tego za pośrednictwem ZUS, przekazując do tej instytucji wypełniony w odpowiedni sposób druk ZUS ZCNA. Ze względu na to, że zmiany nazwiska pracownicy pracodawca dokonuje na druku dokumentu ZUS ZIUA, zdarza się, że zapomina o tym, iż oprócz zgłoszenia zmiany nazwiska matki (pracownicy) należy także poinformować o zmianie nazwiska jej dziecka. Bogdan Majkowski specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych 8

2BC110 ISBN 978-83-269-6948-5 9