Dokumentacja Eksploatacyjna Systemu SOVAT

2016 Dokumentacja Eksploatacyjna Systemu SOVAT Wykonanie, dostawa i wdrożenie systemu informatycznego obsługującego konsolidację rozliczeń podatku VAT w Gminie Miejskiej Kraków (SOVAT) INFOMEX SP. Z.O.O Wersja: 1.4.2 Data: 30.08.2018

Spis treści Spis treści... 2 Zarządzanie kontem... 7 Logowanie do systemu... 7 Wylogowanie z systemu... 7 Panel sterowania... 8 Powiadomienia... 10 Profil użytkownika... 10 Zmiana hasła... 11 Role użytkownika zewnętrznego w systemie SOVAT... 13 Zakładka Użytkownicy... 14 Dodawanie użytkownika... 14 Dodawanie użytkownika domenowego... 15 Edycja użytkownika... 15 Zarządzanie jednostkami przypisanymi do użytkownika... 16 Usunięcie jednostki przypisanej do użytkownika... 18 Wysyłanie powiadomień do danego użytkownika... 18 Przydzielanie użytkownika do ról ogólnych... 19 Usuwanie użytkownika z systemu... 20 Zakładka Jednostki... 21 Dodawanie jednostki... 21 Edycja jednostki... 23 Dezaktywacja jednostki... 23 Zarządzanie Rachunkami Bankowymi... 24 Dezaktywacja rachunku bankowego... 25 Informacje cząstkowe... 26 Zawężanie wyników... 26 Dodawanie Informacji cząstkowej... 27 Sekcja WCZYTANIE PLIKÓW... 31 Dodawanie plików odbywa się zgodnie z opisem znajdującym się tutaj.... 33 Sekcja ZATWIERDZANIE... 34 Sekcja PODPISYWANIE I WYSYŁANIE... 34 Wpłata VAT Należny - numery kont IWM do wpłat... 39 Edycja Informacji cząstkowej... 41 Usuwanie Informacji cząstkowej... 42 Deklaracje... 43

Dodawanie deklaracji... 43 Krok 1 Przygotowanie... 44 Krok 2 Weryfikacja... 44 Krok 3 Podpisz i wyślij... 45 Krok 4 Potwierdzenie... 45 Modyfikowanie deklaracji VAT-7... 45 Modyfikowanie wartości odsetek... 46 Podział Proporcjonalny Odsetek... 46 Wyliczenie odsetek proporcjonalnych... 47 Edycja kwoty odsetek proporcjonalnych... 47 Pobieranie raportów... 48 Zatwierdzanie odsetek proporcjonalnych... 48 Edycja Deklaracji... 49 Usuwanie Deklaracji... 49 Zakładka Grupy Jednostek... 50 Dodawanie Grupy Jednostek... 50 Edycja Grupy Jednostek... 50 Usunięcie Grupy Jednostek... 51 Zakładka Szablony Uprawnień... 52 Dodanie nowego szablonu uprawnień... 52 Edycja szablonu uprawnień... 53 Usuwanie szablonu uprawnień... 53 Przypisanie uprawnień na podstawie szablonu uprawnień użytkownikowi... 54 Odebranie uprawnień na podstawie szablonu uprawnień użytkownikowi... 54 Zakładka Role Systemowe... 55 Dodawanie roli systemowej... 55 Edycja Roli Systemowej... 56 Usunięcie roli systemowej... 57 Terminarz... 58 Widok terminarza... 58 Indywidualny termin dla jednostki... 58 Edycja terminu... 59 Szablon Terminarza... 60 Dodanie pozycji szablonu terminarza... 60 Edycja pozycji szablonu terminarza... 61 Usunięcie pozycji szablonu terminarza... 61 Dni wolne... 63 INFOMEX Sp. Z.O.O 3

Dodanie dnia wolnego... 63 Edycja dnia wolnego... 64 Usunięcie dnia wolnego... 64 Okresy... 65 Okresy Rozliczeniowe... 65 Otwieranie okresów rozliczeniowych... 65 Okresy Księgowe... 66 Zamykanie okresów księgowych... 66 Wyciągi bankowe... 67 Wprowadzanie rachunku bankowego... 67 Krok 2 zatwierdzenie... 68 Krok 3 uzgadnianie... 68 Krok 4 zatwierdzono... 69 Usuwanie wyciągu bankowego... 69 Propozycje płatności... 71 Dodawanie propozycji płatności... 71 Krok 2 uzgodnienie propozycji płatności... 71 Krok 3 przelew bankowy... 72 Anulowanie propozycji płatności... 73 Usuwanie propozycji płatności... 73 Konta księgowe... 74 Edycja konta księgowego... 74 Generowanie raportów kont księgowych... 74 Historia operacji konta księgowego... 75 Zasady dekretacji... 76 Dodawanie zasad dekretacji... 76 Edycja zasad dekretacji... 77 Usunięcie zasady dekretacji... 78 Karty rozrachunkowe... 79 Rozliczenie pozycji nierozliczonej... 81 Zwracanie pozycji nierozliczonej... 82 Anulowanie pozycji rozliczonej... 83 Stopy procentowe... 84 Dodawanie stóp procentowych... 84 Edycja stóp procentowych... 84 Usuwanie stóp procentowych... 85 Dokumenty PK... 86 INFOMEX Sp. Z.O.O 4

Tworzenie dokumentu Syntetycznego PK... 86 Pobieranie dokumentów PK... 87 Anulowanie dokumentów PKa... 87 Ustawienia systemowe... 89 Edycja ustawień systemowych... 89 Zakładka Logi Systemowe... 90 Podgląd szczegółowy pozycji... 90 Zmiana hasła... 91 Słowniki... 92 INFOMEX Sp. Z.O.O 5

Zarządzanie kontem Logowanie do systemu W celu zalogowania się do aplikacji SOVAT Użytkownik wpisuje swój login i hasło w oknie do logowania. Po pomyślnym logowaniu Użytkownik zostanie przeniesiony do Aplikacji. Wylogowanie z systemu W celu wylogowania się z aplikacji Użytkownik klika przycisk się w prawym górnym rogu) (znajdujący

Następnie z rozwijanego menu wybiera opcję. Panel sterowania Wszystkie dostępne w aplikacji funkcje są rozpisane w panelu sterowania, znajdującym się po lewej stronie. Domyślnie panel jest rozciągnięty Użytkownik ma możliwość zwężenia panelu, w tym celu należy kliknąć przycisk INFOMEX Sp. Z.O.O 8

Aby powrócić do rozszerzonego widoku należy ponownie przycisnąć przycisk. INFOMEX Sp. Z.O.O 9

Powiadomienia Użytkownik ma możliwość łatwego podglądu wszystkich powiadomień wysłanych do niego. Przy przycisku, znajdującym się w prawym górnym rogu, jest wyświetlona informacja dotycząca ilości powiadomień.,a następnie z rozwijanego menu odbiera wia- Aby przeczytać je Użytkownik klika przycisk domość. Może też wyświetlić wszystkie wiadomości. W tym celu z menu rozwijanego wybiera opcję Zobacz wszystkie. Powiadomienia zostaną wyświetlone w nowym oknie. Profil użytkownika W oknie profilu użytkownika Użytkownik ma możliwość zmiany swoich danych, hasła a także podglądnąć wszystkie powiadomienia, które zostały do niego wysłane. INFOMEX Sp. Z.O.O 10

Aby przejść do profilu, Użytkownik klika przycisk. Następnie z menu rozwijanego Użytkownik wybiera opcję W nowo otwartym oknie Użytkownik ma możliwość podglądu powiadomień, oraz edycji swojego profilu. Zmiana hasła Aby zmienić hasło, Użytkownik wchodzi do swojego profilu. INFOMEX Sp. Z.O.O 11

Po wybraniu opcji, Użytkownik zostaje przeniesiony do nowego okna, w którym może zmienić swoje dane, jak również dokonać zmiany hasła. INFOMEX Sp. Z.O.O 12

Role użytkownika zewnętrznego w systemie SOVAT Role użytkownika zewnętrznego w systemie SOVAT nadawane są z poziomu Jednostki Centralnej. Użytkownik merytoryczny Jednostki osoba wprowadzająca Informację cząstkową (poprzez wczytanie pliku lub bezpośrednie wprowadzenie danych do SOVAT) i jej korekty oraz JPK_VAT_Jednostek i jego korekty, mająca możliwość podglądu i wydruku ww. dokumentów. Użytkownik sprawdzający Jednostki osoba posiadająca uprawnienia do podglądu i wydruku, modyfikacji, akceptacji oraz cofnięcia do poziomu Użytkownika merytorycznego Jednostki, zaczytanej Informacji cząstkowej lub wprowadzonych danych oraz ich korekt, dotyczy to również JPK_VAT_Jednostek i jego korekt. Użytkownik zatwierdzający Jednostki Użytkownik mający uprawnienia do podpisywania i wysyłania Informacji cząstkowej i jej korekt oraz do podpisywania i wysyłania JPK_VAT_Jednostek i jego korekt. Ponadto mający uprawnienia do podglądu i wydruku, cofnięcia do poziomu Użytkownika merytorycznego Jednostki zaczytanej Informacji cząstkowej lub wprowadzonych danych oraz ich korekt, dotyczy to również JPK_VAT_Jednostek i jego korekt oraz powiadomienia o dokonanej czynności Użytkownika sprawdzającego Jednostki. Powyżej opisane role Użytkownika zewnętrznego mogą być łączone. INFOMEX Sp. Z.O.O 13

Zakładka Użytkownicy Po zalogowaniu do systemu SOVAT użytkownik o odpowiednich uprawnieniach ma możliwość przeglądania, dodawania, edycji oraz dezaktywacji użytkownika. Dodawanie użytkownika W tym celu należy przejść do zakładki UŻYTKOWNICY oraz wybrać opcję: DODAJ. Po kliknięciu pojawi się formatka wprowadzania danych głównych: Z tego poziomu użytkownik uzupełnia pola opisowe: Nazwa użytkownika służąca do logowania w systemie, INFOMEX Sp. Z.O.O 14

Hasło dostępu, Imię, Nazwisko, Adres email adres służący do komunikacji w systemie, Numer telefonu w formacie +48 XXX XXX XXX Informacje dodatkowe pole opisowe Konto ważne do określa po jakim terminie użytkownik nie może logować się do systemu Zablokuj użytkownika jeżeli użytkownik ma nie być aktywny w chwili tworzenia należy zaznaczyć Jednostka pole informacyjne określające przynależność do danej jednostki Po wypełnieniu wszystkich pól poprawnie w celu zatwierdzenia należy wybrać przycisk Dodaj użytkownika. Zostaniemy poinformowani o dodaniu nowego użytkownika w systemie. Dodawanie użytkownika domenowego Użytkownicy pracujący w domenie skonfigurowanej w aplikacji SOVAT w celu założenia konta muszą wykonać pierwsze logowanie z poziomu ekranu logowania. Po wprowadzeniu poprawnych danych konto zostanie założone. Konto to będzie bez nadanych praw dostępu. W następnej kolejności osoba uprawniona muszą odpowiednio skonfigurować dane konto w systemie. Edycja użytkownika W tym celu należy przejść do zakładki UŻYTKOWNICY oraz wybrać opcję: EDYTUJ na wybranym użytkowniku. Po kliknięciu pojawi się formatka edycji danych głównych: INFOMEX Sp. Z.O.O 15

Z tego poziomu osoba edytująca może zmienić następujące pola: Nazwa użytkownika służąca do logowania w systemie, Imię, Nazwisko, Adres email adres służący do komunikacji w systemie, Numer telefonu w formacie +48 XXX XXX XXX Informacje dodatkowe pole opisowe Konto ważne do określa po jakim terminie użytkownik nie może logować się do systemu Zablokuj użytkownika jeżeli użytkownik ma nie być aktywny w chwili tworzenia należy zaznaczyć Jednostka pole informacyjne określające przynależność do danej jednostki Po wypełnieniu wszystkich pól poprawnie w celu zatwierdzenia należy wybrać przycisk Zapisz zmiany. Zostaniemy poinformowani o zmianie danych użytkownika w systemie. Zarządzanie jednostkami przypisanymi do użytkownika W tym celu należy przejść do zakładki UŻYTKOWNICY oraz wybrać opcję: EDYTUJ na wybranym użytkowniku. Po kliknięciu pojawi się formatka edycji danych głównych, z opcji tabulacji należy wybrać przycisk Jednostki: INFOMEX Sp. Z.O.O 16

W celu przypisania użytkownika do danej jednostki należy kliknąć przycisk DODAJ. Z pośród pól należy uzupełnić: Wybierz jednostkę po kliknięciu z rozwijanej listy należy wybrać żądaną jednostkę, Wybierz rolę po kliknięciu należy wybrać role jakie zostaną przypisane do jednostki, Po wypełnieniu wszystkich pól poprawnie w celu zatwierdzenia należy wybrać przycisk Zapisz. Zostaniemy poinformowani o dodaniu nowego rekordu w liście. INFOMEX Sp. Z.O.O 17

Usunięcie jednostki przypisanej do użytkownika W tym celu należy przejść do zakładki UŻYTKOWNICY oraz wybrać opcję: EDYTUJ na wybranym użytkowniku. Po kliknięciu pojawi się formatka edycji danych głównych, z opcji tabulacji należy wybrać przycisk Jednostki. Następnie kliknąć przycisk usuń dla żądanej pozycji. Po kliknięciu pojawi się komunikat potwierdzający. Po kliknięciu Tak, wypisz nastąpi usunięcie rekordu z tabeli: Wysyłanie powiadomień do danego użytkownika W tym celu należy przejść do zakładki UŻYTKOWNICY oraz wybrać opcję: EDYTUJ na wybranym użytkowniku. Po kliknięciu pojawi się formatka edycji danych głównych, z opcji tabulacji należy wybrać przycisk Powiadomienia. Następnie kliknąć przycisk DODAJ dla żądanej pozycji. INFOMEX Sp. Z.O.O 18

Z pośród pól należy uzupełnić: Typ wybrać typ powiadomienia, Temat tytuł wiadomości Treść zawartość wiadomości. Po wypełnieniu wszystkich pól poprawnie w celu zatwierdzenia należy wybrać przycisk Dodaj. Zostaniemy poinformowani o dodaniu nowego rekordu w liście. Z widoku powyżej możliwe jest również podejrzenie wszystkich powiadomień wysłanych od użytkownika. Przydzielanie użytkownika do ról ogólnych W tym celu należy przejść do zakładki UŻYTKOWNICY oraz wybrać opcję: EDYTUJ na wybranym użytkowniku. Po kliknięciu pojawi się formatka edycji danych głównych, z opcji tabulacji należy wybrać przycisk Uprawnienia. Następnie z listy role użytkownika dodać żądane uprawnienia. W INFOMEX Sp. Z.O.O 19

celu zatwierdzenia kliknąć przycisk ZAPISZ ZMIANY o przypisaniu następujących ról zostaniemy poinformowani komunikatem. Usuwanie użytkownika z systemu W tym celu należy przejść do zakładki UŻYTKOWNICY oraz wybrać opcję: USUŃ na wybranym użytkowniku. Po kliknięciu pojawi się komunikat potwierdzający. Po kliknięciu Tak, usuń nastąpi usunięcie rekordu z tabeli. INFOMEX Sp. Z.O.O 20

Zakładka Jednostki Po zalogowaniu do systemu SOVAT użytkownik o odpowiednich uprawnieniach ma możliwość przeglądania, dodawania, edycji oraz dezaktywacji jednostek. Dodawanie jednostki W tym celu należy przejść do zakładki JEDNOSKI oraz wybrać opcję: IMPORT DANYCH Z KOS. Po kliknięciu pojawi się formatka importu danych: Z tego poziomu użytkownik ma możliwość wyszukiwania danych jednostki w systemie KOS po atrybutach takich jak: Osoba ID, INFOMEX Sp. Z.O.O 21

Wersja, Pełna nazwa, Skrót, Regon. Po wypełnieniu wszystkich pól poprawnie w celu wyszukiwania należy kliknąć przycisk WYSZU- KAJ. Pojawi się lista z wynikami wyszukiwania: W celu importu danej jednostki klikamy IMPORTUJ przy żądanej pozycji. Wyświetli się ekran szczegółów: Operator musi wybrać według jakiego parametru ma zostać dokonany import (nr REGON, OSOBA ID, bezpośrednie wskazanie jednostki) oraz typu słownika docelowego (jednostka, inne podmioty). W celu zatwierdzenia należy kliknąć przycisk IMPORTUJ. Jeżeli dana jednostka wg. INFOMEX Sp. Z.O.O 22

zadanego parametru istnieje w systemie dane zostaną zaktualizowane w przeciwnym wypadku zostanie dodana nowa jednostka. Edycja jednostki W tym celu należy przejść do zakładki JEDNOSTKI oraz wybrać opcję: EDYTUJ na wybranej jednostki. Po kliknięciu pojawi się formatka edycji danych głównych: Z tego poziomu użytkownik uzupełnia pola opisowe: Kod jednostki, Grupa jednostki, Obszar działania jednostki, Numer telefonu, Email NIP, REGON, Informacje dodatkowe. Po wypełnieniu wszystkich pól poprawnie w celu zatwierdzenia należy wybrać przycisk Zapisz zmiany. Zostaniemy poinformowani o zmianie danych jednostki w systemie. Dezaktywacja jednostki W tym celu należy przejść do zakładki JEDNOSTKI oraz wybrać opcję: usuń na wybranej jednostce Po kliknięciu pojawi się komunikat potwierdzający. Po kliknięciu Tak, usuń nastąpi dezaktywacja jednostki, jest to operacja nieodwracalna. Jednostka będzie widoczna w systemie jako zarchiwizowana. Dane dotychczasowo zmieniane przez jednostkę nadal będą dostępne. INFOMEX Sp. Z.O.O 23

Zarządzanie Rachunkami Bankowymi W tym celu należy przejść do zakładki JEDNOSTKI oraz wybrać opcję: EDYTUJ na wybranej jednostce. Po kliknięciu pojawi się formatka edycji danych głównych, z opcji tabulacji należy wybrać przycisk Rachunki Bankowe: W celu dodania konta bankowego do danej jednostki należy kliknąć przycisk DODAJ. Z pośród pól należy uzupełnić: IBAN numer rachunku poprzedzony prefixem PL, Typ rachunku z listy rozwijalnej. Ponadto dla rachunków bieżącego oraz wydzielonego zostanie wygenerowanie automatycznie konto wpłat IWM. W systemie jednocześnie może być aktywny jeden spośród typów rachunek bankowy dla danej jednostki. INFOMEX Sp. Z.O.O 24

Dezaktywacja rachunku bankowego W tym celu należy przejść do zakładki JEDNOSTKI oraz wybrać opcję: EDYTUJ na wybranej jednostce. Po kliknięciu pojawi się formatka edycji danych głównych, z opcji tabulacji należy wybrać przycisk Rachunki bankowe. Następnie kliknąć przycisk USUŃ dla żądanej pozycji. Po kliknięciu pojawi się komunikat potwierdzający. Po kliknięciu Tak, usuń nastąpi dezaktywacja rachunku bankowego. Będzie on widoczny na liście jako zarchiwizowany. INFOMEX Sp. Z.O.O 25

Informacje cząstkowe W zależności od okresu rejestrowania Informacji cząstkowej oraz od rodzajów plików (JPK) i deklaracji (VAT-7) Użytkownik ma możliwość złożenia nowej deklaracji lub korekty do złożonej wcześniej deklaracji. Obie czynności składają się z tych samych akcji, które zostały opisane w poniższym rozdziale. W celu przejścia do zakładki Informacje cząstkowe, Użytkownik wybiera pozycję, znajdującą się w menu po lewej stronie. W nowo otwartym oknie Użytkownik ma listę Jednostek, dla których może przygotować Informację Cząstkową (IC). Zawężanie wyników Część znajdująca się na górze służy do zawężenia listy wyświetlanych lub wyszukiwania Jednostek w przypadku jeżeli dany użytkownik widzi na tym ekranie wiele jednostek. INFOMEX Sp. Z.O.O 26

Użytkownik ma możliwość wyboru interesującej go Jednostki, właściwego okresu dla Informacji cząstkowej oraz jej statusu. Po wybraniu danych klika przycisk. Wyniki zostają zawężone do wybranych parametrów. Dodawanie Informacji cząstkowej W celu dodania informacji cząstkowej należy przejść do zakładki Informacje cząstkowe, Użytkownik wybiera pozycję, znajdującą się w menu po lewej stronie. Na tym widoku użytkownik widzi listę Informacji cząstkowych z podziałem na okresy jakich informacja dotyczy oraz jednostki, których informacja dotyczy. Uwaga: w przypadku placówek oświatowych rozdzielone są Informacje częściowe dla rachunków RDWJ i RDBJ za dany okres. Uwaga: ponieważ użytkownik może być przypisany do więcej niż jednej jednostki, przy pracy z Informacjami częściowymi, należy zwracać szczególną uwagę na wybór przez użytkownika właściwej jednostki i okresu, którego dotyczy Informacja cząstkowa. INFOMEX Sp. Z.O.O 27

Informacje cząstkowe dotyczące bieżącego okresu są oznaczane kółkiem w kolorze niebieskim, natomiast Informacje cząstkowe dotyczące okresów poprzednich kolorem czerwonym. W celu utworzenia nowej informacji cząstkowej Użytkownik na liście Informacji cząstkowych wyszukuje właściwy okres oraz jednostkę a następnie klika przycisk po prawej stronie w odpowiednim wierszu dla którego chce przygotować informację cząstkową (IC). W przypadku jednostek posiadających rachunek RDWJ oraz RBDJ, należy wprowadzić, zatwierdzić, podpisać i wysłać Informację cząstkową dla każdego z tych rachunków z osobna. Następnie w nowo otwartej karcie klika przycisk do okna edycji Informacji Cząstkowej. - Użytkownik zostanie przeniesiony INFOMEX Sp. Z.O.O 28

INFOMEX Sp. Z.O.O 29

Na górze okna znajdują się pola informacyjne dotyczące statusu Informacji cząstkowej, Jednostki, okresu jakiego dotyczy, terminu złożenia oraz informacje dotyczące rachunku. Okno do edycji informacji cząstkowej jest podzielone na 4 sekcje znajdujące się jedna pod drugą: 1.Wczytanie plików 2. Zatwierdzanie 3. Podpisanie i wysłanie 4. Podsumowanie. W danym momencie aktywna jest tylko jedna sekcja pozostałe są niedostępne (wyszarzane). W dalszej części tego dokumentu zostaną opisane czynności realizowane przez użytkownika w poszczególnych sekcjach. INFOMEX Sp. Z.O.O 30

Sekcja WCZYTANIE PLIKÓW Sekcja dotyczy pierwszego kroku w pracy z informacją cząstkową czyli wprowadzania Informacji cząstkowej. Pliki JPK zawsze są do systemu wczytywane, natomiast w przypadku plików dotyczących VAT istnieje możliwość ich wczytania do systemu lub wprowadzenia ręcznie. Wczytanie plików JPK Za pomocą przycisku przy IC-JPK Użytkownik może wczytać plik JPK Jednostki poprzez wskazanie ścieżki do właściwego pliku na komputerze z którego korzysta. Po kliknięciu należy wskazać plik w tej lokalizacji na komputerze i zaakceptować wybór. W przypadku poprawnego wczytania pliku JPK ikona znajdująca się po lewej stronie IC-JPK zostanie zmieniona z na. W przypadku nieprawidłowego wczytania pliku JPK pojawi się w prawym górnym rogu wyskakujący monit w kolorze czerwonym INFOMEX Sp. Z.O.O 31

Dodawanie deklaracji VAT-7 Deklarację VAT-7 można wczytać poprzez przycisk ręcznie po kliknięciu w przycisk przy IC-VAT7 lub wprowadzić. W przypadku wyboru opcji, użytkownik wskazuje odpowiedni plik w lokalizacji na komputerze, natomiast w przypadku wyboru opcji którą Użytkownik powinien uzupełnić. zostanie wyświetlone okno z deklaracją VAT-7, INFOMEX Sp. Z.O.O 32

Po uzupełnieniu deklaracji, zmiany należy zatwierdzić przyciskiem (znajdującym się na dole deklaracji), bądź odrzucić. Dodawanie zależnych deklaracji Po dodaniu deklaracji VAT-7 SOVAT automatycznie sprawdza konieczność dodania dodatkowych plików. Ich lista jest wypisana pod pozycją deklaracji VAT-7. W tym przypadku również użytkownik może skorzystać z opcji i wskazać odpowiedni plik w lokalizacji na komputerze lub opcji co skutkuje wyświetleniem okna z odpowiednią deklaracją do uzupełnienia przez Użytkownika. Dodawanie plików odbywa się zgodnie z opisem znajdującym się tutaj. Zarządzanie dodanymi plikami Dodane pliki na tym etapie można podglądnąć, lub też usunąć -. INFOMEX Sp. Z.O.O 33

Przejście do kolejnego kroku ZATWIERDZANIE W celu przejścia do następnej sekcji tj. Zatwierdzanie użytkownik merytoryczny Jednostki, wprowadzający Informację cząstkową po wcześniejszym sprawdzeniu czy wszystkie dane/pliki zostały poprawnie wprowadzone klika przycisk. Sekcja ZATWIERDZANIE Sekcja ZATWIERDZANE umożliwia użytkownikowi o określonych uprawnieniach (użytkownik Sprawdzający Jednostki), zweryfikowanie i zatwierdzenie przygotowanej w kroku pierwszym informacji cząstkowej, jej modyfikacji lub cofnięcia do użytkownika merytorycznego jednostki. Na tym etapie dodane pliki można podglądnąć, lub też usunąć -. Poszczególne pliki można także cofnąć się do poprzedniej części formularza, w celu dokonania poprawki, Użytkownik sprawdzający lub zatwierdzający klika przycisk W celu przejścia do następnej sekcji tj. Podpisanie i Wysłanie Użytkownik sprawdzający Jednostki, po wcześniejszym sprawdzeniu czy wszystkie dane/pliki zostały poprawnie wprowadzone klika przycisk. Powoduje to przejście do kolejnej sekcji Podpisywanie i wysyłanie. Sekcja PODPISYWANIE I WYSYŁANIE Ostatecznym krokiem w celu rejestracji informacji cząstkowej jest podpisanie i wysłanie formularza do Jednostki Centralnej. Uprawnienia do wykonania takiej operacji posiada Użytkownik Zatwierdzający Jednostki. INFOMEX Sp. Z.O.O 34

Podpisywanie plików Informacji cząstkowej za dany okres Po przejściu do sekcji Podpisanie i Wysłanie następuje Inicjalizacja podpisu cyfrowego, jak na poniższym zrzucie ekranu. INFOMEX Sp. Z.O.O 35

W kolejnym kroku pojawia się wyskakujące okienko apletu do podpisu elektronicznego. Należy zaznaczyć opcje jak na poniższym zrzucie ekranu. Jeżeli po zainstalowaniu powyższego apletu, urządzenie do składania podpisu nie zostanie wykryte pojawi się komunikat jak poniżej. INFOMEX Sp. Z.O.O 36

Jeżeli po zainstalowaniu się apletu do podpisu elektronicznego, urządzenie do podpisu zostanie wykryte, można przystąpić do podpisywania plików. W celu podpisania poszczególnych plików Użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami (Użytkownik zatwierdzający Jednostki), po upewnieniu się że wprowadzone na wcześniejszych etapach pliki/dane są prawidłowe, klika przycisk dla każdego pliku na liście osobno. Naciśnięcie przycisku powoduje uruchomienie aplikacji do składania podpisu elektronicznego z której korzysta dana jednostka. Należy zaakceptować pojawiające się okienka i postępować zgodnie z poleceniami aplikacji. Po prawidłowym podpisaniu każdego z plików, ikona znajdująca się po jego lewej stronie zostanie zmieniona z na. UWAGA: PODPISANIE PLIKÓW NIE JEST RÓWNOWAŻNE Z ICH WYSŁANIEM DO JEDNOSTKI CEN- TRALNEJ. INFOMEX Sp. Z.O.O 37

Wysyłanie podpisanych plików Informacji cząstkowej Po podpisaniu wszystkich plików (JPK, VAT) Użytkownik zatwierdzający Jednostki klika Podpisany i wysłany, a dokumenty nie mogą być już edytowane. - status informacji cząstkowej zostaje zmieniony na Wydruk podpisanych dokumentów Aby wydrukować podpisane dokumenty należy wcześniej je pobrać, a następnie otworzyć w programie Adobe Reader i wydrukować. Aby cofnąć się do poprzedniej części formularza, w celu dokonania poprawki, Użytkownik Zatwierdzający Jednostki klika przycisk lub. INFOMEX Sp. Z.O.O 38

Wpłata VAT Należny - numery kont IWM do wpłat W widoku Import Informacji Cząstkowej w kroku nr. 2 ZATWIERDZANIE dla Informacji Cząstkowej za dany okres, widoczny jest rachunek IWM do wpłat kwot VAT Należny. Numer rachunku IWM jest unikalny dla każdej jednostki. Jeżeli jednostka posiada zarówno rachunek wydzielony (RDWJ) jak i bieżący (RBDJ) to inny numer IWM jest dla konta RDWJ i inny numer IWM jest dla RDBJ danej jednostki przy czym zawsze obok numeru konta jest podpowiedź dla jakiego typu rachunku jest ten numer IWM). W dniu podpisania i wysłania w SOVAT informacji cząstkowej na wskazany rachunek IWM należy dokonać wpłaty kwoty VAT należny. Lokalizacja numeru konta IWM przedstawiona jest na poniższych zrzutach ekranu (zrzuty dla konta RDWJ i RBDJ): Przykładowy zrzut ekranu z lokalizacją numeru rachunku IWM dla konta RBDJ: INFOMEX Sp. Z.O.O 39

Przykładowy zrzut ekranu z lokalizacją numeru rachunku IWM dla konta RDWJ: INFOMEX Sp. Z.O.O 40

Edycja Informacji cząstkowej Użytkownik może powrócić do pracy z Informacją cząstkową pod warunkiem, że nie została ona wysłana do Jednostki Centralnej, poprzez jej edycję. W tym celu Użytkownik wybiera pozycję, znajdującą się w menu po lewej stronie. Wyszukuje interesującą go Informację cząstkową na liście (okres, jednostka), a następnie klika przycisk. Następnie w nowo otwartej karcie klika przycisk okna edycji Informacji Cząstkowej. - Użytkownik zostanie przeniesiony do Uwaga: operacja jest zbliżona do dodawania informacji cząstkowej, ale zamiast zielonego przycisku Dodaj na górze okna wybieramy po prawej stronie, ponieważ informacja cząstkowa została już stworzona. Jeżeli status Informacji cząstkowej jest równy 1. Wczytywanie plików modyfikacji wgranych plików może dokonać każdy Użytkownik. Jeżeli status jest inny, należy cofnąć się (Użytkownik sprawdzający Jednostki oraz Użytkownik zatwierdzający Jednostki) do 1. części formularza. INFOMEX Sp. Z.O.O 41

Usuwanie Informacji cząstkowej W celu usunięcia informacji cząstkowej Użytkownik wybiera właściwą jednostkę i okres rozliczeniowy, a następnie klika przycisk. Następnie w nowo otwartej karcie klika przycisk. Po akceptacji w nowo wyświetlonym oknie jednostka cząstkowa zostanie usunięta (jeżeli jej status jest równy 1. Wprowadzenie, 2. Zatwierdzenie). Nie ma możliwości usuwania informacji cząstkowych, które zostały podpisane i wysłane. INFOMEX Sp. Z.O.O 42

Deklaracje W zależności od okresu rejestrowania Deklaracji oraz od rodzajów zdeponowanych plików (JPK) i deklaracji (VAT-7) Gospodarz ma możliwość złożenia nowej deklaracji lub korekty do złożonej wcześniej deklaracji. Obie czynności składają się z tych samych akcji, które zostały opisane w poniższym rozdziale. Aby przejść do zakładki DEKLARACJA, Użytkownik wybiera pozycję, ze znajdującego się w menu po lewej stronie. W nowo otwartym oknie Użytkownik ma podgląd do terminów deklaracji, dla których może przygotować zagregowane pliki JPK oraz zagregowaną deklarację VAT-7. Część znajdująca się na górze służy do zawężenia wyników okresów składania deklaracji. Akceptację filtrów uzyskuje się poprzez kliknięcie przycisku FILTRUJ. Natomiast anulowanie filtrów poprzez kliknięcie przycisku WYCZYŚĆ. Wyniki można zawężać poprzez wybór filtrów: Okres od filtruj od okresu, Okres do filtruj do okresu. Dodawanie deklaracji W celu utworzenia nowej deklaracji Użytkownik wybiera właściwy okres rozliczeniowy, a następnie klika przycisk DEKLARACJE. Następnie w nowo otwartej liście klika przycisk DODAJ użytkownik zostanie przeniesiony do ekranu składania Deklaracji. Składanie deklaracji zawiera się w 4-ch krokach: 1. Przygotowanie pliki poszczególnych deklaracji zostają zagregowane do jednego właściwego, 2. Weryfikacja następuje przedstawienie wartości podanych na deklaracji, INFOMEX Sp. Z.O.O 43

3. Podpisywanie i Wysyłanie pliki deklaracji zostają podpisane i wysłane 4. Podsumowanie zakończenie procesu wprowadzania deklaracji W danym momencie aktywna jest tylko jedna sekcja. Krok 1 Przygotowanie Ekran przedstawia zagregowane pliki deklaracji oraz wymagane formularze, które zostają wysłane do urzędu skarbowego. Dla poszczególnych możliwe są różne akcje: Podgląd wyświetla deklarację do podglądu, Podgląd roboczy wyświetla deklarację z uwzględnieniem groszy, Modyfikacja umożliwia zmiany lub uszczegółowienie deklaracji, Pobierz PDF umożliwia pobranie deklaracji w pliku PDF, Pobierz roboczy PDF umożliwia pobranie deklaracji z uwzględnieniem groszy w pliku PDF, Pobierz XML umożliwia pobranie surowego pliku deklaracji, Wprowadź plik ręcznie umożliwia wprowadzenie pliku poprzez formularz, Wgraj plik umożliwia wgranie poprawnego pliku, Usuń plik umożliwia usunięcie pliku. Krok 2 Weryfikacja Ekran przedstawia wartości służące do weryfikacji deklaracji. INFOMEX Sp. Z.O.O 44

Krok 3 Podpisz i wyślij Ekran służy do podpisania, wysłania oraz sprawdzenia UPO dla wysłanej deklaracji. Dla poszczególnych deklaracji możliwe są różne akcje: Podpisz po kliknięciu następuje otwarcie okienka aplikacji szafir oraz podpis pliku uwaga: należy pamiętać by przed podpisem kliknąć przycisk ZAŁADUJ MODUŁ PODPISU CYFROWEGO po załadowaniu można podpisywać pliki, Wyślij następuje wysyłka podpisanych deklaracji, Sprawdź UPO sprawdza UPO dla przesłanych deklaracji, Pobierz UPO pobrany zostaje plik XML dokumentu UPO, Pobierz UPO PDF pobrany zostaje dokument PDF dla dokumentu UPO. Krok 4 Potwierdzenie Ekran informuję o zakończeniu procesu wysyłania deklaracji, wygenerowaniu odpowiednich dokumentów oraz utworzeniu przypisów na kartach kontowych. Aby przejść do następnej sekcji (po wcześniejszym sprawdzeniu czy wszystkie dane/pliki zostały poprawnie wprowadzone). Użytkownik klika przycisk ZATWIERDŹ natomiast w celu cofnięcia należy kliknąć przycisk COFNIJ. Modyfikowanie deklaracji VAT-7 Deklarację VAT-7 można modyfikować poprzez przycisk MODYFIKUJ. Zostanie wyświetlone okno z deklaracją VAT-7, którą Użytkownik powinien uzupełnić. INFOMEX Sp. Z.O.O 45

Po uzupełnieniu zmiany należy zatwierdzić przyciskiem ZATWIERDŹ I ZAPISZ (znajdującym się na dole deklaracji), bądź odrzucić ANULUJ. Modyfikowanie wartości odsetek System SOVAT umożliwia w szczególnych przypadkach modyfikację wartości odsetek wysyłanych do urzędu skarbowego. W celu dokonania zmiany należy kliknąć przycisk ZMIEŃ WARTOŚĆ ODSETEK. Wyświetlone zostaje okienko w którym ustawiamy wartość odsetek. W celu ich zatwierdzenia klikamy ZAPISZ. Podział Proporcjonalny Odsetek Podział proporcjonalny odsetek następuje poprzez rozdzielenie kwoty noty odsetkowej deklaracji pomiędzy jednostki składające korektę dla danego okresu. Algorytm podziału rozdziela odsetki do momentu wyeliminowania jednostek posiadających naliczoną kwotę odsetek poniżej 1 zł. Następnie dla pozostałych jednostek za pomocą podziału proporcjonalnego rozdzielana jest kwota odsetek deklaracji. Ekran odsetek proporcjonalnych znajduje się w menu DEKLARA- CJA następnie należy wybrać wybrany okres poprzez kliknięcie przy nim przycisku DEKLRACJE wyświetlona zostanie lista wszystkich wersji deklaracji dla danego okresu (Deklaracje zerowe oraz w kroku 1-szym nie posiadają ekranu odsetek proporcjonalnych). Następnie należy kliknąć w przycisk przy danej deklaracji ODSETKI PROPORCJONALNE zostanie wyświetlony ekran odsetek proporcjonalnych. Powyższy ekran zawiera najistotniejsze informacje tj. nazwa jednostki, rachunek, dokument informacji cząstkowej, odsetki prognozowane (są to odsetki prognozowane jednostce podczas składania deklaracji) oraz odsetki wyliczone (są to odsetki, którymi zostanie obciążona jednostka wyliczane są one na tym ekranie) INFOMEX Sp. Z.O.O 46

Wyliczenie odsetek proporcjonalnych W menu odsetek proporcjonalnych należy kliknąć przycisk WYLICZ ODSETKI PROPORCJONALNE po kliknięciu system rozdzieli proporcjonalnie kwotę odsetkową przypisaną do deklaracji można ją odczytać z górnej tabelki WARTOŚĆ ODSETEK. Edycja kwoty odsetek proporcjonalnych System SOVAT umożliwia zmianę wartości odsetek wyliczonych poprzez podział proporcjonalny. W tym celu należy z listy widocznych wszystkich jednostek nacisnąć przycisk przy danej pozycji EDYTUJ. Wyświetlone zostanie okienko edycji wartości odsetek dla danej informacji cząstkowej. Przy zmianie wartości odsetek wyliczonych przez system należy pamiętać aby zweryfikować końcową kwotę naliczonych odsetek, ponieważ system SOVAT w takim wypadku nie sprawdza kwoty końcowej. INFOMEX Sp. Z.O.O 47

Pobieranie raportów Ekran odsetek proporcjonalnych pozwala na pobranie 3-ch osobnych raportów: Raport 1 przed podziałem prezentuje wartości odsetek proponowanych przez system Raport 2 po podziale proporcjonalnym prezentuje wartości kwot proponowanych oraz wyliczonych przez system, Pismo z kwotą odsetek dla jednostki zawiera raport kwoty wyliczonej dla poszczególnej jednostki do zapłaty. Generowany osobno dla każdej jednostki. Zatwierdzanie odsetek proporcjonalnych W celu zatwierdzenia kwot wyliczonych dla odsetek proporcjonalnych należy na ekranie odsetek proporcjonalnych kliknąć przycisk PRZEJDŹ DO NASTĘPNEGO KROKU. Po zatwierdzeniu zostaną stworzone dokumenty PKa oraz zbiorczy PK dla danego okresu. Zostaną również dodane przypisy odsetkowe dla jednostek posiadających przynajmniej 1 gr do zapłaty. Przejście do kolejnego kroku jest możliwe tylko i wyłącznie w przypadku Zatwierdzenia deklaracji do kroku 4- tego. INFOMEX Sp. Z.O.O 48

Edycja Deklaracji W celu edycji nowej deklaracji Użytkownik wybiera właściwy okres rozliczeniowy, a następnie klika przycisk DEKLARACJI. Następnie w nowo otwartej karcie klika przycisk WYBIERZ - Użytkownik zostanie przeniesiony do okna edycji Deklaracji. Usuwanie Deklaracji W celu usunięcia nowej deklaracji Użytkownik wybiera właściwy okres rozliczeniowy, a następnie klika przycisk DEKLARACJE. Następnie w nowo otwartej karcie klika przycisk USUŃ. INFOMEX Sp. Z.O.O 49

Zakładka Grupy Jednostek Zakładka GRUPY JEDNOSTEK pozwala na zgrupowanie poszczególnych jednostek. Ma to za zadanie ułatwienie wykonywania niektórych operacji w systemie SOVAT np. przy określaniu szablonu terminarza. Dodawanie Grupy Jednostek W tym celu należy przejść do zakładki GRUPY JEDNOSTEK oraz wybrać opcję: DODAJ. Po kliknięciu pojawi się formatka wprowadzania danych: Po wypełnieniu pola nazwa grupy należy przycisnąć przycisk Dodaj Grupę spowoduje to dodanie grupy do systemu. Edycja Grupy Jednostek W tym celu należy przejść do zakładki GRUPY JEDNOSTEK oraz wybrać opcję EDYTUJ przy danej pozycji. Po kliknięciu pojawi się formatka edycji danych: INFOMEX Sp. Z.O.O 50

Po zmianie nazwy grupy w celu zapisania należy kliknąć przycisk ZAPISZ ZMIANY. Rekord zostanie zaktualizowany. Usunięcie Grupy Jednostek W tym celu należy przejść do zakładki GRUPY JEDNOSTEK oraz wybrać opcję USUŃ przy danej pozycji. Po kliknięciu pojawi się formatka: Po kliknięciu TAK, USUŃ pozycja zostanie usunięta. INFOMEX Sp. Z.O.O 51

Zakładka Szablony Uprawnień System SOVAT posiada wbudowany mechanizm przypisywanie praw użytkowników na podstawie wcześniej skonfigurowanych systemów szablonów. Schematy mogą być używane w celu tymczasowego przypisania uprawnień do danego użytkownika, bądź ich odpięcia. Dodanie nowego szablonu uprawnień W tym celu należy przejść do zakładki SZABLONY UPRAWNIEŃ oraz wybrać opcję: DODAJ. Po kliknięciu pojawi się formatka wprowadzania danych: Z tego poziomu użytkownik uzupełnia pola opisowe: Nazwa schematu, Grupa uprawnień należy wybrać z listy rozwijalnej n-razy, aż do przypisania wszystkich ról, uwaga to pole jest wielokrotnego wyboru, Wybierz jednostkę - należy wybrać z listy rozwijalnej n-razy, aż do przypisania wszystkich jednostek, uwaga to pole jest wielokrotnego wyboru, Po wypełnieniu wszystkich pól poprawnie w celu zatwierdzenia należy wybrać przycisk PO- TWIERDŹ. Zostaniemy poinformowani o dodaniu nowego szablonu w systemie. INFOMEX Sp. Z.O.O 52

Edycja szablonu uprawnień W tym celu należy przejść do zakładki SZABLONY UPRAWNIEŃ oraz wybrać opcję: EDYTUJ na wybranej grupie. Po kliknięciu pojawi się formatka edycji danych głównych: Z tego poziomu użytkownik uzupełnia pola opisowe: Nazwa schematu, Grupa uprawnień należy wybrać z listy rozwijalnej n-razy, aż do przypisania wszystkich ról, uwaga to pole jest wielokrotnego wyboru, Wybierz jednostkę - należy wybrać z listy rozwijalnej n-razy, aż do przypisania wszystkich jednostek, uwaga to pole jest wielokrotnego wyboru, Po wypełnieniu wszystkich pól poprawnie w celu zatwierdzenia należy wybrać przycisk PO- TWIERDŹ. Zostaniemy poinformowani o dodaniu nowego szablonu w systemie. Usuwanie szablonu uprawnień W tym celu należy przejść do zakładki SZABLONY UPRAWNIEŃ Następnie kliknąć przycisk USUŃ dla żądanej pozycji. Po kliknięciu pojawi się komunikat potwierdzający. Po kliknięciu POTWIERDŹ nastąpi usunięcie szablonu uprawnień. Uwaga usunięcie nie spowoduje cofnięcia przypisanych za jego pomocą uprawnień w danym użytkowniku. INFOMEX Sp. Z.O.O 53

Przypisanie uprawnień na podstawie szablonu uprawnień użytkownikowi W tym celu należy przejść do zakładki UŻYTKOWNICY następnie kliknąć przycisk EDYTUJ dla żądanego użytkownika. W nowym oknie wejść do zakładki JEDNOSTKI kliknąć przycisk PRZYPISZ SCHEMAT UPRAWNIEŃ. W nowo wyświetlonym oknie wybrać odpowiedni szablon. Po wybraniu z pola rozwijalnego kliknąć PRZYPISZ nastąpi przypisanie wszystkich uprawnień z danego szablonu do edytowanego użytkownika. Odebranie uprawnień na podstawie szablonu uprawnień użytkownikowi W tym celu należy przejść do zakładki UŻYTKOWNICY następnie kliknąć przycisk EDYTUJ dla żądanego użytkownika. W nowym oknie wejść do zakładki JEDNOSTKI kliknąć przycisk USUŃ SCHEMAT UPRAWNIEŃ. W nowo wyświetlonym oknie wybrać odpowiedni szablon. Po wybraniu z pola rozwijalnego kliknąć Usuń nastąpi usunięcie danych pozycji uprawnień w przypisanych użytkownikowi, a istniejących w danym szablonie. INFOMEX Sp. Z.O.O 54

Zakładka Role Systemowe Po zalogowaniu do systemu SOVAT użytkownik o odpowiednich uprawnieniach ma możliwość przeglądania, dodawania, edycji oraz usunięcia roli systemowej. Dodawanie roli systemowej W tym celu należy przejść do zakładki ROLE SYSTEMOWE oraz wybrać opcję: DODAJ. Po kliknięciu pojawi się formatka wprowadzania danych głównych: INFOMEX Sp. Z.O.O 55

Z tego poziomu użytkownik uzupełnia pola opisowe: Nazwa, Należy zaznaczyć wymagane uprawnienia. Po wypełnieniu wszystkich pól poprawnie w celu zatwierdzenia należy wybrać przycisk DODAJ UŻYTKOWNIKA. Zostaniemy poinformowani o dodaniu nowej roli w systemie. Edycja Roli Systemowej W tym celu należy przejść do zakładki ROLE SYSTEMOWE oraz wybrać opcję: EDYTUJ na wybranej roli. Po kliknięciu pojawi się formatka edycji danych głównych: INFOMEX Sp. Z.O.O 56

Z tego poziomu użytkownik uzupełnia pola opisowe: Nazwa, Należy zaznaczyć wymagane uprawnienia. Po wypełnieniu wszystkich pól poprawnie w celu zatwierdzenia należy wybrać przycisk Zapisz zmiany. Zostaniemy poinformowani o zmianie danych roli w systemie. Usunięcie roli systemowej W tym celu należy przejść do zakładki ROLE SYSTMEOWE oraz wybrać opcję: USUŃ na wybranej roli. Po kliknięciu pojawi się komunikat potwierdzający. Po kliknięciu TAK, USUŃ nastąpi usunięcie roli systemowej oraz usunięcie wszystkich powiązanych z nią danych. INFOMEX Sp. Z.O.O 57

Terminarz W systemie SOVAT funkcjonuje terminarz, dzięki któremu możliwe jest dopasowanie składanych deklaracji do żądanego grafika. Składanie naliczanie odsetek, składanie informacji cząstkowych, deklaracji oraz ich korekt jest ściśle powiązane z terminami znajdującymi się w terminarzu. Widok terminarza W widoku terminarza znajdują się podstawowe informacje o aktualnie znajdujących się terminach. Za pomocą przycisku Indywidualny termin dla jednostki możliwe jest otwarcie dodatkowego terminu składania informacji cząstkowych bądź ich korekt. Terminy dzielimy na 4 typy: IC Jednostki jest to termin informacji cząstkowych dla jednostek, Korekta IC Jednostki jest to termin korekty dla danej jednostki, jeżeli nie przyporządkujemy żadnej jednostki termin używany może być przez wszystkie jednostki znajdujące się w systemie, Deklaracja Centrali jest to ostateczny termin używany do składania głównej deklaracji urzędu, brany jest również jako termin początkowy do naliczania not odsetkowych Korekta Deklaracji Centrali jest to termin wyznaczony na złożenie korekty deklaracji głównej urzędu brany jest on również jako termin składania not odsetkowych dla danego okresu. Indywidualny termin dla jednostki Pozwala on na wygenerowanie indywidualnego terminu dla jednostki, która spóźnia się ze złożeniem informacji cząstkowych, bądź indywidualnej korekty spowodowanej nagłym utworzeniem korekty złożonej informacji cząstkowej. W celu dokonania otwarcia takowego terminu konieczne jest ustalenie: INFOMEX Sp. Z.O.O 58

daty początkowej, daty końcowej, jeżeli ma to być jeden dzień to data początkowa musi równać się dacie końcowej, nazwy, jest to pole informacyjne, wybranie typu, czy jest to korekta bądź pierwotna informacja cząstkowa, wybranie jednostek, pole to może przyjąć więcej niż jedną jednostkę w celu wybrania należy w nie kliknąć zacząć wpisywać nazwę, następnie wybrać z listy żądaną jednostkę, postępować analogicznie w celu wybrania kolejnych. Zatwierdzenie odbywa się poprzez kliknięcie przycisku Otwórz indywidualny termin. Termin staje się aktywny zaraz po zapisie. Edycja terminu Jeżeli zajdzie konieczność zmiany terminu istniejącego już w systemie to należy kliknąć przycisk Edytuj przy danym terminie. Następnie należy wprowadzić w formularzu nową datę początkową oraz datę końcową. Zatwierdzić przyciskiem Zapisz. Zmiana w systemie dokonuje się zaraz po zatwierdzeniu. INFOMEX Sp. Z.O.O 59

Szablon Terminarza Szablon terminarza określa predefiniowany wcześniej schemat według, którego zostają otwarte okresy składania informacji cząstkowej dla jednostek oraz deklaracji dla centrali. Każdego pierwszego dnia kolejnego miesiąca otwierane zostają okresy dla wybranych jednostek oraz zostaje wygenerowany terminarz wpływu informacji cząstkowych, deklaracji i ich korekt. Dodanie pozycji szablonu terminarza W tym celu należy przejść do zakładki SZABLON TERMINARZA oraz wybrać opcję: DODAJ. Po kliknięciu pojawi się formatka wprowadzania danych: Po wypełnieniu następujący pól: Nazwa nazwa informacyjna Typ odliczania w przypadku dni wolnych naliczanie odbywa się o Narastająco kolejny możliwy dzień roboczy, INFOMEX Sp. Z.O.O 60

o Poprzedzająco poprzedni dzień roboczy, Typ dana pozycja tyczy się o IC Jednostki terminu składania dla jednostki o Korekta IC Jednostki termin składania korekty dla jednostki o Deklaracja Centrali termin składania deklaracji dzień rozpoczęcia naliczania odsetek, o Korekta Deklaracji Centrali termin składania korekty deklaracji dzień końca naliczania odsetek, Grupy grupy jednostek tyczy się tylko wyboru typu dla jednostek, Początkowy dzień/ miesiąc dzień rozpoczęcia / miesiąc początkowy Końcowy dzień miesiąc dzień końca / miesiąc końca W celu zapisania należy przycisnąć przycisk DODJA GRUPĘ spowoduje to dodanie grupy do systemu. Edycja pozycji szablonu terminarza W tym celu należy przejść do zakładki SZABLON TERMINARZA oraz wybrać opcję: EDYTUJ przy zmienianej pozycji. Po kliknięciu pojawi się formatka wprowadzania danych: Pozycje podlegające edycji są identyczne jak w przypadku dodawania pozycji szablonu terminarza. Usunięcie pozycji szablonu terminarza W tym celu należy przejść do zakładki SZABLONY TERMINARZA Następnie kliknąć przycisk USUŃ dla żądanej pozycji. INFOMEX Sp. Z.O.O 61

Po kliknięciu pojawi się komunikat potwierdzający. Po kliknięciu TAK, USUŃ nastąpi usunięcie szablonu terminarza. INFOMEX Sp. Z.O.O 62

Dni wolne Zakładka dni wolne służy do oznaczenia w systemie dni ustawowo wolnych od pracy. Są to wszystkie święta ruchome oraz nie ruchome. Daty ustawione w powyższej sekcji służą do wyznaczenia wysokości odsetek ustawowych. Dodanie dnia wolnego W tym celu należy przejść do zakładki DNI WOLNE oraz wybrać opcję: DODAJ. Po kliknięciu pojawi się formatka wprowadzania danych: Na formatce należy uzupełnić pola: nazwa pole informacyjne data data na którą przypada dzień wolny Aby zatwierdzić należy kliknąć przycisk UTWÓRZ. Pozycja zostanie dodana niezwłocznie. INFOMEX Sp. Z.O.O 63

Edycja dnia wolnego W tym celu należy przejść do zakładki DNI WOLNE oraz wybrać opcję: EDYTUJ przy zmienianej pozycji. Po kliknięciu pojawi się formatka wprowadzania danych: Pozycje podlegające edycji są identyczne jak w przypadku dodawania pozycji szablonu terminarza. Usunięcie dnia wolnego W tym celu należy przejść do zakładki DNI WOLNE Następnie kliknąć przycisk USUŃ dla żądanej pozycji. Po kliknięciu pojawi się komunikat potwierdzający. Po kliknięciu POTWIERDŹ nastąpi usunięcie dnia wolnego. INFOMEX Sp. Z.O.O 64

Okresy System SOVAT posiada dwa rodzaje okresów, okresy księgowe oraz okresy rozliczeniowe. Otwieranie poszczególnych okresów odbywa się automatycznie 1 dnia każdego miesiąca w procesie tym biorą udział jednostki, które są aktywne i posiadają aktywny przynajmniej jeden typ rachunku bankowego. Okresy Rozliczeniowe Zawierają okresy używane do tworzenia rozliczeń informacji cząstkowych oraz deklaracji. Używane są one również podczas generowania terminarza dla jednostek. Otwierają się one dla miesiąca poprzedzającego aktualny. Otwieranie okresów rozliczeniowych Otwieranie okresów jest używane w przypadku, gdy dodana zostanie jednostka lub zostanie przypisany nowy rachunek bankowy do jednostki. W formularzu w polu jednostki należy wybrać jednostki, dla których pożądane jest otwarcie okresu. Po uzupełnieniu wszystkich pól klikamy przycisk Otwórz okres. System nie dokona ponownego otwarcia dla danej jednostki, dla której okres został już otworzony ręcznie bądź automatycznie. Możliwe jest jedynie otwarcie dla najnowszego aktywnego w systemie okresu. INFOMEX Sp. Z.O.O 65

Okresy Księgowe Zawierają okresy używane do sporządzania dokumentów księgowych w systemie. Otwieracie następuje automatycznie dla bieżącego miesiąca. Zamykanie okresów księgowych Zamykanie okresów księgowych następuje na żądanie operatora. Zamknięcie dokonuje się poprzez kliknięcie przycisku ZAMKNIJ przy danym okresie. Użytkownik zostanie poproszony o potwierdzenie zamknięcia. Akceptacja jest różnoznaczna z uniemożliwieniem dodania jakiejkolwiek operacji z datą zawierającej się w zamkniętym okresie. Operacja jest nieodwracalna. INFOMEX Sp. Z.O.O 66

Wyciągi bankowe System SOVAT posiada moduł umożliwiający wprowadzanie rachunków bankowych oraz przegląd aktualnego stanu konta. Na liście znajdują się pozycje wprowadzanych kolejnych rachunków bankowych. Rachunki bankowe dzielimy na dwie kategorie: Pierwszą rachunek bankowy główny oraz drugą rachunek bankowy typu split. Przełączanie pomiędzy typami odbywa się poprzez górną część listy za pomocą tab ów. Wprowadzanie rachunku bankowego W tym celu należy przejść do zakładki WYCIĄGI BANKOWE wybrać odpowiednio typ rachunku bankowego zwykły bądź split. Następnie wybrać opcję: REJESTRACJA RACHUNKU BANKO- WEGO. Po kliknięciu pojawi się formatka wprowadzania danych: Na formatce należy kliknąć przycisk WGRAJ PLIK w pokazanym oknie systemowym należy wybrać plik zapisany w formacie MT940 pamiętając aby był on kolejnym numerem wprowadzonego wcześniej wyciągu bankowego. Po zatwierdzeniu plik zostaje załadowany, po czym następuje jego weryfikacja oraz wstępne przetworzenie. W przypadku konieczności załadowania INFOMEX Sp. Z.O.O 67

pliku IWM poniżej pliku MT940 pojawi się pole do wprowadzenie pliku IWM kliknąć WGRAJ PLIK. W pokazanym okienku systemowym wybieramy plik IWM pamiętając aby był to plik IWM przypisany do pliku MT940. Po zatwierdzeniu plik zostaje załadowany możemy zatwierdzić krok klikając przycisk ZATWIERDŹ I PRZEJDŹ DO KROKU 2. Widok zostanie automatycznie odświeżony. Krok 2 zatwierdzenie W kroku 2 system SOVAT przetwarza dane wprowadzone w plikach. Może to potrwać do kilku minut. Po przetworzeniu przedstawione zostają użytkownikowi aktualne dane z wprowadzonych plików tj. saldo otwarcia, saldo zamknięcia, wartość przychodów oraz rozchodów w wyciągu bankowym. Po zatwierdzeniu kroku klikając przycisk ZATWIERDŹ I PRZEJDŹ DO KROKU 3. Widok zostanie automatycznie odświeżony. Krok 3 uzgadnianie W przypadku uzgadniania linii wyciągu istnieją następujące przypadki uzgodnienia: 1. System rozpoznaje wpłatę przelew jest dokonywany na używane w systemie konto IWM system SOVAT automatycznie przypisuje jednostkę, typ rachunku oraz stara się przyporządkować wpłatę do istniejącego przypisu, 2. System SOVAT nie potrafi rozpoznać wpłaty w takim przypadku system poprosi o wskazanie jednostki, rachunku oraz jednostki. Dodatkowo jeżeli użytkownik nie jest w stanie stwierdzić celu wpłaty możliwe jest wskazanie następujących jednostek wbudowanych: 1. Kontrahent niezidentyfikowany rachunek RBDJ Karta Główna podczas wyboru tego typu transakcji operacja zostaje przekierowana na konto niewyjaśnione oraz kartę kontrahenta niewyjaśnionego. 2. Kontrahent Wydział Finansowy Urzędu Miasta Krakowa rachunek RBDJ Karta Główna podczas wyboru tego typu transakcji operacja zostaje przekierowana na kartę Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Krakowa 3. Małopolski Urząd Skarbowy rachunek RBDJ Żądany okres podczas wyboru tego typu transakcji operacja zostaje przekierowana na kartotekę Urzędu Skarbowego są to karty Deklaracji Centrali. 4. Split Payment środku w drodze rachunek RBDJ Karta Główna podczas wyboru tego typu transakcji operacja zostaje przekierowana na kartotekę kontrahenta split payment. Poniższy widok określa widok uzgadniania linii wyciągu bankowego. Pierwsza kolumna określa wybór aktualnej pozycji w celu uzgodnienia grupowego. W tym celu należy zaznaczyć żądane INFOMEX Sp. Z.O.O 68

pozycje, a następnie kliknąć przycisk UZGODNIJ ZAZNACZONE. Po kliknięciu zostaną zatwierdzone zaznaczone pozycje. Natomiast w przypadku zmiany kontrahenta lub podczas jego określenia należy w 3-ciej kolumnie kliknąć pierwszą pozycję kontrahent następnie zacząć wpisywać nazwę. W miarę wpisywania będą pojawiały się zawężone wyniki. W celu zatwierdzenia należy kliknąć przy danej nazwie. Następnie w tej samej kolumnie należy kliknąć drugi wiersz Rachunek podobnie jak poprzednio dokonać wyboru. Następnie wybieramy okres/kartę rozrachunkową, którego dotyczy dokument pozycję klikając Wybierz kartę rozrachunkową. Na końcu wybieramy żądaną dekretację z zapisami na odpowiednich kontach księgowych dla linii. Dla kolejnych linii postępujemy podobnie jak w poprzednich krokach. Istnieje możliwość wycofania linii wyciągu poprzez kliknięcie na przycisk Anuluj umożliwi to ponowne wprowadzenie wartości w polach wyboru. Operacja taka jest możliwa tylko i wyłącznie w przypadku wyciągu znajdującego się w kroku 3. Krok 4 zatwierdzono W tym kroku wszystkie operacje wskazane w uzgodnieniach zostają zaksięgowane na kontach księgowych oraz pojawiają się przypisy na kartach rozrachunkowych. Usuwanie wyciągu bankowego W tym celu należy przejść do zakładki WYCIĄGI BANKOWE Następnie kliknąć przycisk USUŃ dla żądanej pozycji. INFOMEX Sp. Z.O.O 69

Po kliknięciu pojawi się komunikat potwierdzający. Po kliknięciu TAK, USUŃ nastąpi usunięcie wyciągu bankowego. Usunięcie jest możliwe tylko w przypadku znajdowania się wyciągu w kroku 1-szym. INFOMEX Sp. Z.O.O 70

Propozycje płatności System SOVAT posiada moduł umożliwiający sporządzanie propozycji płatności z pozycji znajdujących się w systemie, a następnie wykonanie zlecenia specjalnie wygenerowanym plikiem do banku. Na liście znajdują się pozycje wprowadzanych kolejnych propozycji płatności. Dodawanie propozycji płatności W tym celu należy przejść do zakładki PROPOZYCJE PŁATNOŚCI oraz wybrać opcję: DODAJ PRO- POZYCJĘ. Po kliknięciu pojawi się formatka wprowadzania danych: Na formatce należy uzupełnić następujące pola Termin od do jest to zakres dat, z których będą zbierane wszystkie pozycje z systemu. Należy pamiętać, że jako datę uważamy datę utworzenia pozycji. Następnie wybierana jest data płatności, która jest datą wykonania polecenia przelewu w banku. Następnie w celu zatwierdzenia należy kliknąć przycisk ZATWIERDŹ I PRZEJDŹ DO NASTĘPNIEGO KROKU po kliknięciu ekran odświeży się automatycznie. Krok 2 uzgodnienie propozycji płatności W kroku 2 system SOVAT przeszukuje pozycję w celu odnalezienia danych przeznaczonych do zwrotu. Może to potrwać do kilku minut. Po przetworzeniu przedstawione zostają użytkownikowi aktualne pozycje, jeżeli w systemie dokonana zostanie w między czasie zmiana należy ponownie wygenerować propozycję płatności. INFOMEX Sp. Z.O.O 71

W celu uzgodnienia poszczególnych pozycji propozycji płatności odszukać właściwe pozycje następnie wybrać typ operacji czy przelew ma zostać wykonany jako przelew do Urzędu skarbowego, Zwykły przelew czy Przelew typu Split. Po wyborze typu uzupełnić odpowiednie pola o dokumenty, kwoty, a następnie zatwierdzić przy użyciu pierwszej kolumny AKCEPTUJ. Jeżeli okaże się iż należy dokonać zmiany nazwy kontrahenta, zmienić tytuł przelewu, kwoty przelewu lub konto należy uzupełnić właściwe pola dla danego wiersza. Dodatkowo operator posiada możliwość podglądu rachunków przypisanych do danej jednostki poprzez kliknięcie WYBIERZ RACHUNEK dla danego wiersza. Po kliknięciu zostanie wyświetlone okno umożliwiające wyszukanie odpowiedniej jednostki oraz wybór danego typu rachunku bankowego. W celu zatwierdzenia uzupełnienia rachunku bankowego klikamy przycisk WPROWADŹ. Pole rachunku zostanie uzupełnione automatycznie. Po wypełnieniu wszystkich danych można wydrukować raport propozycji płatności klikając przycisk POBIERZ PROPOZYCJĘ (PDF). Natomiast w celu zatwierdzenia należy kliknąć przycisk ZATWIERDŹ I PRZEJDŹ DO NASTĘPNIEGO KROKU, ekran zostanie odświeżony automatycznie. Krok 3 przelew bankowy W tym kroku wszystkie operacje wskazane w uzgodnieniach zostają zatwierdzone, nie ma możliwości ich ponownej edycji. Natomiast pozycje niewybrane zostają odblokowane. W celu pobrania zlecenia do banku pod postacią pliku ELIXIR, który należy wczytać na stronie banku, na- INFOMEX Sp. Z.O.O 72

leży kliknąć przycisk POBIERZ PLIK ELIXIR. Po kliknięciu zostanie rozpoczęte pobieranie na komputer użytkownika pliku. Natomiast w celu pobrania raportu zatwierdzeń klikamy w przycisk POBIERZ ZATWIERDZONE PROPOZYCJE (PDF), raport zostanie pobrany na komputer operatora. Anulowanie propozycji płatności System SOVAT umożliwia w szczególnych przypadkach anulowanie dokumentu propozycji płatności. Po anulowaniu wszystkie pozycje z dokumentu zostają zwolnione i można wykorzystać je ponownie w kolejnej propozycji płatności. W celu dokonania anulowania dokumentu dokument musi znajdować się w kroku 3. Należy przejść do zakładki PROPOZYCJE PŁATNOŚCI, Następnie kliknąć przycisk EDYTUJ dla żądanej pozycji. W kroku 3 pojawi się przycisk ANULUJ DOKUMENT. Po kliknięciu pojawi się komunikat potwierdzający. Po kliknięciu TAK, ANULUJ nastąpi anulowanie propozycji płatności. Usuwanie propozycji płatności W tym celu należy przejść do zakładki PROPOZYCJE PŁATNOŚCI. Następnie kliknąć przycisk USUŃ dla żądanej pozycji. Po kliknięciu pojawi się komunikat potwierdzający. Po kliknięciu TAK, USUŃ nastąpi usunięcie propozycji płatności. Usunięcie jest możliwe tylko w przypadku znajdowania się propozycji w kroku 1-szym lub 2-gim. INFOMEX Sp. Z.O.O 73

Konta księgowe Konta księgowe w systemie SOVAT jest to prezentacja kont, na których mają miejsce operacje księgowe. Edycja konta księgowego W tym celu należy przejść do zakładki KONTA KSIĘGOWE oraz wybrać opcję: EDYTUJ przy zmienianej pozycji. Po kliknięciu pojawi się formatka wprowadzania danych: Pozycje podlegające edycji są identyczne jak w przypadku dodawania kont księgowych. Generowanie raportów kont księgowych W systemie SOVAT istnieje możliwość wygenerowania raportów według planu kont oraz według podmiotów istniejących w systemie. W tym celu należy kliknąć GENERUJ RAPORT WG PLANU KONT lub GENERUJ RAPORT WG PODMIOTÓW. Po kliknięciu zostanie wyświetlona formatka, w której należy wybrać zakres dat użyty do wygenerowania raportu. INFOMEX Sp. Z.O.O 74

Po kliknięciu przycisku GENERUJ zostanie wygenerowany raport, po zakończeniu tworzenia automatycznie zostanie pobrany na komputer użytkownika. Historia operacji konta księgowego W tym celu należy przejść do zakładki KONTA KSIĘGOWE oraz wybrać opcję: OPERACJE przy zmienianej pozycji. Po kliknięciu pojawi się ekran prezentujący wszystkie operacje wykonywane na danym koncie. Istnieje możliwość zawężenia wyników poprzez wybór odpowiednich filtrów znajdujących się w górnej części tabelki. INFOMEX Sp. Z.O.O 75

Zasady dekretacji System SOVAT posiada zasady dekretacji mające odzwierciedlenie na kontach księgowych. Są one katalogiem operacji możliwych do wykonania na kontach księgowych. Dodawanie zasad dekretacji W tym celu należy przejść do zakładki ZASADY DEKRETACJI oraz kliknąć przycisk DODAJ. Po kliknięciu pojawi się formatka wprowadzania danych: INFOMEX Sp. Z.O.O 76

Z tego poziomu użytkownik uzupełnia pola opisowe: Nazwa - polu nazwa istnieje możliwość wprowadzenia w nawiasach klamrowych kluczy, które podczas generowania dokumentów księgowych zostaną podmienione wartościami z aktualnie tworzonego dokumentu, Lista kluczy: o {numer_dokumentu} o {okres_miesiac o okres_miesiac_slownie o okres_rok o data_utworzenia Typ operacji pole wyboru odzwierciedlające kolumny na karcie rozrachunkowej, Konto księgowe pole wyboru, Data rozpoczynająca, Dekretacja dla płatności - jest to operacja przeciwstawna dla propozycji płatności, Dekretacja dla wpłaty - jest to operacja przeciwstawna do wyciągu bankowego, Warunek użycia. Edycja zasad dekretacji W celu edycji zasad dekretacji należy przejść do zakładki ZASADY DEKRETACJI oraz wybrać opcję EDYTUJ dostępną dla zmienianej pozycji. Po kliknięciu pojawi się formatka edycji danych: Pozycje podlegające edycji są identyczne jak w przypadku dodawania zasad dekretacji. INFOMEX Sp. Z.O.O 77

Usunięcie zasady dekretacji W celu edycji zasad dekretacji należy przejść do zakładki ZASADY DEKRETACJI oraz wybrać opcję USUŃ dostępną dla usuwanej pozycji. Po kliknięciu pojawi się formatka z prośbą o potwierdzenie usunięcia zasady dekretacji: W przypadku, gdy nie istnieje w systemie żadna operacja powiązana z zasadą dekretacji, potwierdzenie usunięcia spowoduje przeniesienie zasady dekretacji do zakładki Archiwalne. INFOMEX Sp. Z.O.O 78

Karty rozrachunkowe Karta rozrachunkowa zbudowana została z trzech części. W pierwszej części zawarta jest informacja dotycząca okresu rozliczeniowego, jednostki, rodzaju rachunku, a także wartość przypisu, kwota rozliczona, kwota pozostała do rozliczenia, wielkość odsetek oraz VAT. Druga część karty rozrachunkowej zawiera zestawienie wszystkich przypisów, wpływów, wypływów, przeksięgowań. INFOMEX Sp. Z.O.O 79

Dane te przedstawione są w formie tabeli, która zawiera następujące kolumny: Data ks. data księgowania, Nr dok./wb. numer dokumentu, jeżeli do danego dokumentu istnieje dokument PK, jego numer wyświetlony jest mniejszą czcionką obok nr dokumentu, ZOB-VAT zobowiązania VAT- zawiera przypisy do wpłat do Urzędu Skarbowego, ZOB-ODS - zobowiązania odsetkowe zawiera przypisy odsetek do wpłaty do Urzędu Skarbowego, WPŁ-VAT - wpłata VAT zawiera pozycje wpłat kwoty do Urzędu Skarbowego, WPŁ-ODS - wpłata odsetek zawiera pozycje wpłat kwoty odsetek do Urzędu Skarbowego, NAL-VAT - należność VAT zawiera przypisy zwrotu z Urzędu Skarbowego NAL-ODS - należność odsetek zawiera przypisy zwrotu z Urzędu Skarbowego ZWR-VAT - zwrot VAT - zawiera pozycję zwrotu kwoty z Urzędu Skarbowego ZWR-ODS - zwrot odsetek - zawiera pozycję zwrotu kwoty z Urzędu Skarbowego Rozrachunek - dotyczy przypisów i pokazuje różnice pomiędzy ostatnim przypisem; w zależności od tego czy wartość przypisu lub jego korekty uległa zwiększeniu lub zmniejszeniu, kontrolka informuje o zwiększeniu strzałką w górę, o zmniejszeniu strzałką w dół, o braku zmiany trzema kropkami, Saldo dzielimy na dwie kategorie: odsetkowe i przypisów jest to aktualny stan rozliczenia poszczególnej grupy w stosunku do poprzednich deklaracji, kontrolka $ prezentuje saldo dla przypisów, natomiast % prezentuje saldo dla odsetek. Listę wszystkich przypisów, wpływów, wypływów, przeksięgowań można filtrować za pomocą następujących filtrów: Rok księgowy domyślnie ustawiony bieżący rok, Nr dokumentu, Kwota operacji, Okres czasu. W przypadku pozycji powstałych na skutek uzgodnienia wyciągu bankowego na karcie rozrachunkowej istnieje możliwość podejrzenia linii wyciągu. W tym celu należy kliknąć ikonę widoczną przy danej pozycji: INFOMEX Sp. Z.O.O 80

Trzecia część karty rozrachunkowej to zestawienie wpłat nierozliczonych. W tej części karty wyświetlane są wszystkie pozycje nierozliczone z żadnym okresem (kartą rozrachunkową), a znajdującą się na danej jednostce. Listę pozycji nierozliczonych możemy filtrować za pomocą poniższych filtrów: Nr dokumentu, Kwota operacji, Okres czasu Rozliczenie pozycji nierozliczonej W celu rozliczenia pozycji nierozliczonej należy kliknąć przycisk ROZLICZ przypisany do danej pozycji nierozliczonej: INFOMEX Sp. Z.O.O 81

System wyświetla formatkę z prośbą o potwierdzenie rozliczenia wpłaty: W przypadku potwierdzenia rozliczenia pozycja zostaje przeniesiona z trzeciej części karty do części drugiej i otrzymuje status Rozliczona. Zwracanie pozycji nierozliczonej W celu zwrócenia pozycji nierozliczonej należy kliknąć przycisk ZWRÓĆ przypisany do pozycji, którą chcemy zwrócić. System wyświetli formatkę z prośbą o potwierdzenie zwrotu pozycji: Potwierdzenie zwrócenia pozycji spowoduje przeniesienie jej do propozycji płatności, przy pozycji wyświetlona zostaje ikona pozycji płatności. informująca o tym, że pozycja została przeniesiona do pro- INFOMEX Sp. Z.O.O 82

Anulowanie pozycji rozliczonej W celu anulowania pozycji rozliczonej należy w drugiej części karty rozrachunkowej kliknąć przycisk przypisany do pozycji, której rozliczenie chcemy anulować. Wyświetlona zostanie formatka z prośbą o potwierdzenie anulacji rozliczenia pozycji: Potwierdzenie anulacji pozycji spowoduje przeniesienie pozycji do zestawienia wpłat niewyjaśnionych. INFOMEX Sp. Z.O.O 83

Stopy procentowe System SOVAT posiada wbudowany słownik stóp procentowych. Słownik ten używany jest podczas wyliczania wartości wysokości stóp procentowych. Dodawanie stóp procentowych W tym celu należy przejść do zakładki STOPY PROCENTOWE oraz wybrać opcję: DODAJ. Po kliknięciu pojawi się formatka wprowadzania danych: Po wypełnieniu pola Wartości w postaci ułamka dziesiętnego daty rozpoczęcia oraz daty końca obowiązywania danej stopy procentowej, następnie należy przycisnąć przycisk DODAJ spowoduje to dodanie stopy do systemu. Edycja stóp procentowych W tym celu należy przejść do zakładki STOPY PROCENTOWE oraz wybrać opcję EDYTUJ przy danej pozycji. Po kliknięciu pojawi się formatka edycji danych: INFOMEX Sp. Z.O.O 84

Pozycje podlegające edycji są identyczne jak w przypadku dodawania stopy procentowej. Usuwanie stóp procentowych W tym celu należy przejść do zakładki STOPY PROCENTOWE oraz wybrać opcję USUŃ przy danej pozycji. Po kliknięciu pojawi się formatka: Po kliknięciu TAK, USUŃ pozycja zostanie usunięta. INFOMEX Sp. Z.O.O 85

Dokumenty PK System SOVAT posiada ewidencję dokumentów księgowych syntetycznych PK oraz analitycznych PKa. Dokumenty te tworzone są podczas operacji księgowych wykonywanych w systemie. Dokumenty syntetyczne (PK) i analityczne (PKa) wyświetlane są oddzielnie za pomocą dwóch zakładek umieszczonych w górnej części okna DOKUMENTY PK: System SOVAT umożliwia filtrowanie dokumentów za pomocą następujących filtrów: Rok księgowy domyślnie ustawiona wartość to aktualny rok, Numer PK, Okres czasu. Tworzenie dokumentu Syntetycznego PK Podczas tworzenia dokumentów analitycznych nie są tworzone dokumenty syntetyczne. W kolejnym dniu po wygenerowanych dokumentach analitycznych należy wygenerować dokument syntetyczny należy w tym celu przejść do zakładki DOKUMENTY PK, następnie uruchomić za- INFOMEX Sp. Z.O.O 86

kładkę DOKUMENTY ANALITYCZNE PKa i kliknąć Przycisk STWÓRZ PK SYNTETYCZNE. W wyświetlonym oknie należy wypełnić datę księgowania dla której system zagreguje pojedyncze dokumenty analityczne. W celu zatwierdzenia należy kliknąć przycisk STWÓRZ. Nastąpi wygenerowanie dokumentu PK, który pojawi się na liście. Ekran zostanie odświeżony automatycznie. Pobieranie dokumentów PK W celu pobrania dokumentu PK lub PKa należy przejść do zakładki DOKUMENTY PK, następnie uruchomić zakładkę DOKUMENTY ANALITYCZNE PKa oraz kliknąć przycisk POBIERZ lub przycisk POBIERZ POWIĄZANE. Nastąpi automatyczne wygenerowanie dokumentu, system wyświetli okno umożliwiające zapisanie dokumentu do pliku lub wydrukowanie dokumentu: Anulowanie dokumentów PKa W celu anulowania dokumentu PKa należy przejść do zakładki DOKUMENTY PK, następnie uruchomić zakładkę DOKUMENTY ANALITYCZNE PKa oraz kliknąć przycisk ANULUJ przypisany do żądanego dokumentu PKa na liście: INFOMEX Sp. Z.O.O 87

Anulowany dokument zostaje oznaczony na liście czerwoną flagą ANULOWANO. Każde anulowanie powoduje wykonanie przeciwstawnej operacji storno na danej karcie rozrachunkowej na której występują dane operacje. Utworzony dokument PKa zostaje oznaczony niebieską flagą STORNO. Dokumenty oznaczone flagą STORNO lub ANULOWANY zostają zablokowane do ponownej anulacji. INFOMEX Sp. Z.O.O 88

Ustawienia systemowe System SOVAT posiada wbudowane ustawienia, które mogą być zmieniane podczas pracy systemu. W celu podglądu ustawień należy kliknąć zakładkę USTAWIENIA SYSTEMU zostanie wyświetlony ekran prezentujący dane systemowe. Edycja ustawień systemowych W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA SYSTEMOWE oraz wybrać opcję EDYTUJ przy danej pozycji. Po kliknięciu pojawi się formatka edycji danych: Pozycja podlegająca edycji to wartość ustawienia. W celu zatwierdzenia klikamy przycisk ZAPISZ ZMIANY. Zmiana zostanie zapisana natychmiastowo. UWAGA wszystkie zmiany dokonane w danej sekcji są wprowadzane niezwłocznie co może w niektórych przypadkach powodować utratę danych. INFOMEX Sp. Z.O.O 89

Zakładka Logi Systemowe Po zalogowaniu do systemu SOVAT użytkownik o odpowiednich uprawnieniach ma możliwość przeglądania logów systemowych. W tym celu należy przejść do zakładki LOGI SYSTEMOWE. Pokazany zostanie ekran z ostatnimi akcjami dokonanymi w systemie. W górnej części znajduje się pasek filtrowania ułatwiający zawężanie wyników. Podgląd szczegółowy pozycji W przypadkach zmiany danych istnieje możliwość podglądu szczegółów zmienianych danych w tym celu należy przejść do zakładki LOGI SYSTEMOWE następnie kliknąć przycisk przy danej pozycji SZCZEGÓŁY zostanie wyświetlony raport zmian w porównaniu z wersją wcześniejszą oraz obecną. INFOMEX Sp. Z.O.O 90

Zmiana hasła Dla użytkowników korzystających z logowania SOVAT (nie będących w Active Directory UMK) system wymusza zmianę hasła w systemie co 30 dni. W przypadku przedawnienia hasła system po zalogowaniu poprosi o wprowadzenie nowego hasła. Hasło musi zawierać przynajmniej 1 cyfrę, 1 dużą literę, jedną małą literę, jeden znak specjalny oraz zawierać conajmniej 8 znaków. W przypadku podania niewłaściwych danych system udostępni odpowiedni komunikat. Nowe hasło musi być inne niż 5 ostatnich haseł. W przeciwnym razie pojawi się stosowny komunikat i hasło nie zostanie zmienione. INFOMEX Sp. Z.O.O 91