Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Finansów Instrukcje Wykonawcze Samorządu Województwa Wielkopolskiego pełniącego rolę Instytucji Pośredniczącej reprezentowanego przez Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu do obsługi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w Departamencie Finansów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego 3
1. Cel Celem procedury jest zapewnienie prawidłowego przebiegu wypłat środków z komponentu regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, realizowanego przez Samorząd Województwa Wielkopolskiego reprezentowany przez Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu, jako Instytucję Pośredniczącą.. Zakres Przedmiotem procedury jest realizacja wypłat środków z komponentu regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, na rachunki bankowe Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu oraz innych jednostek podlegających UMWW, zgodnie z dyspozycją Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu. 3. Odpowiedzialność Nadzór nad przestrzeganiem ustaleń niniejszej procedury sprawuje Dyrektor Departamentu Finansów i Zastępca Dyrektora. Osoby wymienione w procedurze odpowiadają za przypisane im działania. 4. Dokumenty związane 4.1 Akty prawne Obowiązujące przepisy prawne zawarte w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydanym przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego w części V- Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Dokumenty wewnętrzne Urzędu Marszałkowskiego Instrukcja kancelaryjna Instrukcja obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego Polityka rachunkowości, w tym: Zakładowy Plan Kont Regulamin organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego Regulamin organizacyjny Departamentu Finansów 5. Archiwizacja i udostępnianie dokumentów Dokumenty związane z realizacją wypłat środków z komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki między innymi: zapotrzebowania na środki finansowe w ramach PO KL, przelewy, wyciągi bankowe, sprawozdania Rb-7S i Rb-8S naleŝy przechowywać zgodnie z terminami określonymi w dokumentach programowych oraz instrukcji kancelaryjnej. Dokumenty udostępniane są na Ŝyczenie instytucji kontrolujących. Zasady przekazywania akt do archiwum zakładowego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu reguluje Instrukcja kancelaryjna dla organów samorządu województwa. Zgodnie z instrukcją kancelaryjną pracownik Departamentu Administracyjnego, do którego obowiązków naleŝy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z Dyrektorem 4
Departamentu Finansów ustala na początku roku terminy przekazywania akt do archiwum zakładowego. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego po wcześniejszym szczegółowym przeglądzie akt przez upowaŝnionego pracownika Departamentu Finansów (pracownik DF-II zakres czynności) wyznaczonego do współpracy z archiwum zakładowym. 6. Informacje dodatkowe 6.1. Terminologia Program Operacyjny Kapitał Ludzki (PO KL) - program słuŝący realizacji celu strategicznego oraz celów szczegółowych Narodowej Strategii Spójności (Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia). Priorytety realizowane w ramach komponentu regionalnego: VI. Rynek pracy otwarty dla wszystkich VII. Promocja integracji społecznej VIII. Regionalne kadry gospodarki IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach X. Pomoc techniczna Instytucja Zarządzająca (IZ) - Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego odpowiadający za przygotowanie i realizację programu operacyjnego. Instytucja Pośrednicząca (IP) - jest to organ administracji publicznej lub inna jednostka sektora finansów publicznych, której została powierzona w drodze porozumienia zawartego z Instytucją Zarządzającą część zadań związanych z realizacją programu operacyjnego. Dotacja celowa - zgodnie z ustawą o finansach publicznych. Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych zgodnie z ustawą o finansach publicznych. Terminy realizacji płatności dokonywane są niezwłocznie po przeprowadzeniu odpowiednich czynności kontrolno sprawdzających uwzględniając stosowne procedury bankowe. W przypadku sprawozdawczości wszystkie terminy wynikają z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. Szczegółowa terminologia ujęta została w aktach prawnych. 5
6. Uczestnicy procedury Lp. Uczestnik 1 Zarząd: ZW I, ZW II, ZW III, ZW IV, ZW V Skarbnik SW 3 Dyrektor Departamentu Finansów 4 Zastępca Dyrektora Departamentu Finansów 5 Kierownik DF-II 6 Zastępcy Kierownika DF-II 7 Kierownik DF-III 8 Zastępca Kierownika DF-III 9 Pracownik Sekretariatu DF-I 10 Pracownicy Oddziału BudŜetu i Sprawozdawczości DF-II 11 Pracownicy Oddziału Księgowości DF-III 1 Wielkopolski Urząd Pracy w Poznaniu 6
7. OPIS POSTĘPOWANIA Lp. Funkcja Jednostka organizacyjna DF/ Wykonujący Opis postępowania Termin realizacji 7.1 Instrukcja dotycząca porozumienia/aneksu w sprawie realizacji komponentu regionalnego w ramach PO KL. 1 Przyjąć porozumienie/ aneks Zarejestrować porozumienie/ aneks DF-I - Sekretariat Przyjęcie porozumienia/aneksu Rejestracja kserokopii podpisanego porozumienia/aneksu potwierdzonego za zgodność z oryginałem Na bieŝąco 7. Instrukcja dotycząca Poświadczenia i deklaracji wydatków od IP do IZ. 1 Przyjąć poświadczenie Zarejestrować poświadczenie DF-I - Sekretariat Przyjęcie Poświadczenia i deklaracji wydatków Rejestracja kserokopii Poświadczenia i deklaracji wydatków potwierdzonego za zgodność z oryginałem Na bieŝąco 7.3 Instrukcja dotycząca wniosku o dotację celową 1 Przyjąć wniosek DF-I - Sekretariat Przyjęcie wniosku Na bieŝąco Zarejestrować wniosek Rejestracja - kserokopii wniosku potwierdzonego za zgodność z oryginałem 7.4 Instrukcja dotycząca umowy dotacji celowej. 1 Przyjąć umowę DF-I - Sekretariat Przyjęcie umowy Na bieŝąco Zarejestrować umowę z WUP Rejestracja kserokopii podpisanej umowy potwierdzonej za zgodność z oryginałem 7
Lp. Funkcja Jednostka organizacyjna DF/ Wykonujący Opis postępowania Termin realizacji Rodzaj dokumentu 7.5 Instrukcja dotycząca realizacji wypłaty środków w ramach PO KL. 1 Przyjąć zapotrzebowanie DF-I - Sekretariat Przyjęcie zapotrzebowania na środki finansowe w ramach PO KL Na bieŝąco Załącznik A/ B/ C Zarejestrować zapotrzebowanie na środki w tabeli zapotrzebowań Rejestracja zapotrzebowania na środki finansowe w tabeli zapotrzebowań Załącznik D 3 Sprawdzić zapotrzebowanie Dwóch pracowników DF-II/ osoby upowaŝnione Sprawdzenie kwot zapotrzebowania na środki finansowe z uchwałą budŝetową - podpis osób sprawdzających na prawidłowo sporządzonym zapotrzebowaniu 4 Zwrot błędnego zapotrzebowania W przypadku stwierdzenia istotnych nieprawidłowości - zwrot zapotrzebowania na środki finansowe do WUP W ciągu dni roboczych od wpływu zapotrzebowania 5 Zaakceptować zapotrzebowanie Kierownik DF-II/ osoba upowaŝniona Akceptacja sprawdzonego i poprawnego zapotrzebowania 6 7 Przekazać zapotrzebowanie do realizacji Sprawdzić dostępność środków Dwóch pracowników DF-III Przekazanie sprawdzonego i zaakceptowanego zapotrzebowania na środki finansowe do realizacji do DF-III Sprawdzenie dostępności środków w uchwale budŝetowej Województwa Wielkopolskiego oraz na rachunku BudŜetu Województwa z zapotrzebowaniem - podpis osób sprawdzających. W przypadku braku środków wstrzymanie realizacji zapotrzebowania - oczekiwanie na środki. Informacja pisemna i telefoniczna do WUP o wstrzymaniu płatności. Załącznik A/ B/ C 8 Zatwierdzić środki do wypłaty Kierownik/Zastępca DF-III lub Dyrektor/Zastępca DF Zatwierdzenie zapotrzebowania na środki finansowe poprzez zaparafowanie zgodnie z terminem na zapotrzebowaniu 9 Przygotować przelewy środków Przygotowanie przelewów środków finansowych zgodnie z zapotrzebowaniem 10 Zatwierdzić i dokonać przelewu środków Dwóch pracowników DF w dowolnym powiązaniu Zatwierdzenie i dokonanie przelewu na rachunki wskazane w zapotrzebowaniu ( osoby - upowaŝnione kartą wzorów podpisu do składania dyspozycji z rachunku bankowego ) Załącznik E 11 Wydrukować wyciągi bankowe Wydruk wyciągów bankowych z elektronicznego systemu bankowego Następny dzień roboczy po realizacji przez Bank 1 Zadekretować wyciąg Dekretacja i rejestracja wyciągów bankowych zgodnie z obowiązującym Zakładowym Planem Kont Na bieŝąco Załącznik F 13 Zaksięgować dokumenty Księgowanie dokumentów Na bieŝąco 8
Lp. Funkcja Jednostka organizacyjna DF/ Wykonujący Opis postępowania Termin realizacji 7.6 Instrukcja dotycząca przekazywania informacji o przepływach finansowych w ramach PO KL. 1 Przygotować informację Przygotowanie do WUP pisemnej informacji o przepływach finansowych w ramach PO KL Na wniosek WUP Przekazać informację Przekazanie do WUP pisemnej informacji o przepływach finansowych w ramach PO KL 7.7 Instrukcja dotycząca zwrotu niewykorzystanych środków. 1 Sprawdzić wyciągi bankowe Wpływ niewykorzystanych środków podlegających zwrotowi do MRR na rachunek BudŜetu Województwa Zweryfikować otrzymane środki Weryfikacja otrzymanych środków z dostarczoną przez WUP dokumentacją 3 Zatwierdzić środki do zwrotu Kierownik/Zastępca DF- III lub Dyrektor/Zastępca DF Zatwierdzenie środków do zwrotu do MRR i podpis osoby zatwierdzającej. Na podstawie dyspozycji WUP zgodnie ze wskazanym terminem 4 Przygotować przelewy środków Przygotowanie przelewów środków do zwrotu do MRR 5 Zatwierdzić i dokonać przelewu środków Dwóch pracowników DF w dowolnym powiązaniu Zatwierdzenie i dokonanie przelewu zgodnie z wytycznymi WUP 7.8 Instrukcja dotycząca sprawozdawczości. 1 Przyjąć sprawozdanie DF-I - Sekretariat Przyjęcie i rejestracja - sprawozdań 3 Przyjąć sprawozdanie z DF-I Sprawdzić i zatwierdzić sprawozdania * Wpływ sprawozdań budŝetowych w zakresie PO KL Kontrola i zatwierdzanie sprawozdań w układzie miesięcznym budŝetu Województwa W terminie do 10 kaŝdego miesiąca, księgowane w ciągu 5 dni od dnia otrzymania sprawozdania 4 Zadekretować i zaksięgować sprawozdanie Dekretacja i księgowanie sprawozdań finansowych w systemie księgowym W ciągu 5 dni od zatwierdzenia sprawozdań 5 6 PrzedłoŜyć sprawozdania do podpisu Wysłać sprawozdania do RIO PrzedłoŜenie sporządzonych sprawozdań zbiorczych do podpisu SW/upowaŜnionej osobie oraz ZW I lub upowaŝnionemu Członkowi Zarządu Wysłanie zatwierdzonych kwartalnych i rocznych sprawozdań do RIO za potwierdzeniem odbioru /równoległe składanie drogą elektroniczną/ Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej * w zakresie sprawozdań placówek oświatowych sprawozdania sprawdza i zatwierdza Departament Edukacji i Nauki 9
8. Załączniki Załącznik A - Zapotrzebowanie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu - Instytucji Pośredniczącej PO KL na środki finansowe w ramach PO KL dla beneficjentów - jednostek podległych UMWW - wynikające z zawartych umów z beneficjentami Załącznik B - Dyspozycja Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu Instytucji Pośredniczącej PO KL na uruchomienie środków finansowych w ramach PO KL wynikająca z zawartych umów z beneficjentami - Dotacja celowa Załącznik C - Zapotrzebowanie beneficjenta (Departamentu UMWW lub jednostki podległej UMWW) na środki finansowe w ramach PO KL Załącznik D - Tabela zapotrzebowań na środki finansowe w ramach PO KL na... rok Załącznik E- Wzór szczegółowego raportu z paczki Załącznik F- Wzór pieczęci dekretacji dokumentów 10
Załącznik A Zapotrzebowanie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu - Instytucji Pośredniczącej PO KL na środki finansowe w ramach PO KL dla beneficjentów - jednostek podległych UMWW Priorytet Działanie Numer projektu: Nazwa projektu: Realizowany w Dziale: Rozdziale: Nazwa Beneficjenta: Numer rachunku bankowego: Lp. WYDATKI BUDśETU PLAN NA.. ROK WG UCHWAŁY NR... SEJMIKU/ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO Z DNIA. * PARAGRAF/GRUPA PARAGRAFÓW KWOTA ZAPOTRZEBOWANIA TERMIN PŁATNOŚCI 11 1 Unia Europejska: środki europejskie wydatki majątkowe Publiczny wkład krajowy (3+4) z tego: 3 BudŜet Państwa: dotacja celowa wydatki majątkowe BudŜet Województwa 4 Wielkopolskiego: wydatki majątkowe 5 inne (wymienić jakie) 6 RAZEM (1++5) * Aktualny plan na dzień sporządzenia zapotrzebowania ** Dyrektor, Z-ca Dyrektora, osoba upowaŝniona Sporządził: Sprawdził Zatwierdził:**....... Pieczątka, podpis i numer telefonu Pieczątka i podpis Pieczątka i podpis.. Miejsce i data sporządzenia
Załącznik B Zapotrzebowanie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu - Instytucji Pośredniczącej PO KL na uruchomienie środków finansowych w ramach PO KL wynikająca z zawartych umów z beneficjentami* Priorytet: Realizowany w dziale rozdziale Numer rachunku bankowego: Numer zadania budŝetowego z systemu finansowo-księgowego KSAT: Dotacja Celowa / Rezerwa nr Lp. WYDATKI BUDśETU PLAN NA... ROK WG UCHWAŁY NR.. SEJMIKU/ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO Z DNIA ** PARAGRAF KWOTA ZAPOTRZEBOWANIA TERMIN PŁATNOŚCI 1 1 BudŜet Państwa: dotacja celowa dotacja celowa inne (wymienić jakie) RAZEM (1+) * nie dotyczy Pomocy Technicznej ** Aktualny plan na dzień sporządzenia zapotrzebowania *** Dyrektor, Z-ca Dyrektora, osoba upowaŝniona Sporządził: Sprawdził Zatwierdził:***....... Pieczątka, podpis i numer telefonu Pieczątka i podpis Pieczątka i podpis.. Miejsce i data sporządzenia
13 Lp. Priorytet Działanie Nazwa projektu: Realizowany w Dziale: Rozdziale: Nazwa Beneficjenta: Numer rachunku bankowego: Numer zadania budŝetowego z systemu finansowo-księgowego KSAT: WYDATKI BUDśETU 1 Unia Europejska: dotacja celowa wydatki majątkowe Publiczny wkład krajowy (3+4) z tego: BudŜet Województwa 3 Wielkopolskiego wydatki majątkowe 4 BudŜet Państwa: dotacja celowa wydatki majątkowe 5 inne (wymienić jakie) 6 RAZEM (1++5) * Aktualny plan na dzień sporządzenia zapotrzebowania Zapotrzebowanie beneficjenta. na środki finansowe w ramach PO KL PLAN NA.... ROK WG UCHWAŁY NR... SEJMIKU/ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO Z DNIA. * ** np. 007, wynagrodzenia i składki od nich naliczane, pozostałe, 6069, 609 *** data lub jeśli środki wpływają z WUP to : "zgodnie z zapotrzebowaniem WUP" (Departament..... UMWW /jednostka) PARAGRAF/GRUPA PARAGRAFÓW ** KWOTA ZAPOTRZEBOWANIA Załącznik C TERMIN PŁATNOŚCI*** **** Dyrektor, Z-ca Dyrektora, osoba upowaŝniona Sporządził: Sprawdził Zatwierdził:****....... Pieczątka, podpis i numer telefonu Pieczątka i podpis Pieczątka i podpis.. Miejsce i data sporządzenia
Załącznik D TABELA ZAPOTRZEBOWAŃ NA ŚRODKI FINANSOWE W RAMACH PO KL NA... ROK z tego: Dział Rozdział Priorytet Nazwa priorytetu Nazwa projektu Wydatki do realizacji na podstawie zapotrzebowań (kol. 7+8) UE Publiczny wkład krajowy (kol. 9+10) BudŜet Woj.Wielk. z tego: BudŜet Państwa Data realizacji przelewu 14 1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień OGÓŁEM
Załącznik E Szczegółowy raport z paczki Raport sporządzony przez: Numer rachunku obciąŝanego Identyfikator paczki Data i godzina sporządzenia raportustrona Nazwa rachunku Nazwa Paczki 15 Status Paczki Ilość przelewów na kwotę: Historia Paczki Zlecona data realizacji Nazwa odbiorcy Opis operacji Status Kwota operacji
Załącznik F WZÓR PIECZĘCI DEKRETACJI DOKUMENTÓW Pieczęć dekretacji Data Nr dowodu Konto Kwota Konto Kwota 16 RAZEM RAZEM Data Podpis