Zarządzenie Nr II/770/2008 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 29 października 2008 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr II/770/2008 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie: zmiany przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego. Na podstawie art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005r., Nr 249, poz z 2006r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz.708, Nr 187, poz. 1381, Nr 170, poz.1217, Nr 170, poz. 1218, Nr 249, poz.1832, oraz z 2007r. Nr 88, poz. 587, Nr 115, poz.791, Nr 140, poz. 984, Nr 82, poz.1560), art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694, Dz. U. z 2003r. Nr 60, poz. 535, Nr 124, poz. 1152, Nr 139, poz. 1324, Nr 229, poz.2276; z 2004r. Nr 96, poz. 959, Nr 145, poz. 1535, Nr 146, poz.1546, Nr 213, poz. 2155; z 2005r. Nr 10, poz. 66, Nr 184, poz. 1539, Nr 267, poz. 2252, z 2006 r. Nr 157, poz. 1119, Nr 208, poz. 1540, z 2008r. Nr 63 poz. 393, Nr 144, poz. 900) oraz 21 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006r. Nr 142, poz z 2008r. Nr 72 poz. 422) zarządza się, co następuje: 1. W Zakładowym Planie Kont dla budŝetu Gminy i Urzędu Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego stanowiącego Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr I / 832/2004 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 31 grudnia 2004r. w sprawie zmiany przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego zmienionym Zarządzeniem Nr I / 656/2005 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 24 listopada 2005r., Zarządzeniem Nr I / 577/2006 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 23 listopada 2006r., Zarządzeniem Nr II / 658/2007 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 4 września 2007r., Zarządzeniem Nr I /1059/2007 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 18 grudnia 2007r., oraz Zarządzeniem Nr II /495/2008 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 14 lipca 2008r., wprowadza się następujące zmiany: 1) W załączniku Nr 7 Wykaz stosowanych programów komputerowych w Urzędzie Miasta w Ostrowca Świętokrzyskiego. -dodaje się punkty: a) punkt 16 w brzmieniu: 16. WYBUD - podsystem obsługi wydatków budŝetowych wersja OTAGO SłuŜy do rejestracji faktur i innych dokumentów generujących wydatek budŝetu w oparciu o wcześniej zarejestrowaną umowę. W chwili rejestracji faktury następuje sprawdzenie z planem budŝetu, czy są środki na jej realizację. Sprawdzenie odbywa się w kontekście klasyfikacji budŝetowej i zadaniowej. Następnie faktura podlega zatwierdzeniu merytorycznemu. Czynności te odbywają się na poziomie wydziałów merytorycznych. 1

2 W wyniku tej operacji dane faktury (jako dokumentu księgowego) trafiają do podsystemu FK (Finansowo-Księgowego), gdzie są księgowane przez pracownika Wydziału Finansowego na odpowiednich kontach. W podsystemie WYBUD wystawia się przelew za fakturę. Wystawione przelewy są przenoszone przy pomocy pamięci USB do systemu MultiCash, słuŝącego do elektronicznego przesyłania przelewów do banku w celu ich realizacji. W podsystemie WYBUD rejestrowana jest wypłata gotówkowa. W chwili rejestrowania takiej wypłaty następuje sprawdzenie z planem budŝetu, czy są środki na jej realizację w kontekście klasyfikacji budŝetowej i zadaniowej. Następnie wypłata podlega zatwierdzeniu merytorycznemu. W wyniku tej operacji dane trafiają do FK celem ujęcia w ewidencji księgowej. W podsystemie WYBUD utworzona jest Lista do wypłaty. Po wykonaniu tej operacji, w podsystemie KASA pojawia się informacja o wypłacie do zrealizowania. W wyniku wypłacenia gotówki w podsystemie KASA, utworzony jest w tym podsystemie Raport Kasowy, który jest przesyłany do podsystemu FK celem zaksięgowania na odpowiednich kontach w podsystemie FKJB. b) punkt 17 w brzmieniu: 17. Generalny Rejestr Umów - podsystem obsługi rejestracji umów wersja OTAGO. W GRU są informacje o wszystkich umowach zawieranych przez Urząd Miasta. ZaangaŜowane pobieranie jest z przypisów wygenerowanych na podstawie umów wydatkowych. Istnieje moŝliwość utworzenia zestawienia analitycznego z wyszczególnieniem numeru umowy oraz jednostki realizującej jak równieŝ zestawienia syntetycznego, w którym kwoty przypisów są porównywane z zarejestrowanym planem wydatków na dany rok budŝetowy. Szczegółowe dane eksploatacyjne podsystemu znajdują się w Instrukcji eksploatacyjnej GRU. c) punkt 18 w brzmieniu: 18.PŁACE - podsystem obsługi płac pracowników Urzędu Miasta. Podsystem PŁACE otrzymuje dane dotyczące składników wynagrodzeń wynikających z angaŝy z podsystemu KADRY. Szczegółowe dane eksploatacyjne podsystemu znajdują się w Instrukcji eksploatacyjnej PŁACE. d) punkt 19 w brzmieniu: 19. Podsystem rejestracji planu budŝetu. Podsystem zarządzania planem budŝetu umoŝliwia korzystanie z następujących funkcji: a) uchwała - rejestrowanie uchwały, - usunięcie uchwały usunąć moŝna tylko tą uchwałę, do której nie był jeszcze rejestrowany Ŝaden plan, - księgowanie uchwały w FK. b) plan - rejestrowanie planu do uchwały, - anulowanie planu anulowanie jest stosowane zamiast usuwania, - duplikowanie planu (dotyczy równieŝ planów anulowanych duplikat nie będzie traktowany jak anulowany ale jak waŝny plan), 2

3 - wprowadzanie poprawek do planu stosuje się w przypadku poprawiania błędnych wpisów (np. zmiana uchwały, do której ma odnosić się plan), - wprowadzenie zmian do planu stosuje się w przypadku merytorycznych zmian w planach budŝetu, - przeglądanie wykazu planów zarejestrowanych do uchwały. PowyŜsze funkcje są opisane szerzej w instrukcji eksploatacyjnej Podsystemu rejestracji planu budŝetu wersja OTAGO. e) punkt 20 w brzmieniu: 20. Obsługa planowania budŝetu - projektowanie budŝetu. Głównym zadaniem modułu jest wspomaganie prac projektowych przy planowaniu budŝetu. Prace projektowe mogą być prowadzone na poziomie wydziału, przez pracowników tegoŝ wydziału lub na poziomie komórki budŝetowej. Dostępne funkcje w podsystemie mogą tworzyć budŝet w dwóch moŝliwych ujęciach: klasyfikacji zadaniowej i budŝetowej jednocześnie lub wyłącznie budŝetowej. PowyŜsze funkcje są opisane szerzej w instrukcji eksploatacyjnej Obsługa planowania budŝetu projektowanie budŝetu wersja OTAGO r. f) punkt 21 w brzmieniu: 21. Podsystem obsługi Kasy Dochodowej i Kasy wydatków. Szczegółowe dane eksploatacyjne podsystemu znajdują się w Instrukcji eksploatacyjnej. 2. W Instrukcji obsługi, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowoksięgowych w Urzędzie Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego stanowiącej załącznik Nr 2 do zarządzenia NrI\832\2004 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 31 grudnia 2004r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Miasta Ostrowiec Świętokrzyskiego zmienionej zarządzeniem Nr II/658/2007 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 4 września 2007r., zarządzeniem Nr II\1059\2007 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 18 grudnia 2007r oraz zarządzeniem Nr II\660\2008 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 18 września 2008r wprowadza się następujące zmiany: 1) paragraf 10 pkt 1 otrzymuje brzmienie: Rodzaje dowodów księgowych. 1. Dowody bankowe: - bankowe dowody wpłaty i wypłaty - sporządzane przez kasjera i są ujmowane w raporcie kasowym. Wszystkie wpłaty gotówkowe do banku są sporządzane w podsystemie KASA na druku wpłata gotówkowa. Załącznikiem do niniejszego druku jest lista analityczna do dokumentu DB. Dowód sporządza osoba dokonująca wpłaty. Po przyjęciu wpłaty przez bank jednostka otrzymuje potwierdzenie na druku przez przystawienie pieczęci bankowej i podpis osoby przyjmującej wpłatę gotówkową. Po przyjęciu wpłaty przez bank jednostka otrzymuje potwierdzenie na wyciągu bankowym. Podstawą wypłaty jest czek gotówkowy wypełniony przez kasjera na podstawie dokumentów generowanych z podsystemu pn. Zestawienie podjęcia gotówki i Dowód wypłaty z banku. Dokumenty te są sporządzane na podstawie dokumentów źródłowych zaakceptowanych do wypłaty przez osoby upowaŝnione. Dokumenty źródłowe są wprowadzane w podsystemie przez pracownika księgowości budŝetowej i przesyłane do 3

4 kasy celem wypłaty. Osoba upowaŝniona z wydziału Finansowego sprawdza kwotę wpisaną na czeku z dokumentami źródłowymi zaakceptowanymi do wypłaty sygnując swoim podpisem zestawienie podjęcia gotówki i dowód wypłaty z banku oraz składa podpis na czeku gotówkowym. Prezydent lub osoba przez niego upowaŝniona składa drugi podpis. - polecenie przelewu - stanowiące udzieloną bankowi dyspozycję dłuŝnika obciąŝenia jego rachunku zgodnie z umową rachunku bankowego. Podstawą do wystawienia jest oryginał dokumentu podlegający zapłacie. Polecenie przelewu jest generowane z podsystemu WYBUD w zakresie wydatków budŝetu. Inne przelewy, które nie są związane z wydatkami budŝetu są sporządzane ręcznie przy uŝyciu formatki zapisanej w komputerze. Wszystkie polecenia przelewów docelowo będą zaczytywane do systemu bankowości elektronicznej MultiCash i po podpisaniu przez osoby upowaŝnione przy uŝyciu podpisu cyfrowego przesyłane drogą elektroniczną do banku. Za transmisję podpisanych poleceń przelewów jest odpowiedzialny pracownik wydziału Finansowego mający w zakresie czynności te obowiązki. W okresie przejściowym oraz po rozpoczęciu transmisji przelewów tylko drogą elektroniczną przy uŝyciu systemu MultiCash dopuszcza się w uzasadnionych przypadkach generowanie poleceń przelewów w formie papierowej. Szczegółowe dane eksploatacyjne systemu MultiCash znajdują się w Przewodniku po systemie MultiCash. - wyciąg bankowy z rachunku bieŝącego i rachunków pomocniczych - otrzymywane z banku wyciągi rachunków bankowych - oryginał sporządzony na druku lub wydruk komputerowy z systemu MultiCash. Wyciąg bankowy sprawdza pracownik referatu księgowości budŝetowej z dokumentami źródłowymi zaakceptowany do zapłaty w danym dniu. W przypadku stwierdzenia niezgodności naleŝy je uzgodnić z bankiem obsługującym. Zapisy na wyciągu bankowym stanowią podstawę księgowania w FK podsystemie FKORG (organ) w sposób zbiorczy na wydatki i dochody, a następnie przesyłany do rozksięgowania do jednostki Urząd Miasta w podsystemie FKJB do aplikacji dochody oraz wydatki. W podsystemie FKJB dochody i wydatki są księgowane w sposób analityczny za wyjątkiem wpływów podatkowych, które są ujmowane syntetycznie i przesyłane do referatu podatkowego celem rozksięgowania na poszczególne podatki i podatników. Po zaksięgowaniu w referacie podatkowym wpływy podatkowe trafiają do podsystemu FKJB syntetycznie według poszczególnych podatków. - czek gotówkowy do odbioru gotówki w banku przez osobę wskazaną na czeku - wystawia kasjer w jednym egzemplarzu. Podpisują osoby upowaŝnione odpowiednimi pełnomocnictwami złoŝonymi w banku. Osoba otrzymująca czek kwituje jego odbiór na dowodzie źródłowym uzasadniającym wydanie czeku. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu, podlega sprawdzeniu z kwotą ujętą w dowodzie stanowiącym podstawę wypłaty gotówki. Podstawą wydania czeku gotówkowego jest dowód źródłowy uzasadniający wydanie czeku (rachunek, faktura VAT itp.). Wszystkie dowody źródłowe stanowiące podstawę wydania czeku gotówkowego muszą być opisane przez osobę upowaŝnioną oraz muszą uzyskać akceptację wypłaty w postaci podpisów kierownika jednostki i księgowego lub osób przez nich upowaŝnionych. W razie pomyłki w wypisywaniu czeku (kwot, nazwisk itp.) czek anuluje się przez przekreślenie i umieszczenie adnotacji ANULOWANO wraz z datą i podpisem osoby, która go anulowała. Anulowany czek pozostaje w grzbiecie czeków. 2) Dodaje się załącznik nr 10 do Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego zarządzenia. 4

5 3. Zobowiązuje się Skarbnika Miasta do dostosowania zasad rachunkowości do zasad wynikających z niniejszego zarządzenia. 4. Zasady określone w 1 i 2 niniejszego zarządzenia mają zastosowanie od r. 5. Zarządzenie obowiązuje z dniem podpisania. Prezydent Miasta Jarosław Wilczyński 5

6 Załącznik do zarządzenia Nr II/770/2008 z dnia 29 października 2008r. Załącznik Nr 10 do Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych Przewartościowanie Nr... środka trwałego po jego ulepszeniu będącego na stanie majątku Gminy Ostrowiec Św. ujętego w ewidencji jednostki organizacyjnej p.n o nazwie... numerze inwentarzowym Komisja w składzie: Przedstawiciele inwestora Przedstawiciele uŝytkownika: stwierdza, co następuje: 1.Z dniem... oddaje się na majątek nakłady stanowiące ulepszenie środka trwałego. 2.Charakterystyka... 3.Części składowe (rodzaj i ilość) 4.Wykonawca... 5.Numer i data dostawy... 6.Miejsce uŝytkownika (przeznaczenie)...

7 7.Wartość nabycia nakładów Stwierdza się, Ŝe obiekt jest zakończony i uŝytkownik nie wnosi uwag do stanu technicznego obiektu. 9.Ulepszony środek trwały przekazuje się w uŝytkowanie Niniejszy dokument został sporządzony w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla: - Wydziału Inwestycji Miejskich - uŝytkownika - Wydziału Finansowego Przedstawiciele inwestora Przedstawiciele uŝytkownika: Dyrektor firmy (naczelnik Wydziału Urzędu) przyjmujący środek trwały w uŝytkowanie... Prezydent Miasta Ostrowca Św....