Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania PO KL. Omówienie zasad sprawozdawczości finansowej

Transkrypt

1 2011 Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania PO KL. Omówienie zasad sprawozdawczości finansowej Anna Harasimowicz - Zydroń Warszawa, dnia 23 lutego 2011 r.

2 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Warszawa, r. Terminy składania wniosków o płatność 1. płatność pierwsza: złożenie wraz z podpisaną umową o dofinansowanie harmonogramu płatności oraz zabezpieczenia umowy. 2. płatność pośrednia: składanie nie rzadziej niż raz na 3 miesiące do 10 dnia roboczego miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego. 3. wniosek końcowy: należy złożyć w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu oraz dokonać zwrotu niewykorzystanych środków, tj. oszczędności powstałych w okresie realizacji projektu.

3 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Dokonywanie płatności Płatności będą dokonywane z dwóch źródeł : - 85% płatność ze środków europejskich - płatność dokonywana przez BGK na podstawie zlecenia PARP - 15% współfinansowanie krajowe (dotacja celowa) płatność dokonywana przez PARP, obowiązek zwrotu na koniec roku budżetowego. Oba źródła powinny być wypłacane w tym samym czasie.

4 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Terminy weryfikacji wniosku o płatność Wniosek o płatność: weryfikacja wniosku w ciągu 20 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku Każda przedkładana wersja wniosku podlega ocenie w ciągu 20 dni roboczych.

5 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Warszawa, r. Weryfikacja wniosku o płatność przez PARP 1. W przypadku błędów lub braków we wniosku PARP może zwrócić się do Beneficjenta z prośbą o: a) poprawę wniosku, b) przesłanie brakujących informacji c) udzielenie niezbędnych wyjaśnień, d) przesłania wybranych lub wszystkich kserokopii dokumentów księgowych poświadczonych za zgodność z oryginałem, które zostały uwzględnione we wniosku o płatność 2. Beneficjent dokonuje poprawy wniosku w wyznaczonym w piśmie przez PARP terminie pod rygorem wstrzymania wypłaty kolejnej transzy

6 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Zatwierdzenie wniosku o płatność przez PARP 1. Po zatwierdzeniu wniosku o płatność PARP przekazuje do Beneficjenta Informację o wynikach weryfikacji wniosku o płatność. 2. Informacja zawierać będzie: a) wysokość wydatków uznanych za niekwalifikowalne wraz z uzasadnieniem; b) wysokość rozliczonych korekt finansowych; c) wysokość rozliczonych nieprawidłowości finansowych wraz z odsetkami; d) wysokość zatwierdzonych wydatków w ramach cross-financingu;

7 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności e) podział na źródła finansowania wydatków zatwierdzonych w podziale na płatność ze środków europejskich i dotację celową; f) wysokość kolejnej transzy do przekazania Beneficjentowi w podziale na płatność ze środków europejskich i dotację celową; g) kwotę otrzymanych środków w ramach projektu w podziale na płatność ze środków europejskich i dotację celową.

8 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Warszawa, r. Rachunek bankowy projektu 1. Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionych kont bankowych do: a) wpłat środków w ramach dofinansowania, b) wpłat Beneficjentów Ostatecznych. 2. Opłaty związane z utrzymaniem rachunków bankowych mogą stanowić wydatki kwalifikowane. 3. Wszystkie płatności dokonywane w związku z realizacją umowy powinny być dokonywane za pośrednictwem wyodrębnionych rachunków bankowych

9 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Warunki przekazywania transz Beneficjentom: I w przypadku zatwierdzenia wniosku o płatność 1. posiadanie przez Beneficjenta wyodrębnionego rachunku bankowego, Uwaga: Beneficjent zobowiązany jest do bezzwłocznego poinformowania PARP o zmianie wyodrębnionego rachunku 2. wydatkowanie co najmniej 70% dotychczas otrzymanych transz na dzień zatwierdzenia wniosku o płatność Uwaga: Nie osiągnięcie powyższego procentu nie zwalnia z obowiązku składania terminowo wniosków o płatność 3. dostępność środków na finansowanie Działania.

10 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Warunki przekazywania transz Beneficjentom: II w przypadku odesłania wniosku o płatność do poprawy: W przypadku aneksowania umowy, zaistnieje możliwość wypłaty środków przed ostatecznym zatwierdzeniem wniosku o płatność jeżeli spełnione zostaną poniższe kryteria: 1. wykazanie we wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych rozliczających co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych na dzień odsyłania do poprawy wniosku transz dofinansowania i wydatki w tej kwocie nie wymagają dalszych wyjaśnień; 2. zatwierdzenie wniosku o płatność rozliczającego poprzednią transzę; 3. Nie stwierdzono przesłanek do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym;

11 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Zawieszenie wypłacania transz 1. może nastąpić w przypadku stwierdzenia: - nieprawidłowej realizacji Projektu, - utrudniania kontroli realizacji Projektu, - dokumentowania realizacji Projektu niezgodnie z postanowieniami umowy, - na wniosek instytucji kontrolnych. 2. uruchomienie płatności następuje po usunięciu lub wyjaśnieniu nieprawidłowości

12 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Zwrot środków 1. następuje jeżeli na podstawie wniosków o płatność lub w trakcie kontroli zostanie stwierdzone, że dotacja jest przez Beneficjenta: a) wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, b) wykorzystana z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy o finansach publicznych, c) pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości. 2. zwrot następuje na pisemne wezwanie PARP w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia wezwania do zapłaty. 3. zwrot następuje wraz z odsetkami naliczonymi zgodnie z art. 207 ustawy o finansach publicznych, liczonymi od dnia przekazania środków.

13 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków 1. dotyczy Projektodawcy oraz Partnerów; 2. wymóg utrzymywania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem; 3. ewidencja podlega weryfikacji w trakcie kontroli projektu na miejscu; Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji beneficjentów można podzielić na 2 grupy: beneficjentów prowadzących pełną księgowość; pozostałych beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości.

14 Pełna księgowość Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności 1. należy prowadzić odrębną ewidencję księgową nie zaś odrębne księgi rachunkowe; 2. jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na: wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem.

15 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Warszawa, r. Brak pełnej księgowości 1. comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr na koniec miesiąca : /rok. 2. zestawienie powinno być kumulatywne i obejmować wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego, 3. sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących poszczególnych zadań oraz kosztów pośrednich.

16 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności 1. Co do zasady jednostki sektora finansów publicznych objęte są obowiązkiem księgowań w proporcji: - 85% (finansowanie z funduszy strukturalnych); - 15% (współfinansowanie krajowe). 2. Konieczność zachowana proporcji na koniec okresu realizacji projektu oraz dodatkowo na koniec każdego roku budżetowego dotyczy sektora finansów publicznych

17 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Warszawa, r. Rozliczanie wkładu prywatnego w projekcie Wkład gotówkowy musi zostać zebrany na cele projektu. Wkład gotówkowy musi zostać wniesiony przez uczestników: - pracowników przedsiębiorstw, - osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. W projektach studiów podyplomowych nie mamy do czynienia z delegowaniem pracownika do udziału w studiach. Niedopuszczalne jest więc podpisywanie umów z przedsiębiorcą (poza sytuacją bezpośredniego udziału w projekcie osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą).

18 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Warszawa, r. Wydatki pośrednie w ramach POKL Metoda kosztowa rozliczenie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków pełna dokumentacja kosztowa, wyciągi bankowe, opisy dokumentów, możliwość rozliczenia wydatków do wysokości kwoty nie przekraczającej kwoty określonej w kosztorysie projektu.

19 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Warszawa, r. Wydatki pośrednie metoda ryczałtowa rozliczanie na podstawie ryczałtu przyjętego na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. obowiązkiem Beneficjenta jest bieżące, np.: comiesięczne, przeksięgowanie środków w ramach wydatków pośrednich z konta głównego projektu, przyjęty limit procentowy w rozliczaniu wydatków będzie odnosił się zawsze do rzeczywiście poniesionych wydatków bezpośrednich pomniejszonych o crossfinancing, zmniejszenie puli wydatków bezpośrednich będzie wpływało na automatyczne obniżenie puli wydatków pośrednich, podczas kontroli na miejscu weryfikowana będzie szczegółowo metodologia wyliczenia wydatków.

20 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Wydatki pośrednie metoda ryczałtowa Możliwość zmiany przyjętej metody ryczałtowej na kosztową w trakcie realizacji projektu: - konieczność akceptacji przez IP2; - nie później niż w połowie okresu realizacji projektu - ujęcie wydatków rozliczonych jako korektę finansową; - ponowne przedstawienie wydatków metodą kosztową we wniosku.

21 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Warszawa, r. Zasady rozliczania wydatków we wniosku o płatność 1. We wniosku przedstawiane są wydatki projektu przypisane do każdego zadania oraz wydatków pośrednich, 2. Wydatki są weryfikowane i odnoszą się do budżetu zadaniowego nie zaś do budżetu szczegółowego, 3. Nie może zostać przekroczona łączna wartość wydatków zaplanowanych na personel w ramach zadania zarządzanie, 4. Możliwe jest rozliczanie wydatków innych niż założone w budżecie szczegółowym, jeśli są one ściśle związane z danym zadaniem. 5. Zgodnie z art. 190 UFP, każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia.

22 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Warszawa, r. Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są: 1. faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty, 2. w przypadku amortyzacji tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi, 3. W przypadku wkładu w postaci wynagrodzeń oświadczenia składane przez podmioty wypłacające wynagrodzenia pozwalające na identyfikację poszczególnych uczestników projektu oraz wysokość wkładu w odniesieniu do każdego z nich

23 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Warszawa, r. Sposób opisywania dokumentacji księgowej Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) posiadać opis zawierający co najmniej: numer umowy o dofinansowanie projektu, informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego, nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu w ramach którego wydatek jest ponoszony (lub adnotację, że dotyczy dokument kosztów pośrednich), kwotę kwalifikowaną w ramach danego zadania.

24 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Warszawa, r. Sposób opisywania dokumentacji księgowej c.d. Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien: zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych - w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego, nabycia towaru / usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności również odniesienie do zastosowania ww. trybu

25 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Odsetki i przychody w projekcie 1. Odsetki narosłe na koncie dotacji stanowić będą po aneksowaniu umowy dochód budżetu państwa i z końcem roku budżetowego będą podlegać zwrotowi na wskazany przez właściwą IP/IW(IP2) rachunek. 2. Przychód powinien zostać wykazany we wniosku o płatność. Podlega zwrotowi przez Beneficjenta na koniec roku budżetowego, bądź na pisemne wezwanie IP2. Od przychodu nie są naliczane odsetki.

26 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Warszawa, r. WNIOSEK O PŁATNOŚĆ sposób wypełniania części finansowej

27 Okres w którym zostały poniesione i zaksięgowane wydatki /pełny miesiąc/ Warszawa, r. Zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Rodzaj płatności zaliczkowa Kwota zgodna z harmonogramem płatności Suma z załącznika 1 wszystkie wydatki rozliczane we wniosku

28 Kol. nr 1 Zadania zdefiniowane we wniosku o dofinansowanie Kol. nr 2 Wydatki zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Kol. nr 3 Warszawa, r. Kwoty wydatków zgodnie z załącznikiem nr 1 + koszty pośrednie Kol. nr 4 Wydatki Kumulatywne zatwierdzone w Informacjach o wynikach Kol. 5 Procentowa wartość realizacji projektu

29 Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem Przychodem nie są odsetki bankowe! Warszawa, r.

30 Tabela: wypełniana w przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowanych w poprzednich, zatwierdzonych wnioskach o płatność, wypełniana w sposób pozwalający na identyfikację wydatku, którego korekta dotyczy.

31 W okresie, którego dotyczy wniosek o płatność Warszawa, r. Kumulatywnie od początku projektu Wkład prywatny Kwota rozliczonego dofinansowania

32 ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO kwota dofinansowania (PLN) budżet państwa wkład własny (PLN) budżet jednostki samorządu terytorialnego inne krajowe środki publiczne wkład prywatny Ogółem (PLN) 1. Całkowita wartość projektu 2. Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki* 3. Kwota dotychczas rozliczonych środków 4. Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem 5. Procent rozliczenia (3+4)/2 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1 6. Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku 2-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4)

33 Kwoty kolejnych transz do Okresy rozliczeniowe wypłaty (pełne miesiące kalendarzowe) Informacja o całkowitych planowanych wydatkach kwalifikowalnych, w kolejnych okresach rozliczeniowych do zakończenia projektu

34 Dokumenty księgowe powinny być pogrupowane zgodnie z zadaniami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie

35 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Załącznik nr 1 dokumenty księgowe pogrupowane zgodnie z zadaniami wykazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie oraz na dotyczące kosztów pośrednich, jeżeli koszty te rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, wydatki w ramach każdego zadania należy podsumować., jeśli w ramach jednego dokumentu księgowego rozliczane są wydatki mające różną stawkę VAT, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT, w przypadku gdy dany wydatek został poniesiony z kilku źródeł należy go wykazać w osobnych wierszach podając w kolumnie 9 wartość wydatku sfinansowaną z danego źródła.

36 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Pozostałe załączniki do wniosku o płatność załącznik nr 2 szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia obecnie stanowi załącznik do wniosku o płatność wypełniany w GWP, informacja o wszystkich uczestnikach projektu PEFS (wersja elektroniczna), oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT. Oświadczenie o nie dokonywaniu z kont projektowych płatności niezwiązanych z realizacją projektu

37 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Harmonogram płatności oraz kary za nie złożenie wniosku zgodnie z harmonogramem Metody aktualizacji harmonogramu: - Wniosek o płatność, - Zgoda IP2 w przypadkach : 1. brak przekazania jednego ze źródeł, 2. brak środków w okresie rozliczeniowym wniosku o płatność.

38 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Harmonogram płatności oraz kary za nie złożenie wniosku zgodnie z harmonogramem Zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP w przypadku nie złożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (co do zasady nie dłuższym niż 3 m-ce) od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność Beneficjent ma prawo złożyć wniosek o płatność, w którym rozliczanych jest mniej niż 70% środków dotychczas przekazanych, o ile wynika to z harmonogramu płatności zaakceptowanego przez IP / IW (IP2).

39 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Nr transzy Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z Płatność Dotacja celowa harmonogramem Okres za jaki składany jest wniosek Kwota planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia Kwota wydatków rzeczywiście rozliczonych Transza , ,00 Transza 2 0,00 0, , ,00 Transza , , , ,00 Transza , , , ,00 Transza , , , ,00

40 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Wniosek beneficjenta o płatność nr 1: otrzymane dofinansowanie zł beneficjent nie wnioskuje o kolejną transzę za okres styczeń-marzec 2010 na kwotę zł złożony nie nalicza się odsetek

41 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Wniosek beneficjenta o płatność nr 2: otrzymane dofinansowanie zł (bez zmian) za okres kwiecień czerwiec 2010 na kwotę zł złożony nie nalicza się odsetek (rozliczono ponad 70% otrzymanych transz: / = 72,9%)

42 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Wniosek beneficjenta o płatność nr 3: łącznie otrzymane dofinansowanie zł za okres lipiec - wrzesień 2010 na kwotę zł złożony nalicza się odsetki od kwoty pozostającej do rozliczenia (tj * 70% zł = 600 zł)

43 Poddziałanie zasady realizacji umów - Płatności Wniosek beneficjenta o płatność nr 4: łącznie otrzymane dofinansowanie zł za okres październik - grudzień 2010 na kwotę zł złożony roku nalicza się odsetki od daty wypłaty środków do daty złożenia wniosku o płatność. Podstawę stanowi kwota: * 70% = zł

44 Poddziałanie najczęściej występujące błędy Warszawa, r. Najczęściej występujące błędy: - Błędy w wypełnianiu harmonogramu płatności; - Błędnie wykazane środki dotychczas rozliczone bądź otrzymane narastająco; - Błędnie wykazany podatek VAT- nie wykazywanie wydatków z różną stawką VAT w oddzielnych pozycjach; - Błędny numer umowy; - Nie wykazywanie kosztów personelu;

45 Dziękuję za uwagę Warszawa, r.