Zasady otwierania rachunków bankowych i dysponowania środkami pożyczki z budżetu państwa

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego Nr 7/145/06 z dnia r. Zasady otwierania rachunków bankowych i dysponowania środkami pożyczki z budżetu państwa na prefinansowanie projektów/działań współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej w Banku Gospodarstwa Krajowego Niniejsze zasady określają procedury otwierania w Banku Gospodarstwa Krajowego rachunków bankowych dla obsługi projektów/działań prefinansowanych ze środków pożyczki z budżetu państwa, dysponowania tymi rachunkami oraz ewidencjonowania wykorzystania pożyczki i rozliczenia jej spłat. 1 Otwarcie rachunku bankowego w Banku Gospodarstwa Krajowego 1. Rachunek w Banku Gospodarstwa Krajowego na prowadzenie obsługi rachunku pożyczki z budżetu państwa na prefinansowanie projektów/działań otwierany jest na wniosek Zarządu Województwa Kujawsko - Pomorskiego na podstawie Uchwały Sejmiku upoważniającej Zarząd Województwa do zaciągnięcia pożyczki z budżetu państwa. 2. Równolegle z wnioskiem o otwarcie rachunku bankowego na prefinansowanie ze środków pożyczki z budżetu państwa Województwo Kujawsko - Pomorskie składa wniosek o otwarcie w Banku Gospodarstwa Krajowego rachunku środków własnych. 3. Rachunki bankowe, o których mowa w ust. 1 i 2 otwiera się dla każdego projektu/działania współfinansowanego z funduszy Unii Europejskiej, na które jest zaciągana pożyczka z budżetu państwa na prefinansowanie. 4. Dysponentami rachunków są: 1) Urząd Marszałkowski Województwo Kujawsko - Pomorskie dla projektów/działań realizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko Pomorskiego, 1

2 2) Jednostki organizacyjne Województwa Kujawsko - Pomorskiego - dla projektów/działań realizowanych przez te jednostki na podstawie pełnomocnictwa Zarządu Województwa Kujawsko Pomorskiego, zwani dalej Dysponentami rachunków. 5. Dysponentami środków są: 1) dla projektów/działań realizowanych przez Urząd Marszałkowski, odpowiedni Departament Urzędu Marszałkowskiego, 2) jednostka organizacyjna Województwa Kujawsko Pomorskiego realizująca projekt/działanie, zwani dalej Dysponentami środków. 2 Szczegółowe zasady funkcjonowania rachunków bankowych 1. Dysponenci środków zobowiązani są w ciągu 30 dni od podpisania umowy ale nie później niż 60 dni przed datą dokonania pierwszej płatności związanej z realizacją projektu/działania, złożyć do Departamentu Budżetu i Finansów - Biura Obsługi Finansowej Funduszy UE wniosek o prefinansowanie wraz z wymaganymi załącznikami, zgodnie ze standardami dla określonych programów oraz obowiązującym regulaminem Banku Gospodarstwa Krajowego w sprawie otwierania i prowadzenia rachunków bankowych do obsługi projektów/działań prefinansowanych ze środków pożyczki budżetowej. 2. Departament Budżetu i Finansów - Biuro Obsługi Finansowej Funduszy UE sprawdza otrzymane dokumenty pod względem kompletności, zgodności z programem oraz formalno-rachunkowym. Jeżeli kontrola nie wykazała nieprawidłowości Departament przekazuje je do akceptacji w trybie obowiązujących procedur, a następnie przesyła do Banku Gospodarstwa Krajowego. Dokumenty zawierające uchybienia formalno-rachunkowe Biuro Obsługi Finansowej Funduszy UE zwraca wnioskodawcy w celu uzupełnienia. 3. Otwarcie rachunku bankowego do obsługi projektu/działania prefinansowanego z pożyczki z budżetu państwa stanowi podstawę do zlecenia płatności w ciężar rachunku pożyczki na rzecz beneficjenta/wykonawcy projektu. 2

3 4. Zlecenie zapłaty dokonywane jest za pomocą przelewu papierowego lub elektronicznie. Zasady udokumentowania zlecenia zapłaty regulują odrębne przepisy (umowa o współfinansowaniu projektu, umowa pożyczki, rozporządzenia wprowadzające programy UE oraz akty wewnętrzne Dysponentów rachunków dotyczące wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentów i przyjętej polityki rachunkowości). 5. Zlecenia zapłaty podpisują ze strony dysponenta wymienionego w 1 ust.4 pkt 1 osoby zamieszczone na karcie wzoru podpisów, a dysponentów wymienionych w 1 ust. 4 pkt 2 osoby upoważnione przez Zarząd Województwa i Dyrektora Jednostki na mocy udzielonego mu Pełnomocnictwa. 3 Przepływy finansowe 1. W ramach umowy rachunku, o którym mowa w l ust. l funkcjonują rachunek pożyczki i rachunek środków własnych. 2. Na rachunku pożyczki księgowane są operacje związane z zapłatą zobowiązań, zgodnie ze zleceniem zapłaty w wysokości odpowiadającej części podlegającej refundacji ze środków UE, a na rachunku środków własnych - płatności udziału własnego finansowanego ze środków własnych województwa i z dotacji z budżetu państwa. 3. Urząd Marszałkowski oraz Jednostka upoważniona do dysponowania rachunkiem bankowym, obowiązane są do dokonywania płatności z - rachunku pożyczki i środków własnych w terminach określonych w harmonogramie płatności transz, potwierdzonych przez instytucję zawierającą umowę o dofinansowanie ze środków strukturalnych UE. 4. Dysponenci środków obowiązani są do opracowywania harmonogramów płatności i ich miesięcznej aktualizacji. Opracowane harmonogramy płatności jak też ich aktualizacje przekazywane są przez Dysponentów środków (za wyjątkiem harmonogramów opracowywanych przez Wojewódzki Urzędu Pracy w Toruniu) do Departamentu Wdrażania Programów Regionalnych. Departament Wdrażania Programów Regionalnych po sprawdzeniu harmonogramów lub ich aktualizacji, uzgodnieniu z Departamentem Budżetu i Finansów Biurem i Obsługi 3

4 Finansowej Funduszy UE, uzyskaniu kontrasygnaty Skarbnika Województwa i podpisanu przez upoważnione osoby, przekazuje je do Biura Funduszy Unijnych - komórki organizacyjnej centrali Banku Gospodarstwa Krajowego. 5. Wojewódzki Urząd Pracy w Toruniu opracowane harmonogramy płatności i ich miesięczne aktualizacje, po uzgodnieniu z Departamentem Budżetu i Finansów Biurem i Obsługi Finansowej Funduszy UE i po uzyskaniu kontrasygnaty Skarbnika Województwa przekazuje je do Biura Funduszy Unijnych - komórki organizacyjnej centrali Banku Gospodarstwa Krajowego. 6. Aktualizacje harmonogramów płatności Departament Wdrażania Programów Regionalnych oraz Wojewódzki Urząd Pracy W Toruniu zobowiązani są dostarczać do Banku Gospodarstwa Krajowego w terminie do 5-tego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpi wykorzystanie środków, pod rygorem braku zabezpieczenia środków na zapłatę zobowiązań. 7. W celu terminowego zasilania przez Województwo rachunku środków własnych będącego w dyspozycji Dysponentów rachunków na pokrycie zlecenia płatniczego na realizację projektu/działania oraz kosztów obsługi pożyczki (odsetek), prowadzenia rachunków bankowych (prowizji) oraz innych kosztów obsługi bankowej, Dysponenci rachunków winni złożyć zapotrzebowanie na środki finansowe na dany miesiąc, raz w miesiącu, do 20 go dnia każdego poprzedniego miesiąca. 8. Dysponenci środków ponoszą pełną odpowiedzialność za prawidłowe udokumentowanie płatności oraz za terminowe rozliczanie refundacji pożyczki z funduszy UE. 9. Dysponenci środków, za wyjątkiem wymienionych w ust.11 po opłaceniu faktur - ostemplowanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego lub po dokonaniu przelewów środków na podstawie dyspozycji przekazania środków na projekt /działanie - opracowują wnioski o płatność z funduszy unijnych w ciągu 5 dni roboczych, liczonych od daty wyciągu bankowego i przekazują je wraz z kompletem załączników do Departamentu Budżetu i Finansów - Biura Obsługi Finansowej Funduszy UE, które po dokonaniu kontroli formalnorachunkowej przedkłada do podpisu Skarbnikowi Województwa i zwraca do Dysponenta środków realizującego projekt/działanie w celu przedłożenia do akceptacji Zarządowi Województwa. 10. Zaakceptowane wnioski, o których mowa w ust. 9 Dysponent środków realizujący projekt/działanie przekazuje do Wojewody w celu refundacji poniesionych wydatków. 4

5 11. Dysponenci środków realizujacy projekt/działanie w ramach Priorytetu II opracowują wnioski o płatność z funduszy unijnych i przekazują je wraz z kompletem załączników do Departamentu Budżetu i Finansów - Biura Obsługi Finansowej Funduszy UE, które po dokonaniu kontroli formalno-rachunkowej przedkłada do podpisu Skarbnikowi Województwa i zwraca do Dysponenta środków realizującego projekt/działanie w celu przedłożenia do akceptacji Zarządowi Województwa. 12. Zaakceptowane wnioski, o których mowa w ust. 11 Dysponent środków realizujący projekt/działanie przekazuje do 15 dnia każdego miesiąca do Wojewody w celu przekazania środków. 13. Refundacja środków, o której mowa w ust.10 zarachowana zostaje bezpośrednio na rachunek pożyczki w Banku Gospodarstwa Krajowego jako spłata pożyczki. 14. Wnioski, które nie uzyskają akceptacji na poszczególnych poziomach kontroli - zwracane są do Dysponenta środków w celu usunięcia uchybień. Termin na usunięcie uchybień lub nieprawidłowości nie może przekroczyć dwóch dni roboczych (zwrotu i ponownego przekazania). 4 Udokumentowanie przepływów finansowych związanych z prefinansowaniem 1. Uruchomienie pożyczki następuje poprzez opłacenie faktury dla projektu lub przekazania środków dla działań zgodnie z harmonogramem. 2. Spłatę pożyczki stanowią otrzymane przez Województwo środki z funduszy Unii Europejskiej. 3. Ewidencja księgowa operacji finansowych związanych z prefinansowaniem projektów/działań z pożyczki z budżetu państwa prowadzona jest u Dysponenta rachunku na podstawie prawidłowo sporządzonych i zaakceptowanych przez upoważnione osoby dowodów księgowych (faktur, rachunków lub innych dokumentów księgowych stanowiących podstawę dokonania przelewu środków i wyciągów bankowych) oraz w księgach Województwa jako organu. 4. Wyciągi bankowe dotyczące operacji na rachunku środków własnych i rachunku pożyczki otrzymuje Dysponent rachunku. 5

6 5. Kserokopię wyciągów, o których mowa w pkt 4 Dysponent rachunku przekazuje do Departamentu Budżetu i Finansów - Biura Obsługi Finansowej Funduszy UE w terminie 2 dni roboczych liczonych od daty wyciągu. 6. Operacje bankowe odzwierciedlone na wyciągach bankowych są jednocześnie księgowane u Dysponenta rachunku na podstawie wyciągów, o których mowa w ust. 4 i w Województwie na podstawie kserokopii wyciągów, o których mowa w ust Uruchomienie pożyczki: Schemat nr 1. Rachunek pożyczki M F R-k środków własnych Rachunek pożyczki Rachunek wykonawcy Opis operacji do schematu Nr 1 Po przedstawieniu faktury lub dyspozycji przekazania środków na działania przez Dysponenta rachunku Bank: 1) dokonuje transferu środków z rachunku pożyczki Ministerstwa Finansów na rachunek pożyczki Województwa, 2) realizuje płatności z tytułu faktury lub dyspozycji przekazania środków na działania dwoma przelewami: a) z rachunku środków własnych, b) z rachunku pożyczki. 6

7 8. Spłata odsetek od wykorzystanej pożyczki (termin pierwszy dzień roboczy następnego miesiąca kalendarzowego za m-c poprzedni). Schemat nr 2 Zasilenie rachunku przez Województwo na pokrycie odsetek Rachunek odsetek M F Rachunek środków własnych Opis operacji do schematu Nr 2 Na koniec każdego m-ca Bank od zadłużenia z tytułu wykorzystanej pożyczki nalicza odsetki. 1) W celu dokonania przez Bank spłaty zobowiązań z tytułu odsetek od pożyczek, Województwo zapewnia środki na rachunku środków własnych. 2) Bank dokonuje płatności z tytułu odsetek należnych od pożyczki obciążającej rachunek środków własnych przelewając środki na konto odsetek Ministerstwa Finansów. 9. Spłata pożyczki Schemat nr 3. Rachunek pożyczki Opis operacji do schematu Nr 3 1) Wpływ środków z UE na rachunek pożyczki w Banku Gospodarstwa Krajowego. 2) Bank dokonuje przeksięgowania tych środków na rachunek spłat Ministerstwa Finansów. 7

8 10. Schemat Nr 4. Schemat księgowań w księgach Województwa jako Organu 8

9 Opis operacji do schematu Nr 4 1/ Przelew z rachunku bieżącego budżetu województwa środków w wysokości udziału własnego Województwa na realizację projektu/działania oraz na pokrycie kosztów odsetek i prowizji, na rachunek środków własnych w Banku Gospodarstwa Krajowego: a) księgowanie wypływu środków z rachunku budżetu Województwa, b) księgowanie wpływu środków na rachunek w BGK, c) jednoczesne księgowanie przepływu środków do Dysponenta rachunku, d) jednoczesne księgowanie na koncie pozabilansowym środków przekazanych Dysponentowi rachunku na wydatki, 2/ Przekazanie dotacji przez Wojewodę na rachunek środków własnych w Banku Gospodarstwa Krajowego: a) wpływ dotacji na rachunek własny Województwa i zaliczenie wpływu dotacji do dochodów budżetu województwa, b) jednoczesne księgowanie przepływu środków do Dysponenta rachunku, c) jednoczesne księgowanie na koncie pozabilansowym środków przekazanych Dysponentowi rachunku na wydatki, 3/ Zapłata faktury lub dyspozycja uruchomienia środków z rachunku środków własnych- księgowanie na koncie pozabilansowym wydatków dokonywanych przez Dysponenta rachunku, 4/ Przekazanie pożyczki przez Bank Gospodarstwa Krajowego na rachunek pożyczki Województwa: a) wpływ środków z pożyczki na rachunek pożyczki Województwa, b) jednoczesne księgowanie przepływu środków do Dysponenta rachunku, c) jednoczesne księgowanie na koncie pozabilansowym środków przekazanych Dysponentowi rachunku na wydatki, 5/ Zapłata faktury lub dyspozycja uruchomienia środków z rachunku pożyczki - księgowanie na koncie pozabilansowym wydatków dokonywanych przez Dysponenta rachunku, 6/ Pobranie przez Bank Gospodarstwa Krajowego z rachunku środków własnych środków na opłacenie naliczonych odsetek od pożyczki, prowizji i opłat bankowych - księgowanie na koncie pozabilansowym wydatków dokonywanych przez Dysponenta rachunku, 7/ Wpływ środków z Unii Europejskiej na rachunek pożyczki, 8/ Spłata pożyczki, 9/ Przeksięgowanie wydatków na podstawie sprawozdania jednostki budżetowej Rb 28 lub odrębnego sprawozdania, a) przeksięgowanie wydatków ze środków własnych, b) przeksięgowanie wydatków ze środków funduszy pomocowych, 10/ Wpływ odsetek bankowych od środków na rachunku bankowym - księgowanie na koncie pozabilansowym dotyczącym pozostałych środków wpływających na 9

10 rachunek Dysponenta rachunku, 11/ Mylne wpłaty- księgowanie na koncie pozabilansowym dotyczącym pozostałych środków wpływających na rachunek Dysponenta rachunku, 12/ Zwrot mylnej wpłaty - księgowanie na koncie pozabilansowym dotyczącym pozostałych środków wpływających na rachunek Dysponenta rachunku, 13/ Mylne pobranie- księgowanie na koncie pozabilansowym dotyczącym pozostałych środków wpływających na rachunek Dysponenta rachunku, 14/ Zwrot mylnego pobrania- księgowanie na koncie pozabilansowym dotyczącym pozostałych środków wpływających na rachunek Dysponenta rachunku, 15/ Przekazanie dochodów jednostki z tytułu naliczonych odsetek od środków na rachunku bankowym środków własnych- księgowanie na koncie pozabilansowym dotyczącym pozostałych środków wpływających na rachunek Dysponenta rachunku, 16/ Przeksięgowanie na koniec roku wydatków z funduszy pomocowych na wynik na funduszach pomocowych, 17/ Przeksięgowanie na koniec roku dochodów z funduszy pomocowych na wynik na funduszach pomocowych, 18/ Przeksięgowanie na koniec roku wydatków budżetowych na konto niedoboru lub nadwyżki budżetowej, 19/ Przeksięgowanie na koniec roku dochodów budżetowych na konto niedoboru lub nadwyżki budżetowej. 10

11 11. Schemat Nr 5. Schemat księgowań w księgach Dysponenta rachunku 11

12 Opis operacji do schematu Nr 5 1/ Księgowanie umowy o przyznaniu dotacji na projekt/ działanie, 2/ Księgowanie otrzymanej faktury związanej z realizacją projektu/działania, 3/ Przelew z rachunku bieżącego budżetu województwa udziału własnego Województwa na realizację projektu/działania oraz na pokrycie kosztów odsetek i prowizji na rachunek środków własnych w Banku Gospodarstwa Krajowego, 4/ Przekazanie dotacji przez Wojewodę na rachunek środków własnych w Banku Gospodarstwa Krajowego, 5/ Zapłata faktury lub dyspozycja uruchomienia środków z rachunku środków własnych: a) zapłata faktur lub przekazanie dotacji ze środków własnych, b) jednoczesne księgowanie przekazanej dotacji na koncie dotacji do rozliczenia i koncie rozrachunków z tytułu udzielonych dotacji, 6/ Przekazanie pożyczki przez Bank Gospodarstwa Krajowego na rachunek pożyczki w Banku Gospodarstwa Krajowego, 7/ Zapłata faktury lub dyspozycja uruchomienia środków z rachunku pożyczki, 8/ Pobranie przez Bank Gospodarstwa Krajowego z rachunku środków własnych środków na opłacenie naliczonych odsetek od pożyczki, prowizji i opłat, 9/ Wpływ środków z Unii Europejskiej na rachunek pożyczki, 10/ Spłata pożyczki, 11/ Przeksięgowanie wydatków na podstawie sprawozdania jednostki budżetowej Rb 28 lub odrębnego sprawozdania: a) przeksięgowanie wydatków ze środków własnych, b) przeksięgowanie wydatków ze środków funduszy pomocowych, 12/ Wpływ odsetek bankowych od środków na rachunku bankowym : a) wpływ odsetek bankowych od środków na rachunku bankowym, b) jednoczesne księgowanie przypisu należności, 13/ Mylne wpłaty, 14/ Zwrot mylnej wpłaty, 15/ Mylne pobranie, 16/ Zwrot mylnego pobrania, 12

13 17/ Przeksięgowanie dochodów na podstawie sprawozdania jednostki budżetowej Rb 27 lub odrębnego sprawozdania, 18/ Przekazanie dochodów jednostki z tytułu naliczonych odsetek od środków na rachunku bankowym środków własnych, 19/ Rozliczenie udzielonych dotacji, 20/ Przeksięgowanie na koniec roku kosztów i udzielonych dotacji na wynik finansowy: a) przeksięgowanie na koniec roku kosztów na wynik finansowy, b/ przeksięgowanie na koniec roku udzielonych dotacji na wynik finansowy, 21/ Przeksięgowanie na koniec roku przychodów i kosztów finansowych na wynik finansowy. 13