Zarządzenie Nr 11/10 Burmistrza Śmigla z dnia 31 grudnia 2010 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 11/10 Burmistrza Śmigla z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie: procedur archiwizacji dokumentów związanych z realizacją Projektu pn. Przebudowa ulicy Dudycza w Śmiglu i Nietążkowie wraz z remontem ulicy Leśnej w Nietążkowie W związku z zawarciem umowy o dofinansowanie Projektu pn. Przebudowa ulicy Dudycza w Śmiglu i Nietążkowie wraz z remontem ulicy Leśnej w Nietążkowie, nr UDA- RPWP /10-00 w dniu 30 września 2010 r. pomiędzy Zarządem Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu a Gminą Śmigiel współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach: Priorytetu II Infrastruktura komunikacyjna, Działania 2.2 Poprawa dostępności do regionalnego i ponadregionalnego układu drogowego (drogi wojewódzkie w miastach na prawach powiatu, powiatowe i gminne), Schematu II Drogi w granicach administracyjnych miast poniżej 50 tys. mieszkańców oraz na obszarach wiejskich w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , zarządzam co następuje: 1. Wprowadzam procedury archiwizacji dokumentów związanych z realizacją Projektu: pn. Przebudowa ulicy Dudycza w Śmiglu i Nietążkowie wraz z remontem ulicy Leśnej w Nietążkowie, stanowiące załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia. Zobowiązuję kierowników Wydziału Infrastruktury i Ochrony Środowiska, Wydziału Finansów, Wydziału Spraw Obywatelskich, Gospodarki Komunalnej i Rolnictwa oraz Wydziału Spraw Organizacyjnych i Oświaty Urzędu Miejskiego Śmigla do zapoznania się z treścią i przestrzegania niniejszego Zarządzenia. 2. Za prawidłowe przestrzeganie Zarządzenia odpowiedzialni są kierownicy Wydziałów: Infrastruktury i Ochrony Środowiska, Finansów, Spraw Obywatelskich, Gospodarki Komunalnej i Rolnictwa oraz Spraw Organizacyjnych i Oświaty Urzędu Miejskiego Śmigla. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 1

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 11/10 Burmistrza Śmigla z dnia 31 grudnia 2010 r. Procedury archiwizacji dokumentów związanych z realizacją Projektu pn. Przebudowa ulicy Dudycza w Śmiglu i Nietążkowie wraz z remontem ulicy Leśnej w Nietążkowie 1. Cel i zakres Celem procedur archiwizacji dokumentów jest określenie zasad przechowywania i udostępniania dokumentów związanych z Projektem pn. Przebudowa ulicy Dudycza w Śmiglu i Nietążkowie wraz z remontem ulicy Leśnej w Nietążkowie realizowanym w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Okres przechowywania dokumentacji projektowej Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania dokumentów związanych z realizacją Projektu co najmniej do 31 grudnia 2020 r. Instytucja Zarządzająca Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata (IZ WRPO) lub Instytucja Pośrednicząca Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (IP WRPO) może przedłużyć ten termin, informując o tym Beneficjenta przed dniem 31 grudnia 2020 r. 3. Odpowiedzialność i przestrzeganie Odpowiedzialnymi za przechowywanie dokumentów związanych z realizacją Projektu, które bezwzględnie winny zostać przechowywane w terminach określonych w ust. 2 niniejszych procedur są: 1) Oryginał wniosku o dofinansowanie wraz z kompletem załączników (oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem) - kierownik Wydziału Infrastruktury i Ochrony Środowiska (WI) 2) Oryginał umowy o dofinansowanie wraz z oryginałami wszystkich zawartych aneksów Skarbnik Śmigla: kierownik Wydziału Finansów (FN) 3) Oryginały korespondencji dotyczącej Projektu, w szczególności informacje dotyczące zmian niewymagających aneksu do umowy oraz informacje o poświadczeniu wniosków o płatność, dokonaniu płatności, zatwierdzeniu sprawozdań itp. kierownik Wydziału WI 4) Oryginały sprawozdań z realizacji Projektu (wniosków o płatność pełniących funkcję sprawozdawczą) kierownik Wydziału WI 5) Oryginały wniosków o płatność wraz z załącznikami, w tym oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktury, rachunki, wyciągi z rachunku bankowego itp.) kierownik Wydziału WI 2

3 6) Wydruki z ewidencji księgowej za okres realizacji Projektu, z ewidencji środków trwałych pracownicy Wydziału FN 7) Oryginały dokumentów dotyczących inwestycji budowlanej: protokoły odbioru, protokoły konieczności, dziennik budowy, kosztorysy inwestorskie, kosztorysy powykonawcze itp. pracownik Wydziału WI 8) Oryginały dokumentów dotyczących zakupów sprzętu i wyposażenia: gwarancje, instrukcje obsługi, nośniki elektroniczne, protokoły odbioru - kierownik Wydziału WI 9) Oryginały dokumentów, których sporządzenie było ujęte w budżecie projektu w kategorii wydatków kwalifikowalnych lub niekwalifikowalnych: analizy, certyfikaty, dedykowana dokumentacja, opinie, pozwolenia, kosztorysy, raporty z badań itp. - kierownik Wydziału WI oraz pracownik Wydziału WI 10) Oryginały dokumentów dotyczących zorganizowanych w ramach projektu szkoleń, konferencji, wystaw i innych działań o charakterze promocyjnym: np. zaproszenia, potwierdzenia uczestnictwa, listy uczestników, materiały szkoleniowe, konferencyjne, promocyjne, zdjęcia, nagrania itp. pracownik WI 11) Oryginały umów zawartych w związku z realizowanym Projektem oraz aneksów do tych umów (w tym umowy o dzieło, umowy zlecenia) - kierownik Wydziału WI; aktów notarialnych związanych z realizowanym Projektem pracownik Wydziału Spraw Obywatelskich, Gospodarki Komunalnej i Rolnictwa (WS-MK) 12) Oryginały dokumentów dotyczących udzielonych zamówień publicznych: ogłoszenia o zamówieniu i udzieleniu zamówienia, dokument potwierdzający przekazanie ogłoszeń do biuletynów publikacyjnych, korespondencja z wykonawcami, specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami, wszystkie złożone oferty, protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami, dokumentacja dotycząca odwołań itp. - kierownik Wydziału WI 13) Dokumenty o charakterze organizacyjnym: powołanie Beneficjenta, polityka rachunkowego pracownik Wydziału Spraw Organizacyjnych i Oświaty (WO); zakładowy plan kont, instrukcje obiegu i przechowywania dokumentów, instrukcje kasowe pracownik Wydziału FN; instrukcje kancelaryjne, zarządzenia w sprawie archiwizacji pracownik Wydziału WO 14) Oryginały materiałów promocyjnych: ulotka, plakat, notes, długopis, kalendarz itp., oryginały gazet i czasopism, w których zamieszczano ogłoszenia i inne informacje dotyczące Projektu oraz nagrania radiowe i telewizyjne - kierownik Wydziału WI 15) Oryginały informacji z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty (informacje pokontrolne, protokoły, wyniki kontroli, wystąpienia pokontrolne, zalecenia pokontrolne itp.) wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości - kierownik Wydziału WI. 4. Zasady udostępniania dokumentacji związanej z Projektem 1) Beneficjent zobowiązuje kierowników Wydziałów wymienionych w 1 Zarządzenia - do udostępniania oryginałów dokumentów w postaci papierowej i elektronicznej w okresie wskazanym w ust. 2 niniejszego Załącznika. 3

4 Kierownicy Wydziałów zobowiązani są do z przestrzegania zasad określonych ust. 4 pkt 4 niniejszego Załącznika. 2) Do dostępu do dokumentacji projektowej, poza pracownikami Beneficjenta, upoważnieni są pracownicy instytucji uprawnionych do kontroli prawidłowości realizacji Projektu: Instytucji Pośredniczącej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym (IP WRPO), Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym (IZ WRPO), Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji, Instytucji Certyfikującej, Instytucji Audytowej (Urzędu Kontroli Skarbowej), Najwyższej Izby Kontroli, Komisji Europejskiej, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego itp. 3) Udostępnianie dokumentacji odbywać się będzie na zasadach określonych w ustawie o dostępie do informacji publicznej. 4) Udostępnianie dokumentów powinno być każdorazowo rejestrowane przez pracownika Wydziału Infrastruktury i Ochrony Środowiska w Rejestrze udostępnianych dokumentów lub w formie notatki sporządzonej na tę okoliczność. Przedmiotowy Rejestr stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszych Procedur archiwizacji dokumentów. 5. Zasady przechowywania dokumentacji związanej z Projektem 1) Beneficjent zobowiązuje się do rozszerzenia odpowiednich kategorii archiwalnych do B-10, z możliwością wydłużenia okresu przechowywania dokumentacji projektowej. 2) Dokumentacja projektowa będzie przechowywana w dokumentacji podręcznej poszczególnych Wydziałów związanych z obsługą Projektu. 4

5 Załącznik nr 1 REJESTR UDOSTĘPNIANYCH DOKUMENTÓW Lp. Osoba upoważniona Dokument pobrany (numer i nazwa) Data pobrania Podpis pobierającego Data zwrotu Podpis zwracającego Uwagi 5

6 6