NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w KRAKOWIE 30-038 KRAKÓW, ul. Łobzowska 67 (0-12) 633 77 22, 633 77 24, 633 37 09 Fax (0-12) 633 74 55 P/08/006 LKR-41122-7/08 Kraków, dnia maja 2009 r. Pani Anna Opałek-Bassara Kierownik Biura Powiatowego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w Myślenicach z siedzibą w Dobczycach 32-410 Dobczyce ul. T. Kościuszki 12 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r., Nr 231, poz. 1701 ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie przeprowadziła kontrolę w Biurze Powiatowym Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w Myślenicach z siedzibą w Dobczycach (BP ARiMR) w zakresie funkcjonowania systemu identyfikacji i rejestracji zwierząt w 2008 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 20 kwietnia 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Pani Kierownik niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działania podejmowane przez Biuro Powiatowe w Myślenicach z siedzibą w Dobczycach w zakresie objętym kontrolą. Pomimo znaczącej poprawy, system identyfikacji i rejestracji zwierząt nadal nie pozwalał na niezwłoczne ustalenie miejsc pobytu i przemieszczania kaŝdej sztuki bydła w nim
ewidencjonowanej. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia, Ŝe częściowo zostały zrealizowane wnioski pokontrolne skierowane do Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, które zostały zawarte w informacji o wynikach kontroli funkcjonowania systemu identyfikacji i rejestracji zwierząt z października 2006 r. PowyŜszą ocenę ogólną uzasadniają następujące oceny szczegółowe i uwagi: 1. Analiza zmian w procedurach wewnętrznych obowiązujących w ARiMR w 2008 r. w porównaniu do stanu z 2006 r. wykazała wprowadzenie szeregu usprawnień, które uprościły zakres działań związanych z obsługą systemu identyfikacji i rejestracji zwierząt z gatunku bydło. Jednak niektóre obowiązujące procedury, w ocenie NIK, wymagają dalszych korekt. W szczególności dotyczy to zgłoszeń przemieszczenia zwierząt, dla których wprowadzony został do uŝytku jeden formularz, podpisywany przez sprzedającego i kupującego zwierzę. Zalecenie zgłoszenia tego formularza przez kupującego stawia sprzedającego w sytuacji trudnej do wyjaśnienia w kaŝdym przypadku gdy formularz ten nie zostanie we właściwym czasie dostarczony do odpowiedniego Biura Powiatowego ARiMR. Skutkiem tego, w ewidencji systemu w siedzibie stada naleŝącego do sprzedającego pozostawało zwierzę o historii spójnej w sytuacji gdy nikt nie zgłosił Ŝadnego zdarzenia dotyczącego tego zwierzęcia lub o historii niespójnej w sytuacji gdy zdarzenie zgłosiła inna osoba niŝ ta, której zwierzę zostało faktycznie sprzedane. Ponadto wykazywany w protokole Inspekcji Weterynaryjnej brak zwierzęcia w konkretnym stadzie, które było ujęte w centralnej bazie danych, nie było odpowiednio sygnalizowane obsługującym ten system pracownikom ARiMR. Ponadto w procedurach nie przewidziano uregulowań, dotyczących postępowania przy uspójnianiu historii zwierząt po zgonie posiadacza, który nie dopełnił obowiązku zgłoszenia zdarzenia. W ocenie Izby, tak określone procedury przyczyniają się do powstawania rozbieŝności pomiędzy stanem faktycznym a stanem ewidencyjnym zwierząt. Dalszy brak modyfikacji tych procedur moŝe wpływać na sukcesywne zwiększanie się liczby zdarzeń nie znajdujących odzwierciedlenia w systemie identyfikacji i rejestracji zwierząt. Wprawdzie określenie tych procedur nastąpiło niezaleŝnie od kontrolowanego Biura Powiatowego, to jednak skutek ich oddziaływania wpływa na rezultaty uspójniania historii zwierząt w całym systemie, a zatem dotyczy takŝe kontrolowanego Biura. 2. NIK pozytywnie ocenia przygotowanie organizacyjne i techniczne BP ARiMR do realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem systemu identyfikacji i rejestracji zwierząt na terenie powiatu myślenickiego. Dla wszystkich czterech pracowników 2
ustalone zostały zakresy obowiązków, które zawierają zadania przypisane do kontrolera danych wniosków IRZ. ZastrzeŜeń kontrolnych nie budzi równieŝ stopień wyposaŝenia Sekcji IRZ w sprzęt komputerowy oraz niezbędne oprogramowanie. 3. W 2008 r. na bieŝąco odbywało się wprowadzenie poszczególnych rodzajów zgłoszeń zdarzeń zwierzęcych, a kontrola NIK nie stwierdziła przerw w sprawności działania programu obsługującego system IRZ. W tym zakresie Izba stwierdza istotną poprawę w realizacji zadań w porównaniu do ustaleń w 2006 r. 4. Według danych zbiorczych wykazanych w zestawieniu historii niespójnych z dnia 18 września 2008 r., otrzymanych z Małopolskiego Oddziału Regionalnego ARiMR w Krakowie, na terenie powiatu myślenickiego liczba niespójnych historii ogółem dotyczyła 2.367 sztuk bydła, co stanowiło 19,2% liczby zwierząt przebywających na terenie powiatu. Wykaz zwierząt o niespójnych historiach zdarzeń zawierał zarówno zwierzęta, w odniesieniu do których wyjaśnienie niezgodności naleŝało do właściwości Biura Powiatowego w Myślenicach, jak równieŝ zwierzęta, które charakteryzowały się niespójnymi zgłoszeniami zdarzeń, a wyjaśnienie niezgodności naleŝało do właściwości innych biur powiatowych. Kontrola NIK stwierdziła jednak, Ŝe w odniesieniu do 4 szt. bydła z siedzib leŝących na terenie powiatu myślenickiego system informatyczny we wrześniu 2008 r. wykazywał niezgodności w zgłoszeniach zdarzeń zwierzęcych, a mimo to nie zostały one ujęte w okresowo sporządzanym wykazie niespójnych historii zwierząt. Ponadto kontrola NIK stwierdziła, Ŝe w przypadku sześciu zwierząt stwierdzono dublujące się zapisy w systemie, co do informacji o miejscu ich pobytu oraz statusie zwierzęcia (PL005055128099, PL005168293882; PL005094040741; PL005039525227; PL005094502652 i PL005049287771). Przykładowo badanie zapisów w systemie wg podglądu Przegląd danych o zwierzętach wykazało, Ŝe w dniu 9 grudnia 2008 r. sztuka o nr PL005094040741 przebywała jednocześnie w stadzie pośrednika skupującego zwierzęta (037981265-002) i w rzeźni (037981265 001) na terenie działania BP 108 (powiat nowosądecki). Rzeźnia zgłosiła jednak ubój tego zwierzęcia w dniu 8 maja 2008 r., a powodem niespójności historii zwierzęcia była błędnie podana data kupna od pośrednika z terenu powiatu krakowskiego. 3
W ocenie NIK funkcjonowanie informatycznego systemu IRZ nadal wymaga dokonania korekt przez odpowiednie jednostki Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. 5. Niespójne historie wyjaśniane były przez czterech pracowników Biura, a takŝe przez Punkt Obsługi Klienta, który dokonywał sprawdzenia w systemie informatycznym siedzib stad przy kaŝdorazowej wizycie rolnika. Historie niespójne były wyjaśniane lub uzupełniano brakujące zgłoszenia. Jeśli zgłoszenia nie dokonała druga strona transakcji wzywano ją takŝe do złoŝenia wyjaśnień. Niezgodności wynikające z niedopełnienia obowiązku zgłaszania zdarzeń zwierzęcych przez rolników z innych powiatów wyjaśniane były z innymi biurami powiatowymi ARiMR. W 2008 r. wystawiono 780 wezwań do złoŝenia wyjaśnień, powtórnie wzywano 105 posiadaczy stad do złoŝenia wyjaśnień. W wyniku drugiego wezwania 79 spraw zostało wyjaśnionych, a 26 nie zostało wyjaśnionych z powodu śmierci posiadacza bydła i braku procedur wskazujących odpowiedni tok postępowania w takim przypadku. 5. W ocenie NIK, prawidłowo realizowana była kontrola wewnętrzna w zakresie wprowadzania danych do systemu IRZ, dla których obowiązujące w 2008 r. procedury precyzowały obowiązkowe uczestnictwo co najmniej dwóch kontrolerów podczas weryfikacji systemowej dokumentu. Pozostałe rodzaje dokumentów związanych z systemem IRZ, zgodnie z procedurami, obsługiwane były przez jednego kontrolera. Druki zgłoszeń zdarzeń zwierzęcych, przyjmowane od posiadaczy zwierząt w Punkcie Obsługi Klienta, były równieŝ weryfikowane przez właściwego kontrolera pod względem poprawności ich wypełnienia. 6. Współpraca Biura Powiatowego z Inspekcją Weterynaryjną polegała na realizacji kontroli na miejscu siedziby stada przez Powiatowego Lekarza Weterynarii i przekazywania wyników tych kontroli do Oddziału Regionalnego ARiMR oraz na umoŝliwieniu Powiatowemu Lekarzowi Weterynarii dostępu do systemu IRZ w siedzibie Biura Powiatowego. 7. Biuro Powiatowe ARiMR prowadziło ewidencję kopii załączników do protokołów z kontroli przeprowadzanej przez Inspekcję Weterynaryjną w wersji papierowej, jak równieŝ w wersji elektronicznej. Po otrzymaniu załączników do protokołów z kontroli siedzib stad w Biurze przystępowano do wyjaśniania niezgodności opisanych w załącznikach. W 7 przypadkach, na 41 badanych, sporządzono wezwania do złoŝenia 4
wyjaśnień, a w 36 przypadkach rolnicy uzupełnili brakujące dane jeszcze przed wpłynięciem załączników do Biura. 8. NIK pozytywnie ocenia sposób obsługi interesantów posiadaczy stad - w Biurze Powiatowym ARiMR. Punkt Obsługi Klientów mieści się w łatwo dostępnym budynku, a liczebność zespołu pracowniczego oraz jego wyposaŝenie w pełni odpowiadały potrzebom obsługi interesantów. 9. Kontrole wewnętrzne przeprowadzane przez Oddział Regionalny ARiMR w zakresie identyfikacji i rejestracji bydła nie stwierdziły nieprawidłowości w realizacji zadań Biura. Przedstawiając powyŝsze uwagi i oceny, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o zintensyfikowanie działań zmierzających do uspójnienia historii zdarzeń dotyczących bydła. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się o przedstawienie przez Panią Kierownik, w terminie 21 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosku oraz o działaniach podjętych w celu realizacji wniosku lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Pani prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NIK w Krakowie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o której mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały. Otrzymują: 1. Adresat 2. Akta kontroli 5