Wdrożenie strategii zarządzania wiedzą i kreowania innowacyjności wewnątrz organizacji

Transkrypt

1 CASE STUDY: Wdrożenie strategii zarządzania wiedzą i kreowania innowacyjności wewnątrz organizacji Autor: Jacek Wach Redakcja: Dominik Noworól

2 Spis treści Geneza / 03 Idea / 04 Wizja / 05 Rozwiązanie / 06 Wiedza / 08 Rozwój / 09 Efekty / 11 Wyróżnienie / 12

3 Geneza Metodyka Zarządzania Projektami w swych podstawowych założeniach definiuje konieczność zakończenia projektu w tzw. złotym trójkącie projektu, czyli w zaplanowanym czasie, budżecie i zakresie. O ile w projektach komercyjnych realizowanych przez firmę BMM Sp. z o.o. niezwykle rygorystycznie podchodzono do tej reguły, zgodnie z zasadą, że to Klient jest najważniejszy, o tyle w projektach wewnętrznych (organizacyjnych, procesowych, etc.), realizowanych w celu doskonalenia organizacji, bywało z tym już różnie. Bardzo często cele wyznaczane na samym początku projektu, nie były realizowane w ogóle, a projekty umierały w trakcie ich realizacji, pomimo tego, że ich finalizacja miała znaczenie strategiczne. 3

4 Idea Chcąc zmienić tę niekorzystną dla firmy sytuację, początkiem 2014 roku, Zarząd BMM Sp. z o.o. podjął decyzję o stworzeniu Systemu Zarządzania Projektami Wewnętrznymi. Miał on obejmować zarówno zaprojektowanie i wdrożenie rozwiązań procesowych, jak i implementację rozwiązania informatycznego, wspomagającego menedżerów w realizacji projektów wewnątrzorganizacyjnych. Zakres projektu budowy Systemu Zarządzania Projektami Wewnętrznymi rozszerzono o wdrożenie strategii kreowania innowacyjności wewnątrz organizacji oraz zarządzania wiedzą, w tym przede wszystkim nauki na błędach tzw. lesson learned i wypracowywania dobrych praktyk realizacji projektów. To właśnie te dwa obszary doskonalenia organizacji Zarząd firmy BMM wskazywał wielokrotnie jako podstawę konkurencyjności rynkowej. Kluczowe stało się więc powiązanie ich z metodyką zarządzania projektami wewnętrznymi i stworzenie jednego spójnego procesu, który w założeniu przebiegać miał w następujący sposób: Pracownik dokonuje zgłoszenia swojego pomysłu. Pomysł o znaczeniu strategicznym realizowany jest w formie projektu opartego o metodykę zarządzania projektami. Wypracowane w trakcie realizacji projektu dobre praktyki oraz popełnione błędy podlegają ewidencji w celach edukacyjnych. 4

5 Wizja Kluczowym etapem realizacji projektu było dokładne zaprojektowanie przebiegu procesu w poszczególnych obszarach. Mapowanie procesu stało się również doskonałym sposobem określenia i precyzowania finalnego kształtu projektowanego rozwiązania. Ten etap projektu pozwolił ponadto na zniwelowanie problemów komunikacyjnych pomiędzy Sponsorem a Kierownikiem Projektu. Obie strony dokładnie w ten sam sposób zaczęły bowiem postrzegać sposób realizacji projektu i wizję funkcjonowania organizacji po jego zakończeniu. Dążąc do wzrostu konkurencyjności naszego przedsiębiorstwa, postanowiliśmy wdrożyć strategię zarządzania wiedzą i kreowania innowacyjności naszego zespołu. Jesteśmy bowiem przekonani, że wiedza i doświadczenie naszych pracowników oraz pomysły, które generują w znaczący sposób wpływają na jej przyszłość. Wierzymy również w to, że umiejętne zarządzanie wiedzą organizacji w znaczący sposób przekłada się na morale załogi. Pragniemy stworzyć w ramach organizacji przestrzeń otwartą na wymianę poglądów, doświadczeń, dzielenia się pomysłami i ich konsultowanie przestrzeń otwartą na innowacje. Bogdan Michałek Prezes Zarządu BMM Sp. z o.o. 5

6 Rozwiązanie Po przystąpieniu do etapu poszukiwania odpowiedniego rozwiązania, które miało pozwolić na powiązanie pomysłów, projektów i nauki na własnych błędach, okazało się, że niezwykle trudno znaleźć gotowe rozwiązanie informatyczne i zaadaptować je do wewnętrznych celów organizacji. Z uwagi na to, Kierownik Projektu podjął decyzję o implementacji gotowego narzędzia wyłącznie w obszarze projektów wewnętrznych. Zdecydowano, że rozwiązaniem, które sprawdzi się najlepiej, biorąc pod uwagę specyfikę działania firmy BMM Sp. z o.o., będzie jej autorski system Prospective, wspomagający zarządzanie projektami komercyjnymi. Do obsługi procesu zbierania i wykorzystywania nauki na własnych błędach oraz kreowania innowacyjności pracowników BMM, zaprojektowano i zupełnie od podstaw stworzono wewnętrzny portal internetowy efektywni.bmm.pl, odzwierciedlający w swej nazwie misję firmy podnosimy efektywność organizacji. 6

7 Rozwiązanie Na portalu, oprócz narzędzi służących do zgłaszania pomysłów i ewidencjonowania własnych nauczek, udostępniono odnośnik do systemu zarządzania projektami wewnętrznymi, do którego dostęp otrzymali Kierownicy Projektu odpowiedzialni za realizację strategicznych projektów wewnętrznych. Portal rozbudowano ponadto o moduł biblioteki firmowej, za pośrednictwem którego pracownicy firmy mogą rezerwować i wypożyczać książki. Użytkownicy mogą ponadto, bezpośrednio z portalu, przenosić się do systemów transakcyjnych, portali partnerów firmy BMM oraz popularnych narzędzi internetowych. Portal stanowi więc zbiór wszystkiego co niezbędne w wykonywaniu codziennych obowiązków, a wszystko pod jednym łatwym do zapamiętania adresem efektywni.bmm.pl. 7

8 Wiedza Wdrażając strategię zarządzania wiedzą skupiliśmy się w szczególny sposób na nauce na własnych błędach, popełnionych w projektach już zrealizowanych. Prowadząc duże projekty komercyjne, nie możemy pozwolić sobie na powielanie tych samych błędów. Pracownicy firmy za pośrednictwem portalu opisują błędy, zagrożenia, ryzyka, które wystąpiły w trakcie poszczególnych projektów. Kierownicy Projektu, którym zostaje powierzony nowy projekt mają możliwość wyszukiwania podobnych przedsięwzięć, np. pod względem obszaru czy zakresu, w celu identyfikacji zagrożeń, które mogą wystąpić na etapie realizacji projektu. Cyklicznie, raz na kwartał, odbywają się spotkania Kierowników Projektów, podczas których ich uczestnicy, na bazie informacji wprowadzonych do systemu, wymieniają się poglądami na temat problemów napotkanych w trakcie realizacji projektów i właściwych sposobów postępowania. Publikacja informacji na portalu pozwala na kreowanie dobrych praktyk, które mogą być adaptowane na potrzeby innych projektów. W wielu przedsiębiorstwach wciąż funkcjonuje przekonanie, że monopol na dobre pomysły posiadają ich właściciele. Przedsiębiorstwa, którym zależy na rozwoju i wzroście konkurencyjności powinny umiejętnie wykorzystywać pomysły swoich pracowników. Zarządzanie innowacjami, oprócz potencjalnych wymiernych korzyści finansowych, odgrywa znaczącą rolę w procesie motywacji pracowników. Wdrażając strategię kreowania innowacji dajemy pracownikom przekonanie o ważności ich opinii, wzmacniając tym samym ich lojalność wobec organizacji. Jacek Wach Kierownik Projektu 8

9 Rozwój Portal efektywni.bmm.pl umożliwia pracownikom zgłaszanie pomysłów dotyczących m.in. rozwoju produktów, wprowadzenia do oferty nowych produktów, usprawnień organizacyjnych i doskonalenia procesów wewnętrznych. System stanowi repozytorium pomysłów, które mogą być dodatkowo komentowane i oceniane przez współpracowników. Wzbogacenie aplikacji o mechanizmy social media (komentarze, oceny) pozwoliło w naturalny sposób kreować zaangażowanie wokół idei. System pozwala również na zgłaszanie problemów, z którymi boryka się organizacja i pomysłów na ich rozwiązanie. Zainteresowanie wprowadzaniem zgłoszeń do systemu kreuje dodatkowo organizowany po raz pierwszy wewnętrzny konkurs Kreatywni Efektywni 2014, który promuje innowacyjne pomysły i najbardziej kreatywnych pracowników firmy. Realizacji projektu towarzyszyła ponadto wewnętrzna kampania informacyjna, ukierunkowana na popularyzację idei oraz wzrost świadomości funkcjonowania portalu. 9

10 Rozwój Michał Mądro Użytkownik portalu Pomysł powstania portalu efektywni.bmm.pl od samego początku wydał mi się trafiony. Obecnie, chyba w każdej branży, można zaobserwować bardzo dużą konkurencję pomiędzy firmami i nie sposób gonić w tym wyścigu, jeśli wnętrze organizacji nie funkcjonuje sprawnie. Dlatego uważam, że ciągły rozwój wewnętrzny każdej firmy jest kluczowym czynnikiem przetrwania na rynku i osiągnięcia przewagi konkurencyjnej. Nasz portal idealnie wpisuje się w to podejście. Dzięki niemu każdy pracownik może mieć wpływ na kształt organizacji, w której jest zatrudniony. Przyznam, że z chęcią tam zaglądam i korzystam z możliwości jakie daje portal, zwłaszcza obserwując pojawianie się nowych pomysłów zgłaszanych przez pracowników. Traktuje je jako bardzo dobre źródło inspiracji do własnych działań. 10

11 Efekty naszej kreatywności Zgłoszone pomysły Przypisane do osób odpowiedzialnych W trakcie realizacji 13 Zrealizowane 10 Zaplanowane 9 Odłożone 6 Okres: 14 lipca 15 grudnia

12 Projekt wdrożenia strategii zarządzania wiedzą i kreowania innowacyjności wewnątrz organizacji za pośrednictwem portalu efektywni.bmm.pl został wyróżniony w Konkursie Innowator Podkarpacia

13 BMM Sp. z o.o Rzeszów, ul. Przemysłowa 4a tel: fax: Facebook.com/BMM.efektywnie kontakt@bmm.com.pl