NAPĘDZANIE BIZNESU W TRANSPORCIE I LOGISTYCE. Wartość skanowania dokumentów w Twojej branży

Transkrypt

1 NAPĘDZANIE BIZNESU W TRANSPORCIE I LOGISTYCE Wartość skanowania dokumentów w Twojej branży

2 W miarę postępu cyfryzacji współczesnego świata potrzeba dostarczania danych oraz informacji, które można natychmiast przeglądać, przechowywać i udostępniać, staje się coraz większa. Jednakże w sektorach zużywających duże ilości papieru, na przykład transporcie czy logistyce, gdzie wykorzystuje się zarówno tradycyjne procesy papierowe, jak i usprawnione operacje cyfrowe, istnieje kluczowa potrzeba zatarcia różnic pomiędzy tymi dwoma technologiami oraz zintegrowania ich ze sobą. Jak więc zapewnić płynne, bezpieczne i proste przenoszenie dokumentów papierowych do systemów online? Jak sprawić, aby nie utracono w tym procesie żadnych kluczowych informacji? Odpowiedzią są nowoczesne skanery dokumentów oraz liczne współpracujące z nimi technologie i programy. Jeżeli zastanawiasz się nad zakupem skanerów dokumentów na potrzeby swojej firmy, zapoznaj się z niniejszym opracowaniem. Zawiera ono informacje o ich najbardziej wartościowych zastosowaniach, a także kwestiach do uwzględniania podczas podejmowania decyzji o zakupie. Skaner dokumentów A3 Panasonic KV-S8147

3 Szybki kolorowy skaner płaski Panasonic KV-S7097C Decyzja o zastosowaniu skanerów dokumentów w firmie transportowej lub logistycznej nie przekłada się wyłącznie na oszczędność papieru. Może również wprowadzić znaczne korzyści ze względu na oszczędność pracy. Skanowanie tachografów W transporcie i logistyce najważniejszą kwestią zarówno z perspektywy operacyjnej, jak i zgodności z przepisami jest precyzyjne odczytywanie danych z tachografów. Idealnym narzędziem do wykonywania tego zadania jest wysokiej jakości skaner dokumentów charakteryzujący się niezawodnością Zadania recepcji Skanowanie dokumentów może poprawić standard obsługi klientów i dostawców już od chwili dotarcia na teren Twojej firmy. Personel recepcji może łatwo zeskanować prawo jazdy kierowcy, przechowywać je w bezpiecznym miejscu oraz natychmiast dopasowywać do istniejących rekordów cyfrowych. Szybko Magazyny Wymagające i dynamiczne środowisko magazynowe czasami może wyglądać jak cmentarzysko papierowej dokumentacji. W natłoku przychodzących i wychodzących dostaw, przesyłek, a także wybierania i sortowania paczek bardzo łatwo jest przeoczyć lub nawet zgubić papierowe Procesy biurowe Faktury, zamówienia, rachunki, instrukcje dotyczące dostaw... wszystkie te dokumenty są codziennością w biurze. Należy zarządzać nimi bardzo uważnie. Jednakże skuteczne zarządzanie papierową dokumentacją wymaga odpowiedniej ilości miejsca do jej przechowywania, a także i precyzją. Nowoczesne skanery skanować można również wszelkie kopie pewnych dokumentów. czasu pracowników. Możliwość zamiany dokumentów dokumentów obsługują różne rodzaje formularze towarzyszące dostawom papierowych w rekordy cyfrowe oznacza, i formaty papierów, więc skanowanie do recepcji, tworząc tym sposobem Dzięki skanerowi dokumentów te Skanery dokumentów są świetną że zadania, które tradycyjnie wymagałyby tachografów jest naprawdę łatwe. natychmiastowe rekordy dostaw i ich istotne rekordy natychmiast trafiają nowoczesną odpowiedzią także na to uwagi wielu pracowników, może odbiorów wraz z sygnaturami czasowymi. do bezpiecznego i zawsze dostępnego wyzwanie. Skanowanie dokumentów wykonywać jedna osoba. Dzięki temu systemu cyfrowego, w którym nigdy i przechowywanie ich w formie minimalizuje się duplikację zadań oraz Skaner dokumentów obsługuje nie zostaną zgubione ani przełożone elektronicznej minimalizuje wymagania poprawia wydajność i produktywność. również proces weryfikacji pojazdów w nieodpowiednie miejsce. Zdalny odnośnie przestrzeni biurowej. wjeżdżających na teren firmy. Dzięki dostęp do informacji umożliwia Dzięki temu można tworzyć bardziej nowoczesnymi technologiom OCR prowadzenie komunikacji pomiędzy wydajne obszary pracy, które weryfikacje można przeprowadzać magazynem a innymi oddziałami firmy. pozytywnie wpływają na produktywność odręcznie, a następnie przetwarzać pracowników. Ponadto dokumenty uzupełnione dokumenty w skanerze w postaci cyfrowej są łatwiejsze do z oprogramowaniem OCR, które wykryje zarządzania oraz dostępne w i zapisze oznaczone pola. każdej chwili.

4 NAJWAŻNIEJSZE PYTANIA, Czy połączy się bezpośrednio z istniejącymi systemami firmy? Wiesz już, że skanery dokumentów sprawdzają się doskonale w firmach transportowych i logistycznych. Dostrzegasz też wartość przeniesienia informacji z dokumentów papierowych do Czy mogę liczyć na odpowiednią pomoc techniczną? Integracja rozwiązania do skanowania dokumentów z infrastrukturą firmy może mieć istotny wpływ na sposób funkcjonowania niektórych procesów. Jednakże właściwe porady oraz Znajdź najbardziej odpowiednie dla siebie rozwiązanie skanujące Nawet w specjalistycznych środowiskach sektora transportu i logistyki każda firma jest wyjątkowa oraz ma niezwykle konkretne wymagania. Pomimo, że niniejsze opracowanie przedstawia systemów cyfrowych. Co jednak zrobić, bieżąca pomoc techniczna sprawią, korzyści ze stosowania skanerów które warto sobie zadać, rozważając opcje skanerów aby dane cyfrowe były przechowywane i udostępniane w odpowiedni sposób bez wpływu na pracę firmy? W takim przypadku idealnym rozwiązaniem jest skaner sieciowy. Współczesne skanery sieciowe mogą że nie będzie to trudne ani czasochłonne przedsięwzięcie. Dostawca sprzętu powinien zapewnić Twojej firmie odpowiednią uwagę i aktywną pomoc dotyczącą wdrożenia nowej technologii bez większych problemów czy niedogodności, zarówno dokumentów w firmach z Twojej branży, najlepiej jest porozmawiać ze specjalistą na temat konkretnych potrzeb swojego przedsiębiorstwa. Jako czołowy producent rozwiązań skanujących firma Panasonic oferuje pełną gamę skanerów biurkowych, Technologia skanowania rozwija się w niezwykle szybkim tempie ciągle pojawiają się nowe funkcje i możliwości. Co należy więc wziąć pod uwagę, podejmując decyzję o zakupie nowego skanera dokumentów? Jakie funkcje powinny nas interesować? łączyć się bezpośrednio z sieciami firmowymi, a ich konfiguracja jest prosta i możliwa do przeprowadzenia w przeglądarce internetowej. Modele z fabrycznie skonfigurowaną funkcją skanowania mogą skanować dokumenty bezpośrednio na serwer FTP lub do folderu SMB albo wiadomości przed zakupem urządzeń, jak i po nim. Profesjonalna pomoc powinna być też łatwo dostępna przez cały okres eksploatacji urządzenia. Omawiając ze sprzedawcą wybrany skaner dokumentów, nie zapomnij więc zapytać, jak wygląda serwis oraz płaskich, kolorowych, z szybkim automatycznym podajnikiem papieru, dostępnych w różnych formatach oraz zapewniających prędkości skanowania w zakresie od 20 do 140 stron na minutę. W naszej ofercie z pewnością znajdziesz rozwiązanie, które spełni nie tylko wszelkie wymagania branżowe, bez potrzeby używania komputera. wsparcie techniczne. ale również Twoje oczekiwania Czy będzie dostosowany do budżetu firmy? Początkowy koszt zakupu ma oczywiście podstawowe znaczenie przy wyborze odpowiednich skanerów dokumentów. Jednak chcąc w pełni zrozumieć wpływ nowego urządzenia pozytywny czy negatywny na wyniki finansowe firmy, nie można się skupiać wyłącznie na jego cenie. Bardziej istotny w przypadku bieżących wydatków jest całkowity koszt eksploatacji wybranego rozwiązania skanującego. Należy więc zestawić początkowy koszt urządzenia z takimi czynnikami jak jego niezawodność, wymagania konserwacyjne, cykl życia czy prędkość skanowania. Czy poradzi sobie z dokumentami stosowanymi w firmie? Każda firma transportowa lub logistyczna obsługuje dokumenty w różnych rozmiarach, kształtach i formatach. Musisz więc upewnić się, że wybrany przez Ciebie skaner dokumentów będzie dostosowany do potrzeb Twojej firmy. Współczesne czołowe na rynku skanery A3 i A4 mogą przetwarzać dokumenty w wielu różnych formatach, na przykład paszporty, laminowane karty oraz dokumenty na długim papierze. Możliwość skanowania tych formatów jednym przyciskiem powinna być więc kluczową funkcją, jaką trzeba uwzględnić, wybierając odpowiednie urządzenie dla firmy. Czy nadąży za tempem pracy w mojej firmie? Skanowanie dokumentów przestało być żmudnym i czasochłonnym zadaniem. Najlepsze współczesne skanery osiągają wydajność na poziomie nawet 80 str./min, czasem z niewielką różnicą pomiędzy skanowaniem monochromatycznym a kolorowym. Jeśli Twoja firma obsługuje dużą liczbę dokumentów, rozważ zastosowanie automatycznego podajnika dokumentów o dużej pojemności, który będzie idealny do skanowania dużych partii dokumentów, dokumentów dwustronnych oraz dokumentacji obejmującej setki stron. Czy materiały eksploatacyjne i akcesoria są łatwo dostępne? Każdy skaner dokumentów potrzebuje całej gamy materiałów eksploatacyjnych i akcesoriów, które gwarantują jego optymalną pracę. Dostępność tych materiałów i urządzeń oraz łatwość ich dostarczania ma podstawowe znaczenie dla firm, które chcą zminimalizować przestoje oraz przerwy w świadczeniu usług. Warto rozważyć dostępność następujących rodzajów materiałów eksploatacyjnych i akcesoriów: zestawów do wymiany rolek kaset z tuszem dodatkowych modułów do skanerów płaskich zestawów do czyszczenia rolek Jaka jest różnica pomiędzy skanowaniem TWAIN a skanowaniem sieciowym? W skanowaniu TWAIN używane jest specjalne oprogramowanie, dzięki któremu można wyświetlić zeskanowany dokument na ekranie komputera. Cały proces składa się z czterech etapów: włączenia oprogramowania, wczytania obrazu do zeskanowania, przesłania go na dysk komputera, a następnie zapisania go. Skanowanie sieciowe, znane również jako skanowanie ręczne, przenosi zeskanowany obraz z kopiarki lub skanera na dysk komputera. Ten proces składa się z jednego kroku wykonywanego w kopiarce lub skanerze polegającego na wczytaniu dokumentów, wybraniu wstępnie ustawionego miejsca docelowego oraz przesłaniu plików. Dokument jest automatycznie dotyczące skanowania. Nasze mniejsze skanery biurkowe dają wybór pomiędzy skanowaniem monochromatycznym a kolorowym oraz skanowaniem jedno- lub dwustronnym w formatach od wizytówek po A4. Umożliwiają również skanowanie papierów lub kart o różnej grubości. Jeśli potrzebujesz skanera obsługującego dokumenty w formacie do A3, zapoznaj się z gamą większych skanerów płaskich lub z automatycznymi podajnikami papieru. Zapewniają one różne prędkości skanowania, a także łatwe edytowanie oraz doskonałe odwzorowanie obrazów. Większe modele mogą skanować nawet do stron dziennie. W naszej ofercie znajdziesz więc skanery dostosowane do potrzeb każdej firmy. zapisywany w określonym folderze na dysku komputera. Oczywiście niezależnie od rozwiązania, które Ci polecimy, będzie ono w pełni dostosowane do sposobu, w jaki pracujesz, oraz Twoich oczekiwań.

5 Jeśli chcesz przeprowadzić niezobowiązującą dyskusję na temat potrzeb swojej firmy odnośnie rozwiązań do skanowania, skontaktuj się z naszym specjalistą: tel.: business.panasonic.pl 1_ _1_ _Scanner whitepaper_polish_v3