Delegowanie pracowników za granicę. Karol Raźniewski, Marta Dominiak-Sporna, Emilia Piechota 22 czerwca 2015 r.

Transkrypt

1 Delegowanie pracowników za granicę Karol Raźniewski, Marta Dominiak-Sporna, Emilia Piechota 22 czerwca 2015 r.

2 Plan prezentacji 1. Definicja delegowania i dlaczego delegowanie sprawia tyle problemów? 2. Cykl życia oddelegowania 3. Oddelegowania a podróż służbowa - kiedy delegować, a kiedy wysyłać w podróż służbową? 4. O czym należy pamiętać wysyłając pracownika za granicę? 5. Podstawy obowiązków imigracyjnych 6. Opodatkowanie przy delegowaniu przepisy ogólne i szczególne 7. Jakie są obowiązki pracodawcy w zakresie opodatkowania 8. Jakie są obowiązki pracownika 9. Korporacyjne polityki podatkowe, w tym tzw. tax equalization 10. Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w kontekście delegowania 11. Co to jest efektywne zarządzanie delegowaniem? 12. Jak zarządzać efektywnie oddelegowaniami i z jakich narzędzi można korzystać 2

3 Delegowanie 3

4 Definicja delegowania i najczęstsze problemy Brak definicji w polskich przepisach Delegowanie pracowników Delegowanie w przepisach unijnych: Wykonywanie pracy przez ograniczony okres na terytorium innego państwa członkowskiego niż państwa, w którym pracownik pracuje na co dzień Definicja praktyczna: jako proces transferu pracowników o kluczowych kompetencjach lub wymaganym potencjale rozwojowym do wykonywania określonych zadań w pewnym okresie czasu poza granicami kraju, w którym pracownik świadczy pracę w danym momencie Czym oddelegowanie nie jest? Czy oddelegowanie musi być międzynarodowe? Kto deleguje i po co? Typologia oddelegowań Dlaczego sprawia tyle problemów? 4

5 Cykl życia oddelegowania 1. Decyzja biznesowa o wysłaniu pracownika za granicę Delegowanie pracownika 2. Dyskusja z pracownikiem i jego decyzja 3. Przygotowanie (w tym briefing, prognoza kosztowa) 4. Wyjazd / Przyjazd rozpoczęcie oddelegowania (w tym briefing) 5. Rejestracja (pobyt / podatki / ubezp. społ.) 6. Bieżąca obsługa 7. Roczne rozliczenia podatkowe oraz tzw. tax equalization 8. Przygotowanie powrotu (w tym briefing) 9. Powrót - repatriacja (w tym briefing) 10. Finalne rozliczenie oddelegowania 5

6 Oddelegowanie a podróż służbowa 6

7 Oddelegowanie a podróż służbowa Cechy charakterystyczne podróży służbowej Podstawy prawne i praktyka Jednostronne polecenie podróży służbowej wydane przez pracodawcę bez zmiany miejsca świadczenia pracy Krótszy okres świadczenia pracy poza określonym w umowie o pracę miejscem wykonywania pracy Miejsce wykonywania pracy według KP element kluczowy umowy o pracę Miejscowość rozpoczęcia oraz zakończenia podróży określa pracodawca (Rozporządzenie MPiPS) Brak przepisu wprost wskazującego na maksymalny okres podróży służbowej Zazwyczaj wykonywanie pracy na rzecz obecnego pracodawcy 7

8 Oddelegowanie a podróż służbowa Cechy charakterystyczne oddelegowania Modyfikacja umowy o pracę w zakresie miejsca wykonywania pracy Podstawy prawne i praktyka Podpisanie listu oddelegowania Może trwać dłuższy okres Nie występuje obowiązek pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika związanych ze zmianą miejsca wykonywania pracy Zazwyczaj nowy pracodawca posiada prawo do wyników pracy oddelegowanych pracowników oraz ponosi związane z tą pracą ryzyko i odpowiedzialność 8

9 O czym należy pamiętać wysyłając pracownika za granicę? 9

10 O czym należy pamiętać wysyłając pracownika za granicę? Z czym mamy do czynienia? Podróż służbowa? Oddelegowanie? Podróże służbowe a CIT Kto ponosi koszt? Czy ten kto odnosi korzyść? Kto zalicza wydatki w koszty uzyskania przychodu? Ryzyko przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia PIT i ZUS Ustal wszystkie fakty Zbadaj konsekwencje Czy Twój dostawca usług payrollowych wie? Diety a równowartość diet Inne kwestie Wymogi imigracyjne Ubezpieczenie zdrowotne Dokumentacja Oddelegowania - podatek hipotetyczny Dostosowanie globalnych polityk by działały Dbanie o procedury, mapy procesów, drzewa decyzyjne 10

11 Podstawy obowiązków imigracyjnych 11

12 Podstawy obowiązków imigracyjnych Obywatele Unii Europejskiej Swoboda podejmowania pracy w Polsce przez obywatela kraju UE/EOG/Szwajcarii Pobyt i praca obywateli Unii Europejskiej w Polsce Swoboda wjazdu i przebywania na terytorium Polski przez obywatela kraju UE/EOG/Szwajcarii do 3 miesięcy Obowiązek rejestracji pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, gdy pobyt obywatela UE/EOG/Szwajcarii jest dłuższy niż 3 miesiące 12

13 Podstawy obowiązków imigracyjnych Obywatele państw trzecich Praca obywateli państw trzecich Rodzaje zezwoleń na pracę: TypA Przesłanka: polska umowa TypB Członkowie zarządu, przebywający w Polsce przez okres przekraczający łącznie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy TypC Oddelegowanie wewnątrzgrupowe (do polskiego podmiotu powiązanego) Praca w Polsce wykonywana przez okres przekraczający 30 dni w ciągu 12 kolejnych miesięcy TypD Oddelegowanie do podmiotu niepowiązanego, w celu wykonywania usługi eksportowej realizowanej przez zagranicznego pracodawcę cudzoziemca TypE Powierzenie pracy na okres przekraczający 30 dni miesiące w ciągu kolejnych 6 miesięcy w innym celu niż wskazany w zezwoleniach typu B,C, D 13

14 Podstawy obowiązków imigracyjnych Obywatele państw trzecich Formy legalizacji pobytu: Pobyt obywateli państw trzecich Wiza: Schengen (jednolita) Krajowa Zezwolenie na pobyt: Na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy wydawana jest karta pobytu (dokument podróży) 14

15 Opodatkowanie przy delegowaniu 15

16 Opodatkowanie przy delegowaniu Przepisy ogólne Obowiązek podatkowy Rezydencja podatkowa Nieograniczony Ograniczony Osoby, które na terytorium RP: Mają miejsce zamieszkania Opodatkowana całość światowych dochodów bez względu na miejsce ich osiągania Polski rezydent podatkowy Osoby, które na terytorium RP: Nie mają miejsca zamieszkania Opodatkowane dochody tylko ze źródeł położonych w Polsce Polski nierezydent podatkowy 16

17 Opodatkowanie przy delegowaniu Przepisy ogólne Dotyczy: pensje, płace i inne wynagrodzenia za pracę najemną Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania Zasada główna: opodatkowanie w Państwie świadczenia pracy (zasada źródła), niezależnie od miejsca wypłaty wynagrodzenia Wyjątek: opodatkowanie tylko w kraju rezydencji podatkowej osoby fizycznej, przy jednoczesnym spełnieniu warunków wynikających z odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. 17

18 Opodatkowanie przy delegowaniu Przepisy szczególne Opodatkowanie osób oddelegowanych z zagranicy do Polski Praca osób oddelegowanych z zagranicy do Polski na podstawie zagranicznego kontraktu co do zasady nie powoduje powstania obowiązków płatnika podatku w Polsce spółki goszczącej Pracownik / zleceniobiorca wykonujący pracę na terenie RP zobowiązany jest do samodzielnego obliczania i wpłaty zaliczek / podatku Jeżeli pracodawca pokrywa koszt podatku pracownika to kwota ta stanowi dla tego pracownika przychód 18

19 Obowiązki pracodawcy w zakresie opodatkowania 19

20 Obowiązki pracodawcy w zakresie opodatkowania Płatnik i jego obowiązki Przygotowanie odpowiedniej dokumentacji dotyczącej oddelegowania Oddelegowanie z Polski za granicę Ustalenie rezydencji podatkowej pracownika Możliwość zaniechania poboru zaliczek na PIT, w sytuacji gdy: Praca jest wykonywana poza terytorium RP, Dochody pracownika podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza terytorium RP Obowiązek odpowiedniego wykazania dochodów pracowników w PIT-11 (zastosowanie zwolnień podatkowych) Urlop bezpłatny dla pracownika? 20

21 Obowiązki pracodawcy w zakresie opodatkowania Płatnik i jego obowiązki Ustalenie rezydencji podatkowej pracownika Oddelegowanie do Polski Wsparcie pracownika w wywiązaniu się przez niego z jego obowiązku uzyskania identyfikatora podatkowego Obowiązek odpowiedniego wykazania dochodów pracowników w PIT-11 (zastosowanie zwolnień podatkowych) Brak polskiej umowy o pracę: Obowiązek złożenia informacji ORD-W1 Brak obowiązków płatnika dla pracodawcy Zawarcie umowy o pracę z oddelegowanym pracownikiem? 21

22 Obowiązki pracownika w zakresie opodatkowania 22

23 Obowiązki pracownika w zakresie opodatkowania Pracownik i jego obowiązki Analiza dokumentów dotyczących oddelegowania Oddelegowanie z Polski za granicę Poinformowanie urzędu o nowym miejscu zamieszkania dla celów podatkowych Złożenie indywidualnego zeznania podatkowego w oparciu o polskie przepisy podatkowe, jak i umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania 23

24 Obowiązki pracownika w zakresie opodatkowania Pracownik i jego obowiązki Analiza dokumentów dotyczących oddelegowania Oddelegowanie do Polski Uzyskanie identyfikatora podatkowego (PESEL / NIP) W przypadku pracy w Polsce na podstawie zagranicznej umowy o pracę, pracownik jest zobowiązany do samodzielnego obliczenia i zapłaty zaliczek na PIT Złożenie indywidualnego zeznania podatkowego w oparciu o polskie przepisy podatkowe, jak i umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania Aktualizacja NIP-7 w ciągu 7 dni w przypadku zmiany danych w nim wykazywanych Podpisanie polskiej umowy o pracę? 24

25 Korporacyjne polityki podatkowe 25

26 Korporacyjne polityki podatkowe Zasady wynagradzania w aspekcie oddelegowań zagranicznych (ochrona podatkowa): Ochrona podatkowa pracownika Tax equalization Tax protection Laissez-faire 26

27 Korporacyjne polityki podatkowe Tax equalization Podstawowe zasady tax equalization: Podatek hipotetyczny tzw. hypo tax Pracownik ponosi taki ciężar podatkowy jaki by poniósł, gdyby nie został oddelegowany Podatek za granicą pokrywa pracodawca Możliwość wprowadzenia tzw. potrącenia w postaci podatku hipotetycznego (hipotetycznej kwoty podatku jaką pracownik by zapłacił, gdyby nie został oddelegowany) Rozliczenie tax equalization z pracodawcą 27

28 Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w kontekście delegowania 28

29 ZUS oddelegowanego pracownika Podstawowe zasady dotyczące kwestii ZUS Oddelegowanie do krajów UE: W którym kraju płacić ZUS za oddelegowanego pracownika? Zasada lex loci laboris Wyjątki od powyższej zasady: oddelegowanie, wykonywanie pracy w dwóch lub więcej krajach, porozumienie władz Oddelegowanie do krajów spoza UE: Kraje, z którymi Polska ma zawartą umowę o zabezpieczeniu społecznym Kraje, z którymi Polska nie ma zawartej umowy o zabezpieczeniu społecznym 29

30 Efektywne zarządzanie oddelegowaniami 30

31 Efektywne zarządzanie oddelegowaniami Wiele firm robi to nieefektywnie Dlaczego delegowanie powinno być efektywne Co to jest efektywne zarządzanie delegowaniem? Osiąganie celów biznesowych Optymalizacja kosztowa Satysfakcja pracownika Optymalizacja kosztowa Podatki ZUS Polityki i benefity W kraju Za granicą W kraju Za granicą Rozliczenia z pracownikami 31

32 Efektywne zarządzanie oddelegowaniami Narzędzie wspomagające zarządzanie oddelegowaniami Korzyści z korzystania z narzędzia to ujednolicenie procedury rozliczeń / wywiązywania się z obowiązków z: Urzędami Skarbowymi (np. kiedy wstrzymać pobór zaliczek na podatek, jak wyliczać świadczenia należne za okres oddelegowania, co dodawać a co nie w liście płac) ZUS (w tym procedura uzyskiwania formularza A1 przy oddelegowaniach unijnych, co robić gdy oddelegowania są poza Unię) Pracownikami (np. termin przygotowania kalkulacji hipotetycznej i rozliczeń ze Spółką) Spółkami zagranicznymi 32

33 Efektywne zarządzanie oddelegowaniami Przykładowe funkcje narzędzia 33

34 Efektywne zarządzanie oddelegowaniami Przykładowe funkcje narzędzia 34

35 Efektywne zarządzanie oddelegowaniami Przykładowe funkcje narzędzia 35

36 Pytania 36

37 Dziękujemy za uwagę! Kontakt Dr Karol Raźniewski Dyrektor Tel.: Marta Dominiak-Sporna Doświadczony Konsultant Tel.: Emilia Piechota Doświadczony Konsultant Tel.: