Koszty noclegów w podróży służbowej są kosztem pracodawcy nie podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Transkrypt

1 Koszty noclegów w podróży służbowej są kosztem pracodawcy nie podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wskazane w umowie o pracę miejsce jej świadczenia determinuje kwalifikowanie wyjazdów pracowników jako podróż służbową bądź jako świadczenie pracy nie mające charakteru takiej podróży. W praktyce problematyczne jest określenie miejsca pracy tzw. pracowników mobilnych. Mobilne stanowiska pracy to takie, na których wymagane jest od pracownika częste przemieszczanie się w trakcie realizowania swoich obowiązków służbowych. Jeżeli pracownik przemieszcza się w obszarze wskazanym w umowie o pracę jako miejsce pracy, pracodawca nie ma obowiązku zapewniania wyżywienia, noclegów czy też zwrotu kosztów przejazdów pracownika. Jednakże indywidualne ustalenia warunków pracy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą często przewidują pokrywanie kosztów wyżywienia, noclegów czy dojazdów przez pracodawcę, które jednak nie mają charakteru diety czy wyżywienia określonego w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (rozp. MPiPS) bądź odpowiednio z rozporządzenia z tego samego dnia dotyczącego podróży służbowej poza granicami kraju. Wiąże się to z nieodpłatnym świadczeniem dla pracownika ze stosunku pracy, które należy doliczyć do przychodu tego pracownika, opodatkowywać podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz odprowadzić odpowiednie składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Prawidłowe przeanalizowanie konsekwencji związanych z określeniem miejsca pracy wymaga odniesienia się zarówno do prawa pracy, jak i prawa podatkowego. Zagadnienie miejsca pracy wiąże się przede wszystkim z umową o pracę. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Zgodnie z art. 29 ustawy z 26 czerwca / 7

2 r. Kodeks Pracy (dalej: KP) pracodawca ma obowiązek określić w umowie o pracę miejsce, w którym chce, aby pracownik świadczył pracę na jego rzecz. Zgodnie z art. 22 KP pracownik jest zobowiązany do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Należy zatem stwierdzić, iż co do zasady miejsce, czas i zakres pracy wskazuje pracodawca. W zależności od indywidualnych ustaleń zakresu obowiązków pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, wybór terminu i miejsca wykonywania pracy może być na bieżąco wskazywany przez pracodawcę bądź samodzielnie ustalany przez pracownika. Co do zasady pod pojęciem miejsca pracy rozumie się stały punkt w znaczeniu geograficznym bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy. W przypadku pracowników mobilnych, których charakter pracy polega na ciągłym przemieszczaniu się, jak np. przedstawiciela handlowego, kierowcy, przewodnika wycieczek, miejsce pracy określone jest zazwyczaj jednostkami administracyjnymi. Podkreślenia jednak wymaga fakt, iż miejsce pracy nie może zostać określone zbyt szeroko. W przypadku wskazania miejsca pracy pracownika jako np. rejon południowej Polski należy wskazać precyzyjne rozumienie tego pojęcia, tj. dokładne granice administracyjne województw wskazanego obszaru. Zgodnie z uchwałą siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r., sygn. II PZP 11/08, miejsce świadczenia pracy pracownika mobilnego obejmuje pewien obszar jego aktywności zawodowej i powinno odzwierciedlać rzeczywisty stan rzeczy. Zatem należy 2 / 7

3 stwierdzić, iż nieprawidłowe byłoby wskazanie miejsca pracy jako siedziby pracodawcy w sytuacji, gdy charakter stanowiska pracy wymaga częstego przemieszczania; byłoby to niezgodne z rzeczywistym stanem rzeczy. Wyjazdy pracownika związane ze świadczeniem pracy w obszarze wskazanym w umowie o pracę nie są podróżą służbową, a koszty wyżywienia bądź noclegu finansowane przez pracodawcę są nieodpłatnym świadczeniem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Natomiast wyjazdy np. przedstawicieli handlowych poza obszar wskazany w umowie o pracę są podróżą służbową. W takie sytuacji pracodawca ma dwie możliwości finansowania kosztów wyżywienia: zapewnienie całodobowego wyżywienia bądź wypłatę diety. Koszty noclegów w podróży służbowej są kosztem pracodawcy nie podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W przypadku wąskiego określenia miejsca pracy każde przekroczenie granicy wskazanego obszaru należy traktować jako podróż służbową i wypłacać pracownikom diety w odpowiedniej wysokości bądź zapewnić całodobowe wyżywienie. Należy w tym miejscu również wskazać, iż w przypadku zbyt szerokiego określenia miejsca pracy pojawia się ryzyko godzin nadliczbowych. W przedmiotowym zakresie należy zdefiniować pojęcie podróży służbowej. Na gruncie prawa podatkowego brak jest jej definicji. Aby wyjaśnić ten termin należy posłużyć się przepisami KP. Zgodnie z art KP pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą służbową. Z powyższego wynika, iż podstawą podróży służbowej jest polecenie wyjazdu, określające skonkretyzowane zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. W celach dowodowych warto stosować dokument polecenie wyjazdu" lub dokument o podobnym charakterze. Przepisy wprost nie wskazują 3 / 7

4 takiego obowiązku, jednakże na pracodawcy ciąży obowiązek udowodnienia odbycia podróży służbowej przez pracownika. Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, iż wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego należy traktować jako podróż służbową. Zatem w przypadku mobilnych stanowisk pracy pracownik będzie w podróży służbowej dopiero po przekroczeniu granic obszaru wskazanego jako miejsce pracy w umowie. Przykładowo jeżeli pracownik w umowie o pracę ma wskazane miejsce pracy jako województwo śląskie, podróż służbowa takiego pracownika trwa od przekroczenia granicy województwa śląskiego. Wynika to z art KP, w którym ustawodawca wyraźnie wskazuje, iż podróż służbowa jest to zadanie wykonywane przez pracownika na zlecenie pracodawcy poza stałym miejscem pracy. Również w przytoczonej wcześniej uchwale Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r., II sygn. PZP 11/08, Sąd wskazał, iż podróżą służbową nie może być stałe pokonywanie przestrzeni, wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach przez pracownika, który w ten sposób realizuje przyjęte na siebie zobowiązanie pracownicze W zależności od tego, czy wyjazd pracownika jest w obszarze wskazanym jako miejsce pracy czy będzie już traktowany jako podróż służbowa, powstają inne konsekwencje podatkowe. Zgodnie z ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU) za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartości pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. 4 / 7

5 Art. 21 ust. 1 pkt 16 PDOFizU stanowi, iż wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ekwiwalentów pieniężnych za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiące ich własność. Na podstawie przedstawionych powyżej przepisów pracownikowi, z tytułu odbytej podróży służbowej w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę, przysługują wolne od podatku dochodowego diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez odpowiednich przepisach. Zgodnie z 3 rozp. MPiPS pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: 1. przejazdów, 2. noclegów, 3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej, 4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Z kolei na pokrycie kosztów wyżywienia przysługuje pracownikowi dieta obliczona w wysokości i na zasadach określonych w 4 rozp. MPiPS. W obecnym stanie prawnym dieta wynosi 23 zł za dobę podróży służbowej. Natomiast zgodnie z 4 ust. 3 pkt 2 rozp. MPiPS, dieta nie 5 / 7

6 przysługuje pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Warto w tym miejscu podkreślić, iż przez bezpłatne całodzienne wyżywienie należy rozumieć co najmniej 3 posiłki dziennie. W przeciwnym przypadku, np. gdy delegowani pracownicy będą mieli zagwarantowane tylko śniadanie i obiad, powinni otrzymać diety. W świetle art. 21 ust. 1 pkt 16 PDOFizU należności za czas podróży służbowej pracowników w części przekraczającej stawki określone w stosownym rozporządzeniu stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy, podlegający podatkowi dochodowemu od osób fizycznych. Jednakże należy rozróżnić, iż nadwyżka pomiędzy kwotą 23 zł, a kwotą z faktur lub rachunków przedłożonych przez pracownika do rozliczenia delegacji nie będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych z tytułu wynagrodzenia za pracę. Stanowisko takie potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 października 2009 r. sygn. IPPB2/ /09-4/AS. Warunkiem niezbędnym do skorzystania z przedmiotowego zwolnienia jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Zatem jeżeli pracownik odbywa podróże na terytorium wskazanym jako miejsce pracy, nie ma możliwości skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 PDOFizU. W takiej sytuacji pracownik we własnym zakresie ponosi koszty wyżywienia, noclegów itd. Natomiast jeśli pracodawca chcąc pozyskać pracownika i zapewnić mu konkurencyjne warunki pracy zdeklarował się w ramach umowy o pracę pokrywać koszty przejazdów, wyżywienia noclegów, powinien kwoty te doliczać do przychodów takiego pracownika, opodatkowywać i odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne. Zaleca się również poinformowanie pracownika o tym fakcie, aby nie był zdziwiony wysoką kwotą zaliczki 6 / 7

7 na podatek dochodowy czy kwotą składek. Należy pracownika poinformować, iż uzyskuje on nieodpłatne świadczenie w ramach stosunku pracy, które zgodnie z przepisami PDOFizU jest przychodem pracownika i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Reasumując, co do zasady podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego. Określenie szerokiego obszaru miejsca pracy w umowie o pracę nie pozwala na uznanie wyjazdów w zakresie wskazanego obszaru jako podróży służbowych. Wiąże się to z ustaleniem, po której ze stron spoczywa obowiązek pokrywania wydatków na noclegi, przejazdy czy wyżywienie. W przypadku mobilnych stanowisk pracy strony umowy o pracę powinny szczegółowo określić warunki jej świadczenia. Pokrywanie przez pracodawcę wydatków związanych z podróżami pracownika w zakresie terytorium będącego jego miejscem pracy wiąże się z obowiązkiem doliczenia tych kwot do przychodu pracownika ze stosunku pracy podlegającego opodatkowaniu. 7 / 7