Podatek PIT Ekspert wyjaśnia

Transkrypt

1 Opodatkowanie zwrotu kosztów delegacji ponad kwotę limitu za nocleg Małgorzata Pełka Podatek PIT Ekspert wyjaśnia Czy zwrot kosztów noclegu podczas delegacji udokumentowanych rachunkiem lub fakturą ponad ustalony ryczałt należy uznać za przychód pracownika i opodatkować? nistra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami Wydatki zwrócone pracownikowi delegowanemu w krajową lub zagraniczną podróż służbową, udokumentowane fakturą lub rachunkiem, nie stanowią dodatkowego przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Stosownie do art. 21 ust.1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT), od podatku wolne są diety i inne należności za czas: podróży służbowej pracownika; podróży osoby niebędącej pracownikiem. Powyższe zwolnienie zostało ograniczone do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez mi _PIT_EKSPERT_ZwrotKosztowDelegacji.indd :19:06

2 Podatek PIT Ekspert wyjaśnia Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. kraju. Warunkiem niezbędnym dla skorzystania z omawianego zwolnienia jest odbycie przez pracownika podróży służbowej, o której mowa w Kodeksie pracy. Niestety, przepisy ustawy nie zawierają definicji legalnej powyższego pojęcia, dlatego w celu jego wyjaśnienia należy wziąć pod uwagę całokształt uregulowań oraz sięgnąć do orzecznictwa Sądu Najwyższego. Zgodnie z art K.p., przez wyjazd służbowy należy rozumieć każde udanie się pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego. SN w wyroku z dn r. (sygn. akt I PKN 424/00, OSNP 2003/7/172) stwierdził, że podróżą służbową poza granice kraju jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika. Z definicji podróży służbowej wynika bowiem, że ma ona miejsce wtedy, gdy pracownik musi wykonać swoje obowiązki poza stałym miejscem świadczenia pracy. Stałe miejsce świadczenia pracy nie musi być związane z siedzibą pracodawcy. W doktrynie i praktyce powszechnie przyjmuje się, że pojęcie podróż służbowa obejmuje także wyjazdy pracowników, których praca związana jest ze stałym przemieszczaniem się i których miejsce wykonywania pracy jest ruchome (np. akwizytorzy). Odmienne zdanie w tej kwestii SN Sąd Najwyższy w wyroku z dn r. (sygn. akt II PR 512/96), w którym uznał, że nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy. Należności za czas podróży służbowej pracownika w części przekraczającej pułap określony w rozporządzeniach MPiPS stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Wydatki na nocleg w krajowych podróżach służbowych W przypadku pracowników odbywających krajowe podróże służbowe, zwrot kosztów noclegu powinien nastąpić na zasadach i w wysokości określonej w rozporządzeniu MPiPS w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Zgodnie z 7 ust. 1 tego rozporządzenia, za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej 60 08_PIT_EKSPERT_ZwrotKosztowDelegacji.indd :19:06

3 Jeżeli w związku z przedłożeniem rachunku pracownikowi zwrócono koszty noclegu, to świadczenie, jakie uzyska pracownik, należy kwalifikować jako wypełnienie obowiązku prawnego przez pracodawcę. rachunkiem. Jak wskazuje powyższy przepis, na pracodawcy spoczywa prawny obowiązek zwrócenia pełnej kwoty wydatków za nocleg pod warunkiem, że pracownik przedłoży rachunki (faktury) dokumentujące poniesione na ten cel wydatki. W przypadku, gdy nie zapewniono bezpłatnego noclegu, a pracownik nie przedłożył odpowiedniego rachunku, pracodawca jest zobowiązany do zwrócenia kosztów noclegu w formie ryczałtu wynoszącego 150% wysokości diety (ryczałt na nocleg wynosi obecnie 34,50 zł). Treść przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT wskazuje, że ze zwolnienia z opodatkowania korzysta wartość świadczeń przyznanych w związku z wypełnieniem przez pracodawcę obowiązków wynikających z przepisów prawa. Analiza przywołanych przepisów rozporządzenia regulującego obowiązki pracodawcy względem delegowanego pracownika wskazuje, że w związku z odbywaniem krajowej podróży służbowej przez pracownika pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia noclegu albo wypłaty ryczałtu, gdy nie przedstawiono rachunku. Zwolnienie z opodatkowania przychodu otrzymanego przez pracownika w związku z dokonanym przez pracodawcę zwrotem wydatków za nocleg zostało potwierdzone przez organy skarbowe. Przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dn r. (sygn. IPPB2/ /08-2/AS). Zdaniem warszawskiej izby skarbowej, ponoszone przez pracodawcę koszty noclegu pracowników w hotelu korzystają ze zwolnienia od podatku i nie stanowią przychodu pracowników w wypadku pokrycia ich bezpośrednio przez pracodawcę, na podstawie zbiorczej faktury (wydatek nie stanowi źródła przychodu pracownika i zleceniobiorcy). Zwolnienie znajdzie również zastosowanie w przypadku zwrotu przez pracodawcę kosztów noclegu w podróży służbowej wykonywanej na obszarze Polski; jest to przychód zwolniony ryczałtem w wysokości 150% diety, w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym. Podatek PIT Ekspert wyjaśnia 61 08_PIT_EKSPERT_ZwrotKosztowDelegacji.indd :19:07

4 Podatek PIT Ekspert wyjaśnia Jeżeli pracodawca rozliczający zagraniczną delegację służbową uzna, że poniesione przez pracownika wydatki na nocleg mimo że przekraczają kwotę limitu za nocleg w danym kraju są uzasadnione i celowe, równowartość otrzymanego zwrotu nie będzie stanowić dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu. Wydatki za nocleg w zagranicznych podróżach służbowych W przypadku zagranicznych delegacji ustawodawca wprowadził limity ograniczające przysługujący pracownikowi zwrot kosztów noclegu. Zgodnie z 9 ust. 1 rozporządzenia MPiPS w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Natomiast zgodnie z ust. 3 tego przepisu, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1. Powyższe przepisy wskazują, że w sytuacji, w której pracownik odbywający zagraniczną podróż służbową finansuje koszty noclegu bezpośrednio z własnych środków, obowiązkiem pracodawcy jest zwrot takich wydatków, jednakże w wysokości nieprzekraczającej wartości wskazanej w załączniku do rozporządzenia kwoty limitu na nocleg (np. w przypadku podróży służbowej na terytorium Niemiec maksymalna kwota zwróconych pracownikowi kosztów noclegu powinna w tym przypadku wynieść 103 euro). W sytuacji, w której wartość przedłożonych przez pracownika rachunków za nocleg przekracza ustaloną stawkę, nadwyżka ponad wartość limitu może zostać zwrócona jedynie wówczas, gdy pracodawca uzna taki zwrot za zasadny. Odnosząc przywołane przepisy do art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT należy zatem wskazać, że zwolnieniu z opodatkowania podlega otrzymany przez pracownika zwrot kosztów noclegu w wysokości wynikającej z przedłożonych rachunków, ale nieprzekraczającej limitu wynikającego z załącznika do rozporządzenia (tzw. kwota limitu za nocleg). Nadwyżka ponad graniczną kwotę stanowi, co do zasady, przychód podlegający opodatkowaniu. Zastosowanie zwolnienia z opodatkowania do wartości wydatków ponad ustalony limit zostało uwarunkowane zgodą pracodawcy na dokonanie zwrotu pełnej kwoty kosztów noclegu. Należy podkreślić, iż pracodawca dokonując zwrotu ponad ustalony limit uznaje 62 08_PIT_EKSPERT_ZwrotKosztowDelegacji.indd :19:07

5 W interpretacji indywidualnej z dn r. (nr IPPB2/ /08-4/SP) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że w przypadku, gdy pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu MPiPS, uznając taki przypadek za uzasadniony, zwrócona nadwyżka będzie wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT. Identyczne stanowisko zostało przedstawione we wspomnianej wcześniej interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dn r. Zgodnie z powyższym, jeżeli pracodawca rozliczający zagraniczną delegację służbową uzna, że poniesione przez pracownika wydatki na nocleg mimo że przekraczają kwotę limitu za nocleg w danym kraju są uzasadnione i celowe (np. pracownik nie miał możliwości opłacenia niższych kosztów z uwagi na określone warunki cenowe lub długość trwania zagranicznej podróży), równowartość otrzymanego zwrotu nie będzie stanowić dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu. Małgorzata Pełka ekspert ECDDP Podatek PIT Ekspert wyjaśnia tym samym, iż wydatek był uzasadniony. Zgodnie z aktualnym stanowiskiem organów skarbowych, otrzymanie przez pracownika należności z tytułu wydatków zwróconych za nocleg podczas zagranicznej podróży służbowej, w wartości przekraczającej określone limity nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu, o ile zostaną spełnione dwa warunki: pracownik udokumentował przedmiotowe koszty rachunkami (fakturami); pracodawca wyraził zgodę na zwrot pełnej wartości udokumentowanych kosztów. Podstawa prawna: 1. Ustawa z dn r. o podatku dochodowym od osób fizycznych tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm. 2. Ustawa z dn r. Kodeks pracy tekst jedn. Dz.U r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm. 3. Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju Dz.U. Nr 236, poz z późn. zm. 4. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej dn. z r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju Dz.U. Nr 236, poz z późn. zm _PIT_EKSPERT_ZwrotKosztowDelegacji.indd :19:07

6 ... w poradniku dla przedsiębiorców O szczegóły prosimy pytać w naszym dziale reklamy: reklama@gcp.info.pl tel. 012 / _PIT_EKSPERT_ZwrotKosztowDelegacji.indd :19:08