PODRÓŻ SŁUŻBOWA A ODDELEGOWANIE PRACOWNIKA

Transkrypt

1 PODRÓŻ SŁUŻBOWA A ODDELEGOWANIE PRACOWNIKA I. PODSTAWY PRAWNE 1. Podróże służbowe - Art KP - Rozporządzenia MPIPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Art.2 pkt 7 ustawy z 16 kwietnia 2014 roku o czasie pracy kierowców. - 3 pkt 5 Rozporządzenia MOiPS Z 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu udokumentowania nieobecności w pracy oraz udzielenia pracownikom zwolnień od pracy. 2. Oddelegowania - Art KP - Art. 100 KP - Dyrektywa 96/71/WE z r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. Urz. L 18 z 21 stycznia 1997r. str.1-6).

2 II. DELEGACJE SŁUŻBOWE 1. DEFINICJA PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ Zgodnie z art. 77 KP - podróż służbowa polega na wykonaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscem, w którym znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w którym znajduje się siedziba jednostki. Szczegółowy zakres uregulował Minister Pracy i polityki socjalnej w w/w rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 roku. Rozporządzenie określa wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż w sferze budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Powyższe ustalenia nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika w rozporządzeniu. Jeżeli pracodawca nie uregulował w wewnętrznych dokumentach tego zagadnienie obowiązuje w pełni rozporządzenie.

3 Z definicji podróży wynika, że aby wyjazd był uznany jako podróż służbowa muszą być spełnione następujące warunki: a) odbywać się na polecenie pracodawcy, ( bark zgody, b) celem musi być wykonanie zadania służbowego,( ukryta nagroda c) miejsce wykonania musi być poza siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem pracy pracownika.( decyduje umowa o pracę, przedstawiciele handlowi, kierowcy Ograniczenie możliwości zlecenia wyjazdu: a) kobieta w ciąży - art KP b) pracownik opiekujący się dzieckiem do 4 lat -art KP ( prawo ma jeden z rodziców) c) zasady współżycia społecznego - art. 8 KP ( osoby samotnie wychowujące, osoby niepełnosprawne) Przedstawiciel handlowy, kierowca Problematyka dotycząca zwrotu należności za podróże przedstawicieli handlowych jest przedmiotem orzecznictwa sądowego. W wyroku z 11 kwietnia 2001 r. Sąd Najwyższy orzekł, że nie jest podróżą służbową stale wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy (I PKN 350/00, publ. OSNAP 2001/20/9). Sąd Najwyższy zważył, że podróż służbowa jest swoistą konstrukcją prawa pracy. Nie każde wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, jest podróżą służbową. Podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu. Polecenie takie powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego wykonywania. Musi być skonkretyzowane. Nie może mieć charakteru generalnego. Kc.Art Czynność prawna sprzeczna z ustawą albo mająca na celu obejście ustawy jest nieważna

4 2. TREŚĆ POLECENIA WYJAZDU Przepisy prawa nie wymagają wprost formy pisemnej. Jednak dla celów dowodowych winno być udokumentowane w formie pisemnej. Forma pisemna jest obowiązkowa i wynika z : Art UoR.Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi : 3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Rozporządzenie kpir Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). 2. Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie: 5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących; 3. Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

5 3. ŚWIADCZENIA PRZY DELEGACJI Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje: a) diety b) zwrot kosztów: - przejazdów, - dojazdów środkami komunikacji miejskiej, - noclegów, - innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

6 III. UREGULOWANIA PODATKOWE Art Wolne od podatku dochodowego są: 16) diety i inne należności za czas: a) podróży służbowej pracownika, b) podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13; 13. Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione: 1) w celu osiągnięcia przychodów lub 2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub 3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub 4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

7 Wyżywienie w czasie delegacji: 1. Jest przychodem pracownika w wysokości przekraczającej diety Interpretacja indywidualna Dyrektora izby skarbowej w Poznaniu 2. Nie stanowi przychodu pracownika WSA w Warszawie z dnia 3 października 2013r.., sygn. akt. SA/Wa937/13

8 Przykład 1. Przedsiębiorca wykonał zlecenie za wynagrodzeniem ,00 oraz kosztami przejazdu i noclegów w wysokości 1.000,00 zł Wskaż rozwiązania podatkowe. Przykład 2 Osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej wykonała dzieło umawiając się ze zlecających : - Dzieło za cenę ,00 zł oraz - zwrot udokumentowanych kosztów przejazdów i noclegów 1.000,00 zł. Wykonawca poniósł dodatkowo wydatki w związku z wykonaniem tego działa 2.000,00 zł. Ustal jako płatnik podatku dochodowego zaliczkę w dwóch wariantach: - Koszty zryczałtowane ( art ) - Koszty rzeczywiste ( art.22.10)

9 IV. ODDELEGOWANIE Zgodnie z art KP jednym z elementarnych obowiązków pracodawcy jest wskazanie miejsca świadczenia pracy. Czasami interes przedsiębiorcy sprawia że pracownik wyjeżdża do innej miejscowości czy kraju aby tam świadczyć pracę na rzecz pracodawcy. Powstaje pytanie czy jest to nadal podróż służbowa? Przepisy prawa polskiego w art. 42 KP mówi się, że wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy i płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi innej pracy niż określonej w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesiące w ciągu roku, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Pojęcie oddelegowanie pracownika nie zostało zdefiniowane w KP. Jednak istotą oddelegowania jest czasowe świadczenie pracy poza siedzibą za zgodą pracownika. Przyjmuje się, że przesłanką do rozstrzygnięcia czy mamy do czynienie z delegacją czy oddelegowaniem jest czas ich trwania. Przyjmuje się, że podróż służbowa trwa do 3 m-cy. Pomocny może okazać się wyrok SN z r. sygn. akt I PKN 292/99 zgodnie z którym pojęcie podróży służbowej nie może nastąpić w oderwaniu od samego pojęcia podróży ( ) oddelegowania pracownika na wiele lat czy miesięcy do innego kraju w celu wykonywania tam pracy ( ) nie można utożsamiać z pojęciem pozostawania w podróży. Inną przesłanką jest cel tego pobytu. Innym celem jest wyjazd kierownika budowy a innym celem jest wyjazd inspektora nadzoru. Ten pierwszy ze względu na charakter pracy winien przebywać na budowie w sposób ciągły, codziennie, natomiast inspektor nadzoru wystarczy gdy odwiedzi budowę raz na np. dwa tygodnie. Pierwszy będzie pracownikiem oddelegowanym, drugi może być w podróży służbowej.

10 Niestety pracownik oddelegowany nie może korzystać z przywilejów zwolnień podatkowych. O ile diety i inne należności za czas pobytu w delegacji korzystają ze zwolnienie w podatku dochodowym bez ograniczeń, o tyle w przypadku oddelegowania przepisy znacznie ograniczają prawo pracownika do zwolnień. Art Wolne od podatku dochodowego są: 19) wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł; 20) część przychodów osób, o których mowa w art. 3 ust. 1, przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku służbowym, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczym stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30% diety, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 15;

11 ust.14. Zwolnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 19, ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4. ust.15. Zwolnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 20, nie ma zastosowania do wynagrodzenia: 1) pracownika odbywającego podróż służbową poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej; Art Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej: 3) wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668 zł 72 gr, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę; 4) nie mogą przekroczyć łącznie 2502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

12 Obowiązki opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne. Pracownik czasowo oddelegowany do pracy w innym kraju UE ( najdłużej 2 lata + przerwa 2 miesiące+ następne 2 lata ) może pozostawać objęty systemem zabezpieczenia społecznego w swoim kraju pochodzenia. Dotyczy to również przedsiębiorcy. Niezbędny jest formularz A1 ( dawniej E 101). Potwierdza on podleganiu ubezpieczeniu społecznym w kraju pochodzenia. Pracownik musi posiadać ten dokument przy sobie Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody 16) część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, z wyłączeniem osób wymienionych w art. 18 ust. 12 ustawy - w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego obowiązującego w danym roku kalendarzowym.

13 W roku 2014 jest to kwota PLN i jest wyższa o 33,0 zł od tej kwoty z roku poprzedniego. Podstawa wymiaru składek pracowników delegowanych może być niższa tylko w sytuacji: - pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, - korzysta z urlopu bezpłatnego, - rozpoczął lub zakończył pracę za granicą w trakcie miesiąca. Za każdy dzień pobytu to każdy dzień w tym dni wolne od pracy. Dniami pobytu nie są: - urlop wypoczynkowy, bez względu gdzie pracownik spędza ten urlop, - dni zwolnienia lekarskiego bez względu na to czy to wynagrodzenia za czas choroby, czy zasiłek chorobowy.

14 Pracownik został oddelegowany na dwa miesiące do innej miejscowości. Pracodawca opłaca mu hotel w wysokości 800,00 zł miesięcznie. Wynagrodzenia brutto 3.000,00 - ub. Społeczne ubezpieczonego 13,71% - Ub. zdrowotne 9% - Ub. Zdrowotne podlegające odliczeniu 7,75% - Koszty uzyskania przychodów 111,25 zł - Kwota wolna 46,33 zł Ustal kwotę do wypłaty.