ZAPYTANIE OFERTOWE. zorganizowanie wycieczki do Niemiec - (Kórnik, Berlin, Poczdam, Poznań)

Transkrypt

1 Kielce, dnia r. DP ZAPYTANIE OFERTOWE zorganizowanie wycieczki do Niemiec - (Kórnik, Berlin, Poczdam, Poznań) 1. Dane Zamawiającego: Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach ul. Żeromskiego Kielce 2. Opis przedmiotu zamówienia: Zorganizowanie autokarowej wycieczki dla pracowników/emerytów UJK do Berlina, w terminie r. Dokładne godziny wyjazdu i powrotu oraz miejsce spotkania z uczestnikami wycieczki zostaną ustalone z Wykonawcą wybranym do realizacji zadania. 3. Planowana liczba uczestników - 50 osób (+/-10 %). Ostateczna liczba uczestników zostanie określona przez Zamawiającego nie później niż do dnia r. I. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Zakwaterowanie całej grupy w jednym obiekcie tj. w budynkach/hotelach/pensjonatach o europejskim standardzie (nie mniej niż 3***) w Słubicach w pokojach 2 osobowych z pełnym węzłem sanitarnym ( suszarki do włosów w hotelowych pokojach/ łazienkach oraz dostęp do internetu), mile widziane inne atrakcje w hotelu np. sauna, grota solna. Obiekt powinien posiadać domek grillowy bądź zadaszone miejsce na grilla. Wyżywienie : 1 dzień 1x obiadokolacja(dwa dania +deser, napój) 2 dzień - 3 razy dziennie:. śniadanie w formie szwedzkiego stołu, suchy prowiant, obiadokolacja:(dwa dania +deser, napój) 3 dzień -3 x dziennie tj. śniadanie w formie szwedzkiego stołu, śniadanie w formie szwedzkiego stołu,suchy prowiant,kolacja integracyjna. 4 dzień - 2x dziennie tj. śniadanie w formie szwedzkiego stołu, obiadokolacja (dwa dania z deserem i napojem)- po trasie 3 Śniadania w formie szwedzkiego stołu 2 prowianty minimum 2 bułki( z suchą wędliną, serem żółtym),owoc, słodka bułka lub batonik, woda, 3 obiadokolacje (dwa dania +deser, napój) 1 kolacja integracyjna: minimum 3 dania gorące,deser, napoje zimne i ciepłe ( kawa, herbata), woda mineralna,przekąski na zimno, ciasta - w ustalonym dniu pobytu najlepiej w miejscu zakwaterowania, - w jadłospisie, muszą znajdować się: produkty zbożowe, warzywa, owoce, mleko i jego przetwory, mięso, ryby. Wyżywienie musi spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia. II. OCZEKIWANY PROGRAM WYCIECZKI MUSI ZAWIERAĆ CO NAJMNIEJ : 1) PRZEJAZD AUTOKAREM NA TRASIE KIELCE (POLSKA) KÓRNIK- SŁUBICE-BERLIN-POCZDAM- POZNAŃ-KIELCE 2) ZWIEDZANIE: Kórnik-zwiedzanie z przewodnikiem dobrze zachowanej rezydencji magnackiej. - Zwiedzanie stolicy Niemiec Berlina (część programu objazdem, niektóre spacerem, w zależności od wybranych wstępów): 1

2 fragment Muru Berlińskiego, pomnik Zjednoczenia Niemiec, Plac Aleksandra z fontanną Neptuna z Czerwonym Ratuszem i wieżą TV oraz Kościołem Mariackim; Wyspa Muzealna (na liście UNESCO) ze światowej sławy muzeami narodowymi (w tym Muzeum Pergamonu), Katedra Berlińska, Zamek Berliński (w powojennej odbudowie), dawny Most Zamkowy, Aleja pod Lipami, przy której znajdują się m.in. ambasady państw oraz Forum Fridericianum z pomnikiem konnym Fryderyka Wielkiego i historycznymi budowlami: Opera Berlińska, dawne budynki królewskie (Pałac Następców Tronu, Pałac Księżniczek, biblioteka, zbrojownia, wartownia, Uniwersytet Humboldta, katedra św. Jadwigi); Kolumna Zwycięstwa ze Złotą Elzą na szczycie, Dzielnica Rządowa z urzędem kanclerskim, pałacem prezydenckim oraz budynkiem rządowym i sejmem; Pomnik Holocaustu, Plac Paryski, Brama Brandenburska, hotel Aldon, lokalizacja dawnego bunkra Hitlera, Plac Poczdamski (słynący z festiwalu filmowego Berlinale),Sony Center (europejska siedziba). zwiedzanie stolicy Brandenburgii- Poczdamu, nazywanej Wersalem Północy, wizyta w królewskim Nowym Ogrodzie, gdzie znajduje się dworek Cecilienhof historyczne miejsce Konferencji Poczdamskiej zwiedzanie największej atrakcji miasta, czyli kompleksu pałacowo-parkowego Sanssouci (na liście UNESCO, kompleks z zamkami i pałacykami i ogrodami: Winny pałacyk Sanssouci z rozległymi tarasami, porośniętymi winoroślą Miejsce spoczynku Fryderyka II Wielkiego - najbardziej znanego władcy Prus Pałacyk z galerią obrazów oraz pałacyk Nowe Komnaty Nowa Oranżeria w stylu neapolitańskiej willi Chińska Herbaciarnia powiew orientu Neues Palais - monumentalny, rokokowy pałac Zabytkowy wiatrak - służący dawniej jako młyn Dzielnica Holenderska( spacer) oraz rosyjską Alexandrovkę (przejazdem). Starówka z ratuszem, katolicki kościół św. Mikołaja, Miejski Zamek Poczdamski 3) ZAPEWNIONE WSTĘPY PŁATNE (dla chętnych): Berlin: - Godzinny rejs statkiem po Szprewie - wjazd na wieżę TV Poczdam : - Nowy Ogród 4) Poznań - spacer po mieście z uwzględnieniem zabytkowego rynku, Starego Browaru,przejazd nad Jezioro Maltańskie, przejazd obok Targów Poznańskich oraz inne atrakcje miasta. 5) Minimum 1 kolacja integracyjna. Mile widziane muzyka DJ i miejsce do tańca dla uczestników wycieczki. III. CENA POBYTU OBEJMUJE NIE MNIEJ NIŻ : 1) Transport na trasie Kielce (POLSKA) Kórnik, Słubice-Berlin, Słubice -Poczdam i z powrotem Słubice Poznań-Kielce, autokarem wysokiej klasy, nie starszym niż 5 lat, wyposażonym w sprawnie działającą klimatyzację, WC oraz barek z możliwością zakupu: kawy, herbaty. Należy uwzględnić wszystkie opłaty drogowe tzn. gobox, viniety, opłaty parkingowe oraz wszystkie inne opłaty nieprzewidziane w ogłoszeniu, a niezbędne do wykonania zamówienia. 2) Zakwaterowanie w pokojach 2 osobowych z pełnym węzłem sanitarnym w obiektach opisanych w części I. tj. opis przedmiotu zamówienia 3) Wyżywienie wg wskazania poniżej z uwzględnieniem zapisów zawartych w części I. : r. 1 posiłek tj. obiadokolacja ( Słubice) r. 3 posiłki tj. śniadanie, prowiant, obiadokolacja ( Słubice) r. - 3 posiłki tj. śniadanie, prowiant, kolacja ( Słubice) r. 2 posiłki tj. śniadanie, obiadokolacja ( po trasie) Należy uwzględnić 1 kolację integracyjną przy muzyce DJ 2

3 4) Co najmniej 1 bilet wstępu na osobę do zwiedzanych obiektów ( najlepiej wjazd na Wieże TV w Berlinie) wyszczególnioną w powyższym programie wycieczki 5) Obsługę polskojęzycznego pilota- przewodnika 6) Ubezpieczenie KL i NNW dla każdego uczestnika wycieczki na kwotę co najmniej: ,00 euro - KL, NNW- 7000,00 PLN, i BP (bagaż ) 200,00 euro III. OPIS WYMAGAŃ STAWIANYCH WYKONAWCY: Warunkiem udziału w niniejszym postępowaniu jest: 1) posiadanie przez organizatora wycieczki wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośrednictwa turystycznego, 2) dysponowanie sprawnym, wysokiej klasy autokarem, nie starszym niż 5 lat, wyposażonym w sprawnie działającą klimatyzację, WC oraz barek z możliwością zakupu gorących napojów: kawy, herbaty 3) dysponowanie osobą/osobami w ilości wymaganej przepisami prawa, posiadającymi wymagane przepisami prawa uprawnienia do kierowania pojazdem o którym mowa w pkt. 2). 4) dysponowanie osobą tj. polskojęzycznym przewodnikiem-pilotem 5) posiadanie wiedzy i doświadczenia tzn. wykonawca wykonał przynajmniej 10 wycieczek zagranicznych dla minimum 45 osób na kwotę nie mniejszą niż ,00 zł. IV. DO OFERTY NALEŻY DOŁĄCZYĆ NASTĘPUJĄCE DOKUMENTY. 1)kserokopię aktualnego wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośrednictwa turystycznego, poświadczonego za zgodność z oryginałem przez uprawnioną osobę. 2)Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, 3)Pełnomocnictwo jeśli ofertę podpisuje inna osoba niż wskazana do reprezentacji Wykonawcy w dokumentach rejestrowych. 4)Oświadczenie wykonawcy, że w czasie realizacji zamówienia będzie dysponował sprawnym, wysokiej klasy autokarem, nie starszym niż 5 lat, wyposażonym w sprawnie działającą klimatyzację, WC oraz barek z możliwością zakupu gorących napojów: kawy, herbaty. 5)Oświadczenie wykonawcy, że w czasie realizacji zamówienia będzie dysponował osobą/osobami w ilości wymaganej przepisami prawa, posiadającymi wymagane przepisami prawa uprawnienia do kierowania pojazdem o którym mowa w pkt. 2). 6)Oświadczenie wykonawcy, że w czasie realizacji zamówienia będzie dysponował polskojęzycznym przewodnikiem-pilotem 7) Formularz ofertowy( wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia) 8) Szczegółowy harmonogram wycieczki V. KRYTERIA OCENY OFERT : Kryteria oceny ofert : 1) Cena brutto -70 %, w przeliczeniu na 1 osobę (uczestnika wycieczki) 2) Standard hotelu liczony ilością gwiazdek ( wymagane minimum 3***) -20 pkt 3) Dodatkowe atrakcje rekreacyjno-sportowe na terenie hotelu np. siłownia, grota solna, sauna 10 pkt 3

4 AD.1. W celu ustalenia wielkości punktowej, jaką poszczególni Wykonawcy uzyskali z tytułu kryterium cena, Zamawiający dokona porównania ofert według następujących zasad: maksymalną ilość punktów (70) Zamawiający przyzna ofercie z najniższą ceną brutto za 1 osobę, pozostałe będą oceniane w proporcji do niej, tj.: (Cena brutto najniższa : Cena brutto badana) x 70 pkt= liczba punktów uzyskana przez poszczególne oferty w odniesieniu do kryterium cena. AD.2. W celu ustalenia wielkości punktowej dla kryterium standard hotelu Zamawiający dokona porównania ofert na podstawie informacji zaczerpniętych z formularza ofertowego. Największa ilość punktów (20) otrzyma oferta wskazująca najwyższy standard ( największa ilość gwiazdek).pozostałe liczone będą proporcjonalnie. Wykonawca, który wskaże hotel o standardzie 3*** otrzyma 0 pkt, ponieważ jest to minimum wymagane w celu spełnienia wymagań zamawiającego w tym zakresie. AD.3. W celu ustalenia wielkości punktowej dla kryterium dodatkowe atrakcje rekreacyjnosportowe na terenie hotelu zamawiający przyzna po 2 punkty za każdą wskazaną w ofercie atrakcje. Maksymalnie 10 pkt. 11. Termin związania ofertą - minimum 30 dni. 12. Termin i miejsce złożenia oferty Oferty należy złożyć do dnia r. do godziny 13:00 w siedzibie zamawiającego tj Kielce ul. Żeromskiego 5; Dział Zamówień Publicznych, pokój nr 3. Osoba do kontaktu w sprawie niniejszego zamówienia: Wioletta Baran DZP UJK w Kielcach tel. (41) ; w.baran@ujk.edu.pl W załączeniu 1. Wzór oferty 2. Projekt umowy (Kanclerz) 4

5 Załącznik nr 1 (WZÓR) OFERTA Nawiązując do zapytania ofertowego nr oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie objętym niniejszym ogłoszeniem: za kwotę brutto.zł) (słownie złotych: ), w przeliczeniu na 1 osobę ( uczestnika wycieczki ),w tym obowiązujący podatek VAT. UWAGA: Cenę należy podać za 1 osobę za cały okres trwania wycieczki, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku z zachowaniem zasady zaokrągleń matematycznych. 1. Wykonawca oświadcza iż jest podmiotem uprawnionym do wykonywania usług turystycznych i wpisanym do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych prowadzonego przez... pod numerem Oświadczam/my, że zapoznałem/am się z Opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego żadnych zastrzeżeń. Zdobyliśmy również konieczne informacje potrzebne do właściwej wyceny oraz właściwego wykonania przedmiotu zamówienia. 3. Nazwa i adres oraz adres strony internetowej ( jeśli posiada) zaoferowanego Hotelu..wraz z podaniem jego standardu ( w formie ilości gwiazdek) 4. Zamówienie wykonamy w terminie. 5. Proponujemy dodatkowe atrakcje rekreacyjno-sportowe na terenie hotelu Oświadczam, że w czasie realizacji zamówienia będę dysponował sprawnym, wysokiej klasy *** autokarem, nie starszym niż 5 lat, wyposażonym w sprawnie działającą klimatyzację, WC oraz barek z możliwością zakupu gorących napojów: kawy, herbaty. 7. Oświadczam, że w czasie realizacji zamówienia będę dysponował osobą/osobami w ilości wymaganej przepisami prawa, posiadającymi wymagane przepisami prawa uprawnienia do kierowania pojazdem o którym mowa w pkt Oświadczam, że w czasie realizacji zamówienia będę dysponował polskojęzycznym przewodnikiem-pilotem 9. Zapewniam ubezpieczenie uczestników wycieczki przez cały okres jej trwania w zakresie KL ,00 euro, NNW- 7000,00 PLN oraz BP- 200,00 euro. Stosowne kopie polis zostaną dostarczone Zamawiającemu do dn r. 10. Przyjmujemy do realizacji postawione przez zamawiającego w zapytaniu ofertowym warunki. 11. Oświadczamy, iż jesteśmy związani niniejszą ofertą przez 30 dni. Załączniki: (data i podpis osoby upoważnionej) 5

6 Załącznik nr 2 UMOWA NR DP zawarta w dniu r. w Kielcach pomiędzy: UNIWERSYTETEM Jana Kochanowskiego w Kielcach z siedzibą w Kielcach przy ul. Żeromskiego 5, zwanym w treści umowy Zamawiającym, reprezentowanym przez: a (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do KRS)..., z siedzibą w... przy ulicy..., wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy... Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS:..., wysokość kapitału zakładowego, w przypadku spółki akcyjnej wysokość kapitału zakładowego.. i kapitału wpłaconego, zwanym w treści umowy Wykonawcą, reprezentowanym przez: (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do ewidencji działalności gospodarczej) (imię i nazwisko)..., przedsiębiorcą działającym pod firmą... z siedzibą w... przy ulicy..., wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej RP, NIP : ; Regon, PESEL.. zwanym w treści umowy Wykonawcą, w rezultacie dokonania wyboru oferty Wykonawcy w drodze zapytania ofertowego następującej treści: 1. PRZEDMIOT UMOWY 1. Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania Autokarowej wycieczki do Niemiec dla pracowników/emerytów Zamawiającego. Ostateczna liczba uczestników wycieczki zostanie podana do dnia r., z tym że nie będzie ona mniejsza niż 45 osób. 2. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu umowy, zgodnie ze złożoną ofertą i zapytaniem ofertowym, które stanowią integralną część niniejszej umowy. 3. Wykonawca oświadcza iż jest podmiotem uprawnionym do wykonywania usług turystycznych i wpisanym do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych prowadzonego przez... pod numerem... 2 WARUNKI REALIZACJI 1. Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany w terminie r. do r. 2. W ramach niniejszej umowy Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom wycieczki świadczenia opisane w zapytaniu ofertowym, nie wyłączając ubezpieczenia w wysokości: KL ,00 EURO, NNW ,00 PLN, BP-200,00 EURO. Stosowne kopie polis zostaną dostarczone Zamawiającemu do r. 3 CENA PRZEDMIOTU UMOWY 1. Zamawiający zapłaci Wykonawcy kwotę wynikającą z ostatecznej ilości uczestników wycieczki. Cena za pobyt jednej osoby wynosi brutto:... zł ( słownie złotych:...) w tym obowiązujący podatek VAT 2. W cenie określonej w 3 ust. 1 zawarte są wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy w odniesieniu do jednego uczestnika wycieczki. 3. Wartość niniejszej umowy będzie stanowić iloczyn ostatecznej liczby uczestników wycieczki i ceny na jednego uczestnika określonej w Ofercie Wykonawcy. 6

7 4 WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Należność za wykonanie przedmiotu umowy uregulowana będzie przez Zamawiającego w terminie 30 dni licząc od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT wraz z rozliczeniem. 2. Płatność uważana będzie za zrealizowaną w dniu obciążenia rachunku Zamawiającego. 3.Wykonawca nie może dokonać cesji wierzytelności wynikającej z niniejszej umowy bez pisemnej zgody Zamawiającego pod rygorem nieważności. 4. Koszty bankowe powstałe w Banku Wykonawcy pokrywa Wykonawca, natomiast powstałe w Banku Zamawiającego pokrywa Zamawiający. 5 KARY UMOWNE 1.W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Zamawiający ma możliwość odstąpienia od umowy w trybie natychmiastowym. 2. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% kwoty obliczonej jako iloczyn ilości uczestników oraz cen jednostkowych określonych w ofercie Wykonawcy. 3. Za odstąpienie od umowy z winy wykonawcy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę w wysokości 25% wynagrodzenia brutto wyliczonego w oparciu o maksymalną planowaną liczbę uczestników tj. 55 i kosztu za jednego uczestnika określonego w ofercie Wykonawcy. 4. Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia niezależnie od kar umownych odszkodowania na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu Cywilnego. 5. Zamawiający jest uprawniony do potracenia kar umownych z należnego wykonawcy wynagrodzenia. 6 ROZSTRZYGANIE SPORÓW 1. Jeżeli strony nie osiągną kompromisu, wówczas sprawy sporne kierowane będą do sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego. 2. Wszelkie reklamacje i zastrzeżenia dotyczące wykonania przedmiotu umowy, mogą być składane w terminie 30 dni od dnia jego zakończenia. Brak rozpoznania reklamacji w terminie 30 dni uważa się za jej uznanie. 7 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Wszystkie zmiany dotyczące ustaleń zawartych w niniejszej umowie wymagają każdorazowo formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego i ustawy o usługach turystycznych. 3. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 7