ZAPYTANIE OFERTOWE. Zorganizowanie wycieczki do NIEMIEC przez Wrocław - ( Miśnia, Drezno, Pillnitz, Pirna, )

Transkrypt

1 Kielce, dnia r. DP ZAPYTANIE OFERTOWE Zorganizowanie wycieczki do NIEMIEC przez Wrocław - ( Miśnia, Drezno, Pillnitz, Pirna, ) 1. Dane Zamawiającego: Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach ul. Żeromskiego Kielce 2. Opis przedmiotu zamówienia: Zorganizowanie autokarowej wycieczki dla pracowników/emerytów UJK do Niemiec, w terminie r. Dokładne godziny wyjazdu i powrotu oraz miejsce spotkania z uczestnikami wycieczki zostaną ustalone z Wykonawcą wybranym do realizacji zadania. 3. Planowana liczba uczestników - 50 osób (+/-10 %). Ostateczna liczba uczestników zostanie określona przez Zamawiającego nie później niż do dnia r. I. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Zakwaterowanie (2 noclegi w Dreźnie i 1 we Wrocławiu) całej grupy w jednym obiekcie tj. w hotelu/pensjonacie o europejskim standardzie (nie mniej niż 3***) w pokojach 2 osobowych z pełnym węzłem sanitarnym ( suszarki do włosów w hotelowych pokojach) Wymagane jest, aby miejsce zakwaterowania oddalone było od centrum miasta o nie więcej niż 3 km (3000 m), zarówno we Wrocławiu jak i w Dreźnie. Obiekty nie mogą być usytuowane w bliskim sąsiedztwie centrów komunikacyjnych tj. dworca, lotniska itp. Wyżywienie (dla wszystkich uczestników wycieczki): 1 dzień obiad na trasie, przed przejściem granicznym po stronie polskiej ( zupa + drugie danie + napoje); kolacja na miejscu w hotelu w formie szwedzkiego stołu ( w tym wymagane min. 1 danie ciepłe mięsne) 2 dzień - śniadanie w formie szwedzkiego stołu ; obiadokolacja (w tym min. 2 dania ciepłe ) w formie wieczorku integracyjnego przy muzyce elektronicznej w miejscu zakwaterowania 3 dzień - śniadanie w formie szwedzkiego stołu ; obiadokolacja ( dwa dania tj. zupa + drugie danie mięsne + deser + napoje) 4 dzień tj. śniadanie w formie szwedzkiego stołu, obiadokolacja/obiad tj dwa dania tj. zupa+ drugie danie + deser + napoje) Dokładne godziny posiłków uzgodnione będą z Wykonawcą wybranym do realizacji zadania. W jadłospisie, muszą znajdować się: produkty zbożowe, warzywa, owoce, mleko i jego przetwory, mięso, ryby. Wyżywienie musi spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności iżywienia. II. OCZEKIWANY PROGRAM WYCIECZKI MUSI ZAWIERAĆ CO NAJMNIEJ : 1. PRZEJAZD AUTOKAREM NA TRASIE WYCIECZKI 2. ZAKWATEROWANIE i WYŻYWIENIE - opisane w części I 3. ZWIEDZANIE: 1) Miśnia - fabryka porcelany, zwiedzanie Starego Miasta 2) Pillnitz - zespół pałacowo-ogrodowy z czasów Augusta II 3) Konigstein - Twierdza Konigstein 4) Pirna 1

2 - Rejs z Konigstein do Pirny, statkiem Saksońskiej Żeglugi Parowej - zwiedzanie Starego Miasta w Pirnie 5) Bastei - rezerwat skalny w Bastei 6) Drezno -zwiedzanie Starego miasta w tym: Opera Sempera, Zwinger, Kościół NMP 7)Wrocław - Starówka Wrocławska, Ostrów Tumski, Panorama Racławicka, Afrykarium, Pokazy Wrocławskiej Fontanny mile widziany spektakl wieczorny. 4. JEDNĄ IMPREZĘ/KOLACJĘ INTEGRACYJNĄ PRZY MUZYCE W MIEJSCU ZAKWATEROWANIA W DREŹNIE ( Mile widziane akcenty regionalne). III. CENA POBYTU OBEJMUJE NIE MNIEJ NIŻ : 1) Transport na trasie wycieczki autokarem wysokiej klasy, nie starszym niż 3 lata ( rok produkcji nie wcześniej niż 2014 r.), wyposażonym w sprawnie działającą klimatyzację, WC oraz barek z możliwością zakupu: kawy, herbaty. Należy uwzględnić wszystkie opłaty drogowe tzn. gobox, viniety, opłaty parkingowe oraz wszystkie inne opłaty nieprzewidziane w ogłoszeniu, a niezbędne do wykonania zamówienia. 2) Zakwaterowanie w pokojach 2 osobowych z pełnym węzłem sanitarnym w obiektach opisanych w części I. tj. opis przedmiotu zamówienia 3) Wyżywienie wg wskazania w części I. Należy uwzględnić jedną imprezę/kolację integracyjną przy muzyce w miejscu zakwaterowania w Dreźnie. 4) Bilety wstępu do zwiedzanych obiektów 5) opiekę polskojęzycznego pilota 6) opiekę lokalnego przewodnika ( w jęz. polskim) 7) Ubezpieczenie KL i NNW dla każdego uczestnika wycieczki na kwotę co najmniej: ,00 euro - KL, NNW- 7000,00 PLN, i BP (bagaż ) 200,00 euro III. OPIS WYMAGAŃ STAWIANYCH WYKONAWCY: Warunkiem udziału w niniejszym postępowaniu jest: 1) posiadanie przez organizatora wycieczki wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośrednictwa turystycznego, 2) dysponowanie sprawnym, wysokiej klasy autokarem, nie starszym niż 3 lata, wyposażonym w sprawnie działającą klimatyzację, WC oraz barek z możliwością zakupu gorących napojów: kawy, herbaty 3) dysponowanie osobą/osobami w ilości wymaganej przepisami prawa, posiadającymi wymagane przepisami prawa uprawnienia do kierowania pojazdem o którym mowa w pkt. 2). 4) dysponowanie osobą tj. polskojęzycznym pilotem 5) dysponowanie osobą/ osobami tj. lokalnym przewodnikiem 6) posiadanie wiedzy i doświadczenia tzn. wykonawca wykonał przynajmniej 8 wycieczek zagranicznych dla minimum 45 osób na kwotę nie mniejszą niż ,00 zł. IV. DO OFERTY NALEŻY DOŁĄCZYĆ NASTĘPUJĄCE DOKUMENTY. 1) kserokopię aktualnego wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośrednictwa turystycznego, poświadczonego za zgodność z oryginałem przez uprawnioną osobę. 2)Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, 2

3 3) Pełnomocnictwo jeśli ofertę podpisuje inna osoba niż wskazana do reprezentacji Wykonawcy w dokumentach rejestrowych. 4 ) Oświadczenie wykonawcy, że w czasie realizacji zamówienia będzie dysponował sprawnym, wysokiej klasy autokarem, nie starszym niż 3 lata, wyposażonym w sprawnie działającą klimatyzację, WC oraz barek z możliwością zakupu gorących napojów: kawy, herbaty. 5) Oświadczenie wykonawcy, że w czasie realizacji zamówienia będzie dysponował osobą/osobami w ilości wymaganej przepisami prawa, posiadającymi wymagane przepisami prawa uprawnienia do kierowania pojazdem o którym mowa w pkt. 4). 6)Oświadczenie wykonawcy, że w czasie realizacji zamówienia będzie dysponował polskojęzycznym pilotem oraz lokalnym opiekunem/przewodnikiem. UWAGA Zamawiający dopuści sytuację w której licencjonowany pilot będzie mógł świadczyć usługę przewodnictwa podczas trwania całej wycieczki jeśli będzie posiadał wymagane przepisami prawa uprawnienia. 7)Wykaz wykonanych minimum 8 wycieczek zagranicznych dla min. 45 osób, z których każda 8) Formularz ofertowy( wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia) 9) Szczegółowy program wycieczki V. KRYTERIA OCENY OFERT : Kryteria oceny ofert : 1) Cena brutto -70 % (70 pkt), w przeliczeniu na 1 osobę (uczestnika wycieczki) 2) Odległość hoteli od centrum ( zarówno w Dreźnie jak i we Wrocławiu) -10 % ( 10 pkt), liczona w metrach. Wymagana odległość to maksymalnie 3000 m (3 km). 3) Szczegółowy program wycieczki 20 % (20 pkt) AD.1. W celu ustalenia wielkości punktowej, jaką poszczególni Wykonawcy uzyskali z tytułu kryterium cena, Zamawiający dokona porównania ofert według następujących zasad: maksymalną ilość punktów (70) Zamawiający przyzna ofercie z najniższą ceną brutto za 1 osobę, pozostałe będą oceniane w proporcji do niej, tj.: (Cena brutto najniższa : Cena brutto badana) x 70 pkt= liczba punktów uzyskana przez poszczególne oferty w odniesieniu do kryterium cena. AD.2. W celu ustalenia wielkości punktowej dla kryterium Odległość hoteli od Centrum Zamawiający dokona porównania ofert na podstawie informacji zaczerpniętych z formularza ofertowego Wykonawcy, zweryfikowanego w oparciu o GOOGLEMAPS. Największa ilość punktów (10) otrzyma oferta wskazująca najmniejszą odległość. Pozostałe liczone będą proporcjonalnie. Wykonawca, który wskaże hotel o odległości 3000 m otrzyma 0 pkt, ponieważ jest to minimum wymagane w celu spełnienia wymagań zamawiającego w tym zakresie. AD.3. W celu ustalenia wielkości punktowej dla kryterium Szczegółowy program wycieczki każdy z członków komisji dokona oceny tego programu i maksymalnie może przyznać 20 pkt. Zamawiający zliczy wszystkie punkty przyznane przez poszczególnych członków komisji i podzieli przez ich liczbę. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą ilość punktów łącznie za ww. kryteria. 11. Termin związania ofertą - minimum 30 dni. 3

4 12. Termin i miejsce złożenia oferty Oferty należy złożyć do dnia r. do godziny 11:00 w siedzibie zamawiającego tj Kielce ul. Żeromskiego 5; Dział Zamówień Publicznych, pokój nr 3. Osoba do kontaktu w sprawie niniejszego zamówienia: Wioletta Baran DZP UJK w Kielcach tel. (41) ; w.baran@ujk.edu.pl UWAGA Ponieważ dopuszczona jest forma elektronicznego złożenia oferty zamawiający dopuszcza możliwość przesłania ewentualnego pełnomocnictwa również w takiej formie, natomiast przed podpisaniem umowy z Wykonawcą wybranym do realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dostarczyć pełnomocnictwo w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie. Z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa której projekt stanowi załącznik nr 2 do niniejszego ogłoszenia. W załączeniu 1. Wzór oferty 2. Projekt umowy Załącznik nr 1 4

5 (WZÓR) OFERTA Nawiązując do zapytania ofertowego nr dotyczącego Zorganizowania autokarowej wycieczki dla pracowników/emerytów UJK do Niemiec, w terminie r, oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie objętym niniejszym ogłoszeniem: za kwotę brutto zł) (słownie złotych: ), w przeliczeniu na 1 osobę ( uczestnika wycieczki ),w tym obowiązujący podatek VAT. UWAGA: Cenę należy podać za 1 osobę za cały okres trwania wycieczki, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku z zachowaniem zasady zaokrągleń matematycznych. 1. Wykonawca oświadcza iż jest podmiotem uprawnionym do wykonywania usług turystycznych i wpisanym do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych prowadzonego przez... pod numerem... *** 2. Oświadczam/my, że zapoznałem/am się z Opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego żadnych zastrzeżeń. Zdobyliśmy również konieczne informacje potrzebne do właściwej wyceny oraz właściwego wykonania przedmiotu zamówienia. 3. Nazwa i adres zaoferowanego Hotelu w Dreźnie:..wraz z podaniem jego standardu ( w formie ilości gwiazdek) 3a. Odległość ww. hotelu od Centrum Miasta ( w metrach) 4. Nazwa i adres zaoferowanego Hotelu we Wrocławiu..wraz z podaniem jego standardu ( w formie ilości gwiazdek) 4a. Odległość ww. hotelu od Centrum Miasta.( w metrach) UWAGA Jeżeli wskazane w pkt. 3 i 4 hotele posiadają własną stronę internetową, która pozwoli zamawiającemu zweryfikować podane w ofercie informacje Zamawiający uprasza o podanie adresu tej strony. 5. Zamówienie wykonamy w terminie. 6. Oświadczam, że w czasie realizacji zamówienia będę dysponował sprawnym, wysokiej klasy autokarem, nie starszym niż 3 lata, wyposażonym w sprawnie działającą klimatyzację, WC oraz barek z możliwością zakupu gorących napojów: kawy, herbaty. 7. Oświadczam, że w czasie realizacji zamówienia będę dysponował osobą/osobami w ilości wymaganej przepisami prawa, posiadającymi wymagane przepisami prawa uprawnienia do kierowania pojazdem, o którym mowa w pkt Oświadczam, że w czasie realizacji zamówienia będę dysponował polskojęzycznym pilotem 9. Oświadczam, że w czasie realizacji zamówienia będę dysponował polskojęzycznym, lokalnym przewodnikiem. 10. Zapewniam ubezpieczenie uczestników wycieczki przez cały okres jej trwania w zakresie KL ,00 euro, NNW- 7000,00 PLN oraz BP- 200,00 euro. Stosowne kopie polis zostaną dostarczone Zamawiającemu do dn r. 11. Przyjmujemy do realizacji postawione przez zamawiającego w zapytaniu ofertowym warunki. 12. Oświadczamy, iż jesteśmy związani niniejszą ofertą przez 30 dni. 5

6 Załączniki: (data i podpis osoby upoważnionej) Załącznik nr 2 UMOWA NR DP

7 zawarta w dniu r. w Kielcach pomiędzy: UNIWERSYTETEM Jana Kochanowskiego w Kielcach z siedzibą w Kielcach przy ul. Żeromskiego 5, zwanym w treści umowy Zamawiającym, reprezentowanym przez: a (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do KRS)..., z siedzibą w... przy ulicy..., wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy... Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS:..., wysokość kapitału zakładowego, w przypadku spółki akcyjnej wysokość kapitału zakładowego.. i kapitału wpłaconego, zwanym w treści umowy Wykonawcą, reprezentowanym przez: (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do ewidencji działalności gospodarczej) (imię i nazwisko)..., przedsiębiorcą działającym pod firmą... z siedzibą w... przy ulicy..., wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej RP, NIP : ; Regon, PESEL.. zwanym w treści umowy Wykonawcą, w rezultacie dokonania wyboru oferty Wykonawcy w drodze zapytania ofertowego następującej treści: 1. PRZEDMIOT UMOWY 1. Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania Autokarowej wycieczki do Niemiec dla pracowników/emerytów Zamawiającego. Ostateczna liczba uczestników wycieczki zostanie podana do dnia r., z tym że nie będzie ona mniejsza niż 45 osób. 2. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu umowy, zgodnie ze złożoną ofertą i zapytaniem ofertowym, które stanowią integralną część niniejszej umowy. 3. Wykonawca oświadcza iż jest podmiotem uprawnionym do wykonywania usług turystycznych i wpisanym do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych prowadzonego przez... pod numerem... 2 WARUNKI REALIZACJI 1. Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany w terminie r. do r. 2. W ramach niniejszej umowy Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom wycieczki świadczenia opisane w zapytaniu ofertowym, nie wyłączając ubezpieczenia w wysokości: KL ,00 EURO, NNW ,00 PLN, BP-200,00 EURO. Stosowne kopie polis zostaną dostarczone Zamawiającemu najpóźniej do dnia r. 3. Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest spowodowane wyłącznie: 1) działaniem lub zaniechaniem Zamawiającego lub uczestników wycieczki; 2) działaniem lub zaniechaniem osób trzecich, nieuczestniczących w wykonywaniu usług przewidzianych w umowie, jeżeli tych działań lub zaniechań nie można było przewidzieć ani uniknąć, albo 3) siłą wyższą. 3 CENA PRZEDMIOTU UMOWY 1. Zamawiający zapłaci Wykonawcy kwotę wynikającą z ostatecznej ilości uczestników wycieczki. Cena za pobyt jednej osoby wynosi brutto:... zł ( słownie złotych:...) w tym obowiązujący podatek VAT 2. W cenie określonej w 3 ust. 1 zawarte są wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy w odniesieniu do jednego uczestnika wycieczki. 3. Wartość niniejszej umowy będzie stanowić iloczyn ostatecznej liczby uczestników wycieczki i ceny na jednego uczestnika określonej w Ofercie Wykonawcy. 7

8 4 WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Należność za wykonanie przedmiotu umowy uregulowana będzie przez Zamawiającego w terminie 30 dni licząc od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT wraz z rozliczeniem. 2. Płatność uważana będzie za zrealizowaną w dniu obciążenia rachunku Zamawiającego. 3.Wykonawca nie może dokonać cesji wierzytelności wynikającej z niniejszej umowy bez pisemnej zgody Zamawiającego pod rygorem nieważności. 4. Koszty bankowe powstałe w Banku Wykonawcy pokrywa Wykonawca, natomiast powstałe w Banku Zamawiającego pokrywa Zamawiający. 5 KARY UMOWNE 1.W przypadku nienależytego wykonania przedmiotu umowy Zamawiający ma możliwość odstąpienia od umowy w trybie natychmiastowym. Prawo odstąpienia może być realizowane w terminie 10 dni od powzięcia informacji o przyczynach uzasadniających odstąpienie. 2. W przypadku nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % kwoty obliczonej jako iloczyn ilości uczestników oraz cen jednostkowych określonych w ofercie Wykonawcy. 3. Za odstąpienie od umowy z winy wykonawcy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę w wysokości 25% wynagrodzenia brutto wyliczonego w oparciu o maksymalną planowaną liczbę uczestników tj. 55 i kosztu za jednego uczestnika określonego w ofercie Wykonawcy. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia niezależnie od kar umownych odszkodowania na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu Cywilnego. 5. Zamawiający jest uprawniony do potracenia kar umownych z należnego wykonawcy wynagrodzenia. 6 ROZSTRZYGANIE SPORÓW 1. Jeżeli strony nie osiągną kompromisu, wówczas sprawy sporne kierowane będą do sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego. 2. Wszelkie reklamacje i zastrzeżenia dotyczące wykonania przedmiotu umowy, mogą być składane w terminie 30 dni od dnia jego zakończenia. Brak rozpoznania reklamacji w terminie 30 dni uważa się za jej uznanie. 7 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Wszystkie zmiany dotyczące ustaleń zawartych w niniejszej umowie wymagają każdorazowo formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego i ustawy o usługach turystycznych. 3. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 8