Załącznik nr 3 do Ogłoszenia o Dialogu Technicznym OGÓLNE INFORMACJE DOTYCZĄCE PROJEKTOWANEGO SYSTEMU

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do Ogłoszenia o Dialogu Technicznym OGÓLNE INFORMACJE DOTYCZĄCE PROJEKTOWANEGO SYSTEMU Wymagania podstawowe: spełnianie wymogów formalnych, opisanych w odpowiednich przepisach, w szczególności takich jak: ustawa z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. Nr 113, poz. 657, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 28 marca 2013 r. w sprawę wymagań dla Systemu Informacji Medycznej (Dz. U. z 2013 r., poz. 463) rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 25 marca 2013 r. w sprawie klasyfikacji danych i systemu kodów w Systemie Informacji Medycznej (Dz. U. z 2013 r., poz. 473) rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (j.t. Dz. U. z 2014 r., poz. 177) rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 29 lipca 2010 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy, sposobu jej prowadzenia i przechowywania oraz wzorów stosowanych dokumentów (Dz. U. Nr 149, poz. 1002) rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 lipca 2011 r. w sprawie podstawowych wymagań bezpieczeństwa teleinformatycznego (Dz. U. Nr 159, poz. 948) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) wzory wszelkich oświadczeń, zaświadczeń, orzeczeń itp. wynikające ze stosownych, odrębnych przepisów podane będą na etapie SIWZ Zarządzanie systemem zabezpieczenia i uprawnienia możliwość modyfikacji w zależności od aktualnych potrzeb wyszukiwanie i łączenie ew. zdublowanych danych automatyczne tworzenie kopii bezpieczeństwa np. raz dziennie umożliwienie wprowadzania minimalnych zmian po stronie Zamawiającego takich jak: dopisywanie do słownika, generowanie nowych raportów wg. własnych konfiguracji, itp. ograniczenie dostępu do danych pogrupowanie i stworzenie schematów dostępów do baz dla użytkowników wg. zakresu czynności.: lekarzy, pielęgniarek, CNMK, pracowników Dyrekcji, Dyrekcji itp. (dostęp do innych danych niż przyznane dla danego poziomu wymagać będzie akceptacji np. Dyrektora Medycznego)

2 Ochrona bazy danych klientów - generowanie raportów dotyczących klientów (nie badanych) przez użytkowników (np. lekarzy) wymagać będzie akceptacji np. Dyrektora Medycznego Ochrona bazy danych badanych - jednorazowy dostęp lekarza do bazy danych o badanym z czasem trwania np. 48 h Bazy danych bazy danych lokalne dla danej komórki org. pełna dokumentacja medyczna baza danych krajowa dot. wszystkich pracowników objętych opieką profilaktycznych imię, nazwisko, PESEL, lokalizacja ostatnich badań i wytworzenia dokumentacji medycznej (jako dane minimalne) aktualizacja codziennie odrębne bazy danych dot. orzeczeń ws. licencji i świadectwa maszynisty baza danych krajowa orzeczeń negatywnych raportowanie i aktualizacja codziennie, z podziałem na pracowników zatrudnionych w transporcie kolejowym (odwołania do CNMK) i zatrudnionych poza transportem kolejowym (odwołania do WOMP) baza danych dot. komisji odwoławczych w CNMK możliwość przesyłania pakietów dokumentacji medycznej między komórkami organizacyjnymi lub umożliwienie dostępu z innej komórki organizacyjnej lub za pośrednictwem serwera centralnego z akceptacja np. Dyrektora Medycznego Obsługa urządzeń zewnętrznych: dostęp do systemu z urządzeń mobilnych, w części dotyczącej rejestracji i terminów badań współpraca ze skanerami jednoczesna współpraca z kilkoma drukarkami obsługa czytników kodów kreskowych Archiwizacja danych: przesyłanie danych do części archiwalnej automatyczne, gdy od ostatniej aktywacji minęło więcej niż 5 lat szybkie wyszukiwanie i odtwarzanie danych archiwalnych OGÓLNY OPIS PROJEKTU/ZAMÓWIENIA 1. automatyczny dostęp badanego oraz zakładu pracy kierującego na badania (zarówno odbiorcy wewnętrznego w ramach Grupy PKP, jak i odbiorcy zewnętrznego usług medycyny pracy) do aktualnych godzin pracy poszczególnych ośrodków Kolejowej Medycyny Pracy oraz ośrodków świadczących dla KMP usługi diagnostyczne i konsultacje obszar: e-komunikacja (e-badany, e-klient, e-rejestracja, e-informacja)

3 2. integrację i wymianę danych między wszystkimi jednostkami organizacyjnymi KMP (w tym: Dyrekcją KMP, ośmioma Kolejowymi Ośrodkami Medycyny Pracy KOMP, Przychodniami Badań Profilaktycznych PBP, Punktami Badań Profilaktycznych PktBP, Pracowniami Psychologii Pracy PPP, Centrum Naukowym Medycyny Kolejowej CNMK - łącznie ok. 70 ośrodków), centralą PKP oraz podmiotami zewnętrznymi świadczącymi usługi diagnostyczne i konsultacje dla Kolejowej Medycyny Pracy (w tym pracowniami współpracującymi w modelu teleradiologicznym i laboratoriami diagnostycznymi) 3. elektroniczny obieg i archiwizację dokumentacji medycznej, w tym obrazów i filmów wraz z możliwością ich oglądania 4. prowadzenie działań informacyjno-edukacyjno-promocyjnych (umieszczenie w największych ośrodkach telewizorów z możliwością zainstalowania ich na ścianie; cel: emisja reklam PKP i kolejowej KMP, filmów edukacyjnych, informacji organizacyjnych, itp.) obszar: e-komunikacja (e-badany, e-klient, e-rejestracja, e-informacja) 5. obsługę procesu tworzenia statystyk w postaci elektronicznej z każdego poziomu działania KMP w tym import statystyk z poprzednich okresów sprawozdawczych przed wdrożeniem oprogramowania (możliwość ich przetwarzania w centrali KMP w celu opracowania planów, budżetów, przygotowywania na ich podstawie zestawień, analiz, raportów, sprawozdań, m.in. na potrzeby podmiotów zewnętrznych, np. Ministerstwa Zdrowia (a także możliwość ich integracji z danymi pochodzącymi z innych systemów funkcjonujących w centrali PKP S.A.: SAP) 6. obsługę procesu oczekiwania badanego we wszystkich ośrodkach KMP na poszczególne rodzaje/etapy badań, monitoring czasu oczekiwania i obsługi badanego (w tym informowanie badanego o terminach i godzinach kolejnych badań-przyjęć na daną określoną godzinę, możliwość generowania raportów zawierających te informacje, jak i raportów o niestawieniu się badanego na badania) oraz ilości przeprowadzonych badań w danym interwale czasowym obszar: e-komunikacja (e-badany, e-klient, e-rejestracja, e-informacja) oraz controlling finansowy i operacyjny 7. monitorowanie pracochłonności poszczególnych procedur/badań oraz zaangażowania personelu medycznego i niemedycznego (możliwość generowania raportów z danymi o czasie trwania obsługi badanego na poszczególnych etapach badań w powiązaniu z personelem wykonującym te badania i inne czynności o charakterze medycznym i administracyjnym) w celu usprawnienia procesu planowania, budżetowania, rozliczeń, kontroli należności oraz jakości świadczonych przez KMP usług 8. tworzenie, modyfikowanie, uzupełnianie i zarządzanie dokumentacją medyczną wraz z opcją tworzenia dokumentacji w wersji tradycyjnej (puste formularze). Dokumentacja medyczna tworzona ma być automatycznie w procesie obsługi medycznej badanego z poziomu wielu funkcjonalności systemu, wykorzystywanych przez kilku użytkowników

4 zaangażowanych w proces, jako sukcesywnie uzupełniania informacja o procesie badania w medycynie pracy. Ma umożliwiać wykorzystanie różnych szablonów formularzy i raportów oraz tworzenie przez użytkownika autorskich, według własnych potrzeb. Tworzona dokumentacja może mieć różny format, możliwy ma być jej wydruk, zapis elektroniczny, przetwarzanie, dystrybuowanie, udostępnianie z zachowaniem wymogów w zakresie ochrony danych osobowych 9. sprawne zarządzanie archiwum badań laboratoryjnych i obrazowych oraz wydawanych orzeczeń, umożliwiać dostęp do zarchiwizowanych danych w celu udostępnienia ich upoważnionym osobom/instytucjom (wszystko to z możliwością konfiguracji uprawnień dla poszczególnych użytkowników) 10. wypisywanie różnego rodzaju zaświadczeń i skierowań/zleceń (korzystania z gotowych wzorów, zgodnie z aktualną podstawą prawną) 11. ewidencję wniosków o wydanie zaświadczeń, dokumentacji medycznej oraz informacje o realizacji tych wniosków 12. generowanie elektronicznego konta medycznego badanego (kompleksowa baza danych dostępna w formule e-usługi powiązana z kontem klienta/zakładu pracy. Weryfikacja aktualnego pracodawcy (problem: jeden badany-kilka zakładów pracy). Moduł ma umożliwiać uruchomienie usług on-line, w tym e-rejestracji badanych przez samych badanych, jak i przez zakłady pracy, zintegrowanie danych z grafikiem pracy poszczególnych specjalistów, orzeczników, punktów pobrań materiału do badań laboratoryjnych, punktów badań radiologicznych. Badany lub kierujący na badania zakład pracy ma mieć możliwość samodzielnie zgłosić zapotrzebowanie na rezerwację, tzn. zarezerwować wizytę w opcji do weryfikacji przez odbiorcę rezerwacji i jej potwierdzenia. Samodzielna rejestracja badanego i/lub zakładu pracy kierującego na badania przez Internet ma obejmować: akceptację regulaminu rejestracji, wyszukiwanie dostępnego terminu wizyty, planowanie wizyty, możliwość zmiany terminu wizyty, anulowania wizyty oraz powiązane z tym funkcje informowania badanych oraz zakładów pracy o zmianach terminów wizyt z określonych przyczyn czy przypominanie badanemu i/lub zakładowi pracy o zbliżającym się terminie wizyty. Badany i zakład pracy powinien otrzymywać powiadomienie o potwierdzeniu wizyty i/lub ew. zmianach za pomocą poczty elektronicznej lub smsa lub drogą papierową (fax). Badany i zakład pracy w ww. potwierdzeniu powinien otrzymać informacje na temat kolejności badań/wizyt i ich terminów/godzin, dane specjalisty dedykowanego do danego etapu obsługi, informacje o lokalizacji miejsc badań/diagnostyki wraz z mapą dojazdu z najbliższego dworca PKP. Moduł ma także umożliwić tworzenie grafika pracy personelu dostępnego dla wszystkich ośrodków KMP i dla centrali KMP i automatycznie korygowanego on-line wraz z pojawianiem się kolejnych rejestracji, czy absencji chorobowych personelu oraz wprowadzania urlopów personelu. Grafik ma

5 umożliwić monitorowanie ilości przyjętych pacjentów i czasu ich obsługi oraz pozyskanie raportu z danymi dotyczącymi danego lekarza, gabinetu, dnia, okresu. System ma umożliwiać nadawanie przez centralę KMP pewnych parametrów zleceniom (wybranym badanym), np. badanie/przyjęcie na CITO. Funkcjonalności te mają na celu ułatwienie zarządzania procesami przepływu pracy i dokumentów, logistyki obsługi badanego, kontaktami z klientami oraz wspomaganie decyzji obszar: e-komunikacja (e-badany, e-klient, e-rejestracja, e-informacja) oraz controlling finansowy i operacyjny 13. szybki przepływ danych (wyników badań) pomiędzy laboratoriami i pracowniami radiologicznymi a ośrodkami KMP. Ma umożliwiać także obróbkę wyników, tworzenie raportów statystycznych, ułatwiać dzięki temu proces planowania i budżetowania, kontrolę poziomu wykorzystania umów z dostawcami usług diagnostyki laboratoryjnej i radiologicznej, logistykę procesu diagnostycznego, zarządzanie jakością i kontrolą terminowości wykonywanych czynności objętych umowami z laboratoriami diagnostycznymi i pracowniami radiologicznymi oraz dokumentacja medyczna 14. możliwość rozbudowy w przyszłości o funkcje wspierające zarządzanie jakością-obsługę w zakresie ISO (tworzenie i aktualizację oraz obieg dokumentacji związanej z ISO) 15. projektowanie raportów według zapotrzebowania użytkownika na informacje, raportowanie cykliczne i sporadyczne, dokonywanie analiz, możliwość wizualizacji danych, ich eksportu do innych systemów (w szczególności do pakietu Office-MS Excel), personalizację dostępu i uprawnień. System ma posiadać funkcję powiadamiania użytkownika o sytuacjach stanowiących odchylenie od założeń (zdefiniowanych wskaźników, np. przesyłanie wyników badań laboratoryjnych z opóźnieniem-wskaźnik-ustalona godzina) 16. opracowywanie, dostęp i archiwizację umów z odbiorcami usług (klientami) oraz aneksów do tych umów (tworzenie konta odbiorcy/klienta lub jego import z SAPa, możliwość zautomatyzowania procesu aneksowania umów oraz generowania raportów z umów w postaci MS Excel) 17. opracowywanie, dostęp i archiwizację umów z dostawcami usług/materiałów oraz aneksów do tych umów (tworzenie konta dostawcy lub jego import z SAPa, możliwość zautomatyzowania procesu aneksowania umów oraz generowania raportów z umów w postaci MS Excel). W szczególności ma umożliwiać przechowywanie informacji o umowach pod względem wartościowym i ilościowym poszczególnych badań oraz poziomu ich realizacji w okresie obowiązywania danej umowy lub aneksu do umowy (automatycznie informować o założonych progach wykorzystania umowy, np. pierwszy alert 50% wykorzystania, kolejny: 70%, kolejny 90%). Konto odbiorcy ma umożliwiać prowadzenie działań o charakterze informacyjnym i promocyjnym

6 18. rejestrację ofert na badania medycyny pracy opracowywanych przez KMP (tworzenie "konta potencjalnego klienta", które po podpisaniu umowy zamieniane byłoby na ww. konto klienta, a w przypadku odrzucenia oferty KMP pozostawałby w systemie ślad oferty i konto potencjalnego klienta, do którego można powracać w przyszłości, bądź kierować do niego akcje informacyjne, promocyjne ("baza niedoszłych klientów") 19. prowadzenie "mini rejestru kadrowego" - bazę osób pracujących w Oddziale Kolejowa Medycyna Pracy, jak również świadczących usługi na podstawie umów zleceń i umów cywilno-prawnych. Szczególnie ważne w odniesieniu do personelu medycznego; (konieczność uwzględnienia rodzaju i stopnia specjalizacji, okresu, na jaki została zawarta umowa; dane przydatne do raportów opracowywanych dla MZ) lub umożliwiać import takich danych z SAPa. Baza ta ma także za zadanie pełnić funkcję słownika personelu wykorzystywanego chociażby do tworzenia grafików pracy 20. opracowywanie i rozszerzanie lub import z SAPa przez użytkowników także innych słowników; np.: słowników badań, słowników stanowisk pracy, słowników rejonów, słowników PBP, słowników PPP, słowników PktBP, MPK, obiektów controllingowych, itp. 21. wprowadzenie słowników np.: ICD umieszczanie przez badanych i zakłady pracy opinii, skarg i wniosków dot. funkcjonowania KMP 23. możliwość wyszukiwania badanych, zakładów pracy, personelu, badań, stanowisk, itd. wg różnych parametrów (nazwisko, lub pesel, lub data urodzenia, lub wiek, lub nr klienta, lub fragment nazwy, lub data przyjęcia, inne.) 24. możliwość określania pól obligatoryjnych i nieobligatoryjnych 25. możliwość wczytania do systemu dokumentów kosztowych w formie elektronicznej (faktur - ściśle załączników do faktur - dot. ma to dużych dostawców badań laboratoryjnych i radiologicznych i umożliwiać weryfikację załącznika do faktury z wykonaniem/odbiorem badań potwierdzonym w systemie) 26. możliwość kodowania kodem kreskowym 27. pełne bezpieczeństwo gromadzonych danych, z wykorzystaniem urządzeń do tworzenia kopii zapasowych (back up)