Analiza i wycena aplikacji do zarządzania przychodnią medyczną.

Transkrypt

1 Analiza i wycena aplikacji do zarządzania przychodnią medyczną. Zgodnie z porozumieniem zawartym w Grodzisku Mazowieckim: Koszt wykonania Oprogramowania Do Zarządzania Przychodnią Medyczną SIRCENT wyniesie 9500zł netto. Termin realizacji przewidziany jest na Szczegółowa funkcjonalność została spisana podczas wizyty przedwdrożeniowej w Grodzisku Mazowieckim. Opis szczegółowej funkcjonalności znajduje się poniżej i stanowi załącznik numer 1 do umowy. Marcin Wołodźko wolodzkom@okss.pl Tel

2 Załącznik nr 1 do umowy 56/1015 z dnia Analiza funkcjonalności aplikacji do zarządzania przychodnią medyczną. Spis treści Moduł rejestracja/pacjent...4 Dodawanie nowego pacjenta...4 Dodawanie pacjenta przez rejestratorkę w przychodni...4 Rejestracja pacjenta przez stronę Rejestracja wizyty...5 Rejestracja wizyty...5 Wyszukiwanie...5 Potwierdzenie przybycia na wizytę...5 Anulowanie wizyty...6 Przypomnienie o wizycie SMS...6 Naliczanie opłat...6 Automatyczne usuwanie pacjentów...6 Lista zadań dla rejestracji...6 Karta pacjenta...6 Dane pacjenta...6 Wydruk dokumentacji medycznej...7 Kontrola wejść i wyjść...7 Automatyczna rejestracja wejść/wyjść...7 Ręczna rejestracja wejść/wyjść...7 Przypisanie standardowych gabinetów...7 Moduł lojalnościowy...7 Naliczanie punktów....8 Punkty dodatkowe...8

3 Akcje promocyjne...8 Nagrody...8 Kontrola wysyłki nagród...8 Moduł lekarza....8 Harmonogram...8 Karta pacjenta...8 Dokumentacja medyczna...9 Zlecenie wydruku...9 Raporty...9 Moduł korespondencji seryjnej...9 Generowanie pism...9 Automatyczne generowanie listu z życzeniami Drukowanie kopert Moduł managera Pracownicy Dodawanie pracownika Karta pracownika Baza usług Baza dostawców Karta dostawcy Generowanie faktur Zestawienie kosztów Zapotrzebowanie Moduł zaopatrzenia Moduł statystyk Statystyka geolokalizacyjna Statystyki sprzedaży usług Statystyki usługi Statystyki lekarza Statystyka rejestracji Statystyki pacjenta Statystyki gabinetu Statystyki kosztów Moduł komunikacji Uprawnienia... 14

4 Moduł rejestracja/pacjent Dodawanie nowego pacjenta Dodawanie pacjenta przez rejestratorkę w przychodni Osoba rejestrująca ma możliwość dodania nowego pacjenta poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza zamieszczonego w module rejestracja. Formularz dodawania klienta: 1. Imię* 2. Nazwisko* 3. Pesel 4. Data urodzenia (powinna się pojawiać po wpisaniu Peselu. Jeżeli jest to cudzoziemiec nieposiadający peselu to można wpisać datę urodzenia RRRR/MM/DD) 5. Pan/Pani* 6. Adres zamieszkania 7. Telefon komórkowy 8. Telefon stacjonarny Województwo 11. Numer karty wydawanej klientowi. 12. Polecający 13. Uwagi Muszą zostać również pola ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych w systemie oraz pole ze zgodą na przetwarzanie danych w celach marketingowych (planowany jest mailing, wysyłanie pism z zaproszeniami itp.) jest to wymóg GIODO Pola oznaczone * będą obowiązkowe, bez ich wypełnienia nie będzie możliwe dodanie nowego pacjenta. Pozostałe pola są nieobowiązkowe. W formularzu będzie sprawdzana suma kontrolna numeru PESEL w celu uniknięcia błędu przy prowadzaniu. Dodana zostanie funkcja sprawdzająca czy dopisywany pacjent istnieje już w bazie danych. W przypadku nie wypełnienia któregoś z pół nieobowiązkowych zostanie wyświetlony komunikat z informacją które pola są nieuzupełnione oraz pytanie czy formularz ma zostać zapisany takiej formie. Rejestracja pacjenta przez stronę www Na wizytę będą mogli zapisać się wyłącznie pacjenci będący klientami przychodni. W celu rejestracji pacjent musi zostać zweryfikowany poprzez wypełnienie formularza na stronie. W celu weryfikacji pacjent chcący zarejestrować wizytę mysi podać PESEL i nazwisko. Po pozytywnej weryfikacji, pacjent będzie miał możliwość wyboru rodzaju zabiegu, lekarza i daty wizyty. Dla pacjentów nie będący klientami przychodni zostanie dodany formularz rejestracji nowego pacjenta składający się z pól: Imię

5 Nazwisko PESEL Numer telefonu Wszystkie pola są polami wymaganymi. Po dokonaniu rejestracji użytkownik otrzyma maila potwierdzającego rejestrację z linkiem aktywacyjnym lub wiadomość SMS z kodem aktywacyjnym. Po kliknięciu linku aktywacyjnego w mailu, lub wpisaniu kodu aktywacyjnego otrzymanego smsem klient będzie miał możliwość zarejestrowania się na wizytę do lekarza. Rejestracja wizyty Rejestracja wizyty W oknie rejestracji wizyty osoba rejestrująca wybierze rodzaj zabiegu. Po wyborze zabiegu wyświetli się lista lekarzy wykonujących wybrany zabieg. Następnie rejestratorka wskaże na terminarzu godzinę wizyty. Po wyborze godziny rejestratorka będzie miała możliwość wskazania pacjenta istniejącego w bazie (wyszukiwanie) lub dopisania nowego. W przypadku rejestracji telefonicznej dla nowego pacjenta rejestratorka będzie uzupełniać tylko podstawowe dane pacjenta (imię, nazwisko, numer telefonu kontaktowego), które będą uzupełnione po przybyciu pacjenta do przychodni. Wyszukiwanie Wyszukanie pacjenta będzie się odbywać poprzez wpisanie w polu wyszukiwania minimum 3 znaków i zatwierdzeniu klawiszem ENTER lub po wciśnięciu odpowiedniej ikony. Wyszukiwanie pacjenta będzie możliwe według następujących kryteriów. 1. Kod kreskowy z karty 2. Nazwisko 3. PESEL 4. Numer telefonu Jeżeli odnaleziony zostanie tylko jeden pacjent wtedy pokaże się od razu karta rejestracja wizyty. Jeżeli zostanie znalezionych więcej niż jeden pacjent (np. w przypadku wyszukiwania po nazwisku) zostanie wyświetlona lista pacjentów spełniających kryteria wyszukiwania. W przypadku braku pacjenta spełniającego kryteria wyszukiwania zostanie wyświetlona informacja o tym fakcie oraz wyświetli się komunikat np. Czy chcesz dodać pacjenta po zatwierdzeniu którego otworzy się karta dodawania nowego pacjenta. Potwierdzenie przybycia na wizytę Po przybyciu pacjenta do przychodni rejestratorka będzie miała możliwość oznaczenia wizyty jako odbyta oraz wydruku paragonu, rachunku, lub zaznaczenia formy płatności jako skierowanie i wyboru przychodni która wystawiła skierowanie.

6 Anulowanie wizyty Rejestratorka będzie miała możliwość anulowania wizyty. Przypomnienie o wizycie SMS Dzień przed wizytą system automatycznie będzie wysyłał SMSem przypomnienie o zbliżającej się wizycie. Naliczanie opłat Opłata za usługi będzie naliczana na podstawie cennika usług. Przy naliczaniu opłat będą uwzględniane rabaty z tytułu posiadanych punktów programie lojalnościowym, lub według cennika z pakietu który klient wykupił. Jeżeli pacjent ma skierowanie z innej przychodni opłaty będą naliczane według stawek indywidualnie uzgodnionych z przychodnią wystawiającą skierowanie. Automatyczne usuwanie pacjentów Pacjenci którzy rejestrowali się telefonicznie, jednak nie zjawili się w przychodni i ich rejestracja nie została dokończona będą automatycznie usuwani z bazy danych po upływie 7 dni od zarejestrowanego terminu wizyty. Lista zadań dla rejestracji Rejestracja będzie otrzymywać zadania do wykonania w danym dniu. Zadania mogą być dodawane przez wszystkich użytkowników systemu. Rejestracja ma możliwość oznaczenia zadań jako zrealizowane, lub niezrealizowane. Rejestracja ma możliwość dopisania uwag do wybranego zadania. Karta pacjenta Dane pacjenta Na karcie pacjenta znajdą się wszystkie informacje o pacjencie: 1. Dane teleadresowe 2. Pogrupowana lista usług z których korzystał pacjent z informacją ile razy i kiedy po raz ostatni korzystał z danej usługi. 3. Informacja o zgromadzonej ilości punktów w programie lojalnościowym 4. Historia zakupionych usług 5. Dokumentacja medyczna (nie widoczna dla rejestracji. Lekarz będzie miał możliwość udostępnienia rejestracji wglądu do dokumentacji medycznej w celu wydrukowania na okres 1 godziny). 6. Załączniki w postaci skanów dokumentów 7. Informacje o zakupionych pakietach i ich aktualnym wykorzystaniu.

7 Dołączenie skanu odbywać się będzie poprzez formularz. W formularzu będzie trzeba wpisać tytuł załącznika oraz wskazać plik z komputera zawierający skan. W karcie pacjenta będzie możliwość edycji danych teleadresowych oraz dodania załączników. Wydruk dokumentacji medycznej Rejestracja ma możliwość wydruku dokumentacji medycznej pacjenta o ile wcześniej lekarz udostępni ją rejestracji. Przy wydruku dokumentacji zostanie dodany filtr umożliwiający wybór okresu z jakiego dokumentacja ma zostać wydrukowana. Kontrola wejść i wyjść Automatyczna rejestracja wejść/wyjść Po przyjściu do pracy lub przy wyjściu z pracy pracownik będzie skanował przy pomocy czytnika kod kreskowy umieszczony na karcie. W momencie skanowania karty w bazie danych zostanie zapisana informacja o godzinach wejścia lub wyjścia z pracy. Ręczna rejestracja wejść/wyjść W przypadku kiedy pracownik nie będzie miał przy sobie karty, pracownik rejestracji będzie miał możliwość ręcznego odnotowania godziny wejścia lub wyjścia. Przypisanie standardowych gabinetów Do każdego lekarza przypisany będzie standardowy gabinet w którym pracuje. Rejestracja będzie miała możliwość zmiany gabinetu przypisanego lekarzowi na inny. Zajętość gabinetów będzie rejestrowana na podstawie rejestracji wejść i wyjść lekarza. Moduł lojalnościowy Program lojalnościowy polega na doliczaniu punktów pacjentowi za zakupione usługi. Łączna ilość punktów będzie widoczna na karcie pacjenta.

8 Naliczanie punktów. Ilość przyznanych punktów określona będzie w cenniku usług. Punkty będą automatycznie doliczane do konta pacjenta po potwierdzeniu w rejestracji przybycia pacjenta do przychodni i wystawieniu paragonu lub rachunku. Łączna ilość punktów będzie widoczna na karcie pacjenta. Przyznana ilość punktów ma być widoczna na rachunku lub na paragonie wydanym klientowi. Punkty dodatkowe Klient przychodni ma możliwość otrzymania dodatkowych punktów za polecanie przychodni. Żeby polecający otrzymał dodatkowe punkty, nowy pacjent musi wskazać przy pierwszej rejestracji osobę, która poleciła przychodnię podając numer karty polecającego. Akcje promocyjne Manager ma możliwość utworzenia akcji promocyjnych polegających na przyznawaniu większej ilości punktów za skorzystanie z usług w wybranym przedziale czasowym. Ilość dodatkowych punktów będzie naliczana na podstawie mnożnika ustawionego w panelu managera. Nagrody Nagrody przyznawane będą po przekroczeniu określonego progu punktowego. Kontrola wysyłki nagród Jeżeli po przekroczeniu progu punktowego klientowi będzie przysługiwać nagroda rzeczowa w systemie zostanie wyświetlona taka informacja. Pracownik będzie miał możliwość oznaczenia w systemie czy nagroda została wysłana. Moduł lekarza. Harmonogram Każdy lekarz ma możliwość wglądu wyłącznie w swój harmonogram. Lekarz nie ma możliwości edycji harmonogramu. Karta pacjenta Lekarz ma wgląd do karty pacjenta w zakresie usług z których pacjent korzystał, oraz prowadzonej przez siebie dokumentacji medycznej.

9 Dokumentacja medyczna Lekarz w trakcie badania ma możliwość tworzenia wpisów w dokumentacji medycznej. Dodanie wpisu do dokumentacji odbywać się będzie poprzez uzupełnienie formularza. Zlecenie wydruku Lekarz ma możliwość udostępnienia rejestracji dokumentacji medycznej na określony czas, celem wydrukowania. Raporty Lekarz na swoim profilu będzie miał dostęp do statystyk wykonanych przez siebie usług: ilość, wartość, rodzaj wykonanych usług, w wybranym przedziale czasowym. Moduł korespondencji seryjnej Generowanie pism W module korespondencji seryjnej użytkownik ma możliwość wygenerowania listu do wybranej grupy klientów. Grupa docelowa będzie określana na podstawie zestawu filtrów: rodzaj usługi województwo płeć

10 przedział wiekowy (lista przedziałów do wyboru) częstotliwość korzystania z usług wartość zakupionych usług Treść pisma będzie generowana na podstawie wcześniej zdefiniowanych szablonów. Każdy szablon danego rodzaju pisma będzie różny dla zdefiniowanych grup wiekowych. Automatyczne generowanie listu z życzeniami Na 2 tygodnie przed datą urodzin pacjenta automatycznie będzie generowany list z życzeniami. Treść listu będzie generowana na podstawie zdefiniowanych szablonów. Treść szablonu będzie uzależniona od wieku pacjenta. Użytkownik będzie miał możliwość wyboru listów które mają zostać wydrukowane na podstawie daty wygenerowania listu. Drukowanie kopert Podczas generowania wydruku użytkownik będzie miała możliwość wyboru formatu koperty oraz wydrukowania kopert razem z listami. Moduł managera Pracownicy Dodawanie pracownika Dodanie pracownika odbywać się będzie poprzez uzupełnienie formularza: Formularz dodawania klienta:

11 1. Imię* 2. Nazwisko* 3. Pesel 4. Data urodzenia 5. Pan/Pani* 6. Adres zamieszkania 7. Telefon komórkowy 8. Telefon stacjonarny Województwo 11. Specjalizacje (W przypadku lekarzy. Może być kilka) 12. Gabinet (przypisanie gabinetu standardowego). 13. Numer konta Karta pracownika Na karcie pracownika manager ma możliwość: wglądu do danych pracownika oraz możliwość ich edycji dostęp do indywidualnych statystyk pracownika wgląd do rejestru wejść/wyjść, czas pracy, ilość przepracowanych godzin dodawanie notatek do pracownika dodawanie skanów dokumentów do karty pracownika Baza usług Manager ma możliwość dodawania usług do bazy. Dodawanie usług odbywać się będzie przez uzupełnienie formularza: 1. kod usługi 2. nazwa usługi 3. cena 4. ilość punktów w programie lojalnościowym Na karcie towaru zostanie umieszczona dodatkowa zakładka gdzie będzie możliwość oddania indywidualnych cen dla przychodni z którymi jest podpisana umowa. W bazie usług zostanie również dodana możliwość tworzenia pakietów składających się z kilku usług. Baza dostawców Dodanie dostawcy odbywać się będzie poprzez uzupełnienie formularza: Formularz dodawania klienta: 1. Nazwa 2. NIP 3. Adres

12 4. Telefon Województwo 7. Numer konta Karta dostawcy Na karcie dostawcy widoczne będą: dane teleadresowe z możliwością ich edycji historia zakupów możliwość wystawienia oceny dostawcy za cenę, terminowość, jakość produktów średnia ocena dostawcy Generowanie faktur Manager ma możliwość wygenerowania faktury sprzedaży dla przychodni z którą podpisana jest umowa. Pozycje na fakturze dodawane będą na podstawie usług wykonanych na podstawie skierowania z przychodni na którą będzie wystawiona faktura. Przy wystawieniu faktury manager ma możliwość ręcznego wpisania daty wystawienia. Zestawienie kosztów Koszty będą dodawane poprzez formularz: 1. Rodzaj kosztu 2. Data dokumentu 3. Termin płatności 4. Numer dokumentu 5. Opis 6. Czy faktura jest opłacona. W zakładce kosztów, na 2 dni przed terminem płatności zostanie dodane przypomnienie o zbliżającym się terminie. Zapotrzebowanie W sekcji zapotrzebowanie będą widoczne zgłoszone przez użytkowników zapotrzebowania na zakup towarów i usług. Proponuję tutaj utworzenie słownika towarów na które użytkownik może zgłosić zapotrzebowanie. Dzięki temu będzie możliwość wygenerowania zbiorczego zestawienia zakupów Moduł zaopatrzenia Każdy użytkownik ma możliwość zgłoszenia zapotrzebowania na zakup towarów. Zgłoszone zapotrzebowanie będzie widoczne w module managera.

13 Moduł statystyk Statystyka geolokalizacyjna Na podstawie danych adresowych pacjentów na mapie zostaną przedstawione lokalizacje pacjentów. Do mapy zostanie dołączony zestaw filtrów umożliwiający wybór grupy pacjentów według kryteriów: Rodzaj usługi Płeć Wiek Na podstawie filtrów pod mapą zostaną przedstawione wyniki w formie tabeli. Statystyki sprzedaży usług Statystyka sprzedaży będzie generowana we wskazanym przedziale czasowym według wskazanych kryteriów. Statystyki usługi Raport przedstawi w formie tabeli posortowanej malejąco: 1. Najczęściej wybierane usługi 2. Najbardziej dochodowe usługi Statystyki lekarza Raport przedstawi w formie tabeli posortowanej malejąco: 1. Ilość i wartość usług sprzedanych przez wszystkich lekarzy. Statystyka rejestracji Raport przedstawi w formie tabeli posortowanej malejąco: 1. Ilość i wartość usług sprzedanych przez osoby rejestrujące pacjentów. Statystyki pacjenta Raport przedstawi w formie tabeli posortowanej malejąco: 1. Dane pacjenta, ilość usług z jakich skorzystał, wartość usług z których skorzystał. Statystyki gabinetu Raport przedstawi w formie tabeli posortowanej malejąco: 1. Przez ile godzin gabinet był zajęty. Statystyki kosztów Raport przedstawi w formie tabeli posortowanej malejąco: 1. Rodzaj kosztu, sumaryczną wartość kosztu, procentowy udział w całości kosztów.

14 Moduł komunikacji Jeżeli chodzi o komunikację telefoniczną. Znalazłem kilka rozwiązań, które pozwolą na wykonanie modułu komunikacyjnego z funkcjonalnością najbardziej zbliżoną do założeń. Obecnie testuję wszystkie rozwiązania celem wybrania najlepszego. Uprawnienia Każdy użytkownik ma uprawnienia do jednego z modułów: 1. Rejestracja 2. Lekarz 3. Manager 4. Pielęgniarka Oraz do modułów wspólnych: Moduł komunikacji Moduł zaopatrzenia Uprawnienie do konfiguracji ma wyłącznie manager. Nie będzie możliwości łączenie uprawnień do modułów. Np. jeżeli użytkownik jest jednocześnie managerem i lekarzem musi posiadać 2 osobne konta w systemie.