Wartość upadku# Kurs dla studenta# Moduł 4: Zapobieganie upadkowi#

Transkrypt

1 Wartość upadku# Kurs dla studenta# Moduł 4: Zapobieganie upadkowi#

2 Zawartość# 2. Podstawy zarządzania ryzykiem#

3 Projekt: Czarna skrzynka zarządzania projektem# Pomysł na projekt Zarządzanie projektem Działania / osiąganie celów Proces zarządzania projektem wraz z dostępnymi narzędziami wspomaga menedżera projektu i zespół, pomagając organizować, dokumentować, śledzić i raportować wykonywanie w projekcie zadania i postęp całego projektu#

4 Projekt: Czym jest projekt?# Elementy projektu# Zawiera w sobie komponent czegoś nowego# Ma początek i koniec # Często jest interdyscyplinarny i angażuje ludzi o różnym potencjale#

5 ` 4: Zapobieganie upadkowi# Podstawy: Czym jest zarządzanie projektem# Definicja# Aplikacja wiedzy, umiejętności, narzędzi i techniki do działań projektowych w celu osiągnięcia lub przekroczenia potrzeb osób zaangażowanych w projekt oraz oczekiwań związanych z projektem# Zarządzanie projektem jest procesem definiowania, planowania, organizowania, kierowania i kontroli rozwoju projektu# Podstawowe elementy zarządzania projektem# Zasięg projektu# Rezultaty# Plan działania# Role i odpowiedzialności# Procedury komunikacji# Procesy#

6 Podstawy: Dlaczego używać narzędzi i technik zarządzania projektem?# Użycie zarządzania projektem# Skupienie i jasność w procesie skutkuje systematycznym, skutecznym i efektywnym działaniem# Identyfikacja wszystkich aspektów, które powinny być wzięte pod uwagę podczas osiąganie celów (uwzględniając aspekty komunikacyjne)# Ustalenie kto co zrobi i w jakim czasie# Redukcja zamieszania, frustracji, wycofania czy błędów, które mogą być powiązane z rozwijaniem czegoś nowego#

7 Ramy projektu:# Definicja# Przygotowanie i planowanie# Wdrażanie i kontrola# Finalizacja# Kontrola Zarządzanie zakresem# Zarządzanie panem pracy# Start # # Definicja / Zakres / Wymagania Planowanie i alokacja zasobów Zarządzanie zasobami (Czas, ludzie, pieniądze)# Zarządzanie rezultatami# Zarządzanie jakością # Raportowanie Zakończenie i ocena Plan przejścia# Zarządzanie dostawcami wewnętrznymi i zewnętrznymi# Przegląd Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie komunikacją

8 Module 4: Preventing Failure# Fazy zarządzania projektem: Cztery fazy# 1. Definicja projektu (inicjacja)# 2. Przygotowanie i planowanie# 3. Wykonywanie i kontrola# 4. Finalizacja#

9 Fazy zarządzania projektem: Faza 1 - definicja projektu (inicjacja)# Opis# Proces, który zawiera aktywności przeprowadzane celem oceny wymiaru, zasięgu i kompleksowości projektu oraz celem wsparcia późniejszych działań projektowych# W zależności od projektu różne z poniższych działań mogą być niezbędne# Działania# Ustalenie początkowego zespołu w projekcie# Ustalenie relacji z ważnymi interesariuszami projektu# Ustalenie planu inicjacji projektu# Ustalenie procedur zarządzania projektem# Ustalenie środowiska zarządzania projektem i przygotowanie podstawowych materiałów do pracy nad projektem#

10 Fazy zarządzania projektem: Faza 2 Przygotowanie i planowanie# Opis # Planowanie projektu dostarcza całościowych ram do zarządzania kosztami i terminami w projekcie.# Planowanie projektu ma miejsce na początku i na końcu każdej fazy projektu# Planowanie projektu zawiera określenie jasnych, jednoznacznych działań lub zadań i nakładu pracy potrzebnego do ich realizacji# Działania# Opisanie zakresu projektu, alternatyw i wykonalności# Podział projektu na wykonalne zadania # Oszacowanie i stworzenie planu zasobów# Opracowanie wstępnego terminarza projektu# Opracowanie projektu komunikacji w projekcie# Określenie procedur i standardów w projekcie# Identyfikacja i ocena ryzyka w projekcie# Opracowanie ilości potrzebnej pracy# Ustalenie bazowego planu projektu#

11 Fazy zarządzania projektem: Faza 3 Wdrażanie i kontrola# Opis# Trzecia faza w zarządzaniu projektem, w której plany stworzone w poprzednich fazach są wdrażane do działania# Jeżeli został opracowany wysokiej jakości plan projektu, jest znacznie bardziej prawdopodobne, że projekt zostanie zrealizowany z sukcesem# Działania# Wykonywanie bazowego planu projektu# Monitorowanie postępów projektu w odniesieniu do planu bazowego# Monitorowanie zmian w bazowym planie projektu# Trzymanie się wytycznych projektu# Komunikacja aktualnego statusu projektu#

12 Fazy zarządzania projektem: Faza 4 Finalizacja# Opis# Ostatnia faza zarządzania projektu, w której następuje skupienie na zakończeniu projektu # Zamknięcie projektu jest bardzo ważnym działaniem, ponieważ projekt nie jest zakończony dopóki nie zostanie zamknięty. Podczas zamknięcia projektu dokonuje się oceny czy projekt się powiódł, czy poniósł porażkę# Projekty mogą się zakończyć w sposób naturalny lub nienaturalny# Naturalne zakończenie projektu pojawia się wówczas, gdy wymagania projektu zostały spełnione, przez co projekt jest ukończony z sukcesem# Nienaturalne zakończenie projektu pojawia się wówczas, gdy projekt kończy się przed planowanym terminem# Działania# Zamknięcie projektu# Przeprowadzenie przeglądu po projekcie#

13 Alternatywna struktura zarządzania projektem: pięć podstawowych kroków# 1. Rozpoczęcie (Start-up)# 2. Ustalenie i potwierdzenie zakresu / wymagań projektu# 3. Opracowanie planu działania i zabezpieczenie zasobów# 4. Monitorowanie, kontrola, raportowanie i przeglądy postępów projektu# 5. Zakończenie i ocena#

14 Alternatywna struktura zarządzania projektem: krok 1 rozpoczęcie# Podczas zaangażowania potencjalnych członków zespołu i interesariuszy, działania inicjujące projekt ustalają zakres, cele i wstępny plan# Kluczowe aktywności# Udokumentowane i/lub potwierdzone zakres i założenia# Potwierdzone finansowanie# Opracowanie wstępnego planu# Identyfikacja osób kluczowych do opracowania planów i zasobów# Możliwe checklisty (do rozważenia)# Projekt Start-up i finansowanie# Formaty możliwe do zastosowania# Zakres projektu, Diagram Gantta, Planowanie zasobów# Opis ról w projekcie#

15 Alternatywna struktura zarządzania projektem: krok 2 ustalenie i potwierdzenie zakresu / wymagań projektu# Zaangażowanie finansistów i interesariuszy biznesowych do potwierdzenia zakresu projektu i wyjaśnienia wymagań biznesowych. Jest to również czas na identyfikację ewentualnych wymagań technicznych z odpowiednimi podmiotami.# Kluczowe aktywności# Potwierdzenie bazowego zakresu projektu z finansistami# Określenie, udokumentowanie i potwierdzenie wymagań technicznych i biznesowych# Identyfikacja wpływu na procesu biznesowe# Identyfikacja tego, co nie znajduje się w zakresie projektu # Możliwe checklisty (do rozważenia)# Finansowanie# Formaty możliwe do zastosowania# Zakres projektu#

16 Alternatywna struktura zarządzania projektem: krok 3 opracowanie planu i zabezpieczenie zasobów# Wstępny szczegółowy plan projektu zapewni plan działania i będzie stanowił bazę dla członków zespołu i interesariuszy. Gdy projekt będzie się rozwijał, może pojawić się potrzeba przedefiniowania planu# Kluczowe aktywności# Identyfikacja, kto powinien uczestniczyć przy tworzeniu planu# Opracowanie wstępnego, szczegółowego planu, bazując na zakresie, wymaganiach, itp.# Identyfikacja zestawu umiejętności potrzebnego do wykonania zadań # Opracowanie planu komunikacji# Identyfikacja i zabezpieczenie zasobów# Przeprowadzenie wstępnego spotkania z finansistami # Przeprowadzenie spotkania rozpoczynającego projekt# Przeprowadzenie analizy i oceny ryzyka z członkami projektu # Identyfikacja kryteriów zakończenia projektu # Uaktualnienie szczegółowego planu z zespołem projektowym i finansistami#

17 Alternatywna struktura zarządzania projektem: krok 3 Opracowanie planu i zabezpieczenie zasobów (kontynuacja)# Możliwe checklisty (do rozważenia)# Planowanie projektu# Rezultaty projektu i zapewnienie jakości# Formaty możliwe do zastosowania# Lista aktywności# Szczegółowy plan projektu# Plan zasobów projektu# Macierz komunikacji# Ocena ryzyka w projekcie#

18 Alternatywna struktura zarządzania projektem: krok 4 monitorowanie, kontrola, raportowanie i przeglądy postępów projektu# Gdy projekt się już rozpocznie, monitorowanie, kontrola, raportowanie i przeglądy postępów projektu będą odbywały się etapami i będą stanowić większość zadań związanych z zarządzaniem projektem# Kluczowe działania# Wdrożenie planu komunikacji# Regularne spotkania zespołu projektowego, by:# dzielić się informacjami o postępach / statusie projektu# identyfikować / dzielić zasoby# Regularne kontakty z podmiotami finansującymi# Regularna komunikacja z menedżerami wyższego stopnia # Regularna komunikacja z interesariuszami# Monitorowanie rozwoju projektu i raportowanie aktualnego stanu # Monitorowanie ryzyka i podejmowanie działań, gdy zajdzie taka potrzeba# Identyfikacja i zarządzanie nieprzewidzianymi aspektami# Zarządzanie zmianami w zakresie projektu# Aktualizowanie planu, jeżeli wystąpi taka potrzeba#

19 Alternatywna struktura zarządzania projektem: krok 4 monitorowanie, kontrola, raportowanie i przeglądy postępów projektu (kontynuacja)# Możliwe checklisty (do rozważenia)# Planowanie projektu# Finansowanie# Transfer# Formaty możliwe do zastosowania# Zmiana zakresu projektu# Macierz komunikacji# Aktualny stan projektu# Szczegółowy plan projektu# Szacowanie ryzyka# Dziennik zdarzeń#

20 Alternatywna struktura zarządzania projektem: krok 5 zakończenie i ocena# Następujące aktywności pozwolą dokonać sprawnego transferu rezultatów i zdobytej wiedzy do przyszłych projektów# Kluczowe aktywności# Opracowanie szybkiego planu lub checklisty, jeżeli jest to potrzebne# Transfer kompletnej dokumentacji, szkoleń i wiedzy# Przeprowadzenie finalnego przeglądu projektu# Powiadomienie podmiotów finansujących o zakończeniu projektu # Przejście do organizacji wspierającej / usługowej lub nowego zespołu projektowego# Zamknięcie ostatnich zadań i pozostałych kwestii # Zapamiętanie, czego nas projekt nauczył# Świętowanie sukcesu#

21 Alternatywna struktura zarządzania projektem: krok 5 zakończenie i ocena (kontynuacja)# Możliwe checklisty (do rozważenia)# Transfer# Zamknięcie projektu# Formaty możliwe do zastosowania# Dziennik zdarzeń# Szczegółowy plan projektu# Macierz komunikacji#

22 Ważne narzędzia, których można użyć: Czego można użyć do zarządzania projektem z sukcesem # Struktura podziału pracy (Work Breakdown Structure WBS)# Diagram Gantta# Deterministyczna metoda planowania i kontroli projektu diagram sieciowy (PERT/CPM)#

23 Ważne narzędzia, których można użyć: Struktura podziału pracy (Work Breakdown Structure WBS)# Opis# Projekt musi zostać podzielony na mniejsze zadania, które następnie zostają logicznie uszeregowane, by zapewnić łatwe przechodzenie pomiędzy kolejnymi zadaniami.# Ustalenie zadań i ich sekwencji jest określane jako struktura podziału pracy (Work Breakdown Structure WBS)# WBS jest kluczowe w planowaniu i wykonywaniu, ponieważ stanowi bazę do opracowania ram czasowych projektu (diagram PERT /i diagram Gantta), identyfikujących kamienie milowe projektu i pozwalających na zarządzanie kosztami#

24 Ważne narzędzia, których można użyć: Struktura podziału pracy (Work Breakdown Structure WBS)# Przykład (projekt z sektora IT)# Faza# 1.0 Faza planowania projektu# 1.1 Zdefiniowanie problemu# Czas trwania w dniach# Liczba zasobów# # Spotkanie z użytkownikami 2# 2# Określenie zakresu# 2# 2# Napisanie oświadczenia o korzyściach biznesowych# 1# -# Określenie oświadczenia o możliwościach systemu# 1# -# Opracowanie diagramu kontekstowego# 1# -# 1.2 Opracowanie ram czasowych projektu# Opracowanie struktury podziału pracy# 3# 2# Oszacowanie zasobów i czasu trwania# 2# 2# Opracowanie diagramów PERT i Gantta# 2# 2#

25 Ważne narzędzia, których można użyć : Diagram Gantta # Opis# Graficzna prezentacja projektu, która przedstawia zadania jako wiersze w tabeli, których długość jest proporcjonalna do czasu na ich wykonanie # Diagram Gantta składa się z poziomych wykresów, które ilustrują ramy czasowe projektu # W diagramie Gantta czas jest przedstawiony w pionowych kolumnach. Zadania / aktywności są umieszczone od góry do dołu w kolejności dat ich rozpoczęcia# Szczegółowy diagram Gantta dla dużych projektów może być bardzo rozbudowany i trudny do odczytania. W celu ułatwienia posługiwania się tym narzędziem, menedżer projektu może połączyć podobne działania jako jedno zadanie#

26 Ważne narzędzia, których można użyć : Diagram Gantta# Przykład# Cele A# BiR / specyficzne cele testu Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar April May June 1# CEL 1: Rozwój prototypu 1,1# Podzadanie 1,2# Podzadanie 2# CEL 2: Potwierdzenie podstawowych badań 2,1# - wstępny eksperyment A 2,2# - wstępny eksperyment B 3# CEL 3 3,1# Podzadanie 3,2# Podzadanie 4# CEL 4 4,1# Podzadanie 4,2# Podzadanie B# Strategia komercjalizacji 1# Cel 1: Spotkanie w sprawie komercjalizacji 2# Cel 2: Tymczasowe zgłoszenie patentowe 3# Cel 3: itp. C# Strategia regulacyjna 1# Cel 1: Wstępne spotkanie z konsultantami 2# Cel 2: Pierwsze spotkanie w sprawie IDE 3# Cel 3: Złożenie reulacji D# Następujący plan finansowania 1# Opracowanie biznes planu 2# Złożenie dodatkowych grantów (A, B, C) 3# Zaangażowanie komercyjnego partnera 4# Podzadanie Zakończone# Planowane#

27 Ważne narzędzia, których można użyć: Diagram sieciowy# Opis# Jest to graficzna prezentacja zadań projektu i powiązań między nimi.# Wyróżniającą cechą diagramu sieciowego jest porządek zadań zaprezentowany jako połączenia z zadaniami poprzedzającymi i następującymi.# Diagram sieciowy jest techniką ustalania ścieżki krytycznej do kontroli zasobów. # USTALANIE ŚCIEŻKI KRYTYCZNEJ # Technika ustalania terminów, których porządek i sekwencja działań bezpośrednio oddziałują na datę zakończenia projektu. #

28 Ważne narzędzia, których można użyć : Diagram sieciowy# Przykład: budowa domu# 6# Wylanie # podłogi # w piwnicy# Instalacja # elektryczna # i hydrauliczna# 7# Instalacja # ogrzewania # i chłodzenia# 8# Położenie # suchego # tynku# 11# Zakończenie # instalacji # hydraulicznej # # # 1# Wykop pod 2# fundamentu# Wylanie fundamentów# Instalacja kanalizacji# 3# Postawienie # konstrukcji # ścian i dachu# 4# Ułożenie # cegieł# 5# 9# Położenie # dachu# Ułożenie # podłóg# 10# Ułożenie # dywanów # i wykładzin# Instalacja kuchni# 16# 12# Malowanie# Zakończone # prace # elektryczne# Ułożenie# Kanalizacji# burzowej# 14# 13# Zakończone podłogi# 18# 15# Instalacja # rynien # dachowych# Zakończenie # tynkowania# 17# Przygotowanie # ogródka#

29 Zawartość# 2. Podstawy zarządzania ryzykiem#

30 2. Podstawy zarządzania ryzykiem# Definicje: Istotne kwestie związane z zarządzaniem ryzykiem# Ryzyko: # Ryzyko to potencjalne zdarzenia, które mają negatywny wpływ na dane zadania lub projekty (np. bezpieczeństwo, wydajność technologiczna, koszty czy terminy)# Kompleksowa funkcja prawdopodobieństwa, konsekwencji i wrażliwości # Ryzyko może zostać zredukowane, ale nigdy nie zostanie całkowicie wyeliminowane # # Szacowanie ryzyka: # Szacowanie ryzyka i analiza ryzyka mogą być zdefiniowane jako systematyczne metody do:# Identyfikowania zagrożeń# kwantyfikacji ryzyk# Określania części składowych, środków bezpieczeństwa i/lub interwencji ludzkiej istotnej dla zadania# Analiza ryzyka jest pracą grupową# Prawidłowa analiza ryzyka powinna być dokonywana przez zespół ekspertów z różnych dziedzin. #

31 2. Podstawy zarządzania ryzykiem# Definicje: Istotne kwestie związane z zarządzaniem ryzykiem (kontynuacja)# Zarządzanie ryzykiem: # Zarządzanie ryzykiem obejmuje celowe działania zmierzające do wykrycia źródeł, wielkości i ograniczania ryzyka.# Te same narzędzia i podejście, które są używane do odkrycia, zarządzania i redukcji ryzyka mogą zostać zastosowane do odkrycia, zarządzania i zwiększania szans mówimy wówczas o zarządzaniu szansami.#

32 2. Podstawy zarządzania ryzykiem# Zarządzanie ryzykiem: podstawy# Zarządzanie ryzykiem: # Zarządzanie ryzykiem to ciągły i wielokrotny proces podejmowania decyzji dotyczących zwiększenia prawdopodobieństwa sukcesu. Jest to proaktywne działanie, które:# Poszukuje i identyfikuje ryzyka# Ocenia prawdopodobieństwo wystąpienia tych ryzyk# Ocenia wpływ tych ryzyk# Identyfikuje najistotniejsze ryzyka# Rozwija i wybiera opcje ograniczania ryzyka możliwe do wdrożenia# Monitoruje przebieg procesu, aby potwierdzić, że skumulowane ryzyko całego projektu zmniejsza się # Komunikuje i dokumentuje status ryzyka w projekcie # Powtarza ten proces przez cały okres trwania projektu # Źródło: NASA SE Handbook 1995 section 4.6#

33 Źródło: Lisa Guerra of NASA s # Exploration Systems Mission Directorate # # Moduł 4: Zapobieganie upadkowi# 2. Podstawy zarządzania ryzykiem# Zarządzanie ryzykiem : Typy ryzyka w zarządzaniu ryzykiem (na przykładzie projektu wahadłowców kosmicznych NASA)# Typ ryzyka# Ryzyko wydajności technicznej# Ryzyko kosztowe# Ryzyko programowe# Ryzyko harmonogramu# Ryzyko odpowiedzialności# Ryzyko regulacyjne# Przykład# Niespełnienie wymagań specyfikacji technicznej# Przekroczenie kosztów w projekcie# Nieudane zabezpieczenie długoterminowego wsparcia politycznego# Opóźnienia w harmonogramie# Brak prawidłowej pracy w nadgodzinach# Brak zabezpieczenia odpowiednich pozwoleń# Ryzyko operacyjne# Usterka produktu podczas działania # Ryzyko bezpieczeństwa# Ryzyko wsparcia# Ekspozycja na materiały niebezpieczne# Brak możliwości uzyskania części zamiennych#

34 2. Podstawy zarządzania ryzykiem# Zarządzanie ryzykiem : Wybrane pozostałe czynniki ryzyka do rozważania podczas szacowania ryzyka# Czynniki do rozważenia:# Kompleksowość zarządzania i kwestie techniczne# Możliwości konstrukcyjne i wartości brzegowe# Dostępność i alokacja zasobów takich jak moc, masa, objętość, pojemność danych, szybkości transmisji danych i zasobów informatycznych# Harmonogramy a ograniczenia siły roboczej# Umiejętność dostosowania się do ograniczonych kosztów profili finansowania# Przetwarzanie danych, czyli nabywanie, archiwizacja, dystrybucja i analiza# Dostępne wyposażenie#

35 2. Podstawy zarządzania ryzykiem# Zarządzanie ryzykiem: W jaki sposób identyfikować ryzyko# Możliwe źródła identyfikacji ryzyka:# Ryzyko może być zidentyfikowane przez zespół projektowy, recenzje, lekcje z przeszłości i oceny ekspertów.# # Lekcje z przeszłości powinny być systematycznie zbierane:# Lekcje z przeszłości powinny być ponownie przerabiane poprzez zadawanie odpowiednich pytań, które pozwalają tak ukształtować nowe strategie, by uniknąć błędów z przeszłości.# Identyfikacja ryzyka to ciągłe zajęcie:# Status ryzyka w projekcie i najistotniejsze ryzyka (zwykle lista 10 największych ryzyk) są systematycznie przeglądane i uaktualniane.#

36 2. Podstawy zarządzania ryzykiem# Identyfikacja ryzyka: Lekcje z przeszłości# Przykłady istotnych pytań# Czy wymagania zostały tak skonstruowane, że nawet niewielka ich zmiana może skutkować dużymi zmianami w kosztach, wydajności czy harmonogramie?# Czy wymagania uwzględniają najnowszą wiedzę o problemie?# Czy koncepcja działania, podtrzymania, likwidacji lub utylizacji systemu została tak zdefiniowana, aby zapewnić identyfikację wszystkich wymagań?# Czy została przeprowadzona niezależna ocena zakładanych kosztów?# Czy harmonogram jest adekwatny do poziomu wymagań oraz ewentualnych zmian w celach, które mogą się wydarzyć?# Czy zostały zidentyfikowane niezbędne elementy do przetestowania projektu w jego naturalnym środowisku?#

37 2. Podstawy zarządzania ryzykiem# Identyfikacja ryzyka: Chociaż każdy projekt podlega własny, unikalnym ryzykom, poniższe przykłady ryzyka bazowego dotyczą wszystkich projektów# Przykłady ryzyka bazowego:# Złożoność techniczna wiele współzależnych od siebie sekwencji, które powinny wystąpić we właściwym kolejności i we właściwym czasie# Złożoność organizacyjna wiele niezależnych organizacji działających w warunkach ograniczonej koordynacji# Nieadekwatny margines rezerw# Nieodpowiednie plany działania# Nierealistyczny harmonogram# Całkowity i roczny budżet niedopasowane do rzeczywistych ryzyk wynikających z wdrażania projektu# Zbyt optymistyczne projekty opracowane pod presją oczekiwań# Ograniczona analiza inżynieryjna i zrozumienie spowodowane nieodpowiednimi narzędziami i modelami inżynieryjnymi# Niewłaściwie przeszkoleni i niedoświadczeni pracownicy projektu# Nieodpowiednie procesy lub niewystarczające odniesienie do sprawdzonych procesów#

38 Efekty nauczania# O czym dzisiaj mówiliśmy# Różne metody zarządzania projektem# Metody oceny ryzyka# Użyteczne narzędzia, takie jak Diagram Gantta; struktura podziału pracy (Work Breakdown Structure WBS); diagram sieciowy# Dziękuję za uwagę!# #

39