ZAPYTANIE OFERTOWE POSTĘPOWANIE NR 04/RMW/2016

Transkrypt

1 Szczecin, dnia r. ZAPYTANIE OFERTOWE POSTĘPOWANIE NR 04/RMW/ ZAMAWIAJĄCY TOWARZYSTWO WSPIERANIA INICJATYW KULTURALNO SPOŁECZNYCH TWIKS ul. Władysława Jagiełły 7/ Szczecin NIP: Zamawiający oświadcza, iż procedurę wyboru Wykonawcy przeprowadzi osobiście, bez udziału osób trzecich. 2. POSTANOWIENIA OGÓLNE Niniejsze postępowanie realizowane jest zgodnie z zasadą konkurencyjności dla projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Świadczenie usługi noclegowej i gastronomicznej oraz wynajem sali szkoleniowej na potrzeby realizacji projektu Razem możemy więcej program aktywizacji społecznej i zawodowej nr umowy RPZP K022/16-00, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekt jest realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego, Podziałanie 7.10 Programy na rzecz integracji osób i rodzin zagrożonych ubóstwem i/lub wykluczeniem społecznym ukierunkowane na aktywizację społecznozawodową wykorzystującą instrumenty aktywizacji edukacyjnej, społecznej, zawodowej. 4. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA A. Zamawiający TWIKS zleca zapewnienie dla uczestników projektu: a) sali szkoleniowej, b) całodziennego wyżywienia oraz bufetu kawowego, c) noclegów. B. Przedmiot zamówienia powinien być zrealizowany w miejscowości nadmorskiej na terenie województwa zachodniopomorskiego w odległości nie większej niż 130 km od Szczecina. C. Okres realizacji zamówienia to: grudnia 2016 (I grupa szkoleniowa x śr. 15 osób), - ok. V - VI 2017 (II grupa szkoleniowa x śr. 15 osób), - ok. X XI 2017 (III grupa szkoleniowa x śr. 15 osób), -ok. V VI 2018 (IV grupa szkoleniowa x śr. 15 osób). D. Opis przedmiotu zamówienia: a) Wynajem sali szkoleniowej w celu przeprowadzenia zajęć o tematyce Savoir-vivre, warsztatów z wizażu oraz doradztwa zawodowego: 1. sala musi być przestronna, przystosowana dla grupy min. 16 osób oraz osoby prowadzącej; 2. sala powinna być dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo;

2 3. w pobliżu sali szkoleniowej (w tym samym budynku) powinny znajdować się sanitariaty, również dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych; 4. sala powinna być klimatyzowana; 5. sala powinna być wyposażona w projektor multimedialny wraz z ekranem; 6. sala powinna posiadać sprzęt do nagłośnienia laptopa; 7. ze względu na rodzaj zajęć w sali powinny się znaleźć elementy przydatne do prowadzenia szkoleń tj.: 2 deski do prasowania + 2 żelazka, 16 zestawów naczyń (talerz duży i mały płaski, talerz głęboki), lampki do wina (białego + czerwonego), szkło do wody, sztućce - pełen zestaw obiadowy + deserowy + do ryb + do przekąsek; 8. do zajęć z wizażu: niezbędne będą lusterka lub specjalistyczne lustro do wizażu z podświetleniem; 9. w sali powinien być dostęp do Internetu; 10. w ramach wynajmu powinna zostać zapewniona obsługa techniczna podczas podłączania przez trenera sprzętu (projektor laptop); 11. łączna ilość godzin korzystania z sali wynosi 200 h zegarowych (60 minut); 12. łączna ilość dni korzystania z sali wynosi 20 (średnio 10 godzin/dzień), 4 grupy x 5 dni zajęć. b) Całodzienne wyżywienie oraz bufet kawowy dla uczestników projektu: 1. za całodzienne wyżywienie uważa się: śniadanie, dwudaniowy obiad, kolację; 2. za bufet kawowy uważa się: ciepłe napoje (kawa, herbata) bez ograniczeń, zimne napoje (woda mineralna, sok) bez ograniczeń, ciastka (min. 3 rodzaje) - przez cały dzień szkoleniowy; 3. do ciepłych napojów powinny być zapewnione: cukier, mleko/śmietanka, cytryna; 4. wyżywienie w razie konieczności (po uprzednim mailowym zgłoszeniu przez Zamawiającego) powinno być przygotowane zgodnie z wymogami zdrowotnymi (np. bezglutenowe) lub etycznoreligijnymi (np. bezmięsne), 5. ciepłe napoje powinny być podawane na bieżąco podczas przerw lub powinny znajdować się w termosach utrzymujących stałą temperaturę, 6. obsługa powinna zapewnić ciągły dostęp do czystych szklanek/filiżanek i talerzyków na ciastka, sztućców, serwetek; 7. ciepłe posiłki powinny być podawane w wydzielonym do tego celu pomieszczeniu, innym niż w tym, w którym odbywają się zajęcia; 8. wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia, 9. świadczenie usług żywienia odbywać powinno się wg ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2006 Nr 171 poz z późn. zm.); 10. wykonawca powinien w codziennym jadłospisie uwzględnić produkty ze wszystkich grup: produkty zbożowe, warzywa i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka. Zasada urozmaicenia powinna dotyczyć wszystkich posiłków; 11. wartość energetyczna obiadów powinna wynosić minimum 850 kcal, a kolacji minimum 650 kcal w tym udział energii z tłuszczu nie powinien przekraczać 30%; 12. w ramach kolacji powinien zostać przygotowany szwedzki stół, na który składają się: zimny bufet (wędliny, sery, warzywa sezonowe, pieczywo, masło) oraz sycący ciepły posiłek; 13. posiłki winny posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe oraz estetyczny wygląd. Wykonawca przy oferowaniu posiłków uwzględniać będzie stosowanie tylko świeżych produktów dostępnych na rynku o co najmniej dobrej jakości; 14. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniej temperatury wydawanych posiłków; 15. usługa wyżywienia będzie realizowana dla 4 śr. 15-osobowych grup projektowych w następującym schemacie:

3 - I dzień: śniadanie w formie bufetu kanapkowego, obiad, kolacja + bufet kawowy - II, III, IV dzień: śniadanie, obiad, kolacja + bufet kawowy - V dzień: śniadanie, obiad, kolacja w formie suchego prowiantu na drogę + bufet kawowy. 16. Łączna ilość osobodób wyżywienia wynosi 300 sztuk 4 grupy x śr. 15 osób x 5 dni. c) Noclegi osobodób: 1. pokoje powinny być maksymalnie 3 osobowe z łazienkami i WC; 2. pokoje nie powinny być koedukacyjne; 3. pokoje powinny być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. 4. Łączna ilość osobodób noclegów wynosi 300 sztuk 4 grupy x 15 osób x 5 dni. 5. WSZYSTKIE USŁUGI O KTÓRYCH MOWA W PKT. 4 MUSZĄ SPEŁNIAĆ NASTĘPUJĄCE WYMOGI: miejsce zakwaterowania znajduje się na terenie województwa zachodniopomorskiego, w miejscowości nadmorskiej, w budynku wyposażonym w pełne zaplecze sanitarne, zgodnie z wymogami bezpieczeństwa i higieny pracy, dostosowanego do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo. odległość drogowa od Szczecina wynosi nie więcej niż 130 km. miejsce zakwaterowania posiada min. 3 gwiazdki, zgodnie z systemem kategoryzacji obiektów hotelowych oraz strefę SPA dostępną dla gości minimum do godziny WYMAGANIA W STOSUNKU DO WYKONAWCY A. Wykonawca musi spełniać następujące warunki formalne (Załącznik nr 2): a) nie jest powiązany z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. B. Wykonawca musi spełniać następujące warunki merytoryczne (Załącznik nr 3): a) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, b) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, c) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania zamówienia. 7. KRYTERIA OCENY OFERT Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty stanowią cena (50%) oraz liczba gwiazdek (50%). Kryterium I - Oferta z najniższa ceną otrzymuje 50 punktów. Sposób oceny pozostałych ofert pod kątem zaproponowanej ceny wygląda następująco:

4 (najniższa cena / cena zaproponowana oferenta) x 50 = ilość uzyskanych punktów Kryterium II - Oferta z największą liczbą gwiazdek otrzymuje 50 punktów. Sposób oceny pozostałych ofert pod kątem liczby gwiazdek wygląda następująco: (liczba gwiazdek oferenta / najwyższa liczba gwiazdek) x 50 = ilość uzyskanych punktów 1. W przypadku cen przekraczających budżet projektu, dopuszcza się negocjacje z Wykonawcą, który zdobył najwięcej punktów. Za najkorzystniejszą uznaje się ofertę z największą sumą punktów uzyskanych w związku z oceną Kryterium I i Kryterium II. 8. ZMIANA TREŚCI LUB UNIEWAŻNIENIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO W przypadku znacznej zmiany treści wniosku o dofinansowanie projektu, w ramach którego przeprowadzone zostało niniejsze postępowanie, wprowadzonej przez Instytucję Pośredniczącą, tj. Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie, Beneficjent zastrzega sobie prawo wniesienia stosownych zmian do niniejszego postępowania lub jego unieważnienia. Informacje o zmianie lub unieważnieniu postępowania zostaną ogłoszone na stronie oraz przesłane do wiadomości Oferentów. 9. SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY a. Oferty należy składać na załączonym do niniejszego zapytania Formularzu ofertowym (ZAŁĄCZNIK NR 1) wraz z Oświadczeniami Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (ZAŁĄCZNIK NR 2 oraz ZAŁĄCZNIK NR 3) oraz w zamkniętych, opieczętowanych lub czytelnie podpisanych kopertach do dnia r. do godziny Oferty należy składać w Biurze Projektu Zamawiającego Towarzystwo Wspierania Inicjatyw Kulturalno Społecznych TWIKS, ul. Wojska Polskiego 63, Szczecin. b. Oficjalne otwarcie ofert odbędzie się w dniu r. o godzinie 10:30. c. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. d. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. e. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądał od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. f. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: g. O wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu) Oferenci zostaną powiadomieni drogą pisemną lub elektroniczną lub telefonicznie. 10. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ CPV: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji; Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków; Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów; Usługi hotelarskie;

5 Usługi w zakresie krótkoterminowego wynajmu umeblowanych miejsc noclegowych. 11. KONTAKT Towarzystwo Wspierania Inicjatyw Kulturalno Społecznych TWIKS ul. Władysława Jagiełły 7/2, Szczecin Biuro Projektu: Al. Wojska Polskiego 63, Szczecin Tel/fax: , biuro@twiks.pl, ZAŁĄCZNIKI 1. Formularz ofertowy, 2. Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym, 3. Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

6 ZAŁĄCZNIK NR 1. (miejscowość i data) FORMULARZ OFERTOWY /Nazwa Oferenta, adres, numer telefonu, , NIP/ W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 04/RMW/2016 z dnia r., dotyczące wyboru Wykonawcy realizującego Usługę noclegową, wyżywienie całodzienne + bufet kawowy oraz wynajem sali szkoleniowej w ramach projektu Razem możemy więcej program aktywizacji społecznej i zawodowej, realizowany przez Towarzystwo Wspierania Inicjatyw Kulturalno Społecznych TWIKS 1. Kryterium I - oferujemy następujący przedmiot zamówienia za następującą cenę: Nazwa przedmiotu zamówienia Cena brutto [pln] Wynajem sali szkoleniowej (200 godzin) Zapewnienie całodziennego wyżywienia oraz bufetu kawowego dla uczestników szkoleń (300 osobodób, w tym: śniadania, obiady, kolacje, bufet kawowy) Zapewnienie noclegów dla uczestników projektu (300 osobodób) Łączna wartość brutto słownie: SUMA..... Kryterium II liczba gwiazdek obiektu: I. Oświadczamy, że uzyskaliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty, II. Dane osoby upoważnionej do kontaktu ze strony Wykonawcy: a/ imię i nazwisko:, b/ stanowisko:.... c/ numer telefonu:...., d/ /pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/ Załączniki do oferty: 1. Załącznik nr 2 - Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym 2. Załącznik nr 3 - Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

7 ZAŁĄCZNIK NR 2. (miejscowość i data)... (Dane adresowe / Pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM DOTYCZY POSTĘPOWANIA NR 04/RMW/2016 na świadczenie Usługi noclegowej, wyżywienia całodziennego + bufet kawowy oraz wynajem sali szkoleniowej w ramach projektu pn.: Razem możemy więcej program aktywizacji społecznej i zawodowej Oświadczam, iż uczestnicząc w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia nie jestem powiązany z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli /pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/

8 ZAŁĄCZNIK NR 3. (miejscowość i data) (Dane adresowe / Pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU NR 04/RMW/2016 na świadczenie Usługi noclegowej, wyżywienia całodziennego + bufet kawowy oraz wynajem sali szkoleniowej w ramach projektu pn.: Razem możemy więcej program aktywizacji społecznej i zawodowej Oświadczam, iż uczestnicząc w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia spełniam warunki udziału w postępowaniu, określone w zapytaniu ofertowym, tj.: a) znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, b) posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, c) posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania zamówienia /pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/