Odbiór przekazu Western Union

Transkrypt

1 Rozdział 3 Odbiór przekazu Western Union Załącznik nr 2 do Umowy Aktualizacja r Nazwa Procedury: Obsługa międzynarodowych i krajowych przekazów pieniężnych Western Union wykonywanych przez Agentów Banku PEKAO SA. Lp. Czynność Nazwa stanowiska (klasa użytkownika) Szczegółowy opis i uzasadnienie czynności Wykorzystywane oprogramowanie / załączniki Kod funkcji/ Nazwa funkcji/ Ścieżka dostępu do funkcji Procedura przeznaczona jest dla Placówek Subagenta wykonujących dyspozycje WYPŁAT (odbioru przekazów) samodzielnie na własnych stacjach roboczych wyposażonych w oprogramowanie służące do autoryzacji przekazów pieniężnych Western Union ( ) i za pośrednictwem Biura Międzynarodowych Przekazów Pieniężnych (BMPP) w Banku Pekao SA. Warunkiem przyjęcia od Odbiorcy dyspozycji odbioru przekazu w formie ustnej jest: 1. posiadanie dostępu do u transakcyjnego Western Union (sprawne połączenie internetowe) 2. posiadanie sprawnej drukarki laserowej. W przypadku nie spełnienia jednego z w/w warunków, odbiór przekazu odbywa się w trybie awaryjnym na podstawie dyspozycji pisemnej złożonej przez Placówkę Subagenta na u (). Dyspozycje WYPŁAT przekazów Western Union mogą być realizowane w walucie PLN. Wskazane przez Kantor Polski SA Placówki Subagenta mogą realizować WYPŁATY w walucie USD lub/i EUR lub/i GBP. Przekazy krajowe należy wypłacać wyłącznie w walucie PLN. 1 Przedstawić Odbiorcy warunki realizacji usługi określone w Regulaminie Poprosić Odbiorcę o zapoznanie się z Regulaminem usługi wywieszonym na tablicy ogłoszeń lub na jego żądanie wydrukować Regulamin (Zał. 3 do Procesu) i przedłożyć Odbiorcy do przeczytania/przekazania. Zał.3 Regulamin Usługi 2 Potwierdzić tożsamość Odbiorcy. Przyjąć od Odbiorcy ważny dokument tożsamości z czytelnym zdjęciem. Sprawdzić autentyczność i ważność dokumentu tożsamości i podobieństwo wizerunku na fotografii do osoby przedkładającej dokument tożsamości. Jeżeli dokument tożsamości nosi znamiona fałszerstwa przerwać realizację zlecenia wypłaty, zatrzymać dokument i poinformować o tym fakcie przełożonego. 3 Zalogować się do u transakcyjnego. Wpisać w okno logowania numer Id i hasło dostępu do u nadane przez BMPP. Hasło jest poufne i nie wolno go nikomu udostępniać. Upewnij się, że Odbiorca nie widzi informacji wyświetlanych na ekranie Twojego komputera. Szczegółowe informacje na temat zasad użytkowania hasła znajdują się w Rozdziale 1 Podstawowe informacje o procedurze pkt VII. 4 Wyszukać przekaz w ie m Nacisnąć przycisk "Wypłać pieniądze (F6)" i poprosić Odbiorcę o podanie numeru MTCN przekazu (niezbędnego do wypłaty), a następnie wpisać go w polu MTCN umieszczonym na ekranie komputera i zatwierdzić przyciskiem Znajdź. Po zatwierdzeniu na ekranie wyświetli się lista opcji wypłaty przekazu w dostępnych walutach (PLN lub USD) po przeliczeniu na kwotę wypłaty w wybranej walucie. Wypłać pieniądze (F6) 5 Poprosić Odbiorę o wybór waluty przekazu Poinformować Odbiorcę o wariantach wypłaty w dostępnych walutach wyświetlonych na ekranie komputera i poprosić go o dokonanie wyboru waluty wypłaty. Naciśnij przycisk Wypłać umieszczony przy wybranym wariancie. 6 Sprawdzić czy wyszukany przekaz skierowany jest na imię i nazwisko obecnego w oddziale Odbiorcy. Sprawdzić czy wyświetlone na ekranie komputera imię i nazwisko Odbiorcy jest zgodne z imieniem i nazwiskiem wykazanym w przedłożonym przez Odbiorcę dokumentem tożsamości. UWAGA Jeżeli w ie podane jest jedno imię Odbiorcy, przy weryfikacji należy brać pod uwagę pierwsze imię wykazane w jego dokumencie. Jeżeli w ie są wykazane dwa imiona Odbiorcy to do wypłaty wymagane są dwa imiona zawarte w dokumencie tożsamości Odbiorcy. Po stwierdzeniu zgodności imienia i nazwiska Odbiorcy przejść do punktu 7. Jeżeli dane imienne Odbiorcy wykazane w dokumencie tożsamości są niezgodne z danymi podanymi w przekazie należy przejść do punktu 8.

2 7 Potwierdzić zgodność danych przekazu wymaganych do wypłaty. Poprosić Odbiorcę o podanie danych przekazu wymaganych wypłaty tj: - miejsce nadania przekazu (minimum kraj) (obowiązkowo), - spodziewana kwoty (z tolerancją błędu +/- 10 %) (obowiązkowo). Zweryfikować ich zgodność z danymi podanymi w ie m. W przypadku problemów komunikacyjnych (np. rozmowa z cudzoziemcem), dane należy pobrać w formie pisemnej przy użyciu a. Upewnij się, że zachowana jest poufność przekazywanych informacji. Western Union upoważnia swoich przedstawicieli do wypłacania przekazów zawierających drobne błędy literowe na zasadach podanych poniżej. W takich przypadkach kasjer może samodzielnie lub po telefonicznej konsultacji z Konsultantem BMPP podjąć decyzję o wypłacie przekazu, pomimo stwierdzenia rozbieżności z zapisie danych przekazu w ie m. DOPUSZCZALNE WYJĄTKI* Wykaz dopuszczalnych niedokładności** umożliwiających realizację wypłaty: w imieniu lub w nazwisku Odbiorcy lub Nadawcy (dotyczy tylko jednego członu) występuje błąd literowy obejmujący maksymalnie 3 znaki, przy czym nie zmienił on imienia, nazwiska ani płci na inne, dane Odbiorcy i Nadawcy zostały zamienione miejscami w ie m, drugie nazwisko Odbiorcy wykazane w dokumencie tożsamości (np. Panieńskie) zostało pominięte w ie m. *Zasady obowiązują tylko dla przekazów o wartości nie przekraczającej równowartości 1000 USD **Może wystąpić tylko jedna z wymienionych niedokładności W przypadku wątpliwości przy podjęciu decyzji o wypłacie przekazu należy skontaktować się telefonicznie z Konsultantem BMPP, który zdecyduje o akceptacji lub odmowie wypłaty przekazu. Na okoliczność konsultacji pracownik Placówki Subagenta wpisuje na odwrocie wydruku - agenta adnotację, która obejmuje imię, nazwisko i numer ID konsultanta BMPP oraz informację o podjętej decyzji. Jeśli określone w punktach 6 i 7 dane przekazu wyświetlone w ie m są zgodne z danymi podanymi przez Odbiorcę należy przejść do punktu 9. Jeżeli co najmniej jedna z danych przekazu określonych w punktach 6 i 7 jest nieprawidłowa należy przejść do punku 8. 8 Przekazać Odbiorcy informację o odmowie wykonania wypłaty przekazu. Przekazać Odbiorcy informację o odmowie wykonania wypłaty przekazu. UWAGA: Należy poinformować Odbiorcę wyłącznie o przyczynie odmowy, bez podawania szczegółów stwierdzonych niezgodności zgodnie z poniższymi przykładami: - przekaz skierowany jest na inną osobę, - odbiorca nie zna wszystkich wymaganych do wypłaty danych przekazie - błędy literowe w zapisie danych imiennych uniemożliwiają wypłatę przekazu, Przerwać proces realizacji zlecenia wypłaty klikając przycisk Anuluj Poinformować odbiorcę o konieczności skontaktowania się z nadawcą w celu ustalenia prawidłowych danych przekazu lub dokonania korekty danych przekazu. Reklamacja nadawcy w miejscu nadania przekazu stanowi podstawę do uzyskania wyjaśnień i podjęcia przez agenta oraz Western Union działań naprawczych. Anuluj

3 9 10 Wykonać autoryzację dyspozycji odbioru przekazu w ie m Sporządzić wydruk. Wypełnić na podstawie danych uzyskanych od Odbiorcy i przedłożonego dokumentu tożsamości wszystkie pola wymagane przez oznaczone symbolem *. Upewnij się, że zachowana jest poufność przekazywanych informacji. UWAGA: W przypadku stałych Klientów po wpisaniu numeru dokumentu tożsamości pozostałe dane identyfikacyjne podstawią się automatycznie. Należy zweryfikować ich poprawność z dokumentem tożsamości, a w przypadku stwierdzenia niezgodności, zaktualizować je. UWAGA: System weryfikuje poprawność wpisywanych danych odrzucając te, które uznaje za niepoprawne. System nie akceptuje wpisu w następujących przypadkach: wymagane pole pozostało niewypełnione lub wypełnione w formie skrótów lub nietypowych znaków ( pl, 00 lub XX itp.), w polu określającym informację numeryczną wpisano litery lub odwrotnie, Informacja o niezaakceptowaniu wprowadzonych danych jest wyświetlana przez. Po wprowadzeniu i zweryfikowaniu wymaganych danych zaznaczyć pole Dane osobowe zostały sprawdzone i nacisnąć przycisk Wypłać teraz. Nacisnąć kolejno przyciski "Kliknij tutaj aby przejrzeć i wydrukować pokwitowanie" i Drukuj pokwitowanie, a następnie odebrać z drukarki jednostronny wydruk ( klienta). Oddzielić wydruk - agenta od wydruku - klienta. ( klienta) Wypłać teraz Drukuj pokwitowanie 11 Zamknąć transakcję w ie m. Nacisnąć przycisk "Zamknij pokwitowanie i powrócić do ekranu głównego. UWAGA! Przed zamknięciem transakcji upewnij się, że wydrukowałeś wydruk ( kopia dla Klienta. W przypadku nie otrzymania wydruku WPŁATA (problemy techniczne lub przeoczenie) należy ponowić próbę jego wydrukowania zgodnie z instrukcją podaną w Rozdziale VII Zasady użytkowania u transakcyjnego. Po zamknięciu transakcji wylogować się z u transakcyjnego. Zamknij pokwitowanie 12 Sprawdzić poprawność danych podanych na wydruku. Dane zawarte na wydruku ( Klienta) należy sprawdzić, weryfikując ich zgodność z dyspozycją Odbiorcy. Podstawą do realizacji dyspozycji odbioru jest stwierdzenie zgodności następujących danych: - imię i nazwisko Odbiorcy (obowiązkowo), - spodziewana kwota (z tolerancją błędu +/- 10 %) (obowiązkowo), - kraj nadania (obowiązkowo), UWAGA: Sprawdzić, czy waluta przekazu podana na wydruku jest zgodna z dyspozycją Odbiorcy. Western Union upoważnia swoich przedstawicieli do wypłacania przekazów zawierających drobne błędy literowe na zasadach podanych pod punktem 7. W takich przypadkach kasjer może samodzielnie lub po telefonicznej konsultacji z Konsultantem BMPP podjąć decyzję o wypłacie przekazu pomimo stwierdzenia rozbieżności w zapisie danych przekazu w ie m. ( klienta), Jeżeli na wydruku stwierdzono zgodność danych z dyspozycją Odbiorcy należy przejść do punktu 14. Jeżeli na wydruku stwierdzono niezgodność danych z dyspozycją Odbiorcy w zakresie : - danych imiennych Nadawcy lub Odbiorcy, - kwoty lub waluty wypłaty - kraju odbioru, należy przejść do punktu 13

4 13 Anulować błędnie zarejestrowaną dyspozycje wypłaty. Wysłać do BMPP na faksowy numer kontaktowy BMPP Anulowanie przekazu (Zał. 6) zgodnie z zasadami określonymi Rozdziałem 4 (Dyspozycje korygujące w ) pkt 7. Zał. 6 Formularz "Anulowanie przekazu" faks, telefon 14 Przedłożyć Odbiorcy do podpisu wydruk - agenta. Przedłożyć Odbiorcy do podpisu wydruk - poinformować go, że złożenie podpisu jest równoznaczne z zaakceptowaniem warunków realizacji przekazu (w tym również przetwarzania i ochrony danych osobowych) UWAGA! podpisany przez Odbiorcę jest jedynym akceptowanym przez firmę Western Union dowodem wypłaty przekazu i podlega archiwizacji. Zabrania się wydawania Odbiorcy pieniędzy przed przyjęciem od niego podpisu na wydruku agenta. - agenta Ostemplować i podpisać wydruk ( kopia dla klienta) Zwrócić Odbiorcy dokument tożsamości. Ostemplować i podpisać w imieniu Placówki Subagenta wydrukowany z u lub otrzymany z BMPP wydruk ( Klienta). Zwrócić odbiorcy dokument tożsamości. ( klienta) 17 Wydać Odbiorcy wydruk - klienta. Wydać Odbiorcy podstemplowany i podpisany w imieniu Placówki Subagenta wydruk - klienta. W przypadku występowania w przekazie wiadomości tekstowej dla Odbiorcy poinformować Odbiorcę, że jej treść znajduje się na wydruku w polu Wiadomość. - klienta 18 Wypłacić Odbiorcy należną kwotę przekazu. Wypłacić Odbiorcy należną kwotę przekazu podaną na wydruku w polu "Kwota wypłacona". Uwaga: Przed wypłatą należy sprawdzić, czy wydawana kwota i waluta przekazu jest właściwa (zgodna z wartościami podanymi na wydruku w polach "Kwota wypłacona" i "Waluta wypłacona"). 19 Rozliczenie wykonanej dyspozycji wypłaty. Pracownik Zespołu rozliczeń BMPP, Pracownik Kantoru Polskiego SA Zwrot wypłaconej kwoty przekazu (vide pkt 18) Placówka Subagenta otrzymuje od BMPP w ciągu trzech dni roboczych po wykonaniu wypłaty. Wynagrodzenie za wykonania dyspozycji wypłaty Placówka Subagenta otrzymuje od Kantoru Polskiego SA. ZAKOŃCZENIE PROCESU REALIZACJI DYSPOZYCJI ODBIORU PRZEKAZU WESTERN UNION (Autoryzacja przekazu bez udziału BMPP). 1 PROCEDURA AWARYJNA (Autoryzacja przekazu z udziałem BMPP) określająca zasady realizacji dyspozycji odbioru przekazu TYLKO W PRZYPADKU BRAKU MOŻLIWOŚCI WYKONANIA SAMODZIELNEJ AUTORYZACJI WYPŁATY w Placówce Subagenta (brak dostępu do u transakcyjnego lub awarii drukarki) Poprosić Odbiorcę o wypełnienie pisemnej dyspozycji odbioru przekazu. ować i wręczyć Odbiorcy () i poprosić o jego wypełnienie w części A w polach: - waluta wypłaty (obowiązkowo), - imię i nazwisko Odbiorcy (obowiązkowo), - adres odbiorcy (obowiązkowo), - data urodzenia Odbiorcy/PESEL (obowiązkowo), - kraj urodzenia Odbiorcy (obowiązkowo), - kraj nadania (obowiązkowo), - spodziewana kwota przekazu (obowiązkowo), Zał.. 2

5 2 Sprawdzić poprawność wypełnienia a i uzupełnić w zakresie przeznaczonym dla Placówki Subagenta. Sprawdzić poprawność wypełnienia a w zakresie określonym w punkcie 1. W przypadku stwierdzenia, że został wypełniony błędnie lub niekompletnie przerwać proces i odmówić realizacji zlecenia wpłaty do momentu uzupełnienia lub poprawienia danych na u. Po stwierdzeniu poprawności wypełnienia a wypełnić część B a w polach: - nazwa placówki lub pieczątka adresowa (obowiązkowo), - data i czas (obowiązkowo), - typ / seria i numer / kraj wydania / data ważności dokumentu tożsamości odbiorcy (obowiązkowo), - numer i podpis Agenta/Placówki Subagenta (obowiązkowo), - stempel Agenta/Placówki Subagenta (obowiązkowo). 3 Wysłać faksem pisemną dyspozycję odbioru do BMPP celem dokonania jej autoryzacji. Wysłać Dane do wypłaty () na faksowy numer kontaktowy BMPP w celu dokonania autoryzacji odbioru przekazu. Faks wolno wysłać tylko jeden raz. W przypadku wątpliwości, co do skuteczności transmisji, należy niezwłocznie skontaktować się z telefonicznie z BMPP w celu jej potwierdzenia. BMPP dokonuje autoryzacji odbioru przekazu w ie m Western Union. Maksymalny okres oczekiwania na autoryzację wynosi ca 15 minut. W przypadku dłuższego oczekiwania na odpowiedź należy skontaktować się z telefonicznym numerem kontaktowym BMPP. faks 4 Odebrać z faksu wydruk i sprawdzić jego autentyczność. Spodziewane formy odpowiedzi z BMPP: - autoryzacja wypłaty Autoryzację wypłaty przekazu stanowi sporządzony i przesłany przez BMPP wydruk (2 egz. - kopia dla Klienta), zawierający szczegóły dyspozycji wypłaty, potwierdzony stemplem dziennym uprawnionego konsultanta BMPP i zawierający jego numer ID. W przypadku otrzymania autoryzacji wypłaty sprawdzić autentyczność wydruku poprzez weryfikację numeru ID Konsultanta BMPP podanego w polu "Nr operatora" i jego stempla dziennego umieszczonego na obu egzemplarzach wydruku z wzorcami podanymi w Załączniku nr 10 do procedury. Oddzielić (odciąć) wydruk - agenta od wydruku - klienta. - odmowa autoryzacji Zwrot a Dane do wypłaty z adnotacją Konsultanta BMPP o konieczności uzupełnienia przez Odbiorcę lub pracownika Subagenta brakujących danych na u. W przypadku otrzymania odmowy autoryzacji, uzupełnić brakujące dane na u Dane do wypłaty i przejść ponownie do punktu 3 Procedury Awaryjnej. - klienta i kopia dla agenta faks Dalszy proces realizacji dyspozycji odbioru przekazu w ramach PROCEDURY AWARYJNEJ odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w pkt