Nadanie przekazu Western Union

Transkrypt

1 Rozdział 2 Nadanie przekazu Western Union Załącznik nr 2 do Umowy Aktualizacja r Nazwa procedury: Obsługa międzynarodowych i krajowych przekazów pieniężnych Western Union wykonywanych przez Agentów Banku PEKAO SA. Lp. Czynność Nazwa stanowiska Szczegółowy opis i uzasadnienie czynności Wykorzystywane oprogramowanie / załączniki Kod funkcji/ Nazwa funkcji/ Ścieżka dostępu do funkcji Procedura przeznaczona jest dla placówek Subagenta wykonujących dyspozycje WPŁAT (nadania przekazów) samodzielnie na własnych stacjach roboczych wyposażonych w oprogramowanie służące do autoryzacji przekazów pieniężnych Western Union (system ) i za pośrednictwem Biura Międzynarodowych Przekazów Pieniężnych (BMPP) w Banku Pekao SA. Warunkiem przyjęcia od Nadawcy dyspozycji nadania przekazu Western Union w formie ustnej jest: 1. posiadanie dostępu do systemu transakcyjnego Western Union (sprawne połączenie internetowe) 2. posiadanie sprawnej drukarki laserowej. W przypadku nie spełnienia jednego z w/w warunków, nadanie przekazu odbywa się w trybie awaryjnym na podstawie dyspozycji pisemnej złożonej przez Placówkę Subagenta na formularzu (Zał. 1). Dyspozycje WPŁAT przekazów Western Union mogą być realizowane w walucie PLN. Wskazane przez Kantor Polski SA Placówki Subagenta mogą realizować WPŁATY w walucie USD. Zasady realizacji przekazów Western Union podane są w Regulaminie (Zał. 3). Ponadto usługi Western Union podlegają wymogom prawnym wymienionym w Rozdziale 1 Podstawowe informacje o procedurze. Weryfikacji zgodności zleconej usługi z w/w wymogami prawnymi dokonuje firma Western Union niezwłocznie po zarejestrowaniu przekazu w systemie m Western Union. Niektóre przekazy w celu dokonania weryfikacji mogą wymagać dostarczenia przez Nadawcę dodatkowych danych identyfikujących osoby podane w transakcji, co może skutkować opóźnieniem realizacji przekazu. Przekaz zakwalifikowany jako niespełniający wymogów prawnych nie będzie zrealizowany. W takim przypadku Nadawca otrzyma zwrot środków w pełnej kwocie (wartość przekazu i prowizja), a wykonawcy transakcji nie uzyskują wynagrodzenia uzyskiwanego z prowizji pobranej od Nadawcy. 1 2 Potwierdzić tożsamość Nadawcy. Wręczyć Nadawcy ulotkę ostrzegawczą. Przyjąć od Nadawcy ważny dokument tożsamości z czytelnym zdjęciem. autentyczność i ważność dokumentu tożsamości i podobieństwo wizerunku na fotografii do osoby przedstawiającej dokument tożsamości. Jeżeli dokument tożsamości nosi znamiona fałszerstwa odmówić realizacji zlecenia wpłaty, zatrzymać dokument i poinformować o tym fakcie przełożonego. W przypadku nie przedłożenia dokumentu tożsamości odmówić realizacji zlecenia wpłaty do czasu, kiedy dokument tożsamości zostanie przedłożony. Każdemu Nadawcy wręczyć ulotkę ostrzegawczą (Zał. 4). W przypadku otrzymania informacji, że przekaz jest przeznaczony na zakup towaru lub usługi oferowanej w Internecie (np. zapłata/przedpłata/zaliczka za pojazd, wynajem mieszkania, pośrednictwo w uzyskaniu pracy, inne) dopilnować, żeby Nadawca po otrzymaniu Regulaminu dokładnie zapoznał się z treścią Ostrzeżenia przed wyłudzeniami podaną w akapicie ODPOWIEDZIALNOŚĆ. W przypadku pytań dotyczących zasad realizacji przekazu należy poinformować Nadawcę, że: - przekaz zgodnie z Regulaminem będzie dostępny do wypłaty w kraju odbioru w ciągu kilku minut, - Nadawcy nie wolno udostępniać danych przekazu osobom trzecim (innym niż wskazany w przekazie odbiorca), - Nadawca nie ma możliwości opóźnienia lub określenia terminu wypłaty, - w momencie wysłania przekazu, wskazany przez Nadawcę Odbiorca powinien oczekiwać na pieniądze w kraju odbioru. Uwaga!! Zabrania się przyjmowania do realizacji zlecenia, w którym Nadawca dokonuje wpłaty środków na własne imię i nazwisko. W celu uzyskania wydruku WPŁATA z treścią Regulaminu na jego odwrocie (wydruk dwustronny) należy pominąć punkty 3 i 4 W celu uzyskania wydruku WPŁATA bez treści Regulaminu na jego odwrocie (wydruk jednostronny) należy przejść do punktu 3 i pominąć punkt 5 3 ować Regulamin (2 egzemplarze). ować załącznik 3 do Procesu (Regulamin ) w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz wręczyć Nadawcy. UWAGA: Zaleca się wcześniejsze wydrukowanie większej liczby egzemplarzy Regulaminu, co umożliwi stałą jego dostępność. Zał. 4 Ulotka ostrzegawcza Drukuj

2 4 5 6 Poprosić Nadawcę o zaakceptowanie Regulaminu. Przygotować warunki do sporządzenia wydruku dwustronnego., czy Nadawca chce skorzystać z usługi dodatkowej Jeżeli Nadawca wysyła przekaz bez użycia hasła należy pominąć punkty 7 i 8 Jeżeli Nadawca wysyła przekaz z użyciem hasła należy przejść do punktu możliwość realizacji przekazu z hasłem w kraju przeznaczenia. Poinformować Nadawcę o zasadach wysyłania przekazu na hasło. Naliczyć opłatę za przekaz Naliczyć opłatę za dodanie do przekazu wiadomości dla odbiorcy. Przyjąć do kasy kwotę przekazu i naliczone opłaty. Przyjąć od Nadawcy podpis na drugim egzemplarzu Regulaminu w polu Podpis Klienta, na poświadczenie zaakceptowania warunków realizacji usługi. Na podpisanym egzemplarzu Regulaminu wpisać nr ID pracownika, złożyć podpis w imieniu Placówki Subagenta i zachować do archiwizacji. Podpisanie przez Nadawcę Regulaminu jest warunkiem przyjęcia do realizacji dyspozycji nadania przekazu w przypadku sporządzania wydruków jednostronnych. ować załącznik 3 do Procesu (Regulamin ) na papierze format A4 i włożyć do zasobnika papieru w sposób umożliwiający uzyskanie wydruku na odwrotnej stronie Regulaminu (tzw. preprint). Czynność należy wykonać bezpośrednio przed dokonaniem wydruku (punkt 14). Zapytać Nadawcę, czy chce dodać do przekazu Wiadomość tekstową dla Odbiorcy, dostępnej za dodatkową opłatą. Usługa jest dostępna we wszystkich krajach w sieci Western Union. W niektórych krajach (np. kraje afrykańskie) istnieje obowiązek użycia hasła/odzewu przy realizacji wypłaty przekazu. W niektórych krajach zastosowanie hasła/odzewu przy realizacji wypłaty jest zabronione. zawiera aktualne informacje o stosowaniu Hasła/odzewu w danym kraju. W przypadku próby zarejestrowania przekazu z niewłaściwym zastosowaniem Hasła/odzewu w przekazie, system automatycznie odmówi jego realizacji informując o konieczności wprowadzenia hasła do przekazu lub jego usunięcia. Szczegółowe informacje i wykaz państw wymagających/zakazujących stosowania hasła/odzewu można uzyskać telefonicznie od BMPP. Przekaz z wykorzystaniem hasła/odzewu można wysłać tylko w następujących okolicznościach: W kraju wypłaty zastosowanie hasła/odzewu jest obowiązkowe, Odbiorca nie posiada ważnego dokumentu tożsamości i w kraju wypłaty stosowanie hasła/odzewu jest dozwolone. Zasadniczo maksymalna kwota wypłaty przekazu na hasło wynosi 1000 USD lub równowartość w PLN (Uwaga: niektóre zagraniczne Agencje Western Union mogą posiadać mniejsze limity kwotowe dla wypłat na hasło np. 500 USD lub mogą żądać urzędowego poświadczenia utraty dokumentu tożsamości) W każdym przypadku, kiedy kwota przekazu przekracza równowartość 1000 USD, a w przekazie występuje hasło, należy poinformować Nadawcę, że wypłata przekazu może nastąpić po jednoczesnym spełnieniu dwóch warunków : Odbiorca przedstawi ważny dokument tożsamości Odbiorca poda prawidłową odpowiedź na hasło. Wartość opłaty za przekaz( z uwzględnieniem zniżek jeśli obowiązują) nalicza automatycznie system. Aby poznać wartość opłaty należy uruchomić system i rozpocząć proces nadania przekazu do wskazanego przez Nadawcę kraju odbioru, wprowadzić wartość wysyłanej kwoty i zaakceptować wprowadzone parametry. Uzyskaną z systemu wartość opłaty za przekaz należy przekazać Nadawcy. Tabele opłat podane są w załącznikach nr 7 - Opłaty dla przekazów krajowych w PLN, nr 8 - Opłaty dla przekazów międzynarodowych w PLN, nr 9 - Opłaty dla przekazów międzynarodowych w USD. Dodanie wiadomości tekstowej dla odbiorcy jest odpłatną usługą dodatkową (Uwaga wiadomości tekstowe do niektórych krajów są bezpłatne np. w przekazach krajowych). Wartość opłaty za wiadomość tekstową nalicza system w sposób automatyczny. Aby poznać wartość opłaty należy uruchomić system, rozpocząć proces nadania przekazu do wskazanego przez Nadawcę kraju odbioru, wprowadzić wartość wysyłanej kwoty, treść wiadomości i zaakceptować wprowadzone parametry. Uzyskaną z systemu wartość opłaty za usługę dodatkową przekaz należy przekazać Nadawcy. Przyjąć od Nadawcy kwotę przekazu i należne opłaty we właściwym dla dyspozycji nominale, a następnie dokonać księgowania zgodnie z własną wewnętrzną procedurą dotyczącą przekazów Western Union (dostarczoną przez Kantor Polski SA). Zał. 7,8, 9 Zał.7, 8, 9 ekran kasjerski Menu główne/ pieniądze(f5)/ Dane przekazu

3 12 Zalogować się do systemu transakcyjnego. Wpisać w okno logowania numer Id i hasło dostępu do systemu nadane przez BMPP. Hasło jest poufne i nie wolno go nikomu udostępniać. Upewnij się, że Nadawca nie widzi informacji wyświetlanych na ekranie Twojego komputera. Szczegółowe informacje na temat zasad użytkowania hasła znajdują się w Rozdziale 1 Podstawowe informacje o procedurze pkt VII Zarejestrować dyspozycję nadania w systemie m. Sporządzić wydruk Nacisnąć przycisk pieniądze i wypełnić wszystkie pola wymagane przez system oznaczone symbolem * na podstawie danych uzyskanych od Nadawcy i przedłożonego dokumentu tożsamości. Przelicznik walut stosowany w przekazach Western Union znajduje się na stronie startowej. umożliwia wprowadzenie kwoty przekazu przez podanie kwoty wpłaty (w walucie nadania) lub kwoty wypłaty (w walucie odbioru). Upewnij się, że zachowana jest poufność przekazywanych informacji. W przypadku stałych Klientów po wpisaniu numeru dokumentu tożsamości pozostałe dane identyfikacyjne podstawią się automatycznie. Należy zweryfikować ich poprawność z dokumentem tożsamości, a w przypadku stwierdzenia niezgodności, zaktualizować je. UWAGA: weryfikuje poprawność wpisywanych danych odrzucając te, które uznaje za niepoprawne. nie akceptuje wpisu w następujących przypadkach: wymagane pole pozostało niewypełnione lub wypełnione w formie skrótów lub nietypowych znaków ( pl, 00 lub XX itp.), w polu określającym informację numeryczną wpisano litery lub odwrotnie, Informacja o niezaakceptowaniu wprowadzonych danych jest wyświetlana przez system. Uwaga: Upewnij się, że wprowadzona do systemu transakcyjnego kwota i waluta przekazu jest właściwa dla wykonywanej dyspozycji. Zabrania się dokonania rejestracji przekazu w przekazu w systemie m przed przyjęciem od nadawcy pieniędzy do kasy, bowiem od chwili zatwierdzenia przekazu w systemie Odbiorca może zrealizować wypłatę w kraju przeznaczenia. Po wprowadzeniu i zweryfikowaniu wymaganych danych zaznaczyć pole Dane osobowe zostały sprawdzone i nacisnąć przycisk teraz. Nacisnąć kolejno przyciski "Kliknij tutaj aby przejrzeć i wydrukować pokwitowanie" i Drukuj pokwitowanie, a następnie odebrać z drukarki wydruk WPŁATA w dwóch egzemplarzach (kopia kopia dla klienta). Zalecane jest sporządzenie u WPŁATA w formie dwustronnej (z Regulaminem na odwrocie) zgodnie z instrukcją podaną w punkcie 5 niniejszej procedury. W przypadku wydruku jednostronnego konieczne jest uzyskanie od Nadawcy dwóch podpisów; na wydruku WPŁATA i pod treścią Regulaminu (wydrukowanego odrębnie). pieniądze / pieniądze Drukuj pokwitowanie 15 Zamknąć transakcję w systemie m. Nacisnąć przycisk "Zamknij pokwitowanie i powrócić do ekranu głównego. UWAGA: Upewnij się, że wydrukowałeś wydruk WPŁATA w dwóch egzemplarzach (kopia kopia dla klienta) przed zamknięciem transakcji. W przypadku nie otrzymania wydruku WPŁATA (problemy techniczne lub przeoczenie) należy ponowić próbę jego wydrukowania zgodnie z instrukcją podaną w Rozdziale VII Zasady użytkowania systemu transakcyjnego. Po zamknięciu transakcji należy wylogować się z systemu transakcyjnego. Zamknij pokwitowanie 16 poprawność danych na wydruku Dane zawarte na wydruku WPŁATA należy sprawdzić weryfikując ich zgodność z dyspozycją Nadawcy. kopia dla klienta. telefon/faks Jeżeli dane przekazu na wydruku WPŁATA są zgodne z dyspozycją Nadawcy należy przejść do punktu 18. Jeżeli na wydruku WPŁATA stwierdzono niezgodność danych w zakresie danych imiennych Nadawcy lub Odbiorcy, waluty przekazu, kwoty przekazu, kraju przeznaczenia, należy przejść do punktu Zgłosić niezgodności zawarte na wydruku Skontaktować się z Konsultantem BMPP pod telefonicznym numerem kontaktowym BMPP w celu zgłoszenia niezgodności zawartych na wydruku WPŁATA z dyspozycją nadania przekazu i uzyskania instrukcji dalszego postępowania. Dalsze działania wykonywać zgodnie z uzyskanymi wytycznymi. kopia dla klienta. telefon/faks

4 18 Przedłożyć Nadawcy do podpisu wydruk dla agenta. Przedłożyć Nadawcy do podpisu wydruk zachować w celu archiwizacji. UWAGA: Western Union dopuszcza dwie następujące formy potwierdzenia zawarcia umowy z Klientem: 1. WPŁATA jednostronny i wydruk Regulaminu (łącznie) obydwa dokumenty podpisane przez Nadawcę i pracownika Placówki Subagenta, 2. WPŁATA dwustronny z Regulaminem na jego odwrocie z jednym podpisem Nadawcy i pracownika Placówki Subagenta na pierwszej stronie formularza (pod dyspozycją). dla agenta. 19 Ostemplować i podpisać wydruk WPŁATA (kopia dla agenta i kopia dla klienta) Zwrócić dokument tożsamości. Ostemplować stemplem dziennym i podpisać obydwa egzemplarze wydruku WPŁATA (kopia kopia dla klienta) w imieniu Placówki Subagenta. kopia dla klienta 20 Zwrócić Nadawcy przedłożony dokument tożsamości. 21 Wydać Nadawcy potwierdzenie nadania przekazu Wydać Nadawcy podstemplowany i podpisany przez pracownika Placówki Subagenta wydruk dla klienta. W przypadku sporządzenia wydruku WPŁATA jednostronnego (bez Regulaminu na odwrocie) na żądanie Nadawcy wydać dodatkowy egzemplarz Regulaminu. dla klienta 22 Poinformować Nadawcę o podstawowych zasadach realizacji przekazu. Poinformować Nadawcę, że powinien powiadomić Odbiorcę przekazu o nadaniu środków i skierować go po odbiór do dowolnej placówki Western Union na terenie kraju przeznaczenia. Pouczyć Nadawcę, że dane przekazu (imię i nazwisko nadawcy, imię i nazwisko odbiorcy, kraj nadania, kwota przekazu, numer MTCN) są poufne i nie wolno ich udostępniać osobom trzecim. Udostępnienie przez Nadawcę w/w danych osobie innej niż wskazany w zleceniu odbiorca stanowi naruszenie warunków Regulaminu i może spowodować ryzyko odbioru przekazu przez osobę trzecią. 23 Rozliczenie należnej prowizji za wykonane zlecenie wpłaty. Pracownik Kantoru Polskiego SA Wynagrodzenie za wykonania dyspozycji wpłaty Placówka Subagenta otrzymuje od Kantoru Polskiego SA w trybie określonym przez Kantor Polski SA. ZAKOŃCZENIE PROCESU REALIZACJI DYSPOZYCJI NADANIA PRZEKAZU WESTERN UNION (Autoryzacja przekazu bez udziału BMPP). PROCEDURA AWARYJNA (Autoryzacja przekazu z udziałem BMPP) określająca zasady realizacji dyspozycji nadania przekazu TYLKO W PRZYPADKU BRAKU MOŻLIWOŚCI WYKONANIA SAMODZIELNEJ AUTORYZACJI WPŁATY w Placówce Subagenta (brak dostępu do systemu transakcyjnego lub awarii drukarki) 1 Poprosić Nadawcę o wypełnienie pisemnej dyspozycji nadania przekazu (formularza ) ować i wręczyć nadawcy formularz (Zał. 1) i poprosić o jego wypełnienie w części A w polach: - kraj przeznaczenia (obowiązkowo), - kwota i waluta przekazu (tylko w przypadku, kiedy Nadawca nie określa kwoty przekazu w walucie odbioru), - kwota w walucie odbioru (tylko w przypadku, gdy Nadawca określa kwotę przekazu w walucie odbioru), - imię i nazwisko Odbiorcy (obowiązkowo), - imię i nazwisko Nadawcy (obowiązkowo), - adres nadawcy (obowiązkowo), - data urodzenia nadawcy (obowiązkowo), - PESEL (dotyczy tylko rezydentów legitymujących się polskim dowodem osobistym), - kraj urodzenia nadawcy (obowiązkowo), - wiadomość (jeśli dotyczy obowiązkowo), - hasło (jeśli dotyczy - obowiązkowo), Zał.1 formularz

5 2 poprawność wypełnienia formularza i uzupełnić formularz w zakresie przeznaczonym dla Placówki Subagencta. poprawność wypełnienia formularza w zakresie określonym w punkcie 1 Procedury Awaryjnej. W przypadku stwierdzenia, że formularz został wypełniony błędnie lub niekompletnie przerwać proces i odmówić realizacji zlecenia wpłaty do momentu uzupełnienia lub poprawienia danych na formularzu. Po stwierdzeniu poprawności wypełnienia formularza wypełnić część B formularza w polach: - nazwa Agenta/Placówki Subagenta i lub pieczątka adresowa (obowiązkowo), - data i czas (obowiązkowo), - typ / seria i numer / kraj wydania / data ważności dokumentu tożsamości nadawcy (obowiązkowo), - kwota i waluta przekazu (obowiązkowo), - opłata (obowiązkowo), - opłata za usługi dodatkowe (jeśli dotyczy obowiązkowo), - numer i podpis Agenta/Placówki Subagenta (obowiązkowo), - stempel Agenta/Placówki Subagenta (obowiązkowo). Zał. 1 formularz 3 Wysłać pisemną dyspozycję nadania przekazu celem dokonania jej autoryzacji. Wysłać formularz Dane do wpłaty (Zał. 1) na faksowy numer kontaktowy BMPP w celu dokonania autoryzacji nadania przekazu. Faks wolno wysłać tylko jeden raz. W przypadku wątpliwości, co do skuteczności transmisji, należy niezwłocznie skontaktować się z telefonicznie z BMPP w celu jej potwierdzenia. BMPP dokonuje autoryzacji nadania przekazu w systemie m Western Union. Maksymalny okres oczekiwania na autoryzację wynosi ca 15 minut. W przypadku dłuższego oczekiwania na odpowiedź należy skontaktować się z telefonicznym numerem kontaktowym BMPP. Zał. 1 formularz faks 4 Odebrać z faksu wydruk WPŁATA (kopia kopia dla klienta) i sprawdzić jego autentyczność. Spodziewane formy odpowiedzi z BMPP: - autoryzacja wpłaty Autoryzację wpłaty przekazu stanowi sporządzony i przesłany przez BMPP wydruk WPŁATA w dwóch egzemplarzach (kopia kopia dla klienta), zawierający szczegóły dyspozycji wpłaty, tj.: kraj przeznaczenia, numer MTCN, kwotę i walutę wpłaty, kwotę i walutę do wypłaty, kurs wymiany, dane osobowe nadawcy i odbiorcy. Po otrzymaniu autoryzacji wpłaty należy sprawdzić autentyczność wydruku WPŁATA przez weryfikację numeru ID Konsultanta BMPP podanego w polu "Nr operatora" i jego stempla dziennego umieszczonego na obu egzemplarzach wydruku z wzorcami podanymi w Załączniku nr 10 do procesu. - odmowa autoryzacji wpłaty Zwrot formularza Dane do wpłaty z adnotacją Konsultanta BMPP o konieczności uzupełnienia przez Nadawcę lub pracownika Placówki Subagenta brakujących danych na formularzu. W przypadku otrzymania odmowy autoryzacji, uzupełnić brakujące dane na formularzu Dane do wpłaty i przejść ponownie do punktu 3 Procedury Awaryjnej. dla klienta i kopia dla agenta. faks Dalszy proces realizacji dyspozycji odbioru przekazu w ramach PROCEDURY AWARYJNEJ odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w pkt