Odbiór przekazu Western Union

Transkrypt

1 Rozdział 3 Odbiór przekazu Western Union Załącznik nr 2 do Umowy Aktualizacja r Nazwa procedury: Obsługa międzynarodowych i krajowych przekazów pieniężnych Western Union wykonywanych przez Agentów Kantor Polski S.A. (KP S.A.) Lp Czynność Nazwa stanowiska (klasa użytkownika) Szczegółowy opis i uzasadnienie czynności Wykorzystywane oprogramowanie / załączniki Kod funkcji/ Nazwa funkcji/ Ścieżka dostępu do funkcji Procedura przeznaczona jest dla Placówek Subagenta wykonujących dyspozycje WYPŁAT (odbioru przekazów) samodzielnie na własnych stacjach roboczych wyposażonych w oprogramowanie służące do autoryzacji przekazów pieniężnych Western Union () i za pośrednictwem Biura Międzynarodowych Przekazów Pieniężnych (BMPP) w KP S.A. Warunkiem przyjęcia od Odbiorcy dyspozycji odbioru przekazu w formie ustnej jest: 1. posiadanie dostępu do systemu transakcyjnego Western Union (sprawne połączenie internetowe) 2. posiadanie sprawnej drukarki laserowej. W przypadku nie spełnienia jednego z w/w warunków, odbiór przekazu odbywa się w trybie awaryjnym na podstawie dyspozycji pisemnej złożonej przez Placówkę Subagenta na formularzu "Dane do wypłaty"(zał. 2). Dyspozycje WYPŁAT przekazów Western Union mogą być realizowane w walucie PLN. Wskazane przez KP S.A. Placówki Subagenta mogą realizować WYPŁATY w walucie USD lub/i EUR lub/i GBP. Przekazy krajowe należy wypłacać wyłącznie w walucie PLN. Przedstawić Odbiorcy warunki realizacji usługi określone w Regulaminie Potwierdzić tożsamość Odbiorcy Zalogować się do systemu transakcyjnego Wyszukać przekaz w systemie transakcyjnym Poprosić Odbiorcę o zapoznanie się z Regulaminem usługi wywieszonym na tablicy ogłoszeń lub na jego żądanie wydrukować Regulamin (Zał. 3 do Procesu) i przedłożyć Odbiorcy do przeczytania/przekazania. Przyjąć od Odbiorcy ważny dokument tożsamości z czytelnym zdjęciem. Sprawdzić autentyczność i ważność dokumentu tożsamości i podobieństwo wizerunku na fotografii do osoby przedkładającej dokument tożsamości. Jeżeli dokument tożsamości nosi znamiona fałszerstwa przerwać realizację zlecenia wypłaty, zatrzymać dokument i poinformować o tym fakcie przełożonego. Wpisać w okno logowania numer Id i hasło dostępu do systemu nadane przez BMPP. Hasło jest poufne i nie wolno go nikomu udostępniać. Upewnij się, że Odbiorca nie widzi informacji wyświetlanych na ekranie Twojego komputera. Szczegółowe informacje na temat zasad użytkowania hasła znajdują się w Rozdziale 1 Podstawowe informacje o procedurze pkt VII. Nacisnąć przycisk "Wypłać pieniądze (F6)" i poprosić Odbiorcę o podanie numeru MTCN przekazu (niezbędnego do wypłaty), a następnie wpisać go w polu MTCN umieszczonym na ekranie komputera i zatwierdzić przyciskiem Znajdź. Zał.3 Regulamin Usługi Wypłać pieniądze (F6)

2 5 6 7 Poprosić Odbiorę o wybór waluty przekazu Sprawdzić czy wyszukany przekaz skierowany jest na imię i nazwisko obecnego w oddziale Odbiorcy Potwierdzić zgodność danych przekazu wymaganych do wypłaty Po zatwierdzeniu na ekranie wyświetli się lista opcji wypłaty przekazu w dostępnych walutach (PLN lub USD) po przeliczeniu na kwotę wypłaty w wybranej walucie. Poinformować Odbiorcę o wariantach wypłaty w dostępnych walutach wyświetlonych na ekranie komputera i poprosić go o dokonanie wyboru waluty wypłaty. Naciśnij przycisk Wypłać umieszczony przy wybranym wariancie. Sprawdzić czy wyświetlone na ekranie komputera imię i nazwisko Odbiorcy jest zgodne z imieniem i nazwiskiem wykazanym w przedłożonym przez Odbiorcę dokumentem tożsamości. UWAGA Jeżeli w systemie podane jest jedno imię Odbiorcy, przy weryfikacji należy brać pod uwagę pierwsze imię wykazane w jego dokumencie. Jeżeli w systemie są wykazane dwa imiona Odbiorcy to do wypłaty wymagane są dwa imiona zawarte w dokumencie tożsamości Odbiorcy. Po stwierdzeniu zgodności imienia i nazwiska Odbiorcy przejść do punktu 7. Jeżeli dane imienne Odbiorcy wykazane w dokumencie tożsamości są niezgodne z danymi podanymi w przekazie należy przejść do punktu 8. Poprosić Odbiorcę o podanie danych przekazu wymaganych wypłaty tj: - imię i nazwisko Nadawcy (obowiązkowo), - miejsce nadania przekazu (minimum kraj) (obowiązkowo), - spodziewana kwoty (z tolerancją błędu +/- 10 %) (obowiązkowo). Zweryfikować ich zgodność z danymi podanymi w systemie transakcyjnym. W przypadku problemów komunikacyjnych (np. rozmowa z cudzoziemcem), dane należy pobrać w formie pisemnej przy użyciu formularza "Dane do wypłaty". Upewnij się, że zachowana jest poufność przekazywanych informacji. Western Union upoważnia swoich przedstawicieli do wypłacania przekazów zawierających drobne błędy literowe na zasadach podanych poniżej. W takich przypadkach kasjer może samodzielnie lub po telefonicznej konsultacji z Konsultantem BMPP podjąć decyzję o wypłacie przekazu, pomimo stwierdzenia rozbieżności z zapisie danych przekazu w systemie transakcyjnym. DOPUSZCZALNE WYJĄTKI* Wykaz dopuszczalnych niedokładności** umożliwiających realizację wypłaty: w imieniu lub w nazwisku Odbiorcy lub Nadawcy (dotyczy tylko jednego członu) występuje błąd literowy obejmujący maksymalnie 3 znaki, przy czym nie zmienił

3 on imienia, nazwiska ani płci na inne, dane Odbiorcy i Nadawcy zostały zamienione miejscami w systemie transakcyjnym, drugie nazwisko Odbiorcy wykazane w dokumencie tożsamości (np. Panieńskie) zostało pominięte w systemie transakcyjnym. 8 9 *Zasady obowiązują tylko dla przekazów o wartości nie przekraczającej równowartości 1000 USD **Może wystąpić tylko jedna z wymienionych niedokładności W przypadku wątpliwości przy podjęciu decyzji o wypłacie przekazu należy skontaktować się telefonicznie z Konsultantem BMPP, który zdecyduje o akceptacji lub odmowie wypłaty przekazu. Na okoliczność konsultacji pracownik Placówki Subagenta wpisuje na odwrocie wydruku WYPŁATA - kopia dla agenta adnotację, która obejmuje imię, nazwisko i numer ID konsultanta BMPP oraz informację o podjętej decyzji. Jeśli określone w punktach 6 i 7 dane przekazu wyświetlone w systemie transakcyjnym są zgodne z danymi podanymi przez Odbiorcę należy przejść do punktu 9. Jeżeli co najmniej jedna z danych przekazu określonych w punktach 6 i 7 jest nieprawidłowa należy przejść do punku 8. Przekazać Odbiorcy informację o odmowie wykonania wypłaty przekazu Wykonać autoryzację dyspozycji odbioru przekazu w systemie transakcyjnym Przekazać Odbiorcy informację o odmowie wykonania wypłaty przekazu. UWAGA: Należy poinformować Odbiorcę wyłącznie o przyczynie odmowy, bez podawania szczegółów stwierdzonych niezgodności zgodnie z poniższymi przykładami: - przekaz skierowany jest na inną osobę, - odbiorca nie zna wszystkich wymaganych do wypłaty danych przekazie - błędy literowe w zapisie danych imiennych uniemożliwiają wypłatę przekazu, Przerwać proces realizacji zlecenia wypłaty klikając przycisk Anuluj Poinformować odbiorcę o konieczności skontaktowania się z nadawcą w celu ustalenia prawidłowych danych przekazu lub dokonania korekty danych przekazu. Reklamacja nadawcy w miejscu nadania przekazu stanowi podstawę do uzyskania wyjaśnień i podjęcia przez agenta oraz Western Union działań naprawczych. Wypełnić na podstawie danych uzyskanych od Odbiorcy i przedłożonego dokumentu tożsamości wszystkie pola wymagane przez oznaczone symbolem *. Upewnij się, że zachowana jest poufność przekazywanych informacji. UWAGA: W przypadku stałych Klientów po wpisaniu numeru dokumentu tożsamości pozostałe dane identyfikacyjne podstawią się automatycznie. Należy zweryfikować ich poprawność z dokumentem tożsamości, a w przypadku stwierdzenia niezgodności, zaktualizować Anuluj Wypłać teraz

4 je. UWAGA: System transakcyjny weryfikuje poprawność wpisywanych danych odrzucając te, które uznaje za niepoprawne. System nie akceptuje wpisu w następujących przypadkach: wymagane pole pozostało niewypełnione lub wypełnione w formie skrótów lub nietypowych znaków ( pl, 00 lub XX itp.), w polu określającym informację numeryczną wpisano litery lub odwrotnie, 10 Wydrukować Regulamin Usługi (2 egzemplarze) 11 Sporządzić wydruk WYPŁATA. 12 Zamknąć transakcję w systemie transakcyjnym. Informacja o niezaakceptowaniu wprowadzonych danych jest wyświetlana przez system. Po wprowadzeniu i zweryfikowaniu wymaganych danych zaznaczyć pole Dane osobowe zostały sprawdzone i nacisnąć przycisk Wypłać teraz. Wydrukować załącznik 3 do Procesu (Regulamin Usługi) w dwóch egzemplarzach lub wydrukować załącznik 3 do Procesu (Regulamin Usługi) na papierze format A4 i włożyć do zasobnika papieru w sposób umożliwiający uzyskanie wydruku na odwrotnej stronie Regulaminu (tzw. preprint). Czynność należy wykonać bezpośrednio przed dokonaniem wydruku (punkt 10). UWAGA: Zaleca się wcześniejsze wydrukowanie większej liczby egzemplarzy Regulaminu, co umożliwi stałą jego dostępność. Nacisnąć kolejno przyciski "Kliknij tutaj aby przejrzeć i wydrukować pokwitowanie" i Drukuj pokwitowanie, a następnie odebrać z drukarki jednostronny wydruk WYPŁATA (kopia dla agenta i kopia dla klienta). Oddzielić wydruk WYPŁATA - kopia dla agenta od wydruku WYPŁATA - kopia dla klienta. Nacisnąć przycisk "Zamknij pokwitowanie i powrócić do ekranu głównego. UWAGA! Przed zamknięciem transakcji upewnij się, że wydrukowałeś wydruk WYPŁATA (kopia dla agenta i kopia dla Klienta. W przypadku nie otrzymania wydruku WPŁATA (problemy techniczne lub przeoczenie) należy ponowić próbę jego wydrukowania zgodnie z instrukcją podaną w Rozdziale VII Zasady użytkowania systemu transakcyjnego. Po zamknięciu transakcji wylogować się z systemu transakcyjnego. Wydruk WYPŁATA (kopia dla agenta i kopia dla klienta) Wydruk WYPŁATA (kopia dla agenta i kopia dla klienta) 13 Sprawdzić poprawność danych Dane zawarte na wydruku WYPŁATA (kopia dla agenta i kopia dla Wydruk WYPŁATA Drukuj pokwitowanie Drukuj pokwitowanie Zamknij pokwitowanie

5 podanych na wydruku WYPŁATA. Klienta) należy sprawdzić, weryfikując ich zgodność z dyspozycją Odbiorcy. Podstawą do realizacji dyspozycji odbioru jest stwierdzenie zgodności następujących danych: - imię i nazwisko Odbiorcy (obowiązkowo), - imię i nazwisko Nadawcy (obowiązkowo), - spodziewana kwota (z tolerancją błędu +/- 10 %) (obowiązkowo), - kraj nadania (obowiązkowo), UWAGA: Sprawdzić, czy waluta przekazu podana na wydruku WYPŁATA jest zgodna z dyspozycją Odbiorcy. Western Union upoważnia swoich przedstawicieli do wypłacania przekazów zawierających drobne błędy literowe na zasadach podanych pod punktem 7. W takich przypadkach kasjer może samodzielnie lub po telefonicznej konsultacji z Konsultantem BMPP podjąć decyzję o wypłacie przekazu pomimo stwierdzenia rozbieżności w zapisie danych przekazu w systemie transakcyjnym. Jeżeli na wydruku WYPŁATA stwierdzono zgodność danych z dyspozycją Odbiorcy należy przejść do punktu 14. Jeżeli na wydruku WYPŁATA stwierdzono niezgodność danych z dyspozycją Odbiorcy w zakresie : - danych imiennych Nadawcy lub Odbiorcy, - kwoty lub waluty wypłaty - kraju odbioru, należy przejść do punktu 13 Anulować błędnie zarejestrowaną dyspozycje wypłaty. Przedłożyć Odbiorcy do podpisu wydruk WYPŁATA - kopia dla agenta. Ostemplować i podpisać wydruk WYPŁATA (kopia dla agenta i kopia dla klienta) Wysłać do BMPP na faksowy numer kontaktowy BMPP formularz Anulowanie przekazu (Zał. 6) zgodnie z zasadami określonymi Rozdziałem 4 (Dyspozycje korygujące w ) pkt 7. Przedłożyć Odbiorcy do podpisu wydruk WYPŁATA - kopia dla agenta i poinformować go, że złożenie podpisu jest równoznaczne z zaakceptowaniem warunków realizacji przekazu (w tym również przetwarzania i ochrony danych osobowych) UWAGA! Wydruk WYPŁATA podpisany przez Odbiorcę jest jedynym akceptowanym przez firmę Western Union dowodem wypłaty przekazu i podlega archiwizacji. Zabrania się wydawania Odbiorcy pieniędzy przed przyjęciem od niego podpisu na wydruku WYPŁATA kopia dla agenta. Ostemplować i podpisać w imieniu Placówki Subagenta wydrukowany z systemu lub otrzymany z BMPP wydruk WYPŁATA (kopia dla agenta i kopia dla Klienta). 17 Zwrócić Odbiorcy dokument Zwrócić odbiorcy dokument tożsamości. (kopia dla agenta i kopia dla klienta), Zał. 2 formularz "Dane do wypłaty" Zał. 6 Formularz "Anulowanie przekazu" Wydruk WYPŁATA - kopia dla agenta Wydruk WYPŁATA (kopia dla agenta i kopia dla klienta) faks, telefon

6 tożsamości. 18 Wydać Odbiorcy wydruk WYPŁATA - kopia dla klienta Wydać Odbiorcy podstemplowany i podpisany w imieniu Placówki Subagenta wydruk WYPŁATA - kopia dla klienta. W przypadku występowania w przekazie wiadomości tekstowej dla Odbiorcy poinformować Odbiorcę, że jej treść znajduje się na wydruku WYPŁATA w polu Wiadomość. Wydruk WYPŁATA - kopia dla klienta 19 Wypłacić Odbiorcy należną kwotę przekazu Wypłacić Odbiorcy należną kwotę przekazu podaną na wydruku WYPŁATA w polu "Kwota wypłacona". Uwaga: Przed wypłatą należy sprawdzić, czy wydawana kwota i waluta przekazu jest właściwa (zgodna z wartościami podanymi na wydruku WYPŁATA w polach "Kwota wypłacona" i "Waluta wypłacona"). Wydruk WYPŁATA 20 Rozliczenie zrealizowanych transakcji Pracownik Zespołu rozliczeń BMPP KP S.A. Rozliczenie zrealizowanych przekazów pieniężnych zgodnie z Zał. B do Umowy Rozliczenie należnej prowizji za wykonane zlecenie wypłaty Archiwizacja dokumentacji dotyczącej realizacji dyspozycji wypłaty Pracownik KP S.A. Kasjer/ Subagent Wynagrodzenie za wykonanie dyspozycji wypłaty Subagent otrzymuje od KP S.A. w trybie określonym w Zał.A do Umowy Włączyć do dokumentacji księgowej kasjera za dany dzień następujące dokumenty: 1. Wydruk WYPŁATA - kopia dla agenta podpisany przez nadawcę i pracownika kantoru (sporządzony w oddziale lub otrzymany z BMPP), 2. Regulamin przekazu pieniężnego Western Union podpisany przez nadawcę i pracownika kantoru, 3. Formularz Dane do wypłaty (jeśli był użyty do nadania przekazu), 4. Asygnatę kasowa potwierdzającą wypłatę środków dla odbiorcy. Placówki archiwizują dokumenty przez max. okres 3 miesięcy. Po wskazanym terminie Subagent zobowiązany jest przesłać dokumenty (poza asygnatą kasową) do Biura Centrali Kantor Polski S.A. Przed przesłaniem dokumentów Kantor Polski S.A. przysługuje prawo wglądu do wydruku WPŁATA i innych dokumentów, a Placówka jest zobowiązany do ich udostępnienia w ciągu 3 dni roboczych od chwili wystąpienia z takim zapotrzebowaniem. ZAKOŃCZENIE PROCESU REALIZACJI DYSPOZYCJI ODBIORU PRZEKAZU WESTERN UNION (Autoryzacja przekazu bez udziału BMPP). PROCEDURA AWARYJNA (Autoryzacja przekazu z udziałem BMPP) określająca zasady realizacji dyspozycji odbioru przekazu TYLKO W PRZYPADKU BRAKU MOŻLIWOŚCI WYKONANIA SAMODZIELNEJ AUTORYZACJI WYPŁATY w Placówce Subagenta (brak dostępu do systemu transakcyjnego lub awarii drukarki) 1 Poprosić Odbiorcę o Wydrukować i wręczyć Odbiorcy formularz "Dane do wypłaty" (Zał. 2) i Zał.. 2 formularz

7 wypełnienie pisemnej dyspozycji odbioru przekazu. poprosić o jego wypełnienie w części A w polach: - waluta wypłaty (obowiązkowo), - imię i nazwisko Odbiorcy (obowiązkowo), - adres odbiorcy (obowiązkowo), - data urodzenia Odbiorcy/PESEL (obowiązkowo), - kraj urodzenia Odbiorcy (obowiązkowo), - imię i nazwisko Nadawcy (obowiązkowo), - kraj nadania (obowiązkowo), - spodziewana kwota przekazu (obowiązkowo), "Dane do wypłaty" 2 Sprawdzić poprawność wypełnienia formularza "Dane do wypłaty" i uzupełnić formularz w zakresie przeznaczonym dla Placówki Subagenta Sprawdzić poprawność wypełnienia formularza "Dane do wypłaty" w zakresie określonym w punkcie 1. W przypadku stwierdzenia, że formularz został wypełniony błędnie lub niekompletnie przerwać proces i odmówić realizacji zlecenia wpłaty do momentu uzupełnienia lub poprawienia danych na formularzu "Dane do wypłaty". Po stwierdzeniu poprawności wypełnienia formularza "Dane do wypłaty" wypełnić część B formularza w polach: - nazwa placówki lub pieczątka adresowa (obowiązkowo), - data i czas (obowiązkowo), - typ / seria i numer / kraj wydania / data ważności dokumentu tożsamości odbiorcy (obowiązkowo), - numer i podpis Agenta/Placówki Subagenta (obowiązkowo), - stempel Agenta/Placówki Subagenta (obowiązkowo). Zał. 2 formularz "Dane do wypłaty 3 Wysłać faksem pisemną dyspozycję odbioru do BMPP celem dokonania jej autoryzacji. Wysłać formularz Dane do wypłaty (Zał. 2) na faksowy numer kontaktowy BMPP w celu dokonania autoryzacji odbioru przekazu. Faks wolno wysłać tylko jeden raz. W przypadku wątpliwości, co do skuteczności transmisji, należy niezwłocznie skontaktować się z telefonicznie z BMPP w celu jej potwierdzenia. BMPP dokonuje autoryzacji odbioru przekazu w systemie transakcyjnym Western Union. Maksymalny okres oczekiwania na autoryzację wynosi ca 15 minut. W przypadku dłuższego oczekiwania na odpowiedź należy skontaktować się z telefonicznym numerem kontaktowym BMPP. Zał. 2 formularz "Dane do wypłaty" faks 4 Odebrać z faksu wydruk WYPŁATA i sprawdzić jego autentyczność. Spodziewane formy odpowiedzi z BMPP: - autoryzacja wypłaty Autoryzację wypłaty przekazu stanowi sporządzony i przesłany przez BMPP wydruk WYPŁATA (2 egz. - kopia dla agenta i kopia dla Klienta), zawierający szczegóły dyspozycji wypłaty, potwierdzony stemplem dziennym uprawnionego konsultanta BMPP i zawierający jego numer ID. W przypadku otrzymania autoryzacji wypłaty sprawdzić Wydruk WYPŁATA - kopia dla klienta i kopia dla agenta faks

8 autentyczność wydruku WYPŁATA poprzez weryfikację numeru ID Konsultanta BMPP podanego w polu "Nr operatora" i jego stempla dziennego umieszczonego na obu egzemplarzach wydruku z wzorcami podanymi w Załączniku nr 10 do procedury. Oddzielić (odciąć) wydruk WYPŁATA - kopia dla agenta od wydruku WYPŁATA - kopia dla klienta. - odmowa autoryzacji Zwrot formularza Dane do wypłaty z adnotacją Konsultanta BMPP o konieczności uzupełnienia przez Odbiorcę lub pracownika Subagenta brakujących danych na formularzu. W przypadku otrzymania odmowy autoryzacji, uzupełnić brakujące dane na formularzu Dane do wypłaty i przejść ponownie do punktu 3 Procedury Awaryjnej.