Zarządzanie zmianą. Piotr Malec 24 października Monday, October 28, 13

Transkrypt

1 Piotr Malec 24 października

2 Piotr Malec, PMO Piotr Malec posiada szerokie doświadczenie w zakresie opracowania wymagań systemowych, budowania koncepcji i założeń wdrożeń systemów oraz ich wdrożeń w wielu bankach oraz instytucjach sektora finansowego w Polsce i USA. Szczególnie duże doświadczenie w zakresie: Analizy oraz reorganizacji procesów. Specyfikacji wymagań, procesu wyboru oraz negocjacji kontraktowych z dostawcami systemów informatycznych. Nadzoru, kierowania wdrożeniami, kontroli jakości wdrożeń systemów informatycznych. Prowadzenie PMO. Audytu projektów informatycznych. Tworzenia systemów klasy MIS, EIS, Hurtownie Danych. Definiowania i integracji systemów informatycznych. Zajmował wysokie stanowiska kierownicze w firmach takich jak: Deloitte, UNISYS, BOŚ Bank, BI Insight, Project Managemet Institute Poland Chapter. Obecnie pracuje jako EMEA AML Transformation Programme Head w Citibank International PLC 2 2

3 Co rozumiemy prez zarządzanie zmianą? Zmiany w systemach Zmiany projektu: zakresu, budżetu, harmonogramu, (jakości, zasobów) Zmiany procesów - REORGANIZACJA Zmiany systemu / technologii wytwarzania Zmiany organizacji - Transformacja 3 3

4 Proces zarządzania zmianami w systemach Proces zgłaszania Żądań Zmian, Ocenę zgłoszeń Żądań Zmian: Błąd, Żądanie Zmian Bezpłatne, Żądanie Zmian Płatne, Rozszerzenie wymagań (Płatne). Priorytetyzację Żądań Zmian, Prowadzenia analizy wpływu (na system, harmonogram, spójność architektury, wydajność, itp), Ocenę za i przeciw skutków wprowadzenia zmiany, Proces podejmowania decyzji i akceptacji, odłożenia lub odrzucenia proponowanej zmiany, Proces aktualizacji dokumentacji, Proces monitorowania Żądań Zmian. Wskazane aby Żądania Zmiany były oddzielone (np. w innym systemie niż zgłaszane błędy) 4 4

5 Atrybuty żądania zmiany ID Referencja do zmienianego wymagania Skrócone podsumowanie (do ok. 100 znaków) czego dotyczy Opis Data zgłoszenia Data aktualizacji Status Priorytet Dokładny opis MoSCoW (Must, Should, Could, Won t) Opis wpływu Zasadność techniczna Koszt Harmonogram Jakość Wydajność systemu Zgodność z architekturą Wpływ na inne systemy Oczekiwany termin realizacji Data decyzji pozytywnej lub negatywnej i sama decyzja Data zamówienia Planowany na Release lub planowana data realizacj 5 5

6 Kontrolowanie zmian Z łożone żądanie zmiany Ocena żądania zmiany przez CCB Przyjęta Przeprowadzona analiza zmiany Zalecenia przekazane Żadnych dalszych dzia łań Odrzucona CCB podejmuje decyzj ę Przyjęta Zmiana zostaje w łączona Aktualizacja dokumentacji 6 6

7 zmianami w projektach analogicznie jak w przypadku zmian w systemach ale

8 Projekt i procesy wg PMI 9 10 procesów zarządzania projektem 10 Zmianą 1 integralnością 2 zakresem 3 czasem 4 kosztami 5 6 jakością projektem zasobami 8 7 ryzykiem komunikacją 9 podwykonawcami 8 8

9 Kontrola zmian w projektach Każdy projekt, niezależnie od okoliczności, podlega zmianom. Dobry menedżer projektu rozumie wagę procesu kontrolowania zmian i zapewnia jego zgodność z zasadami kontroli zmian. Dostawcy zaniżając cenę początkową, próbują odzyskać utracone korzyści w postaci rozszerzeń systemu; Niedokładna specyfikacja powoduje powstawanie wątpliwości, a co nie spisane to kosztuje; Poziom wiedzy merytorycznej (biznesowej) deweloperów znacząco obniżył się wraz z ich wiekiem i posiadanym doświadczeniem; W niektórych projektach dochodzą różnice kulturowe (np. programiści z Indii, Chin) Rozszerzenia kosztują podwójnie: zwiększają koszt projektu, oraz powiększają wartość systemu od której naliczana jest opłata serwisowa. 9 9

10 Kontrola zmian w projektach Lepsze jest wrogiem dobrego - w ilu znanych Ci projektach, wolumen zmian był bliski lub przekroczył pierwotny zakres projektu? System kontroli zmian zbiór procedur określających sposoby nadzorowania i oceny wykonania projektu oraz nadzorowania zmian. Dodatkowe planowanie aktualizacja planu projektu. Jednym z najważniejszych wyzwań stojących przed procesem integracji w projekcie jest utrzymanie integralności wszystkich podplanów. Powołaj Komitet Zarządzania Zmianami CCB (Change Control Board) jedyne ciało, które ma prawo zatwierdzać zmiany i rozszerzenia

11 Złote myśli o zmianach w projektach Zamrożona specyfikacja wymagań w projekcie i śnieżny bałwan są do siebie podobne - stanowią mit i topią się, gdy robi się gorąco. Jeśli dopuści się do swobodnych zmian projektu ich tempo przekroczy tempo postępów prac. Czego nie zapisano, tego nie powiedziano. Naucz się mówić NIE. (czy naprawdę ta zmiana jest konieczna?) Bardzo często później (np. po wdrożeniu) oznacza NIGDY 11 11

12 Koszty wprowadzania zmian Ilość zmian w projekcie średniej wielkości nie powinna przekroczyć 25% wymagań Różnica zdań w interpretacji wymagań!!!!! Żądanie klienta/użytkownika Żądanie menedżera projektu Wymagania systemu (np. wydajność, niezgodność w dokumentacji) Wymuszenie, które tworzy środowisko prawo polityka 12 12

13 Zmiany po zakończeniu projektu Wynagrodzenie zapłacone brak środków nacisku na dostawcę Wszystko kosztuje i trwa znacznie dłużej Brak entuzjazmu Brak budżetu Konieczność występowania o dodatkowe środki wydłuża i komplikuje proces Presja aby dostarczać szybkie poprawki FIXy na produkcję Znacznie mniejszy zakres Problemy z przetestowaniem Oprogramowania zaczyna przypominać połatany patchwork Problemy ze stworzeniem odpowiedniej platformy testowej i znalezieniem testerów Często zapomina się o zgłoszonych Żądaniach do czasu, aż stają się naprawdę niezbędne (na wczoraj) 13 13

14 Zmiany procesów Continuous improvement Opis stanu obecnego As is Opis stanu docelowego To be Analiza luki Gap analysis Plan wdrożenia i studium opłacaloności Plan komunikacji EAR (eliminate, automate, relocate) 14 14

15 Zmiana organizacji Transformacja 15 15

16 Etapy wprowadzania zmian a reakcje ludzi Entuzjazm Ślepy Optymizm Zaangarzowan ie Emocje Nadzieja Złość Pesymizm Nadzieja Frustracja 1. Forming 2. Storming 3. Norming 4. Performing Czas 16 16

17 Dlaczego ludzie rozumiejący konieczność zmian zachowują się jakgdyby je bojkotowali Konflikt interesów Sprzeczność z wewnętrznymi przekonaniami Brak zaufania Przyzwyczajenie 17 17

18 8 kroków koniecznych do sukcesu zmiany Organizacji "Leading Change" by John P.Kotter 1. Establish a sense of urgency 2. Forming a powerful guiding coalition 3. Creating a vision 4. Communicating the vision 5. Empowering others to act on the vision 6. Planning for crating short-term wins 7. Consolidating improvements and producing still more change 8. Institutionalizing new approaches 18 18

19 Rola leadera we wprowadzaniu zmian Budowanie wizji Znalezienie wsparcia i stworzenie koalicji Monitorowanie nastrojów ludzi Rozwiązywanie konfliktów i aktywne zarządzanie ryzykami Sprzedaż osiągnięć i celebracja sukcesów 19 19