Krótki przewodnik Logowanie i administracja Supplier Management Portal

Transkrypt

1 Krótki przewodnik Logowanie i administracja Supplier Management Portal Wersja 1.1 Data ostatniej zmiany: 9 października 2013 r. Status: ukończono Uwagi dotyczące poufności: brak Informacje o publikacji Wydawca: Deutsche Telekom AG Dreizehnmorgenweg Bonn, Niemcy

2 1. Wstęp Chcąc w jak najszerszym zakresie ułatwić ci obsługę Supplier Management Portal (SMP), przedstawiamy w niniejszej publikacji podstawowe informacje, które pozwolą ci zapoznać się z działaniem i funkcjami (logowaniem i administracją) tego portalu. 2. Logowanie do portalu Otwórz zainstalowaną na twoim komputerze przeglądarkę internetową (Internet Explorer, Mozilla Firefox itd.). Wpisz adres w pasku adresu i zatwierdź klawiszem Enter. Otworzy się wówczas Supplier Management Portal: Ilustracja 1: Strona główna Supplier Management Portal. W polu Logowanie ( Login ) po lewej stronie ekranu wpisz swoje ID użytkownika, tj. User ID, oraz wstępne hasło, tj. Password. Znajdziesz je w u przesłanym tobie po wykonaniu przez ciebie rejestracji lub otrzymaniu zaproszenia. Przy pierwszym logowaniu będzie wymagana zmiana hasła. Należy się wówczas zapoznać się z polityką prywatności oraz tam, gdzie to konieczne z warunkami użytkowania e-commerce (NB e-commerce) oraz je zatwierdzić. W przypadku odrzucenia warunków użytkowania Grupy Deutsche Telekom w zakresie udostępnianych przez nią procesów komunikacji elektronicznej wymagane będzie podanie przyczyn tej decyzji. 1

3 Ilustracja 2: Polityka prywatności oraz Warunki użytkowania na Supplier Management Portal. Po wykonaniu powyższych czynności otrzymasz dostęp do funkcji przydzielonych do twojej roli. Pamiętaj, że każdy użytkownik Supplier Management Portal musi zaakceptować Politykę prywatności. Jeśli nie pamiętasz hasła lub nie został ci przesłany ze wstępnym hasłem, kliknij opcję Nie pamiętasz danych logowania? ( Forgot your login data? ). W wyświetlonym oknie będziesz mieć możliwość zresetowania swojego hasła za pomocą ID użytkownika. Nowe hasło zostanie ci przesłane em. Po zalogowaniu się do portalu otrzymasz dostęp do funkcji przydzielonych do twojej roli. 3. Administracja użytkownika W zakładce Administracja ( Administration ) znajdziesz różne funkcje. Zależeć one będą od roli przypisanej twojemu użytkownikowi: User data dane użytkownika Create user utwórz użytkownika Search user wyszukaj użytkownika Kwestionariusz Master data dane główne Informacje 2

4 Ilustracja 3: Zakładka Administracja User data dane użytkownika Każdy użytkownik Supplier Management Portal może wyświetlić i zaktualizować swoje dane użytkownika w menu Dane użytkownika ( User Data ). W szczególności w obszarze Informacje użytkownika ( User Information ) możesz zmienić swoje ID użytkownika. Ilustracja 4: Zakładka Administracja, menu Dane użytkownika. W niniejszej tabeli objaśniono, do czego służą poszczególne pola. Pole Opis Można Autoryzacja zmiany zmienić ID użytkownika systemu (Systemuser ID) System przypisuje ID użytkownika do użytkownika, kiedy użytkownik jest skonfigurowany. Nie - Nazwa użytkownika Użytkownik może określić łatwą do zapamiętania własną nazwę użytkownika. Nazwa użytkownika i Użytkownik 3

5 prawidłowe hasło konieczne są, aby użytkownik mógł zalogować się do systemu. Hasło Tu możesz zmienić hasło. Użytkownik Potwierdź hasło Użyj tego pola, aby potwierdzić hasło wpisane w polu Hasło ( Password ). Użytkownik Tytuł Wpisz tu swój tytuł. Użytkownik Imię Wpisz tu swoje imię. Użytkownik Nazwisko Wpisz tu swoje nazwisko. Użytkownik Adres ( address) Wpisz tu swój adres . Użytkownik Kraj Państwo, w którym znajduje się siedziba twojej firmy. Użytkownik Język Numer dostawcy Role Informacje kontaktowe (Contact information) Preferencje Tu wybierasz język, w którym będą się wyświetlać komunikaty systemu. Jeśli wybierzesz język inny niż niemiecki, domyślnie zostanie ustawiony język angielski. Numer dostawcy jest przypisywany przez system i nie można go zmienić. Tylko administrator dostawcy może dodawać role do użytkownika lub je usuwać. Użytkownik może sprawdzić, jakie role zostały mu/jej przypisane. Tu można wprowadzić dane kontaktowe użytkownika. Tabela 1: Podgląd pustych pól w menu Dane użytkownika. Te informacje są skonfigurowane przez system i nie można ich zmienić. Nie - Nie - Użytkownik Użytkownik 3.2. Objaśnienie ról Niniejsza tabela objaśnia wszystkie dostępne role. Pole Z_FMW_SUS_ADMIN_SUPPLIER Z_FMW_SUS_BASICDATA_SUPPL_EDIT Z_FMW_SUS_BASICDATA_SUPPLIER Z_FMW_SUS_BIDDER Z_FMW_SUS_CONTRACT_OPERATOR Opis Ta rola pozwala ci tworzyć nowych użytkowników, szukać użytkowników, przypisywać role itd. Ta rola pozwala ci edytować dane główne. Ta rola pozwala ci wyświetlać dane główne. Ta rola daje ci dostęp do interfejsów Sourcing Cockpit i Live Auctions z wykorzystaniem Bidding Engine. Ta rola pozwala ci wyświetlać umowy przez kliknięcie 4

6 zakładki Dokumentacja zleceń ( Order Receipts ). Z_FMW_SUS_INVITED_SUPPLIER Ta rola pozwala ci przeprowadzić proces rejestracji na SMP. Teraz w zakładce Dane firmy ( Company Data ) możesz udzielić odpowiedzi oraz odblokować kwestionariusz, a także uzupełnić dane główne. Z_FMW_SUS_INVITED_SUPPLIER_NO_LSA Ta rola pozwala ci przeprowadzić proces rejestracji na SMP. To skrócony proces rejestracji obejmujący wprowadzenie danych głównych oraz uzupełnienie rejestracji przez przesłanie danych do Deutsche Telekom. Z_FMW_SUS_INVOICE_COCKPIT W tej roli masz dostęp do statusu płatności wszystkich dokumentów rozliczeniowych wystarczy kliknąć zakładkę Finanse ( Finance ). Z_FMW_SUS_INVOICER W tej roli masz dostęp do wszystkich pozycji not kredytowych. Znajdziesz je w zakładce Finanse ( Finance ), pozycja Procedura samodzielnego rozliczania faktur ( Selfnote Invoice Procedure ). Z_FMW_SUS_INVOICER_EXTERNAL W tej roli masz dostęp do funkcji einvoice wystarczy kliknąć zakładkę Finanse ( Finance ). Teraz możesz tworzyć i wysyłać faktury do Deutsche Telekom, przy czym nie jesteś tą samą stroną wystawiającą faktury co inny dostawca. Z_FMW_SUS_INVOICER_INTERNAL W tej roli masz dostęp do funkcji einvoice wystarczy kliknąć zakładkę Finanse ( Finance ). Teraz możesz tworzyć i wysyłać faktury do Deutsche Telekom. Z_FMW_SUS_LSA_SUPPLIER Ta rola pozwala ci edytować i wyświetlać kwestionariusz wystarczy kliknąć zakładkę Administracja ( Administration ) lub Dane firmy ( Company Data ). Z_FMW_SUS_ORDER_PROCESSOR W tej roli masz dostęp do wszystkich przypisanych zleceń zakupu wystarczy kliknąć zakładkę Dokumentacja zleceń ( Order Receipts ). Z_FMW_SUS_SERVICE_AGENT Ta rola pozwala ci zapisywać i wysyłać do Deutsche Telekom wpisy usług wystarczy kliknąć zakładkę Dokumentacja zleceń ( Order Receipts ). Z_FMW_SUS_ORDER_PROCESSOR_TPM Jeśli jesteś usługodawcą zewnętrznym (TPM), ta rola daje ci dostęp do wszystkich przypisanych zleceń zakupu wystarczy kliknąć zakładkę Dokumentacja zleceń ( Order Receipts ). Z_FMW_SUS_SERVICE_MANAGER Ta rola pozwala ci planować wszystkie zlecenia zakupu jako usługodawca zewnętrzny wystarczy kliknąć zakładkę Dokumentacja zleceń ( Order Receipts ). Z_FMW_SUS_SERVICE_TPM Ta rola pozwala ci, jako usługodawcy zewnętrznemu, zapisywać i wysyłać do Deutsche Telekom pozycje usługowe dla przypisanych zleceń zakupu wystarczy kliknąć zakładkę Dokumentacja zleceń ( Order 5

7 Z_FMW_SUS_SERVICE_TPM_NO_SEND Z_SUS_EV_ADMINISTRATOR_AN Z_SUS_EV_ASSISTANT_AN Z_SUS_EV_CALCULATION_AN Z_SUS_EV_CLERK_AN Z_SUS_EV_DECIDER_AN Z_SUS_EV_SERVICE_AGENT_AN Z_SUS_EV_SUPERUSER Receipts ). Ta rola pozwala ci, jako usługodawcy zewnętrznemu, zapisywać pozycje usługowe dla przypisanych zleceń zakupu wystarczy kliknąć zakładkę Dokumentacja zleceń ( Order Receipts ). Ta rola daje ci specjalny dostęp do elektronicznej platformy przyznawania evergabe po stronie Deutsche Telekom. Pytania dotyczące ról nie są obsługiwane przez wsparcie SMP/SUS, a jedynie przez wsparcie wewnętrzne platformy evergabe. Z_SUS_ONE_SOURCE Tabela 2: Objaśnienie ról. Ta rola daje ci dostęp do internetowej aplikacji strategicznej platformy pozyskiwania OneSource Utwórz użytkownika (Create user) Jeśli pełnisz rolę administratora dostawców w swojej firmie, możesz dodać kolejnych użytkowników do portalu. W tym celu kliknij menu Utwórz użytkownika ( Create User ). Ilustracja 5: Zakładka Administracja, menu Utwórz użytkownika. 6

8 Wypełnij tu wszystkie pola. Tabela 1 pokazuje, do czego odnoszą się poszczególne pola. Pola oznaczone * są obowiązkowe. Lista ról uwzględnia jedynie te role, które udostępniła ci Deutsche Telekom AG. Przypisane role mają także wpływ na twój dostęp do systemów stron trzecich, jak np. evergabe lub OneSource. Jeśli chcesz utworzyć, przykładowo, nowego użytkownika OneSource, zgodnie z wytycznymi Ilustracji 5 wypełnij wszystkie obowiązkowe pola i zaznacz rolę Z_SUS_ONE_SOURCE. Ilustracja 6: Tworzenie nowego użytkownika OneSource. Aby zakończyć tworzenie nowego użytkownika, kliknij przycisk Zapisz ( Save ) w dolnej części ekranu. Wkrótce po zapisaniu danych użytkownika, nowy użytkownik otrzyma ze swoim ID użytkownika i wstępnym hasłem. Przy pierwszym logowaniu musi on zmienić wstępne hasło Search user wyszukaj użytkownika Jeśli pełnisz rolę administratora dostawców w swojej firmie, możesz wyszukiwać użytkowników portalu utworzonych dla twojej firmy. W tym celu kliknij menu Wyszukaj użytkownika ( Search User ). 7

9 Ilustracja 7: Zakładka Administracja, menu Wyszukaj użytkownika. Najszybszym sposobem na znalezienie istniejącego użytkownika jest wyszukiwanie go po ID użytkownika, nazwie użytkownika lub adresie . Aby rozpocząć wyszukiwanie, kliknij Znajdź ( Find ). System wyświetli użytkowników rozpoznanych na podstawie twoich danych wyszukiwania Kwestionariusz Jeśli wypełniłeś już kwestionariusz dostawcy, tutaj będziesz mógł go wyświetlić. Zmodyfikowanie danych jest możliwe jedynie wówczas, gdy dział zamówień Deutsche Telekom AG poprosi cię o sprawdzenie i skorygowanie twoich danych rejestracyjnych lub gdy ważność twojego kwestionariusza wygasła i należy go zaktualizować. W tym przypadku otrzymasz stosowną wiadomość , gdzie zostaniesz poproszony o sprawdzenie swojej rejestracji dostawcy. Również jeśli Deutsche Telekom AG nie będzie w stanie zweryfikować twojej rejestracji, będziesz musiał sprawdzić i skorygować swoje dane rejestracyjne. Jeśli wygasła ważność co najmniej jednego kwestionariusza, po zalogowaniu otrzymasz stosowne powiadomienie. Po kliknięciu opcji Zaktualizuj kwestionariusz teraz ( Update questionnaire now ) wyświetli się kwestionariusz, który będziesz mógł zaktualizować. Jeśli chcesz zaktualizować kwestionariusz później, kliknij opcję Przypomnij później ( Remind me later ). W tym przypadku możesz kontynuować pracę na Supplier Management Portal. 8

10 Pamiętaj, że nie możesz tu zmienić danych głównych. Ilustracja 1: Zakładka Administracja, menu Wyszukaj użytkownika. Aby odblokować dany kwestionariusz, kliknij Odblokuj nazwa kwestionariusza ( Questionnaire name release ) Master data dane główne Jeśli wypełniłeś już dane główne swojej firmy, tutaj będziesz mógł je wyświetlić lub zmodyfikować. Zmiana danych możliwa jest jedynie na etapie wstępnej kwalifikacji. 9

11 3.7. Informacje Tutaj znajdziesz instrukcje dla funkcji wykonywanych w zakładce Administracja ( Administration ). 4. Pytania Jeśli masz dalsze pytania dotyczące korzystania z Supplier Management Portal, skontaktuj się z obsługą klienta działu zamówień. Aby wyświetlić dane kontaktowe, kliknij 10