System zamówień aktywnych Active Orders Szkolenie dla Dostawców BWI Rozpoczęcie Pracy z Systemem. Grudzień 2010

Transkrypt

1 System zamówień aktywnych Active Orders Szkolenie dla Dostawców BWI Rozpoczęcie Pracy z Systemem Grudzień 2010

2 Cel Szkolenia Niniejsza prezentacja przedstawia proces wykonania początkowej konfiguracji systemu przez Administratora, po przeprowadzeniu procesu rejestracji w systemie Active Orders oraz: Ustawienia Sieci Handlowej Ustawienia linków i powiadomień zamówień aktywnych. Konfigurowania dodatkowych danych dostawców. Niniejsza prezentacja opisuje także proces tworzenia dodatkowego użytkownika konta w Sieci Handlowej. February 8, 2011 Slide 2

3 Konfiguracja początkowa February 8, 2011 Slide 3

4 Początkowa konfiguracja systemu Po zakończeniu procesu rejestracji należy wykonać kilka ważnych kroków, aby poprawnie skonfigurować system Active Orders. Powinna je wykonać osoba, która jest Menedżerem Konta 1 lub Administratorem Sieci 2 i która dokonuje procesu rejestracji Sieci Handlowej. Konfiguracja Kontaktów Sieci Handlowej dla osób, które muszą otrzymać powiadomienia z systemu (1). Konfiguracja systemu w celu wyświetlania linków, wiadomości i powiadomień w czasie utworzenia lub zmiany zamówienia (1,2). Ustawienia dodatkowe dla Dostawców (1,2). Tworzenie i zarządzanie Kontami użytkowników Sieci Handlowej (1). February 8, 2011 Slide 4

5 Konfiguracja Systemu Tworzenie kontaktów w Sieci Handlowej February 8, 2011 Slide 5

6 Tworzenie Kontaktów w Sieci Handlowej System może wysyłać powiadomienia za pomocą wiadomości w chwili utworzenia nowych lub zmiany istniejących zamówień, bądź w chwili gdy zamówienia są oczekujące lub przeterminowane. Należy utworzyć kontakty w Sieci Handlowej dla każdej osoby, która powinna otrzymać powiadomienia za pomocą wiadomości . Proszę obowiązkowo założyć dane osób kontaktowych, które będą otrzymywały mailem alerty oraz linki do strony powiadomień (w zakładce: supply chain visibility). UWAGA: Pierwszy kontakt w Sieci Handlowej jest automatycznie tworzony podczas procesu rejestracji. Jeśli pierwszy kontakt, który został utworzony podczas procesu rejestracji Sieci Handlowej jest jedynym kontaktem, który wymaga wysyłania powiadomień nie ma potrzeby tworzenia dodatkowych kontaktów w Sieci Handlowej. February 8, 2011 Slide 6

7 Dodawanie Nowego Kontaktu Aby zarządzać swoją listą Kontaktów należy: - Kliknąć w zakładkę Account Manager [Menedżer Konta]. - Wybrać Service Configuration [Konfiguracja]. - Wybrać Service Contacts [Kontakty]. Początkowy (domyślny) kontakt pokazuje się na liście Kontaktów. February 8, 2011 Slide 7

8 Dodawanie Nowego Kontaktu (kontynuacja) Aby dodać nowy Kontakt należy: - Otworzyć listę Actions [Czynności] i wybrać Add New Contact [Dodaj Nowy Kontakt]. February 8, 2011 Slide 8

9 Dodawanie Nowego Kontaktu (kontynuacja) Należy wypełnić odpowiednie pola w zakresie informacji dotyczących kontaktu. Gwiazdka (*) oznacza pola wymagane. February 8, 2011 Slide 9

10 Dodawanie Nowego Kontaktu (kontynuacja) Pole Community Manager Company Invitation [Kierownik Zaproszenie dla firmy] należy pozostawić puste. Nie dotyczy większości dostawców. February 8, 2011 Slide 10

11 Dodawanie Nowego Kontaktu (kontynuacja) Po uzupełnieniu należy wybrać Submit [Zatwierdź]. System potwierdzi, że Kontakt został pomyślnie utworzony. February 8, 2011 Slide 11

12 Konfiguracja Systemu Tworzenie powiadomień oraz linków do centrum powiadomień zamówień aktywnych February 8, 2011 Slide 12

13 Tworzenie Linków do Centrum Powiadomień i powiadomień System Active Orders może dostarczać dwa rodzaje powiadomień, w zależności od podejmowanych czynności: Centrum Powiadomień może wyświetlać linki dynamiczne dla nowych dokumentów lub dla dokumentów oczekujących, bądź przeterminowanych. System może wysyłać powiadomienia w chwili tworzenia nowych dokumentów oraz dla dokumentów oczekujących i/lub przeterminowanych. Można wykorzystać funkcję Zarządzania powiadomieniami, aby utworzyć linki Centrum powiadomień i wiadomości . Ustawienia zarządzania powiadomieniami można stosować w przypadku wszystkich użytkowników. February 8, 2011 Slide 13

14 Active Orders oraz Centrum Powiadomień Przed Konfiguracją Ważnym zadaniem podczas konfiguracji jest ustawienie linków Centrum Powiadomień w systemie zamówień aktywnych Active Orders. Widok Centrum Powiadomień dla zamówień aktywnych przed konfiguracją. Widok cyklu zamówienia (Order Lifecycle Visibility jest poprzednią nazwą Systemu Zamówień Aktywnych Active Orders. Do czasu zakończenia procesu zmiany w systemie mogą pojawiać się poprzednie nazwy). February 8, 2011 Slide 14

15 Active Orders oraz Centrum Powiadomień Przed Konfiguracją (kontynuacja) Widok Centrum Powiadamiania Zamówień Aktywnych Active Orders w chwili gdy linki Centrum Powiadamiania są aktywne. Można wykorzystać inne linki. Administrator systemu powinien skonfigurować system w takich ustawieniach, aby wyświetlał ważne linki Centrum Powiadomień. February 8, 2011 Slide 15

16 Ustawianie linków i adresów dla Centrum Powiadomień Aby ustanowić linki z Centrum Powiadomień Zamówień Aktywnych oraz automatyczne powiadamianie należy: - Kliknąć w zakładkę Account Manager [Menedżer Konta]. - Wybrać Service Configuration [Konfiguracja]. - Wybrać Supplier Alert Management [Zarządzanie Powiadomieniami Dostawcy]. February 8, 2011 Slide 16

17 Ustawianie linków i adresów dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) Należy podać adres dla pola,,from [Od]. Ww. adres należy wykorzystywać do kontaktów systemu Zamówień Aktywnych Active Orders w Państwa firmie jako adres dla pola,,from [Od]. February 8, 2011 Slide 17

18 Ustawianie linków i adresów dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) Domyślny (początkowy) adres ustawiony podczas procesu rejestracji firmy jest automatycznie ustawiany do odbioru powiadomień . Jeśli wymagana jest zmiana adresu należy odznaczyć pole Default Contact [Kontakt Domyślny]. February 8, 2011 Slide 18

19 Ustawianie linków i adresów dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) Jeśli istnieje potrzeba dodania dodatkowych odbiorców powiadomień do listy powiadomień należy zaznaczyć Other Contacts [Inne Kontakty] oraz wybrać Modify List [Modyfikuj Listę]. February 8, 2011 Slide 19

20 Ustawianie linków i adresów dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) System wyświetla listę utworzonych Kontaktów. Należy wybrać odbiorców powiadomień , aby dodać do listy Powiadomień i wybrać Submit [Zatwierdź]. February 8, 2011 Slide 20

21 Ustawianie linków i adresów dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) 0 day(s) = Immediate 1 day(s = Once per day 2 day(s) = Twice per day Aby określić częstotliwość powiadamiania należy wybrać Frequency [Częstotliwości powiadamiania], w zależności czy system ma natychmiastowo wysyłać powiadomienia czy też czekać i wysyłać je zbiorowo, w danym czasie. February 8, 2011 Slide 21

22 Ustawianie linków i adresów dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) Aby zastosować powiadomienia dla New Orders [Nowe Zamówienia], Remittance Advices [Zawiadomienie o przelewie], oraz Order Forecasts [Prognozowanie zamówień] zalecamy wybrać zarówno oraz Message Center [Centrum Powiadomień]. February 8, 2011 Slide 22

23 Ustawianie linków i adresów dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) Zalecane ustawienia dla powiadomień o Wysyłkach Towarów. February 8, 2011 Slide 23

24 Ustawianie linków i adresów dla Centrum Powiadomień Pozostałe ustawienia nie są wymagane. February 8, 2011 Slide 24

25 Ustawianie linków i adresów dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) Gdy ustawienia zostały zakończone należy nacisnąć zakładkę Preview Supplier Settings [Podgląd Ustawień Dostawcy]. February 8, 2011 Slide 25

26 Ustawianie linków i adresów dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) Po przejrzeniu nowych ustawień należy wybrać Submit [Zatwierdź]. System pomyślnie zapisze nowe ustawienia. February 8, 2011 Slide 26

27 Konfiguracja Systemu Konfiguracja dodatkowych informacji o dostawcy February 8, 2011 Slide 27

28 Co to są reguły dostawcy? Jeśli planuje się wykorzystać opcję,,powiadomienie o Dostawie z Etykietą należy wpisać prefiks firmy w Informacjach o Dostawcy. Numer ten staje się numerem identyfikacyjnym (prefiks) w numerach seryjnych utworzonych dla etykiet. Aby uzyskać dostęp do odpowiednich informacji w zakresie zamówień w Regułach Dostawcy mogą zostać utworzone dwie opcjonalne reguły. Automatyczne wyświetlanie szczegółów produktów. Zmiana wyświetlania szczegółów w celu przeszukania listy wyników. Ww. opcje muszą zostać ustawione przez Menedżera Konta/Administratora systemu Zamówień Aktywnych za pomocą funkcji Reguł Dostawcy. February 8, 2011 Slide 28

29 Co to są reguły dostawcy? (kontynuacja) Domyślnie system wyświetla szczegóły. Można skonfigurować system, aby automatycznie pokazywał listę, którą można rozwinąć w zależności od potrzeb. Szczegóły (domyślnie) Lista (reguła do konfiguracji) Włączenie tego ustawienia powoduje wyświetlanie symbolu dla wszystkich użytkowników systemu February 8, 2011 Slide 29

30 Co to są reguły dostawcy? (kontynuacja) Można skonfigurować system tak, aby wyświetlał ( ) oraz zidentyfikował zmienione zamówienia. Powyższy symbol pojawia się w wynikach wyszukiwania. Brak symbolu zmienionych zamówień (domyślnie) Symbol zmienionych zamówień Włączenie tego ustawienia powoduje wyświetlanie symbolu dla wszystkich użytkowników systemu. February 8, 2011 Slide 30

31 Konfiguracja Reguł Dostawcy Aby dodać dodatkową regułę Dostawcy należy: - Kliknąć w zakładkę Account Manager [Menedżer Konta]. - Wybrać Service Configuration [Konfiguracja]. - Wybrać Supplier Rules [Reguły Dostawcy]. February 8, 2011 Slide 31

32 Konfiguracja Reguł Dostawcy (kontynuacja) Należy wybrać odpowiednie ustawienia Zamówienia. Ustawienia te są opcjonalne. February 8, 2011 Slide 32

33 Konfiguracja Reguł Dostawcy (kontynuacja) Ustawienie,,Supplier Column [Kolumna Dostawcy] nie będzie wykorzystywane przez większość Dostawców. Może się to odnosić do Dostawców, którzy posiadają firmę o strukturze międzynarodowej. NIP jest wykorzystywany podczas wystawiania faktur, nie ma zastosowania w bieżącym obiegu informacji o dostawcach. February 8, 2011 Slide 33

34 Konfiguracja Reguł Dostawcy (kontynuacja) Po ustawieniu wszystkich parametrów należy wybrać Preview Supplier Rules [Podgląd Reguł Dostawcy]. February 8, 2011 Slide 34

35 Ustawianie Reguł Dostawcy Ponownie otworzyć listę Czynności i wybrać Submit [Zatwierdź]. February 8, 2011 Slide 35

36 Dodawanie Kolejnych Użytkowników February 8, 2011 Slide 36

37 Dodawanie Kolejnych Użytkowników Użytkownik, który zakończył proces rejestracji automatycznie staje się Menedżerem Kont. Użytkownicy posiadający funkcję Menedżera Konta mogą zakładać kolejne konta użytkowników Sieci Handlowej, którzy muszą mieć dostęp do Zamówień Aktywnych. Należy obowiązkowo założyć konta dla użytkowników (ID i hasło użytkownika), którzy winni mieć dostęp do systemu Web Portal. February 8, 2011 Slide 37

38 Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) Aby dodać nowego Użytkownika należy: - Kliknąć na zakładkę Account Manager [Menedżer Konta]. - Wybrać przycisk User Management [Zarządzanie Użytkownikami]. System wyświetli bieżącą listę Użytkowników. February 8, 2011 Slide 38

39 Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) Aby utworzyć konto dla Nowego Użytkownika należy wybrać Create New User [Utwórz Nowego Użytkownika]. February 8, 2011 Slide 39

40 Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) W kroku 1 należy skonfigurować dane kontaktowe oraz login dla nowego użytkownika. Należy wypełnić wymagane pola po lewej stronie odpowiednimi danymi kontaktowymi. February 8, 2011 Slide 40

41 Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) The password is case-sensitive. Należy uzupełnić dane dotyczące loginu. Należy się upewnić, że dane loginu są takie same. February 8, 2011 Slide 41

42 Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) Po zakończeniu uzupełniania danych kontaktowych i loginu wybrać Next Step [Dalej]. February 8, 2011 Slide 42

43 Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) W kroku 2 należy wybrać zakres dostępu dla danego użytkownika. Należy sprawdzić pole Order Lifecycle [Cykl Zamówienia] i wybrać zakres uprawnień użytkownika. February 8, 2011 Slide 43

44 Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) W kroku 3 przejrzeć dane kontaktowe. Należy przejść poniżej, aby przejrzeć wszystkie dane kontaktowe. February 8, 2011 Slide 44

45 Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) Aby zmienić ustawienia należy wybrać Previous Step [Wstecz]. Aby zaakceptować bieżące ustawienia i utworzyć konto dla nowego użytkownika należy wybrać Submit [Zatwierdź]. February 8, 2011 Slide 45

46 Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) Po utworzeniu konta użytkownika należy przekazać informacje na temat konta odpowiedniej osobie. February 8, 2011 Slide 46

47 Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) Po zalogowaniu się, użytkownik może wykorzystać link My Profile [Mój Profil] i wybrać Change Password [Zmień hasło] aby uzyskać dostęp do strony i zaktualizować ustawienia dotyczące hasła. February 8, 2011 Slide 47

48 Pomoc Techniczna February 8, 2011 Slide 48

49 Pomoc techniczna w innych krajach Można uzyskać numery telefonów oraz dane kontaktowe Pomocy Technicznej w innych krajach poprzez dostęp do informacji znajdujących się na stronie GXS. Europa: Azja/Wyspy na Pacyfiku: Ameryka Południowa: February 8, 2011 Slide 49

50 Ameryka Północna gxs.com EMEA gxs.eu ASPAC gxs.asia.com February 8, 2011 Slide 50