SYSTEM KS-SOMED KS-SOMED PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA W ZAKRESIE KOMUNIKACJI Z OGÓLNOPOLSKIM SYSTEMEM OCHRONY ZDROWIA

Transkrypt

1 KS-SOMED PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA W ZAKRESIE KOMUNIKACJI Z OGÓLNOPOLSKIM SYSTEMEM OCHRONY ZDROWIA 1

2 Spis treści 1. Wprowadzenie Moduł 84 OSOZ Konfiguracja systemu KS-SOMED z systemem OSOZ Komunikacja z OSOZ Wizytówka placówki medycznej Karty OSOZ Wydanie karty Pacjenta i Lekarza Wydanie karty pacjenta przez rejestrację Wydanie karty pacjenta przez lekarza Wydanie karty lekarza w systemie KS-SOMED Proces wydawania i przypisywania kart OSOZ Wydanie karty OSOZ Przypisanie karty Usunięcie karty Nowa wersja wizyty obsługa pacjenta w zakresie OSOZ Proces aktywacji kart OSOZ Aktywacja karty lekarza na portalu OSOZ Logowanie do Zdrowotnego Serwisu Lekarza Aktywacja Indywidualnego Konta Zdrowotnego Pacjenta Informacje o receptach Rekomendowany receptariusz Skierowania Skierowania na badania laboratoryjne Definiowanie usług wykorzystywanych do wystawienia skierowania Obsługa procesu wystawiania skierowania na badanie laboratoryjne Skierowanie do szpitala Skierowanie do specjalisty Skierowanie do specjalisty odbiór skierowania wraz z informacją zwrotną Elektroniczna Kartoteka Pacjenta EKP Potwierdzenie wizyty Komunikaty Usługa Rejestracji on-line Aktywacja usługi na portalu Ustawienia w systemie KS-SOMED Kreator połączenia z Rejestracją on-line Ręczna konfiguracja systemu KS-SOMED do współpracy w ramach Rejestracji on-line Obsługa wizyt pacjentów korzystających z usługi Rejestracji on-line Rejestracja Centralna Zarządzanie Rejestracją Centralną (Serwis Organizatora) Zakładka Grupy Zakładka Call Center Rejestracja Centralna w Serwisie Świadczeniodawcy Obsługa Pacjenta w zakładce Call Center (Serwis Organizatora) Obsługa Pacjenta w systemie KS-SOMED Usługa SMS Aktywacja usługi na portalu Konto SMS - Zakładka Informacje Proces doładowania konta SMS Historia konta SMS Ustawienia w systemie KS-SOMED Aktywacja usługi Wersja systemu Połączenie z OSOZ Moduł Administrator Moduł Kartoteki Wysyłanie wiadomości SMS do pojedynczego pacjenta przychodni Wysyłanie wiadomości SMS do grupy pacjentów Przeglądanie zestawienia wiadomości SMS Usługa odbioru wiadomości SMS w systemie KS-SOMED Aktywacja i konfiguracja Opis usługi Automatyczna obsługa wiadomości sms Ręczna obsługa przychodzących wiadomości SMS Programy Partnerskie Obsługa Programów Partnerskich

3 18.2. Naliczanie punktów za wykonanie usług Obsługa pacjenta w Serwisie Świadczeniodawcy Potwierdzenie dostarczenia nagrody Wydanie nagrody w programie Obsługa pacjenta w systemie KS-SOMED Instrukcje

4 1. WPROWADZENIE Technika, Profilaktyka i Prognoza Od wielu lat KAMSOFT oferuje specjalistyczny program informatyczny KS-SOMED, którego celem jest wspomaganie pracy personelu medycznego, pomocniczego a także wspieranie w nowoczesny sposób jakości obsługi pacjenta. Dodatkowo funkcjonalność systemu została dostosowana do współpracy z Ogólnopolskim Systemem Ochrony Zdrowia. OSOZ propaguje koncepcję wspomagania medycyny zapobiegawczej i naprawczej, skoncentrowanej na analizie danych statystycznych pozwalających na przewidywanie zjawisk chorobowych, a tym samym umożliwiającej ich skuteczną eliminację. Zarządzanie placówką ochrony zdrowia w realiach OSOZ to profesjonalne i kompleksowe usprawnienie procesu medycznego wykorzystujące najnowsze i proste w obsłudze narzędzia informatyczne. Rys. Wielowarstwowa struktura opieki zdrowotnej KS-SOMED stanowi wsparcie każdego lekarza, która usprawnia pracę personelu medycznego, a samym pacjentom zapewnia komfortową i sprawną organizacyjnie obsługę. System KS-SOMED jest platformą uwzględniającą mnogość i różnorodność procedur medycznych, potrzebę prowadzenia rozbudowanej dokumentacji ewidencyjnej, statystycznej i sprawozdawczej typowej dla obsługi średnich i dużych placówek służby zdrowia. Rys. Główne menu systemu KS-SOMED KS-SOMED składa się z m.in. z następujących modułów: 1. Moduły Lekarskie Stomatolog, Okulista, Gabinet są skierowane do lekarzy różnych specjalizacji. Służą do rezerwacji wizyt pacjentów, wprowadzania i przechowywania danych medycznych uzyskiwanych w trakcie wizyt pacjenta w gabinecie oraz umożliwiają projektowanie bądź wypełnianie wachlarza formularzy badań, skierowań itp.; 2. Terminarz stanowi organizator pracy przychodni, który umożliwia ustalanie czasu pracy personelu medycznego, rezerwację wizyt, wyszukiwanie wolnych terminów dla określonego pracownika lub gabinetu czy też wysyłanie przypomnień do pacjenta przez SMS bądź ; 3. Deklaracje moduł odpowiedzialny za wprowadzanie oraz przechowywanie szczegółowych informacji o deklaracjach pacjentów; 4. Zlecenia moduł rejestruje wszystkie zlecenia wykonywane na rzecz pacjenta od momentu przyjęcia skierowania na usługę do chwili rozliczenia z płatnikiem; 5. Umowy moduł umożliwia rozliczenia wszystkich dokonanych usług medycznych w oparciu o zarejestrowane umowy z płatnikami Narodowym Funduszem Zdrowia, zakładami pracy, POZ; 6. Medycyna Pracy jest opcją dodatkową, która wspomaga prace lekarza medycyny pracy poprzez rejestrację pełnej historii badań wstępnych, okresowych czy kontrolnych pacjenta; 4

5 7. Zestawienia moduł będący źródłem informacji o wynikach działalności placówki medycznej na podstawie wygenerowanych różnych zestawień finansowych, kosztowych itp.; 8. Kasa moduł umożliwia nie tylko przeprowadzenie transakcji pieniężnych i ich dokumentację, ale przede wszystkim tworzy wszystkie ustawowo wymagane dokumenty kasowe oraz przesyła raporty do systemu finansowo-księgowego; 9. Księga Główna stanowi rejestr wszystkich przyjętych pacjentów oraz udzielonych im świadczeń medycznych w Księdze Głównej, Rejestrze Poradni, Księdze Pracowni Diagnostycznej lub Zabiegowej; 10. Kartoteki moduł odpowiedzialny za zarządzanie wszystkimi bazami danych, m.in. pacjentów, usług medycznych, leków. W ramach bazy leków wyróżniamy bazę podstawową (bezpłatną) zawierającą podstawowe informacje o lekach. System KS-SOMED umożliwia współpracę z systemem OSOZ poprzez dedykowany program KSPL_ISOZ, który odpowiada za przesyłanie danych do systemu OSOZ. Z punktu widzenia codziennej pracy lekarza do najważniejszych korzyści wynikających z przyłączenia do systemu OSOZ można zaliczyć: tworzenie Indywidualnych Kont Zdrowotnych pacjenta z zapisem w formie elektronicznej całej historii zdrowia, choroby i leczenia. Dzięki temu rozwiązaniu pacjent nie tylko zostaje zwolniony z obowiązku noszenia ze sobą tradycyjnej dokumentacji papierowej (wyników badań, zdjęć RTG, wypisów ze szpitala itp.), ale przede wszystkim nie musi pamiętać o datach przebytych chorób. Z kolei lekarz każdorazowo podczas wizyty pacjenta ma dostęp do niezbędnych mu informacji, które stanowią cenną pomoc przy diagnozie oraz wyborze odpowiedniej strategii leczenia; możliwość uzyskania szybkiej informacji o lekach posiadających najwyższy wskaźnik jakości ordynacji dla danego rozpoznania ICD-10; nadzór nad realizacją recepty przez pacjenta lekarz otrzymuje bowiem zwrotną wiadomość o terminie realizacji recepty oraz o tym czy wszystkie leki zostały wykupione zgodnie z jej zapisem, czy też zostały wydane zamienniki; możliwość uzyskania wyników badań laboratoryjnych zwrotne informacje na podstawie przesłanych skierowań; dostęp do istotnych informacji Głównego Inspektora Farmaceutycznego, gdzie w niektórych przypadkach od szybkości przekazu wiadomości może zależeć życie pacjentów; możliwość wyszukiwania aptek znajdujących się w pobliżu przychodni. Więcej szczegółów dotyczących Ogólnopolskiego Systemu Ochrony Zdrowia (OSOZ) i korzyści wynikających z przystąpienia do programu można znaleźć na portalu oraz w miesięczniku OSOZ. W trosce o zdrowsze społeczeństwo. 2. MODUŁ 84 OSOZ Moduł 84 OSOZ zawiera funkcjonalności związane z systemem OSOZ wykorzystywane w systemie KS-SOMED. Rys. Główne menu systemu KS-SOMED Moduł ten udostępnia narzędzia systemu OSOZ pomagające w uruchomieniu funkcjonalności OSOZ w systemie KS-SOMED lub na szybki dostęp do serwisów portalu OSOZ poświęconych świadczeniodawcy. Do tych narzędzi zaliczyć można: Kreator połączenia z systemem OSOZ; Kreator połączenia z Rejestracją OSOZ ON-LINE; OSOZ funkcje dodatkowe. Kreator połączenia z systemem OSOZ szczegółowo został omówiony w punkcje 3 niniejszej instrukcji. Kreator połączenia z Rejestracją OSOZ ON-LINE omówiono natomiast w punkcji. 5

6 Rys. Widok narzędzi systemu OSOZ Uruchomienie funkcji dodatkowych systemu OSOZ spowoduje przeniesienie do modułu, w którym zgrupowane są najważniejsze funkcje systemu związane z OSOZ. Istnieją dwa sposoby konfiguracji połączenia systemu KS-SOMED z OSOZ: połączenie poprzez Kreator konfiguracji systemu OSOZ, połączenie skonfigurowane ręcznie w systemie KS-SOMED. W celu skonfigurowania połączenia poprzez Kreatora konfiguracji systemu OSOZ, należy w oknie głównym programu KS-SOMED wejść do modułu 84 OSOZ i wybrać funkcje Konfiguracja połączenia z systemem OSOZ lub wywołać funkcję kreatora poprzez użycie logo OSOZ znajdującego się w lewej górnej części menu głównego systemu. Spowoduje to otwarcie Kreatora konfiguracji do współpracy z OSOZ. Rys. Moduł OSOZ Z poziomu głównego menu znajdującego się po lewej stronie okna istnieje możliwość uruchomienia: Kreatora podłączenia z systemem OSOZ przycisk funkcyjny Inst.OSOZ ; Kreatora podłączenia rejestracji on-line przycisk funkcyjny Rej.Online ; Wejścia do Serwisu Świadczeniodawcy bez konieczności logowania przycisk funkcyjny Serwis Swd. ; Komunikaty odebrane z serwera OSOZ przycisk funkcyjny Inform.OSOZ. 3. KONFIGURACJA SYSTEMU KS-SOMED Z SYSTEMEM OSOZ Rys. Widok narzędzi systemu OSOZ w KS-SOMED Konfiguracja przebiega w pięciu etapach: E.1 W pierwszym etapie - Informacje o OSOZ w czterech kolejno po sobie wyświetlanych oknach przedstawiona jest charakterystyka systemu OSOZ. Przechodzenie do kolejnych jak również wracanie do poprzednio wyświetlonych okien możliwe jest za pomocą przycisków Wstecz i Dalej umieszczonych w dolnej części okna. Znajduje się tam również przycisk Anuluj, który pozwala przerwać konfigurację systemu do współpracy z OSOZ. Po anulowaniu możliwe jest kolejne uruchomienie kreatora konfiguracji. Konfiguracja KS-SOMED z OSOZ jest zabiegiem prostym, niewymagającym dużego nakładu czasu, a postępowanie zgodnie z niniejszą instrukcją wyklucza potrzebę posiadania wiedzy z szeroko pojmowanej informatyki. 6

7 W przypadku, gdy podłączenia dokonuje opiekun informatyczny placówki powinien umieścić własny kod firmy partnerskiej (generowany w systemie KS-Partner). Przejście tego etapu jest równoznaczne z podpisaniem umowy o współpracy w ramach OSOZ eliminując papierową formę umowy. Kolejny etap jest dostępny dla wszystkich użytkowników systemu. Rys. Pierwszy etap konfiguracji systemu do współpracy z OSOZ E.2 Na drugim etapie - Ustalenie hasła dla OSOZ użytkownik ma możliwość ustalenia swojego hasła do systemu. W tym celu w oknie pojawiają się odpowiednie pola edycyjne. Pierwsze z nich zawiera numer Klienta - jest uzupełniane automatycznie i odpowiada numerowi licencji. Kolejne służą do wprowadzenia hasła. Ustalone hasło powinno mieścić się w przedziale od 6 do 12 znaków (zabronione jest wprowadzanie spacji oraz polskich znaków). Rys. Akceptacja regulaminu współpracy z OSOZ E.4 Po przejściu do tego etapu zostaje wyświetlone okno OSOZ-Konfiguracja, w którym należy uzupełnić odpowiednie elementy. Domyśle ustawienia konfiguracji umożliwiają preferowaną komunikację z systemem OSOZ. Administrator ma możliwość edycji ustawień tak by zoptymalizować i dopasować ustawienia odpowiadające określonej jednostce medycznej. Rys. Ustalenie hasła do OSOZ Po prawidłowym podaniu i potwierdzeniu hasła użytkownik poprzez naciśnięcie klawisza Dalej może przejść do kolejnego etapu konfiguracji, jakim jest Akceptacja regulaminu współpracy z OSOZ. E.3. Etap trzeci dotyczy użytkowników, którzy podejmują współprace z OSOZ po raz pierwszy. Podczas tego etapu użytkownik: akceptuje warunki regulaminu, dokonuje potwierdzenia/aktualizacji danych placówki, ma możliwość zaznaczenia opcji otrzymania materiałów informacyjnych dotyczących OSOZ. Rys. Okno konfiguracji systemu do współpracy z OSOZ Pole Stanowisko, z którego uruchamiany jest KSPL_ISOZ należy podać numer stanowiska komputerowego, przy którym zapewniony jest stały dostęp do Internetu. Stanowiskiem takim przeważnie jest komputer będący serwerem. Stały dostęp i ciągła praca serwera zapewniają poprawną komunikacje wszystkich stanowisk lekarskich z systemem OSOZ. 7

8 Numer określonego stanowiska jest widoczny dla Użytkownika w lewym dolnym rogu menu głównego aplikacji. Rys. Główne menu systemu KS-SOMED z wyszczególnieniem numeru stanowiska W przypadku potrzeby wykonania konfiguracji numeracji stanowisk w systemie medycznym, należy użyć programu KSPLKonfigurator.exe. Znajduje się on w katalogach programu KS-SOMED (domyślna ścieżka dostępu C:\KS\KS- PLW\KSPLKonfigurator.exe). Po jego uruchomieniu należy wprowadzić hasło do bazy danych (firebird, oracle) dla Użytkownika, którym łączy się KS-SOMED do bazy. Rys. Okno konfiguracji programu ustalenie stanowiska pracy. Sekcja Częstotliwości związane z KSPL_ISOZ Użytkownik może określić, z jaką częstotliwością mają być wysyłane dane poprzez KSPL_ISOZ: Pole Wysyłanie recept z jaką częstotliwością mają być wysyłane recepty do OSOZ; Pole Sprawdzanie realizacji recept z jaką częstotliwością mają być pobierane informacje o wystawionych receptach do OSOZ; Pole Inne operacje z jaką częstotliwością system ma wysyłać i odbierać z OSOZ dane interaktywne. Sekcja Rola w systemie OSOZ - umożliwia określenie ról w przychodni (przynajmniej jedna opcja musi być zaznaczona). Są to: Lekarz rodzinny (POZ), Przychodnia specjalistyczna, Stomatologia. Rys. Logowanie Użytkownika do programu KSPLKonfigurator Po prawidłowym zalogowaniu zostaje wyświetlone okno, w którym można określić numer danego stanowiska. Należy pamiętać, że numer stanowiska musi być unikalny. Opcja Czy wysyłać skierowania do OSOZ zaznaczenie tej opcji powoduje przesyłanie do OSOZ skierowań np. do laboratorium, do lekarza specjalisty. Wysyłanie skierowań odbywa się w tle, przez co nie wpływa na wydajność pracy systemu. Opcja Czy wysyłać wykonanie zlecenia do OSOZ zaznaczenie tej opcji powoduje przesyłanie do OSOZ informacji dotyczących wykonania usług. Wysyłanie wykonania zlecenia odbywa się w tle, przez co nie wpływa na wydajność pracy systemu. Opcja Czy wysyłać deklaracje do OSOZ zaznaczenie tej opcji powoduje przesyłanie do OSOZ deklaracji pacjenta. Wysyłanie deklaracji odbywa się w tle, przez co nie wpływa na wydajność pracy systemu. Opcja Czy wyświetlać komunikaty poprzez KSPLDemon należy ją zaznaczyć, jeśli 8

9 Użytkownik chce, aby system wyświetlał na ekranie podpowiedzi o tym jak pracuje. Pozwala to na kontrolowanie pracy systemu. Opcja Pobieranie informacji o skierowaniu w trakcie rejestracji skierowania zaznaczenie tej opcji powoduje w trakcie rejestracji zlecenia po odczytaniu kodu skierowania odebranie przez program danych dotyczące skierowania z systemu OSOZ. Przycisk Parametry wydruku dla OSOZ wyświetla okno, w którym można określić przede wszystkim drukarkę domyślną, parametry ustawienia marginesów oraz sposób wyrównania. Są to ustawienia drukarki, która jest przeznaczona do wydruków potwierdzeń odbytych wizyt oraz wniosków o wydanie karty. E.6. Jeżeli instalacja przebiegła pomyślnie instalator konfiguracji w oknie ostatniego etapu Gratulacje wyświetla informację o pomyślnym połączeniu obu systemów. Jest tu także widoczna mapa Polski ze wszystkimi podmiotami podłączonymi do OSOZ wraz z ich lokalizacją oraz oznaczeniem, w którym miejscu znajduje się podłączony punkt Użytkownika. Jeśli lokalizacja miejscowości użytkownika nie jest dla systemu OSOZ znana, to punkt wskazujący jednostkę medyczną nie będzie zaznaczony bądź będzie wskazywał gminę lub powiat, zawierającą tę miejscowość. Rys. Ustawienie parametrów wydruku dla OSOZ W celu prawidłowej współpracy KS-SOMED z OSOZ, konieczne jest, aby na każdym ze stanowisk była dostępna oraz odpowiednio skonfigurowana drukarka. E.5. Po dokonaniu odpowiedniej konfiguracji systemu KS-SOMED Użytkownik ma możliwość przejścia do kolejnego etapu poprzez naciśnięcie przycisku Ok. Wówczas zostaje automatycznie uruchomiony Test połączenia. Na tym etapie następuje weryfikacja instalacji oraz przesłanie wizytówki z KS-SOMED do OSOZ. Rys. Ostatni etap konfiguracji systemu do współpracy z OSOZ. W przypadku problemów z połączeniem internetowym w czasie korzystania z instalatora konfiguracji, Użytkownik otrzymuje na ekranie monitora odpowiednie powiadomienie. Rys. Informacja o braku połączenia z serwerem OSOZ Program sygnalizując błąd połączenia z serwerem OSOZ równocześnie daje możliwość przejścia do konfiguracji połączenia do sieci Internet. Jeśli Użytkownik zdecyduje się na przeprowadzenie konfiguracji zostaje wyświetlone okno, w którym dokonuje odpowiednich ustawień. Rys. Wykonanie testu połączenia pomiędzy systemami 9

10 Rys. Konfiguracja połączenia do sieci Internet. Jeśli powodem braku Internetu są przyczyny techniczne należy skontaktować się z administratorem sieci. Dokładniejszy opis konfiguracji i dostępnych sposobów połączenia został umieszczony w dalszej części instrukcji. Drugim sposobem uzyskania współpracy i połączenia pomiędzy OSOZ a systemem KS-SOMED jest ustalenie opcji w sposób ręczny. W tym celu należy w module ADMIN. z poziomu menu wybrać funkcje Opcje Główne KS-SOMED i na zakładce Współpraca z OSOZ zaznaczyć opcje Połączenie z OSOZ. Rys. Opcje główne systemu KS-SOMED Kolejnym krokiem jest wprowadzenie w odpowiednie pole hasła do systemu. Po wprowadzeniu hasła, za pomocą przycisku Próbne logowanie można sprawdzić czy uda się nawiązać połączenie z systemem OSOZ. W razie braku połączenia należy sprawdzić czy na stanowisku jest podłączony Internet. W razie dalszych problemów można skontaktować się z działem OSOZ firmy KAMSOFT, który sprawdzi poprawność wpisanego hasła i określonych ustawień. Wyróżnia się trzy sposoby połączenia z systemem OSOZ: 1. Bezpośrednie połączenie pomiędzy systemem KS-SOMED a OSOZ z każdego stanowiska komputerowego konieczne jest, by stanowiska te miały odblokowany port i adres pozwalający na wymianę danych z systemem OSOZ; 2. Poprzez serwer Proxy połączenie z systemem OSOZ następuje nie bezpośrednio, ale przez serwer Proxy. Wówczas uzupełnienia wymagają następujące pola tekstowe: Proxy IP adres serwera Proxy, Proxy Port port serwera Proxy, Proxy Użytkownik nazwa Użytkownika serwera Proxy, Proxy hasło hasło serwera Użytkownika Proxy. W celu uzyskania informacji na temat parametrów należy skontaktować się z Administratorem. 3. Brak obsługi funkcji interaktywnych taka sytuacja występuje w przypadku, gdy jedno stanowisko posiada bezpośredni dostęp do systemu OSOZ, a pozostałe pracują w sieci wewnętrznej. Wtedy tylko to jedno stanowisko komputerowe będzie kontaktować się z OSOZ oraz gromadzić i rozsyłać wiadomości do pozostałych stanowisk. Aby móc skorzystać z tego rozwiązania, należy wskazać w polu: Stanowisko, z którego uruchomiony jest KSPL_ISOZ, numer stanowiska, które pełnić będzie rolę pośrednika. W dalszej kolejności Użytkownik może określić funkcje związane z KSPL_ISOZ i odnoszące się do: częstotliwości wysyłania informacji o wystawionych receptach do OSOZ, częstotliwości sprawdzania realizacji recept, częstotliwości dokonania innych operacji, ustawienia poszczególnych funkcji wynikających ze współpracy systemów: Czy wysyłać skierowania do OSOZ? Czy wysyłać wykonania zlecenia do OSOZ? Czy wysyłać deklaracje do OSOZ? Czy wysyłać zwolnienia lekarskie do systemu OSOZ? Czy wysyłać uczulenia pacjenta do systemu OSOZ? Czy wyświetlać komunikaty przez KSPLDemon? Czy wyświetlać okno autoryzacji wizyty? Czy drukować raport z wizyty? Pobieranie informacji o skierowaniu w trakcie rejestracji skierowania, Wyświetlaj informacje o braku połączenia, KSPL_ISOZ z systemem OSOZ, Wyświetlaj wiadomości z systemu OSOZ (opcja dla zalogowanego operatora), Drukuj kod laboratoryjny (SOLAB) na skierowaniu do laboratorium ustawienia parametrów wydruku dla OSOZ 10

11 parametry połączenia systemu OSOZ. Opcje zostały opisane w trzecim etapie konfiguracji systemu do współpracy z OSOZ. Ponadto w oknie Opcji głównych systemu KS-SOMED na zakładce Współpraca z OSOZ znajduje się dodatkowy element: Przycisk Parametry połączenia serwera OSOZ wyświetla okno z informacjami o ustawieniach w sieci, które umożliwiają dostęp do OSOZ na wszystkich stanowiskach, Protokół, Adres serwera, Port. Proszę uruchomić program Total Commander i udać się do ścieżki, w której znajduje się aplikacja KSPL_ISOZ.exe - zazwyczaj jest to ścieżka c:\ks\ks_plw\. Następnie w linii poleceń proszę wpisać wyrażenie KSPL_ISOZ.exe /install i skorzystać z przycisku Enter. Rys. Program Total Commander Rys. Parametry połączenia do serwera OSOZ Użytkownik logując się do systemu OSOZ, automatycznie przekazuje swoją WIZYTÓWKĘ, a w niej następujące informacje: nazwę systemu, jaki się loguje (KS-GLR, KS- SOMED), numer wersji systemu, nazwę programu, który służy do komunikacji z OSOZ, nazwę Użytkownika, hasło, pod którym Użytkownik loguje się do OSOZ, rolę, jaką pełni dana jednostka (np. przychodnia POZ, przychodnia specjalistyczna). Po określeniu przez użytkownika wszelkich niezbędnych parametrów na zakładce Współpraca z OSOZ można je potwierdzić i zapisać za pomocą przycisku OK w prawym dolnym rogu okna. Sposób drugi Poprzez utworzenie i uruchomienie skrótu w katalogu z zainstalowanym systemem. Proszę udać się do katalogu, gdzie zainstalowany jest system KS-SOMED. Ścieżka dostępu: Mój komputer/dysk lokalny (C:)/KS/KS-PLW/. Następnie proszę odszukać plik KSPL_ISOZ.exe i po ustawieniu się na jego nazwie zastosować prawy przycisk myszy i wybrać opcję Utwórz skrót. Uruchomienie KSPL_ISOZ.exe jako usługi systemu Windows Istnieją dwa sposoby uruchomienia aplikacji KSPL_ISOZ jako usługi systemu Windows. Użytkownik może tego dokonać za pośrednictwem programu Total Commander lub poprzez utworzenie i uruchomienie skrótu w katalogu z zainstalowanym systemem. Sposób pierwszy. Rys. Katalog KS-PLW (Pliki systemu KS-SOMED) Następnie proszę wyświetlić utworzony skrót, kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać pozycje Właściwości. W wyświetlonym oknie w polu Element docelowy proszę dopisać wyrażenie /install tak by pełna nazwa wyglądała następująco: C:\KS\KS-PLW\KSPL_ISOZ.EXE /install 11

12 Rys. Lista usług systemu Rys. Właściwości wskazanego pliku Następnie należy zapisać wprowadzone zmiany i uruchomić aplikację za pomocą nowo utworzonego skrótu. Uruchomienie następuje poprzez dwukrotne zastosowanie lewego przycisku myszy na nazwie pliku. Niektóre systemy operacyjne (Windows XP) dodatkowo wymagają jeszcze wpisu we właściwościach usługi. Aby wprowadzić odpowiedni wpis należy wejść we właściwości usługi i przejść do zakładki Logowanie. Wpisu dokonujemy w polu to konto -> NT AUTHORITY\NetworkService i zatwierdzamy. Rys. Uruchomienie pliku Czynność należy wykonać tylko raz. Komputer przy kolejnym uruchomieniu automatycznie uruchomi aplikację komunikacyjną KSPL_ISOZ jako serwis. Uruchomienia usługi można również dokonać z poziomu listy usług. Jest ona wyświetlana z poziomu Panelu sterowania (opcja Narzędzia administracyjne -> Usługi). Rys. Właściwości usługi zakładka Logowanie Następnie zatrzymujemy i ponownie uruchamiamy usługę. Od tego momentu KSPL_ISOZ.exe działa jako usługa. 4. KOMUNIKACJA Z OSOZ System KS-SOMED komunikuje się z systemem OSOZ m.in. poprzez program KSPL_ISOZ.exe, który odpowiada za wymianę danych pomiędzy systemami. Program jest uruchamiany automatycznie po zalogowaniu do jakiegokolwiek z modułów 12

13 systemu. Program można także włączyć ręcznie poprzez uruchomienie odpowiedniego pliku znajdującego się w katalogu zainstalowanego programu. O tym, że program działa na danym stanowisku informuje odpowiednia ikona programu widoczna istnieje taka możliwość. W związku z tym, w przypadku wystąpienia takiej ewentualności pojawi się komunikat ostrzegawczy. w prawej dolnej części ekranu -. Symbolizuje ona aktywną komunikacje, która zapewnia poprawne działanie usług działających na platformie OSOZ czyli np. usługi Rejestracji on-line czy integracji systemu z laboratorium. UWAGA! Od wersji systemu nie jest wymagane uruchamianie aplikacji KSPL_Demon.exe do prawidłowej komunikacji z OSOZ. Każda placówka powinna zadbać o prawidłowy stan połączenia, a w przypadku braku komunikacji odpowiednio zareagować doprowadzając do przywrócenia prawidłowej współpracy. W przypadku braku komunikacji systemu wyświetla się odpowiedni komunikat informujący o utracie połączenia. Rys. Komunikat informujący o braku komunikacji UWAGA Komunikat wyświetla się podczas pracy systemu, gdy w opcjach głównych współpracy z OSOZ jest zaznaczona opcja Wyświetlaj informacje o braku połączenia, KSPL_ISOZ z systemem OSOZ. Pierwszy komunikat pojawia się po 10 min. od utraty połącznia z OSOZ. Każdy kolejny komunikat tego typu będzie pojawiał się co 4 godz. na ekranie monitora. Dodatkowo w czasie, gdy placówka medyczna przez dłuższy czas nie ma łączności z OSOZ może pojawić się problem wyczerpania numerów pobranych z puli OSOZ. Numer są wykorzystywane podczas wystawiania skierowania na badania, czy do lekarza specjalisty. W czasie poprawnej komunikacji, placówka na bieżąco pobiera pule numerów, z której korzysta w czasie wizyt pacjentów i nie ma możliwości jej pełnego wyczerpania jednak w przypadku braku połączenia Rys. Komunikat wskazujący wyczerpanie puli numerów OSOZ Po odzyskaniu prawidłowej komunikacji pula numerów zostanie automatycznie pobrana przez placówkę medyczną. Za funkcje pobierania numerów odpowiedzialny jest program komunikacyjny KSPL_ISOZ.exe. Pobiera pule numerów niezwłocznie po odzyskaniu połączenia z OSOZ (maksymalny czas pobrania puli wynosi do dwóch godzin). 5. WIZYTÓWKA PLACÓWKI MEDYCZNEJ Każda placówka medyczna w systemie OSOZ może posiadać własną wizytówkę internetową. Znajdują się na niej uzupełnione podstawowe dane teleadresowe wraz z lokalizacją placówki na mapie. Dodatkowo istnieje możliwość samodzielnego dodania krótkiej informacji o placówce oraz uzupełnienia godzin otwarcia jednostki. Wizytówka może zawierać ponadto zdjęcia placówki medycznej oraz indywidualny baner informacyjny np. z nazwą i logo placówki. Dostęp do wszelkich ustawień wizytówki jest możliwy po zalogowaniu do Serwisu Świadczeniodawcy. Wejście do serwisu Świadczeniodawcy jest możliwe z poziomu modułu 84 OSOZ lub głównej strony (zakładka Medycyna -> Serwis świadczeniodawcy). Po wejściu do modułu użytkownik powinien przejść do opcji OSOZ funkcje dodatkowe. 13

14 Rys. OSOZ funkcje dodatkowe Następnie użytkownik powinien wybrać opcje Serwis Swd. Spowoduje to uruchomienie procesu automatycznego logowania do Serwisu. Rys. Wizytówka placówki o statusie nieaktywna Wówczas po dokonaniu niezbędnych czynności po stronie firmy Kamsoft, placówka uzyskuje dostęp do konfiguracji własnej strony www. Rys. Moduł OSOZ do współpracy z systemem SOMED Po zalogowaniu do serwisu należy przejść do zakładki Wizytówka Placówki. Rys. Przejście do konfiguracji strony internetowej placówki Wizytówka internetowa placówki jest uruchomiana automatycznie. Dokonywanie wszelkich ustawień jest możliwe po zastosowaniu przycisku Uzupełnij wizytówkę lub przejściu do opcji Konfiguracja wyglądu. Rys. Usługa -Wizytówka Przychodni Wówczas pojawi się możliwość przejścia do informacji na temat usługi oraz konfiguracji wyglądu własnej strony internetowej. Zastosowanie przycisku Informacje spowoduje wyświetlenie opisu dotyczącego korzystania z usługi a także uzupełnienia jej. W nielicznych przypadkach użytkownik nie będzie miał możliwości przejścia do konfiguracji. Pojawi się tylko możliwość Aktywacji wizytówki. Rys. Konfiguracja strony internetowej apteki Po wejściu do zakładki użytkownik ma do dyspozycji szereg parametrów, które samodzielnie może konfigurować w według własnego uznania. 14

15 Użytkownik może w każdej chwili podejrzeć wygląd konfigurowanej strony przy pomocy przycisku Podgląd w górnej części okna. Użytkownik wypełniając wizytówkę placówki medycznej ma dodatkowo możliwość zdefiniowania listy poradni/gabinetów (komórek organizacyjnych) placówki. Do zamieszczania tego rodzaju wpisów służy zakładka Poradnie/Gabinety (komórki organizacyjne). Rys. Konfiguracja wyglądu wizytówki przychodni Po zmianie parametrów należy zapisać wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz zmiany, w przeciwnym wypadku ustawiona konfiguracja parametru nie zostanie uwzględniona przy wyświetlaniu się strony internetowej placówki medycznej. Do parametrów podlegającym edycji należą: Opis apteki (ograniczony liczba znaków do 1000); Dodatkowy opis apteki (ograniczony liczba znaków do 1000); Strona internetowa apteki - W przypadku, gdy placówka posiada już stronę internetową inną niż udostępniana za pośrednictwem OSOZ istnieje możliwość zamieszczenia linku do tej strony. Wówczas użytkownicy portalu OSOZ będą mogli za pomocą tego linku odwiedzić stronę internetową z zamieszczonego adresu. Baner górny (ograniczony wielkością ); Godziny pracy (pn-pt); Godziny pracy (sb); Godziny pracy (nd); Zdjęcia placówki (od 1 do 5 pozycji w formacie JPG) - W celu dodania zdjęcia należy odszukać plik JPG poprzez użycie przycisku Przeglądaj, a następnie zaakceptować swój wybór przy pomocy klawisza Otwórz. Rys. Tabela zawierająca listę poradni /gabinetów placówki Dodawanie pozycji jest możliwe po zastosowaniu przycisku Dodaj poradnię/gabinet. Wówczas pojawi się formularz dodawania komórki organizacyjnej. Rys. Formularz dodawania poradni/gabinetu Użytkownik zamieszcza nazwę, opis oraz specjalność poradni/gabinetu oraz dokonuje zapisu zdefiniowanego formularza. Pozycja pojawia się na liście w tabeli i jest widoczna w wizytówce placówki na stronie www. Strona internetowa uruchamia się z domyślnymi ustawieniami, które użytkownik może w każdej chwili dowolnie zmienić. Po zapisaniu wszystkich wprowadzonych parametrów placówka może cieszyć się swoją własną stroną internetową w Ogólnopolskim Systemie Ochrony Zdrowia OSOZ. 15

16 pracownika podmiotu gospodarczego na zakładce OSOZ. Numer karty lekarza zapisany zostanie w jego kartotece oraz będzie wyświetlany w oknie Pracownicy w kolumnie Karta pracownika (OSOZ) Wydanie karty Pacjenta i Lekarza W rozdziale poniżej zostaną opisane poszczególne etapy postępowania, jakie należy wykonać chcąc wydać kartę Pacjentowi bądź Lekarzowi. Rys. Przykładowa strona internetowa przychodni 6. KARTY OSOZ Stając się uczestnikiem Ogólnopolskiego Systemu Ochrony Zdrowia (poprzez zawarcie umowy w ramach współpracy z OSOZ), przychodnia może otrzymać do wykorzystania pulę kart. W skład puli wchodzą: plastikowe karty lekarza i pacjenta są one przeznaczone dla lekarzy (karty te są jednocześnie kartami lekarza i pacjenta), plastikowe karty pacjenta - są one przeznaczone dla personelu, członków rodziny i znajomych, papierowe karty zdrowia pacjenta w postaci ulotek są przeznaczone dla pacjentów. Dbałość o to, by pacjent miał tylko jedną kartę i związane z nią jedno konto zdrowotne, leży po stronie samego pacjenta oraz placówki medycznej. System, bowiem nie informuje, że pacjent ma już wydaną kartę. Należy podkreślić, że zgodnie z założeniami filozofii systemu OSOZ, jak i ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych, w OSOZ numer karty nie jest związany z żadnymi danymi osobowymi. System informuje jedynie, że karta o danym numerze została już wydana, nie wskazuje natomiast komu. Podstawowym warunkiem umożliwiającym obsługę kart OSOZ dla pacjenta jest posiadanie przez placówkę zdrowia odpowiedniego czytnika, który umożliwi odczytanie numeru karty. W zależności od rodzaju karty (karta z kodem kreskowym bądź karta procesorowa) czytnikiem umożliwiającym odczytanie numeru karty jest popularnie używany czytnik kodów kreskowych bądź czytnik kart procesorowych. Taki czytnik musi znajdować się przy każdym stanowisku pracy. Obsługa kart lekarza odbywa się na tych samych zasadach, co obsługa kart pacjentów. Informacje o karcie OSOZ przechowywane są w Karcie Wydanie karty pacjenta przez rejestrację Wydanie karty pacjenta jest możliwe w trybie edycji kartoteki pacjenta w systemie. Nie ma znaczenia z jakiego miejsca użytkownik wywołuje kartę. Poniżej przykładowa ścieżka postępowania. Krok 1. W systemie KS-SOMED należy wejść w moduł 52 Kartoteki. Rys. Główne menu systemu KS-SOMED Krok 2. Należy wybrać z górnego menu pozycję Pacjenci i pozycję Pacjenci. Rys. Menu modułu 52 Kartoteki Krok 3. W wyświetlonym oknie należy wybrać odpowiedniego pacjenta, a następnie użyć funkcji Popraw. 16

17 Wywołanie tej funkcji rozpocznie proces wydawania opisany w dalszej części instrukcji. Rys. Okno wyboru pacjenta Krok 4. W wyniku zastosowania funkcji zostaje wyświetlone okno Karta pacjenta poprawianie z aktywną zakładką Adres zamieszkania Rys. Karta pacjenta w trybie edycji funkcja wydania karty OSOZ Wydanie karty pacjenta przez lekarza Tak jak w przypadku pracowników rejestracji, lekarz także ma możliwość wydania karty OSOZ pacjentom w trybie edycji jego kartoteki w systemie. Niezależnie od miejsca wywołania karty. Poniżej przykładowy opis postępowania w przypadku wydania karty pacjentowi przez lekarza. Rys. Karta pacjenta w trybie edycji zakładka Adres zamieszkania Krok 5. W następnym kroku należy przejść do zakładki Karty i dokumenty tożsamości. Krok 1. W systemie KS-SOMED należy wejść w moduł 21 Gabinet lub do modułu 11 Terminarz. Rys. Karta pacjenta w trybie edycji zakładka Karty i dokumenty tożsamości Krok 6. Na zakładce Karty i dokumenty tożsamości należy nacisnąć ikonę, gdzie znajduje się funkcja Wydanie karty OSOZ. Rys. Główne menu systemu KS-SOMED Krok 2. Moduł 21 Gabinet -> Z pozycji menu głównego Wizyta należy wybrać pozycję listy rozwijalnej Wywiad aktualny lub Wywiad ogólny. 17

18 Rys. Menu modułu 21 Gabinet Moduł 11 Terminarz -> Należy wybrać z górnego menu pozycję Funkcje podstawowe a następnie pozycję Umów/Usuń wizytę. Rys. Okno wyboru pacjenta Krok 4. Zostaje wyświetlone okno Karta pacjenta poprawianie z aktywną zakładką Adres zamieszkania. Rys. Menu modułu 11 Terminarz W następnym kroku zostanie wyświetlone okno Karta rezerwacji usługi, gdzie lekarz uzupełnia pole Pacjent. W tym celu korzysta z przycisku znajdującego się przy polu edycyjnym. Rys. Karta pacjenta w trybie edycji zakładka Adres zamieszkania Krok 5. W następnym kroku należy wejść do zakładki Karty i dokumenty tożsamości. Rys. Karta rezerwacyjna usługi. Krok 3. W wyświetlonym oknie Wybieranie pacjenta, należy dokonać wyboru określonego pacjenta i użyć przycisku Popraw. Rys. Karta pacjenta w trybie edycji zakładka Karty i dokumenty tożsamości 18

19 Krok 6. Na zakładce Karty i dokumenty tożsamości należy nacisnąć ikonę, gdzie znajduje się funkcja Wydanie karty OSOZ. Wywołanie tej funkcji rozpocznie proces wydawania opisany w pkt 3.2. Rys. Menu modułu 52 Kartoteki Krok 3. W oknie Przeglądanie listy pracowników, należy wskazać określonego pracownika oraz otworzyć jego kartę w trybie edycji, czyli użyć przycisku Popraw. Rys. Karta pacjenta w trybie edycji funkcja wydania karty OSOZ Wydanie karty lekarza w systemie KS-SOMED Karta lekarza może zostać wydana pracownikowi medycznemu z poziomu edycji jego kartoteki w systemie. W związku z tym funkcje wydania karty można wywołać z każdego miejsca, gdzie użytkownik może modyfikować kartę pracownika. Poniżej przykładowy opis wywołania funkcji. Krok 1. W systemie KS-SOMED należy wejść w moduł 52 Kartoteki. Rys. Przeglądanie listy pracowników podmiotu gospodarczego Krok 4. W oknie Karta pracownika podmiotu gospodarczego - poprawianie pojawia się automatycznie zakładka Adres zamieszkania. Rys. Główne menu systemu KS-SOMED Krok 2. Z pozycji menu Org. wewnętrzna należy wybrać pozycję listy rozwijalnej Pracownicy. Rys. Karta pracownika podmiotu gospodarczego w trybie edycji zakładka Adres zamieszkania Krok 5. W następnym kroku należy przejść na zakładkę OSOZ. 19

20 Rys. Karta pracownika podmiotu gospodarczego w trybie edycji zakładka OSOZ Krok 6. Na zakładce OSOZ należy użyć ikony udostępniającej funkcję Wydanie karty OSOZ. Wywołanie tej funkcji rozpocznie proces wydawania karty. Za pomocą przycisku umieszczonego na kartotece Lekarza bądź Pacjenta możliwe jest skorzystanie z odpowiednich funkcji. W zależności od aktualnej sytuacji dostępne są określone funkcje: Funkcja Wydanie karty OSOZ jest aktywna, jeśli Pacjentowi bądź Lekarzowi nie została jeszcze wydana bądź przypisana Karta Zdrowia Pacjenta; Funkcja Wprowadzenie numeru karty OSOZ służy do przypisania do kartoteki Pacjenta/Lekarza karty OSOZ, która została wcześniej już wydana w innej placówce medycznej; Funkcja Usunięcie numeru karty OSOZ jest aktywna, jeśli kartoteka Pacjenta posiada przypisaną Kartę OSOZ. Użycie funkcji powoduje usunięcie z kartoteki numeru karty co skutkuje tym, że dane zdrowotne nie będą już wysyłane na Indywidualne Konto Zdrowotne Pacjenta. Po usunięciu karty OSOZ z kartoteki pacjenta możliwe jest ponowne wydanie bądź przypisanie karty do Pacjenta; Funkcja Ustawienie drukarki OSOZ służy do określenia parametrów wydruku dla OSOZ. Poniżej zostaną szczegółowo opisane procesy wydawania, przypisywania i usunięcia kart OSOZ z kartoteki pacjenta. Rys. Karta pracownika w trybie edycji funkcja wydania karty OSOZ 6.2. Proces wydawania i przypisywania kart OSOZ Ze względu na migrację pacjenta bądź specjalisty medycznego między poszczególnymi jednostkami służby zdrowia w systemie OSOZ przewidziano trzy sytuacje. Jeśli Pacjent/Lekarz nie posiada karty OSOZ to możliwe jest Wydanie mu takiej karty. W przypadku, gdy Pacjent/Lekarz korzysta z usług kilku jednostek medycznych i takowa karta OSOZ została już mu wydana w innej placówce to możliwe jest wtedy przypisanie numeru karty do kartoteki. Trzecią możliwą sytuacją jest usunięcie numeru karty. Usunięcie numeru karty z kartoteki Pacjenta/Lekarza uniemożliwia współpracę z systemem OSOZ, nie wyklucza jednakże ponownego wydania bądź przypisania karty Pacjentowi/Lekarzowi Wydanie karty OSOZ Do wydania karty OSOZ niezbędne jest uzupełnienie w oknie Karta pacjenta kilku istotnych informacji. W sekcji głównej okna należy uzupełnić numer PESEL. Na zakładce Adres zamieszkania należy wpisać dokładny adres zamieszkania (ulica, dom, mieszkanie) wraz z kodem pocztowym, przy czym informacje te pozostają w placówce medycznej i nie są przesyłane do bazy danych systemu OSOZ. W oknie Wydanie karty domyślnie uzupełniony jest numer wniosku, typ Użytkownika karty oraz jego imię i nazwisko. Za pomocą czytnika należy wprowadzić numer karty. Należy podkreślić, iż nie ma możliwości wprowadzenia numeru w sposób ręczny. Rys. Uruchomienie procesu wydania karty 20

21 Karta nie może być kartą, która została już wcześniej wydana w tej czy też jakieś innej placówce medycznej. W przypadku, jeżeli występuje próba wydania karty już wydanej zostanie wyświetlona informacja, iż karta o podanym numerze została już wydana. Rys. Powiadomienie o wydaniu numeru karty Odczytanie numeru karty pacjenta powoduje automatyczne przejście do kolejnego kroku. Zostaje wówczas wyświetlone okno z zapytaniem o wydruk wniosku o wydanie karty. Rys. Proces wydawania karty wprowadzenie kodu PIN Jednakowy 4-cyfrowy kod PIN Użytkownik wprowadza w dwa pola edycyjne, a następnie może zakończyć procedurę wydania karty przyciskiem Wydaj. Zastosowanie tego przycisku spowoduje wyświetlenie komunikatu informującego o zakończeniu procedury. Rys. Zapytanie o wydruk wniosku o wydanie karty Po dokonaniu odpowiedniego wyboru następuje automatyczne przejście do kolejnego kroku. Na ekranie pojawi się okno prezentujące dane na temat pacjenta, któremu zostaje wydana karta. Rys. Zakończenie procesu wydania karty Jednocześnie numer jest przesyłany do OSOZ, gdzie następuje związanie z nim konta zdrowotnego. Warto również zauważyć, iż proces wydawania karty można przerwać (bez zapisywania zmian z systemie) na każdym z etapów za pomocą przycisku Anuluj. Rys. Proces wydania karty informacja dotycząca danych Dane te zostają przesłane do OSOZ po naciśnięciu przycisku Dalej. Ponadto zastosowanie przycisku powoduje wyświetlenie kolejnego okna, w którym następuje ustalenie kodu PIN do karty. Wydanie karty OSOZ dla pacjenta może nastąpić również w każdym przypadku, gdy jest możliwe wejście w tryb edycji Karty Pacjenta np. w czasie wizyty pacjenta (Moduł 21 Gabinet > Funkcje > Wizyta > Wybór pacjenta > funkcja Popraw ). Wydaną Kartę Zdrowia Pacjenta należy aktywować na portalu Proces aktywacji karty został opisany w kolejnym rozdziale 3.3. Proces aktywacji kart OSOZ Przypisanie karty Jeśli do placówki medycznej przyjdzie Pacjent/Lekarz, który posiada już wydaną kartę OSOZ, możliwe jest przypisanie właśnie tej karty do jego kartoteki w systemie KS-SOMED. Należy 21

22 skorzystać z przycisku i wybrać opcję Wprowadzenie numeru karty OSOZ. W wywołanym oknie Karta OSOZ należy wprowadzić numer karty OSOZ za pomocą czytnika. funkcjonalność wywołuje się w module Gabinet z menu głównego Funkcje, wybierając pozycje Wizyta (nowa wersja). Rys. Przypisanie numeru karty do kartoteki. Wprowadzany numer jest przesyłany do systemu OSOZ celem jego weryfikacji. W przypadku nie osiągnięcia pozytywnej weryfikacji, próba przypisania numeru zostaje anulowana, w innym przypadku numer karty zostaje przypisany do kartoteki Usunięcie karty Aby usunąć numer karty OSOZ z kartoteki Pacjenta/Lekarza skorzystać z przycisku i wybrać opcję Usunięcie numeru karty OSOZ. Należy zwrócić uwagę, że usuniecie numeru karty OSOZ powoduje usunięcie numeru z KS-SOMED, ale nie z systemu OSOZ. Pacjent nadal może korzystać z karty w innych placówkach służby zdrowia i gromadzić na sowim koncie dane. Usunięcie numeru karty z kartoteki powoduje, że wizyty pacjenta w tej placówce nie będą zapisywane na jego Indywidualnym Koncie Zdrowotnym. W każdym momencie można ponownie przypisać numer karty do kartoteki pacjenta. Korzystanie podczas wizyt pacjentów z kart OSOZ pozwala na przesłanie do systemu informacji o stanie zdrowia pacjenta, które są następnie gromadzone na Indywidualnym Koncie Zdrowotnym. Podczas każdej kolejnej wizyty lekarz ma do nich dostęp zarówno do tych, które sam wprowadził do systemu, jak i tych, które zostały wpisane w innej jednostce ochrony zdrowia (oczywiście za zgodą pacjenta na przeglądanie tych danych). Współpraca z systemem OSOZ pozwala zatem usprawnić proces wystawiania recept oraz daje możliwość kontroli ich realizacji przez pacjenta. Rys. Wybór nowej wersji wizyty. W pierwszej kolejności zostaje wyświetlone okno Wybór wizyty z zakładką Wizyty oczekujące, w której wyświetlone są wszystkie terminy wizyt zarezerwowane pacjentom. Na liście znajdują się także rezerwacje terminów pochodzące z rejestracji on-line (jeśli placówka współpracuje z OSOZ i korzysta z tej usługi). Rys. Lista wizyt oczekujących Jeśli przy danym pacjencie znajduje się logo OSOZ oznacza to, że dany pacjent ma przypisany numer Karty Zdrowia Pacjenta na kartotece w systemie. UWAGA! Wszystkie funkcje lub informacje dotyczące Ogólnopolskiego Systemu Ochrony Zdrowia są widoczne w nowej wersji wizyty wyłącznie, gdy placówka współpracuje z OSOZ Nowa wersja wizyty obsługa pacjenta w zakresie OSOZ Aktualizacja systemu KS-SOMED do wersji wprowadza możliwość rejestrowania wizyty pacjenta według nowych zasad. Nową 22

23 W oknie, które zostaje wyświetlone po naciśnięciu na logo OSOZ Użytkownik potwierdza chęć wykonania określonych operacji: wydania karty lub przypisania karty OSOZ. Rys. Okno aktualnej wizyty Po przejściu do okna wizyty, na panelu po prawej stronie Karta pacjenta, znajduje się informacja, czy pacjent ma przypisaną kartę OSOZ do kartoteki w systemie. Jeśli tak, numer tej karty jest widoczny przy logo OSOZ. Naciśnięcie na ikonę wywołuje proces autoryzacji pacjenta i lekarza, którego następstwem jest wywołanie Elektronicznej Kartoteki Pacjenta. Rys. Operacje związane z kartą OSOZ W oknie znajdują się odpowiednie wskazówki postępowania w zależności od operacji. Aby wydać kartę OSOZ należy użyć przycisku Tak, jeśli przypisać do kartoteki - przycisku Nie. Użycie przycisku Anuluj powoduje rezygnację z wywołania funkcji. Informacja na temat recept Jeśli podczas wizyty, lekarz wystawia pacjentowi receptę zostaje ona sprawdzona, a wszelkie informacje udostępnione przez OSOZ wyświetlone na ekranie. Rys. Elektroniczna Kartoteka Pacjenta Zgromadzone tam dane prezentują historię zdrowia pacjenta i dostarcza lekarzowi cennych informacji. Dokładniejszy opis procesu autoryzacji oraz EKP znajduje się pkt.8. Jeśli dany pacjent nie posiada Karty Zdrowia Pacjenta naciśnięcie na logo spowoduje możliwość wydania karty OSOZ lub przypisania karty do kartoteki w systemie. Rys. Informacja na temat karty OSOZ Rys. Ostrzeżenia z weryfikacji ordynacji Dzięki temu lekarz może odpowiednio zareagować jeszcze, gdy pacjent jest obecny w gabinecie lekarskim. OSOZ wskazuje wszelkie nieprawidłowości m.in. czy recepta nie została zablokowana przez NFZ, czy lek, który został wydany pacjentowi nie znajduje się w wykazie leków wywołujących reakcje uczuleniową u tego pacjenta, czy lek nie został wycofany na podstawie komunikatu GIF, czy nie występuje interakcja pomiędzy lekami zażywanymi przez pacjenta. 23

24 W przypadku wystąpienia interakcji pomiędzy lekami, informacja zostaje odpowiednio wyświetlona, już w trakcie wystawienia recepty. Rys. Informacje systemu OSOZ Dodatkowo w czasie wystawiania recepty lekarz ma możliwość skorzystania z funkcji rekomendowanego receptariusza, który został szczegółowo opisany w pkt.6 instrukcji. Rys. Interakcje leków Dodatkowo wszelkie dane pochodzące z weryfikacji ordynacji znajdą się na zakładce Ostrzeżenia OSOZ (okno Recepta ). Recepta, która została wysłana do OSOZ jest oznaczona na liście logo OSOZ. Jeśli pacjent zrealizuje receptę w aptece współpracującej w OSOZ do sytemu medycznego zostanie wysłana informacja o tej realizacji. Wówczas logo OSOZ zmienia swoją postać. Rys. Aktualna wizyta Możliwe jest również wyświetlenie okna z informacjami odnośnie ordynacji i realizacji określonej recepty. W tym celu znacznik myszy, należy ustawić na logo OSOZ. Zostanie wówczas wyświetlone odpowiednie okno. Rys. Ostrzeżenia OSOZ Użycie skrótu klawiszowego Ctrl+F9 wyświetla szczegółowy opis występującej sytuacji. Rys. Informacje na temat recepty W środkowej części okna znajduje się panel Wizyta. Zawiera ona wszystkie zarejestrowane 24

25 wizyty danego pacjenta. Użycie prawego przycisku myszy na danej wizycie powoduje możliwość skorzystania z kolejnej funkcji Ogólnopolskiego Systemu Ochrony Zdrowia Aktywacja karty lekarza na portalu OSOZ KROK 1. Należy wejść na stronę i wybrać panel Medycyna. Rys. Opcja wysyłania recept z danej wizyty Wyślij recepty z wizyty to opcja, która umożliwia wysłanie wydrukowanych recept z danej wizyty do systemu OSOZ. Rys. Witryna główna portalu KROK 2. Następnie spośród dostępnych po lewej stronie pozycji użytkownik wybiera Serwis Lekarza i za pośrednictwem odpowiedniego przycisku przechodzi do opcji aktywacji konta. Usługa SMS Obsługa pacjenta podczas wizyty w nowej wersji systemu KS-SOMED umożliwia również wysłanie pojedynczych SMS-ów do pacjenta. Funkcja zostaje wywołana z okna Karty pacjenta tak jak w przypadku poprzedniej wersji wizyty. Karta pacjenta zostaje wyświetlona po zastosowaniu przycisku Kartoteka na panelu po prawej stronie okna. Rys. Portal wejście do Serwisu Lekarza KROK 3. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól, użytkownik musi zastosować przycisk Aktywuj. Rys. Dostęp do kartoteki pacjenta z okna wizyty Potwierdzenie wizyty Po zakończeniu wizyty zostaje uruchomiony proces autoryzacji pacjenta i lekarza, który potwierdza zakres wykonanych świadczeń podczas przebytej wizyty. 7. PROCES AKTYWACJI KART OSOZ Karta Zdrowia Pacjenta oraz Karty Lekarza OSOZ są wykorzystywane do procesów aktywacji kont na portalu Rys. Formularz aktywacji Medycznego Konta Zdrowotnego KROK 4. Aktywacja Medycznego Konta Zdrowotnego jest zakończona po wejściu do Zdrowotnego Serwisu Lekarza. 25

26 Rys. Powitanie w Zdrowotnym Serwisie Lekarza 7.2. Logowanie do Zdrowotnego Serwisu Lekarza W przypadku, gdy konto lekarza jest już założone i aktywne, Użytkownik wypełnia pola Numer karty, Login i Hasło a następnie używa przycisku Zaloguj. Oczywiście wprowadza login i hasło, które zostało ustalone w czasie aktywacji. KROK 2. Użytkownik podczas zakładania konta ma obowiązek zaakceptować następujące zasady użytkowania konta: Ogólne Zasady Korzystania z Konta; Umowę OSOZ-IKZ oraz Regulamin Użytkowania Indywidualnego Konta Zdrowotnego IKZ. Dodatkowo obowiązkowo wyraża zgodę na otrzymywanie informacji handlowych. Następnie przechodzi do kolejnego etapu zakładania konta. Rys. Akceptacja zasad użytkowania konta KROK 3. Kolejny etap obejmuje wprowadzenie danych aktywacyjnych do ustawień konta. W wymaganych polach formularza użytkownik wprowadza odpowiednie dane posiłkując się informacjami wyświetlanymi po prawej stronie formularza. Rys. Portal wejście do Serwisu Lekarza 7.3. Aktywacja Indywidualnego Konta Zdrowotnego Pacjenta KROK 1. Należy wejść do Serwisu pacjenta z poziomu głównej strony a następnie wywołać proces aktywacji konta poprzez zastosowanie przycisku Aktywuj konto. Rys. Ustawienia konta KROK. 5 Zakończenie procedury aktywacji nowego konta następuje po zastosowaniu przycisku Zawieram umowę i aktywuję konto IKZ. Rys. Formularz aktywacji IKZ Rys. Witryna główna portalu 26

27 KROK 5. Po dokonaniu autoryzacji zostaje wyświetlone okno, w którym Użytkownik ma możliwość wydruku/zapisu Karty Kodów OSOZ. Znajdują się w nim najważniejsze dane wprowadzone podczas procesu autoryzacji. Są to m.in. informacje na temat numeru karty, loginu i hasła, jakie zostały ustalone i są wymagane do uzyskania dostępu do konta IKZ. Rys. Wskazanie daty, od której recepty niewysłane mają zostać przekazane do serwera OSOZ Poprawne wysłanie recept do OSOZ jest potwierdzone odpowiednim komunikatem. Rys. Karta kodów OSOZ 8. INFORMACJE O RECEPTACH Współpraca z systemem OSOZ umożliwia wymianę informacji związanej z obiegiem recepty od procesu ordynacji recepty w gabinecie lekarskim do uzyskania potwierdzenia jej realizacji. Jeśli recepta jest poprawnie wystawiona to w głównym oknie Wizyty przy danej pozycji znajduje się odpowiedni znacznik OSOZ (ikona mapy). Rys. Potwierdzenie wysłania numerów recept na serwer OSOZ Współpraca z OSOZ umożliwia również sprawdzenie realizacji danej ordynacji. Jeśli OSOZ posiada jakieś informacje na temat realizacji przy danej pozycji recepty znajduje się odpowiedni znacznik OSOZ. Rys. Okno Wizyty zakładka Leki Po wydrukowaniu wystawionych recept są one automatycznie przesyłane do systemu OSOZ z częstotliwością określoną w procesie instalacji. Dodatkowo w każdej chwili można ręcznie uruchomić proces przesyłania recept do systemu OSOZ. W tym celu należy ustawić się na danej wizycie i skorzystać z prawego przycisku myszy. Umożliwi to wysłanie recept z danej wizyty. Użytkownik korzystający ze starszej wersji wizyty po zastosowaniu przycisku Wyślij program zażąda wskazania daty, od której recepty niewysłane mają zostać przekazane do serwera OSOZ. Użytkownik samodzielnie może ustalić datę, od której wszystkie niewysłane dotąd recepty mogą zostać przekazane do OSOZ. Rys. Znacznik realizacji Po ustawieniu się na znaczniku pojawia się okno z informacjami odnośnie ordynacji i realizacji określonej recepty. W oknie zawarte są następujące informacje: data realizacji recepty; ilość wykupionych leków; wydane zamienniki leków. Rys. Informacja o realizacji recept 27

28 Ta funkcjonalność jest dostępna także w starszej wersji wizyty po skorzystaniu z przycisku Realizacja. W oknie wizyty istnieje także możliwość przeglądania informacji o błędach, jakie wystąpiły podczas wystawiania recepty. Po ustawieniu się na ikonie wykrzyknika system informuje o tym, że recepta o podanym numerze została wcześniej skradziona lub zagubiona; o tym, że recepta ma wpisany błędny kod oddziału NFZ, lub o tym, że na recepcie znajduje się lek, który zawiera substancję, na którą pacjent jest uczulony itp. W oknie Lista rekomendowanych leków wyświetlone zostaną leki zaproponowane przez OSOZ. W kolumnie obok nazwy leku znaleźć można informacje na temat wskaźnika jakości ordynacji lekarskiej. Rys. Informacja o ostrzeżeniu 9. REKOMENDOWANY RECEPTARIUSZ Funkcja Rekomendowanego receptariusza umożliwia wgląd do listy leków posiadających najwyższy wskaźnik jakości ordynacji lekarskiej dla danego schorzenia, określony na podstawie analiz systemu OSOZ. W czasie przepisywania leków w oknie Recepta pojawia się dodatkowa ikona (obok nazwy rozpoznania), która umożliwia sprawdzenie rekomendowanego receptariusza dla danego rozpoznania ICD-10. Rys. Funkcja wysyłania informacji o rozpoznaniu Jeśli dane stanowisko łączy się z OSOZ bezpośrednio, informacja zwrotna wyświetlana jest automatycznie. W przypadku, gdy stanowisko korzysta z pośrednictwa KSPL_ISOZ, a nie ma dostępu do Internetu, funkcjonalność ta nie jest dostępna. Rys. Lista rekomendowanych leków Bardziej szczegółowe informacje statystyczne o leku znaleźć można w oknie Karta rekomendowanego leku. Jej wyświetlenie następuje za pomocą przycisku Przegląd lub poprzez użycie klawisza funkcyjnego F3. Rys. Karta rekomendowanego leku Na karcie znajdują się informacje o nazwie leku, jego postaci oraz rozpoznaniu, na które jest przepisywany. Wyświetlana jest również informacja o koszcie ponoszonym przy zakupie przez pacjenta oraz będącym udziałem refundatora. W pozostałych polach zawarte zostały dane statystyczne: wskaźnik jakości; liczba ordynacji; skuteczność. Zaznaczenie żądanego leku w oknie Lista rekomendowanych leków i posłużenie się przyciskiem OK, spowoduje wpisanie leku na receptę. Gdy lek nie znajduje się w lokalnej bazie, KS-SOMED wyświetli stosowny komunikat. 28

29 odpowiednimi kluczami do szyfrowania lub odszyfrowywania informacji. Rys. Komunikat informacyjny Dodanie leku do bazy lokalnej jest niezbędne, by mógł on zostać wystawiony na recepcie. 10. SKIEROWANIA Współpraca z OSOZ pozwala poprzez system medyczny przesyłać wystawiane przez lekarza podczas wizyty skierowania na badania laboratoryjne, a następnie otrzymać wyniki tych badań. Dodatkowo istnieje również możliwość wystawiania i przesyłania do OSOZ skierowania do szpitala oraz specjalisty wraz z informację zwrotną dla lekarza kierującego. Warunkiem prawidłowego działania systemu w przypadku wysyłania skierowań jest konieczność posiadania odpowiednich słowników OSOZ. Jeśli KSPL_ISOZ jest uruchomiony i działa poprawnie codziennie następuje sprawdzanie czy na serwerze znajduje się nowsza wersja słowników. Odbywa się to w odstępach 12-godzinnych. Jeśli zaistnieje potrzeba aktualizacji jest ona wykonywana automatycznie Skierowania na badania laboratoryjne Podczas wizyty w przychodni pacjent może otrzymać polecenie wykonania określonych badań laboratoryjnych. Aby lekarz mógł poprawnie wystawić skierowanie, które następnie zostanie wysłane do OSOZ musi dokonać odpowiednich czynności w systemie. W pierwszej kolejności definiuje usługi wykorzystywane do wystawienia skierowania, następnie w odpowiedni sposób konfiguruje badania laboratoryjne. Bardzo często zdarza się, że dana placówka medyczna nawiązuje ścisłą współpracę z określonym laboratorium. Najczęściej, w takim przypadku, podpisywana jest stosowana umowa współpracy pomiędzy tymi podmiotami, a laboratorium jest głównym wykonawcą zleconych badań. Dzięki temu placówka medyczna ma możliwość wykorzystania (zaimportowania) słownika usług z określonego laboratorium lub możliwość wysłania skierowań zawierających dane osobowe pacjentów. Podjęcie tego typu współpracy wymaga przekazania słownika usług z laboratorium pracownikom firmy OSOZ, a w przypadku skierowań szyfrowanych posługiwanie się Definiowanie usług wykorzystywanych do wystawienia skierowania Istnieją dwa sposoby tworzenia usług wykorzystywanych do wystawiania skierowania. Pierwszy sposób polega na wygenerowaniu usług automatycznie a drugi na definiowaniu ich w sposób ręczny. Automatyczne generowanie usług Mechanizm automatycznego generowania usług dostępny jest z poziomu modułu 64 Serwis. Po wejściu do modułu należy przejść do grupy funkcji Bazy a następnie wybrać opcje Generowanie usług na podstawie usług OSOZ. Rys. Główne menu modułu 64 Serwis Wybór pozycji spowoduje wyświetlenie okna pozwalającego automatycznie tworzyć usługi na podstawie usług OSOZ. Aby tego dokonać należy w pierwszej kolejności zastosować przycisk F2 (Dodaj kod procedury ICD9). Rys. Wybieranie usługi OSOZ Spowoduje to wyświetlenie słownika usług OSOZ. Użytkownik ma możliwość wyszukiwania i filtrowania pozycji usług na liście. W tym celu może wykorzystać m.in. nazwę lub kod usługi. Jeśli na liście znajdują się już tylko pozycje, które użytkownik chce wykorzystać w systemie 29

30 dokonuje ich zaznaczenia poprzez wstawienie znacznika w pierwszej kolumnie tabeli. Rys. Wskazanie usługi Istnieje możliwość zaznaczenia całej listy pozycji widocznej w wyświetlonym oknie. Wystarczy odpowiednio odfiltrować słownik i zastosować ikonę plusa. Rys. Komunikat z przeprowadzenia procesu generowania usług Wygenerowane usługi trafiają na listę usług dostępnych w systemie. Są one już odpowiednio skonfigurowane więc użytkownik nie musi przeprowadzać żadnych dodatkowych czynności. Nazwa usługi jest równoznaczna z nazwą usługi określoną w słowniku OSOZ. Użytkownik może także wygenerować usługi z określonej jednostki laboratorium, która uprzednio przekazała swój słownik badań do OSOZ. Służy do tego odpowiednie pole w górnej części okna Wybierane usług OSOZ. Rys. Jednorazowe zaznaczanie wszystkich pozycji Po zaznaczeniu pozycji należy zastosować przycisk Ok. Zostaną one przeniesione do okna Tworzenie usług na podstawie usług OSOZ. Rys. Wybór usług wybór usług ze wskazanej jednostki Po wyświetleniu listy jednostek użytkownik wskazuję tę, z którą ściśle współpracuje i zatwierdza wybór przyciskiem OK. Rys. Lista wybranych usług Następnie użytkownik musi zastosować przycisk Generuj. Wówczas rozpoczyna się proces generowania usług na podstawie usług OSOZ. O wynikach przeprowadzonych operacji powiadamia odpowiedni komunikat. Rys. Wybieranie jednostki OSOZ Spowoduje to zaczytanie wyłącznie listy usług z określonego laboratorium. Dalej użytkownik postępuje tak jak w przypadku całego słownika usług czyli zaznacza wybrane pozycje i przeprowadza proces generowania usług do systemu. 30

31 Ręczna konfiguracja usług (badań) Ten sposób konfiguracji usług przeznaczony jest dla placówek, które definiują badania z sposób ręczny lub stworzyły własny słownik badań, które wymagają jedynie powiązania ze słownikiem OSOZ. W celu dodania nowej usługi należy wejść do modułu 52 Kartoteki wybrać pozycję menu głównego Usługi a następnie pozycję menu rozwijalnego Usługi. Rys. Karta usługi zakładka Znaczniki obsługa na zakładce Powiązania dokonać powiązania danej usługi w systemie KS-SOMED ze skojarzoną usługą w systemie OSOZ. W tym celu użytkownik za pośrednictwa pola Usługa w OSOZ wyświetla słownik usług OSOZ. Rys. Karta wykonania usługi W oknie Przeglądanie listy usług użytkownik dodaje nową pozycje poprzez zastosowanie przycisku Dodaj. Ma on także możliwość przeglądu oraz edycji już istniejących usług (przycisk Przegląd lub Popraw ). Wyświetla się wówczas Karta usługi. Rys. Okno Karty usługi w trybie dodawania Na Kartach usług, które będą wykonywane w ramach skierowania należy: na zakładce Znaczniki obsługa w polu Typ wyniku wybrać Wynik laboratoryjny ; w polu Typ usługi wybieramy <brak określenia>. Rys. Karta usługi zakładka powiazania W oknie Wybieranie usług OSOZ użytkownik ma możliwość wskazania jednostki z głównego słownika OSOZ lub odfiltrowania pozycji do słownika badań z określonej jednostki laboratorium (pole w górnej części okna). Po wskazaniu jednostki zewnętrznej pojawi się lista badań przekazana uprzednio przez wskazane laboratorium. Wówczas użytkownik dokonuje odpowiedniego powiązania usługi. Powiązanie danej usługi z pozycją słownika OSOZ spowoduje odpowiednią konfiguracje badania, które może być wysłane w wersji elektronicznej a następnie pobrane przez jednostkę laboratorium Obsługa procesu wystawiania skierowania na badanie laboratoryjne W celu wystawienia skierowania na badania laboratoryjne użytkownik przechodzi do okna wizyty i używa funkcji Skierowanie na badania. 31

32 Podczas określania usług na skierowaniu użytkownik korzysta z pozycji badań znajdujących się na liście w systemie. Mogą to być usługi zredefiniowane w sposób ręczny lub zaimportowane do systemu w sposób automatyczny. Rys. Wizyta pacjenta W oknie Skierowanie należy wypełnić pole Usługa do skierowania oraz wybrać odpowiednio skonfigurowane badania laboratoryjne (powiązane ze słownikiem usług OSOZ) Rys. Wybieranie badań (usług) Rys. Okno wystawiania skierowania na badania laboratoryjne Należy pamiętać iż usługa wybierana na skierowaniu na Karcie usługi, na zakładce Znaczniki obsługa w polu Typ usługi, powinna mieć zaznaczoną pozycje Skierowanie na badania laboratoryjne. Tak zdefiniowane skierowanie zostaje wysłane do OSOZ. W przypadku wykorzystania opcji szyfrowania skierowań wymagane jest aby użytkownik wystawiając skierowanie wskazał określoną placówkę, która dysponuje kluczami do szyfrowania/odszyfrowania skierowań. Służy do tego pole Podmiot na karcie skierowania. Wypełnienie pola Podmiot następuje poprzez wybór określonej pozycji z listy jednostek zewnętrznych. Lista jednostek zewnętrznych zostaje wyświetlona po zastosowaniu odpowiedniego przycisku, znajdującego się po prawej stronie pola Podmiot. Rys. Karta usługi 32

33 Rys. Okno skierowanie pole Podmiot Lista jednostek jest tworzona poprzez firmę Kamsoft S.A. Jeśli dana placówka laboratorium chciałaby przekazać własny słownik usług oraz korzystać z możliwości szyfrowania danych powinna dokonać odpowiedniego zgłoszenia pracownikom firmy Kamsoft. Po wprowadzeniu na listę będzie dostępna wśród innych pozycji jednostek. Rys. Karta jednostki zewnętrznej w trybie poprawy Lista laboratoriów jest pobierana automatycznie, gdy placówka aktywnie współpracuje z systemem. Zawiera te placówki, które udostępniają klucz do szyfrowania/odszyfrowywania skierowań. Rys. Wybieranie jednostki zewnętrznej Następnie użytkownik powinien poprzez zastosowanie przycisku funkcyjnego [F4] Popraw przejść w tryb edycji wybranej pozycji. Po zastosowaniu przycisku zostaje wyświetlone okno Karta jednostki zewnętrznej-poprawianie, w której to Użytkownik wybierając zakładkę I. OSOZ wywoła okno z listą jednostek. Rys. Lista jednostek OSOZ Wybór należy zatwierdzić przyciskiem OK. Po odebraniu skierowania z danymi osobowymi pacjentów następuje jego odszyfrowanie (za pomocą odpowiedniego klucza). Następnie po wykonaniu badań laboratorium szyfruje wynik i wysyła do jednostki wystawiającej skierowanie. Przychodnia odbiera i odszyfrowuje wyniki. Po zatwierdzeniu skierowania przyciskiem OK, należy go wydrukować z numerem OSOZ posługując się przyciskiem D.skier. Lekarz ma możliwość konfiguracji wydruku skierowania na badania laboratoryjne. W celu zmiany parametrów wydruku należy uruchomić Opcje wizyty, z poziomu okna Wizyty (moduł 21 Gabinet), a następnie wybrać zakładkę Wydruki. 33

34 dokonać odpowiednich czynności w systemie medycznym. Zostaną one kolejno opisane poniżej. 1. Stworzenie usługi będącej skierowaniem do szpitala. Jeśli usługa jest już wprowadzona do systemu, użytkownik powinien przejść do wystawienia skierowania. W przypadku kiedy skierowanie wystawiane jest po raz pierwszy w systemie należy utworzyć nową usługę o nazwie np. Skierowanie do szpitala. W celu dodania nowej usługi należy wejść do modułu 52 Kartoteki wybrać pozycję menu głównego Usługi, a następnie pozycję menu rozwijalnego Usługi. Rys. Okno Opcje wizyty zakładka Wydruki Wydruk Kodu PESEL na skierowaniu możliwy jest po znaczeniu opcji zgodnie z rysunkiem. Zamknięcie wizyty uruchamia proces potwierdzenia wykonanych świadczeń. Po przybyciu pacjenta do laboratorium, pracownik odczytuje kod kreskowy skierowania, a następnie wykonuje wszelkie zlecone badania. W przypadku zatwierdzenia wyników w laboratorium zostają one automatycznie przesyłane do systemu OSOZ. Za pomocą programu KSPL_ISOZ wyniki badań są odbierane w systemie KS-SOMED. Potwierdzeniem pomyślnego przeprowadzenia czynności od momentu wysłania skierowania przez lekarza do systemu OSOZ do momentu odebrania wyników badań przez KSPL_ISOZ w systemie KS-SOMED, jest pojawienie się w oknie Wizyta, na zakładce Wyniki badań, w kolumnie Stat. odpowiedniej ikony sybmolizującej odebranie wyników. Dodatkowo w dolnej części okna widoczne są pełne wyniki danego badania otrzymane z laboratorium za pośrednictwem systemu OSOZ. Rys. Przeglądanie listy usług W oknie Przeglądanie listy usług lekarz dodaje nową pozycje poprzez zastosowanie przycisku Dodaj. Ma on także możliwość przeglądu oraz edycji już istniejących usług (przycisk Przegląd lub Popraw ). Wyświetla się wówczas Karta usługi. Rys. Okno Wizyty zakładka Wyniki badań prezentacja wyników badań laboratoryjnych Skierowanie do szpitala Jeśli stan pacjenta podczas wizyty w przychodni wymaga hospitalizacji, lekarz wystawia skierowanie do szpitala. Aby lekarz mógł poprawnie wystawić skierowanie, które następnie zostanie wysłane do OSOZ musi Rys. Okno Karty usługi w trybie dodawania Na Karcie usługi, na zakładce Znaczniki obsługa w polu Typ usługi, należy wybrać pozycje Skierowanie do szpitala. Następnie zatwierdzić klawiszem OK. 34

35 2. Obsługa procesu wystawiania skierowania do szpitala dla pacjenta Skierowanie do szpitala lekarz wystawia podczas wizyty pacjenta czyli za pośrednictwem modułu 21 Gabinet. W oknie Wizyty należy wybrać opcje Dodaj skierowanie. Rys. Zakładka skierowania Zastosowanie funkcji wywołuje okno Karta wykonania usługi, w którym należy wypełnić Pole usługa pozycją Skierowanie do szpitala Skierowanie do specjalisty Jeśli stan pacjenta podczas wizyty w przychodni wymaga porady specjalistycznej, lekarz wystawia skierowanie do specjalisty. Aby lekarz mógł poprawnie wystawić skierowanie, które następnie zostanie wysłane do OSOZ musi dokonać odpowiednich czynności w systemie medycznym. Zostaną one kolejno opisane poniżej. 1. Stworzenie usługi będącej skierowaniem do specjalisty Należy utworzyć nową usługę o nazwie np. Skierowanie do specjalisty. Jeśli usługa jest już wprowadzona do systemu, użytkownik powinien przejść do wystawienia skierowania. W przypadku kiedy skierowanie wystawiane jest po raz pierwszy w systemie należy utworzyć nową usługę o nazwie np. Skierowanie do specjalisty. W celu dodania nowej usługi należy wejść do modułu 52 Kartoteki wybrać pozycję menu Usługi a następnie Usługi medyczne. Rys. Okno Karta wykonania usługi Poniżej na zakładce Skierowanie Użytkownik ma możliwość uzupełnienia dodatkowych danych. Po zatwierdzeniu skierowania przyciskiem OK, należy je wydrukować z numerem OSOZ posługując się przyciskiem Wydrukuj skierowanie/formularz. Wydrukowanie skierowania jest wymagane, w celu zarejestrowania pacjenta w systemie szpitalnym. Skierowanie drukowane jest na odpowiednim formularzu, który dodajemy w oknie wyboru usługi. Aby w systemie KS-SOMED można było korzystać z gotowych formularzy należy uprzednio dokonać ich zakupu. Rys. Lista usług W oknie Przeglądanie listy usług użytkownik dodaje nową pozycję poprzez zastosowanie przycisku Dodaj. Ma on także możliwość przeglądu oraz edycji już istniejących usług (przycisk Przegląd lub Popraw ). Wyświetla się wówczas Karta usługi. 35

36 Rys. Okno Karty usługi w trybie dodawania Na Karcie usługi, na zakładce Znaczniki obsługa w polu Typ usługi, należy wybrać pozycje skierowanie do specjalisty. Następnie zatwierdzić przyciskiem OK. Rys. Okno Wizyta - dodawanie skierowania Zastosowanie przycisku wywołuje okno Karta wykonania usługi, w którym wskazujemy usługę Skierowanie do specjalisty. 2. Obsługa procesu wystawiania skierowania do specjalisty dla pacjenta W celu wystawienia skierowania do specjalisty należy wejść do modułu 21 Gabinet wybrać pozycję menu głównego Funkcje a następnie pozycję menu rozwijalnego Wizyta (nowa wersja). Następnie należy wskazać pacjenta, który przybył na wizytę. Wyboru dokonujemy z listy wszystkich pacjentów (przycisk Wybierz z listy ) lub spośród pacjentów zarejestrowanych w terminarzu pracy przychodni (przycisk Wybierz z terminarza ). Wybór pacjenta należy zatwierdzić przyciskiem OK. Rys. Okno Karty wykonania usługi Poniżej na zakładce Skierowanie Użytkownik ma możliwość uzupełnienia dodatkowych danych takich jak np. kierunek zleceń lub tryb przyjęcia. Rys. Okno Wybieranie pacjenta Następnie w oknie Wizyty należy dokonać wyboru pozycji Dodaj nowe skierowanie. Rys. Okno Karty wykonania usługi w trybie dodawania informacji dotyczących skierowania Lekarz kierujący na zakładce Skierowanie do może uzupełnić dodatkowo dane o: pracowniku wykonującym, poradni wykonującej, jednostce wykonującej. 36

37 Dodatkowo lekarz wystawiający skierowanie ma możliwość przekazania specjaliście dodatkowych informacji dotyczących zdarzeń medycznych danego pacjenta. Może je wprowadzić po zastosowaniu przycisku Info do lekarza specjalisty. Rys. Okno Karty wykonania usługi informacja dla lekarza specjalisty Użycie przycisku Info do lekarza specjalisty spowoduje wyświetlanie okna Skierowanie. Należy pamiętać, że wszystkie informacje, które zostaną w tym miejscu wprowadzone zostaną przesłane do OSOZ, więc nie powinny zawierać danych osobowych. Okno Skierowanie zostało podzielone na poszczególne zakładki: Uzasadnienie umożliwia przekazanie informacji odnośnie powodu/przyczyny podjęcia decyzji przekazania pacjenta pod opiekę lekarza specjalisty (pole edycyjne umożliwiające wprowadzenie do 4000 znaków); Rys. Okno Skierowanie - uzasadnienie Badania wykonane umożliwia przesłanie informacji na temat listy wykonanych badań wraz z ich wynikami oraz informacją dodatkową dotyczącą tych wyników; Rys. Okno Skierowanie badania wykonane W celu dodania wyników wykonanych badań należy użyć przycisku F2 Dodaj wyn.. Jego użycie powoduje wyświetlenie okna Rejestracja wyników badań laboratoryjnych, w którym lekarz kierujący wskazuje wyniki badań, które mają zostać załączone do skierowania. Rys. Rejestracja wyników badań laboratoryjnych UWAGA! Można dodawać wyłącznie wyniki badań. Nie można zaznaczyć zleceń, które nie posiadają wyników. Pozycje te, w kolumnie wyboru (ikona ), mają wyłączoną możliwość zaznaczenia badania (ikona ). W celu dodania wyników badań należy w kolumnie wyboru zaznaczyć usługi, które mają zostać przesłane do specjalisty. Zamknięcie okna Rejestracji wyników laboratoryjnych powoduje dodanie pozycji do Listy załączonych wyników badań w zakładce Badania wykonane". Lekarz wystawiający skierowanie ma również możliwość zamieszczenia dodatkowych informacji dotyczących wyników badań (pole edycyjne Dodatkowe informacje dotyczące wyników badań umożliwiające wprowadzenie do 4000 znaków). Choroby przebyte umożliwiają zamieszczenie informacji na temat przebytych przez pacjenta chorób; 37

38 przycisku F2 Dodaj. Użycie przycisku spowoduje wyświetlenie okna Rozpoznanie, w którym lekarz kierujący ma możliwość wskazania rozpoznania z bazy ICD-10 oraz umieszczenia dodatkowych uwag (do 500 znaków). Rys. Okno Skierowanie choroby przebyte W celu dodania pozycji na zakładce Choroby przebyte należy użyć przycisku F2 Dodaj. Wówczas zostanie wyświetlone okno Rozpoznanie, w którym lekarz kierujący ma możliwość wskazania rozpoznania z bazy ICD-10 oraz umieszczenia dodatkowych uwag (do 500 znaków). Rys. Dodawanie rozpoznania dla chorób współistniejących Inne uwagi lekarza kierującego zakładka służy do zamieszczenia dodatkowych uwag dla lekarza specjalisty (pole edycyjne umożliwiające wprowadzenie do 4000 znaków); Rys. Dodawanie rozpoznania dla chorób przebytych Choroby współistniejące zakładka przeznaczona jest do zamieszczania informacji na temat aktualnie współistniejących chorób pacjenta; Rys. Okno Skierowanie inne uwagi lekarza kierującego Dodatkowo na skierowaniu do specjalisty lekarz kierujący ma możliwość określenia kodu poradni, który stanowi specjalność komórki organizacyjnej, do której kierujemy pacjenta (w przypadku, gdy na kartotece poradni wykonującej została wskazana VIII część kodu resortowego wartość kodu poradni w oknie Skierowanie uzupełni się automatycznie). Rys. Okno Skierowanie choroby współistniejące W celu dodania pozycji na zakładce Choroby współistniejące należy użyć 38

39 u lekarza specjalisty (punkt dotyczy obsługi skierowań w module Gabinet). Po zakończeniu wizyty dane zostają przesłane do OSOZ Skierowanie do specjalisty odbiór skierowania wraz z informacją zwrotną Rys. Okno Skierowanie kod poradni Po zamieszczeniu wszystkich informacji dla lekarza specjalisty, lekarz kierujący zatwierdza dane przyciskiem OK. Zastosowanie przycisku powoduje powrót do Karty wykonania usługi, którą następnie lekarz również zatwierdza przyciskiem OK. Wówczas skierowanie do specjalisty jest widoczne na liście pozycji w zakładce Wszystkie skierowania/wyniki badań. Z poziomu tej zakładki lekarz może dokonać wydruku skierowania poprzez zastosowanie przycisku Wydrukuj formularze. UWAGA! W przypadku pracy w Wizyta (stara wersja) wydruk formularza skierowania możliwy jest po użyciu kombinacji klawiszy ALT+F9. Rys. Okno Wizyta - zakładka Wszystkie skierowania/wyniki badań Wydrukowanie skierowania jest wymagane, w celu zarejestrowania pacjenta w systemie medycznym u lekarza specjalisty. Wydruk następuje na odpowiednim formularzu, który dodajemy w oknie wyboru usługi. Dane dotyczące skierowania będą dostępne dla lekarza specjalisty po dokonaniu określonych operacji opisanych poniżej. Konfiguracji opcji stanowiskowych - Pobieranie informacji o skierowaniu w trakcie rejestracji skierowania. Zaznaczenie tej opcji (moduł 61 ADMIN./Opcje/Opcje główne KS-SOMED /Współpraca z OSOZ) powoduje, że w trakcie rejestracji zlecenia po odczytaniu kodu kreskowego numeru skierowania następuje automatyczne odebranie przez program danych dotyczących skierowania z systemu OSOZ. Pozostawienie tej opcji niezaznaczonej skutkuje, że w trakcie rejestracji zlecenia uzupełnienie karty usługi w zakresie wyboru pacjenta, lekarza oraz podmiotu kierującego jest możliwe jedynie po odczytaniu dodatkowych kodów kreskowych (poza numerem skierowania) umieszczonych na skierowaniu. 1. Obsługa skierowań do specjalisty w module Terminarz Po przybyciu pacjenta ze skierowaniem do poradni specjalistycznej, należy w module 11 Terminarz umówić go na wizytę. Rezerwacji wolnego terminu wizyty dokonujemy z poziomu wskazanego pola na terminarzu pracy lekarza (użycie opcji Umów/Usuń wizytę). Wówczas zostaje wyświetlona Karta rezerwacyjna usługi. 3. Obsługa informacji zwrotnej od lekarza specjalisty Proces obsługi odbioru danych dotyczących informacji dla lekarza kierującego jest analogiczny do procesu obsługi skierowań w module Gabinet Rys. Karta rezerwacyjna usługi Z poziomu Karty rezerwacyjnej usługi należy odczytać za pomocą czytnika kodów kreskowych 39

40 kod numeru skierowania, co spowoduje pobieranie danych o skierowaniu z serwera OSOZ. Rys. Pobieranie danych o skierowaniu z serwera OSOZ Po zakończonym procesie pobierania danych o skierowaniu z serwera OSOZ automatycznie zostaną uzupełnienie dane dotyczące pacjenta, lekarza i jednostki kierującej. Lekarz kierujący, Jednostka kierująca. Automatyczne uzupełnienie danych nastąpi w przypadku, gdy zostały wcześniej założone kartoteki dla pacjenta, lekarza oraz jednostki kierującej. W pozostałych przypadkach należy uzupełnić brakujące informacje. Następnie należy przejść do obsługi pacjenta w module wizyta. 2. Obsługa skierowań w module Gabinet Obsługę pacjenta za pomocą modułu 21 Gabinet należy rozpocząć od wyboru danego pacjenta. Po dokonaniu wyboru pacjenta posiadającego zarezerwowaną usługę na podstawie skierowania do specjalisty, lekarzowi zostanie wyświetlone okno Nowe dane dotyczące pacjenta. Rys. Karta rezerwacyjna usługi W przypadku, gdy na karcie zlecenia nie udało się dopasować wszystkich danych z systemu KS-SOMED na podstawie danych odebranych z serwera OSOZ przy pomocy ikony lupy w oknie informacji OSOZ istnieje możliwość zapoznania się ze szczegółami, które dane zostały uzupełnione a których nie znaleziono w systemie KS-SOMED. Rys. Okno informacji OSOZ Użycie ikony lupy w pasku informacji OSOZ powoduje przejście do szczegółowych informacji dotyczących powiązania danych dotyczących skierowania odebranych z serwera OSOZ z danymi w systemie KS-SOMED. Rys. Okno informacji OSOZ UWAGA! Automatycznym uzupełnianiem danych objęte są następujące pola karty usługi: Pacjent, Rys. Okno Nowe dane dotyczące pacjenta Powyższe okno zawiera podstawowe informacje na temat nowych danych dotyczących danego pacjenta takich jak typ tych danych (w naszym przypadku skierowania), datę ich powstania oraz umożliwia zapoznanie się szczegółowo z przedmiotowymi danymi. UWAGA! Przedmiotowe dane będą prezentowane za pomocą powyższego okna do czasu powiązania ich z wizytą (załączenia do historii zdrowia i choroby pacjenta) lub ich odrzucenia przez lekarza. Przy czym należy zaznaczyć, że dane przesłane przez lekarza kierującego zawsze są powiązane z danym skierowaniem nawet w przypadku nie załączenia ich przez lekarza specjalistę do historii zdrowia i choroby pacjenta a dostęp do nich jest możliwy z karty każdej usługi wykonywanej w ramach danego skierowania. Z poziomu okna Nowe dane dotyczące pacjenta lekarz ma możliwość: zaznaczenia wszystkich danych (przycisk (przycisk (przycisk ). ), odwrócenia zaznaczenia ) lub odznaczenia wszystkich danych 40

41 W celu przeglądu informacji dotyczących skierowania do specjalisty należy użyć przycisku F3 Podgląd. Wówczas zostaje wyświetlone okno Skierowanie do specjalisty, w którym znajdują się informacje na temat danych pobranych z systemu KS-SOMED (te dane nie były przesyłane) jak również danych odebranych z OSOZ (zamieszczonych przez lekarza kierującego). Rys. Okno Wizyty informacje od lekarza kierującego odebrane z OSOZ Rys. Okno Skierowanie do specjalisty Lekarz musi zdecydować czy dane będą powiązane z wizytą pacjenta co oznacza, że będą stanowiły historię jego zdrowia i choroby (przycisk Przyjmij ), czy też są nieprzydatne i zostaną odrzucone (nie zostaną scalone z historią zdrowia i chorób pacjenta) - przycisk Odrzuć. Użycie przycisku Zamknij powoduje powrót do okna Nowe dane dotyczące pacjenta. Wybór przycisku Przyjmij wywołuje prośbę o zaakceptowanie postaci zapisu danych. Jeśli dane są poprawne lekarz dokonuje ich powiązania z historią zdrowia i chorób pacjenta za pomocą przycisku Kontynuuj. Jeśli lekarz nie jest zdecydowany na przypisanie danych ma możliwość powrotu do okna poprzedniego poprzez użycie przycisku Wróć. Wybór przycisku Odrzuć spowoduje wyświetlenie prośby o potwierdzenie usunięcia danych z bufora. Jeśli lekarz jest zdecydowany na dokonanie takiej operacji używa przycisku Kontynuuj. Wówczas dane zostaną usunięte nie zostaną przypisane do historii zdrowia i chorób pacjenta. Użycie przycisku Zamknij, powoduje przejście do okna Wizyta. Informacje zwrotne z przebiegu wizyty zostaną przesłane do lekarza kierującego po wykonaniu porady kompleksowej oraz przy innych usługach na żądanie lekarza (usługi te muszą być realizowane w ramach danego skierowania). Lekarz specjalista może zamieścić informacje zwrotne z poziomu Karty wykonania usługi. W tym celu wybiera usługę realizowaną w ramach skierowania a następnie korzysta z przycisku Info. dla lek. kierującego. Rys. Okno Skierowanie do specjalisty Po jego zastosowaniu dane będą widoczne na wizycie pacjenta (oknie Wizyty pod pozycją Usługi ) w systemie specjalisty. Rys. Okno Karta wykonania usługi informacja dla lekarza kierującego Zastosowanie przycisku spowoduje wyświetlenie okna Informacje dla lekarza kierującego, gdzie lekarz specjalista ma możliwość uzupełnienia następujących danych: ostateczne rozpoznanie (wybór z bazy ICD-10), 41

42 opis udzielonego świadczenia obejmujący wykonane badania (pole edycyjne umożliwiające wprowadzenie do 4000 znaków), lista załączonych wyników badań (proces dodawania wyników badań został opisany w osobnym punkcie niniejszej instrukcji), wytyczne dotyczące dalszego postępowania dotyczące wydanych skierowań na hospitalizację, wymogu lub braku konieczności dalszego leczenia w poradni specjalistycznej (wybór odbywa się poprzez wskazanie danych z listy), wskazówki dla lekarza kierującego, pogrupowane według zakładek dotyczące zakresu diagnostyki, farmakologii oraz dodatkowo tzw. inne (formatki umożliwiające wprowadzenie do 4000 znaków każda). Zapoznanie się z przesłanymi informacjami u lekarza kierującego wygląda analogicznie jak w przypadku zapoznawania się przez lekarza specjalistę z danymi dotyczącymi skierowania ( Nowe dane dotyczące pacjenta ). W przypadku kiedy system KS-SOMED lekarza kierującego odbierze informacje od lekarza specjalisty, przy pierwszej wizycie dotyczącej danego pacjenta zostanie wyświetlone okno Nowe dane dotyczące pacjenta zawierające informacje od lekarza specjalisty, od lekarza zależy czy przesłane informacje zostaną powiązane z wizytą (zostaną załączone do historii zdrowia i choroby pacjenta) czy też nie. Niezależnie od powyższej decyzji informacja zwrotna będzie dostępna na karcie usługi będącej skierowaniem do której dana informacja zwrotna należy. 11. ELEKTRONICZNA KARTOTEKA PACJENTA EKP Elektroniczna Kartoteka Pacjenta umożliwia lekarzowi dostęp do historii pacjenta znajdującej się w Indywidualnym Koncie Zdrowotnym. Wywołanie przycisku znajdującego się w prawym górnym rogu okna Wizyta umożliwi wgląd do EKP. Dostęp do EKP wymaga dokonania autoryzacji lekarza i pacjenta. Ścieżka dostępu: Moduł 21 Gabinet /Funkcje/Wizyta/EKP. Rys. Okno Informacja dla lekarza kierującego UWAGA! Należy pamiętać, że wszystkie informacje, które zostaną w tym miejscu wprowadzone zostaną przesłane do OSOZ, więc nie powinny zawierać danych osobowych. Wprowadzone dane w oknie Informacje dla lekarza kierującego należy zatwierdzić przyciskiem OK a następnie po uzupełnieniu wszystkich informacji związanych z realizacją danej usługi dokonać zamknięcia karty wykonania usługi oraz zamknąć wizytę. Rys. Dostęp do EKP z poziomu okna Wizyty W pierwszej kolejności autoryzacji dokonuje lekarz poprzez wprowadzenie numeru karty oraz kodu PIN lub odcisku palca w przypadku posiadania karty biometrycznej. Dane zatwierdza przyciskiem OK. Z chwilą zamknięcia wizyty system KS-SOMED lekarza specjalisty dokonuje zapisu powyższych informacji w systemie OSOZ, skąd informacja ta jest automatycznie przekazywana do systemu KS-SOMED lekarza kierującego. 42

43 Rys. Autoryzacja lekarza W kolejnym kroku należy wprowadzić numer karty pacjenta. Rys. Elektroniczna Kartoteka Pacjenta zakładka Historia UWAGA! Lekarz może przeglądać EKP tylko w przypadku gdy na kartotece w systemie ma co najmniej jedną specjalność. Jeśli lekarz nie ma przypisanej specjalności może ją dodać z poziomu Karty pracownika. Rys. Autoryzacja pacjenta Po prawidłowym wprowadzeniu numeru karty pacjenta następuje automatyczne przejście do kolejnego okna, w którym pacjent wprowadza kod PIN lub odcisk palca w przypadku posiadania karty biometrycznej. Rys. Potwierdzenie tożsamości pacjenta wprowadzenie kodu PIN Do potwierdzenia wprowadzonych danych używa się przycisku OK. Po przeprowadzonej autoryzacji wyświetla się Elektroniczna Kartoteka Pacjenta. Rys. Karta pracownika podmiotu gospodarczego w trybie edycji Istnieje także druga możliwość przeprowadzenia procesu autoryzacji pacjenta i lekarza podczas wejścia na Elektroniczną Kartotekę Pacjenta. Podczas korzystania z tego sposobu lekarz oraz pacjent wprowadzają wyłącznie PIN lub odcisk palca (w przypadku karty biometrycznej). W tym przypadku nie jest wymagane wprowadzenie numeru karty lekarza i pacjenta. Po użyciu przycisku funkcyjnego EKP podczas wizyty lekarskiej zostaje wyświetlone okno, w którym lekarz wprowadza czterocyfrowy kod PIN (do karty, która jest przypisana do jego kartoteki w systemie) lub odcisk palca (jeśli posiada kartę biometryczną). 43

44 i PIN-u lekarza nie zostają wyświetlone podczas procesu autoryzacji. Dodatkowo pacjent może samodzielnie określić w IKZ stopień dostępności do zgromadzonych danych dla specjalności danego lekarza. 12. POTWIERDZENIE WIZYTY Rys. Potwierdzenie tożsamości lekarza wprowadzenie kodu PIN Potwierdzenia danych lekarz dokonuje poprzez użycie przycisku OK. Czynność ta wywołuje kolejne okno, w którym należy wprowadzić PIN pacjenta lub odcisk palca (jeśli posiada kartę biometryczną). Podczas zamykania wizyty lekarz oraz pacjent dokonuje potwierdzenia wykonanych świadczeń. W pierwszym etapie zostaje wyświetlone okno, w którym należy wprowadzić numer karty lekarza oraz kod PIN lub odcisk palca w przypadku posiadania karty biometrycznej ustalony dla tej karty. Rys. Potwierdzenie tożsamości pacjenta wprowadzenie kodu PIN Do potwierdzenia wprowadzonych danych używa się przycisku OK. Po przeprowadzonej autoryzacji wyświetla się Elektroniczna Kartoteka Pacjenta. Aby można było korzystać z takiego sposobu przeprowadzania autoryzacji należy skontaktować się z firmą KAMSOFT, która po dokonaniu odpowiednich ustawień w bazie udostępni taki sposób dla danego Świadczeniodawcy. Takie rozwiązanie jest udogodnieniem dla placówek, które na wyposażeniu gabinetów lekarskich nie posiadają czytników kodów kreskowych przeznaczonych do odczytu numeru kart. Warunkiem koniecznym jest w tym przypadku przypisanie numeru karty OSOZ do kartoteki pacjenta i lekarza w systemie KS-SOMED. Niezależnie od wyboru sposobu przeprowadzania autoryzacji wprowadzony numer karty lekarza i PIN (lub tylko PIN) jest zapamiętywany na okres 2 godzin, więc nie jest konieczne wykonywanie autoryzacji częściej. W takim przypadku okna służące do wprowadzenia numeru karty lekarza Rys. Autoryzacja lekarza Potwierdzenia wprowadzonych danych lekarz dokonuje poprzez użycie przycisku OK. Czynność ta wywołuje również kolejne okno, w którym należy wprowadzić numer karty pacjenta. Rys. Autoryzacja pacjenta Po prawidłowym wprowadzeniu numeru karty pacjenta następuje automatyczne przejście do kolejnego okna zawierającego listę świadczeń wykonanych w ramach wizyty. 44

45 13. KOMUNIKATY Rys. Potwierdzenie wykonanych świadczeń Po wprowadzaniu numeru PIN lub odcisku palca w przypadku posiadania karty biometrycznej i zatwierdzeniu przyciskiem OK proces potwierdzenia wizyty zostaje zakończony. Dodatkowo pacjent otrzymuje wydrukowany automatycznie protokół z przebiegu wizyty lekarskiej. Autoryzacja lekarza jest zapamiętywana na okres 2 godzin, więc nie jest konieczne wykonywanie jej częściej. W takim przypadku w procesie zostaje pominięte okno, w którym dokonuje się autoryzacji lekarza. Podczas korzystania z drugiego sposobu dokonywania autoryzacji proces ten zostaje ograniczony wyłącznie do potwierdzenia wykonanych świadczeń. Po zakończeniu wizyty wyświetla się okno Autoryzacja świadczeń, w którym pacjent dokonuje potwierdzenia wprowadzając PIN lub odcisk palca w przypadków karty biometrycznej. Po wprowadzeniu danych i zatwierdzeniu przyciskiem OK proces potwierdzenia wizyty zostaje zakończony. Dodatkowo pacjent otrzymuje wydrukowany automatycznie protokół z przebiegu wizyty lekarskiej. Po zakończeniu wizyty wyświetla się komunikat, że dane z przebiegu wizyty zostały wysłane do OSOZ. Z poziomu aplikacji KS-SOMED możliwe jest przeglądanie komunikatów typu GIF i KAMSOFT. Komunikaty GIF są ogłaszane przez Główny Inspektorat Farmaceutyczny i dotyczą m.in. wycofanych, wstrzymanych lub przywróconych do obrotu leków lub ich serii. Komunikaty KAMSOFT nadawane są przez firmę KAMSOFT. W komunikatach zawarte są informacje dotyczące rynku medycznego, a także zmian, jakie mogą lub mają w najbliższym czasie nastąpić. Aplikacja KS-SOMED odbiera w trakcie swego działania wszelkie komunikaty zaadresowane do placówki medycznej. Jeśli taki komunikat zostanie odebrany to każdy lekarz bądź inny specjalista medyczny podczas swej pracy i korzystania z aplikacji ma możliwość odebrania i przeglądnięcia takiego komunikatu. UWAGA! Komunikat będzie wyświetlał się zalogowanemu użytkownikowi tylko wówczas, gdy w module Administrator zostanie zaznaczona odpowiednia opcja: Wyświetlaj wiadomości z systemu OSOZ. Jest ona umieszczona na zakładce Współpraca z OSOZ wśród głównych opcji systemu KS-SOMED. Rys. Opcja główna współpracy z OSOZ Gdy dany podmiot odbierze komunikat pochodzący od firmy KAMSOFT, będzie on wyświetlony w oknie Komunikaty OSOZ. Rys. Komunikat po zakończeniu wizyty Rys. Lista komunikatów OSOZ 45

46 Po wskazaniu odpowiedniego komunikatu z listy można przeglądnąć zawartość komunikatu przy użyciu przycisku F3 Przegląd. Wyświetla się wtedy cała zawartość wskazanego komunikatu. Rys. Serwis Świadczeniodawcy Rys. Przegląd treści komunikatu OSOZ Posiadanie przez lekarza bieżących i aktualnych informacji, wymiernie przyczynia się do świadczenia usług medycznych na najwyższym poziomie. 14. USŁUGA REJESTRACJI ON-LINE Wykorzystanie usługi Rejestracji on-line powoduje korzyści zarówno dla świadczeniodawców, jak i dla pacjentów. Świadczeniodawca ma możliwość prezentacji harmonogramów pracy lekarzy na portalu (lub własnej stronie WWW), a pacjent może dokonać rezerwacji terminu wizyty z dowolnego miejsca, w którym ma dostęp do Internetu. Wykorzystanie funkcjonalności dotyczącej Rejestracji on-line wymaga w pierwszej kolejności aktywacji usługi na portalu oraz dokonania odpowiednich ustawień w systemie KS-SOMED. Poniżej zostaną szczegółowo opisane czynności, które Użytkownik musi wykonać, aby w prawidłowy sposób korzystać z usługi. Wejście do Serwisu Świadczeniodawcy wymaga przejścia przez proces logowania, w czasie którego Użytkownik wprowadza w pole Login - numer identyfikacyjny świadczeniodawcy (jest to 6-cyfrowy numer licencji na program medyczny) oraz hasło. Należy wprowadzić takie samo hasło jak do OSOZ. Hasło zostało uzgodnione z konsultantem firmy KAMSOFT i wprowadzone odręcznie w module Administrator lub ustalone w czasie pracy z kreatorem konfiguracji systemu do współpracy z OSOZ. Użytkownik powinien jednak pamiętać o tym, że w przypadku zmiany hasła do OSOZ logowanie odbywa się na hasło wprowadzone za pierwszym razem, a Użytkownik samodzielnie nie ma możliwości jego zmiany. Jeśli Użytkownik nie pamięta swojego hasła lub chciałby dokonać jego zmiany proszony jest o kontakt z firmą KAMSOFT. Po prawidłowym zalogowaniu do serwisu, funkcjonalność związana z usługą Rejestracji on-line dostępna jest z menu po lewej stronie witryny (przycisk Rejestracja online ) Aktywacja usługi na portalu Każdy świadczeniodawca posiadający ważną umowę o współpracy w ramach Ogólnopolskiego Systemu Ochrony Zdrowia ma możliwość aktywacji funkcjonalności związanej z Rejestracją on-line (w przypadku braku umowy należy skonsultować się z firmą KAMSOFT celem jej podpisania). Aktywacji usługi Rejestracji on-line Użytkownik może dokonać z poziomu Serwisu Świadczeniodawcy. Serwis Świadczeniodawcy jest dostępny z poziomu portalu (zakładka Medycyna) lub z poziomu systemu (Moduł 84). Rys. Serwis Świadczeniodawcy usługa Rejestracji on-line Po wybraniu zakładki po raz pierwszy Użytkownik ma możliwość przeglądania informacji dotyczących usługi, uruchomienia usługi (zakładka Informacje) oraz modyfikacji parametrów jej działania (zakładka Ustawienia). 46

47 Rys. Pytanie dotyczące wystawienia faktury W przypadku, gdy Użytkownik wyrazi chęć wystawiania faktury, w kolejnym kroku ma możliwość wglądu do danych, które znajdą się na fakturze. Rys. Informacje dotyczące usługi Rejestracji online Użytkownik za pośrednictwem zakładki Informacje ma możliwość aktywacji demonstracyjnej lub pełnej wersji usługi. Oczywiście aktywacja trybu pełnego usługi wymaga posiadania umowy o współpracy w ramach OSOZ. W przypadku, gdy świadczeniodawca nie posiada umowy na korzystanie z usługi Rejestracji on-line, w momencie uruchamiana pełnej wersji wyświetli się odpowiednia informacja. W przypadku, gdy użytkownik posiada umowę o współpracy w ramach OSOZ po zastosowaniu funkcji Aktywuj tryb pełny następuje przejście do procesu zamawiania usługi. Rys. Dane znajdujące się na fakturze Jeśli dane znajdujące się na fakturze są prawidłowe Użytkownik przechodzi do dalszej części poprzez użycie przycisku Zatwierdź. W przypadku niezgodności danych ze stanem rzeczywistym Użytkownik może użyć przycisku Aktualizuj dane i po przejściu do kolejnego okna dokonuje odpowiednich zmian, które następnie zapisuje i zatwierdza. W następnej kolejności Użytkownik dokonuje wyboru formy płatności. Rys. proces zamawiania usługi Rejestracji on-line Użytkownik zaznacza usługę oraz określa liczbę harmonogramów pracy, jakie mają być widoczne w ramach rejestracji. Ustalenie harmonogramu pracy lekarza/gabinetu dotyczy określenia wymiaru czasu pracy danego lekarza/gabinetu w danym okresie. Harmonogram dla określonego lekarza/gabinetu ustalany jest w systemie KS-SOMED. Na portalu świadczeniodawca ustala jaka ilość harmonogramów pracy lekarzy/gabinetów ma być widoczna dla pacjentów w ramach Rejestracji on-line. Po zatwierdzeniu danych Użytkownik przechodzi do kolejnego kroku, w którym określa, czy ma zostać wystawiona faktura. Rys. Wybór formy płatności. Po zaksięgowaniu płatności usługa "Rejestracja on-line" zostanie automatycznie aktywowana. Płatności realizowane są przez serwer płatności.pl z zachowaniem całkowitej anonimowości. Aktywacja wersji demonstracyjnej usługi następuje po zastosowaniu funkcji Aktywuj tryb demo. Wersja demonstracyjna jest pełnowartościową usługą z ograniczonym czasem działania do 7 dni. W czasie korzystania z wersji demonstracyjnej Użytkownik może zapoznać się z funkcjonalnością usługi Rejestracji on-line. Gdy usługa Rejestracji on-line dla danego Świadczeniodawcy jest aktywna, to w zakładce ustawienia użytkownik ma możliwość modyfikacji parametrów działania usługi. 47

48 Zakładka Ogólne Zakładka zawiera informacje na temat stanu usługi i ustawień opcji. Za pośrednictwem tej zakładki użytkownik ma możliwość: ustawienia opcji odpowiedzialnej za włączenie/wyłączenie aktywności usługi Rejestracji on-line. Ustawienie Blokady wielokrotnego rejestrowania spec. - Włączenie funkcji powoduje uniemożliwienie pacjentowi rezerwacji więcej niż jednej wizyty do danego specjalisty. W chwili gdy pierwotna wizyta zostaje zrealizowana, anulowana lub też ulega przeterminowaniu (termin wizyty minął), pacjentowi zostaje przywrócona możliwość rezerwowania kolejnej wizyty. Rys. Zakładka Integracja ze stroną www świadczeniodawcy Konfiguracja obejmuje wybór motywu kolorystycznego strony (wyświetla się paleta dostępnych możliwości) oraz wprowadzenie adresu URL powrotu. Dodatkowo świadczeniodawca ma możliwość umieszczenia własnego tekstu oraz ustalenia grafiki banera górnego strony, wyglądu awersu i rewersu Karty Zdrowia Pacjenta poprzez wskazanie odpowiednich plików graficznych. Po dokonaniu odpowiedniej konfiguracji Użytkownik zapisuje ustawienia przy użyciu przycisku Zapisz zmiany. Zakładka Wykaz umów powoduje wyświetlenie tabeli z listą wszystkich umów dla tego świadczeniodawcy. Lista prezentuje szczegółowe informacje na temat każdej z umów. Zakładka Integracja ze stroną www świadczeniodawcy - Opcje znajdujące się w tej zakładce są przeznaczone dla świadczeniodawców, którzy chcą udostępnić usługę Rejestracji on-line poprzez wykorzystanie własnej strony WWW. Świadczeniodawca na własnej stronie WWW umieszcza przekierowane do miejsca, w którym pacjent może skorzystać z usługi Rejestracji on-line. Wygląd strony, która w tym celu zostaje otwarta, zależy od odpowiedniej konfiguracji jej wyglądu. Rys. Wykaz umów Zakładka Cennik zakładka umożliwia wgląd w cennik usługi Rejestracji on-line. Rys. Cennik usługi Rejestracji on-line 48

49 14.2. Ustawienia w systemie KS-SOMED Udostępnienie usługi Rejestracji on-line przez danego świadczeniodawcę wymaga również odpowiedniego skonfigurowania parametrów w systemie KS-SOMED. Odpowiedniej konfiguracji można dokonać na dwa sposoby: za pomocą Konfiguratora połączenia z Rejestracją on-line; ręcznie - w odpowiednich miejscach systemu KS-SOMED. Poniżej zostaną opisane sposoby konfiguracji systemu i wszelkie wymagania potrzebne do prawidłowego współdziałania w ramach Rejestracji on-line pomiędzy systemem KS-SOMED oraz OSOZ Kreator połączenia z Rejestracją on-line Kreator służy do przeprowadzenia aktywacji usługi Rejestracji on-line i konfiguracji systemu KS-SOMED. W celu odpowiedniego skonfigurowania systemu podczas pracy Kreatora, należy wejść do modułu 84 OSOZ znajdującego się w głównym menu systemu KS-SOMED, a następnie wybrać funkcje Konfiguracja połączenia z Rejestracją on-line. Rys. Pierwszy etap konfiguracji systemu Są to m.in. informacje dotyczące korzyści dla pacjentów i świadczeniodawców wynikających z korzystania z tej usługi. Przechodzenie do kolejnych jak również wracanie do poprzednio wyświetlonych okien możliwe jest za pomocą przycisków WSTECZ i DALEJ umieszczonych w dolnej części okna. Dodatkowo, w dowolnym momencie pracy Kreatora, Użytkownik ma możliwość przerwania konfiguracji systemu. Jest to możliwe przy użyciu przycisku ZAMKNIJ. Po przerwaniu procesu konfiguracji Użytkownik może w dowolnym czasie wznowić proces konfiguracji. E.2 Dalsza praca z Kreatorem wymaga zalogowania do bazy danych, więc jeśli Użytkownik zdecyduje się na przejście do kolejnego etapu konfiguracji, musi przejść przez proces logowania. W tym celu (po zastosowaniu przycisku DALEJ ) zostaje wyświetlone okno, w którym można wskazać Użytkownika, który będzie zalogowany podczas pracy z Kreatorem. Rys. Widok narzędzi systemu OSOZ Użycie funkcji spowoduje otwarcie Kreatora aktywacji Rejestracji on-line w systemie KS-SOMED. E.1 Na pierwszym etapie Użytkownik systemu uzyskuje ogólne informacje dotyczące Rejestracji on-line. Rys. Logowanie Użytkownika do bazy danych Po prawidłowym zalogowaniu następuje sprawdzenie połączenia z bazą danych oraz połączenia systemu KS-SOMED z OSOZ. Jeśli połączenie z OSOZ nie zostało skonfigurowane pojawi się odpowiedni komunikat oraz możliwość odpowiedniego skonfigurowania systemu w danej chwili. 49

50 W takim przypadku pojawia się możliwość włączenia opcji Rejestracja on-line w systemie KS-SOMED aktywna. Należy ją zaznaczyć i przejść do kolejnego etapu procesu. Jeśli usługa Rejestracji on-line nie została wykupiona, po sprawdzeniu stanu usługi, pojawi się stosowny komunikat. Rys. Powiadomienie o braku współpracy systemu KS-SOMED z OSOZ Jeśli Użytkownik chciałby skorzystać z tej opcji może poprzez użycie przycisku Tak przejść do pracy z Kreatorem konfiguracji do współpracy z OSOZ. W przypadku, gdy współpraca z OSOZ jest aktywna, istnieje możliwość przejścia do kolejnego etapu aktywacji Rejestracji on-line. E.3 Na tym etapie Użytkownik ma możliwość sprawdzenia stanu wykupienia usługi oraz struktury baz danych systemu KS-SOMED. Rys. Sprawdzenie stanu wykupienia usługi Wykupienie usługi następuje za pośrednictwem portalu Jeśli opłata za aktywację usługi została uregulowana lub Użytkownik korzysta z wersji demonstracyjnej pojawi się odpowiednia informacja, że Rejestracja OSOZ on-line jest wykupiona. Rys. Powiadomienie o braku wykupienia usługi W tym przypadku Użytkownik nie ma możliwości przejścia do kolejnego etapu konfiguracji. Należy wówczas wykupić usługę Rejestracji on-line za pośrednictwem portalu a po zaksięgowaniu płatności Użytkownik może ponownie skorzystać z Kreatora konfiguracji. Na tym etapie pracy Kreatora oprócz sprawdzenia stanu wykupienia usługi sprawdzane są również strukturę baz danych systemu KS-SOMED. Korzystanie z usługi Rejestracji on-line wymaga, aby system posiadał rozszerzenie o profil Internet. Jeśli system nie posiada tak rozszerzonej struktury baz danych pojawi się odpowiedni komunikat. Rys. Powiadomienie o wykupieniu usługi Rys. Powiadomienie o braku odpowiednio rozszerzonej struktury baz danych Użytkownik musi wówczas w pierwszej kolejności dokonać aktualizacji bazy danych o profil Internet, a po dokonaniu aktualizacji ponownie użyć przycisku Sprawdź wykupienie usługi. Jeśli wówczas, przy wykupionej usłudze, struktura baz danych będzie rozbudowana o dodatkowe tabele z profilu Internet, Użytkownik będzie mógł uaktywnić usługę oraz przejść do kolejnego etapu konfiguracji. 50

51 E.4. Na kolejnym etapie procesu konfiguracji następuję ustalenie sposobu: potwierdzania wizyt rezerwacji wizyty przez pacjentów anonimowych. E.5 Po dokonaniu wyboru (zaznaczeniu lub nie zaznaczeniu opcji) Użytkownik przechodzi do kolejnego etapu procesu konfiguracji. Jest on wspólny niezależnie od wyboru sposobu rezerwacji wizyt. Rys. Ustalenie sposobu potwierdzania wizyt Opcja Rezerwacje wizyty tworzone automatycznie zaleca się zaznaczenie opcji automatycznego tworzenia rezerwacji wizyt. Powoduje to możliwość rezerwacji wolnych terminów wizyt i konsultacji przez pacjentów bez ingerencji Użytkownika. Jeśli opcja zostanie zaznaczona kolejne etapy procesu konfiguracji będą służyły dostosowaniu systemu KS-SOMED do automatycznej rezerwacji wizyt/konsultacji. Jeśli natomiast Użytkownik chciałby sam decydować o rezerwacjach terminów wizyt pochodzących z rejestracji przez Internet, nie zaznacza opcji i przechodzi do kolejnego etapu konfiguracji. W systemie będzie wówczas wykorzystywany sposób ręcznego potwierdzania rezerwacji wizyt. Opcja Pozwól anonimowym pacjentom na umówienie pierwszej wizyty - pacjenci "anonimowi" czyli ci, którzy posiadają kartę zdrowia pacjenta OSOZ ale nie mają założonej kartoteki w bazie systemu SOMED, mogą przy zgłaszaniu chęci zarezerwowania terminu wizyty być traktowani na dwa sposoby: pierwszy pozwala na dokonanie zgłoszenia anonimowemu pacjentowi (tylko jednego), drugi nie pozwala na dokonanie żadnego zgłoszenia - pacjent może tylko oglądać harmonogram przyjęć lekarza/gabinetu. Zaznaczenie opcji pozwala pacjentom, którzy nie byli nigdy w przychodni zarezerwować termin swojej pierwszej wizyty w bazie. Wyłączona opcja powoduje blokadę możliwości dokonywania rezerwacji wizyt przez pacjentów anonimowych - w takim przypadku rezerwacji mogą dokonywać tylko ci pacjenci, którzy posiadają już swoje kartoteki w przychodni. Rys. Ustalenie opcji wymaganych przy rezerwacjach Konfiguracja systemu na tym etapie pracy Kreatora wymaga: ustalenia pracownika wykorzystywanego do tworzenia kartotek Ustalenie pracownika odpowiedzialnego za utworzenie danej kartoteki jest potrzebne, ponieważ system KS-SOMED wymaga, aby każdy wpis do bazy był przyporządkowany do konkretnej osoby. Użytkownik może na potrzeby Rejestracji on-line/konsultacji on-line stworzyć fikcyjnego pracownika, który będzie wykorzystywany do tworzenia tego typu kartotek. Wybór pracownika następuje w osobnym oknie, które zostaje wyświetlone po użyciu lewego przycisku myszy obok pola edycyjnego (na przycisku ); ustalenia częstotliwości tworzenia przez KSPL_ISOZ kartotek dla pacjentów anonimowych Chodzi w tym przypadku o kartoteki dla pacjentów, którzy korzystają z rejestracji/konsultacji przez Internet, a system nie może ich zidentyfikować po numerze karty OSOZ (nie posiadają założonej kartoteki lub mają kartotekę bez przypisanego numeru karty OSOZ). Opcja służy do określenia, w jakich odstępach czasu program ma sprawdzać czy istnieją zgłoszenia rejestracji pacjentów anonimowych i w razie potrzeby utworzyć dla nich kartotekę. Aby tworzenie kartotek odbywało się sprawnie, a obsługa pacjenta w zakresie Rejestracji wizyty przez Internet nie trwała długo zaleca się ustalenie opcji na wartość 1 minuty. Kartoteki tworzone na podstawie 51

52 zgłoszeń rezerwacji wizyt posiadają wypełnione pole z numerem karty OSOZ, a w polach Imię, Nazwisko mają wprowadzoną wartość N ; UWAGA! Kolejny etap konfiguracji różni się w zależności od wyboru sposobu potwierdzania wizyt (automatyczny/ręczny) i pozwala dostosować system do konkretnego sposobu. E.6 Wybór automatycznej rezerwacji terminów wizyt Gdy Użytkownik zaznaczy opcje Rezerwacje wizyt tworzone automatycznie, musi dostosować program do takiego sposobu rezerwacji wizyt. Na tym etapie dokonuje ustaleń ściśle związanych z automatycznym potwierdzaniem wizyt. Rys. Ustalenie opcji wymaganych przy automatycznym potwierdzaniu wizyt Określa następujące parametry: usługa wykorzystywana przy tworzeniu rezerwacji dla porad zwykłych i dla konsultacji on-line System KS-SOMED wymaga, aby każda rezerwacja terminu wizyty/konsultacji była skojarzona z określoną usługą. W przypadku wyboru automatycznego sposobu potwierdzania wizyt rezerwacje terminów zostają zapisane automatycznie, więc należy wskazać usługę, która ma być przypisana takim rezerwacjom. Wyboru określonej pozycji Użytkownik dokonuje w oknie Wybieranie usługi, które zostaje wyświetlone po użyciu lewego przycisku myszy przy polu edycyjnym (na przycisku ); on-line. Aktualizacja parametrów odbywa się od momentu odświeżenia opcji lub ponownego uruchomienia programu KSPL_ISOZ.exe. Aby rezerwacje wizyt z Rejestracji on-line były odnotowywane na bieżąco w terminarzu pracy lekarza, zaleca się ustalenie częstotliwości tworzenia rezerwacji co 1 minutę. Zadanie wprowadzania rezerwacji wizyt jest możliwe tylko dla pacjentów, którzy posiadają kartoteki w systemie KS-SOMED, więc czas rezerwacji wizyty może być uzależniony od czasu ustalonego w opcji częstotliwość tworzenia ( ) kartotek ; oznaczaj rezerwacje tworzone automatycznie do potwierdzenia W przypadku włączenia opcji pracownik obsługujący terminarz jest informowany o tym, że system odebrał zapytania o rezerwacje wizyt/konsultacji. Informacja taka pojawia się przy danej pozycji (terminie) w oknie terminarza. Domyślnie oznaczona jest kolorem czerwonym. W takim przypadku osoba rejestrująca pacjentów będzie miała świadomość, iż na określone terminy wizyt są już chętne osoby. Są to osoby, które zgłosiły zapytanie o rezerwację wizyt za pośrednictwem portalu Oznaczenie tej opcji spowoduje ze przychodnia będzie korzystała z półautomatycznego sposobu potwierdzania wizyt. E.6 Wybór ręcznego sposobu rezerwacji terminów wizyt Gdy Użytkownik nie zaznaczy opcji Rezerwacje wizyt tworzone automatycznie, musi dostosować program do ręcznego sposobu rezerwacji wizyt. Na tym etapie dokonuje ustaleń ściśle związanych z potwierdzaniem wizyt w sposób ręczny. częstotliwość tworzenia przez KSPL_ISOZ rezerwacji (min) Użytkownik określa jak często do systemu mają zostać wprowadzone rezerwacje wizyt/konsultacji pochodzące z Rejestracji Rys. Ustalenie opcji przy korzystaniu z ręcznego sposobu potwierdzaniu wizyt 52

53 Po pierwsze Użytkownik decyduje czy podczas pracy na terminarzu mają pojawiać się informacje o zgłoszeniach wymagających akceptacji, czyli np. zgłoszeniach rezerwacji, anulowaniu rezerwacji wizyty. Opcja ta powinna być zaznaczona, jeśli Użytkownik chce dostawać powiadomienia o tym, że pacjent zgłosił termin wizyty bądź anulował istniejącą rezerwacje za pośrednictwem Indywidualnego Konta Zdrowotnego. Powiadomienie jest wyświetlane na ekranie monitora w formie komunikatu (podczas pracy w module Terminarz ). Wówczas wiadomo, że w Rejestracji Internetowej znajdują się zgłoszenia wymagające ingerencji Użytkownika. Zaleca się dokonywania potwierdzeń/odrzuceń terminu wizyt bezpośrednio po otrzymaniu powiadomienia. Dodatkowo na tym etapie Użytkownik określa częstotliwość sprawdzania zgłoszeń. Czas określany jest za pomocą interwału czasowego w minutach (z dokładnością pięciu minut). Użytkownik tym samym ustala jak często system będzie sprawdzał czy w bazie danych znajdują się zgłoszenia oczekujące na akceptację. Zaleca się ustalenie wartości opcji na 2 minuty. E.7 Po określeniu potrzebnych parametrów Użytkownik przechodzi do kolejnego etapu procesu, w którym następuje ustalenie typu godzin pracy, jakie mają być widoczne dla pacjentów w ramach Rejestracji on-line, konsultacji on-line. aby pacjent mógł dokonać rezerwacji terminu wizyty w przychodni należy zaznaczyć pierwszą opcje (O) czyli OSOZ, Rys. Aktywność godzin pracy aby pacjent mógł dokonać rezerwacji terminu wizyty w przychodni oraz konsultacji on-line należy zaznaczyć opcje (O) czyli OSOZ i (L) czyli on-line, aby godziny pracy lekarza/gabinetów były widoczne dla pacjentów w ramach Rejestracji on-line, ale bez możliwości dokonywania rejestracji przez Internet należy zaznaczyć pierwszą i trzecią opcje (O) czyli OSOZ i (B) czyli Blokada Należy również zaznaczyć, że możliwość rezerwacji terminu na konsultacje on-line będzie możliwe tylko w przypadku, gdy zostanie udostępniony terminarz pracy lekarza (nie gabinetu) oraz gdy przychodnia korzysta z automatycznego lub półautomatycznego sposobu potwierdzania wizyt. E.8 Etap ten przeznaczony jest do określenia, który pracownik/gabinet i z jakim opisem będą udostępniać swoje harmonogramy pracy w ramach Rejestracji on-line. Rys. Ustalenie widoczności typów godzin pracy lekarza W oknie są widoczne typy godzin pracy zdefiniowane w systemie KS-SOMED. Użytkownik zaznacza, które z nich mają być widoczne dla pacjenta w ramach Rejestracji on-line/konsultacji on-line. Dostępne są trzy sposoby udostępnienia godzin pracy lekarzy: Rys. Ustalenie zasobów Rejestracji on-line wybór pracowników Wyboru lekarzy/gabinetów Użytkownik dokonuje w odpowiednich oknach, które zostają wyświetlone po zastosowaniu przycisków 53

54 funkcyjnych: Wybór pracowników, Wybór gabinetów. Dodatkowo Użytkownik ustala opis pracowników/gabinetów, który będzie widoczny dla pacjentów z poziomu portalu UWAGA! Wyłącznie pracownicy, gabinety należący do struktury wewnętrznej będą widoczni w ramach Rejestracji on-line. Rys. Ustalenie zasobów Rejestracji on-line wybór podmiotów dla trybu jednopodmiotowego UWAGA! W celu wybrania pracy w trybie pracy JEDNOPODMIOTOWY należy pozostawić PUSTĄ LISTĘ i przejść do kroku E.10 Rys. Ustalenie zasobów Rejestracji on-line wybór gabinetów Podczas pracy kreatora Użytkownik ma również możliwość zmiany zasobów prezentowanych w ramach Rejestracji on-line. Aby zmienić zasób Użytkownik używa przycisków Wybór pracowników, Wybór gabinetów i dokonuje zaznaczenia bądź odznaczenia pozycji w pierwszej kolumnie tabeli. Tryb wielopodmiotowy przeznaczony jest dla instalacji wielopodmiotowych KS-SOMED, czyli tam gdzie jeden system obsługuje wiele jednostek mieszczących się w różnych lokalizacjach. W przypadku wielopodmiotowości użytkownik wskazuje odpowiednie podmioty, które mają być dostępne w Rejestracji on-line. W celu dokonania wyboru podmiotów należy zastosować funkcje Wybór podmiotów. Po jej zastosowaniu zostanie wyświetlone okno z wszystkimi podmiotami gospodarczymi objętymi licencją na system KS-SOMED. Rys. Okno wyboru zasobów (pracowników) Wybór zatwierdza przyciskiem OK. E.9 Na kolejnym etapie Użytkownik może określić pomioty, w których będzie dostępna usługa Rejestracji on-line dla pacjentów. Wybór podmiotów jest możliwy, ponieważ Rejestracja on-line może działać w dwóch trybach pracy: jednopodmiotowym oraz wielopodmiotowym. Rys. Ustalenie zasobów Rejestracji on-line wybór podmiotów dla trybu wielopodmiotowego Po wskazaniu odpowiednich podmiotów (poprzez ich zaznaczenie w pierwszej kolumnie tabeli) i zastosowaniu przycisku OK. zostają one objęte Rejestracją on-line. E.10 Po wprowadzeniu danych Użytkownik przechodzi do kolejnego etapu, w którym otrzymuje informacje, na temat rezultatów procesu konfiguracji. 54

55 System KS-SOMED musi mieć uruchomiony i zaktualizowany profil Internet. W tym celu Użytkownik musi wejść do zakładki Aktualizacja znajdującej się w głównym menu systemu KS-SOMED i z tego poziomu uruchomić proces aktualizacji bazy danych. Rys. Ostatni etap pracy Kreatora konfiguracji Zgodnie z wyświetloną informacją po ponownym uruchomieniu programów KSPLDemon.exe oraz KSPL_ISOZ.exe funkcjonalność dotycząca Rejestracji on-line jest aktywna Ręczna konfiguracja systemu KS-SOMED do współpracy w ramach Rejestracji on-line Przy ręcznej konfiguracji systemu KS-SOMED do współpracy w ramach Rejestracji on-line zaleca się wykonanie odpowiednich czynności w poniższej kolejności Aktywacja usługi Świadczeniodawca dokonuje aktywacji usługi Rejestracji on-line w Serwisie Świadczeniodawcy oraz dokonuje odpowiedniej opłaty za korzystanie z tej usługi. Świadczeniodawca ma także możliwość skorzystania z wersji demonstracyjnej usługi przez okres 7 dni Wersja systemu W systemie KS-SOMED obsługa terminarzy wizyt on-line jest możliwa od wersji W przypadku, gdy wersja aplikacji jest starsza należy dokonać aktualizacji systemu, co najmniej do tej wersji. Aktualizacji systemu można dokonać z poziomu menu głównego aplikacji. Po wejściu do widoku aktualizacji Użytkownik w pierwszej kolejności pobiera aktualizacje z FTP, a następnie przeprowadza proces zainstalowania nowo pobranych plików oraz wykonuje aktualizację baz danych Połączenie z OSOZ System KS-SOMED musi być skonfigurowany do współpracy z OSOZ, czyli połączenie pomiędzy systemami powinno być aktywne. Opis konfiguracji systemu znajduje się w pkt. 3. Rys. Aktualizacja bazy danych W pierwszym kroku aktualizacji zaznaczmy opcje Aktualizacja z profilami. Za pomocą przycisku Dalej przechodzimy do kolejnego kroku aktualizacji struktury bazy. Rys. Aktualizacja bazy z profilami Kolejna czynność wiąże się z dodawaniem specjalnych pól i tabel w bazie, dlatego wymaga wprowadzenia hasła. Hasło jest powszechnie znane Użytkownikom systemu KS-SOMED ( Profile ). Rys. Wprowadzenie hasła uwierzytelniającego Profil Internet 55

56 Po wprowadzaniu hasła Użytkownik przechodzi do kolejnego etapu poprzez użycie przycisku Dalej. Wówczas zostają wyświetlone ustawienia parametrów pliku bazy danych, które Użytkownik może zmienić lub przejść do kolejnego etapu bez dokonywania żadnych zmian. Po przejściu do kolejnego etapu konfiguracji Użytkownik zaznacza na liście profile, które mają zostać uwzględnione w procesie aktualizacji. W tym przypadku odnajduje wśród pozycji listy profil Internet i dokonuje jego zaznaczenia. Rys. Konfiguracja parametrów pliku bazy danych Po przejściu do kolejnego etapu zostają wyświetlone informacje na temat wersji bazy. Pola edycyjne są nieaktywne, więc Użytkownik nie ma możliwości edycji danych. Rys. Lista profili Po zaznaczeniu profilu Internet Użytkownik przechodzi do kolejnego etapu aktualizacji struktury baz. Przejście do tego etapu wywołuje proces sprawdzania informacji oraz wyszukiwania różnic. Rys. Informacje o wersji bazy Po przejściu do kolejnego etapu (przycisk Dalej ) zostają wyświetlone informacje dotyczące ostatniej przeprowadzonej aktualizacji. Aby dokonać zmian (rozszerzyć strukturę o profil Internet ) należy przed przejściem do dalszego etapu sprawdzić ustawienie opcji w dolnej części okna. Opcja Chcę zmienić ustawienia profili musi być zaznaczona. Rys. Proces zbierania informacji i wyszukiwania różnic w strukturach Jeśli struktura bazy danych wymaga przeprowadzenia aktualizacji, system w kolejnym oknie wyświetla powiadomienie, że program jest gotów do jej wykonania. W takim przypadku użycie przycisku Dalej wywołuje proces aktualizacji struktury baz. Rys. Informacje dotyczące ostatniej aktualizacji Rys. Powiadomienie o gotowości systemu do dokonania aktualizacji 56

57 Jeśli podczas procesu sprawdzania system nie znajdzie różnic pomiędzy opisem struktury a rzeczywistą strukturą bazy, wyświetli informacje, że aktualizacja programu nie jest wymagana. Oznacza to, że profil Internet został uwzględniony w strukturze baz już wcześniej i nie ma potrzeby przeprowadzania aktualizacji. Rys. Główne menu modułu Administrator Wówczas zostaje wyświetlone okno, w którym należy przejść do zakładki Współpraca z OSOZ. Rys. Powiadomienie o braku konieczności przeprowadzenia aktualizacji Informacja o pomyślnym przeprowadzeniu aktualizacji systemu jest w odpowiedni sposób sygnalizowana przez program. Rys. Opcje główne systemu zakładka Współpraca z OSOZ Użytkownik poprzez przycisk Sprawdź wykupienie usługi ma możliwość sprawdzenia stanu usługi. Rys. Powiadomienie o pomyślnym zakończeniu aktualizacji struktury baz Pozostałych ustawień parametrów związanych z usługą Rejestracji on-line świadczeniodawca dokonuje w odpowiednich modułach systemu KS-SOMED Moduł Administrator Za prawidłowe działanie usługi Rejestracji on-line w module Administrator odpowiedzialna jest opcja główna systemu KS-SOMED - Czy terminarz współpracuje z OSOZ. Aby dokonać prawidłowych ustawień Użytkownik po wejściu do modułu wybiera kategorie Opcje, a następnie pozycje Opcje główne KS-SOMED. Rys. Powiadomienie o wykupionej usłudze Jeśli opłata za aktywację usługi została uregulowana lub Użytkownik korzysta w wersji demonstracyjnej pojawi się możliwość włączenia opcji Czy terminarz współpracuje z OSOZ?. Należy ją zaznaczyć i dokonać zapisu (przyciskiem OK ). Jeśli usługa Rejestracji on-line nie została aktywowana, po sprawdzeniu, pojawi się komunikat, że usługa nie została wykupiona. 57

58 Rys. Powiadomienie o braku wykupienia usługi Wówczas nie można zaznaczyć opcji Czy terminarz współpracuje z OSOZ?, a tym samym uruchomić połączenia w ramach Rejestracji on-line Moduł Kartoteki W przypadku aktywnej usługi Rejestracji on-line należy określić, który lekarz lub gabinet ma udostępniać swój harmonogram pracy w ramach Rejestracji on-line. Aby dokonać tych ustawień należy w module 52 Kartoteki przejść do karty określonego lekarza/gabinetu. W tym celu z głównego menu modułu należy wybrać pozycje Organizacja wewnętrzna, a następnie pozycje Pracownicy lub Gabinety. Rys. Karta pracownika w trybie edycji danych Na karcie gabinetu opcje dotyczące Rejestracji on-line znajduję się w centralnej części okna Karta gabinetu poprawianie. Rys. Główne menu modułu Kartoteki Po dokonaniu wyboru określonej pozycji z listy pracowników/gabinetów i wywołaniu karty w trybie edycji (przycisk Popraw ), Użytkownik zaznacza odpowiednie opcje dotyczące Rejestracji on-line. Na karcie pracownika opcje dotyczące Rejestracji on-line znajdują się na zakładce OSOZ. Rys. Karta gabinetu w trybie edycji danych Aby dany pracownik/gabinet był dostępny w ramach Rejestracji on-line opcje: Widoczność w Rejestracji OSOZ ON-LINE należy ustawić wartość TAK. Dodatkowo w polu edycyjnym poniżej można wprowadzić Opis dla Rejestracji OSOZ ON-LINE widoczny dla pacjentów przy pozycji pracownika/gabinetu na portalu OSOZ w czasie rejestracji. UWAGA! Wyłącznie poradnia/pracownik należący do struktury wewnętrznej przychodni może współpracować w ramach Rejestracji on-line. O tym czy dana poradnia należy do struktury zewnętrznej czy wewnętrznej decyduje numer NIP Moduł Terminarz W module Terminarze świadczeniodawca: 58

59 1. Definiuje harmonogram pracy lekarza/gabinetu, który ma zostać udostępniony w Rejestracji on-line. 2. Wskazuje typ godzin pracy wszystkich lekarzy/gabinetów widocznych dla pacjentów z poziomu portalu w ramach Rejestracji on-line. 3. Decyduje czy zezwalać na umawianie pierwszej wizyty pacjentom anonimowym. 4. Określa rodzaj mechanizmu potwierdzania wizyt (automatyczny/półautomatyczny/ ręczny). Ad.1. Ustalania harmonogramu pracy lekarza/gabinetu Ustalania harmonogramu pracy lekarza/gabinetu, który ma być widoczny na portalu można wykonać wyłącznie dla pracownika/gabinetu, który jest aktywny w danym czasie w module Terminarz. Podczas wejścia do modułu Terminarz Użytkownik loguje się na wybranego pracownika, którego harmonogram pracy będzie podlegał edycji. W przypadku, gdy do obowiązków określonej osoby należy ustalanie harmonogramów pracy ma ona możliwość przełączenia się na innego lekarza bądź inny gabinet poprzez użycie przycisku F4. Wówczas wyświetla się okno, w którym wskazuje określonego pracownika/gabinet, dla którego chciałaby ustalić harmonogram pracy i zatwierdza wybór przyciskiem OK. Rys. Nadawanie uprawnienia do modułu Terminarz Ustalenie harmonogramu pracy lekarza/gabinetu następuje w oknie głównym modułu Terminarz. Po zaznaczeniu na terminarzu odpowiednich pól (godzin pracy), Użytkownik używając prawego przycisku myszy przechodzi do funkcji Ustaw/Usuń termin pracy. Rys. Wybór pracownika/gabinetu do określenia harmonogramu pracy Aby pracownik mógł przechodzić do harmonogramów pracy innych lekarzy/gabinetów musi posiadać odpowiednie uprawnienie do przeglądania terminarzy innych osób. Uprawnienie takie można nadać w module Administrator. (ścieżka dostępu: moduł Administrator -> kategoria Funkcje -> pozycja Administrator uprawnień ). Użytkownik systemu wybiera określonego pracownika i nadaje mu uprawnienie znajdujące się w kategorii Terminarz (uprawnienie Przeglądanie terminarzy innych ). Rys. Ustalenie terminu pracy Opcja ustalenia terminu jest także dostępna z poziomu głównego menu modułu - pozycja Ustawienia. Rys. Ustalenie terminu pracy Wybór tej opcji powoduje wyświetlenie okna, w którym Użytkownik ustala szczegóły pracy 59

60 aktualnie wybranego pracownika/gabinetu w zaznaczonym uprzednio terminie. Rys. Ustalenie terminu pracy Ustalenie terminu pracy obejmuje określenie typu godzin pracy lekarza/gabinetu. Dodatkowo w oknie ustalenia terminu pracy znajduje się opcja, która daje możliwość ustalenia identycznych godzin pracy dla wybranego dnia tygodnia (w zależności od tego, na jaki dzień tygodnia ustalamy w danym momencie termin pracy). Po wprowadzeniu danych Użytkownik zatwierdza określony termin pracy przyciskiem OK. W przypadku korzystania z wielopodmiotowego trybu pracy, podczas ustalania terminu pracy lekarza, należy dodatkowo przypisać pracownika do określonego gabinetu, poradni lub podmiotu. Dopiero wówczas jego terminarz pracy będzie widoczny w Rejestracji on-line danej placówki. Przypisanie jest możliwe w oknie ustalania terminu pracy. Po wskazaniu odpowiedniej jednostki należy zatwierdzić wybór przyciskiem OK. Wymagane jest również, aby gabinet został powiązany z poradnią, a poradnia z podmiotem. Powiązania te są ustalane na kartotekach tych jednostek. Terminarz pracy gabinetu w wielopodmiotowym trybie pracy będzie widoczny przy tej placówce, do której gabinet jest przypisany na kartotece. Bez względu na to, że podczas ustalania terminu pracy gabinet zostanie przypisany do innego podmiotu. Po określeniu terminu pracy, świadczeniodawca ustala typ godzin pracy, jaki ma być widoczny dla pacjentów w czasie dokonywania rejestracji przez Internet. Ad.2. Ustalanie typu godzin pracy lekarza/gabinetu widocznych dla pacjentów w ramach Rejestracji on-line W celu określenia widoczności typu godzin pracy w zakresie Rejestracji on-line, Użytkownik za pośrednictwem przycisku menu przechodzi do pozycji Opcje. Rys. Opcje główne terminarza Wówczas zostaje wyświetlone okno Opcjeterminarz, w którym Użytkownik na zakładce Opcje przychodni zaznacza typy godzin pracy lekarza/gabinetu, które mają być widoczne w czasie. Rys. Ustalenie terminu pracy w trybie wielopodmiotowym Takie rozwiązanie daje możliwość jednoczesnego ustalenia terminarza pracy dla jednego lekarza w różnych placówkach. Jeśli pracownik przemieszcza się pomiędzy placówkami terminy wizyt będą widoczne poprzez Rejestrację on-line w odpowiednich placówkach (podmiotach). Rys. Opcje terminarza zakładka opcje przychodni W oknie są wymienione wszystkie zdefiniowane w systemie KS-SOMED typy godzin pracy lekarza/gabinetu. Jeśli Użytkownik chce, aby określony typ pracy był widoczny/niewidoczny dla 60

61 pacjentów w czasie dokonywania rejestracji on-line /konsultacji on-line za pośrednictwem portalu musi wybrać jedną z dostępnych opcji: godziny niewidoczne dany typ godzin pracy lekarza nie będzie widoczny dla pacjentów na terminarzu w ramach Rejestracji on-line/konsultacji on-line tylko umawianie - pacjent będzie mógł dokonać rezerwacji terminu wizyty w przychodni, bez umawiania godziny pracy lekarza/gabinetów będą widoczne dla pacjentów w ramach Rejestracji on-line, ale bez możliwości dokonywania rejestracji przez Internet konsultacje on-line - pacjent będzie mógł dokonać rezerwacji terminu wizyty w przychodni oraz konsultacji on-line. Ustawienia zatwierdza poprzez użycie przycisku OK. Po zdefiniowaniu harmonogramu pracy lekarza/gabinetu oraz wskazaniu, który typ godzin pracy ma być dostępny, Użytkownik w module Terminarz określa jeszcze rodzaj mechanizmu potwierdzeń wizyt. Ad.3. Mechanizm umożliwiający rezerwację wizyty anonimowego użytkowników Pacjenci "anonimowi" czyli ci, którzy posiadają kartę zdrowia pacjenta OSOZ ale nie mają założonej kartoteki w bazie systemu SOMED, mogą przy zgłaszaniu chęci zarezerwowania terminu wizyty być traktowani na dwa sposoby: Pierwszy pozwala na dokonanie zgłoszenia anonimowemu pacjentowi (tylko jednego), drugi nie pozwala na dokonanie żadnego zgłoszenia - pacjent może tylko oglądać harmonogram przyjęć lekarza/gabinetu. Zaznaczenie opcji Zezwalaj na logowanie/rezerwację anonimowemu użytkownikowi pozwala pacjentom, którzy nie byli nigdy w przychodni zarezerwować termin swojej pierwszej wizyty w bazie. Wyłączona opcja powoduje blokadę możliwości dokonywania rezerwacji wizyt przez pacjentów anonimowych - w takim przypadku rezerwacji mogą dokonywać tylko ci pacjenci, którzy posiadają już swoje kartoteki w przychodni. Ustalenia mechanizmu potwierdzania wizyt Użytkownik może dokonać w oknie Opcje terminarz na zakładce Rejestracja Internetowa. Rys. Opcje terminarza zakładka rejestracja Internetowa Domyślnie w systemie KS-SOMED aktywna jest opcja automatycznego potwierdzenia wizyt. Automatyczne potwierdzenie wizyty Za automatyczne potwierdzenia wizyt pochodzących z rejestracji dokonywanej przez Internet odpowiedzialna jest opcja: Rezerwacja terminu wizyty z pominięciem fazy akceptacji. Jeśli opcja jest zaznaczona, potwierdzenia wizyt dokonują się automatycznie, pod warunkiem wypełnienia pól edycyjnych: Usługa wykorzystana przy rezerwacji, Usługa wykorzystana przy konsultacji on-line, Pracownik wykorzystywany przy rezerwacji (zatwierdzający rezerwację). O tym, jakie pozycje mają zostać wskazane w tych polach decyduje administrator systemu w porozumieniu z kierownictwem przychodni. Do wersji systemu dodatkowym warunkiem działania mechanizmu automatycznego potwierdzania wizyt jest uruchomienie i odpowiednie skonfigurowanie programu KSPLDemon.exe. Przy wykorzystaniu automatycznego sposobu potwierdzaniu wizyt zalecane jest również, ustalenia częstotliwości odświeżania terminarza. Pozwala to Użytkownikowi na bieżąco obserwować zmiany zachodzące w terminarzu pracy lekarza. Włączenie opcji częstotliwości odświeżania powoduje cykliczne (w określonych odstępach czasu) uwzględnianie nowych informacji w terminarzu. W tym przypadku siatka terminarza zostaje uzupełniona o wpisy pochodzące z Rejestracji on-line. Opcje częstotliwości odświeżania można ustawić w opcjach głównych terminarza na zakładce Ustawienia. 61

62 Drugim ze sposobów potwierdzenia wizyty jest zastosowania funkcji Zatwierdź w oknie Potwierdzenie wizyt Rejestracji Internetowej. Rys. Ustawienia ogólne pracy terminarza Aby zmiany na terminarzy były nanoszone na bieżąco zaleca się ustalenie opcji częstotliwości odświeżania co 30 sekund. Jeśli opcja częstotliwości odświeżania nie zostanie ustalona, zmiany na terminarzu pojawią się w momencie wykonania jakiegokolwiek zadania na terminarzu. Półautomatyczne potwierdzanie wizyt Za półautomatyczne potwierdzanie wizyt odpowiedzialna jest opcja: Oznaczaj rezerwacje tworzone automatycznie Do potwierdzenia. W przypadku włączenia opcji Użytkownik informowany jest o tym, że system odebrał zapytania o rezerwacje wizyt. Informacje o zgłoszonych rezerwacjach wizyt są automatyczne nanoszone na terminarz. W takim przypadku osoba rejestrująca pacjentów będzie miała świadomość, iż na określone terminy wizyt są już chętne osoby. Są to osoby, które zgłosiły zapytanie o rezerwację wizyt za pośrednictwem portalu Potwierdzenia wizyt Użytkownik może dokonać na różne sposoby. Pierwszym ze sposobów jest użycie prawego przycisku myszy na wybranym polu terminarza i wybór opcji Zmiana statusu wizyty. Następnie po wyświetleniu listy rozwijalnej opcji wybrać funkcje Dodaj znacznik potwierdzenia wizyty. Rys. Potwierdzanie wizyty (półautomatyczny mechanizm potwierdzania wizyt) Rys. Okno potwierdzania wizyt Rejestracji Internetowej Okno można wywołać za pośrednictwem przycisku menu. Po wyświetleniu opcji należy wybrać pozycje Inne a następnie pozycję Rejestracja Internetowa (dokładna ścieżka dostępu zobrazowana jest poniżej). Rys. Ścieżka wywołania okna Potwierdzenie wizyt Rejestracji Internetowej. Po zaznaczeniu określonej pozycji w pierwszej kolumnie tabeli użytkownik musi zastosować przycisk Zatwierdź. Taki sposób potwierdzania wizyt jest także wykorzystywany podczas ręcznego mechanizmu potwierdzania wizyt. Odrzucenie wizyt następuje w sposób ręczny w oknie Potwierdzanie wizyt Rejestracji Internetowej za wyjątkiem, kiedy pacjent anuluje własną potwierdzoną wizytę z poziomu portalu. Wówczas rezerwacja terminu zostaje automatycznie usunięta z terminarza. UWAGA Należy tutaj zaznaczyć, że anulowanie przez pacjenta wizyty, która nie jest jeszcze potwierdzona po stronie systemu KS-SOMED nie spowoduje usunięcia wizyty z widoku terminarza. Terminarz znajdujący się w systemie oraz 62

63 terminarz widoczny na stronie www będzie nadal zawierał informacje iż termin jest zajęty aż do momentu odrzucenia w systemie medycznym. Zatwierdzanie oraz odrzucanie rezerwacji wizyt w oknie Potwierdzenie wizyt Rejestracji Internetowej zostało opisane w odpowiednim punkcie poniżej. Ręczne potwierdzanie wizyt Ręczne potwierdzanie wizyt jest aktywne, gdy opcja: rezerwacja terminu wizyt z pominięciem fazy akceptacji nie jest zaznaczona. Kiedy Użytkownik zdecyduje się na korzystanie z ręcznego sposobu potwierdzania wizyt zaleca się aby opcja informuj o zgłoszeniach oczekujących była zaznaczona. Opcja ta powinna być zaznaczona, jeśli Użytkownik chce dostawać powiadomienia o tym, że pacjent zgłosił termin wizyty za pośrednictwem Indywidualnego Konta Zdrowotnego. W przypadku napłynięcia nowego zgłoszenia rezerwacji wizyty Użytkownik zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem, który wyświetla się na ekranie monitora. Po zaznaczeniu opcji Użytkownik dodatkowo określa częstotliwość sprawdzania zgłoszeń. Czas określany jest za pomocą interwału czasowego w minutach (z dokładnością pięciu minut). Użytkownik tym samym ustala jak często system będzie sprawdzał czy w bazie danych znajdują się oczekujące zgłoszenia/anulowania rejestracji. Aby na bieżąco monitorować zgłoszenia rezerwacji zaleca się ustalenie wartości opcji na 5 minut. Jeśli napłynęło nowe zgłoszenie rejestracji system po wykonaniu sprawdzenia powiadamia o zaistniałym fakcie za pomocą odpowiedniego komunikatu: W Rejestracji Internetowej znajdują się terminy wymagające ingerencji operatora. Czy chcesz je teraz przejrzeć? Potwierdzenie wizyty Użycie przycisku Tak (w oknie powiadomienia o istniejących zgłoszeniach rejestracji) powoduje wyświetlenie okna Potwierdzenie wizyt Rejestracji Internetowej. Rys. Okno potwierdzania wizyt Rejestracji Internetowej Zostają w nim wyświetlone zgłoszenia rejestracji wizyt, które oczekują na potwierdzenie. Osoba obsługująca terminarz, przeglądając zgłoszenia rejestracji, może dokonać potwierdzenia wizyty. W tym celu w pierwszej kolumnie tabeli zaznacza odpowiednią pozycję z listy i używa przycisku funkcyjnego Zatwierdź. Istnieje także możliwość zaznaczenia i użycia funkcji dla kilku pozycji jednocześnie. Zatwierdzenie pozycji powoduje zmianę jej statusu w systemie KS-SOMED, jak i na Indywidualnym Koncie Zdrowotnym Pacjenta. Użytkownik modułu Terminarz nie musi decydować o odrzuceniu lub przyjęciu zgłoszenia w danym momencie, może wywołać okno potwierdzania wizyt w dowolnym czasie działania systemu i dokonać odpowiednich ustaleń. Wywołanie okna jest możliwe za pośrednictwem przycisku menu w module Terminarz. W tym Po wyświetleniu opcji należy wybrać pozycje Inne a następnie pozycję Rejestracja Internetowa (dokładna ścieżka dostępu zobrazowana jest poniżej). Rys. Powiadomienie o istniejących zgłoszeniach rejestracji Osoba obsługująca terminarz ma możliwość przejścia do okna potwierdzenia wizyt (przycisk Tak ) lub zamyka okno powiadomienia bez dokonywania dodatkowych czynności (przycisk Nie ). Rys. Ścieżka wywołania okna Potwierdzenie wizyt Rejestracji Internetowej. 63

64 WAŻNE! Ze względu na to, że rezerwacji terminu wizyty można dokonać za pośrednictwem portalu jak i osobiście, zaleca się by pracownik medyczny obsługujący terminarz potwierdzał wizyty bezpośrednio po otrzymaniu powiadomienia. Usuwanie i Odrzucanie wizyt W przypadku korzystania z automatycznego sposobu potwierdzania wizyt świadczeniodawca ma jedynie możliwość usunięcia zaplanowanej wizyty. Funkcja wykorzystywana będzie w przypadkach, kiedy z różnego rodzaju przyczyn wizyty uprzednio potwierdzone muszą zostać odwołane np. w przypadku nagłej choroby lekarza. Usunięcia wizyty Użytkownik dokonuje poprzez zastosowanie lewego przycisku myszy na określonej pozycji terminarza, a następnie używa funkcji Umów/Usuń wizytę. Funkcja usuwania wizyty jest stosowana do wszystkich potwierdzonych rezerwacji. Rys. Funkcja Ustaw/Usuń wizytę W przypadku korzystania z półautomatycznego i ręcznego sposobu potwierdzania wizyt Użytkownik może odrzucić rezerwacje oczekujące na potwierdzenie. Dokonuje tej czynności w oknie Potwierdzania wizyt rejestracji Internetowej (ścieżka dostępu: Moduł Terminarz -> przycisk menu -> Inne -> pozycja Rejestracja Internetowa ). W tym celu w pierwszej kolumnie tabeli zaznacza określoną pozycję i używa przycisku funkcyjnego Odrzuć. Rys. Okno potwierdzania wizyt Rejestracji Internetowej Po dokonaniu tej czynności dana rezerwacja zmienia status na Odrzucona w systemie KS-SOMED oraz na Indywidualnym Koncie Zdrowotnym. Anulowanie wizyty przez pacjenta Może także wystąpić sytuacja, kiedy pacjent anuluje własną wizytę za pośrednictwem Indywidualnego Konta Zdrowotnego. Skutek anulowania wizyty może być dwojaki, w zależności od wybranego sposobu obsługi Rejestracji on-line. W przypadku automatycznej obsługi terminarzy, wizyta anulowana przez pacjenta zostaje automatycznie usunięta z terminarza pracy lekarza i termin jest ponownie dostępny w ramach Rejestracji on-line. Przy wykorzystaniu ręcznej obsługi zgłoszeń w przypadku wizyty potwierdzonej w systemie a następnie anulowanej przez pacjenta zmienia się status wizyty w systemie oraz na Indywidualnym Koncie Zdrowotnym. Następnie Użytkownikowi sytemu wyświetla się powiadomienie, że: W Rejestracji Internetowej znajdują się terminy wymagające ingerencji operatora. Czy chcesz je teraz przejrzeć? Po odebraniu powiadomienia lub w późniejszym czasie Użytkownik dokonuje odrzucenia/usunięcia wizyty o statusie anulowana przez pacjenta na portalu OSOZ. Dopóki Użytkownik nie odrzuci anulowanej wizyty termin będzie widoczny jako zajęty. W przypadku wizyty, która została zgłoszona lecz użytkownik nie dokonał potwierdzenia w systemie, zmienia się status ale użytkownik nie musi potwierdzać odrzucenia ponieważ wizyta nigdy nie była potwierdzona i widoczna na terminarzu. Powiadomienie będzie się pojawiać, jeśli Użytkownik zaznaczył opcje informuj o zgłoszeniach oczekujących (może tego dokonać podczas pracy Kreatora konfiguracji lub ręcznie). 64

65 Obsługa wizyt pacjentów korzystających z usługi Rejestracji on-line Z usługi Rejestracji on-line może korzystać każdy, kto posiada Indywidualne Konto Zdrowotne na portalu Dlatego też z punktu widzenia systemu KS-SOMED trzeba rozróżnić sposoby obsługiwania różnego typu pacjentów, a mianowicie: 1. Pacjentów, którzy posiadają kartoteki w systemie KS-SOMED i przypisany do niej numer karty OSOZ. 2. Pacjentów, którzy nie posiadają kartoteki w systemie KS-SOMED. 3. Pacjentów, którzy posiadają kartotekę w systemie KS-SOMED bez przypisanej do niej karty OSOZ. Ad.1. W pierwszym przypadku rezerwacja wizyty w systemie KS-SOMED przebiega w sposób całkowicie zautomatyzowany. Podczas wysyłania zapytania dotyczącego rejestracji wizyty do systemu KS-SOMED zostaje przesłany numer karty OSOZ pacjenta. Na podstawie numeru karty program komunikacyjny odnajduje kartotekę określonego pacjenta i tworzy zlecenie wizyty. Gdy Użytkownik ma włączony mechanizm automatycznego potwierdzania wizyt, rezerwacja terminu dla danego pacjenta, zostaje utworzona na podstawie wysłanego zapytania. W takim przypadku moment rezerwacji wizyty w systemie KS-SOMED jest uzależniony od określenia czasu w opcjach programu KSPL_ISOZ.exe (opcja Częstotliwość wprowadzania rezerwacji ). Gdy Użytkownik korzysta z ręcznego mechanizm potwierdzania wizyt, rejestracja terminu zostaje odnotowana w terminarzu, gdy pracownik wykona właściwą operacje (potwierdzi ręcznie). Ad.2. W drugim przypadku, aby rezerwacja wizyt w systemie KS-SOMED była możliwa program KSPL_ISOZ.exe musi w pierwszej kolejności utworzyć kartotekę dla danego pacjenta. Kartoteka zostaje utworzona na podstawie numeru karty OSOZ, który jest przesłany do systemu KS-SOMED w czasie wysyłania zapytania dotyczącego rezerwacji wizyty. Na kartotece założonej w ten sposób widnieje numer karty OSOZ, który identyfikuje danego pacjenta. Pola Imię i Nazwisko na karcie pacjenta zostają wypełnione jako N. Po utworzeniu karty pacjenta, w zależności od wyboru mechanizmu potwierdzania wizyt, program KSPL_ISOZ.exe tworzy rezerwacje wizyty (mechanizm automatyczny) lub pracownik dokonuje potwierdzenia wizyty w sposób ręczny. Przy wykorzystaniu automatycznego mechanizmu potwierdzania wizyt Użytkownik określa częstotliwość tworzenia kont oraz częstotliwość tworzenia rezerwacji wizyty. Od tych ustawień zależy: co jaki czas program będzie zakładał kartoteki, a po ich założeniu - co jaki czas będzie wykonywał zadanie tworzenia rezerwacji. W przypadku wykorzystania ręcznego mechanizmu potwierdzania wizyt Użytkownik określa częstotliwość tworzenia kartotek, a następnie pracownik ręcznie dokonuje potwierdzenia rezerwacji. Czas dokonania tych operacji zależy od ustawienia opcji oraz od czynnika ludzkiego. Czas od momentu zgłoszenia rezerwacji za pośrednictwem portalu do momentu potwierdzenia wizyty (w systemie KS-SOMED) zależy od ustawienia opcji w programie KSPL_ISOZ.exe, a także - w drugim przypadku - od czynnika ludzkiego. Po przybyciu pacjenta na wizytę należy w trybie poprawy wypełnić pola na karcie danymi osobowymi. Karta pacjenta zostanie wyświetlona po odczytaniu numeru karty OSOZ, z którą pacjent przyjdzie do przychodni i na podstawie której została wykonana rejestracja wizyty w trybie on-line. Aby Karta pacjenta została wyświetlona, odczytu numeru Użytkownik musi dokonać w trybie przeglądania/wyboru listy pacjentów. Np. Moduł Kartoteki -> kategoria menu Pacjenci -> pozycja Pacjenci. Rys. Lista pacjentów - pozycja anonimowego pacjenta Pacjent, który nie posiada założonej kartoteki w danej przychodni może tylko raz wykonać zapytanie o rezerwację wizyt u tego świadczeniodawcy. Ad.3. W trzecim przypadku program zachowuje się tak jak w przypadku pacjentów, którzy nie posiadają kartoteki w systemie KS-SOMED. Dzieje się tak dlatego, że jedynym czynnikiem, po którym 65

66 można rozpoznać danego pacjenta jest numer karty OSOZ. Jeśli do danej karty pacjenta nie został przypisany numer karty OSOZ, program nie ma możliwości skojarzenia danych i dopisania numeru karty do kartoteki danego pacjenta. Założenie karty dla pacjenta oraz potwierdzenie i czas rezerwacji wizyty (automatycznie lub ręcznie) wygląda analogicznie do sytuacji wcześniejszej. Jeśli pacjent przychodząc na wizytę informuje, że ma kartotekę w danej przychodni jednak numer karty OSOZ nie został jeszcze do niej przypisany. Wówczas w systemie KS-SOMED znajdują się dwie kartoteki założone dla jednego pacjenta. Jedna zawiera dane osobowe, a druga numer karty OSOZ. W takim przypadku pracownik obsługujący danego pacjenta powinien w pierwszej kolejności usunąć rezerwacje wizyty, usunąć kartę pacjenta, na której znajduje się numer karty OSOZ, dopisać numer karty do kartoteki pacjenta z danymi osobowymi oraz dokonać rezerwacji terminu wizyty w sposób ręczny. Przesyłanie danych z OSOZ do sytemu KS-SOEMD wynosi maksymalnie 30 sekund. Jest to czas, jaki upływa od momentu zgłoszenia rezerwacji terminu wizyty poprzez portal przy wykorzystaniu Indywidualnego Konta Zdrowotnego, do momentu pojawienia się zapytania w systemie KS-SOMED. BRAK POŁĄCZENIA W przypadku braku połączenia systemu KS-SOMED z siecią Internet, komunikacja zostaje przerwana i Rejestracja on-line jest nieaktywna. W takiej sytuacji program KSPL_ISOZ.exe cyklicznie co 30 minut wykonuje próbę ponownego połączenia z OSOZ. Kiedy komunikacja zostanie przywrócona usługa Rejestracji on-line staje się aktywna. 15. REJESTRACJA CENTRALNA Zarządzanie Rejestracją Centralną (Serwis Organizatora) Centralna Rejestracja jest rozwinięciem funkcjonalności Rejestracji on-line przewidzianej dla Świadczeniodawców podłączonych do OSOZ. Centralna Rejestracja ma za zadanie obsługę pacjentów, którzy chcą umówić się na wizytę u wybranego Świadczeniodawcy należącego do grupy podmiotów obsługiwanych przez Organizatora Centralnej Rejestracji. Organizatorem Centralnej rejestracji może być np. właściciel sieci placówek. Zarządzanie Centralną Rejestracją (Call Center) dostępne jest z poziomu Serwisu Organizatora Programów Organizatora OSOZ (dostępnych Dane dostępowe Organizator otrzymuje od firmy KAMSOFT. Wszystkie funkcje Centralnej Rejestracji w serwisie zostały zgrupowane w dwóch głównych zakładkach dostępnych po lewej stronie menu: Grupy zakładka służy do konfigurowania i obsługi grup przychodni, które mają uruchomioną funkcjonalność Rejestracji on-line i będą działać w ramach określonej grupy Świadczeniodawców. Call Center zakładka daje możliwość wyszukiwania Świadczeniodawców oferujących dane usługi w ramach grup zdefiniowanych przez Organizatora i umawianie pacjentów posiadających kartę OSOZ na wizyty u wybranych Świadczeniodawców. Rys. Serwis Organizatora Zakładka Grupy Zakładka Grupy udostępnia funkcje służące do utworzenia zdefiniowanych przez Operatora grup podmiotów i dodawanie do nich określonych Świadczeniodawców. Grupy stanowią zbiór Świadczeniodawców, którym przypisuje się usługi i operatorów Call Center. Funkcje znajdujące się w zakładce zostały podzielona na dwie grupy: Lista, Operatorzy. 66

67 Rys. Zakładka Grupy Serwis Organizatora Grupa funkcji Lista Lista zawiera informacje na temat grup świadczeniodawców wraz z przypisanymi do nich podmiotami oraz usługami, które są wykonywane w ramach tych grup. Rys. Lista grup Świadczeniodawców W celu utworzenia grupy Świadczeniodawców należy użyć przycisku Dodaj znajdującego się poniżej tabeli. Wówczas zostaje wyświetlony formularz dodawania nowej grupy. Rys. Formularz grupy Świadczeniodawców w trybie przeglądu Edycja - dostępna za pośrednictwem ikony, powoduje wyświetlenie formularza, który umożliwia poprawę informacji opisujących grupę świadczeniodawców (formularz widoczny powyżej).; Usługi dostępna za pośrednictwem ikony, wyświetla listę wszystkich usług zdefiniowanych w ramach wybranej grupy świadczeniodawców. Przyporządkowanie danej usługi do wybranej grupy podmiotów oznacza możliwość wykonywania jej przez wszystkich świadczeniodawców należących do grupy; Rys. Lista usług wybranej grupy Świadczeniodawców Podmioty - dostępna za pośrednictwem Rys. Formularz dodawania grupy Świadczeniodawców Organizator wprowadza nazwę grupy oraz zamieszcza jej opis. Wprowadzone dane należy zaakceptować za pomocą przycisku Dodaj. Utworzona grupa zostanie dodana do listy grup świadczeniodawców. W poszczególnych kolumnach tabeli znajdują się ikony, których użycie powoduje wywołanie poszczególnych funkcji: Do dyspozycji operatora dostępne są następujące funkcje: Przegląd dostępna za pośrednictwem odpowiedniej ikony, powoduje wyświetlenie formularza z danymi danej grupy ikony, wyświetla tabelę z listą podmiotów w ramach wybranej grupy Świadczeniodawców. Podczas pierwszego uruchomienia lista podmiotów jest pusta, co sygnalizowane jest informacją Brak danych. W celu dodania nowego podmiotu należy użyć przycisku Dodaj. 67

68 Rys. Lista podmiotów należących do wybranej grupy Świadczeniodawców Użycie przycisku powoduje wyświetlenie okna Świadczeniodawcy. Rys. Wybór Świadczeniodawców do grupy W dolnej części okna znajduje się mechanizm pozwalający wyszukać określonego Świadczeniodawcę według odpowiedniego kryterium. Podmiot zostanie wyszukany wg jego identyfikatora, gdy zostanie wprowadzony 6-cyfrowy numer (tzw. ID KAMSOFT). W przypadku wpisania ciągu znaków w pole Szukaj zostaną wyświetlone wszystkie miejscowości zawierające wprowadzony ciąg znaków w formie listy. Rys. Wyszukiwanie podmiotów Wybór określonej miejscowości z listy (za pomocą lewego przycisku myszy lub kursora i przycisku Enter na klawiaturze komputera) spowoduje wyświetlenie wszystkich Świadczeniodawców z danego obszaru. Jeśli miejscowość nie zostanie znaleziona poszukiwana fraza zostanie zinterpretowana, jako początek nazwy szukanego podmiotu. Rys. Lista Świadczeniodawców Organizator może dodać interesujące go podmioty do listy za pomocą przycisku Dodaj umieszczonego w ostatniej kolumnie tabeli. Po zastosowaniu tej funkcji wybrany podmiot zostaje dodany do listy. Rys. Lista podmiotów należących do wybranej grupy Świadczeniodawców Po dodaniu Świadczeniodawcy do listy, Organizator ma możliwość usunięcia pozycji za pomocą przycisku umieszczonego w ostatniej kolumnie tabeli. Operatorzy - dostępna za pośrednictwem ikony ; Organizator ma możliwość przypisania do wybranej grupy świadczeniodawców tzw. operatorów Call Center czyli osób, które mogą obsługiwać wybraną grupę podmiotów w ramach przypisanych do nich usług. Zakres uprawnień danego operatora w ramach grup został umieszczony w opisie zakładki Operatorzy. Rys. Lista operatorów wybrane grupy Świadczeniodawców Lista operatorów przy pierwszym uruchomienia jest pusta. W celu dodania operatora należy użyć przycisku Dodaj. Wówczas zostanie wyświetlona lista Operatorów. Podczas przypisywania wybranej osoby po raz 68

69 pierwszy do listy operatorów mających działać w ramach grupy świadczeniodawców wyświetlany jest tylko i wyłącznie Administrator Grup Organizatora ustanowiony przy procesie tworzenia licencji na Centralną Rejestrację. Rys. Lista operatorów Call Center Przypisanie Administratora Grup Operatorów do listy operatorów w ramach danej grupy Świadczeniodawców następuje po użyciu ikony w ostatniej kolumnie tabeli. Definiowanie operatorów, którzy mają być dostępni w ramach listy zostało umieszczone w opisie zakładki Operatorzy. Usuń - ikona, której użycie spowoduje usunięcie danej grupy Świadczeniodawców z listy. Grupa funkcja Operatorzy Grupa funkcji udostępnia funkcje służące do definiowania operatorów, których można następnie przypisać do wybranej grupy świadczeniodawców tzw. operatorów Call Center. Osoby te będą mogą obsługiwać wybraną grupę podmiotów w ramach przypisanych do nich usług. Po wejściu zostaje wyświetlona obecnie obowiązująca lista Operatorów Call Center. S kolumna zawiera ikonę, której użycie spowoduje przejście do formularza z danymi operatora (formularz zostanie opisany przy dodawaniu operatora); E kolumna zawiera ikonę, której użycie spowoduje przejście do formularza z danymi operatora, które mogą podlegać edycji (formularz zostanie opisany przy dodawaniu operatora); UWAGA! W trybie edycji nie można edytować loginu użytkownika. Edycja zostanie zaakceptowana w momencie podania hasła edytowanego użytkownika oraz po użyciu przycisku ZAPISZ. U kolumna zawiera ikonę, której użycie spowoduje usunięcie danego Operatora z listy operatorów. UWAGA! Nie można usunąć ostatniego Administratora Grup Organizatora. W systemie musi pozostać przynajmniej jeden Operator o uprawnieniach administracyjnych przy próbie usunięcia wyświetlana jest odpowiednia informacja. Rys. Komunikat informacyjny W celu utworzenia nowego Operatora Call Center należy użyć przycisku Dodaj umieszczonego poniżej listy operatorów Call Center. Rys. Lista operatorów Tabela z listą operatorów zawiera m.in. następujące informacje: Imię operatora; Nazwisko operatora; Login; Rys. Lista operatorów Call Center 69

70 Wówczas zostaje wyświetlony formularz dodawania operatora, który należy wypełnić poprzez wprowadzenie odpowiednich danych. Następnie należy dokonać konfiguracji grup i uprawnień, do których operator będzie miał dostęp. Konfiguracji może dokonać w odpowiednich oknach, które zostają wyświetlone po zastosowaniu ikon umieszczonych na formularzu: Konfiguracja grup, Konfiguracja uprawnień. Konfiguracja grup poprzez użycie ikony następuje przejście do formularza grup operatora. Rys. Dane operatora W celu dodania nowego operatora należy uzupełnić następujące dane: login operatora (pole obowiązkowe); hasło operatora dwukrotnie (pole obowiązkowe); UWAGA! Hasło powinno składać się z minimum 8 znaków, zawierać duże oraz małe litery, cyfry lub znaki specjalne. W przypadku próby wprowadzenia hasła niezgodnego z zasadami bezpieczeństwa zostanie wyświetlona stosowna informacja. imię operatora (pole nieobowiązkowe); nazwisko operatora (pole nieobowiązkowe); miejscowość dla pola miejscowość przygotowano podpowiedź w postaci listy miejscowości, która pojawia się w momencie wpisywania kolejnych liter miejscowości (pole nieobowiązkowe); Ulicę (pole nieobowiązkowe); Nr domu ((pole nieobowiązkowe); Nr mieszkania (pole nieobowiązkowe); Telefon (pole nieobowiązkowe); PESEL (pole nieobowiązkowe); NIP (pole nieobowiązkowe). Rys. Konfiguracja grup operatora Organizator ma możliwość włączenia operatorowi Call Center aktywności danej grupy Świadczeniodawców, polegającej na możliwości obsługi wybranej grupy podmiotów w ramach przypisanych do nich usług. W celu nadania uprawnień do wybranej grupy należy zaznaczyć checkbox w kolumnie Aktywność, a następnie potwierdzić wybór przyciskiem OK. Konfiguracja uprawnień - użycie ikony spowoduje przejście do formularza uprawnień. 70

71 Rys. Konfiguracja uprawnień operatora Organizator ma możliwość włączenia operatorowi Call Center aktywności: danej grupy świadczeniodawców, która polega na możliwości tworzenia, edytowania oraz usuwania grupy podmiotów w ramach przypisanych do nich usług, praw administratora grup organizatora pozwalających na tworzenie, edycję i usuwanie operatorów call center. Zaznaczając odpowiednie pola checkbox w kolumnie Aktywność należy zatwierdzić swój wybór klawiszem OK. Dodatkowo istnieje możliwość dołączenia zdjęcia operatora. Dodanie zdjęcia odbywa się za pomocą przycisku Przeglądaj. Należy odszukać i wskazać zdjęcie a następnie dokonać zapisu (wczytania). Rys. Dane operatora Call Center Całość wprowadzonych danych należy zaakceptować za pomocą przycisku Dodaj. Po tej czynności nowy Użytkownik zostaje dodany do grupy operatorów, a jego dane zostaną umieszczone na liście operatorów Call Center. Każdy zdefiniowany operator Call Center będzie mógł być następnie dodany do listy operatorów określonej grupy świadczeniodawców. Przyporządkowany operator Call Center będzie mógł obsługiwać wybraną grupę podmiotów w ramach przypisanych do nich usług Zakładka Call Center Zakładka daje możliwość wyszukiwania Świadczeniodawców oferujących dane usługi w ramach grup zdefiniowanych przez Organizatora i umawianie pacjentów posiadających kartę OSOZ na wizyty u wybranych Świadczeniodawców. Zakładka Call Center obejmuje grupy funkcji Zarządzanie oraz Obsługa (dostępne z menu po prawej stronie). Rys. Zakładka Call Center 71

72 Grupa funkcji Zarządzanie Grupa funkcji Zarządzanie zawiera funkcje pozwalające na ustawienia parametrów aktywności usługi Call Center, integracji z systemem IVR oraz podłączaniu grup Świadczeniodawców do Call Center. Rys. Ustawienia parametrów usługi Organizator zostanie poproszony o potwierdzenie swojej decyzji za pomocą przycisku OK w oknie, które zostanie wyświetlone. Rys. Zarządzanie Call Center Po wejściu do grupy funkcji w górnej części witryny znajduje się okno Ustawienia. Rys. Potwierdzenie podłączenia do usługi Poniżej parametrów znajdujących się w oknie Ustawienia została zamieszczona tabela, w której Organizator ma możliwość wyboru grupy Świadczeniodawców. Rys. Ustawienia parametrów usługi Prezentuje następujące dane: Nazwa; Maksymalna liczba operatorów maksymalna liczba pracowników Call Center określona jest w licencji; Maksymalna liczna podmiotów - Organizator może definiować grupy podmiotów o maksymalnej liczbie określonej w licencji; Data końca aktywności usługi. Integracja z IVR (ang. Interactive Voice Response) integracja z systemem umożliwiającym interaktywną obsługę osoby dzwoniącej aktywność określona w licencji; Stan określa aktualny stan usługi włączony/wyłączony (początkowo usługa posiada stan wyłączony); W celu włączenia usługi Call Center należy użyć przycisku Włącz dostępnego w oknie Ustawienia zgodnie z rysunkiem. Rys. Tabela grup podłączonych do Call Center Dzięki temu będzie mógł dokonywać podłączenia określonych podmiotów w ramach danej usługi. W celu podłączenia grupy Świadczeniodawców Call Center należy użyć przycisku Podłącz dostępnego w dolnej części tabeli. Po użyciu przycisku zostanie wyświetlone okno Lista grup, z którego Organizator wybiera grupy Świadczeniodawców, które zostaną zaproszone do współpracy. 72

73 Rys. Lista grup Świadczeniodawców W celu dodania danej grupy należy użyć przycisku Dodaj umieszczonego w ostatniej kolumnie tabeli zawierającej listę grup. Po wybraniu danej grupy Świadczeniodawców poniżej tabeli zostaje wyświetlona lista wszystkich podmiotów wchodzących w jej skład (uprzednio zdefiniowanej w zakładce Grupy. Rys. Grupy i podmioty podłączone do Call Center Każdy z podmiotów podłączonych do Call Center początkowo przyjmuje status Oczekujący. Status ten będzie utrzymywał się do momentu akceptacji bądź rezygnacji z uczestnictwa w Centralnej Rejestracji przez dany podmiot. Zmiana statusu możliwa jest z poziomu Serwisu Świadczeniodawcy dostępnej za pośrednictwem portalu (opis znajduje się w punkcie 15.2). Placówka medyczna dodana do grupy świadczeniodawców i podłączona do Call Center, będzie mogła obsługiwać pacjentów po uprzednim wyrażeniu na to zgody. Akceptacji udziału w usłudze Centralnej Rejestracji dokonuje za pośrednictwem Serwisu Świadczeniodawcy. Podłączenie grupy świadczeniodawców do Call Center powoduje, że wszystkie podmioty przynależące do grupy otrzymują status oczekujący i na ich konto w serwisach Świadczeniodawców zostaje wysłane odpowiednie powiadomienie z możliwością akceptacji bądź rezygnacji z uczestnictwa w Call Center. Po zalogowaniu do Serwisu Świadczeniodawcy funkcje związane z Rejestracją Centralną znajdują się po wejściu do odpowiedniej zakładki w menu po lewej stronie. Rys. Zakładka Rejestracja Centralna Po wejściu do zakładki wyświetlona zostaje lista organizatorów Centralnej Rejestracji, którzy przyporządkowali danego Świadczeniodawcę do określonej grupy, a następnie podłączyli tę grupę do usługi Call Center. Po dokonaniu tej operacji pozycja pojawia się na liście i otrzymuje status Oczekujący. Rys. Zarządzanie Call Center W przypadku braku chęci uczestnictwa w Call Center, wyrażonej poprzez Serwis Świadczeniodawcy, podmiot przyjmuje status Rezygnacja. W takim przypadku Organizator ma możliwość skorzystania z funkcji przywracającej status Oczekujący (kolumna Akcja przycisk funkcyjny Przywróć ), co spowoduje ponowienie możliwości aktywacji bądź rezygnacji z usługi. Rys. Lista ośrodków Call Center W odniesieniu do takich pozycji Świadczeniodawca ma możliwość akceptacji bądź rezygnacji korzystania z tej usługi. Aby tego dokonać należy wejść w szczegóły ośrodka Call Center wybranego Organizatora i użyć odpowiedniego przycisku funkcyjnego. Grupa funkcji Obsługa Zakładka służy do obsługi pacjentów w ramach Rejestracji Centralnej. Proces obsługi został opisany w osobnym punkcie Rejestracja Centralna w Serwisie Świadczeniodawcy Rys. Szczegóły ośrodka Call Center 73

74 Po wejściu do szczegółowych informacji dotyczących wybranej pozycji z listy, Świadczeniodawca ma możliwość przeglądu: pełnej nazwy ośrodka Centralnej Rejestracji danych teleadresowych ośrodka Centralnej Rejestracji daty przystąpienia oraz wystąpienia z udziału w Centralnej Rejestracji u danego Organizatora aktualny status uczestnictwa. W celu zmiany statusu należy użyć jednego z przycisków funkcyjnych: Akceptuj - użycie przycisku powoduje zmianę statusu na Aktywny i możliwość obsługi pacjentów w zakresie Centralnej Rejestracji. Informacja o dokonaniu akceptacji zostanie również wysłana do organizatora i status pozycji w serwisie organizatora także zmieni się na Aktywny. Po dokonaniu akceptacji świadczeniodawca będzie mógł aktywnie korzystać z uczestnictwa w usłudze Centralnej Rejestracji. Po wejściu w szczegółowe informacje dotyczące ośrodka będzie dostępny wyłącznie przycisk Zrezygnuj Zrezygnuj - Użycie przycisku powoduje zmianę statusu na Rezygnacja oraz brak możliwości obsługi pacjentów w zakresie Centralnej Rejestracji. Informacja o rezygnacji zostanie również wysłana do Organizatora i status pozycji w serwisie organizatora także zostanie zmieniony. Dodatkowo organizator będzie miał możliwość wysłania ponownego zapytania o uczestnictwo w usłudze (użycie przycisku Przywróć ). Jeśli tego dokona status ponownie zmieni się na stan Oczekujący i Świadczeniodawca będzie mógł ponownie podjąć decyzje odnośnie uczestnictwa w usłudze. Rys. Zakładka Call Center Serwis Organizatora Obsługa pacjenta polega na możliwości rejestracji terminu wizyty pacjentów posiadających kartę OSOZ u wybranych Świadczeniodawców w ramach podmiotów świadczących określone usługi. Po wybraniu funkcji wyświetlona zostaje tabela wszystkich grup Świadczeniodawców podłączonych do Call Center i aktywnych dla zalogowanego Organizatora. Użytkownik ma możliwość rozwinięcia grupy za pomocą odpowiedniej ikony. Rys. Obsługa Call Center Wówczas zostaje wyświetlona pełna lista grup Świadczeniodawców, do których obsługi Organizator posiada uprawnienia Obsługa Pacjenta w zakładce Call Center (Serwis Organizatora) Osoba zarządzająca Centralną Rejestracją za pośrednictwem Serwisu Organizatora ma możliwość obsługi pacjenta poprzez funkcję Obsługa. Jest ona dostępna z poziomu zakładki Call Center (menu po prawej stronie). Rys. Grupy Świadczeniodawców Organizator ma możliwość zaznaczenia grup Świadczeniodawców, w ramach, których ma nastąpić wyszukiwanie podmiotów. Wyboru dokonuje się poprzez zaznaczenie checkboxa dostępnego przy każdej grupie Świadczeniodawców, a następnie użyciu przycisku Zapamiętaj. W przypadku braku zaznaczenia jakiejkolwiek z grup wyszukiwanie domyślnie odbywać się będzie w ramach każdej z grup dostępnych dla Organizatora. 74

75 Rys. Grupy Świadczeniodawców Poniżej listy zawierającej grupy Świadczeniodawców znajduje się formularz do obsługi pacjenta w ramach zaznaczonych grup. W pole Nr Karty należy wprowadzić numer karty OSOZ pacjenta, któremu ma nastąpić zarezerwowanie wizyty w ramach usługi. Naciśnięcie przycisku Podłącz (znajdującego się obok pola z numerem karty OSOZ) spowoduje weryfikację wprowadzonego numeru karty. Jeżeli karta istnieje oraz jest aktywna i przypisana do konta zdrowotnego, wtedy Organizator zostaje połączony ze wskazanym pacjentem. Rys. Proces obsługi pacjenta Wówczas przycisk ten zmienia się na Odłącz, a wszystkie operacje wykonywane są na Indywidualnym Koncie Pacjenta, do którego należy dana karta OSOZ. Jeżeli nie znaleziono pacjenta dysponującego wprowadzonym numerem karty zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat precyzujący przyczyny, dla których nie można się podłączyć np. karta nieaktywna. W celu odszukania Świadczeniodawcy, do którego Organizator chce zarejestrować podłączonego pacjenta może skorzystać z dostępnego mechanizmu wyszukiwania podmiotów (przycisk Szukaj ). Po użyciu przycisku Szukaj (bez wprowadzania danych) zostaje wyświetlona lista wszystkich podmiotów w ramach wybranych grup świadczeniodawców oferujących usługę Centralnej Rejestracji. Rys. Wyszukiwanie placówki W celu ograniczenia ilości pozycji na wyświetlonej liście przychodni można skorzystać z pola Wyszukaj. Wyszukiwanie określonych podmiotów możliwe jest po następujących elementach: miejscowości, adresie podmiotu, nazwie podmiotu, imieniu i nazwisku lekarza, specjalności lekarza, opisie lekarza, typie komórki organizacyjnej (gabinetu), nazwie usługi (gabinetu), opisie usługi (gabinetu). Istnieje możliwość wpisania w pole kilku warunków wyszukiwanie jednocześnie. Z zastrzeżeniem. że muszą być one rozdzielone znakiem "," (przecinek). W przypadku, gdy pacjent kiedykolwiek wcześniej korzystał z usług oferowanych przez podmiot w ramach grupy świadczeniodawców, domyślnie zostanie on wyświetlony bez konieczności jego wyszukiwania. Przy każdej z placówek korzystających z Centralnej Rejestracji zostają wyświetlone oferowane przez daną placówkę zasoby. Rys. Zasoby przychodni Dodatkowo po użyciu przycisku Przeszukaj (przy danej placówce) następuje przejście do jej zasobów i informacji, czy w danym momencie przychodnia pracuje (on-line). Rys. Zasoby przychodni Status Pracuje jest warunkiem koniecznym do dokonania rejestracji pacjenta w ramach zasobów przychodni. Wśród informacji dotyczących przychodni znajduje się mechanizm wyszukiwania zasobów przychodni. Po wprowadzeniu odpowiedniego ciągu znaków w pole Przeszukaj zasoby przychodni i zastosowaniu przycisku Przeszukaj można zawęzić zakres wyświetlanych informacji. Domyślnie wyświetlane są wszystkie zasoby przychodni. UWAGA! Należy pamiętać, że dostępność zasobów danej przychodni zależy od konfiguracji rejestracji 75

76 on-line w systemie konkretnej placówki medycznej. Do rejestracji danego pacjenta można przystąpić po zastosowaniu przycisku Rejestruj przy danym zasobie przychodni (niezależnie od miejsca, w którym Organizator się znajduje). Gdy termin jest dostępny, operator ma możliwość dokonania rezerwacji. Wybór terminu następuje po zastosowaniu lewego przycisku myszy na wybranym polu terminarza. Po jego użyciu zostaje wyświetlony formularz rejestracji terminu. Rys. Zasoby przychodni Po użyciu przycisku Rejestruj zostaje wyświetlony terminarz pracy lekarza/gabinetu, gdzie terminy rejestracji prowadzone przez lekarza/gabinet zaznaczone są odpowiednim kolorem (kolor uzależniony jest od rodzaju usługi świadczonej w ramach podmiotu). Powyżej terminarza znajduje się mechanizm wyszukiwania, który po wprowadzeniu określonych warunków umożliwia wyświetlanie terminarza według zakresu godzin i dat. Dodatkowo Organizator może skorzystać z pola checbox pierwszy wolny termin, a następnie użyć przycisku Sprawdź termin, co spowoduje odszukanie pierwszego wolnego terminu pracy lekarza/gabinetu. Rys. Formularz rejestracji terminu Na formularzu rejestracji pacjenta Organizator ma możliwość określenia typu wizyty (bezpośrednia wizyta w poradni lub konsultacja on-line) oraz umieszczenia krótkiej informacji dla lekarza. Po wprowadzeniu danych Organizator używa przycisku Rejestracja, co spowoduje wywołanie procesu rezerwacje terminu. Zarezerwowane terminy oznaczone są odpowiednim kolorem (zgodnie z legendą) na terminarzu i są niedostępne dla innych pacjentów. Rys. Wyszukiwanie wolnych terminów Operator wybiera dany termin poprzez ustawienie się kursorem na odpowiednim polu. Po ustawieniu się na danej pozycji zostaje wyświetlona szczegółowa informacja dotycząca wybranego terminu. Rys. Terminarz przychodni System automatycznie zapamiętuje wybór wszystkich lekarzy, do których pacjent rejestrował się za pomocą Call Center. Lekarze pacjenta zostają dodani do grupy Lekarze pacjenta i są dostępni podczas obsługi pacjenta bez dokonywania wyszukiwania. Po zakończeniu procesu obsługi pacjenta należy odłączyć numer Karty OSOZ z systemu. Operacji tej można dokonać za pomocą przycisku Odłącz znajdującego się przy numerze karty. Rys. Proces obsługi pacjenta Rys. Terminarz przychodni 76

77 15.4. Obsługa Pacjenta w systemie KS-SOMED W systemie KS-SOMED obsługa pacjenta z zakresie Rejestracji Centralnej dokonywana jest poprzez pracownika medycznego tzw. operatora Call Center, zdefiniowanego w Serwisie Programy Organizatora (zakładka Grupy). Aby pracownik medyczny przychodni mógł obsłużyć danego pacjenta za pośrednictwem systemu KS-SOMED musi mieć uzupełnione odpowiednie informacje na kartotece w systemie medycznym (login i hasło operatora centralnej rejestracji). Te dane zostały uprzednio zdefiniowane przez Organizatora Rejestracji Centralnej w czasie dodawania operatora w serwisie Programów Organizatora. Wymagane dane należy wprowadzić na karcie pracownika podmiotu gospodarczego. W tym celu należy z głównego poziomu aplikacji wejść do modułu Kartoteki. Rys. Lista pracowników Na karcie pracownika podmiotu gospodarczego, która zostanie wyświetlona należy przejść do zakładki OSOZ i uzupełnić pola: login operatora centralnej rejestracji, hasło operatora centralnej rejestracji. Rys. Główne menu systemu Następnie należy wybrać pozycje menu Org. wewnętrzna wybrać pozycje Pracownicy. Rys. Karta pracownika podmiotu gospodarczego w trybie edycji Dane te zostały ustalone w Serwisie Organizatora. Po uzupełnieniu danych, pracownik może obsłużyć pacjenta w ramach centralnej rejestracji w systemie KS-SOMED. Obsługa pacjenta w zakresie Rejestracji Centralnej po stronie systemu KS-SOMED jest możliwa z poziomu okna Wybieranie pacjenta. Rys. Główne menu modułu Kartoteki Następnie z listy dostępnych pracowników należy wybrać pracownika, który ma być operatorem centralnej rejestracji i przejść do jego kartoteki w trybie edycji (przycisk Popraw ). Rys. Okno wyboru pacjenta 77

78 Aby obsłużyć pacjenta za pośrednictwem systemu należy w pierwszej kolejności wskazać odpowiedniego pacjenta na liście (ustawić się na danym pacjencie) oraz użyć przycisku Dodatki. Rys. Okno wyboru pacjenta Po ukazaniu się przycisków funkcyjnych po prawej stronie okna należy użyć przycisku Rej.centr.. Rys. Obsługa pacjenta w zakresie Centralnej Rejestracji Zostanie rozpoczęty proces logowania do serwera OSOZ. Po zalogowaniu zostanie wyświetlone okno Obsługa Call Center. Obsługa pacjenta za pośrednictwem systemu jest analogiczna do obsługi pacjenta przez Organizatora w zakładce Call Center w Serwisie Organizatora. Po użyciu przycisku funkcyjnego Rej.centr. następuje przekierowanie do tej funkcjonalności w Serwisie. 16. USŁUGA SMS Powiadomienia SMS to usługa mająca na celu sprawne zarządzanie kontaktami z pacjentem. Aktywacja usługi umożliwia lekarzom i przychodniom współpracującym w ramach systemu OSOZ wysyłanie informacji zdrowotnych za pośrednictwem wiadomości SMS na telefon komórkowy pacjenta wprost z systemu medycznego. Za pośrednictwem wiadomości SMS można dostarczać swoim pacjentom wiele informacji związanych ze zdrowiem, jak również działalnością gabinetu czy przychodni. Przychodnia nabywając punkty kredytowe, które następnie przeliczane są na SMS-y, ma możliwość łatwego i szybkiego zlecenia wysyłki do wskazanej grupy pacjentów Aktywacja usługi na portalu Każdy Świadczeniodawca posiadający ważną umowę o współpracy w ramach Ogólnopolskiego Systemu Ochrony Zdrowia ma możliwość aktywacji funkcjonalności związanej z powiadomieniami SMS (w przypadku braku umowy należy skonsultować się z firmą KAMSOFT celem jej podpisania). Aktywacji usługi SMS Użytkownik może dokonać z poziomu Serwisu Świadczeniodawcy. Po prawidłowym zalogowaniu funkcjonalność związana z usługą dostępna jest z menu po lewej stronie witryny (zakładka Wiadomości SMS ) Rys. Wiadomości sms W celu włączenia możliwości wiadomości SMS do w swoich klientów należy zastosować przycisk Wysyłanie konfiguracja. Rys. Okno obsługi Call Center UWAGA! Usługi powiadomień SMS świadczone są na podstawie regulaminu i umowy o współpracy w ramach Ogólnopolskiego Systemu Ochrony 78

79 Zdrowia, dlatego podpisanie takiej umowy jest niezbędne do aktywacji konta. Jeśli Użytkownik takowej umowy nie posiada po zastosowaniu przycisku pojawi się odpowiednia informacja. Podczas etapu zakładania konta SMS istnieje także możliwość zaznaczenia opcji Powiadamiaj lub Nie powiadamiaj o kończących się środkach na koncie. Zaznaczenie tej opcji powoduje, że Użytkownik będzie powiadamiany za pomocą wiadomości SMS o wyczerpującym się limicie środków na koncie. Zatwierdzenie wprowadzonych danych powoduje założenie konta i wyświetlenie okna logowania. Rys. Powiadomienie o braku wymaganej umowy W celu podpisania stosownej umowy należy skonsultować się z konsultantem działu OSOZ. Gdy umowa jest podpisana użytkownik przechodzi do etapu aktywacji konta SMS. Rys. Aktywacja konta SMS Etap ten wymaga wprowadzenia hasła dostępowego i numeru telefonu osoby, która będzie zarządzać kontem SMS. Wprowadzenie hasła jest wymagane ze względów bezpieczeństwa Użytkownika. W celu lepszego zabezpieczenia przed złamaniem hasła Użytkownik w czasie jego ustalania musi kierować się odpowiednimi zasadami. Aby hasło było trudne do złamania, powinno składać się z minimum 8 znaków, a w tym małych i dużych liter oraz cyfr lub znaków specjalnych (takich jak '@', '-' czy '_'). Jeśli hasło nie spełnia wszystkich wymogów zostaje wyświetlona odpowiednia informacja dotycząca ustalania hasła. Rys. Wymogi dotyczące hasła Numer telefonu także musi być wprowadzony w odpowiedniej formie (+48 i 9-cyfrowy numer tel.). W przeciwnym wypadku system poinformuje Użytkownika o złym formacie poprzez wyświetlenie odpowiedniego komunikatu. Rys. Logowanie na konto SMS Po założeniu konta SMS przy każdorazowym wybraniu usługi zostaje wyświetlone okno logowania, w które należy wprowadzić ustalone uprzednio hasło i użyć przycisku OK. Dla Użytkowników niepamiętających hasła możliwa jest do wywołania funkcja generowania nowego hasła. Aby ją uruchomić należy skorzystać z przycisku Odzyskaj hasło. Należy jednak pamiętać, iż funkcja jest dostępna tylko wtedy, kiedy Użytkownik posiada na koncie odpowiednią ilość kredytów umożliwiającą wysłanie SMS-a. Użycie funkcji odzyskiwania hasła uruchamia proces generowania nowego hasła, a następnie wysłanie go na wcześniej zdefiniowany numer telefonu komórkowego. Po poprawnie przeprowadzonej autoryzacji Użytkownik ma możliwość przeglądania ogólnych informacji dotyczących konta, historii i statusu wysłanych SMS-ów jak również może skorzystać z opcji doładowania konta. Cała ta funkcjonalność została rozdzielona na trzy odrębne zakładki Konto SMS - Zakładka Informacje Zakładka jest aktywna po zalogowaniu na konto SMS. Znajdują się tutaj informacje prezentujące stan usługi oraz opcje konta SMS. Rys. Powiadomienie o złym formacie numeru 79

80 W tym celu należy skorzystać z funkcji doładowania konta. Zakładka Doładowania służy do zwiększenia dostępnych środków na koncie SMS oraz do przeglądania historii doładowań. Po wejściu do zakładki zostaje wyświetlona tabela historii doładowań wraz z możliwością filtrowania pozycji. Każde doładowanie konta jest widoczne jako kolejna pozycja w tabeli historii doładowań. Rys. Wysyłanie wiadomości SMS - Zakładka Informacje Do informacji dotyczących stanu usługi zaliczamy: Stan włączenia /wyłączenia usługi z możliwością zmiany opcji, stan środków na koncie, liczba wszystkich wysłanych SMS-ów, liczba SMS-ów oczekujących na wysłanie. Opcje usługi to: numer telefonu kontaktowego, informacje na temat powiadamiania o środkach na koncie, opcja usuwania nazwy nadawcy, opcja ustalenia ważności SMS-a, opcja uwzględnienia ciszy nocnej. Po dokonaniu zmiany jakiejkolwiek z opcji użytkownik powinien zastosować przycisk Zapisz. Ma także możliwość zmiany hasła do konta. Po zastosowaniu przycisku pojawi się okno służące do ustalenia nowego hasła. Rys. Historia doładowań Tabela z listą wszystkich doładowań zawiera informacje na temat: Daty doładowania, Kwoty doładowania, Identyfikatora doładowania nadanego przez OSOZ, Statusu doładowania konta. Zastosowanie mechanizmu filtrowania daje możliwość ograniczenia ilości pozycji w tabeli do takich, które spełniają zadane warunki. Osoba zarządzająca kontem SMS ma możliwość odfiltrowania pozycji z danego okresu poprzez określenie dat doładowania konta (od do) oraz wyświetlenia wyłącznie potwierdzonych płatności. Po ustaleniu warunków wyszukiwania i użyciu przycisku Szukaj w tabeli zostaną wyświetlone pozycje spełniające zadane warunki. Rys. Mechanizm wyszukiwania Rys. Zmiana hasła do konta SMS W dolnej części zakładki znajdują się aktualne ceny wiadomości SMS Proces doładowania konta SMS Aby apteka mogła wysyłać SMS y musi posiadać odpowiednią ilość środków na swoim koncie SMS. Poniżej tabeli znajduje się przycisk Doładuj konto, którego użycie spowoduje uruchomienie procesu doładowania konta. Podczas procesu doładowania konta apteka nabywa tzw. kredyty, których określona ilość odpowiada cenie wysłania wiadomości SMS. Na pierwszym etapie procesu doładowania konta zostaje wyświetlony pełny i szczegółowy cennik wiadomości sms oraz wartość jednostkowego kredytu, które Świadczeniodawca musi nabyć aby móc korzystać z tej funkcjonalności. 80

81 dokonuje odpowiednich zmian, które następnie zapisuje i zatwierdza. W następnej kolejności Użytkownik dokonuje wyboru formy płatności. Rys. Proces doładowania konta SMS Następnie osoba zarządzająca kontem SMS musi określić wartość doładowania (poprzez wskazanie ilości kredytów, którymi chce doładować konto). Rys. Ustalenie wartości doładowania konta Po wskazaniu (z listy) wartości doładowania konta, zarządzający kontem akceptuje wprowadzone dane poprzez użycie przycisku Doładuj i przechodzi do drugiego etapu, w którym decyduje czy ma zostać wystawiona faktura. Rys. Wybór formy płatności Po zaksięgowaniu płatności apteka otrzymuje zakupione kredyty i może korzystać z usługi wysyłania wiadomości SMS. Płatności realizowane są przez serwer płatności.pl z zachowaniem całkowitej anonimowości Historia konta SMS Po wejściu do zakładki Historia, Użytkownik ma możliwość przeglądania historii wszystkich wysłanych SMS-ów. Rys. Pytanie dotyczące wystawienia faktury W przypadku, gdy Użytkownik wyrazi chęć wystawiania faktury, w kolejnym kroku ma możliwość wglądu do danych, które znajdą się na fakturze. Rys. Dane znajdujące się na fakturze Jeśli dane znajdujące się na fakturze są prawidłowe Użytkownik przechodzi do dalszej części poprzez użycie przycisku Zatwierdź. W przypadku niezgodności danych ze stanem rzeczywistym Użytkownik może użyć przycisku Aktualizuj dane i po przejściu do kolejnego okna Rys. Historia wysłanych SMS-ów SMS-y są umieszczone w odpowiedniej tabeli, która zawiera następujące informacje: Datę rejestracji SMS-a w OSOZ; Datę wysłania (zlecona lub faktyczna w zależności od statusu); Pierwsze 50 znaków treści SMS-a; Status SMS-a oraz stan raportu doręczenia SMS-a, który informuje o jej stanie. Status może przybrać następujące formy: SMS oczekuje na wysłanie; SMS w trakcie wysyłania; SMS został wysłany; Wystąpił błąd przy próbie wysłania SMS. Nastąpi kolejna próba wysłania; Wystąpił błąd przy próbie wysłania SMS. Kolejne próby nie będą podejmowane. W celu ułatwienia odszukania określonej wiadomości SMS wprowadzono możliwość skorzystania z mechanizmu wyszukiwania. Dzięki 81

82 temu Użytkownik określając odpowiednie parametry może ograniczyć listę wyświetlanych pozycji do takich, które spełniają zadane warunki. W czasie wyszukiwania można wykorzystać numer telefonu odbiorcy wiadomości oraz zakres dat zlecenia (brana jest pod uwagę data wysłania wiadomości SMS). Rys. Mechanizm filtrowania pozycji w tabeli Po użyciu lewego przycisku myszy w kolumnie z numerem telefonu odbiorcy lub treścią SMS-a, wyświetlona zostaje karta SMS-a. Rys. Karta wiadomości SMS Na karcie oprócz danych, które znajdują się w tabeli SMS-ów wyświetlone zostają następujące informacje: numer telefonu, pełna treść SMS-a, identyfikator SMS-a w ramach OSOZ Ustawienia w systemie KS-SOMED Udostępnienie usługi SMS przez danego Świadczeniodawcę wymaga również odpowiedniego skonfigurowania parametrów w systemie KS-SOMED. Aby przychodnia miała możliwość wysyłania powiadomień do pacjentów za pomocą wiadomości SMS należy po dokonaniu wszystkich wymaganych czynności na portalu dokonać także odpowiednich ustawień w systemie KS-SOMED. Pojedyncza wiadomość SMS do konkretnego pacjenta wysyłana jest z jego karty, natomiast wysyłanie powiadomień do większej liczby pacjentów odbywa się z poziomu modułu Terminarz. Odpowiedniej konfiguracji można dokonać ręcznie w odpowiednich miejscach systemu KS-SOMED. Poniżej zostanie opisany sposób konfiguracji systemu i wszelkie wymagania potrzebne do prawidłowego współdziałania w ramach usługi SMS pomiędzy systemem KS-SOMED oraz OSOZ Aktywacja usługi Świadczeniodawca dokonuje aktywacji usługi SMS poprzez założenie konta w Serwisie Świadczeniodawcy oraz dokonuje odpowiedniej opłaty za pule kredytów, które są następnie wykorzystywane w celu wysłania SMS do pacjentów przychodni Wersja systemu W systemie KS-SOMED obsługa wysyłania wiadomości SMS jest możliwa od wersji W przypadku, gdy wersja aplikacji jest starsza należy dokonać aktualizacji systemu, co najmniej do tej wersji. Aktualizacji systemu można dokonać z poziomu menu głównego aplikacji. Po wejściu do widoku aktualizacji Użytkownik w pierwszej kolejności pobiera aktualizacje z FTP, a następnie przeprowadza proces zainstalowania nowo pobranych plików oraz wykonuje aktualizację baz danych Połączenie z OSOZ System KS-SOMED musi być skonfigurowany do współpracy z OSOZ, czyli połączenie pomiędzy systemami powinno być aktywne Moduł Administrator Za prawidłowe działanie usługi SMS w module Administrator odpowiedzialna jest opcja główna systemu KS-SOMED - Czy wysyłać SMSy przez OSOZ. Aby dokonać prawidłowych ustawień Użytkownik po wejściu do modułu wybiera kategorie Opcje, a następnie pozycje Opcje główne KS-SOMED. Rys. Główne menu modułu Administrator Wówczas zostaje wyświetlone okno, w którym należy przejść do zakładki Współpraca z OSOZ. 82

83 puli dostępnych kredytów także pojawi się stosowny komunikat. Rys. Komunikat po sprawdzeniu stanu włączenia usługi Rys. Opcje główne systemu zakładka Współpraca z OSOZ W sekcji SMSy przez OSOZ Użytkownik dokonuje ustawień, które są wymagane aby przychodnia miała możliwość wysyłania SMS-ów do pacjentów. Po pierwsze należy wypełnić pole edycyjne Hasło do usługi. Wprowadzane hasło powinno być takie same, jakie zostało ustalone podczas zakładania konta SMS w Serwisie Świadczeniodawcy na portalu Rys. Hasło do konta SMS Po drugie należy sprawdzić stan włączenia usługi w tym celu należy użyć przycisku Sprawdź włączenie usługi. Po trzecie należy zaznaczyć opcje Czy wysyłać SMSy przez OSOZ?. Jest ona aktywna, jeśli usługa SMS jest zarejestrowania (niezależnie od tego czy Świadczeniodawca posiada pule kredytów czy nie). Rys. Opcja odpowiedzialna za aktywność usługi SMS w systemie Po czwarte należy wypełnić pole edycyjne Nadawca przychodnia ustala, w jaki sposób ma zostać wyświetlony nadawca wysyłający wiadomość SMS. Zaleca się wprowadzenie nazwy przychodni. UWAGA! Pole posiada ograniczoną możliwość wprowadzenia ilość znaków. Określenie nadawcy musi być ustalone maksymalnie w 10-znakowym ciągu. Rys. Sprawdzenie włączenia usługi SMS Jeśli przychodnia ma założone konto SMS w Serwisie Świadczeniodawcy i wykupiła pule kredytów, wówczas pojawi się komunikat, że usługa SMS OSOZ jest zarejestrowana. Rys. Nadawca wiadomości SMS Dodatkowo, gdy przychodnia posiada pule kredytów, wówczas w polu Środki SMS wyświetlana jest kwota pieniężna, jaką przychodnia posiada na koncie SMS. Rys. Komunikat po sprawdzeniu stanu włączenia usługi W przypadku, gdy konto SMS zostało założone, ale Świadczeniodawca nie posiada Rys. Wartość środków na koncie SMS Jeśli przychodnia nie posiada konta SMS w Serwisie Świadczeniodawcy lub wprowadziła złe hasło (niezgodne z hasłem do konta SMS w Serwisie), po sprawdzeniu stanu włączenia usługi, pojawi się stosowna informacja, że usługa nie jest zarejestrowana. 83

84 Rys. Komunikat po sprawdzeniu stanu włączenia usługi W tym przypadku Użytkownik nie ma możliwości dalszych ustawień w systemie. Należy wówczas dokonać wszystkich niezbędnych czynności za pośrednictwem portalu oraz ponownie sprawdzić stan włączenia usługi Moduł Kartoteki Aby wiadomości SMS mogły zostać wysłane do odbiorców należy wprowadzić prawidłowe numery telefonów oraz ustalić prawidłowy sposób ich wyświetlania na kartach pacjentów. Aby wprowadzić numer telefonu na kartę określonego pacjenta należy wybrać z głównego menu pozycje Pacjenci a następnie wybrać pozycję o tej samej nazwie. Rys. Główne menu modułu Kartoteki Wyświetli się wówczas tabela z listą pacjentów przychodni. Po wskazaniu pacjenta, któremu należy uzupełnić w kartotece numer telefonu, Użytkownik systemu przechodzi do trybu edycji poprzez zastosowanie przycisku Popraw. Uzupełnienie karty o numer telefonu może nastąpić również w innych modułach, jeśli istnieje możliwość wyświetlenia karty pacjenta w trybie edycji. Dodatkowo numer telefonu można wprowadzić na kartę podczas dodawania nowego pacjenta na listę (po zastosowaniu przycisku Dodaj ). Rys. Karta pacjenta w trybie edycji Na karcie pacjenta należy przejść do zakładki CRM i w polu Telefon wprowadzić numer telefonu komórkowego. Zgodnie z obowiązującymi zasadami w systemie KS-SOMED pierwszym wprowadzonym numerem telefonu, powinien być numer komórkowy, a następnie oddzielone średnikami numery stacjonarne. Numery powinny być poprzedzone numerem kierunkowym kraju tj. +48 (człon ten może być jednak pominięty) np lub Obydwa te formaty są obsługiwane podczas wysyłania wiadomości SMS. Dodatkowo Użytkownik może zastąpić znak + postacią 00 czyli np. 00X (ten format także jest obsługiwany podczas wysyłania wiadomości SMS). Numery stacjonarne powinny być dodatkowo poprzedzone numerem kierunkowym w postaci 0NN lub NN, np lub Cyfry można rozdzielać spacjami lub myślnikami. Dodatkowo Użytkownik systemu może również dokonać ustawień automatycznego formatowania wprowadzonego numeru telefonu według wybranej wartości. W tym celu za pośrednictwem przycisku menu przechodzi do pozycji Opcje. Rys. Lista pacjentów przychodni. 84

85 nie weryfikuj numeru telefonu wyłącza sprawdzanie wprowadzonego numeru telefonu. Nie zaleca się ustawianie tej pozycji. Po dokonaniu wszystkich niezbędnych ustawień na portalu oraz w systemie KS-SOMED można przejść do wysyłania wiadomości SMS za pośrednictwem systemu medycznego, bezpośrednio z przychodni. Rys. Główne menu modułu Kartoteki W wyświetlonym oknie Użytkownik przechodzi do zakładki Główne. Tam, w odpowiednim polu, określa sposób normalizacji wyświetlania numerów telefonów Wysyłanie wiadomości SMS do pojedynczego pacjenta przychodni Wiadomość SMS do wybranego pacjenta przychodni wysyła się bezpośrednio z Karty pacjenta. W tym celu w module Kartoteki z menu głównego Pacjenci, należy wybrać pozycje Pacjenci. Rys. Opcje modułu Kartoteki Użytkownik można ustalić następujące wartości: nie normalizuj numer telefonu zostanie zapamiętany w systemie, w sposób wprowadzony przez Użytkownika. Wprowadzony numer jest jednak weryfikowany przez system i jeżeli będzie nieprawidłowo wpisany, zostanie wyświetlona stosowna informacja, automatycznie normalizuj do postaci , automatycznie normalizuj do postaci , automatycznie normalizuj do postaci format numeru telefonu obsługiwany w czasie wysyłania wiadomości SMS, <nie używane> obecnie przyjmuje taką samą wartość jak pozycja nie normalizuj, <nie używane> obecnie przyjmuje taką samą wartość jak pozycja nie normalizuj, <nie używane> obecnie przyjmuje taką samą wartość jak pozycja nie normalizuj, Rys. Główne menu modułu Kartoteki Po wskazaniu pacjenta, do którego mamy zamiar wysłać wiadomość SMS należy przejść do trybu edycji jego Karty, czyli należy użyć przycisku Popraw. Rys. Lista pacjentów przychodni W wyświetlonym oknie Karta pacjenta - poprawianie na zakładce CRM, należy dokonać następujących czynności: w polu Kontakt należy wybrać pozycje SMS, 85

86 w polu Telefon należy wprowadzić numer telefonu komórkowego pacjenta, zgodnie z formatem opisanym powyżej (jeśli nie został uprzednio wprowadzony). Następnie należy użyć przycisku Wyślij. Rys. Karta pacjenta w trybie edycji Spowoduje to wyświetlenie okna Wiadomość, w którym można wpisać dowolną treść wiadomości SMS (w polu istnieje ograniczenie do 160 znaków). Zatwierdzenie danych przyciskiem OK spowoduje wysłanie wiadomości SMS poprzez program KSPL_ISOZ.exe do serwera OSOZ. Rys. Główne menu modułu Terminarz W wyświetlonym oknie o tym samym tytule przy użyciu dostępnych filtrów można utworzyć zestawienie wizyt pacjentów, do których przychodnia zamierza wysłać powiadomienia za pomocą wiadomości SMS. Powyżej tabeli znajduje się mechanizm wyszukiwania i filtrowania, który pozwala ograniczyć ilość pozycji na liście. Zestawienie wizyt może zostać ograniczone poprzez: wprowadzenie okresu dat od do, wybór określonego pracownika/grupy pracowników, wybór określonego gabinetu, typ kontaktu (w tym przypadku należy wybrać pozycje SMS). Rys. Okno wprowadzenia treści wiadomości SMS Serwer OSOZ wysyła następnie wiadomość SMS do odpowiedniego operatora sieci komórkowej, ten następnie wysyła wiadomość do pacjenta Wysyłanie wiadomości SMS do grupy pacjentów Wysyłania wiadomości SMS do grupy pacjentów dokonuje się w module Terminarz. W tym celu z menu głównego należy wybrać pozycje Funkcje dodatkowe, a następnie pozycję Zestawienie wizyt. Rys. Zestawienie wizyt Pacjenci, do których będą wysyłane powiadomienia, na swoich kartach na zakładce CRM powinni posiadać uzupełnione pole Telefon z numerem telefonu komórkowego, wpisanym zgodnie z określonym formatem. Następnie należy zaznaczyć pacjentów, poprzez ustawienie znacznika w pierwszej kolumnie i użyć przycisku Wyślij. Spowoduje on wyświetlenie okna Wysyłanie powiadomień. 86

87 Rys. Wysyłanie powiadomień W oknie tym w polu Wzór SMSa znajduje się gotowy wzór powiadomienia SMS. Standardowy wzór powiadomienia zawiera następujące dane: data i godzina umówionej wizyty, nazwa usługi, nazwisko i imię lekarza, nazwa gabinetu, czyli: Przypomnienie o wizycie: :30, Badanie ogólne, Lekarz (Imię i Nazwisko), Gabinet nr 1 Przy użyciu ikony Użytkownik może edytować opis powiadomienia z wykorzystaniem gotowych makr. Opcja Wyślij SMS jest włączona domyślnie, ale jeśli z jakichkolwiek przyczyn nie została zaznaczona, należy ją zaznaczyć. Jeśli pacjent nie wskazał preferowanego sposobu kontaktu (na kartotece pacjenta zakładka CRM), a w oknie zaznaczono opcję nic nie wysyłaj, pacjent nie otrzyma powiadomienia. Jeśli natomiast preferowany kontakt został wskazany jako wiadomość lub SMS - przy zaznaczonej opcji nic nie wysyłaj powiadomienie zostanie wysłane we wskazanej formie. Dlatego wymagane jest, aby w oknie Wysyłanie powiadomień został określony wzór wiadomości . Rys. Wybór sposobu powiadomienia przy wysyłaniu wiadomości SMS Zatwierdzenie danych przyciskiem OK w oknie Wysyłanie powiadomień spowoduje wysłanie wiadomości SMS poprzez program KSPL_ISOZ.exe do serwera OSOZ. Serwer OSOZ wysyła następnie wiadomości SMS do odpowiedniego operatora sieci komórkowej, ten następnie wysyła wiadomości do pacjentów. Po wysłaniu wiadomości zostanie wyświetlone podsumowanie dotyczące operacji wysyłania powiadomień. Rys. Edycja opisu powiadomienia Po zakończeniu edycji może użyć przycisku Test, który wyświetli zmodyfikowaną treść powiadomienia w oknie Pogląd makra. Rys. Podsumowanie operacji wysyłania powiadomień w formie wiadomości SMS W oknie jest dostępny przycisk Raport, którego użycie spowoduje wyświetlenie pełnego raportu wysłanych wiadomości. Rys. Podgląd makra Jeśli wszystko zostało poprawnie wprowadzone należy zamknąć podgląd powiadomienia i dokonać jego zapisu poprzez użycie przycisku OK. 87

88 Rys. Pełny raport dotyczący wysłanych wiadomości Jeżeli pacjent w określonym okresie ma umówionych kilka wizyt, wówczas otrzymuje powiadomienie o każdej wizycie w osobnych wiadomościach SMS Przeglądanie zestawienia wiadomości SMS Świadczeniodawca ma także możliwość przeglądanie zestawienia wysłanych/niewysłanych wiadomości SMS. W tym celu należy przejść do moduły Administrator. Z głównego menu wybieramy pozycje Informacje, a następnie pozycje listy rozwijalnej Przeglądanie wiadomości. Typ wszystkie; ; SMS; SMS przychodzący. Dodatkowo w oknie Przeglądanie listy wiadomości znajdują się przyciski funkcyjne: Biling jego użycie powoduje wyświetlenie zestawienie z liczbą wysłanych SMS-ów przez danego Użytkownika w określonym czasie. Zestawienie można również wyświetlić z rozbiciem na poszczególne dni. Rys. Biling SMS Rys. Główne menu modułu Administrator W wyświetlonym oknie Przeglądanie listy wiadomości znajduje się lista wszystkich wiadomości SMS (wysłanych/niewysłanych). Przycisk Usuń niewys. spowoduje trwałe usuniecie wiadomości, które nie zostały wysłane niezależnie od przyczyny np. z powodu braku środków na koncie SMS. Przycisk F3 Podgląd wyświetla okno z informacją o wskazanej wiadomości czyli dane na temat pracownika, który wysyłał wiadomość; datę i godzinę wysłania wiadomości oraz numer telefonu kom. odbiorcy). Okno zawiera również całą treść wysłanej wiadomości. Rys. Lista wysłanych/niewysłanych wiadomości Treść podświetlonej wiadomości widoczna jest w sekcji Wiadomość, znajdującej się w dolnej części okna. Listę wiadomości można ograniczyć przez zastosowanie filtrów dostępnych w górnej części okna: Data i godzina wysłania od...do, Data i godzina wpisania od...do, Status : wszystkie; wysłany; niewysłany; wysłany niepotwierdzony; SMS do ponownego wysłania, Rys. Podgląd wysłanej wiadomości SMS Przycisk Wyślij ponownie SMS - umożliwia ponowne wysłanie wiadomości SMS, która już była wysłana, ale otrzymano informacje o błędzie (z portalu OSOZ). 88

89 17. USŁUGA ODBIORU WIADOMOŚCI SMS W SYSTEMIE KS-SOMED Aktywacja i konfiguracja W systemie KS-SOMED automatyczna obsługa odbioru wiadomości SMS jest możliwa od wersji Oczywiście system KS-SOMED musi być skonfigurowany do współpracy z OSOZ, a połączenie pomiędzy systemami powinno być aktywne. Placówka medyczna, która chciałaby uruchomić funkcjonalność obsługi odbioru wiadomości SMS musi skontaktować się z pracownikami firmy KAMSOFT wysyłając odpowiednie zgłoszenie na zamow@osoz.pl. Usługa jest dodatkowo płatna Opis usługi Wprowadzenie automatycznej obsługi odbioru wiadomości SMS, ma na celu obsługiwanie pacjentów poradni, bez zbędnego inwestowania czasu pracowników. Po otrzymaniu powiadomienia z przychodni potwierdzającego rezerwacje wizyty pacjenci będą mieli możliwość wysyłania zwrotnej wiadomości SMS do placówki medycznej. Wiadomości SMS wysłane przez pacjentów trafią do centrum obsługi wiadomości SMS i zostaną przekazane do danej placówki. Usługa Odbieranie wiadomości SMS umożliwia otrzymywanie od pacjentów wiadomości SMS informujących o odwołaniu umówionej wizyty lekarskiej. Wiadomości odbierane są z numeru telefonu podanego jako Numer telefonu dla powiadomień. Numer ten jest podany przez Państwa, a wprowadza go Konsultant OSOZ w trakcie aktywacji usługi. Informacje na temat aktualnego stanu usługi znajdują się w Serwisie Świadczeniodawcy (zakładka Wiadomości SMS - opcja Odbieranie konfiguracja ) Automatyczna obsługa wiadomości sms Uruchomienie automatycznej obsługi wiadomości SMS w placówce medycznej pozwala na odwoływanie wizyt bez udziału pracowników przychodni. Wiadomości SMS otrzymane od pacjentów są obsługiwane w przychodni w sposób automatyczny po dokonaniu niezbędnych ustawień w systemie. W związku z tym, na poziomie aplikacji należy dokonać odpowiednych ustawień opcji. Po pierwsze użytkownik powinien wskazać operatora dla procesów automatycznych. Można tego dokonać po przejściu do modułu 61-Administrator. Następnie z poziomu grupy funkcji Opcje należy wybrać Opcje główne KS-SOMED i w polu Operator dla procesów automatycznych wskazać pracownika do obsługi wiadomości SMS. Rys. Ustawienie operatora dla procesów automatycznych Ponadto operator powinien posiadać odpowiednie uprawnienia do wykonywania tego typu zadań w systemie. Uprawnienia odpowiadające za obsługę wiadomości można nadać w module 61 Administrator. Po zalogowaniu do modułu należy z poziomu menu Funkcje wybrać Administrator uprawnień. Następnie w grupie Zlecenia należy nadać wszystkie uprawnienia dla pozycji Modyfikacja i Ukrywanie. Rys. Usługa "Odbieranie wiadomości SMS Rys. Ustawienia w module 61-Administrator 89

90 Kolejnym czynnikiem wymaganym do automatycznej obsługi wiadomości jest poprawne uzupełnienie numeru telefonu pacjenta na jego kartotece w systemie medycznym. Po nadejściu wiadomość SMS od pacjenta zostanie ona obsłużona automatycznie, jeśli numer pacjenta zostanie poprawnie zidentyfikowany, a treść SMS nie będzie zawierała żadnych znaków, lub będzie zawierała tylko znaki spacji. System po odebraniu wiadomości sprawdza wszystkie rezerwacje pod względem wprowadzonego numer telefonu nadawcy oraz pod względem wysłania powiadomienia o rezerwacji terminu wizyty. W przypadku, gdy pacjent wyśle poprawnego SMSa, zostanie on automatycznie obsłużony i wizyta zostanie usunięta. Wówczas termin widoczny na terminarzu zostanie usunięty. Należy jednak pamiętać, iż widok terminarza nie odświeża się automatycznie więc pomimo usuniętej wizyty termin wciąż będzie widniał jako zarezerwowany. Należy wówczas dokonać odświeżenia terminarza w systemie. Kolejna opcja związana z obsługą wiadomości sms daje możliwość sprawdzenia czy dany pacjent ma zarezerwowany więcej niż jeden termin wizyty w danym dniu. W przypadku, gdy użytkownik chce aby system dokonywał tego typu sprawdzenia przechodzi do modułu 61 Administrator i z poziomu zakładki Współpraca z OSOZ (sekcja SMSy prze OSOZ ) dokonuje zaznaczenia opcji Czy auto. odwoł. rez. pozostaw do decyzji oper. Powoduje to, że w momencie odebrania sms od pacjenta system sprawdza czy dany pacjent ma w danym dniu więcej rezerwacji wizyt, dla których nie wysłano powiadomień, a zostały umówione przed otrzymaniem sms od pacjenta. Jeśli są jakieś wizyty system przenosi wiadomość do okna ręcznej obsługi sms. Jeśli użytkownik nie zaznaczy tej opcji system nie dokonuje sprawdzenia tylko automatycznie usuwa rezerwacje terminu, na który zostało wysłane powiadomienie. Są przypadki, że nie wszystkie wiadomości SMS otrzymane od pacjenta mogą być obsłużone automatycznie. W takim przypadku sms trafiają do obsługi ręcznej, którą obsługuje pracownik placówki Ręczna obsługa przychodzących wiadomości SMS Ręczna obsługa odbierania wiadomości nie wymaga dodatkowych uprawnień. Operator posiada możliwość ręcznej obsługi odebranych wiadomości w module 11 Terminarz. Okno zawierające wszystkie odebrane smsy wyświetla się po zastosowaniu przycisku menu i wybraniu pozycji Odebrane wiadomości. Rys. Ścieżka wywołania okna Odebrane wiadomości W wyświetlonym oknie, operator ma możliwość przeglądania odebranych wiadomości z ich aktualnym statusem oraz informacją o wykonanej operacji lub błędzie. Możliwe statusy odebranych wiadomości: przesłany nieprzetworzony oznacza, że wiadomość nie została jeszcze odczytana przez operatora, przesłany przetworzony, występuje po automatycznym obsłużeniu, lub oznacza, że operator przeczytał i przetworzył już wiadomość. Rys. Funkcja do przeglądania odebranych wiadomości. Pracownik dokonuje ręcznej obsługi wiadomości gdy: treść wiadomości nie była pusta (treść do wglądu przez operatora), pacjent posiada więcej niż jedną rezerwację wizyt, umówionych przed otrzymaniem sms zwrotnego od pacjenta, dla których nie wysłano powiadomień (tylko w przypadku zaznaczenia opcji w 61 Admin), klient wysłał więcej niż jednego SMSa (drugi nie zostanie obsłużony automatycznie), 90

91 numer nadawcy nie jest przypisany do żadnego pacjenta, pacjent wysłał wiadomość SMS, ale nie ma rezerwacji wizyty w systemie. W takiej sytuacji operator będzie mógł obsłużyć SMSy z listy wiadomości. Widoczne będą na niej wszystkie wiadomości, także te, które zostały obsłużone w sposób automatyczny. Należy pamiętać, że lista wiadomości nie odświeża się samoistnie, aby ją uaktualnić należy skorzystać z przycisku F7 Szukaj. SMS będą pojawiały się na liście średnio z 1-1,5 minutowym opóźnieniem od chwili wysłania go przez pacjenta. Poniżej listy wiadomości znajdują się dwa przyciski funkcyjne pozwalające pracownikowi obsłużyć wiadomość tekstową. Po zastosowaniu przycisku Odwołaj rezerwacje pracownik przechodzi do listy umówionych przyszłych wizyt pacjenta (nadawcy wiadomości sms). Tabela z listą wizyt zawiera szczegółowe informacje na temat wszystkich przyszłych wizyt pacjenta. Rys. Karta rezerwacji pacjenta Zaznaczenie wizyty i zastosowanie przycisku Wybierz spowoduje usunięcie wizyty. W przypadku zastosowania drugiego z dostępnych przycisków funkcyjnych w oknie listy wiadomości tzn. Obsłuż ręcznie pojawi się okno, w którym użytkownik ma możliwość wpisania dodatkowej informacji. Może ona dotyczyć np. przeniesienia wizyty na inny termin. Rys. Ręczne odwoływanie wizyty dla nieobsłużonych wiadomości Domyślnie, w oknie wyświetlane są rezerwacje, na które wysłano powiadomienia. W przypadku zmiany domyślnych ustawień użytkownik powinien zaznaczyć opcje 'Pokaż wizyty, dla których nie zostało wysłane przypomnienie'. Powyżej tabeli z listą wizyt znajduje się pole wyboru zawierające listę pacjentów, którzy na kartotekach w systemie mają przypisany dany numer telefonu. Użytkownik wskazuje pacjenta, którego rezerwacje wizyt chce obsłużyć i wówczas na liście wyświetlone zostają tylko rezerwacje wizyt wskazanego pacjenta. Poniżej tabeli znajdują się przyciski funkcyjne, pozwalające przejść do karty rezerwacji pacjenta. Rys. Dodatkowe informacje dotyczące operacji Informacja wprowadzona w okno obsługi wiadomości zostanie zapisana i będzie widoczna w oknie Opis. Rys. Dodatkowe informacje dotyczące operacji Każda pozycja na liście wiadomości (w kolumnie Informacja ) może zawierać następujące komunikaty: Odwołanie wizyty przez operatora - oznacza, że operator już odwołał wizytę korzystając z przycisku Odwołaj rezerwację, Nie odnaleziono pacjenta na podstawie numeru telefonu nadawcy - oznacza, że podany nr telefonu nie jest przypisany do żadnego z pacjentów, Nierozpoznane polecenie w przysłanej wiadomości oznacza wiadomości, które zawierały znaki, 91

92 Odwołanie wizyty oznacza, że wizyta została usunięta automatycznie, Nie odnaleziono żadnej wizyty pacjenta, która miała być odwołana - oznacza, że wiadomość nadeszła od pacjenta zarejestrowanego w poradni, ale nie miał on żadnej umówionej wizyty, bądź ma on kilka umówionych wizyt i nie można jednoznacznie określić wizyty, której dotyczy wiadomość SMS, Przetworzony przez operatora - oznacza, że operator obsłużył ręcznie daną wiadomość korzystając z przycisku Obsłuż ręcznie, W danym dniu znaleziono więcej rezerwacji, które mogą być odwołane - oznacza, że w systemie medycznym znajduje się kilka rezerwacji, na które nie wysłano powiadomień (tylko w przypadku zaznaczenia opcji w 61 Administrator). Przy każdej wiadomości podany jest nr telefonu nadawcy. Powyżej listy zawierającej wiadomości znajduje się mechanizm filtrowania i wyszukiwania pozycji. Rys. Mechanizm filtrowania i wyszukiwania pozycji Jeśli operator chce odszukać wiadomość może wykorzystać zakres dat oraz zakres godzin, w której dana wiadomość nadeszła. W polu Typ można wybrać opcje wszystkie lub SMS, wybór nie ma znaczenia. Pole status pozwala ograniczyć ilość pozycji na liście do takich, które posiadają określony status. Użytkownik ma możliwość wyboru następujących pozycji z listy: wszystkie, widoczne będą wówczas SMSy z dowolnym statusem; SMS przysłany, system ukaże wszystkie przysłane wiadomości; SMS przysłany przetworzony, system ukaże wszystkie przetworzone wcześniej wiadomości; SMS przysłany nieprzetworzony, system ukaże wszystkie nieprzetworzone wiadomości. W celu zawężenia pozycji na liście, po wprowadzeniu warunków wyszukiwania, użytkownik korzysta z przycisku F7 Szukaj. Wówczas zostaną wyświetlone pozycje spełniające zadane kryteria wyszukiwania. W celu przeglądania wybranej wiadomości w osobnym oknie można skorzystać z przycisku F3 Podgląd. Prezentowane informacje zawierają pełną treść wiadomości i informacje o nadawcy. Rys. Podgląd wiadomości 18. PROGRAMY PARTNERSKIE Zakładka umożliwia lekarzom i przychodniom jednoczesną realizację wielu Programów Organizatora prowadzonych na platformie OSOZ przez dowolnych organizatorów - producentów leków, hurtownie farmaceutyczne czy sieci aptek. W ramach każdego programu dostępny jest elektroniczny katalog nagród, co pozwoli pacjentom przychodni na łatwy wybór i wskazanie miejsca realizacji nagrody Obsługa Programów Partnerskich Cała funkcjonalność programów partnerskich, w których może uczestniczyć lub uczestniczy dana placówka znajduje się w Serwisie Świadczeniodawcy. Po prawidłowym zalogowaniu do serwisu i wejściu do zakładki Programy partnerskie użytkownik ma możliwość przejścia do Listy programów lub Obsługi pacjenta. Rys. Zakładka Programy Partnerskie 92

93 Wybór przycisku Lista Programów spowoduje wyświetlenie listy Programów Partnerskich, do których pośrednik został przypisany przez Organizatora. Mogą to być zarówno programy przeznaczone dla pacjentów, pośrednika oraz pracowników pośrednika. Rys. Lista programów partnerskich Poszczególne kolumny tabeli prezentują informacje dotyczące: Nazwy Programu Partnerskiego, w którym uczestniczy lub, w którym może uczestniczyć placówka, Organizatora programu, Logo programu (jeśli organizator je zamieścił) Przeznaczenia Programu Partnerskiego, czyli informacja do jakiego typu odbiorców jest skierowany program, Stanu konta liczba punktów zdobytych w Programie Partnerskim (w programie przeznaczonym dla pośredników), Statusu umowy czyli informacja o tym, czy przychodnia uczestniczy w danym programie (tryb oczekujący przychodnia została wskazana jako pośrednik w danym programie organizatora, ale nie potwierdziła chęci uczestnictwa; tryb aktywny przychodnia uczestniczy w Programie Partnerskim; zrezygnowano przychodnia zrezygnowała z uczestnictwa w programie), Data zakończenia data zakończenia programu (jeśli została określona przez organizatora). Gdy przychodnia zostanie dodana do listy pośredników programu, jest on widoczny na tej liście i opatrzony statusem Oczekujący. Aby potwierdzić chęć uczestnictwa w programie Użytkownik przechodzi do trybu przeglądu szczegółowych informacji na temat programu (używając lewego przycisku myszy na nazwie programu). Dane na temat programu zostały zamieszczone w kilku oddzielnych zakładkach. Rys. Szczegóły Programu Partnerskiego Zakładka Informacje wyświetlana domyślnie po wejściu w szczegóły programu zawiera przycisk umożliwiający przystąpienie do programu. Po użyciu przycisku Przystąp następuje automatyczne przekierowanie, do miejsca, w którym Użytkownik może pobrać regulamin programu. Rys. Akceptacja przystąpienia do programu Po zapoznaniu się z regulaminem Użytkownik zaznacza opcje Akceptuję regulamin Programu Partnerskiego i używa przycisku "Przystąp do programu", znajdującego się poniżej. Jego użycie oznacza zaakceptowanie regulaminu danego programu oraz przystąpienie do programu. Po prawidłowym przebiegu operacji wyświetli się odpowiedni komunikat. Od tego momentu zmienia się status umowy na Aktywny. Posiadanie takiej umowy uprawnia przychodnię do pełnego uczestnictwa w Programie Partnerskim. W przypadku, gdy przychodnia z jakiegokolwiek powodu będzie chciała zrezygnować z uczestnictwa w programie musi dokonać rezygnacji. W tym celu przechodzi do szczegółów programu i używa przycisku Zrezygnuj znajdującego się przy polu Status umowy. 93

94 Rys. Szczegóły Programu Partnerskiego Po dokonaniu tej czynności wyświetli się pole do wprowadzenia przyczyny rezygnacji z udziału w programie. Gdy Użytkownik określi przyczynę rezygnacji a następnie zastosuje przycisk Zatwierdź status umowy zostaje zmieniony na zrezygnowano i tym samym przychodnia przestaje być uczestnikiem Programu Partnerskiego. Program posiadający status umowy Zrezygnowano można ponownie zaakceptować (w ten sam sposób, w który Użytkownik akceptował go pierwszy raz). Zakładka Informacje zawiera ponadto dodatkowe informacje na temat programu. Mogą się one różnić w zależności od jego przeznaczenia (dla pacjentów, pracowników i pośrednika). Informacje wspólne dla wszystkich programów to: Organizator programu, Nazwa programu, Odbiorca programu, Data otwarcia programu, Data zamknięcia, Status programu, Status umowy w tym miejscu znajduje się przycisk funkcyjny Akceptuj lub Zrezygnuj w zależności od statusu umowy, Opis programu. Pozostałe informacje oraz zakładki będą się różniły w zależności od funkcjonalności oraz odbiorcy programu. Program Partnerski przeznaczony dla pośredników zawiera zakładkę Historia. Zawiera ona całą historię transakcji dotyczących programu. Historia jest prezentowana w formie listy wraz z możliwością filtrowania, wyszukiwania określonych transakcji. Rys. Szczegóły programu przeznaczonego dla pośrednika W przypadku Programu Partnerskiego przeznaczonego dla pracowników obok zakładki Informacje znajduje się zakładka Pracownicy. Rys. Lista pracowników Przy każdym pracowniku, który czynnie uczestniczy w programie znajduje się liczba punktów, które aktualnie posiada, liczba punktów, które zdobył od początku uczestnictwa w programie oraz istnieje możliwość przejścia do szczegółowych informacji na temat konta i całej historii transakcji danego pracownika. Szczegóły dotyczące uczestnictwa wybranego pracownika w programie zostały zgrupowane w poszczególnych zakładkach (w zależności od funkcjonalności programu). Rys. Szczegóły konta wybranego pracownika Przy programach przeznaczonych dla pacjentów i pracowników, znajduje się dodatkowa zakładka Usługi. 94

95 Po użyciu przycisku Historia usług zostaje wyświetlona lista usług wykonanych, jako nagrody programu. Rys. Szczegóły Programu Partnerskiego Lista usług zawiera zestawienie usług medycznych dostępnych w ramach danego Programu Partnerskiego. Powyżej listy znajduje się mechanizm wyszukiwania, który pozwala ograniczyć listę pozycji do takich, które spełniają zadane warunki wyszukiwania. Rys. Usługa medyczna objęta działaniem programu. Zastosowanie przycisku Szczegóły przy danej pozycji, pozwala przejść do szczegółowych danych dotyczących wybranej usługi. W kolumnie Akcja świadczeniodawca poprzez zastosowanie przycisku Włącz/Wyłącz określa czy ta usługa jest dostępna w jego placówce medycznej. Wśród szczegółowych informacji na temat usługi medycznej znajduje się opis usługi, jej wartość wyrażona w punktach oraz informacje o dostępności tej nagrody. Dodatkowo organizator programu ma możliwość zamieszczenia zdjęcia dotyczącego tej usługi, które będzie widoczne wśród szczegółowych informacji. Rys. Usługi wykonane historia Przy każdej pozycji widoczna jest data wykonania usługi oraz kod wykonania i kod usługi. Powyżej listy znajduje się mechanizm wyszukiwania, który pozwala ograniczyć listę pozycji do takich, które spełniają zadane warunki wyszukiwania (data od-do). W dolnej części tabeli znajduje się przycisk Export danych (XLS), który pozwala przenieść dane znajdujące się w tabeli do pliku o określonym formacie Microsoft Excel. Niezależnie od przeznaczenia programu poniżej szczegółowych informacji dotyczących wybranego programu znajduje się zakładka Katalog nagród, którego użycie umożliwia przejście do listy nagród zdefiniowanych w wybranym programie. Rys. Szczegóły usługi medycznej - nagroda Po przejściu do informacji o dostępności zostaje wyświetlona lista placówek oferujących tę usługę, jako nagrodę w tym programie. Rys. Katalog nagród Powyżej listy nagród znajduje się mechanizm wyszukiwania pozwalający ograniczyć ilość pozycji na liście wykorzystując nazwę nagrody lub jej część. Dodatkowo można ograniczyć ilość pozycji na liście wskazując jedną z kategorii nagród. Wówczas zostaną wyświetlone tylko te artykuły, które zostały zakwalifikowane do danej kategorii. Rys. Informacja o dostępności nagrody 95

96 18.2. Naliczanie punktów za wykonanie usług Placówka medyczna będąca uczestnikiem programu partnerskiego może także realizować regułę programu pozwalającą naliczać punkty za wykonanie określonego rodzaju usług. Warunkiem koniecznym jest uzupełnienie odpowiedniego kodu ICD -9 na karcie usługi (Karta usługi -> zakładka Kody ). Zakładka Programy Partnerskie służy również do obsługi pacjentów w zakresie uczestnictwa w programach. Jest to możliwe po wybraniu przycisku Obsługa Pacjenta znajdującego się w menu po lewej stronie. Obsługa pacjenta odbywa się przy użyciu karty OSOZ, dlatego w pierwszej kolejności zostanie wyświetlony formularz służący do wprowadzenia numeru karty OSOZ. Użytkownik może wprowadzić numer karty ręcznie lub przy użyciu czytnika kodów kreskowych. Rys. Karta usługi -> zakładka Kody To, który kod jest brany pod uwagę w procesie naliczania punktów określa organizator podczas definiowania usług w Serwisie Organizatora. Organizator po zdefiniowaniu usług w programie powinien przekazać wytyczne odnośnie konfiguracji usługi a dokładniej powinien wskazać jaki kod usługi ma zostać uzupełniony na karcie. Na podstawie tej informacji użytkownik systemu wypełnia odpowiednie pole (zaleca się żeby wyłącznie jedno pole definiujące kod ICD-9 było wypełnione). Wówczas po wykonaniu prawidłowo skonfigurowanej usługi zostaną naliczone punkty w programie. Uwaga! Reguła premia za usługi może także zawierać obostrzenia dotyczące zapłaty pacjenta za usługę. Oznacza to, że to czy punkty zostaną naliczone uzależnione jest także od ustawień samej reguły a dokładniej zapłaty pacjenta za usługę. Np. punkty zostaną naliczone tylko w przypadku wykonania usług, które nie są refundowane lub takich za które pacjent zapłaci min. 50 zł Obsługa pacjenta w Serwisie Świadczeniodawcy Rys. Pole edycyjne służące do wprowadzenia numeru karty OSOZ Użytkownik podczas obsługi pacjenta może udzielić informacji o punktach zgromadzonych w ramach Programów Partnerskich, wydać pacjentowi zmówione nagrody lub dokonać nowego zamówienia. Prawidłowe wprowadzenie numeru karty powoduje przejście do informacji dotyczących programów właściciela karty OSOZ. Rys. Informacje na temat konta pacjenta w programie Informacje są zgrupowane na dwóch zakładkach. Pierwsza zakładka zawiera listę wszystkich programów partnerskich, w których dany pacjent uczestniczy natomiast druga zawiera listę wszystkich zamówień na nagrody dla tego pacjenta, złożonych przez tego świadczeniodawcę. Lista programów prezentuje informacje dotyczące: nazwy programu partnerskiego po użyciu lewego przycisku myszy na nazwie programu następuje przejście do szczegółowych informacji na temat programu, stanie konta, czyli ilości zgromadzonych punktów, 96

97 aktualnego statusu konta, daty zakończenia programu jeśli została określona na poziomie definiowania programu. Druga zakładka zawiera listę ostatnich złożonych zamówień pacjenta. Wówczas zostają wyświetlone informacje na temat konta pacjenta w programie zgrupowane na poszczególnych zakładkach. Rys. Szczegóły konta w programie Rys. Ostatnie zamówienia pacjenta Lista z ostatnimi zamówieniami pacjenta zawiera informacje na temat: nazwy programu, w którym została zamówiona nagroda, nazwy nagrody, statusu zamówienia, data złożenia zamówienia na nagrodę, datę odebrania zamówienia, numer zamówienia. W przypadku nagród o statusie dostarczone pojawia się dodatkowo przycisk Wydaj. Po zastosowaniu przycisku wyświetli się pole do wprowadzenie kodu zamówienia. Liczba zakładek uzależniona jest od funkcjonalności programu. Zakładki, które występują zawsze to: Informacje - prezentuje szczegóły programu, Historia prezentuje całą historie konta danego pracownika, Katalog nagród zawiera katalog nagród programu. Zakładka Informacje prezentuje dane dotyczące programu takie jak nazwa organizatora, data otwarcia i zamknięcie programu, status programu oraz aktualny stan konta. Dodatkowo z poziomu zakładki użytkownik ma możliwość pobrania regulaminu programu. Rys. Proces wydania zamówienia Po wprowadzeniu kodu należy zastosować przycisk Wydaj zamówienie. Jeśli proces przebiegnie pomyślnie zostanie wyświetlona odpowiednia informacja. W celu uzyskania szerszych informacji na temat wybranego programu użytkownik musi przejść do zakładki Programy pacjenta i użyć lewego przycisku myszy na nazwie danego programu. Rys. Zakładka Informacje Po prawej stronie w dolnej części zakładki znajduje się przycisk Dodaj punkty, którego zastosowanie umożliwia ręczne dodanie/odjęcie punktów pacjentowi w programie partnerskim. Po jego użyciu zostaje wyświetlony formularz dodawania/odejmowania punktów. Rys. Proces wydania zamówienia 97

98 kreskowych), a następnie wprowadzić kod PIN ustalony do karty OSOZ. Rys. Formularz dodawania/odejmowania punktów UWAGA! Użytkownik będzie mógł dodać/odjąć punkty pacjentowi, jeśli organizator programu wyrazi na to zgodę poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji podczas edycji programu. W wyświetlonym formularzu użytkownik określa ilość punktów, którą chce dodać/odjąć pacjentowi poprzez wpisanie odpowiedniej wartości w polu Liczba punktów. Następnie wybiera powód naliczenia/usunięcia punktów. Powody są wcześniej definiowane przez organizatora programu, w którym uczestniczy pacjent. Dodatkowo przewidziano możliwość umieszczenia uwag dotyczących wykonywanej operacji. Po wprowadzeniu danych użytkownik zatwierdza dodanie/odjęcie punktów. Czynność dodania lub odjęcia punktów jest wykonywana nieodwracalnie. W przypadku pomyłki Użytkownik ma możliwość wykonania kolejnej transakcji, która skoryguje wykonaną wcześniej. Po dokonaniu każdej operacji stan konta pacjenta zostaje zmieniony. Dodatkowo przycisk Transfer punktów umożliwia transfer punktów z innego konta. Po jej użyciu zostają wyświetlone ogólne informacje na temat konta oraz pole edycyjne do wprowadzenia numeru karty OSOZ. Rys. Transfer punktów pomiędzy kontami Punkty pomiędzy kontami można przenosić pod warunkiem, że pacjenci należą do tego samego programu lojalnościowego. Aby dokonać transferu należy wprowadzić numer karty OSOZ (ręcznie lub za pomocą czytnika kodów Rys. Wprowadzenie kodu PIN Po potwierdzeniu kodu PIN następuje transfer punktów z innego konta. Po prawidłowym przebiegu operacji zostaje wyświetlona informacja ile punktów zostało przeniesione. Rys. Transfer punktów pomiędzy kontami Zakładka Historia prezentuje listę wszystkich transakcji pacjenta dokonanych u danego pośrednika. Powyżej listy znajduje się mechanizm wyszukiwania określonych transakcji. Użytkownik ma możliwość zawężenia ilości pozycji w tabeli poprzez wykorzystanie dostępnych mechanizmów filtrowania. Rys. Historia konta Zakładka Katalog nagród zawiera listę nagród dostępnych w ramach tego programu. Po przejściu do katalogu nagród istnieje możliwość wyboru i zamówienia nagrody dla pacjenta. Powyżej listy nagród znajduje się mechanizm wyszukiwania pozwalający ograniczyć ilość wyświetlanych pozycji na liście. Podczas procesu wyszukiwania Użytkownik wykorzystuje nazwę nagrody lub zawęża listę pozycji do danej kategorii. Wówczas na liście zostają wyświetlone wyłącznie artykuły zawierające podany ciąg znaków oraz zakwalifikowane do wybranej kategorii. Dodatkowo poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji Użytkownik możne ograniczyć pozycje na liście w trzech zakresach: wyświetlania nagród o wartości 98

99 nieprzekraczającej stanu konta, wyświetlania nagród będących usługami medycznymi, wyświetlania nagród dostępnych w danej chwili. informacja o wartości nagrody (wyrażona w pkt) oraz przycisk umożliwiający jej usunięcie z koszyka ( Usuń ). Powyżej listy wybranych nagród znajduje się informacja o ilości produktów w koszyku oraz ilości wydanych/pozostałych punktów. Uczestnik w jednym zamówieniu może zamówić kilka nagród. Ilość pozycji w jednym zamówieniu ogranicza wyłącznie liczba punktów. Jeśli lista nagród jest prawidłowa Użytkownik serwisu może w tym miejscu złożyć zamówienie u organizatora programu. W tym celu używa przycisku Złóż zamówienie. Rys. Katalog nagród Aby dodać nagrodę do koszyka, a następnie wysłać zamówienie do organizatora należy dokonać wyboru określonej nagrody, której wartość nie przekracza stanu konta. Wyboru nagrody Użytkownik dokonuje z listy nagród poprzez kliknięcie kursorem w nazwę programu lub zastosowanie przycisku Szczegóły (przy wybranej pozycji). Przy każdej pozycji znajduje się informacja, jaka jest jej wartość (wyrażona w punktach). Rys. Szczegóły nagrody W zależności od tego czy nagrodę można odebrać bezpośrednio w placówce czy zamówienie zostaje wysłane do organizatora dostępny będzie odpowiedni przycisk Wydaj lub Dodaj do koszyka. Po wydaniu nagrody znajdującej się w placówce medycznej proces zamówienia nagrody dobiega końca. Jeśli zamówienie musi zostać wysłane do organizatora nagroda trafia do koszyka. Po prawidłowym przebiegu operacji pojawia się także stosowna informacja Dodano nagrodę do koszyka. Zawartość koszyka jest prezentowana za pomocą listy z nagrodami. Przy każdej pozycji znajduje się Rys. Zawartość koszyka Wówczas wyświetla się zawartość zamówienia oraz informacja o miejscu dostarczenia nagrody. Wysłanie zamówienia do Organizatora następuje po zastosowaniu Wyślij zamówienie. W przypadku rezygnacji z zamówienia użytkownik powinien użyć przycisku Anuluj. Po wysłaniu zamówienia pojawia się komunikat o prawidłowym przebiegu operacji i placówka może oczekiwać na dostarczenie nagrody. Zamówienie takie zostaje opatrzone statusem Nowe i trafia do zakładki Ostatnie zamówienia pacjenta. Kolejne czynności związane z obsługą zamówienia przeprowadza Organizator. Po obsłużeniu zamówienia nagroda zostaje wysłana do placówki i pracownik ma możliwość potwierdzenia dostarczenia i wydania nagrody. Nagrodą w programie partnerskim może być także wykonie usługi medycznej (opis w dalszej części instrukcji) lub wydanie kuponu podarunkowego o wartości pieniężnej, który użytkownik może wydrukować. Rys. Kupon podarunkowy - wydruk 99

100 18.4. Potwierdzenie dostarczenia nagrody Organizator realizując zamówienie oznacza je określonym kodem, który jest drukowany, a następnie naklejany na przesyłkę. Pozwala to w szybki sposób potwierdzić dostarczenie przesyłki. Po otrzymaniu przesyłki z nagrodami, na które było złożone zamówienie, Użytkownik serwisu musi dokonać potwierdzenia dostarczenia. W tym celu przechodzi do zakładki Programy partnerskie i wybiera opcje Potwierdź dostarczenie. Rys. Potwierdzenie zamówienia Po prawidłowym przebiegu operacji wyświetla się odpowiedni komunikat. Rys. Komunikat Informacyjny Powoduje to możliwość wydania nagrody podczas obsługi pacjenta w aptece Wydanie nagrody w programie Rys. Potwierdzenie dostarczenia nagrody Po zastosowaniu przycisku zostaje wyświetlone okno edycyjne służące do wprowadzenia kodu zamówienia (ręcznie lub odczytać kod z naklejki na przesyłce). Wydawanie nagród w programie partnerskim jest możliwe jeśli przy danej pozycji na liście ostatnich zamówień pacjenta znajduje się przycisk funkcyjny Wydaj. Chodzi tu o nagrody posiadające status Dostarczone. Rys. Kod zamówienia Po wprowadzeniu kodu z otrzymanej przesyłki następuję automatyczne dodanie jej do listy w tabeli, znajdującej się poniżej. Poszczególne kolumny tabeli prezentują dane dotyczące numeru zamówienia, statusu oraz ewentualnych uwag dotyczących zamówienia. Aby dokonać potwierdzenia otrzymania nagrody należy użyć przycisku Wyślij potwierdzenie (oczywiście zamówienie musi znajdować się na liście). Rys. Ostatnie zamówienia pacjenta Wówczas po zastosowaniu przycisku Wydaj zostaje wyświetlone pole edycyjne służące do wprowadzenia kodu zamówienia. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia kodu w sposób ręczny lub za pomocą czytnika kodów odczytując kod znajdujący się na naklejce przesyłki. Następnie używa przycisku znajdującego się poniżej Wydaj zamówienie. 100

101 Rys. Wydanie nagrody Czynność ta rozpoczyna proces wydania nagrody. Po prawidłowym przebiegu operacji zostaje wyświetlone powiadomienie, że Zamówienie zostało poprawnie wydane. Wówczas przyjmuje ono status Odebrane. Rys. Proces logowania do serwera OSOZ Po zalogowaniu zostanie wyświetlone okno z informacjami dotyczącymi Programów Partnerskich, w których uczestniczy pacjent oraz jego zamówień na nagrody w programach. Rys. Komunikat informacyjny o przebiegu operacji Obsługa pacjenta w systemie KS-SOMED Obsługa pacjenta w programie partnerskim jest także możliwa za pośrednictwem systemu KS-SOMED. Proces obsługi można wywołać z poziomu okna wyboru pacjenta po ustawieniu się na wybranej pozycji i zastosowaniu przycisku Prog. partn. (przycisk pojawia się po zastosowaniu opcji Dodatki ). Rys. Okno wyboru pacjenta Po zastosowaniu przycisku zostanie rozpoczęty proces logowania do serwera OSOZ. Rys. Informacje o Programach Partnerskich wybranego pacjenta Programy Partnerskie, w których uczestniczy pacjent są zamieszczone w tabeli zawierającej informacje na temat ilości zgromadzonych punktów oraz aktualnego statusu programu. Użytkownik może przejść również do szczegółowych informacji na temat wybranego programu, historii zgromadzonych punktów oraz przeglądać katalog nagród programu. Nagrodą w Programie Partnerskim może być także wykonanie określonej usługi medycznej. W przypadku, gdy Użytkownik zdecyduje się na tego rodzaju nagrodę i dokona jej wyboru zostają wyświetlone dane na temat nagrody wraz z informacją, które placówki mogą ją wykonać. Jeśli pacjent znajduje się w placówce, która oferuje wykonanie usługi, świadczeniodawca ma możliwość jej wykonania. W tym celu powinien zastosować przycisk Wydaj. 101

102 Rys. Informacje na temat nagrody jako usługi możliwej do wykonania w danej placówce Wówczas po zastosowaniu przycisku należy wybrać odpowiadającą tej nagrodzie usługę w systemie KS-SOMED. Rys. Wykonanie usługi w KS-SOMED w ramach nagrody Programu Partnerskiego Obsługa pacjenta za pośrednictwem systemu jest analogiczna do obsługi pacjenta poprzez serwisie, ponieważ po użyciu przycisku funkcyjnego następuje przekierowanie do Serwisu Świadczeniodawcy. 102