Prawidłowe zasady rozliczania amortyzacja leasing VAT

Transkrypt

1 Samochód w firmie Prawidłowe zasady rozliczania amortyzacja leasing VAT Radosław Kowalski

2 Samochód w firmie Prawidłowe zasady rozliczania amortyzacja leasing VAT Radosław Kowalski

3

4 Autor Radosław Kowalski Redaktor merytoryczny Katarzyna Jędrzejewska Redaktor prowadzący Krzysztof Krubski Projekt graficzny okładki Kinga Pisarczyk Korekta Mirosława Jasińska-Nowacka Skład i łamanie Joanna Archacka Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. Wydanie I/2016, maj 2016 r. ISBN Adres redakcji: Warszawa, ul. Okopowa 58/ Biuro Obsługi Klienta: Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel , , bok@infor.pl Druk: Mazowieckie Centrum Poligrafii

5 Spis treści Wstęp 5 Rozdział 1. Samochody nie tylko w podatkach 7 Jaki samochód jest osobowy w podatkach dochodowych 8 Samochody z okresu 1 stycznia 31 marca 2014 r. 9 Samochody nabyte przed 1 kwietnia 2014 r. po staremu 10 Samochody sprzed 2014 roku jeszcze inaczej 13 Koszty używania samochodu 15 Samochód jako środek trwały 16 Rozdział 2. Amortyzacja a koszty podatkowe 49 Koszty amortyzacji w czasie długiej naprawy 55 Inne przerwy w wykorzystaniu samochodu 56 Zawieszenie bez amortyzacji 57 Amortyzacja przy korzystaniu przez pracownika na potrzeby osobiste 58 Amortyzacja przy oddaniu w używanie współpracownikowi 62 CZYTELNICY PYTAJĄ 64 Rozdział 3. Koszty używania samochodów inne niż amortyzacja 81 Składki na ubezpieczenie pojazdu 81 Naprawy samochodu a koszty 89 Strata z tytułu utraty i likwidacji pojazdu 92 Podatek od towarów i usług a koszty 93 Koszty używania samochodu udostępnianego pracownikom i współpracownikom 96 Koszty używania samochodów obcych a koszty podatkowe 97 Ewidencja zło konieczne 98 Ewidencja wymogi formalne 99 Limit kosztowy według ewidencji 100 Co to są koszty używania samochodu 102 Prywatny samochód podatnika a koszty i przychód 105 Samochód pracownika na potrzeby pracodawcy 110 Zwrot w formie ryczałtu 111 Zwrot kosztów podróży służbowej 113 Samochody osobowe z zagranicy 115 CZYTELNICY PYTAJĄ 118 3

6 Samochód w firmie Rozdział 4. Na kłopoty leasing 123 Leasing jako droga do nabycia 127 Opłaty leasingowe a koszty w czasie 130 Opłaty leasingowe kosztem tylko gdy spełniają warunek celowości 136 Skutki podatkowe gdy umowa nie spełnia warunków leasingu 141 Wykup samochodu po leasingu 153 CZYTELNICY PYTAJĄ 156 Rozdział 5. Samochody służbowe na potrzeby prywatne pracownika 159 Samochód służbowy: przychód tylko przy korzyści pracownika 160 Ile przychodu ze służbowego samochodu 165 Samochody dla współpracowników 175 CZYTELNICY PYTAJĄ 178 Rozdział 6. Definicja pojazdu samochodowego w VAT 183 Podatek naliczony od zakupów samochodowych 186 Prewspółczynnik 187 Wydatki związane z pojazdami samochodowymi 188 Odliczanie VAT od paliwa 194 Z pełnym odliczeniem 195 Konstrukcyjnie przeznaczone do działalności gospodarczej 195 Pojazdy specjalne 199 Jeśli na inne potrzeby, to z VAT 204 Pojazdy samochodowe z VAT VAT 26 a zasady parkowania 208 Samochody na wynajem i jako towary 211 Korekta przy zmianie sposobu wykorzystania 215 Samochody osobowe a VAT od nieodpłatnego świadczenia 221 CZYTELNICY PYTAJĄ 222 4

7 Wstęp W dzisiejszych czasach samochód, obok komputera i smartfona, jest jednym z podstawowych narzędzi pracy wielu przedsiębiorców i ich pracowników. Niestety, cały czas ustawodawca podatkowy postrzega samochody osobowe jako coś, co ma szczególny charakter i dlatego należy je objąć szczególnymi regulacjami fiskalnymi. Nie chodzi tylko o VAT o czym pamiętają chyba wszyscy podatnicy. Również w podatkach dochodowych prawodawca w specyficzny sposób definiuje samochody osobowe po to, by zastosować wobec nich odrębne regulacje podatkowe. Niestety, odrębne należy czytać jako mniej korzystne dla podatników unormowania niż wobec innych urządzeń wykorzystywanych w działalności gospodarczej. W praktyce nawet bardziej dotkliwe niż w VAT mogą okazać się ograniczenia wynikające z przepisów regulujących zasady opodatkowania aut podatkami dochodowymi. Dlatego właśnie w naszym praktycznym poradniku pochylamy się nad podatkowymi implikacjami nabycia, korzystania i zbycia samochodów osobowych w VAT, które to auta prawodawca każe nazywać pojazdami samochodowymi. Szczegółowo analizujemy również regulacje o podatkach dochodowych, wskazując, na co zwrócić szczególną uwagę, jakie ryzyka fiskalne uwzględnić. Pokazujemy także, jakie zachowania mogą przedsiębiorcom pomóc, przynosząc wymierne ale zawsze legalne korzyści podatkowe. Ale VAT, CIT/PIT to nie koniec problemów fiskalnych z podatkami. Jest jeszcze akcyza, o zawiłościach której również wspominamy w naszym poradniku. To jeszcze nie koniec. W niektórych przypadkach transakcja, przedmiotem której jest samochód, podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Trzeba o tym pamiętać i należy uwzględnić, planując posunięcia. Przedsiębiorcy używający pojazdów muszą pamiętać również o innych obciążeniach publicznoprawnych, jak np. opłata środowiskowa. Niestety, w praktyce okazuje się, że zwłaszcza osobom fizycznym zdarza się o tym zapominać. Należy więc pamiętać również o takiej opłacie (chociaż nasza książka jest o podatkach, to warto w tym miejscu przypomnieć również o opłacie związanej z używaniem samochodów). Samochody w działalności gospodarczej to w pewnych okolicznościach przyczyna daniny, jaką jest podatek od środków transportu. Dla większości podatników to bardzo odległe wspomnienie, ale nadal część przedsiębior- 5

8 Samochód w firmie ców musi taki podatek deklarować i opłacać na szczęście nie dotyczy on samochodów osobowych. Warto przy okazji analizy fiskalnych implikacji używania w działalności gospodarczej aut przypomnieć o powinnościach w zakresie innych obciążeń publicznoprawnych niż podatkowe, jakie spoczywają na przedsiębiorcach.

9 Rozdział 1 Samochody nie tylko w podatkach W licznych regulacjach ustawodawca podatkowy, nawet jeżeli nie zdecydował się na samodzielnie zdefiniowanie pojęcie samochodu osobowego albo pojazdu samochodowego, nawiązuje, odsyła czy sięga do przepisów o ruchu drogowym. Dlatego warto przypomnieć, co jest pojazdem samochodowym według takich regulacji. Pojazdem samochodowym jest pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, ale pojazdem takim nie jest ciągnik rolniczy. Pojazdem silnikowym jest pojazd, czyli środek transportu przeznaczony do poruszania się po drodze oraz maszyna lub urządzenie do tego przystosowane, wyposażony w silnik z wyjątkiem motoroweru i pojazdu szynowego. Jednym słowem, samochodami osobowymi czy pojazdami samochodowymi mogą być nie tylko samochody sensu stricte, ale również np. motocykle, czterokołowce (quady), pojazdy trójkołowe. Czterokołowiec to z kolei pojazd samochodowy przeznaczony do przewozu osób lub ładunków z wyłączeniem samochodu osobowego, ciężarowego i motocykla którego masa własna nie przekracza: 1) w przypadku przewozu rzeczy 550 kg, 2) w przypadku przewozu osób 400 kg. Samochodami (pojazdami samochodowymi) nie są motorowery, ciągniki rolnicze, ale również czterokołowce (quady) lekkie. Z uwagi na zastosowane wyłączenie warto wyjaśnić, że: czterokołowiec lekki to czterokołowiec, którego masa własna nie przekracza 350 kg i konstrukcja ogranicza prędkość jazdy do 45 km/h; ciągnik rolniczy to pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia rozwijanie prędkości nie mniejszej niż 6 km/h, skonstruowany do używania łącznie ze sprzętem do prac rolnych, leśnych lub ogrodniczych; ciągnik taki może być również przystosowany do ciągnięcia przyczep oraz do prac ziemnych; motorower to pojazd dwu- lub trójkołowy zaopatrzony w silnik spalinowy o pojemności skokowej nieprzekraczającej 50 cm 3 lub w silnik elektryczny o mocy nie większej niż 4 kw, którego konstrukcja ogranicza prędkość jazdy do 45 km/h. Ze względu na treść definicji podatkowych warto w tym miejscu również wskazać, że pojazd specjalny to pojazd samochodowy lub przyczepa przeznaczone 7

10 Samochód w firmie do wykonywania specjalnej funkcji, która powoduje konieczność dostosowania nadwozia lub posiadania specjalnego wyposażenia. W pojeździe tym mogą być przewożone osoby i rzeczy związane z wykonywaniem tej funkcji. Jaki samochód jest osobowy w podatkach dochodowych Z uwagi na to, że regulacje podatkowe dotyczące podatków dochodowych traktują w szczególny sposób samochody osobowe, ustawodawca postanowił doprecyzować, co należy klasyfikować jako samochody osobowe. W tym celu, zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych została wprowadzona definicja ustawowa samochodu osobowego. Zaznaczyć należy, że na płaszczyźnie obu ustaw obowiązują takie same sposoby identyfikacji samochodów osobowych. Tak więc, ilekroć prawodawca podatkowy wskazuje na samochód osobowy, musimy wziąć pod uwagę to, że jest nim pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Zgodnie z tym, na co wcześniej wskazaliśmy, chodzi o pojazd inny niż ciągnik rolniczy, motorower i pojazd szynowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h. Ale to nie koniec definicji samochodu osobowego. Prawodawca postanowił zmodyfikować taką definicję i specjalnie na potrzeby podatków dochodowych zostało zastrzeżone, że jako samochodu osobowego nie kwalifikuje się: a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą: klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków, b) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu, c) pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń: agregat elektryczny/spawalniczy, do prac wiertniczych, koparka, koparko-spycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, żuraw samochodowy, 8

11 Rozdział 1. Samochody nie tylko w podatkach d) pojazdu samochodowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o VAT. W szczególny sposób należy przyjrzeć się tej części definicji, która nawiązuje do przepisów ustawy o VAT. Ważne jest, że prawodawca powołał jedynie jedno z odesłań zapisane w art. 86 ustawy o VAT. To oznacza, że samochodami osobowymi: nie są samochody pogrzebowe oraz bankowozy typu A i B, o ile tak bankowozy, jak i pogrzebowe mają jeden rząd siedzeń albo ich dopuszczalna masa całkowita jest większa niż 3 tony, ale z tej kategorii nie zostały wyłączone samochody, dla których na płaszczyźnie VAT nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu, zachowując prawo do pełnego VAT naliczonego (patrz poniżej). WAŻNE Sposób odesłania, jakim posłużył się prawodawca w ustawach o podatkach dochodowych, przesądza o tym, że za samochody osobowe według takich podatków (dochodowych) uznawane są: 1) pomoc drogowa, mająca nadwozie konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu uszkodzonych pojazdów, 2) samochody pogrzebowe z więcej niż jednym rzędem siedzeń i o dopuszczalnej masie całkowitej nie wyższej niż 3 tony, nawet jeżeli przedmiotem działalności gospodarczej podatnika wykorzystującego te pojazdy są usługi pogrzebowe, 3) bankowozy, w tym typu A i B, z więcej niż jednym rzędem siedzeń i o dopuszczalnej masie całkowitej nie wyższej niż 3 tony, nawet jeżeli przedmiotem działalności gospodarczej podatnika wykorzystującego te pojazdy jest transport wartości pieniężnych. Zaznaczyć trzeba, że podatnik, który korzysta z samochodu o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony i klasyfikuje go jako inny niż osobowy, musi przeprowadzić dodatkowe badanie techniczne w okręgowej stacji kontroli pojazdów, uzyskać stosowne zaświadczenie i na jego podstawie wpis w dowodzie rejestracyjnym. W przypadku samochodów specjalnych ich status muszą potwierdzać dokumenty homologacyjne wydane zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym. Samochody z okresu 1 stycznia 31 marca 2014 r. Samochodem osobowym był wtedy pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, czyli tak jak obecnie. Różni- 9

12 Samochód w firmie ca dotyczyła wyłączeń. Zgodnie z nimi podatnik nie uznawał za samochód osobowy: a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który był oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanego na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van, b) pojazdu samochodowego mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które były oddzielone od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekraczała 50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowiła odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, c) pojazdu samochodowego, który miał otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków, d) pojazdu samochodowego, który posiadał kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu, e) pojazdu samochodowego będącego pojazdem specjalnym jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym lub z innych dokumentów określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług wynikało, że jest to pojazd specjalny, f) pojazdu samochodowego innego niż wymieniony w lit. a e, w którym liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosiła: 1 jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg, 2 jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg, 3 lub więcej jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg. W lit. f chodziło faktycznie o pojazdy z homologacją N1. Samochody nabyte przed 1 kwietnia 2014 r. po staremu Obecnie obowiązujące zasady i definicje mają zastosowanie do samochodów nabytych/wytworzonych przez podatnika od 1 kwietnia 2014 r. 10

13 Rozdział 1. Samochody nie tylko w podatkach WAŻNE Określenie nabytych obejmuje również wzięte w używanie na podstawie umowy najmu, leasingu lub umowy o podobnym charakterze po 31 marca 2014 r. (czyli, konsekwentnie samochody używane na podstawie umów zawartych do tego dnia klasyfikowane są według zasad wówczas obowiązujących). Ważne jest, że w podatkach dochodowych prawodawca nie sięga do momentu przyjęcia do używania, a jedynie wskazuje na zdarzenie nabycia (względnie wytworzenia) względnie zawiązania umowy o używanie (jeżeli chodzi o umowy o używanie zawarte przed 1 kwietnia 2014 r.). To oznacza, że zasady sprzed kwietnia 2014 r. są właściwe również wobec pojazdów faktycznie odebranych już po zakończeniu I kwartału 2014 r. Przykład 1 Podatnik (spółka) kupił 31 marca 2014 r. samochód z kratką, który w I kwartale 2014 r. nie był dla celów CIT samochodem osobowym. 31 marca 2014 r. spółka odebrała fakturę sprzedaży i dokumenty do rejestracji. Z uwagi na to, że transakcja została przeprowadzona w godzinach popołudniowych, samochód został zarejestrowany 1 kwietnia i w tym też dniu odebrany. Ale odpisy amortyzacyjne dokonywane są dopiero od maja, tj. od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia do używania. Taka sekwencja zdarzeń nie spowodowała klasyfikacji samochodu jako osobowego w CIT. Według przepisów przejściowych, na potrzeby podatku dochodowego pojazd klasyfikowany jest według zasad obowiązujących w I kwartale 2014 r., dzięki czemu nie jest samochodem osobowym. Co ciekawe, poprzednia definicja miała krótki okres ważności, bo zaledwie trzy miesiące. Oznacza to, że używając samochodu sprzed II kwartału 2014 r., podatnik musi dokładnie sprawdzić, która definicja jest właściwa. Podkreślić trzeba, że jest to ważne, gdyż w zależności od sposobu klasyfikacji pojazdu mogą mieć zastosowanie szczególne ograniczenia, ale o tym więcej w dalszej części. Analizując zagadnienie stosowania odpowiednich definicji na przełomie stanów prawnych 31marca/1 kwietnia 2014 r., zaznaczyć trzeba, że chociaż ustawodawca zastosował stosunkowo liberalne zasady (w VAT jest to bardziej restrykcyjnie o tym poniżej), to jednak bardzo istotne są zastrzeżenia, o których za chwilę. Z jednej strony mamy odniesienie do nabycia (wytworzenia) czy podpisania umowy o używanie (a nie faktycznego odbioru pojazdu), jak również brak obowiązku rejestracji w urzędzie skarbowym umów o używanie samochodów zawartych przed 1 kwietnia 2014 r. (na potrzeby podatków dochodowych), z dru- 11

14 Samochód w firmie giej strony musimy pamiętać o zmianie statusu pojazdu. Chodzi o sytuację, w której cały czas korzystamy z pojazdu, ale w pewnym momencie następuje zmiana tablic rejestracyjnych. Przypomnieć trzeba, że na płaszczyźnie regulacji podatkowych pojazdem nabytym jest ten, który został zakupiony, przejęty na własność w wyniku czynności nieodpłatnej (darowizny, zniesienia współwłasności etc.) czy nawet przyjęty w używanie, z tym że uwaga na podstawie umowy leasingu finansowego. Wzięcie samochodu w używanie na podstawie umowy leasingu operacyjnego czy tym bardziej najmu, nawet jeżeli po zakończeniu umowy niemal automatycznie dokonywane jest nabycie, nie stanowi tego nabycia, które pozwalałoby na stosowanie wcześniejszych regulacji, tj. przepisów z dnia rozpoczęcia używania pojazdu. W konsekwencji wykup po leasingu przykład 2 czy zawiązanie kolejnej umowy o używanie przykład 3 przesądzają o konieczności stosowania już nowej definicji, tej właściwej w dniu wykupu lub podpisania nowej umowy. Przykład 2 Firma korzysta z samochodu osobowego, który ma homologację N1. Pojazd wykorzystywany jest na podstawie umowy leasingu zawartej w marcu 2014 r. Dzięki takiej klasyfikacji pojazd ma status samochodu innego niż osobowy, skutkiem czego nie mają wobec niego zastosowania ograniczenia z uwagi na to, że jest to umowa leasingu, sprowadza się do możliwości ujęcia w kosztach całej składki na ubezpieczenie pojazdu. W kwietniu 2016 r. podatnik wykupił samochód i wprowadził go do ewidencji środków trwałych. Niestety, doradca podatkowy obsługujący spółkę zwrócił uwagę na to, że od momentu wykupu pojazdu z leasingu mają wobec niego zastosowanie ograniczenia kosztowe właściwe dla samochodów osobowych, bo od momentu wykupu pojazd jest takim samochodem. Przykład 3 Przedsiębiorca (osoba fizyczna) korzysta w działalności gospodarczej z samochodu osobowego, który ma homologację N1. Ze względu na to, że pojazd wykorzystywany jest na podstawie umowy leasingu zawartej w marcu 2014 r., cały czas ma status samochodu innego niż osobowy. Umowa została zawiązana na okres 24 miesięcy z wysoką ceną wykupu. W związku ze zbliżającym się końcem umowy podatnik postanowił wystąpić do leasingodawcy z wnioskiem o zawiązanie nowej umowy, a finansujący wyraził na to zgodę. Została podpisana nowa umowa na kolejne dwa lata. Jednak tym razem samochód musi być uznany za osobowy (chociaż to jest cały czas ten sam pojazd, ten sam finansujący i korzystający) i mają wobec niego zastosowanie ograniczenia kosztowe właściwe dla samochodów osobowych (bo kolejna umowa została zawarta po 1 kwietnia 2014 r.). 12

15 Rozdział 1. Samochody nie tylko w podatkach Badając definicję samochodu osobowego w podatkach dochodowych, należy zwrócić uwagę na niezwykle istotną rzecz. Otóż, inaczej niż w VAT, w ustawach o PIT i CIT prawodawca nie przewidział żadnych szczególnych regulacji definiujących samochód, który jest przez podatnika w całości przeznaczony do oddania w używanie swoim klientom. Podobnie przepisy milczą w sprawie samochodów będących towarami handlowymi. To oznacza, że fakt, iż podatnik wykorzystuje pojazdy w taki sposób, nie ma żadnego wpływu na klasyfikację pojazdu. Warto zaznaczyć, że wprowadzając przepisy przejściowe ustawodawca zapomniał, że spółki osobowe (wówczas nawet jeszcze spółka komandytowo-akcyjna) nie są podatnikami podatków dochodowych. Na szczęście takie niedopatrzenie prawodawcy w żaden sposób nie wpłynęło na praktykę (przynajmniej na razie) i regulacje są stosowane również wówczas, gdy korzystającym jest spółka, a nie jej wspólnicy. Przykład 4 W lutym 2014 r. spółka komandytowa zakupiła samochód spełniający warunki do tego, aby sklasyfikowany był jako inny niż osobowy. Według przepisów obowiązujących od kwietnia 2014 r. pojazd winien być zaliczony do samochodów osobowych. Jednak na podstawie przepisu przejściowego, ze względu na nabycie pojazdu przed 1 kwietnia 2014 r., pojazd cały czas jest klasyfikowany w PIT i CIT wspólników (część wspólników to podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, a część podatku od osób prawnych) jako samochód ciężarowy. Samochody sprzed 2014 roku jeszcze inaczej Ustawodawca podatkowy najwyraźniej nie lubi, gdy wszystko jest jasne i oczywiste. Zapewne z tego powodu w latach zafundował podatnikom szczególne rozwiązanie w zakresie definiowania samochodu osobowego w ustawach o podatkach dochodowych. W tych latach stosowne regulacje nie były zapisane wprost w ustawie, a w regulacjach przejściowych, a i te nie dość, że weszły w życie z mocą wsteczną (bo ustawa z 15 kwietnia 2011 r. obowiązywała od 1 stycznia 2011 r.), to pierwotnie miały obowiązywać do końca 2012 roku, jednak finalnie skończyły swój żywot rok później, bo z końcem 2013 roku. Zgodnie z nimi samochód osobowy to pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem: 1) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanego na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van; 13

16 Samochód w firmie 2) pojazdu samochodowego mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków; 3) pojazdu samochodowego, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków; 4) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu; 5) pojazdu samochodowego będącego pojazdem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku do niniejszej ustawy. Poz. Przeznaczenie pojazdów specjalnych 1 Agregat elektryczny/spawalniczy 2 Bankowóz 3 Do prac wiertniczych 4 Koparka, koparko-spycharka 5 Ładowarka 6 Do oczyszczania dróg 7 Podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych 8 Pomoc drogowa 9 Do zimowego utrzymania dróg 10 Żuraw samochodowy 11 Pogrzebowy W przypadku pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony spełnienie wymagań określonych w punktach 1 4, po- 14

17 Rozdział 1. Samochody nie tylko w podatkach zwalających na niezaliczenie danego pojazdu samochodowego do samochodów osobowych, stwierdzało się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu, zawierającego właściwą adnotację o spełnieniu tych wymagań. Dopiero od 1 stycznia 2014 r. wróciliśmy do definicji samochodów osobowych zawartej bezpośrednio w ustawach o podatkach dochodowych (zresztą na podstawie tego samego aktu prawnego, który wprowadzał przejściową definicję samochodu osobowego na lata ). Powyższe definicje stosowane są w podatku dochodowym od osób prawnych oraz w podatku dochodowym od osób fizycznych rozliczanym na podstawie ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), jednak już nie wobec podatku płaconego w sposób zryczałtowany, na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 144, poz. 930 z późn. zm.). Wprawdzie w przypadku podatku zryczałtowanego nie występują koszty uzyskania (a właśnie na potrzeby kosztów prawodawca definiuje samochody osobowe), jednak charakter pojazdu ma niekiedy znaczenie przy wyznaczaniu kwoty podatku z tytułu sprzedaży o tym w dalszej części książki. Koszty używania samochodu Z łatwością można się domyśleć, że skoro ustawodawca podatkowy tak skrupulatnie definiuje na potrzeby podatków dochodowych pojęcie samochodu osobowego, czyni to, aby nadać podatnikom korzystającym z takich pojazdów jakieś dodatkowe uprawnienia. W tym wypadku takie szczególne traktowanie kosztów związanych z używaniem samochodów sprowadza się do ograniczeń i wyłączeń. W efekcie mamy reglamentację części kosztów podatkowych i zakaz stosowania pewnych, z założenia, preferencyjnych metod amortyzacji środków trwałych, chociaż akurat wyłączenie możliwości szybszej amortyzacji nie zawsze działa na niekorzyść podatnika. Zastanówmy się więc, na co należy zwrócić uwagę przy rozliczeniu kosztów związanych z używaniem samochodów. Prawda jest bowiem taka, że wobec dominacji problematyki VAT od samochodów, wyznaczania i odliczenia podatku naliczonego, jego korekty itp., zagadnienia związane z podatkiem dochodowym niejednokrotnie pozostają nieco w cieniu. Tymczasem niewłaściwe i nieprzemyślane działania w tym zakresie mogą kosztować podatnika znacznie więcej niż ograniczenia w podatku od towarów i usług. Podkreślić należy, że problematyka szczególnego traktowania samochodów osobowych w podatkach dochodowych to zarówno zagadnienia kosztowe, 15

18 Samochód w firmie w tym amortyzacyjne, ale również kwestia zasad wyznaczania dochodu z tytułu zbycia pojazdu. A to nie koniec. Bo do tego dochodzą skądinąd od 2015 roku postrzegane w nowy sposób zagadnienia związane z wykorzystywaniem samochodów służbowych przez pracowników, członków zarządów, managerów, zleceniobiorców, tzw. samozatrudnionych na ich potrzeby prywatne i skutki z tym związane; do tego jeszcze problem paliwa na potrzeby jazd prywatnych, a także wpływ takiego wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych na VAT. Problemy mnożą się. Przyjrzyjmy się tym zagadnieniom i spróbujmy znaleźć najkorzystniejsze rozwiązania, omińmy kilka pułapek fiskalnych zastawionych (mniej lub bardziej świadomie) przez ustawodawcę podatkowego. Samochód jako środek trwały Jeżeli zamierzamy wykorzystywać w naszej działalności samochód osobowy, urządzenie najczęściej niezbyt tanie, to w pierwszej kolejności przychodzi nam na myśl jego kupno, przyjęcie do używania, amortyzacja w kosztach podatkowych. Właśnie tak powinno być i tak najczęściej jest w przypadku drogich składników majątku, ale niekoniecznie akurat przy samochodach osobowych. W ich przypadku znacznie częściej decydujemy się na leasing. Co ciekawe, do takiego sposobu finansowania odwołują się nawet ci podatnicy, których stać byłoby na to, aby wyłożyć jednorazowo dużą kwotę i kupić samochód (samochody). O co więc tutaj chodzi? Już wiadomo: o pieniądze, i to niejednokrotnie spore. Leasingowi samochodów osobowych poświęcamy bardzo obszerny rozdział, a w tym miejscu pochylmy się nad amortyzacją. To bowiem z ograniczeń dotyczących amortyzacji, i dodatkowo szczególnych regulacji dotyczących obowiązków w przypadku używania samochodów niebędących naszą własnością (CIT) lub środkiem trwałym (PIT), wynika popularność leasingu. Ale wszystko po kolei. Podatnik, który został szczęśliwym posiadaczem samochodu osobowego, a który będzie wykorzystywany w jego działalności, będąc składnikiem majątku przedsiębiorstwa, musi zastanowić się nad tym, czy spełnia on warunki do tego, aby był środkiem trwałym. Aby tak było, pojazd musi być nie tylko własnością lub współwłasnością podatnika przykład 5, ale przede wszystkim winien być kompletny i zdatny do używania w dniu przyjęcia do używania i chodzi tutaj o zdatność faktyczną, jak i formalną przykład 6. Podkreślić należy, że wymóg kompletności jest istotny w momencie przyjęcia do używania. Ewentualna późniejsza awaria jest bez znaczenia, chyba że prowadzi do całkowitej likwidacji pojazdu. Środkami trwałymi są te samochody, których przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok. 16

19 Rozdział 1. Samochody nie tylko w podatkach Moglibyśmy rzec, że każdy pojazd spełnia warunki używalności, jednak tutaj chodzi o przewidywany okres używania u tego konkretnego podatnika przykład 7. Ponadto samochód musi być wykorzystywany w działalności gospodarczej, na potrzeby z nią związane przykład 8. Środkami trwałymi są również te pojazdy, które oddawane są w używanie podmiotom trzecim na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu operacyjnego przykład 9, jak również obce samochody przyjęte do używania w ramach umowy leasingu finansowego, przy czym chodzi o leasing finansowy w znaczeniu podatkowym przykład 10. Zatem przed podjęciem decyzji o klasyfikacji pojazdu niezbędne jest dokonanie analizy okoliczności w kontekście powyższych wymogów. I nie zawsze wszystko jest tak całkowicie oczywiste, jak mogłoby się wydawać. Z drugiej strony, czasami na etapie klasyfikacji składnika majątku, nawet nie zastanawiamy się nad tym, że przecież jesteśmy tylko współwłaścicielem rzeczy. Nad problemem własności czy współwłasności po stronie podatnika nie zastanawiamy się w szczególny sposób, np. w przypadku spółek osobowych prawa handlowego, które przecież (z wyjątkiem spółek komandytowo-akcyjnych) nie są podatnikami podatku dochodowego, a jednocześnie mają tzw. ułomną osobowość prawną. Jednak trzeba pamiętać o własności pojazdu, która musi przypadać na wszystkich wspólników spółki osobowej, jak również cywilnej, jeżeli zamierzamy samochód sklasyfikować jako środek trwały i amortyzować. Gdyby było inaczej, wówczas amortyzacja nie byłaby możliwa przykład 11. Nie wystarczy wnieść do spółki prawo do używania pojazdu konieczne jest objęcie go współwłasnością. Co ważne, w praktyce funkcjonuje, a nawet ma dominującą pozycję, przekonanie, że nie wystarczy współwłasność ułamkowa, a musi mieć ona charakter łączny, jako składnik majątku spółki (spółki osobowe prawa handlowego) lub łączny jako wspólników spółki cywilnej. Cech takich, uzasadniających dokonywanie odpisów amortyzacyjnych ( ) nie będą miały środki, które będą co prawda własnością lub współwłasnością (we współużytkowaniu wieczystym) wspólników spółki cywilnej, ale nie zostały wniesione jako wkład do spółki i w związku z tym nie zostały objęte współwłasnością łączną wspólników. Środki takie mogą być co najwyżej oddane przez tych wspólników spółce jako odrębnemu podmiotowi gospodarczemu do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze. W piśmiennictwie akcentuje się («Kodeks cywilny. Komentarz», pod redakcją Z. Resicha, Wydawnictwo Prawnicze, Warszawa 1972, t. 2, s. 1698), że wspólnik spółki cywilnej może skutecznie rozporządzać prawami, które nie stanowią wspólnego majątku wspólników (współwłasność łączna). Stosunek spółki, jaki łączy wspólnika 17

20 Samochód w firmie ze spółką, nie stoi na przeszkodzie nawiązywaniu przez wspólnika innych stosunków zobowiązaniowych ze spółką. Używane przez spółkę na takiej podstawie środki, jako należące do grupy środków trwałych «obcych», mogłyby być amortyzowane w ramach działalności spółki tylko w razie ich zaliczenia do składników majątkowych «używającego», czyli spółki ( ), na podstawie odrębnych przepisów uchwała składu 7 sędziów NSA z 5 listopada 2001 r., sygn. akt FPS 6/01. Pomimo modyfikacji stanu prawnego co do meritum, uchwała nie utraciła aktualności. Przykład 5 Przedsiębiorca, pan Michał, kupił samochód osobowy wspólnie z synem (tak naprawdę kupił pan Michał, a syna dopisał, by biegł mu staż do AC ). Zatem w dowodzie rejestracyjnym jako właściciel pojazdu figuruje zarówno pan Michał, jak i jego syn. W związku z tym przedsiębiorca zaniepokoił się, czy może pojazd traktować jako środek trwały, skoro nie jest jego wyłącznym właścicielem. Postanowił skonsultować się w tej sprawie z doradcą podatkowym. Ten zapewnił pana Michała, że sam fakt, iż jest jedynie współwłaścicielem pojazdu, nie pozbawia go prawa do zaliczenia go do środków trwałych. Zastrzegł jednocześnie, że fakt taki winien być uwzględniony przy wyznaczaniu wartości początkowej środka trwałego. Przykład 6 Podatnik kupił nowy samochód osobowy. Pomimo sprzeciwów sprzedawcy (bo działanie było niezgodne z jego procedurami), podatnik odebrał pojazd jeszcze przed jego rejestracją przysłał po niego lawetę, która zabrała go do nabywcy. Pojazd został odebrany w styczniu, jednak jego rejestracja nastąpiła dopiero w lutym. W takiej sytuacji podatnik nie mógł zaklasyfikować samochodu jako środka trwałego już w styczniu, chociaż faktycznie nim dysponował, gdyż pojazd od początku miał być wykorzystywany zgodnie z jego głównym przeznaczeniem, tj. do jazdy po drogach publicznych, a aby tak było, musiał być zarejestrowany. Przykład 7 Spółka zajmująca się sprzedażą samochodów (będąca dealerem samochodów) wykorzystuje w działalności samochody demonstracyjne. Zazwyczaj pojazdy takie są wprowadzane do ewidencji środków trwałych, gdyż nawet po okresie ich używania jako demonstracyjne pozostają w firmie. W 2016 roku spółka zakupiła nowy samochód luksusowy sprzedawanej marki, który będzie służył jako pojazd demonstracyjny. Zarząd spółki uznał, że pojazd taki jest zbyt drogi, aby pozostał w przyszłości w firmie, i zdecydowano, że po okresie demonstra- 18

21 Rozdział 1. Samochody nie tylko w podatkach cyjnym samochód będzie przeznaczony do sprzedaży. Planowany okres, w którym pojazd będzie służył jako demonstracyjny, to sześć miesięcy, tak aby jego sprzedaż została dokonana w tym samym roku co produkcja. W takiej sytuacji główna księgowa zdecydowała, że samochód nie zostanie sklasyfikowany jako środek trwały. Decyzja księgowej jest właściwa, gdyż przewidywany okres używania pojazdu przez tego podatnika jest krótszy niż rok (trzeba tego okresu pilnować). Zaznaczyć należy, że organy podatkowe często stoją na stanowisku, że jeżeli podatnik wykorzystuje samochód jako demonstracyjny, to nawet jeśli klasyfikuje go jako towar handlowy, winien wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych, jeżeli okres używania przekroczy rok. Zdaniem organów, dla uniknięcia konieczności zaliczenia pojazdów do środków trwałych nie wystarczy zaprzestać wykorzystywania takiego pojazdu na potrzeby jazd próbnych. Skoro zatem samochód demonstracyjny nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych w momencie oddania go do używania (np. z powodu planowanej sprzedaży przed upływem roku), a faktyczny okres jego użytkowania przekroczył rok, Spółka ma obowiązek zaliczenia tego składnika do ewidencji środków trwałych. Wprowadzenie tego składnika do ewidencji środków trwałych po upływie tego okresu należy uznać za ujawnienie środka, o którym mowa w art. 16h ust. 1 pkt 4 u.p.d.o.p. W myśl tego unormowania, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od ujawnionych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych nieobjętych dotychczas ewidencją, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym te środki lub wartości zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Z kolei regulacja zawarta w art. 16e ust. 1 u.p.d.o.p. stanowi, że jeżeli podatnicy nabędą lub wytworzą we własnym zakresie składniki majątku wymienione w art. 16a ust. 1 i art. 16b ust. 1, o wartości początkowej przekraczającej zł, i ze względu na przewidywany przez nich okres używania równy lub krótszy niż rok nie zaliczą ich do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, a faktyczny okres ich używania przekroczy rok, podatnicy są obowiązani, w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął: 1. zaliczyć te składniki do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, przyjmując je do ewidencji w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia, 2. zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres ich dotychczasowego używania, obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie rocz- 19

22 Samochód w firmie nych stawek amortyzacyjnych, stanowiącym załącznik nr 1 do ustawy, zwanym dalej «Wykazem stawek amortyzacyjnych», a dla wartości niematerialnych i prawnych przy zastosowaniu zasad określonych w art. 16m, 3. stosować stawki amortyzacji, o których mowa w pkt 2, w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych, 4. wpłacić, w terminie do 20 dnia tego miesiąca, do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku do dnia, w którym okres ich używania przekroczył rok, i naliczoną kwotę odsetek wykazać w zeznaniu, o którym mowa w art. 27 ust. 1; odsetki od różnicy, o której mowa w pkt 2, są naliczane według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych obowiązującej w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. Przepisy powyższe stosuje się odpowiednio w przypadku zaliczenia wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku o wartości początkowej przekraczającej zł do kosztów uzyskania przychodów, a następnie zaliczenia tych składników do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych przed upływem roku od dnia ich nabycia lub wytworzenia; w tym przypadku odsetki nalicza się do dnia zaliczenia ich do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych (art. 16e ust. 2 u.p.d.o.p.) interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 22 października 2015 r., nr IBPB 1 2/ /15/AnK. Oczywiście nie w każdym przypadku zmiana klasyfikacji wiąże się z koniecznością korekty kosztowej i zapłaty odsetek. Gdyby podatnik nie rozpoznał wydatków na nabycie pojazdu w kosztach (np. ze względu na traktowanie pojazdu jako towar handlowy), wówczas żadna korekta kosztów nie jest dokonywana, a należy jedynie przeprowadzić ujawnienie środka trwałego. Przykład 8 Przedsiębiorca, osoba fizyczna, zakupił i wprowadził do ewidencji środków trwałych kilka samochodów osobowych. Każdy z nich jest amortyzowany i odpisy zgodnie z przepisami ujmowane są w kosztach podatkowych. W czasie kontroli podatkowej organ zakwestionował prawo do zaliczenia do kosztów podatkowych amortyzacji od jednego z pojazdów. Urzędnik ustalił w czasie kontroli, że od nowości do samochodu nie został zakupiony nawet jeden litr paliwa, który byłby udokumentowany fakturą, a żona przedsiębiorcy, która nie jest osobą współpracującą ani pracownikiem przedsiębiorcy, przyznała, że to jest samochód, którym ona jeździ, wykorzystując go na potrzeby prywatne. W tej sytuacji organ stwierdził, że pojazd nie może być sklasyfikowany jako środek trwały, gdyż nie jest spełniony warunek wykorzystywania na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. 20