ZAPYTANIE OFERTOWE. 1. Zleceniodawca osoby kontaktowe. Zleceniodawcą jest:

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE 1. Zleceniodawca osoby kontaktowe Zleceniodawcą jest: Sołtysiński & Szlęzak Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów Spółka Komandytowa, ul. Wawelska 15B, Warszawa. Osobami upoważnionymi do prowadzenia postępowania ofertowego i udzielania informacji dodatkowych są: Witold Głuchowski sprawy organizacyjne i finansowe (tel.: ; Witold.Gluchowski@skslegal.pl) Bohdan Bukowiecki sprawy organizacyjne i finansowe (tel.: ; Bohdan.Bukowiecki@skslegal.pl) Bartłomiej Kurczewski sprawy techniczne (tel.: ; Bartlomiej.Kurczewski@skslegal.pl). 2. Tryb udzielenia zamówienia Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego bez stosowania zasad określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2008 nr 171 poz. 1058). 3. Opis przedmiotu zapytania ofertowego 3.1 Sołtysiński & Szlęzak Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów Spółka Komandytowa (dalej SKS) zaprasza do złożenia oferty na: Wykonanie analizy przedwdrożeniowej; Sprzedaż licencji oraz usług doradczych w zakresie dostosowania i wdrożenia następujących systemów: - DMS (Document Management System), system do zarządzania dokumentami, - System Portal Zewnętrzny, mający na celu udostępnienie wyselekcjonowanych danych zewnętrznym klientom i współpracującym z SKS kancelariom ; Zakup usług doradczych w zakresie integracji systemów DMS i Portal Zewnętrzny z oprogramowaniem funkcjonującym w SKS. Głównym celem projektu jest dostarczenie rozwiązań informatycznych, które umożliwią zarządzanie dokumentami i stworzenie systemu umożliwiającego klientom i współpracującym kancelariom monitorowanie toczących się spraw i postępowań. Przedmiot zapytania stanowi część projektu: Wdrożenie innowacyjnego systemu DMS, automatyzującego wymianę informacji pomiędzy kancelarią SKS, a jej partnerami, który jest przedmiotem wniosku o dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Strona 1

2 Regionalnego w ramach działania 8.2 (Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B). Od Oferenta oczekuje się przygotowania: 1. Oferty cenowej na wykonanie analizy przedwdrożeniowej, w tym opracowania stosownej dokumentacji (analiza funkcjonalna i techniczna); 2. Oferty cenowej sprzedaży licencji na system DMS dla około 180 użytkowników; 3. Oferty cenowej na wykonanie usług doradczych w zakresie dostosowania systemu DMS do potrzeb kancelarii, w tym wykonania stosownej dokumentacji; 4. Oferty cenowej sprzedaży licencji na system Portal Zewnętrzny (extranet) dla około 100 użytkowników; 5. Oferty cenowej na wykonanie usług doradczych w zakresie dostosowania oprogramowania Portalu do potrzeb SKS, w tym wykonania stosownej dokumentacji; 6. Oferty cenowej na wykonanie usług doradczych w zakresie przygotowania wdrożenia Portalu Zewnętrznego, w tym wykonania stosownej dokumentacji; 7. Oferty cenowej na wykonanie usług doradczych w zakresie przygotowania integracji DMS z systemem MS Office, w tym wykonania stosownej dokumentacji; 8. Oferty cenowej na wykonanie usług doradczych w zakresie przygotowania integracji DMS z systemem Archivarius (system archiwizowania dokumentów), w tym wykonania stosownej dokumentacji; 9. Oferty cenowej na wykonanie usług doradczych w zakresie przygotowania integracji DMS z systemem Symfonia (system gromadzenia danych o klientach i rozliczania czasu pracy prawników), w tym wykonania stosownej dokumentacji; 10. Oferty cenowej na wykonanie usług doradczych w zakresie przeprowadzenia integracji DMS z Portalem Zewnętrznym, w tym wykonania stosownej dokumentacji; 11. Oferty cenowej na wykonanie usług doradczych w zakresie przeprowadzenia integracji DMS z systemami: bazodanowym, backupowym, certyfikatów, szyfrowania i zarządzania, w tym wykonania stosownej dokumentacji. 3.2 Wymagania merytoryczne względem systemów DMS i Portal Zewnętrzny Wymagania funkcjonalne 1. Pełna kontrola powstających dokumentów; 2. Dodawanie nowych dokumentów do systemu (dowolny format plików) wraz z automatycznym tworzeniem struktury katalogów; 3. Kojarzenie pliku z obiektami w bazie danych; 4. Dodawanie dodatkowych informacji o pliku (specyfikacja, indeksy, katalogowanie pliku); 5. Wyszukiwanie dokumentów po ich treści, indeksach, przynależności do klienta/ sprawy, specyfikacji; Strona 2

3 6. Synchronizacja danych pomiędzy różnymi lokalizacjami biur; 7. Mechanizm wersjonowania dokumentów (jeden dokument musi pamiętać swoje poprzednie wersje) oraz mechanizm tworzenia rewizji/nadpisywania dokumentów; 8. Mechanizm tworzenia relacji między dokumentami; 9. Obieg dokumentów wewnątrz kancelarii, w szczególności obieg korespondencji; 10. Udostępnianie dokumentów klientom i współpracownikom poprzez Portal Zewnętrzny; 11. Obsługa zleceń składanych poprzez Portal Zewnętrzny (integracja z systemami wewnętrznymi); 12. Integracja DMS Portal, Archivarius, Symfonia; 13. Mechanizm zabezpieczania: Folderów dokumentów, Dokumentów, Funkcji, Widoków, Poszczególnych danych; 14. Wyszukiwanie pełnoteksotwe; 15. Wsparcie mechanizmu archiwizacji (rozumianej, jako archiwum papierowe dokumentów); 16. Tworzenie bazy wzorów dokumentów; 17. Tworzenie formularzy dokumentów; 18. Wsparcie procesu opiniowania i zatwierdzania dokumentów; 19. Prezentacja danych o prowadzonych postępowaniach (sądowych, administracyjnych i innych); 20. Integracja DMS z powłoką Windows; 21. Integracja DMS z narzędziami MS Office, w szczególności: MS Word, MS Outlook Architektura Wdrażane rozwiązania powinny posiadać architekturę wielowarstwową. System DMS dostępny wewnątrz kancelarii powinien być zbudowany na bazie klienta zintegrowanego z systemem Windows. W szczególności dokumenty powinny być obsługiwane poprzez: Eksploratora Windows, Dialogi Save i Open File wbudowane w system Windows, Dodatki do aplikacji Office. Systemy DMS i Portal powinny być zintegrowane tak by móc wymieniać między sobą dane. Musi istnieć możliwość publikacji dokumentów z systemu DMS w systemie Portal. Dokumenty umieszczane w systemie Portal powinny być importowane do systemu DMS i podlegać odpowiedniej ścieżce akceptacji. System Portal powinien posiadać architekturę ASP. Po stronie przeglądarki dopuszcza się HTML, CSS, JavaScript, Flash. Strona 3

4 Aplikacja ma działać pod przeglądarkami IE i FireFox. Systemy DMS będą zainstalowane w 3 lokalizacjach biur (poza DMS Portal). Systemy te muszą być w pełni synchronizowane. Mechanizmy autentykacji użytkowników powinny pozwalać zarówno na integrację z Active Directory (zintegrowana autentykacja Windows) jak i równoczesne użycie mechanizmów wewnętrznych (autentykacja na podstawie nazwy użytkownika i hasła). Planowana aplikacja powinna współpracować z bazami danych MS SQL. Z uwagi na rodzaj gromadzonych i przetwarzanych danych, komunikacja w ramach aplikacji powinna odbywać się z wykorzystaniem bezpiecznych protokołów transmisji SSL Zakres prac Realizacja całego projektu wymaga wykonania następujących prac: 1. Wykonania usług doradczych w zakresie analizy przedwdrożeniowej i opracowania dokumentacji Analiza przedwdrożeniowa ; 2. Wykonania usług doradczych w zakresie dostosowania systemu DMS do potrzeb kancelarii, i wykonania dokumentacji: Projekt dostosowania oprogramowani DMS do potrzeb kancelarii ; 3. Wykonania usług doradczych w zakresie dostosowania oprogramowania Portalu do potrzeb kancelarii, wykonania dokumentacji: Projekt dostosowania oprogramowania Portalu do potrzeb SKS ; 4. Wykonania usług doradczych w zakresie przygotowania wdrożenia systemu Portal Zewnętrzny, w tym wykonania dokumentacji: Projekt wdrożenia Portalu Zewnętrznego ; 5. Wykonania usług doradczych w zakresie przygotowania integracji systemu DMS z systemem Archivarius, wykonania dokumentacji: Projekt integracji DMS z systemem Archivarius. 6. Wykonania usług doradczych w zakresie przygotowania integracji systemu DMS z systemem Symfonia, wykonania dokumentacji: Projekt integracji DMS z systemem Symfonia. 7. Wykonania usług doradczych w zakresie przeprowadzenia integracji systemu DMS z Portalem Zewnętrznym, wykonania dokumentacji: Projekt integracji DMS z Portalem Zewnętrznym. 8. Wykonania usług doradczych w zakresie przeprowadzenia integracji systemu DMS z systemami: bazodanowym, backupowym, certyfikatów, szyfrowania i zarządzania, wykonania dokumentacji: Projekt integracji DMS z systemami: bazodanowym, backupowym, certyfikatów, szyfrowania i zarządzania. Strona 4

5 Wymagane referencje Oferent musi powołać się na realizację co najmniej jednego projektu, którego przedmiot obejmuje niniejsze Zapytanie Ofertowe. Preferowane będą realizacje dla sektora kancelarii prawnych. Ze względu na specyfikę funkcjonowania kancelarii prawnych i charakterystykę współpracy z Partnerami biznesowymi, SKS musi mieć możliwość zweryfikowania kompetencji Oferenta, jego możliwości realizacyjnych i zrealizowanych projektów. Oferent musi być głównym wykonawcą realizacji podobnych projektów/programów w przedstawianych referencjach oraz stroną kontraktową dla referencyjnego wdrożenia Wyniki realizacji projektu oraz produkty prac 1. Oprogramowanie DMS i Portal Zewnętrzny realizujące wymagania zawarte w Zapytaniu Ofertowym oraz wymieniona poniżej dokumentacja: 2. Analiza przedwdrożeniowa ; 3. Projekt dostosowania oprogramowania DMS do potrzeb kancelarii ; 4. Projekt dostosowania oprogramowania Portalu do potrzeb SKS ; 5. Projekt wdrożenia Portalu Zewnętrznego ; 6. Projekt integracji DMS z systemem Archivarius ; 7. Projekt integracji DMS z systemem Symfonia ; 8. Projekt integracji DMS z Portalem Zewnętrznym ; 9. Projekt integracji DMS z systemami: bazodanowym, backupowym, certyfikatów, szyfrowania i zarządzania. 4. Opis sposobu przygotowania oferty Oferta musi zawierać następujące informacje: 1. Pełna nazwa oferenta; 2. Adres lub siedziba oferenta, numer telefonu osoby/osób upoważnionych do kontaktu; 3. Profil działalności oferenta; 4. Cennik oferty wyrażony w PLN w rozbiciu na poszczególne zakresy prac według pkt. 3.1.; 5. Lista referencji; 6. Termin związania ofertą 30 dni od terminu składania ofert; 7. Proponowane podejście do realizacji projektu opis koncepcji realizacji projektu; 8. Opis metodyki i technologii proponowanej do realizacji projektu; 9. Proponowany harmonogram realizacji projektu; 10. Struktura zespołu projektowego, kompetencje i doświadczenie kluczowych członków zespołu w zakresie istotnym dla projektu Strona 5

6 11. Przewidywane zaangażowanie pracowników SKS, konieczne do realizacji projektu. 12. Wymagania sprzętowe dla oferowanego rozwiązania. 13. Propozycja opieki powdrożeniowej i usług serwisowych (zakres, ceny). Forma oferty: 1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, w formie pisemnej. 2. Oferta powinna mieć postać dokumentu w formacie DOC lub PDF; 3. Objętość dokumentu: do 50 stron standardowego tekstu. 4. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez uprawnionego przedstawiciela(i) Wykonawcy. SKS nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 5. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków Każdy Oferent przystępujący do udziału w postępowaniu powinien spełniać następujące warunki: a. posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; b. posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie rozumiane jako zrealizowanie w ciągu ostatnich 3 lat zamówień podobnych do przedmiotu niniejszego postępowania oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; c. znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia być ubezpieczonym od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Oferentów warunków udziału w postępowaniu na podstawie załączonych dokumentów i oświadczeń. 6. Miejsce oraz termin składania ofert 1. Ofertę należy przesłać em na podane w pkt. 1 adresy mailowe p. Witolda Głuchowskiego lub p. Bohdana Bukowieckiego lub złożyć w siedzibie Kancelarii w formie pisemnej, do dnia r. do godz Pisemną ofertę, o ile nie została przesłana mailem, należy złożyć w zamkniętej kopercie. Koperta winna być opatrzona nazwą i adresem Oferenta, zaadresowana na adres Zamawiającego i oznakowana następująco: Oferta na wdrożenie systemu DMS. Strona 6

7 3. SKS zastrzega sobie prawo do odrzucenia, bez rozpatrywania, ofert złożonych po terminie wskazanym powyżej. 4. Harmonogram: a , godz. 16:00 zakończenie przyjmowania ofert; b , godz. 12:00 ogłoszenie wyboru Oferenta. 7. Ocena i kryteria wyboru oferty Oceny złożonych ofert i wyboru, na ich podstawie, Oferenta dokona powołany przez Zlecającego zespół oceniający. SKS niezwłocznie powiadomi Oferentów o wyniku postępowania ofertowego albo o jego zamknięciu bez dokonania wyboru. SKS zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru Oferenta/Oferentów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych ofert. SKS zastrzega sobie prawo do zawarcia umowy z więcej niż jednym Oferentem wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej oferty, stanowiącej odpowiedź na Zapytanie Ofertowe. SKS zastrzega sobie prawo do odwołania (zamknięcia) procesu wyboru Oferenta i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec SKS. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art.66 i n. k.c. 8. Specyfikacja funkcjonalna Zainteresowanym Oferentom SKS przekaże Specyfikację funkcjonalną programu zarządzania dokumentami (DMS) dla Kancelarii SKS, po przedłożeniu podpisanej przez Oferenta umowy o zachowaniu tajemnicy i ochronie praw autorskich SKS, załączonej do niniejszego zapytania ofertowego. Strona 7