Fujitsu World Tour 2015

Transkrypt

1 Fujitsu World Tour 2015 Enterprise Content Management - Automatyzacja, Bezpieczeństwo, Oszczędności Human Centric Innovation 0

2 Enterprise Content Management Automatyzacja, Bezpieczeństwo, Oszczędności Kamila Szczotka Head of Sales Engagement FUJITSU Izabela Duiwe Technology Solution Professional MICROSOFT 1

3 Automatyzacja, Bezpieczeństwo, Oszczędności Enterprise Content Management Fakty i liczby Quiz 2

4 Automatyzacja Ile swojego czasu poświęca Specjalista na wyszukiwanie informacji? 3

5 Automatyzacja Odpowiedź a) Od 0-20% b) 0d 20-30% c) Od 40-50% 4

6 Automatyzacja Fakt Specjaliści poświęcają pomiędzy 40-50% czasu na wyszukiwanie informacji potrzebnych do codziennej pracy 5

7 Bezpieczeństwo Ile procent dokumentów ginie średnio w przedsiębiorstwie? 6

8 Bezpieczeństwo Fakt 7,5% wszystkich dokumentów ginie 7

9 Oszczędności Jakiego rzędu oszczędności można spodziewać się po inwestycji w system zarządzania treścią? 8

10 Oszczędności Fakt Po inwestycji w system zarządzania treścią, przedsiębiorstwo może zaoszczędzić co najmniej 50% czasu i pieniędzy poświęcanych na zarządzanie dokumentami w sposób tradycyjny 9

11 Enterprise Content Management Fakty i liczby 10

12 Wyniki ankiety wskaż największe wyzwania działu IT w Twojej organizacji Odpowiedź % Przyrost ilości danych 60,63% Pełniejsze i bardziej przyjazne dla użytkowników zautomatyzowanie dostępu do danych i obiegu dokumentów 49,61% Zarządzanie urządzeniami mobilnymi i zdalnym dostępem 44,09% Migracja aplikacji na nowocześniejszą platformę IT 42,52% Wdrożenie polityki BYOD w ramach całej organizacji 11,81% Inne (najczęstsze odpowiedzi: social, security; bezpieczeństwo urządzeń IT; bezpieczeństwo urządzeń mobilnych) 3,15% 11

13 Fakty i liczby Dokumenty są kopiowane średnio 19 razy Koszt obiegu jednej faktury papierowej to 25 zł, przy miesięcznym wolumenie 500 faktur daje to koszty na poziomie zł rocznie na samą obsługę jednego typu dokumentu - faktur Średni koszt przekazania przesyłki przez kuriera wynosi od 5,2 do 9,75 GBP w EU. W Polsce to około 20 zł za standardową przesyłkę W samych tylko Stanach Zjednoczonych są 4 miliony dokumentów papierowych, a ich liczba rośnie w tempie 22% rocznie Koszty powierzchni biurowej wzrosły o 19% (tzw. Office Space Across the World 2008) Źródła: PWC, Gartner, Dziennik Gazeta Prawna 12

14 Enterprise Content Management Paperless Office 13

15 Paperless Office czy biuro może funkcjonować bez papieru? Projekt będący połączeniem usług i technologii Obejmuje całą organizację i jej procesy biznesowe Automatyzuje procesy związane z obiegiem dokumentów Automatyzuje procesy backoffice lepsze zarządzanie dokumentacją łatwiejszy dostęp do dokumentacji redukcja kosztów Zastąpienie tradycyjnego obiegu dokumentów obiegiem elektronicznym Zastąpienie tradycyjnych archiwów archiwami cyfrowymi 14

16 Koncepcja (prawie) Paperless Office Musimy usunąć papier ze swojego biznesu, bo. Jego magazynowanie jest kosztowne Spowalnia procesy przedsiębiorstwa i firmy Jest trudny w udostępnianiu Używanie papieru wpływa źle na środowisko 15

17 Jak typowo zorganizowana jest praca? Wolne tempo, narażenie na zaginięcie 16

18 Jak może wyglądać praca? Szybkie tempo załatwiania spraw, porządek i bezpieczeństwo 17

19 Dlaczego warto inwestować w Paperless? NA TAK! Wzrost zadowolenia Klientów, partnerów - krótszy czas załatwiania sprawy Wzrost efektywności całej organizacji i usprawnienie jej funkcjonowania Wzrost satysfakcji z pracy pracowników Obniżenie kosztów bieżącej działalności Lepsze zarządzanie dokumentami Większe bezpieczeństwo dokumentów Lepsza dostępność - centralizacja Zwrot większości inwestycji następuje w okresie średnio 6 miesięcy Wyzwania W początkowej fazie naturalny opór kadry przed wdrożeniem nowej technologii od wieków człowiekowi służył nośnik papierowy 18

20 Kiedy i dla kogo? Dla każdej organizacji, która zmaga się z poniższymi problemami: czasochłonność procesów biznesowych (ich stosunkowo mały automatyzm) długi czas dostępu do potrzebnych dokumentów częste sytuacje zagubienia dokumentu lub/i niekontrolowanego udostępnienia dokumentacji kilka nieustandaryzowanych / rozproszonych zbiorów dokumentacyjnych występowanie fraudów zewnętrznych, wewnętrznych duża konsumpcja papieru i rozbudowane procesy jego obsługi skargi klientów zewnętrznych i wewnętrznych na poziom i czas obsługi spraw lub planuje zmianę dotychczasowego podejścia do rynku chciałaby wejść na nowe rynki, zaoferować inny model sprzedaży usług i produktów najczęściej taniej niż konkurencja Źródło: Centrum wiedzy BPM 19

21 Enterprise Content Management Narzędzia Sharepoint by Microsoft 20

22 21

23 Wyszukiwanie dokumentów Szyfrowanie dokumentów Repozytoria, Zarządzanie zadaniami, zasobami, inwestycjami Procesy i formularze elektroniczne 22

24 Portal jako podstawa Serwis WWW Obsługa klientów, partnerów Zarząd Klienci Partnerzy Główny portal organizacji Pracownicy Kadra kierownicza Departamenty Oddziały Zespoły Pracownicy Systemy wewnętrzne organizacji Np. CRM, ERP, FK 23

25 SharePoint w liczbach 4 duże wydania w ciągu ostatnich 10 lat Lider w zestawieniach Gartnera 500 % wzrostu w aktywnym użyciu SharePoint Online Ponad 100 milionów zalicenjonowanych użytkowników Dwucyfrowy wzrost YOY W ponad 80% firm z Fortune 500 i większości polskich największych firm Katalog rozwiązań dla Polskiego Rynku 24

26 Enterprise Content Management Narzędzia SecDocs by Fujitsu 25

27 SecDocs by Fujitsu Bezpieczne Archiwum SecDocs jest certyfikowanym rozwiązaniem dla długoterminowego przechowywania i zgodnej z prawem archiwizacji dokumentów elektronicznych Tworzy i zachowuje wartość dowodową Wspiera najwyższe standardy dowodowe Oparty na otwartych standardach Wykorzystuje powszechnie znane formaty plików Niezależny od aplikacji i nośników danych Łatwa integracja z obiegiem dokumentów Najwyższy poziom bezpieczeństwa CC EAL 4+ Kompletne rozwiązanie zawiera licencje SecDocs, sprzęt i oprogramowanie, wsparcie i usługi 26

28 Wymagania prawne dotyczące archiwizacji w Polsce Faktury VAT możliwe zastosowanie wyłącznie elektronicznej formy dokumentu z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego Dokumenty księgowe - 2 opcje: dokumenty papierowe lub system księgowy umożliwiający wygenerowanie (wydruk) dokumentów na żądanie organów kontrolnych Dokumenty HR wszystkie dokumenty i umowy pracownicze muszą być przechowywane w formie papierowej Dane medyczne możliwość użycia wersji elektronicznej bez zastosowania certyfikatów kwalifikowanych Administracja publiczna możliwość wykorzystania systemów zarządzania dokumentami (DMS) przy zachowaniu możliwości elektronicznej wymiany dokumentów pomiędzy organami administracji publicznej, bez potrzeby użycia certyfikatów kwalifikowanych Sądy teoretycznie dokumenty podpisane elektronicznie mogą być wykorzystane zgodnie z regulacjami UE, ale nie ma odpowiednich regulacji lokalnych 27

29 Modele dostarczania On Premises hostowane i utrzymywane u użytkownika Off Premises hostowane i utrzymywane przez Fujitsu Fujitsu SecDocs Trustcenter Certificates & Timestamps Trusted Cloud Zalety Fujitsu SecDocs On Premises Bezproblemowa integracja z istniejącym środowiskiem Korzyść skali przy dużej liczbie dokumentów Obsługa wielu podmiotów (multi-tenancy) Obsługa płatności dla każdego podmiotu na podstawie statystyk użycia Zalety Fujitsu SecDocs Off Premises Fujitsu zapewnia: Dostępność na żądanie i płatność za faktyczne użycie Zarządzanie pojemnością i wydajnością Zarządzanie licencjami i wersjami Administracja archiwum, w tym kopie zapasowe Regularne raportowanie Niezawodność i bezpieczeństwo Fujitsu Global Cloud 28

30 Dlaczego SecDocs jest rozwiązaniem idealnym Najważniejsze cechy Najważniejsze zalety Dokumenty są zabezpieczone znacznikiem czasu, wsparcie dla odnowienia znacznika czasu Archiwizacja i administracja oparta na usługach web Wsparcie dla wielu podmiotów, uprawnienia oparte na rolach Zachowanie autentyczności nawet jeśli certyfikat nie jest już ważny lub dostępny Jedno archiwum jako centralna, skonsolidowana usługa Łatwa integracja z istniejącym środowiskiem IT Opcja użycia jako usługi chmurowej 29

31 Dziękujemy za uwagę Zachęcamy do kontaktu Kamila Szczotka Head of Sales Engagement Fujitsu Izabela Duiwe Technology Solution Professional Microsoft Corporation

32 31