Negocjacje w obszarach międzykulturowych

Transkrypt

1 Negocjacje w obszarach międzykulturowych Wstęp 1. Na styku kultur 1.1. Podstawowe pojęcia dotyczące procesu negocjacji 1.2. Specyfika negocjacji międzynarodowych 1.3. Okoliczności prowadzenia negocjacji 2. Na styku osobowości 2.1. Różnice doświadczeń, informacji, ról 2.2. Relacje między negocjatorami i ich wpływ na przebieg rokowań 2.3. Twarde i miękkie kompetencje negocjatora 2.4. Czego wymaga się od dobrych negocjatorów międzynarodowych? 3. Na styku obyczajów 3.1. Specyfika przygotowań do negocjacji międzynarodowych 3.2. Zwyczajowy przebieg negocjacji 3.3. Obyczaje a język ciała 3.4. Nieczyste zagrania w negocjacjach i sposoby obrony przed nimi 4. Na styku poglądów 4.1. Międzykulturowe bariery negocjacyjne 4.2. Psychologiczne perspektywy rdzenia sobie z barierami międzykulturowymi w negocjacjach 4.3. Niwelowanie sporów i nieporozumień 5. Istota różnic kulturowych w negocjacjach 5.1. Czynniki ryzyka w negocjacjach międzynarodowych 5.2. Krótka charakterystyka narodowych stylów negocjacyjnych 5.3. Kształtowanie stosunków długoterminowych 5.4. Etapy negocjacji a style działania negocjatorów Słownik Bibliografia

2 Wstęp Moduł ten poświęcony jest negocjacjom w stosunkach międzykulturowych. Jego głównymi adresatami są osoby, które czy to w życiu zawodowym, czy w prywatnym kontaktują się z przedstawicielami innych kultur, a zatem osoby pracujące w międzynarodowych organizacjach, mające zamiar taką pracę podjąć, ale także osoby podróżujące, czy też zainteresowane różnego rodzaju kontaktami międzynarodowymi. 2

3 1. Na styku kultur...wykształcenie zdobywa się czytając książki, ale inne, ważniejsze wykształcenie znajomość świata zdobywa się tylko dzięki czytaniu ludzi i studiowaniu ich różnych wydań... Lord Chesterfield, Listy do syna (por. Garner, 2002) 1.1. Podstawowe pojęcia dotyczące procesu negocjacji Przypomnĳmy znaczenie pojęcia negocjowanie: Negocjowanie oznacza zespół czynności praktycznych, polegających na przedstawieniu poglądów, intencji i oczekiwań, które zmierzają do zawarcia umowy (kontraktu) przez przedstawicieli negocjujących stron (por. Minton, Barry, Saunders, Lewicki, 2005). Znaczenie tej definicji nabiera szczególnej mocy, kiedy myślimy o nawiązywaniu kontaktów międzykulturowych, międzynarodowych. Negocjowanie nie oznacza bowiem rywalizacji, choć wiąże się ono z występowaniem konfliktu interesów zwłaszcza, jeśli są to interesy globalne. Sztuka negocjacji we współczesnym świecie odgrywa olbrzymią rolę. Negocjowanie to proces komunikacji, w którym strony prowadzą rozmowy, wymieniają się informacjami, a także podejmują decyzje. Komunikacja ta przybiera dość specyficzną formę w przypadku kontaktów przedstawicieli różnych kultur. Negocjacje mają na celu uzgodnienie stanowiska w jakiejś sprawie. Mówimy o nich wówczas, gdy interesy obu stron są częściowo zbieżne, a częściowo różne, i gdy chcą one zawrzeć porozumienie, aby zlikwidować istniejące rozbieżności. Taki jest cel spotykania się przedstawicieli różnych narodów, nawet jeśli spotkanie początkowo obciążone jest stereotypami, uprzedzeniami, wzajemnymi pretensjami czy po prostu nieznajomością sposobu myślenia drugiej strony. Ale żeby negocjacje były skuteczne, wszystkie te ograniczenia trzeba pokonać (por. Salacuse, 1994). Proces negocjacji jest trudną sztuką dochodzenia do konsensusu, który prowadzi do ustalenia obustronnych korzyści. Dążenie do uzyskania jednostronnych korzyści przez któregoś z partnerów najczęściej nic nie daje, gdy żadna ze stron nie ustąpi i partnerzy zabarykadują się na pozycjach wyjściowych. Dochodzi wtedy często do zerwania negocjacji. W kontaktach dyplomatycznych sukces negocjacji w szczególnej mierze polega na tym, aby w toku rozmów prowadzących do uzgodnienia wspólnego stanowiska stron, stworzyć sytuację, stan, w którym obie strony negocjacji zyskują, mimo iż muszą wcześniej odstąpić od pewnych swoich żądań i oczekiwań. A zyskują, jeśli potrafią elastycznie i selektywnie ustalać priorytety, rezygnować ze spraw mniej ważnych na rzecz przyszłej efektywnej współpracy (por. Salacuse, 1994). Podejmując negocjacje międzynarodowe, należy pamiętać, że: negocjacje nie są walką chodzi bowiem nie tylko o teraźniejszość, ale i o przyszłość wzajemnych relacji między stronami, oraz o to, jakie będą późniejsze 3

4 skutki podjętych decyzji, nie chcemy bowiem umacniać uprzedzeń, chcemy je raczej przezwyciężać, przystępując do negocjacji, strony zakładają konieczność wzajemnego zaufania jego brak prowadzi do załamania rozmów, zwłaszcza przy napiętych stosunkach, negocjacje to poszukiwanie wspólnych płaszczyzn (celów, interesów) nie chodzi w nich o to, aby uzyskać wszystko od przeciwnika, nie dając nic w zamian, ale o porozumienie się co do przyszłych zysków i strat Specyfika negocjacji międzynarodowych Negocjowanie transakcji zagranicznych ma swój charakterystyczny przebieg, na który składają się trzy podstawowe fazy. Faza negocjacji wstępnych Wstępem do rozmów przy stole negocjacyjnym jest etap gromadzenia informacji i ich oceny. W tej fazie najważniejsza jest umiejętność stawiania pytań i analizowania odpowiedzi, które udało nam się uzyskać. Poszczególne działania, składające się na etap przygotowania do rozmów, to: analiza obecnego stanu sytuacji i stosunków, jakie łączą partnerów, zbieranie informacji na temat drugiej strony, ocenianie szans, możliwości, słabych stron sytuacji i zagrożeń związanych z pojawiającymi się problemami, decyzja o przystąpieniu do rozmów, o skali i zakresie poruszanych problemów, agenda negocjacji, którą w zależności od tego, z przedstawicielami jakiego kręgu kulturowego się spotykamy, uzgadnia się na różne sposoby, mniej lub bardziej ściśle, włączając w nią mniejszą lub większą liczbę spotkań wstępnych, spotkań dodatkowych, a nawet wspólnych posiłków czy wyjść do teatru (por. Gesteland, 2000; Salacuse, 1994). Faza uzgadniania ogólnej formuły koncepcji kontraktu Jest to etap, w którym partnerzy skupiają się głównie na prezentowaniu argumentów i kontrargumentów. Liczy się tu kreatywność negocjatorów, którzy starają się właściwie, korzystnie reprezentować interesy stron oraz sformułować ogólną koncepcję kontraktu, korzystną dla obu partnerów. Etap uzgadniania stanowisk obu stron składa się z następujących działań: zdefiniowania interesów, stanowisk stron, przedstawienia ofert i kontrofert, poszukiwania konstruktywnych rozwiązań zaistniałych problemów, ustalenia formuły kontraktu, sporządzenia listu intencyjnego (por. Gesteland, 2000; Salacuse, 1994). Zatrzymajmy się na chwilę przy pojęciu list intencyjny. Jest to pisemna, wstępna deklaracja zamiarów jednej ze stron możliwego przyszłego stosunku gospodarczego. Należy zapamiętać, że w odróżnieniu od oferty, list intencyjny nie wiąże składającego ani przyjmującego. Może zostać wystawiony zarówno przez jedną, jak i więcej osób, prawnych i fizycznych. List intencyjny określa zakres przyszłych działań czy umów oraz zarys planów dotyczących danego projektu. Zwykle jest podpisywany po zakończeniu wstępnych rozmów, gdy osiągnięto porozumienie co do podjęcia dalszych działań. Stanowi więc pierwsze uregulowanie przyszłej współpracy, które zobowiązuje sygnatariuszy do uczestnictwa w danym projekcie. List intencyjny może zawierać: zobowiązanie do prowadzenia negocjacji w dobrej wierze, 4

5 zobowiązanie do nierenegocjowania już uzgodnionych postanowień, upoważnienie do rozpoczęcia oznaczonych prac, deklarację dokonania wpłaty odpowiedniej sumy (por. Garner, 2002; Gesteland, 2000; Salacuse, 1994). Faza dopracowania szczegółów W skład końcowej w pewnym sensie technicznej fazy negocjacji wchodzą następujące czynności: badanie konsekwencji prawnych, finansowych i społecznych dotyczących poczynionych ustaleń, konsultacje ze specjalistami, analiza techniczna postanowień, rozważanie problemów organizacyjnych i logistycznych, związanych z realizacją postanowień, ustalenie sposobu dokumentowania realizacji uzgodnień, sporządzanie dokumentacji koniecznej do rozpoczęcia współpracy, sporządzenie kontraktu. Końcowa faza negocjacji obejmuje, jak już stwierdzono, główne sprawy techniczne. Analizowane są szczegółowe zagadnienia wynikające z przyjęcia określonej koncepcji kontraktu oraz problemy, które mogą pojawić się w czasie jego realizacji. Na zakończenie strony muszą w sposób jednoznaczny i jasny sporządzić kontrakt na piśmie (por. Garner, 2002; Gesteland, 2000; Salacuse, 1994; czytelnia/negocjacje_miedz.html) Okoliczności prowadzenia negocjacji Barierą w negocjowaniu transakcji międzynarodowych jest środowisko negocjacyjne, na które wpływ ma: wybór miejsca rozmów, czas, język oraz wybór negocjatorów. Wybór miejsca rozmów nigdy nie jest przypadkowy. Strony mogą negocjować u siebie, u partnera, w jakimś innym neutralnym miejscu lub (biorąc pod uwagę postęp w międzynarodowej łączności) mogą w ogóle zrezygnować z bezpośredniego spotkania i nie wyznaczać jego miejsca. We wstępnej fazie negocjacji dyplomatycznych zwykle bardzo dużo czasu poświęca się dyskusji na temat tego, gdzie odbędą się rozmowy. Negocjatorzy powinni być świadomi tego, jak duży wpływ na wyniki rokowań ma miejsce, w którym się one odbywają. Miejsce prowadzenia negocjacji ma zarówno znaczenie merytoryczne, jak i symboliczne. Po pierwsze, prowadzenie rozmów u siebie zwykle stawia gospodarza na nieco bardziej uprzywilejowanej pozycji. Negocjator, który zna otoczenie, czuje się w nim swobodnie i bezpiecznie, może całą swoją energię skupić na prowadzeniu gry negocjacyjnej. Gość osoba, dla której miejsce negocjacji jest środowiskiem obcym może zmagać się z szeregiem trudności: od problemów z aklimatyzacją i różnicą czasów począwszy, na całym szeregu utrudnień funkcjonowania emocjonalnego i mentalnego skończywszy. To gość musi radzić sobie np. z nieznajomością lokalnej geografii i języka. Gospodarz natomiast zawsze może skontaktować się z własnymi, lokalnymi ekspertami oraz ponosi zwykle niższe koszty spotkania. Negocjowanie u partnera, poza walorami poznawczymi, ma natomiast tę zaletę, że własny przyjazd na cudze terytorium można wykorzystać jako deklarację naszej dobrej woli i chęci bycia motorem zmian. W niektórych wypadkach prowadze- 5

6 nie negocjacji w kraju partnera jest jedyną możliwością spotkania drugiej strony może ona bowiem mieć trudności z opuszczaniem własnego państwa, tak jak ma to miejsce w niektórych państwach azjatyckich i afrykańskich. W sytuacjach konfliktowych korzystny może być wybór trzeciego, neutralnego miejsca. Zwłaszcza jeżeli wiąże się to z możliwością odwołania się do pomocy neutralnych arbitrów i mediatorów. Symboliczne znaczenie miejsca negocjacji polega z kolei na różnego rodzaju uwarunkowaniach historycznych i politycznych związanych z danym miejscem. Miejsce negocjacji należy wybrać niezwykle starannie, tak aby nie urazić niczyich poglądów, uczuć, przekonań (chyba każdy z menedżerów raczej sceptycznie potraktowałby pomysł negocjacji z niemieckim koncernem budującym centra handlowe, gdyby miejscem owych negocjacji miały być okolice kojarzące się tragicznymi wydarzeniami w historii obu narodów). Dzięki współczesnym, zaawansowanym technikom komunikacji elektronicznej możliwe jest także prowadzenie negocjacji bez wyznaczania miejsca. Zazwyczaj w takich wypadkach negocjatorzy wolą ustalać pewne proste kwestie. W przypadku problemów nieco bardziej skomplikowanych, mimo całego rozwoju cywilizacyjnego, ciągle jeszcze preferuje się spotkania przy stole negocjacyjnym, będącym realnym miejscem, a nie rzeczywistością wirtualną (por. Gesteland, 2000; Salacuse, 1994). Negocjator transakcji międzynarodowej musi rozróżniać czas miejscowy, czas własnego kraju oraz czas transakcji i uwzględniać to rozróżnienie w swoich planach. W każdym kraju są lepsze i gorsze okresy do prowadzenia negocjacji. Czas miejscowy może być istotną przeszkodą w osiąganiu pewnych rezultatów negocjacyjnych. Ramadan na Bliskim Wschodzie, okres urlopowy i świąteczny w Europie, czas między Świętem Dziękczynienia i Nowym Rokiem w USA to niezbyt dobre momenty do rozpoczynania skomplikowanych i długich negocjacji. Proponując termin negocjacji, należy zapoznać się z tego typu uwarunkowaniami (por. Gesteland, 2000; Salacuse, 1994). Z zagadnieniem czasu wiąże się nie tylko problem miejscowego kalendarza, ale również kwestia rozumienia zagadnienia czasu w danej strefie geograficznej i kulturowej. Uwarunkowania kulturowe dotyczą punktualnego rozpoczynania spotkań, ścisłego trzymania się planu i odczucia, że partner zwleka z odpowiedzią zbyt długo lub negocjacje postępują zbyt wolno. Niemcy i Japończycy oczekują na przykład, że jeśli termin spotkania ustalono na godzinę 10.00, to rozpocznie się ono o Spóźnienie jest niegrzecznością. Natomiast w wielu krajach Ameryki Łacińskiej czas rozpoczęcia spotkania traktowany jest jako orientacyjny. Sformułowanie kwadrans akademicki również nie jest pojęciem znanym we wszystkich kulturach (por. Hampden-Turner, Trompenaars, 1998; Salacuse, 1994). Czas negocjacji warunkowany jest również charakterystycznym przebiegiem negocjacji międzynarodowych. Poszczególne fazy i ich specyfika omówione zostały wcześniej. Język jest sprawą kluczową w zawieraniu transakcji międzynarodowych, jest też ważnym elementem środowiska negocjacyjnego. Powszechna znajomość angielskiego wśród ludzi biznesu powoduje, że amerykańscy negocjatorzy często mają do czynienia z osobami mówiącymi w ich własnym języku. Tym samym Amerykanie uczestniczący w negocjacjach uzyskują na ogół przewagę nad partnerami, dla których angielski jest drugim lub trzecim językiem. Znajomość języka partnerów może natomiast wywrzeć na nich bardzo korzystne wrażenie. Należy jednak pamiętać o tym, aby nigdy nie prowadzić negocjacji w języku, którego nie znamy w stopniu umożliwiającym swobodną rozmowę. Warto natomiast przywitać się, pozdrowić drugą stronę w jej ojczystym języku (por. Hampden-Turner, Trompenaars, 1998; Salacuse, 1994). 6