Jednostka organizacyjna

Transkrypt

1 1

2 Departament Europejskiego Funduszu Społecznego i Rozwoju Obszarów Wiejskich Wydział Rozwoju Obszarów Wiejskich Wrocław, wrzesień 2010

3 Refundacji podlegają koszty, które są prawidłowo poniesione, a przez pojęcie prawidłowego poniesienia kosztów należy rozumieć zarówno ich zgodność z przepisami rozporządzenia MRiRW z dn. 23 maja 2008 w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy w ramach działania Funkcjonowanie jak i innych, powszechnie obowiązujących, przepisów prawa wspólnotowego i krajowego ( w tym m.in. ustawy o rachunkowości, ustawy z zakresu obowiązków podatkowych, rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne, prawo pracy, ustawa o finansach publicznych)

4 Dołączenie do wniosku o płatność osobnej kartki z rozpisanymi kwotami, w przypadku zbiorczych opłat za poniesione koszty dokonywane jednym poleceniem przelewu, których jedna kwota zapłaty dotyczy: - Kilku faktur (szczególnie, gdy w wysokość kwoty wchodzą faktury nie przedkładane wraz z wnioskiem o płatność) - Kilku delegacji - Składki ZUS z um. o pracę, z um.- zlec, z um. o dzieło - Składki ZUS opłacane w różnych terminach (problem w odszukaniu zapłaty za dany miesiąc)

5 Wyciąg bankowy powinien być opatrzony pieczęcią banku, w którym dokonano zapłaty, z wyłączeniem operacji wygenerowanych elektronicznie niewymagających podpisu ani stempla zgodnie z art. 7 ustawy z dn. 29 sierpnia 1997 Prawo Bankowe. Wyciągi bankowe z BGK nie zawierają takiego opisu ani stempla prośba o przedkładanie poleceń przelewu. Wymagane jest aby, na WB zaznaczać operacje finansowe dotyczące wniosku

6 Jeżeli na fakturze/dokumencie forma płatności została określona jako gotówka, a termin płatności jako dzień wystawienia dokumentu oraz znajduje się adnotacja zapłacono, wówczas taki dokument nie wymaga dołączenia dodatkowych dowodów zapłaty W sytuacji, gdy faktura/dokument zawierają tylko określenie sposobu zapłaty gotówka koniecznym jest załączenie dowodu zapłaty w formie : Dowód wpłaty- KP, Dowód wypłaty- KW

7 Adnotacja sprzedającego o dokonaniu zapłaty przez Beneficjenta na fakturze/dokumencie lub Oświadczenie wystawcy faktury o dokonaniu zapłaty w formie odrębnego dokumentu Dowód zapłaty gotówkowej powinien być podpisany przez osobę przyjmującą wpłatę z datą i pieczęcią. Jednorazowa wartość transakcji bez względu na liczbę wynikających z niej płatności dokonana za pomocą gotówki nie może przekroczyć równowartości 500 zł brutto (dot. umowy przyznania pomocy zawartej na 2010 rok)

8 W sytuacji, gdy LGD stanowi jednocześnie LGR lub gdy realizuje projekty z innych funduszy np. strukturalnych koszty należy podzielić zgodnie z przyjętą metodologią podziału wspólnych kosztów bieżących. Metodologia ta musi być określona w sposób mierzalny i musi wynikać z czynności jakie są niezbędne do realizacji danej strategii.

9 np. w przypadku przyjęcia zasady, że jeden pracownik może być zaangażowany w realizację zadań związanych z wdrażaniem różnych programów, wówczas z jego zakresu czynności oraz prowadzonej ewidencji czasu pracy powinno wynikać jaki czas został przeznaczony na realizację danej strategii. Metodologia podziału przyjęta przez LGD powinna uwzględniać stopień wykorzystania takich kosztów w realizację poszczególnych projektów. Przykładowym kluczem podziałowym dla wszystkich wspólnych kosztów bieżących może być liczba etatów zaangażowanych w realizację innych projektów

10 Drugostronny opis faktur/dokumentów w bardzo ważnej pozycji Opis związku wydatku z projektem nie może wyglądać tak: - Usługa ksero; Wydruk plakatu; Wizyta u Wójta; Wyjazd na szkolenie Prawidłowy opis np. : - Wyjazd na szkolenie informacyjne z zakresu Małych Projektów - Usługa ksero materiałów wykonanych na szkolenie w zakresie w dniu

11 Przedkładanie w uzupełnieniach nowych dokumentów w sytuacji, gdy te złożone z wnioskiem o płatność winny być tylko poprawione z wyjaśnieniem ( zlecenie wykonania, protokoły, faktury) W przypadku nie naliczania niektórych składników wynagrodzenia z umów pracę, um. -zlec. ( np. koszty uzyskania przychodu, składki chorobowej, fundusz pracy i inne) wskazane jest dołączenie do takich dokumentów wyjaśnienia z podaniem przyczyn.

12 Faktury dotyczące wody, energii, czynszu muszą wyraźnie wskazywać, którego okresu dotyczą (może być adnotacja w drugostronnym opisie dokumentu) Usługi dotyczące doradztwa powinny być prawidłowo udokumentowane np. potwierdzać zakres tematyczny, określać : miejsce, godziny, odbiorców; można również dołączyć listy obecności

13 Udokumentowanie potwierdzające wpisane do opisu zadań kwalifikacje do przeprowadzenia szkoleń lub doradztwa Przestrzeganie zasady podpisywania dokumentów zgodnie z KRS lub regulaminem wewnętrznym W przypadku znacznych rozbieżności między planowaną, a faktyczną liczbą uczestników szkolenia wskazane jest dołączenie wyjaśnienia co było powodem i jak rozliczono wyżywienie.

14 Do decyzji LGD należy czy decyduje się na zatrudnienie pracowników w rozumieniu kodeksu pracy, czy też będzie kooperować z usługodawcami na podstawie umów cywilnoprawnych. Należy jednak pamiętać, iż o rodzaju umowy nie przesądza jej nazwa, lecz charakter. W szczególności nie wolno zastępować umowy o pracę umową cywilnoprawną. Taka praktyka stanowi naruszenie podstawowych unormowań prawa pracy i została wyraźnie zabroniona przez art kodeksu pracy.

15 Ustawa Prawo o stowarzyszeniach nie zabrania zatrudniania członków zarządu stowarzyszenia. Jednak nie można podpisać z członkiem zarządu umowy o pracę, w której w zakresie obowiązków wpisane są zadania wynikające z postanowień statutu organizacji -zadania określające kompetencje zarządu. Te kompetencje muszą być rozdzielone (np. poprzez wyraźne zapisanie w zakresie obowiązków), ponieważ członkowie władz nie mogą pobierać wynagrodzenia za działania społeczne w zarządzie. Niewłaściwe jest pobieranie wynagrodzenia np. za reprezentowanie organizacji na zewnątrz, tworzenie planów działalności itp..

16 Stosownie do wymogu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 lit. C pkt. i rozporządzenia Rady (WE)1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. Beneficjenci, którzy realizują operacje w ramach PROW zobowiązani są do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich transakcji związanych z realizacją operacji w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

17 Przez odrębny system księgowy lub odpowiedni kod rachunkowy należy rozumieć ewidencję księgową wyodrębnioną w ramach prowadzonych przez Beneficjenta ksiąg rachunkowych (nie są to odrębne księgi rachunkowe) Beneficjent ma obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków realizowanej operacji w ramach przyjętej polityki rachunkowości oraz zakładowego planu kont.

18 Właściwa wyodrębniona ewidencja polega na wprowadzeniu dodatkowych kont syntetycznych i analitycznych, pozwalających na sporządzenie zestawienia z komputerowego systemu księgowego zdarzeń związanych tylko z daną operacją, lub odpowiedniego kodu księgowego (symbol, numer) W ramach wyodrębnionej ewidencji księgowej winny być ujęte koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne ponoszone w ramach operacji.

19 3 ust. 3a mówi, że jeśli zdarzenie powodujące poniesienie kosztów kwalifikowalnych nie zostało uwzględnione w oddzielnym systemie rachunkowości lub do jego identyfikacji nie wykorzystano odpowiedniego kodu rachunkowego koszty te podlegają refundacji w wysokości pomniejszonej o 10% Powyższy przepis będzie obowiązywał od nowego roku obrotowego w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

20 Koszty ponoszone w formie rozliczenia bezgotówkowego mogą być ponoszone z rachunku bankowego lub rachunku prowadzonego w spółdzielczej kasie oszczędnościowo kredytowej, które nie są wykorzystywane wyłącznie do rozliczeń bezgotówkowych związanych z realizacją operacji.

21 Co do zasady Beneficjent ponosi koszty związane z realizacją operacji z własnych środków i jeżeli podczas weryfikacji wniosku o płatność koszty te zostaną uznane za kwalifikowalne to w ramach kwoty przyznanej pomocy zostają Beneficjentowi zrefundowane. W związku z tym nie ma potrzeby wyodrębniania środków pieniężnych Beneficjenta przeznaczonych na sfinansowanie kosztów operacji, a tym samym nie jest wymagane prowadzenie wyodrębnionego rachunku bankowego.

22 22