SPRZEDAś Z WYKORZYSTANIEM EPRUF

Transkrypt

1 Nr SPRZEDAś Z WYKORZYSTANIEM EPRUF 1. Wstęp opisuje sprzedaŝ w aptekach, w których pacjenci posiadający kartę epruf będą mogli skorzystać z moŝliwości kupna leków dofinansowywanych. Karta epruf związana jest z jedną osobą. epruf pozwala na to, aby określona część kwoty, w odniesieniu do produktów znajdujących się na liście leków dofinansowywanych, została przez niego sfinansowana. Karta epruf posiada określoną datę waŝności, rodzaj determinujący zakres leków podlegających dofinansowaniu oraz wartość dofinansowania. 2. Praca Pierwszą czynnością, jaką powinniśmy wykonać, realizując w aptece sprzedaŝ epruf, jest sprawdzenie czy towary dofinansowane są prawidłowo powiązane z towarami znajdującymi się w aptecznej bazie danych. Powiązanie pomiędzy lekami dofinansowanymi a lekami w aptece jest realizowane po kodach BLOZ. Gdy sprzedamy lek, który został źle powiązany, pacjent otrzyma dofinansowanie a apteka nie otrzyma zwrotu, gdyŝ dla danego leku nie naleŝy się dofinansowanie lub naleŝy się w innej kwocie (przyporządkowany lek o takiej samej nazwie, ale np. innej dawce, a co za tym idzie innym kodzie BLOZ). W celu sprawdzenia przyporządkowania pomiędzy towarami dofinansowanymi a towarami w aptece, korzystamy z funkcji Towary epruf, znajdującej się w module APW22 - Kartoteki. Funkcja ta jest dostępna po uprzednim wybraniu z menu głównego Kartoteki, a następnie Towary. Rys. 1. Moduł APW22 - Kartoteki Po uruchomieniu opisywanej funkcji program sprawdza czy istnieje wcześniej pobrana lista towarów. Jeśli istnieje to program zapyta uŝytkownika: Istnieje pobrana lista towarów z dnia RRRR-MM-DD. Czy chcesz ją zaktualizować? (rys. 2). Strona 1 z 13

2 Rys. 2. Aktualizacja listy towarów epruf Jeśli uŝytkownik odpowie twierdząco lub wcześniej nie było listy towarów to program pobierze z systemu OSOZ aktualną listę towarów epruf (rys. 3). Rys. 3. Towary epruf W pierwszej kolumnie, zatytułowanej Nazwa towaru na liście w OSOZ znajdują się towary dofinansowane, natomiast w kolejnych kolumnach powiązane z nimi towary z aptecznej bazy danych (najpierw nazwa towaru a następnie jego numer). W następnych kolumnach znajdują się numery BLOZ oraz kod EAN. Funkcja wyświetli listę towarów, dla których jest dofinansowanie w ramach epruf wiąŝąc ją z listą towarów w aptece po numerze BLOZ7. Jeśli w aptece będzie lek o takim samym 7-mio cyfrowym kodzie BLOZ to jego nazwa i numer pojawi się w odpowiednich kolumnach. JeŜeli przy nazwie leku pojawi się Ŝółty trójkąt z wykrzyknikiem oznacza to, Ŝe program nie mógł powiązać leku z listy leków epruf z Ŝadnym lekiem z bazy aptecznej. W takim przypadku naleŝy ustawić się na oznaczonej pozycji i skorzystać z klawisza [F5] OstrzeŜenia. Program wówczas poinformuje nas, z jakich powodów pozycja ta nie została przypisana (rys. 4). Strona 2 z 13

3 3. SprzedaŜ Rys. 4. Okno informacyjne Obsługa pacjenta korzystającego z płatności epruf, przebiega podobnie jak obsługa innych pacjentów, tzn. pobieramy receptę od pacjenta, uzupełniamy dane z recepty i wybieramy lek. RóŜnica występuje przy końcowym etapie sprzedaŝy, tzn. po wybraniu klawisza *Zapłata, wybieramy klawisz epruf Na rysunku nr 5 widać podświetlony klawisz. Rys. 5. SprzedaŜ za pomocą epruf Odczytanie płatności epruf podczas sprzedaŝy jest równieŝ moŝliwe w dowolnym momencie obsługi klienta (zarówno przed sprzedaŝą jak i po sprzedaniu kilku produktów) po naciśnięciu klawiszy Ctrl+O i podłoŝeniu karty pod czytnik (rys. 6). W przypadku, gdy apteka korzysta z systemu lojalnościowego, po odczytaniu kodu karty czytnikiem kodów kreskowych, wybieramy rodzaj karty epruf. Strona 3 z 13

4 Rys. 6. Okno do odczytu kodu z karty Po podłoŝeniu karty epruf pod czytnik zostanie zeskanowany jej kod kreskowy. Wprowadzenie kodu spowoduje autoryzację karty. System sprawdza, czy karta jest waŝna i czy limit związany z kartą nie został jeszcze wyczerpany. Jeśli autoryzacja przebiegnie pomyślnie to program apteczny poprosi uŝytkownika o wypłacenie kwoty z terminala i zaakceptowanie wyliczonej kwoty (rys. 7). Rys. 7. Okno z kwotą dofinansowania Zanim zaakceptujemy wyliczoną kwotę, moŝemy skorzystać z klawisza [F3] Szczegóły, wówczas na ekranie wyświetli się okno Transakcja epruf (rys. 8), w którym wyszczególnione są wszystkie pozycje danej sprzedaŝy. Pozycje dofinansowane zawierają kwotę dofinansowania. Rys. 8. Transakcja epruf Strona 4 z 13

5 Po autoryzacji program przeliczy dopłatę, jaka przysługuje pacjentowi i na ekranie pojawi się łączna wartość dofinansowywania oraz ostateczna kwota, jaką pacjent ma zapłacić (rys. 9). Rys. 9. Okno z podsumowaniem sprzedaŝy Z kaŝdą kartą związany jest limit dofinansowywania oraz okres jej waŝności, oznacza to, Ŝe jeśli pacjent przekroczy ten limit, nie będzie moŝliwa sprzedaŝ epruf, a na monitorze pojawi się stosowny komunikat (rys. 10). UWAGA!!! Rys. 10. Okno informacyjne Nie naleŝy wykonywać transakcji usunięć i korekt sprzedaŝy epruf w przypadku braku połączenia z Internetem. JeŜeli operacja taka została wykonana wówczas na ekranie wyświetli się stosowny komunikat, w którym naleŝy wybrać odpowiedź NIE (rys. 11). Rys. 11 Okno komunikatu Strona 5 z 13

6 Podczas sprzedaŝy istnieje moŝliwość sprawdzenia salda karty epruf. Po naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+S program zapyta o numer karty, dla której ma być sprawdzone saldo konta. Zostanie wysłane zapytanie do serwera OSOZ o saldo karty i po odebraniu zwrotnej informacji na ekranie pojawi się komunikat przedstawiony na rysunku Raport Rys. 12. Informacja o saldzie karty Realizację sprzedaŝy na epruf naleŝy rozliczyć, w tym celu wysyłamy raport do Ogólnopolskiego Systemu Ochrony Zdrowia (OSOZ). Raporty wysyłamy w module APW21 Zestawienia, wybierając z menu głównego Inne, a następnie Raporty epruf (Rys. 13). Rys. 13. Moduł 21-Zestawienia Po wybraniu w/w funkcji, na ekranie wyświetli się okno pozwalające na wysłanie raportów do OSOZ (Rys. 14). Rys. 14. Okno raport epruf Strona 6 z 13

7 Po lewej stronie okna znajduje się kolumna oznaczająca kolejny dzień miesiąca, natomiast pierwszy wiersz zawiera nazwy miesięcy. Wyświetlone okno pełni funkcję kalendarza, gdzie kaŝda komórka stanowi inny dzień roku. JeŜeli w danym dniu prowadzona była sprzedaŝ z wykorzystaniem epruf, to w kolumnie oznaczającej dzień takiej sprzedaŝy pojawi się stosowna ikona (jak na rys. 13 w dniu ). Wygląd dostępnych ikon w oknie Raporty epruf, wraz z ich opisem znajduje się pod klawiszem [F6] Legenda. UŜycie tego przycisku spowoduje rozwinięcie legendy oznaczeń zgodnie z rysunkiem nr 15. Rys. 15. Okno raporty epruf z legendą Jak juŝ wcześniej wspomniano, w celu rozliczenia się z Ogólnopolskim Systemem Ochrony Zdrowia naleŝy pobrać raport. Pobranie raportu jest moŝliwe po ustawieniu się na dniu, za który chcemy pobrać raport i uŝyciu przycisku [F5] Pobierz, wówczas na monitorze wyświetli się poniŝsze okno, które naleŝy zatwierdzić. Rys. 16. Okno komunikat Pobranie raportu w dniu bieŝącym spowoduje brak dalszej moŝliwości sprzedaŝy z wykorzystaniem epruf w danym dniu. Dlatego zaleca się wysyłanie(pobranie i zatwierdzenie) raportu na dzień następny. Przy próbie zatwierdzenia raportu tego samego dnia, kiedy była prowadzona sprzedaŝ z uŝyciem epruf, po wyświetleniu się powyŝszego okna program zapyta się czy na pewno chcemy zatwierdzić raport, domyślnie podpowiadana jest opcja Nie (Rys. 17). Strona 7 z 13

8 Rys. 17. Okno ostrzegawcze W przypadku pobrania raportu w danym dniu, przy próbie sprzedaŝy towaru z dofinansowaniem z uŝyciem epruf, apteka będzie musiała wcześniej pobrany raport odrzucić za pomocą funkcji dostępnej pod klawiszem [F8] Odrzuć. Wybierając w oknie Raporty epruf, klawisz [F3] Raport, zostanie ściągnięty raport z systemu OSOZ w postaci pliku z rozszerzeniem pdf (*.pdf). Plik pdf jest plikiem, który moŝna otworzyć za pomocą programu Adobe Reader. Program ten nie jest częścią programu KS Apteka. W celu prawidłowego wyświetlenia raportu epruf naleŝy zainstalować program Adobe Reader na kaŝdym z komputerów słuŝących do obsługi modułu 21 Zestawienia. JeŜeli apteka nie ma zainstalowanego w/w programu, naleŝy skontaktować się z serwisantem. Rys. 18. Raport dzienny transakcji refundowanych W oknie Raporty epruf znajduje się funkcja Transakcje (dostępna pod klawiszem F2) wyświetlająca całą sprzedaŝ z wykorzystaniem epruf danego dnia (rys. 19). Strona 8 z 13

9 Rys. 19. Okno transakcje epruf wdzenie zgodności sprzedaŝy dofinansowanej z raportem pobranym z systemu OSOZ jest moŝliwe po porównaniu kwoty z powyŝszego raportu (rys. 18) z podsumowaniem uzyskanym w oknie Transakcje epruf (rys. 19). Podsumowanie sprzedaŝy dofinansowanej znajduje się po wybraniu funkcji [F6] Suma. Na ekranie pojawi się okno jak na rysunku 20. Rys. 20. Okno podsumowania transakcji JeŜeli obie kwoty się zgadzają oznacza to, Ŝe raport jest poprawny i naleŝy go zatwierdzić klawiszem [F9] erdź w oknie Raporty epruf. Na ekranie zostanie wyświetlone okno jak na rysunku 21. Rys. 21. Raport dofinansowywań Strona 9 z 13

10 UWAGA!!! Kilka istotnych informacji dotyczących wysyłania raportów do Ogólnopolskiego Systemu Ochrony Zdrowia: Nie zaleca się wysyłania raportu w dniu sprzedaŝy, lecz w dniu kolejnym. Wysłanie raportu zablokuje następne sprzedaŝe epruf w danym dniu. Aby wysłać raport za wybrany dzień muszą być wysłane wszystkie raporty z dni poprzednich. Zaleca się wysyłanie raportów na bieŝąco, gdyŝ nie wysłanie raportów z trzech kolejnych dni sprzedaŝy dofinansowywanej, z wykorzystaniem epruf, zablokuje moŝliwość sprzedaŝy dofinansowanej. 5. Wydruk operacji epruf Karta epruf rozliczana jest w systemie KS-AOW analogicznie do karty kredytowej. Stworzona została nowa definicja dokumentu pienięŝnego o nazwie epruf, która umoŝliwia wydzielenie operacji zapłaty epruf w raporcie kasowym ogólnym (gotówkowym) oraz w innych zestawieniach prezentujących formy zapłaty klientów. Zestawienia finansowo-księgowe będą traktowały płatność epruf identycznie jak Kartę Kredytową. Korzystają z funkcji Wydruk dostępnej w module APW11 - SprzedaŜ, wybierając uprzednio Operacje gotówkowe i bezgotówkowe mamy moŝliwość wydrukowania transakcji epruf w zadanym okresie czasu. Rys. 22. Filtr operacji bezgotówkowych W celu wydrukowania tylko transakcji epruf, w opcji Rodzaj operacji wybieramy epruf. Przykładowy wydruk takich operacji przedstawia rysunek 23. Strona 10 z 13

11 Rys. 23. Szczegółowy wydruk transakcji epruf 6. wdzanie kwoty dofinansowania Podczas sprzedaŝy istnieje moŝliwość sprawdzenia kwoty dofinansowania dla pojedynczego leku. Funkcja dostępna jest w oknie wyboru dostawy, po naciśnięciu klawisza F9. Program wyśle zapytanie do serwera OSOZ o kwotę dofinansowania i wyświetli ją na ekranie w postaci informacji przedstawionej na rysunku 24. Rys. 24. Informacje o kwocie dofinansowania 7. Informacja o dofinansowaniach na liści synonimów (leków o tej samej nazwie międzynarodowej) W przypadku, gdy odczytano numer Karty epruf, a następnie wywołano okno synonimów (klawisz F10) program umoŝliwi sprawdzenie kwot dofinansowań dla wyświetlanych leków za pomocą klawisza F9. Program APW11 SprzedaŜ wyśle zapytanie do systemu OSOZ i po poprawnej autoryzacji karty wyświetli dodatkową kolumnę z kwotami dofinansowań dla poszczególnych leków (rys. 25) Strona 11 z 13

12 8. Modyfikacja wydruków paragonów Rys. 25. Leki o tej samej nazwie międzynarodowej Na wydrukach paragonów zostanie umieszczony tekst informujący o płatności epruf. Forma tego napisu oraz moŝliwość jego umieszczenie zaleŝny jest od moŝliwości drukarki fiskalnej. MoŜliwość wydrukowania dodatkowych informacji na poszczególnych drukarkach zostanie sprawdzona na etapie implementacji moŝna załoŝyć, Ŝe na najpopularniejszych drukarkach Elzab Omega F będzie moŝna taki napis umieścić. Na wydruku faktury kwota zapłaty epruf zostanie wydrukowana analogicznie jak pozostałe płatności np. Kartą Kredytową. 9. Niezgodność raportu pobranego z OSOZ z transakcjami zarejestrowanymi w aptece Po pobraniu raportu za pomocą funkcji F5 Pobierz w oknie Raporty epruf sprawdzane jest czy zarejestrowana po stronie OSOZ wartość dofinansowania jest równa wartości dofinansowania wyliczonej po stronie apteki. W przypadku rozbieŝności jest wyświetlane ostrzeŝenie pojawiające się podczas przeglądania oraz podczas zatwierdzania pobranego raportu, co przedstawiono na rysunku Dodatkowe funkcje Rys. 26. Okno ostrzegawcze W funkcji Raporty epruf, po wybraniu Transakcje, w wyświetlonym za pomocą klawisza [F7] Filtr moŝemy filtrować wyświetlane informacje. Po wybraniu opisywanej funkcji na ekranie pojawi się okno, które przedstawia rysunek 27. Strona 12 z 13

13 Rys. 27. Okno filtr W sekcji Transakcje, mamy do wyboru sposób filtrowania wyświetlonych danych. MoŜemy np. wyświetlić tylko te pozycje, które są korektami i zawierają ostrzeŝenia. W sekcji status mamy moŝliwość np. wyświetlenia tylko transakcji, które zostały odrzucone przez OSOZ. W oknie Towary epruf, mamy równieŝ do dyspozycji funkcje, znane juŝ z pracy z programem KS- AOW, takie jak np. Karta czy Drukuj. Między nimi znajduje się przycisk [F7] Filtr, który umoŝliwia wyszczególnienie wybranych pozycji w zaleŝności od ustawień opcji. Wybierając powyŝszy klawisz F7 pojawi się okno jak na rysunku 28. Rys. 28. Okno filtr W oknie Filtr mamy do dyspozycji funkcje OstrzeŜenia. Jeśli wybierzemy TAK na ekranie zostaną wyszczególnione tylko te towary, które mają ostrzeŝenia, natomiast po wyborze opcji NIE na ekranie pojawią się towary bez ostrzeŝeń. Jeśli wybierzemy opcję <bez znaczenia> otrzymamy wszystkie towary. Strona 13 z 13