Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

Transkrypt

1 Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi PNK-IV Łódź, 2 listopada 2011 r. Pan Piotr Klimczak Dyrektor Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Geodezji W Y S T Ą P I E N I E P O K O N T R O L N E Na podstawie art. 25 ust. 4 pkt 1 lit a i h ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Z 2008 roku, Nr 227, poz ze zm.), 8 ust. 4 i 5 Regulaminu Organizacyjnego Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi stanowiącego załącznik do zarządzenia Wojewody Łódzkiego Nr 95/2011 z dnia 1 kwietnia 2011 r. oraz 42 Regulaminu Kontroli stanowiącego załącznik do zarządzenia Wojewody Łódzkiego Nr 210/2010 z dnia 1 lipca 2010 r., w dniach 5-9 września 2011 r. przeprowadzona została kontrola wewnętrzna problemowa w oddziale gospodarki gruntami Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Geodezji Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi. Przedmiotem kontroli była prawidłowość załatwiania spraw zakończonych wydaniem decyzji administracyjnej w okresie od dnia 1 stycznia 2010 r. do dnia kontroli. Zakres kontroli nie obejmował sprawdzenia sposobu załatwienia spraw pod względem merytorycznym. Protokół kontroli podpisany został przez Dyrektora Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Geodezji bez zastrzeżeń w dniu 6 października 2011 r. Działalność podmiotu kontrolowanego w ww. zakresie oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. W toku kontroli zbadano 56 postępowań administracyjnych, tj. w zakresie: uwłaszczania państwowych osób prawnych, państwowych instytucji kultury i innych osób prawnych, nabywania przez Skarb Państwa prawa własności gruntów wchodzących w skład linii kolejowych, a także potwierdzania nabycia przez PKP S.A. prawa użytkowania wieczystego i prawa własności budynków, lokali i innych urządzeń 17 wybranych losowo

2 spraw (34% postępowań objętych kontrolą z tego przedmiotu), stwierdzania nabycia przez uczelnie publiczne prawa własności gruntów pozostających w ich użytkowaniu wieczystym 7 spraw (100% postępowań objętych kontrolą z tego przedmiotu), przejścia prawa własności nieruchomości na rzecz kościołów i innych związków wyznaniowych, a także na rzecz kościelnych osób prawnych 12 spraw (100% postępowań objętych kontrolą z tego przedmiotu), weryfikacji ostatecznych decyzji o przekazaniu Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa nieruchomości Skarbu Państwa 9 spraw (100% postępowań objętych kontrolą z tego przedmiotu), podpadania nieruchomości pod przepisy o przeprowadzeniu reformy rolnej 4 wybrane losowo sprawy (około 7% postępowań objętych kontrolą z tego przedmiotu), przekazania gruntów Skarbu Państwa państwowym jednostkom organizacyjnym w trwały zarząd, ustalania opłat z tego tytułu oraz wygaśnięcia prawa trwałego zarządu 3 wybrane losowo sprawy (około 33% postępowań objętych kontrolą z tego przedmiotu), zmiany prawa użytkowania wieczystego na własność 1 wybraną losowo sprawę (około 33% postępowań objętych kontrolą z tego przedmiotu), stwierdzenia nieważności decyzji 3 wybrane losowo sprawy (około 33% postępowań objętych kontrolą z tego przedmiotu). W pozostałych określonych w Regulaminie organizacyjnym Urzędu postępowaniach w 2010 i 2011 r. (do dnia kontroli) nie były wydawane decyzje, przy czym w zakresie określania starosty właściwego w postępowaniach administracyjnych dotyczących wspólnot gruntowych wskazać należy, iż z dniem 1 sierpnia 2009 r. uchylony został art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1963 r. o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych (Dz.U. Nr 28, poz. 169), który uprawniał wojewodę do określania właściwego starosty. W 40 postępowaniach (około 71% wszystkich zbadanych postępowań) zawiadomienia o przyczynach zwłoki w załatwieniu sprawy nie zostały sporządzone w ogóle (17 przypadków) albo przygotowano je po upływie 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania (miesiąca w II instacji) lub po dniu wskazanym w poprzednim zawiadomienia. Zdarzały się również sytuacje kierowania wezwań o wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, a także przypadki wydawania decyzji po upływie terminu określonego w zawiadomieniu z art. 36 Kpa (7 przypadków). Opóźnienia wahały się od jednego dnia do ponad roku. Do najczęstszych, wskazywanych przez pracowników prowadzących dane postępowanie, przyczyn opóźnień

3 należały: przeoczenie, konieczność zastępowania nieobecnego pracownika i związana z tym duża liczba prowadzonych spraw. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 25 maja 2007 r., I SAB/Wa 20/07, LEX nr : Powstanie bezczynności nie zależy od zrealizowania czy też niezrealizowania obowiązków sygnalizacyjnych, jakie ciążą na organie prowadzącym postępowanie, zgodnie z art. 36 k.p.a., ani też jakichkolwiek innych obowiązków procesowych ciążących na organie administracyjnym. Jeżeli organ nie realizuje tych obowiązków, to tym bardziej wykracza poza wyznaczony termin załatwienia sprawy i tym bardziej wykroczenie to następuje z jego winy. Spośród wszystkich skontrolowanych postępowań rozstrzyganych w I instancji w 4 przypadkach rozstrzygnięcie nastąpiło w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Spośród wszystkich skontrolowanych postępowań rozstrzyganych w II instancji, żadna sprawa nie została rozstrzygnięta w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania. W większości przypadków zwłoka w załatwieniu sprawy miała charakter obiektywny tj. niezależny od organu prowadzącego postępowanie (art Kpa) i dotyczyła m.in. oczekiwania na dodatkowy materiał dowodowy w tym wyjaśnienia strony i informacje z innych organów, oczekiwanie na uregulowanie stanu prawnego nieruchomości. Odnosząc się do okresu, w którym sprawy prowadzone były przez pracowników niezatrudnionych obecnie w Urzędzie, w dwóch postępowaniach GN.III/SP.V./GN.IV.7224/2/1524/98/AM oraz GN.III/SP.V/PZ.PT.VI /64/99/KŁ, kierownik kontrolowanego oddziału wskazał, iż nie wyznaczono nowego terminu w trybie przewidzianym w 1 ww. przepisu (zwłoka w załatwieniu sprawy z przyczyn innych niż niezależne od organu). Odnotować również należy, iż podanie w sprawie GN.III.PP.7720/2/5/10, wpłynęło 12 maja 2010 r., a zawiadomienie o wszczęciu postępowania sporządzone zostało z datą 3 sierpnia 2010 r. Wezwanie o wypowiedzenie się, przed wydaniem decyzji, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań sporządzone zostało z datą 5 sierpnia 2010 r. Kierownik kontrolowanego oddziału nie potrafił wyjaśnić przyczyn dotyczących terminowości rozpatrzenia przedmiotowej sprawy, w tym niekierowania do stron zawiadomień z art. 36 Kpa. Na zależny od organu charakter zwłoki w załatwieniu sprawy wskazują również te przypadki, w których niezałatwienie sprawy było konsekwencją szczegółowej analizy przepisów ustaw i orzecznictwa sądowego lub konsultacji z radcą prawnym Urzędu. Nie można w tych sytuacjach przyjąć, iż zwłoka miała charakter obiektywny (formalny, niezależny od organu prowadzącego postępowanie art Kpa). Ponadto wątpliwości budzi zapis w zawiadomieniu, iż przyczyną zwłoki w powyżej wskazanych okolicznościach jest konieczność dokonania dodatkowych ustaleń w sprawie. W szczególności dotyczy to tych postępowań w II instancji, w których wydane zostały decyzje kasacyjne, a w ich toku nie występowano do stron lub

4 organów o żadne dodatkowe dowody. Nadto stwierdzono, iż w sprawach GN-III PJ, GN.III.KZ.7720/15/7/09, GN.III/SP.V.7720/2/2203/JP/04, GN.III.PP.7720/2/5/10 i GN- II PJ zawiadomienia o wszczęciu postępowania sporządzono w terminie około 2 miesięcy lub po upływie 2 miesięcy od wszczęcia postępowania. W jednej sprawie wezwanie do uzupełnienia braku formalnego podania sporządzono ponad półtora miesiąca od dnia wpływu wniosku. W wyniku pomyłek pracowników, w 12 zawiadomieniach o wszczęciu postępowania wskazano błędną datę jego wszczęcia. Dodatkowo odnotować należy, iż w sprawie GN.III.AM.7720/4/3/10 dotyczącej stwierdzenia nieważności decyzji, zwłoka w jej załatwieniu wynikała, jak wyjaśniono, z oczekiwania na zakończenie innego postępowania toczącego się przed Ministrem Infrastruktury. Zwrócić jednak należy uwagę na fakt, iż to Minister Infrastruktury zawiesił swoje postępowanie, jako powód wskazując oczekiwanie na zakończenie postępowania toczącego się przed Wojewodą Łódzkim. Jednocześnie przyjmuję do wiadomości wyjaśnienia, iż zwłoka w zakończeniu sprawy GN.III.KS.7720/2/2/08 wynikała z przeprowadzonych ze stroną konsultacji, która wiedziała i wyrażała zgodę na odłożenie rozstrzygnięcia jej sprawy. Niemniej fakt, iż dopiero w dniu kontroli do akt przedmiotowej sprawy załączono kopie dokumentów potwierdzających pośrednio te ustalenia wskazuje, że w niedostatecznym stopniu wypełniono zasadę pisemności postępowania. W toku kontroli stwierdzono, iż w 4 przypadkach nie został zachowany 7-dniowy termin, o którym mowa w art. 133 Kpa (144 Kpa) na przesłanie odwołania (zażalenia) wraz z aktami sprawy organowi wyższego stopnia. Wśród przyczyn powyższej zwłoki wskazywano m.in. długi obieg dokumentów w Urzędzie (od rejestracji w Kancelarii do przekazania pisma pracownikowi). Odnośnie umożliwienia stronom wypowiedzenia się, przed wydaniem decyzji, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań w 4 postępowaniach (około 7% wszystkich zbadanych postępowań) stwierdzono naruszenie tego obowiązku. Przyczyną powyższego było przyjęcie niewłaściwej interpretacji, iż w przypadku umarzania postępowań z urzędu, dotyczących podpadania nieruchomości pod przepisy o przeprowadzeniu reformy rolnej, nie jest konieczne kierowanie do stron stosownych wezwań. W jednym przypadku stwierdzono niejednolitość w stosowaniu instytucji zawieszenia postępowania, związaną z różną interpretacją kwestii traktowania komunalizacji jako zagadnienia wstępnego. Obecnie stosowana wykładnia jest prawidłowa. Wszystkie skontrolowane decyzje zawierały oznaczenie organu administracji publicznej, oznaczenie strony lub stron, rozstrzygnięcie i podpis z podaniem imienia, nazwiska oraz

5 stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji. W toku kontroli stwierdzono także uchybienia polegające na niewłaściwym wypełnianiu przez kierownika oddziału rejestrów oraz opisany w protokole brak wiarygodności części danych w prowadzonych statystykach. Zgodnie z odebranymi wyjaśnieniami dane te są weryfikowane dopiero przy archiwizacji dokumentów. W związku z wejściem w życie nowego Regulaminu organizacyjnego w oddziale gospodarki gruntami uaktualniono zakresy czynności większości pracowników. W jednym przypadku po powrocie pracownika ze zwolnienia nie dokonano powyższej czynności przez przeoczenie. Za stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości odpowiada pracownik prowadzący w czasie ich powstania konkretne postępowanie administracyjne. Odpowiedzialnym za wdrożenie mechanizmów kontroli wewnętrznej w oddziale gospodarki gruntami jest jego kierownik. Do zapewnienia zgodności działania wydziału z prawem zobowiązany jest jego dyrektor. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny zalecam: 1. wypracowanie mechanizmów kontrolnych zapewniających ograniczanie ryzyka naruszania zasady szybkości działania organu oraz zasady informowania stron, z uwzględnieniem wymogu, aby data sporządzenia i wysłania zawiadomienia z art. 36 Kpa nie była późniejsza niż data ostatniego dnia upływającego terminu. 2. stosowanie art. 10 Kpa gwarantującego stronom prawo do wypowiedzenia się, przed wydaniem decyzji o umorzeniu postępowania z urzędu, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, 3. wzmocnienie nadzoru nad poprawnością danych zawartych w kierowanych do stron zawiadomieniach, w szczególności w zakresie daty wszczęcia postępowania oraz przyczyn zwłoki w załatwieniu sprawy. Jednocześnie w związku z sygnalizowanymi wątpliwościami dotyczącymi interpretacji przepisów postępowania administracyjnego, których wykładnia jest różna w zależności od autora komentarza, orzeczenia lub opinii prawnej, zdecydowałem o opracowaniu na potrzeby Urzędu jednolitych zasad postępowania w takich sytuacjach. Wytyczne te zostaną przekazane osobnym pismem. Pouczenie: Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Nie dotyczy to kontroli, wskutek której nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. W przypadku niewykonania

6 zalecenia pokontrolnego kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków ( 38 Regulaminu kontroli). Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Dyrektor Generalny Urzędu /-/ Sławomir Wasilczyk