SO-III Łódź, dnia 28 października 2014 r. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI SO-III Łódź, dnia 28 października 2014 r. Pan Andrzej Olszewski Burmistrz Łęczycy Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414) zespół kontrolerów w składzie: Bożena Fabiszewska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów i Ewa Alex starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolerów, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu zmiany imienia i nazwiska w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łęczycy, pl. Kościuszki 33. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Burmistrz Łęczycy Pan Andrzej Olszewski. Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 10 września 2014 r. Kontrola objęła swym zakresem wykonywanie zadań z zakresu zmiany imienia i nazwiska w okresie od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia 31 sierpnia 2014 r. Kontroli zostały poddane następujące zagadnienia: sposób prowadzenia postępowań administracyjnych w sprawach o zmianę imienia i nazwiska oraz przekazywanie informacji o zmianie imienia i nazwiska organom wskazanym w ustawie o zmianie imienia i nazwiska. Kontroli poddano wszystkie sprawy dotyczące zmiany imienia lub nazwiska, ul. Piotrkowska 103, Łódź Tel. (0-42) ; Fax (0-42) so@lodz.uw.gov.pl

2 2 rozstrzygnięte w okresie od 1 stycznia 2013 r. do 31 sierpnia 2014 r., tj. ogółem 16 spraw. Ocena merytorycznych przesłanek rozstrzygnięć nie wchodziła w zakres kontrolowanych zagadnień, a jedynie ocena spełnienia wymogów proceduralnych, wynikających zarówno z ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, jak i ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 267 ze zm.). We wszystkich skontrolowanych sprawach wnioski o zmianę imienia lub nazwiska składały osoby posiadające obywatelstwo polskie. W przeważającej liczbie przypadków wnioski o zmianę imienia lub nazwiska strony składały osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łęczycy (art. 10 ust. 1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska). Jedynie w jednym przypadku wniosek złożono osobiście przed Konsulem Rzeczypospolitej Polskiej (art. 10 ust. 2 ww. ustawy). Większość wniosków zawierała elementy określone w przepisie art. 11 ust. 1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Natomiast wymagany w przepisie art. 11 ust. 1 pkt 1d ww. ustawy, numer PESEL, zawierało jedynie siedem wniosków. Z wyjaśnienia Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łęczycy wynika, iż co prawda dziewięć złożonych wniosków nie zawiera nr PESEL (decyzja nr USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC ), jednakże akta pięciu spraw (decyzja nr USC , USC , USC , USC , USC ), zawierają kserokopie dowodu osobistego wnioskodawcy, z którego wynika nr PESEL. Przedstawione wyjaśnienie nie zostało uwzględnione, gdyż przepisy art. 11 ust 1 pkt a-d oraz pkt 2 i pkt 3 jednoznacznie wskazują, iż to sam wniosek o zmianę imienia lub nazwiska, a nie akta sprawy, winien zawierać wymienione w powyższym przepisie elementy, w tym nr PESEL. Przyczyną powstałych nieprawidłowości jest niedołożenie należytej staranności przy przyjmowaniu wniosków o zmianę imienia lub nazwiska. Skutkiem powyższych nieprawidłowości jest naruszenie przepisu art. 11 ust. 1 pkt 1d. ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Przepisy art. 11 ust. 2 i ust. 3 stanowią, iż do wniosku o zmianę imienia lub nazwiska dołącza się: odpis zupełny aktu urodzenia, odpis zupełny aktu małżeństwa oraz inne dokumenty uzasadniające zmianę, a w przypadku zmiany nazwiska także odpisy zupełne aktów urodzenia małoletnich dzieci, jeżeli zmiana nazwiska rozciąga się na dzieci. Nie we wszystkich skontrolowanych postępowaniach administracyjnych do wniosków załączono niezbędne dokumenty. W czterech postępowaniach administracyjnych (decyzja

3 3 nr USC , USC , USC , USC ), strona nie dołączyła do wniosku innych dokumentów uzasadniających zmianę, a Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Łęczycy w trakcie prowadzonego postępowania administracyjnego nie przeprowadził postępowania dowodowego na okoliczności wskazane przez strony we wnioskach. Argumenty przytoczone przez strony we wnioskach, bez ich udowodnienia w postępowaniu, zostały przepisane do uzasadnień decyzji, które nie zawierały wskazania faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów na których się oparł oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej. Z wyjaśnienia Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łęczycy wynika, iż jego zdaniem, wystarczające jest wskazanie argumentów we wniosku, a następnie przytoczenie ich w decyzji administracyjnej, a do podjęcia decyzji wystarcza sam fakt złożenia wniosku. Przedstawione wyjaśnienie nie może zostać uwzględnione, gdyż obowiązkiem organu prowadzącego postępowanie administracyjne jest podjęcie czynności niezbędnych do wyjaśnienia stanów faktycznych spraw, czego Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Łęczycy nie uczynił, a zatem nie zebrał i nie rozpatrzył materiału dowodowego niezbędnego do wydania decyzji administracyjnych w przytoczonych sprawach. Przyczyną powyższych nieprawidłowości jest nieznajomość przepisów odnoszących się do konieczności prowadzenia postępowania dowodowego przed podjęciem decyzji administracyjnych. Skutkiem powyższych nieprawidłowości jest naruszenie przepisu art. 11 ust. 2 pkt 4 i ust. 3 pkt 3 ustawy o zmianie imienia i nazwiska oraz art. 7, art i art Kpa. W skontrolowanych postępowaniach administracyjnych zachowano właściwość Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łęczycy. W zbadanych sprawach organ rozstrzygający zawiadamiał strony o wszczęciu postępowania administracyjnego i możliwości wypowiedzenia się, przed wydaniem decyzji, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Zbadane decyzje wydano w przewidzianym w kodeksie postępowania administracyjnego terminie, uwzględniając zasadę szybkości postępowania, wynikającą z art Kpa. W zbadanych sprawach decyzje administracyjne zawierają elementy określone w przepisie art Kpa. Jednakże, w części zawierającej podstawę prawną decyzji, w jedenastu przypadkach (decyzja nr USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC ), powołano ogólnie przepis art. 4, zamiast przepis art. 4 ust. 1. ustawy

4 4 o zmianie imienia i nazwiska. Powyższe nie ma jednak ujemnego wpływu na ocenę kompletności zbadanych decyzji administracyjnych. Wszystkie skontrolowane decyzje administracyjne podjęte w sprawach zmiany imienia lub nazwiska doręczono w sposób zgodny z przepisami art Kpa. Jednakże w jednej sprawie (decyzja nr USC ), w której strona złożyła wniosek za pośrednictwem Konsula Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w Manchesterze, strona nie została pouczona o treści przepisów art i 5 Kpa, z których wynika obowiązek wskazania w kraju pełnomocnika do prowadzenia sprawy lub pełnomocnika do doręczeń, a korespondencja kierowana do strony była przesłana na adres Konsulatu. Skutkiem takiego sposobu postępowania jest naruszenie przepisów art i 5 Kpa. W sytuacji, gdy kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje decyzję bez prowadzenia postępowania dowodowego, wymagającego korespondencji z wnioskodawcą, rozstrzygnięcie może być doręczone wnioskodawcy za pośrednictwem konsula, który wniosek przyjął. Stosownie bowiem do przepisu art Kpa będzie to de facto pierwsze doręczenie. Jednakże, także w tej sytuacji strona powinna być poinformowana, że w przypadku kierowania kolejnych wystąpień do urzędu stanu cywilnego w tej sprawie (np. odwołania od decyzji), obowiązana jest wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju, gdyż w przeciwnym razie pismo dla niej przeznaczone pozostawi się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Pośrednictwo konsula w opisanym przypadku nie pozostaje w sprzeczności z regulacją przewidzianą w przepisie art. 40 Kpa, ponieważ pismo zawierające decyzję kierownika urzędu stanu cywilnego jest pierwszą korespondencją skierowaną do strony. Z wyjaśnienia złożonego w trakcie kontroli wynika, iż Kierownikowi znane są przepisy Kpa w tym zakresie, a przyczyną wskazanej nieprawidłowości jest niedołożenie należytej staranności przy doręczaniu korespondencji stronie zamieszkałej za granicą, polegające na braku pouczenia strony o konieczności ustanowienia pełnomocnika lub pełnomocnika do doręczeń. Osobą odpowiedzialną za powstanie powyższych nieprawidłowości jest Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Łęczycy. Spośród sprawdzonych spraw w jednym przypadku (decyzja nr USC ), w którym wniosek dotyczył zmiany nazwiska małoletniego dziecka (poniżej trzynastego roku życia), wnioskodawcą był ojciec dziecka, matka jedynie podpisała wniosek. Z treści przepisu art. 9 ust. 2 jednoznacznie wynika, iż do podjęcia ww. decyzji była wymagana zgoda drugiego rodzica. Z wyjaśnienia Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łęczycy wynika, iż podpis matki dziecka, obecnej osobiście w siedzibie Urzędu Stanu Cywilnego w Łęczycy, złożony

5 5 pod wnioskiem ojca dziecka, był potraktowany jako wyrażenie zgody przez matkę na zmianę nazwiska dziecka. Przedstawione wyjaśnienie zostało uwzględnione. W zbadanych sprawach wymagane prawem informacje o zmianie imienia lub nazwiska były każdorazowo niezwłocznie przekazywane organom wymienionym w przepisie art. 13 ustawy o zmianie imienia i nazwiska: kierownikowi urzędu stanu cywilnego miejsca sporządzenia aktu urodzenia wnioskodawcy, kierownikowi urzędu stanu cywilnego miejsca sporządzenia aktu małżeństwa wnioskodawcy, organowi gminy prowadzącemu ewidencję ludności i organowi, który wydał dowód osobisty. Wprawdzie w jednej sprawie (decyzja nr USC ), informacja o zmianie została skierowana do Referatu Spraw Obywatelskich Urzędu Miejskiego w Łęczycy, jednakże z wyjaśnienia złożonego przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łęczycy wynika, że ww. Referat realizuje zadania z zakresu zarówno ewidencji ludności, jak i dowodów osobistych. Przedstawione wyjaśnienie zostało przyjęte. Wobec powyższych ustaleń działalność Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łęczycy w kontrolowanym okresie oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. W związku z dokonanymi ustaleniami, zalecam Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego w Łęczycy dołożenie należytej staranności w przyjmowaniu wniosków o zmianę imienia lub nazwiska, zapoznanie się z przepisami odnoszącymi się do prowadzenia postępowania dowodowego przed podjęciem decyzji administracyjnych i ich stosowanie w praktyce oraz dołożenie należytej staranności przy doręczaniu korespondencji stronie zamieszkałej za granicą. Wobec powyższego, proszę o poinformowanie mnie, w nieprzekraczalnym terminie trzydziestu dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania powyższych zaleceń. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Jacek Winiarski DYREKTOR WYDZIAŁU SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW