PNK-IV Łódź, 14 kwietnia 2011 r.

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV Łódź, 14 kwietnia 2011 r. Pan Gabriel Szkudlarek Burmistrz Łasku Pan Robert Bartosik Przewodniczący Rady Miejskiej w Łasku W Y S T Ą P I E N I E P O K O N T R O L N E Na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (jedn. tekst Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz ze zm., dalej przytaczanej jako Kpa), w dniu 8 marca 2011 r., pracownicy Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi przeprowadzili kontrolę sprawdzającą w Urzędzie Miejskim w Łasku. Przedmiotem ww. kontroli, której ustalenia opisano w protokole podpisanym bez zastrzeżeń w dniu 25 marca 2011 r., było przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków przez organy gminy w okresie od dnia 1 stycznia 2009 r. do dnia kontroli. Zakres kontroli nie obejmował sprawdzenia skarg załatwianych w toku postępowania jurysdykcyjnego, sposobu załatwienia skarg pod względem merytorycznym, a także z uwagi na zmianę przepisów w tym zakresie, zbadania prawidłowej klasyfikacji skarg i wniosków. Pomimo stwierdzenia niżej opisanych nieprawidłowości, działalność podmiotu kontrolowanego w ww. przedmiocie należy ocenić pozytywnie. Praktyką, wyróżniającą działalność podmiotu kontrolowanego w stosunku do innych jednostek, jest sporządzanie znacznej liczby protokołów ustnego przyjęcia skargi lub wniosku oraz ich rejestracja w rejestrze prowadzonym dla skarg i wniosków rozpatrywanych przez Burmistrza. Skutkiem przeprowadzonej w dniach marca 2007 r. kontroli problemowej w przedmiocie organizacji przyjmowania oraz terminowości rozpatrywania skarg i wniosków

2 było skierowanie wystąpienia pokontrolnego, w którym zalecono kontynuację nadzoru nad terminowością oraz pisemne powiadamianie o sposobie załatwienia skargi lub wniosku, a także kierowanie skarg, które wpływają do Rady, do rozpatrzenia przez ten organ oraz stosowanie właściwych symboli klasyfikacyjnych. W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne (pismo z dnia 12 czerwca 2007 r., znak OOG /07) Burmistrz Łasku Pan Gabriel Szkudlarek oświadczył: Doceniając znaczenie wyników kontroli w podległym mi urzędzie przyjąłem uwagi zawarte w protokole z kontroli i wystąpieniu pokontrolnym (...) wyniki kontroli zostały omówione na naradzie z naczelnikami wydziałów. Zobowiązałem pracowników do przestrzegania zasad pisemności odpowiedzi na skargi i wnioski oraz do przestrzegania terminowości ich rozpatrywania. Jednocześnie zapewniam, że dołożę wszelkich starań aby w przyszłości uniknąć nieprawidłowości. Natomiast Przewodniczący Rady Pan Robert Bartosik w odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne (pismo z dnia 23 maja 2007 r., znak BR.0014/68/07) wskazał: (...) dla wpływających skarg i wniosków do rady został założony odpowiedni rejestr oraz segregator z właściwymi symbolami dla skarg i wniosków wynikających z Instrukcji Kancelaryjnej (...) wszystkie skargi, które wpłynęły od początku nowej kadencji zostały przedstawione na sesjach Rady Miejskiej w Łasku. W okresie objętym kontrolą zarejestrowano 20 skarg oraz 166 wniosków. Do kontroli wybrano wszystkie 20 skarg wskazanych w piśmie Burmistrza z dnia 17 lutego 2011 r., znak OOG W związku z rozpatrzeniem spraw 6/2009 i 8/2009 w postępowaniu jurysdykcyjnym, zastąpiono je sprawami wybranymi według przypadku, spośród spraw, które w rubryce sposób załatwienia rejestru prowadzonego dla skarg i wniosków rozpatrywanych przez Burmistrza zawierały zapis ZGM zajął się sprawą, wyjaśniono sprawę tego samego dnia, udzielono ustnej odpowiedzi lub podobny wskazujący na ustne załatwienie sprawy (62/2009 i 72/2009). Zwrócić należy przy tym uwagę, że pomimo zaleceń wyrażonych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 maja 2007 r., ogólny ogląd informacji znajdujących się w rejestrze skarg i wniosków wskazał, iż w dalszym ciągu część spraw mogła być załatwiana ustnie. W powyższym zakresie wystąpił przypadek wpisu niezgodnego ze stanem faktycznym (72/2009). Część pozycji z rejestru prowadzonego dla skarg i wniosków rozpatrywanych przez Burmistrza nie zawierało wpisów w rubrykach termin załatwienia i sposób załatwienia. Powyższe wynika z trudności w uzyskaniu informacji o dacie i sposobie załatwienia niektórych spraw, co z kolei związane jest z niedostateczną współpracą między komórkami 2

3 organizacyjnymi Urzędu. Powodem powyższego może być również znaczna liczba spraw wpływających do Burmistrza, których monitorowanie powierzono jednej pracownicy Wydziału Ogólno-Organizacyjnego. Wskazana osoba podlega Naczelnikowi Wydziału. W zakresie zachowania terminowości załatwiania skarg zaewidencjonowanych w rejestrze skarg i wniosków Burmistrza, zastrzeżenia organu kontrolującego wzbudził, sposób rozpatrywania sprawy 1, zarejestrowanej pod numerem 7/2009. Zarówno pismo z dnia 13 marca 2009 r. wzywające sąsiada skarżącej do stawienia się w Urzędzie celem złożenia wyjaśnień, jak i notatka służbowa z dnia 28 kwietnia 2009 r., o ustnym poinformowaniu skarżącej o ustaleniach poczynionych w związku z wyjaśnieniami sąsiada nie stanowi właściwego sposobu zawiadomienia skarżącej odpowiednio o sposobie załatwienia sprawy lub o przedłużeniu terminu jej załatwienia (art Kpa oraz art w związku z art i 4 Kpa). Sprawa prowadzona była w Wydziale Gospodarki Gruntami i Urbanistyki. Przyczyną powyższej nieprawidłowości była niewłaściwa interpretacja przez pracowników ww. przepisów jak i stopień skomplikowania przedmiotowej sprawy. Jednocześnie zwrócić należy uwagę, że chociaż sprawa została zakwalifikowana zarówno przez wnoszącą jak i organ jako skarga, protokół przyjęcia ustnej skargi nie zawierał zarzutów przeciwko organowi gminy, a prośbę o interwencję (skarga na niewłaściwe zachowanie sąsiada nie jest skargą w rozumieniu działu VIII Kpa). Zawiadomienie o przyczynach zwłoki ze wskazaniem nowego terminu załatwienia skargi winno mieć postać pisma skierowanego do skarżącego. Niesporządzenie zawiadomienia o sposobie załatwienia pism wpisanych do spisu spraw segregatora 0561 Rozpatrywanie skarg pod numerem 13/2009 i 1/2010 wynikało z niezakwalifikowania ich jako nowych skarg i w konsekwencji niezarejestrowania w rejestrze skarg i wniosków. Niemniej organ kontroli zwraca uwagę, iż pismo wpisane pod numerem 13/2009 nie mogło być traktowane jako uzupełnienie wcześniejszej sprawy, ponieważ wpłynęło po dacie załatwienia poprzedzającej skargi. Natomiast fakt, że uwagi do protokołu w sprawie 1/2010 wniósł radny Rady Miejskiej w Łasku nie oznacza, iż nie mogła zostać rozpatrzona jako skarga. Petycje, skargi i wnioski może składać każdy w interesie publicznym, własnym lub innej osoby za jej zgodą. Zgodnie art Kpa posłowie na Sejm, senatorowie i radni, którzy wnieśli skargę we własnym imieniu albo przekazali do załatwienia skargę innej osoby, powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia skargi, a gdy jej załatwienie wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień - także o stanie rozpatrzenia skargi, najpóźniej w 1 Sprawa 2/2010 została załatwiona w terminie, natomiast pomyłkowo wpisano datę sporządzenia zawiadomienia - 14 listopada 2010 r. zamiast 14 października 2010 r. 3

4 terminie czternastu dni od dnia jej wniesienia albo przekazania. Brak zawiadomienia o sposobie załatwienia sprawy 62/2009 wynikał, jak wyjaśniła pracownica Wydziału Ogólno-Organizacyjnego, z przekonania, że wniosek nie wymagał pisemnej formy zawiadomienia zainteresowanego o sposobie jego załatwienia. Powyższa interpretacja jest niewłaściwa, a ustne zawiadomienie, z którego sporządzono notatkę służbową lub protokół niewystarczające dla wypełnienia wynikającego z art Kpa obowiązku. Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi lub wniosku winno mieć postać pisma skierowanego do skarżącego/wnioskodawcy. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać m.in. uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści art. 239 Kpa. Pismo w sprawie 10/2009 (błędnie datowane na dzień 7 czerwca 2009 r.) stanowi bardziej wykładnię przepisów niż zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi nie odnosi się do części zarzutów wskazanych w skardze, przytoczonych również w piśmie ją przekazującym. W zakresie spraw rozpatrywanych przez Radę Miejską w Łasku stosownych uchwał nie podjęto w 3 spośród 6 spraw (50%). Powodem powyższego było błędne przekonanie, iż pozostawienie skargi bez rozpoznania nie wymaga wyrażenia stanowiska przez Radę, a jedynie dokonania stosownej czynności materialno-technicznej przez jej Przewodniczącego (dotyczy skargi 2/2009) oraz utożsamianie faktycznego załatwienia sprawy będącej przedmiotem skargi z załatwieniem skargi (dotyczy skargi 3/2009 i 4/2009). Organ kontroli zwraca uwagę, iż zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi, pozostawienie jej bez rozpoznania lub przekazanie zgodnie z właściwością wymaga zajęcia stanowiska przez radę w formie uchwały. Zastrzeżenie organu kontroli odnoszą się także do braku lub niewłaściwej formy zawiadomień o niezałatwieniu w terminie spraw rozpatrywanych przez Radę Miejską w Łasku (dotyczy skargi 4/2009, 1/2010 i 2/2010). W zawiadomieniach nie były wskazywane przyczyny niezałatwienia skarg w terminie oraz nowe, konkretne terminy załatwienia skarg. Przyczyną powyższego była niewłaściwa interpretacja przez pracowników art. 36 Kpa. Zgodnie z treścią wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 28 stycznia 2009 r., II SAB/Go 28/08, Lex : Jeżeli w art. 36 k.p.a. mówi się o nowym terminie załatwienia sprawy, to musi to być termin konkretny, określony zgodnie z zasadami przyjętymi w k.p.a., a więc określony w dniach, tygodniach i 4

5 miesiącach (art. 57 k.p.a.). Obsługa Rady Miejskiej w Łasku należy do zakresu czynności inspektora w Biurze Rady Miejskiej Urzędu Miejskiego w Łasku. Nadzór pracy Biura oraz Wydziału Ogólno- Organizacyjnego sprawuje Sekretarz Gminy. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) wzmocnienie nadzoru nad terminowością załatwianych skarg i wniosków oraz odpowiednie stosowanie przepisu art. 36 Kpa, jeżeli sprawa nie może zostać załatwiona w ustawowym terminie, 2) wyegzekwowanie od podległych pracowników oraz kierowników jednostek organizacyjnych Miasta realizacji obowiązku pisemnego powiadamiania o sposobie załatwienia sprawy z pełnym odniesieniem się do wszystkich zarzutów podniesionych w skardze, 3) zapewnienie sporządzania zawiadomień, w formie uchwały, o sposobie załatwienia skargi wpływającej do rozpatrzenia przez Radę Miejską w Łasku. W sytuacji przekazania zgodnie z właściwością lub pozostawienia bez rozpoznania sprawy wpływającej do rozpatrzenia przez ten organ, winna być podejmowana stosowna uchwała, 4) wzmocnienie mechanizmów kontrolnych odnoszących się do rzetelności i poprawności dokonywania wpisów w rejestrze skarg i wniosków rozpatrywanych przez Burmistrza oraz prawidłowości sporządzanych zawiadomień. Chociaż kontrola sprawdzająca zasadniczo nie dotyczyła kwestii ustalania właściwości do załatwienia skarg, niemniej organ kontroli pragnie zwrócić uwagę na treść art. 229 pkt 3 Kpa, zgodnie z którym organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności kierowników gminnych jednostek organizacyjnych jest rada gminy. Natomiast zgodnie z treścią wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, IV SA/Gl 77/08, LEX nr : (...) skarga na pracownika urzędu miasta, a takim jest naczelnik wydziału jest w rzeczywistości skargą na osobę kierującą danym urzędem, co w niniejszym przypadku oznacza, że jest to Prezydent Miasta. Wskazane normy winne były zostać uwzględnione w szczególności przy rozpatrywaniu spraw zaewidencjonowanych w rejestrze skarg i wniosków Burmistrza pod pozycją 10/2009, 12-13/2009 i 2/2010. Proszę również o kontynuowanie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów nowej instrukcji kancelaryjnej, tj. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w 5

6 sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) ze szczególnym uwzględnieniem zmienionych symboli klasyfikacyjnych oraz normy, iż znak sprawy zawiera m.in. kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw. Pismu należącemu do innej sprawy nie nadaje się nowego numeru, jeżeli nie wszczyna nowej sprawy (dotyczy 11/2009). Pouczenie: Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Nie dotyczy to kontroli, wskutek której nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków ( 38 Regulaminu kontroli). Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 6