Zarządzanie ryzykiem w projektach

Transkrypt

1 UE Wrocław Zarządzanie ryzykiem w projektach Materiały z wykładu

2 Definicje podstawowe: Projekt: unikatowe przedsięwzięcie, wprowadzające znaczną zmianę w funkcjonowaniu organizacji Projekt: seria aktywności ukierunkowanych na osiągnięcie ściśle określonych celów w zdefiniowanych ramach czasowych, przy zdefiniowanym budżecie Działalność operacyjna: zdefiniowany, powtarzalny zbiór działań i aktywności, nie posiadający ścisłych ograniczeń czasowych Strona 2 Ryzyko - sytuacja niedeterministyczna, w której są określone prawdopodobieństwa przypadków zarówno pozytywnych jak i negatywnych Ryzyko projektu - jest rozpatrywane w literaturze przedmiotu z punktu widzenia specyficznych wydarzeń, które mogą utrudnić bądź wstrzymać pomyślne wykonanie projektu Biznesowe uzasadnienie podjęcia projektu:

3 Zarządzanie ryzykiem etapy 1. Planowanie 2. określenie polityki, metod, technik i standardów zarządzania ryzykiem 3. Identyfikacja Strona 3 4. dostrzeganie zagrożeń i szans 5. Analiza jakościowa 6. określanie zakresów ryzyka 7. Analiza ilościowa 8. określanie poziomu ryzyka 9. Planowanie akcji zapobiegawczych 10. określanie sposobu reakcji na poszczególne ryzyka 11. Monitorowanie i kontrola ryzyka 12. Dokumentacja doświadczeń gromadzenie wiedzy Zarządzanie ryzykiem cele: Umiejętność oceny i biznesowego uzasadnienia możliwych strat i potencjalnych korzyści projektu/ryzyka Maksymalizacja efektu skutkującego sukcesem & minimalizacja efektów skutkujących porażką Dokładniejsze zdefiniowanie parametrów projektu w zakresie terminu, kosztów projektu, poziomu jakości efektu oraz zakresu

4 Dziennik ryzyka Rejestr Ryzyka - Metodyka zarządzania projektami PRINCE2 definiuje jako dokument, który zawiera wszystkie informacje o zagrożeniach, ich analizie, przeciwdziałaniach i statusie. Rejestr Ryzyka jest uaktualniany przez cały czas życia projektu, w szczególności pod koniec każdego etapu Kierownik projektu ma obowiązek rejestracji następujących danych w Rejestrze Ryzyka, opisujących ryzyko: Strona 4 unikalny nr ryzyka, data rejestracji - data wpisu do rejestru ryzyka, opis ryzyka, status status ryzyka, otwarte - ryzyko podlegające przeglądom, zamknięte - ryzyko nie podlegające przeglądom, skutki dla projektu opis skutków dla projektu, waga ryzyka, odpowiedzialny - osoba lub grupa osób odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem, plan przeciwdziałania - planowane działania minimalizujące prawdopodobieństwo materializacji ryzyka, plan na wypadek materializacji ryzyka - plan ograniczenia skutków ryzyka po jego wystąpieniu. Faza przedprojektowa: opracowania Założeń Projektu i wstępna ocena ryzyka Założenie Rejestru Ryzyka. Wstępna jakościowa ocena zagrożeń projektu, uzupełniona o zagadnienia, które należy rozważyć w przyszłości. Faza projektowa: Inicjowanie projektu, Dokument Inicjujący Projekt (DIP) Początkowy Rejestr Ryzyka pierwsza zatwierdzona wersja Rejestru Ryzyka Plany rezerwowe na ich ewentualną realizację należy utworzyć rezerwę, tzw. budżet ryzyka. Działania, które mają na celu ograniczenie ryzyka (ilościowe lub jakościowe) wchodzą wprost do planu bazowego projektu, a koszt ich realizacji uwzględniany jest w budżecie projektu.

5 Zarządzanie ryzykiem ryzyko uruchomienia projektu Analiza uzasadnienia biznesowego - pod uwagę musi być brany cały cykl życia produktów projektu. W rachunku korzyści stosuje się zazwyczaj podejście trzech scenariuszy GAP (good average poor). Korzyści Koszty Netto Założenia Zależności Rok 0 Rok 1 Rok 2 Rok 3 G A P G A P G A P G A P Strona 5 Analiza portfela projektów Średnica odzwierciedla skalę projektu (budżet, zaangażowanie i jakość zasobów)

6 OCENA RYZYKA Ocena ryzyka - Zaktualizowana wartość netto NPV (Net Present Value) Obliczenie aktualnej wartości strumieni pieniężnych Strona 6 gdzie: NCFt przepływy pieniężne netto w kolejnych latach okresu obliczeniowego, Cot współczynnik dyskontowy dla kolejnych lat okresu obliczeniowego właściwy dla przyjętego poziomu stopy procentowej [1/(1+r)t] t = 0, 1, 2..., n kolejny rok okresu obliczeniowego, r - stopa dyskonta, n ostatni okres eksploatacji produktów projektu lub okres, w którym następuje jego likwidacja. Ocena ryzyka - Wartość oczekiwana ENPV(Economic Net Present Value) Wartość oczekiwana: dążenie do maksymalizacji gdzie: Pi prawdopodobieństwo wystąpienia i-tej sytuacji NPVi wartość NPV dla i-tej sytuacji n liczba możliwych do wystąpienia wartości NPV Odchylenie standardowe: Współczynnik zmienności:

7 Identyfikacja ryzyka - techniki Burza mózgów Każda idea jest cenna. Celem nie jest rozwiązanie problemu stwarzanego przez ryzyko, a jego identyfikacja. Sesja ukierunkowana, nie dłuższa niż 2 godziny Strona 7 Uczestnicy dobrani pod kątem różnych aspektów projektu. Prowadzący ani żaden z uczestników nie ma prawa do oceny ani zgłaszanych pomysłów. przeformułowania Wywiady Prowadzący powinien być ekspertem w danej dziedzinie. Cel wywiadu jasno określony i akceptowany przez obie strony. Pytania otwarte. Brak konfrontacji. Metoda delficka Listy kontrolne Wybór ekspertów wewnętrznych i zewnętrznych. Brak kontaktu pomiędzy ekspertami. Prezentacja odpowiedzi. Powtórzenie procesu (metoda iteracyjna). Listy kontrolne konstruowane dla poszczególnych rodzajów ryzyk na podstawie doświadczeń z innych projektów Podstawowe listy kontrolne niezależnych organizacji np. SEI Niezależne wypełnienie list kontrolnych przez minimum dwóch ekspertów lub dwa zespoły, porównanie wyników Szablony projektów Szablony powtarzalnych typów projektów utworzone specjalnie w celu zorganizowania i ułatwienia procesu planowania oraz minimalizacji ryzyka Wybór odpowiedniego szablonu dla projektu Ocena szablonu przez zespół projektowy pod kątem proponowanych przez szablon rozwiązań

8 Analiza założeń projektu Identyfikacja i określenie założeń w fazie planowania projektu Wykorzystanie elementów analizy projektu do określenia czynników ryzyka Strona 8 Identyfikacja ryzyka - rezultaty Identyfikator ryzyka Nazwa (opis) ryzyka Kategoria Symptomy ryzyka Wpływ na poszczególne elementy projektu> Zależność od innych ryzyk (wykluczanie, wzmacnianie, przenoszenie) Właściciel ryzyka

9 Prawdopodobieństwo Mapa profil - ryzyka 0,9 Wpływ na projekt Strona 9 0,7 0,5 0,3 0,1 0,05 0,1 0,2 0,4 0,8 Prawdopodobień stwo Ocena ryzyka = Prawdopodobieństwo x Skutki wystąpienia 0,9 0,05 0,09 0,18 0,36 0,72 0,7 0,04 0,07 0,14 0,28 0,56 0,5 0,03 0,05 0,10 0,20 0,40 0,3 0,02 0,03 0,06 0,12 0,24 0,1 0,01 0,01 0,02 0,04 0,08 0,05 0,10 0,20 0,40 0,80 Skutki dla celów projektu (na przykład: kosztów, terminów lub zakresu)

10 Dla każdego ryzyka są określane: Prawdopodobieństwo jego wystąpienia Np. w skali (0 1) Wpływ na projekt Np. w skali <1 5> Ewentualnie dodatkowo zdolność do wczesnego wykrycia Np. oceniana w skali 1-10 (1 pewne wykrycie, 10 zupełnie nie do przewidzenia) Strona 10 Wartość ryzyka = Prawdopodobieństwo * Wpływ >Ocena prawdopodobieństwa: >Ocena konsekwencji: Doświadczenie, historia Dane statystyczne Symulacje Ilościowa (np. wysokość kosztów, czasu) Słowna (wg ustalonej skali) Reakcje na ryzyko Unikanie Łagodzenie Przeniesienie Akceptacja Plany rezerwowe (akceptacja aktywna) Plan redukcji ryzyk Ryzyka rezydualne Ryzyka wtórne Postanowienia kontraktowe Wymagane kwoty rezerw projektowych Materiały wejściowe do zweryfikowanego planu projektu Materiały wejściowe do innych procesów

11 Zarządzanie ryzykiem wskazówki w miejsce podsumowania Stosuj się do korporacyjnej polityki ryzyka. Wstępnie oszacuj ryzyko uzasadnienia biznesowego projektu. Wykonaj analizę środowiska, udziałowców, problemu i celów projektu. Wykorzystaj wyniki analizy do wstępnej identyfikacji ryzyka. Strona 11 Zaplanuj działania i zasoby. Przeprowadź sesje identyfikacji ryzyka z zespołem projektowym. Powołaj ekspertów. Określ sposób obserwacji ryzyka. Sporządź wstępny rejestr ryzyka. Zidentyfikuj ryzyka związane z określonymi pakietami prac. Przypisz ryzyka do określonych kategorii. Sporządź mapę ryzyka. Oblicz wartość ryzyka projektu. Zidentyfikuj ryzyka o akceptowalnym poziomie. Przeprowadź ilościową analizę ryzyka. Zaktualizuj rejestr ryzyka. Zidentyfikuj ryzyka o wartości przekraczającej ustalony poziom akceptacji. Skorzystaj z mapy ryzyka. Dla każdego z nich zaplanuj reakcję na ryzyko. Określ rezerwę budżetową projektu wynikającą z wprowadzenia planów rezerwowych. Zaktualizuj harmonogram i budżet projektu poprzez wprowadzenie zadań związanych z unikaniem, przeniesieniem oraz łagodzeniem ryzyka. Oblicz wartość ryzyka projektu po redukcji. Wykorzystaj metodę punktową. Określ ryzyka rezydualne i ryzyka wtórne. Monitoruj ryzyko razem z monitorowaniem projektu. Korzystaj z wartości wypracowanej i trendu kamieni milowych. Zaplanuj okresowe przeglądy ryzyka w projekcie. Włącz je do harmonogramu i budżetu. Powołaj cykliczne audyty ryzyka. Planuj dodatkowe reakcje na ryzyko. Uaktualniaj rejestr ryzyka.

12 Case opis projektu Dla poniżej podanych ogólnych ram produktu/projektu stworzyć projekt w kontekście identyfikacji ryzyk i analizy jego uzasadnienia biznesowego. Proszę zidentyfikować ryzyka, oceniać ich zakres i możliwości przeciwdziałania. Pomocne będzie stworzenie rejestru ryzyka z wykorzystaniem narzędzi oceny i analizy ryzyk. Strona 12 OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA POWSTAJĄCEGO RYNKU Scenariusz poniższy przedstawia założenia sytuacji rozwoju nowego rynku urządzeń przenośnych pracujących w oparciu o usługi z tzw. chmury, czyli w oparciu o dane przesyłane z wielu rozproszonych serwerów usługowych dostępnych poprzez sieć Internet. Dynamiczny rozwój tego typu usług możliwy stał się po przełomowym uruchomieniu technologii bezprzewodowego dostępu do Internetu określonej mianem WiMaxII. Dzięki niej w przeciągu zaledwie roku 23% terytorium Unii Europejskiej znalazło się w zasięgu bezprzewodowego dostępu do Internetu o przepustowości nie niższej niż 360 Mb/s. Zniknęły więc wszelkie przeszkody do transmisji danych i treści multimedialnych. Szacuje się że w okresie najbliższych dwóch lat w zasięgu tej technologii znajdzie się dodatkowo 38% terytorium Unii Europejskiej. Rozwój technologii WiMaxII blokowany był przez poprzednie 4 lata głównie przez operatorów sieci GSM, którzy lobbowali za wprowadzeniem ograniczeń w instalacji stacji bazowych WiMaxII oraz ograniczeniem usług możliwych do oferowania z wykorzystaniem tej sieci. WiMaxII jest wynalazkiem europejskim powstałym w oparciu o finansowane ze środków Unii Europejskiej EIT i jej placówki stowarzyszone. Technologia ta została uznana za przełomową innowację technologiczną na całym świecie i 2 lata temu Chiny, Indie i USA rozpoczęły zakupy tej technologii. Obecnie 12% terytorium Chin jest w jej zasięgu i od roku następuje eksplozja usług i nowatorskich rozwiązań, jakie lokalne firmy oferują na tej bazie. Rozwój wykorzystania WiMaxII na świecie stał się głównym powodem nacisków na przełamanie lobby operatorów telekomunikacyjnych w Unii Europejskiej i umożliwienie nieograniczonego rozwoju usług i produktów. W poprzednim miesiącu Komisja Europejska uznając, iż Europa nie może pozostać w tyle rewolucji technologicznej, którą sama zapoczątkowała, wprowadziła dyrektywę znoszącą wprowadzone dwa lata wcześniej bariery oferowania usług poprzez sieć EuroMax będącą wspólnym projektem EBOR i EIT. W ostatnim tygodniu rząd naszego kraju w trybie pilnym dostosował regulacje prawne w tym zakresie i dzięki temu na naszym rynku pojawiła się możliwość wykreowania nowatorskich produktów opartych o bezprzewodową sieć szerokopasmową WiMaxII. Najciekawsze w tym momencie wydają się dwa typy rewolucyjnych produktów, dla których ukuto już nazwy: netcomm oraz netbook. Ich pomysł wynika z pierwszych prób, jakie Wasza i kilka innych firm przeprowadziło z nowymi urządzeniami zminiaturyzowanymi w oparciu o grafen, bazującymi na WiMaxII. Jako że jesteście jednymi z niewielu, którzy mają kompetencje umożliwiające komercjalizację tej technologii, udało się Wam zawrzeć wczoraj umowę inwestycyjną z lokalnym funduszem private equity, który wyłoży na projekt kwotę ,00. Czas realizacji projektu jest dość krótki a wasze zasoby są takie same jak w zeszłym roku.