OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 MCPS.PS/ŁW/ /2018 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Organizacja seminariów, konferencji Mazowieckie Forum Samopomocy Osób z Doświadczeniem Kryzysu Psychicznego, w tym Związanego z Uzależnieniem 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i organizacja dwudniowej konferencji z zakresu pomocy i oparcia społecznego osób z zaburzeniami psychicznymi pt. Mazowieckie Forum Samopomocy Osób z Doświadczeniem Kryzysu Psychicznego, w tym Związanego z Uzależnieniem, z ukierunkowaniem na występowanie kryzysów psychicznych wynikających z nadużywania substancji psychoaktywnych, a także nadużywanie tych substancji w wyniki zaistnienia kryzysu psychicznego. 2. Cel przedmiotu zamówienia: Celem przedmiotu zamówienia jest przedstawienie założeń funkcjonowania grup samopomocowych, ich wpływ na funkcjonowanie osób chorych. Wskazanie potencjalnych korzyści i możliwości, jakie przynosi powstanie grup samopomocowych i uzmysłowienie jak rolę one pełnią w powrocie do społeczeństwa. 3. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: Termin realizacji przedmiotu zamówienia od dnia zawarcia umowy do dnia:- nie później niż do dnia 30 października 2018 roku. W tym termin realizacji konferencji września 2018 roku. 4. Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia: Przedmiot zamówienia realizowany będzie na terenie powiatu pułtuskiego Liczba uczestników i transport: 150 osób, w tym 110 osób korzystających z noclegu, w tym 10 osób od strony Zamawiającego. Wykonawca zapewni transport uczestników w liczbie 110 osób z Warszawy do miejsca organizacji szkolenia oraz transport powrotny z miejsca organizacji szkolenia do Warszawy. Miejsce zbiórki wyjazdu nie może być położone w odległości geograficznej większej niż 1 km od Dworca Centralnego PKP w Warszawie. 6. Rekrutacja uczestników Zamawiający dokona rekrutacji uczestników konferencji i przekaże listę osób zakwalifikowanych wraz informacją dotyczącą liczby osób korzystających z noclegu. 1 Odległość do 25 km od miasta Pułtusk, przy czym konferencja może zostać zorganizowana na terenie miasta Pułtusk. Odległość mierzona za pomocą narzędzia Google Earth.

2 Lista zostanie przekazana wykonawcy najpóźniej na 5 dni przed dniem rozpoczęcia konferencji. 7. Zakres tematyczny konferencji: Konferencja dotyczyć będzie tematyki powstawania i funkcjonowania grup samopomocowych dla osób z zaburzeniami psychicznymi. Podczas konferencji odbędą się następujące bloki tematyczne: Dzień I konferencji: 1. Ruch samopomocowy osób z doświadczeniem choroby psychicznej. 2. Efektywne metody wspierania tych osób, w tym osób uzależnionych od substancji psychoaktywnych. 3. Możliwości i zasady współpracy ruchów samopomocowych i profesjonalistów z systemem wsparcia, leczenia, a także profilaktyki uzależnień. Dzień II konferencji: 1. Ochrona praw człowieka wśród osób z doświadczeniem choroby psychicznej 2. Zapobieganie stygmatyzacji osób chorujących psychicznie, w tym osób uzależnionych od substancji psychoaktywnych. Podczas konferencji odbędą się warsztaty praca w grupach, podział na 5 grup warsztatowych. 8. Wymagania wobec wykonawcy dotyczące organizacji konferencji: 7.1 Dotyczące wykładowcy(-ów), programu konferencji, materiałów konferencyjnych, gadżetów i organizacji wycieczki Zapewnienie kadry dydaktycznej Wykonawca zapewni 1 moderatora i co najmniej 9 wykładowców, odpowiadających powyżej wskazanemu zakresowi merytorycznemu konferencji zrekrutowanych z instytucji wskazanych przez Zamawiającego na etapie realizacji umowy, do wskazanych instytucji zaliczamy m. in. Grupa Wsparcia Osób z Doświadczenie Kryzysu Psychicznego TROP, Akademia Pedagogiki Specjalnej, MOPS w Gdyni, Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, Uniwersytet Jagielloński w Krakowie, Bródnowskie Stowarzyszenie Przyjaciół i Rodzin Osób z Zaburzeniami Psychicznymi POMOST. Wymagania szczegółowe dotyczące konferansjera/ wykładowców: Moderator: wykształcenie wyższe (psycholog, specjalista terapii środowiskowej bądź terapeuta); minimum 48 miesięcy doświadczenia w pracy/współpracy z/w jednostkami pomocy i aktywnej integracji realizującymi działania na rzecz osób w kryzysie psychicznym w formach stacjonarnych, dziennych i środowiskowych oraz zaangażowanych w działania związane z ruchem samopomocowym osób z doświadczeniem kryzysu psychicznego, w tym osób uzależnionych od substancji psychoaktywnych. Wykładowcy: minimum 24 miesięcy doświadczenia w pracy/współpracy z/w jednostkami pomocy i aktywnej integracji realizującymi działania na rzecz osób w kryzysie psychicznym w tym osób uzależnionych od substancji

3 psychoaktywnych w formach stacjonarnych, dziennych i środowiskowych oraz zaangażowanych w działania związane z ruchem samopomocowym osób z doświadczeniem kryzysu psychicznego. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu, na co najmniej 10 dni kalendarzowych przed terminem rozpoczęcia konferencji do akceptacji Zamawiającego kandydatury moderatora i wykładowców wraz z wykazem kwalifikacji oraz opisem doświadczenia zawodowego proponowanych osób. W przypadku zmiany wykładowcy, Wykonawca zapewni zastępstwo osoby o kwalifikacjach i doświadczeniu zawodowym, spełniającym wymagania określone w niniejszym OPZ. Zmiana wykładowcy wymaga zatwierdzenia przez Zamawiającego. Wykonawca zapewnia wynagrodzenie moderatora/wykładowców oraz inne usługi związane z ich udziałem w konferencji, w szczególności: dojazdy, noclegi, wyżywienie Przygotowanie programu konferencji i materiałów dydaktycznych Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania programu konferencji oraz materiałów dydaktycznych obejmujących w/w zakres tematyczny, program konferencji powinien być skonsultowany z moderatorem/wykładowcami. Wykonawca przekaże drogą elektroniczną Zamawiającemu do akceptacji przygotowany program konferencji w terminie 10 dni od zawarcia umowy a materiały dydaktyczne nie później niż 10 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia konferencji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wniesienia uwag/zastrzeżeń do zaproponowanego programu konferencji i materiałów dydaktycznych w ciągu 2 dni od przedstawienia ich przez wykonawcę. Poprawiony program konferencji i materiały dydaktyczne, zgodnie z uwagami/zastrzeżeniami wniesionymi przez Zamawiającego, wykonawca zobowiązany jest przesłać drogą elektroniczną w ciągu 2 dni liczonych od dnia ich przekazania wykonawcy przez Zamawiającego. Przygotowane i zaakceptowane materiały będą przekazane uczestnikom konferencji. Druk materiałów dydaktycznych zapewnia wykonawca. Wykonawca zobowiązany będzie do wydrukowania łącznie 150 kompletów materiałów dydaktycznych. Objętość jednego kompletu materiałów dydaktycznych nie przekroczy 28 stron. Druk czarno-biały na papierze o gramaturze min. 80 g/m 2. Materiały przeznaczone do zapoznania dla uczestników warsztatów, powinny być połączone w sposób trwały i oprawione (bindowanie, termozgrzewalnie, itp.) Przygotowanie gadżetów promocyjnych Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia 150 kompletów gadżetów promocyjnych, wykonanych przez podmiot ekonomii społecznej. Każdy komplet gadżetów promocyjnych powinien zawierać: notatnik do wyrywania kartek, kartki zgrzane/połączone ze sobą górną krawędzią, format B5, w kratkę, 50 stron, Nadruk: logotyp MCPS, logotyp Marki Mazowsze, tytuł konferencji, okładka twarda,

4 Rysunek 1. przykładowy notatnik długopis automatyczny. Masywna część przednia z metalu i szeroki metalowy klips. Materiał: plastik, metal, kolor uzgodniony z Zamawiającym. Znakowanie: grawerowanie laserowe, na korpusie w przedłużeniu klipsa (na części bez klipsa), logotypy MCPS i Marki Mazowsze, Rysunek 2. przykładowy długopis automatyczny torba: wykonawca zapewni dla każdego uczestnika (150 sztuk) jednokomorową torbę bawełnianą ( g/m 2 ) na materiały konferencyjne o wymiarach min.: 38x40 cm z uchwytami o długości 50 cm (tolerancja każdego wymiaru ± 2 cm), jednokolorowa (torba, uchwyty i łączenia w tym samym kolorze), logotypy MCPS i Marki Mazowsze, Rysunek 3. Przykładowa torba identyfikator dla każdego uczestnika konferencji z plastikową oprawą, na smyczy nadrukowane logotypy (obwoluta folia transparentna o rozmiarach: 11cm x 17cm +-5%, papier g/m 2, kolor écru). Nadruk na smyczy jednostronny (4+0). Wzór identyfikatora oraz smyczy do akceptacji Zamawiającego, z tym, że Zamawiający wymaga: Identyfikatory awers: muszą zawierać logotyp MCPS, logotyp Marki

5 Mazowsze oraz tytuł konferencji, datę i miejsce; Identyfikatory rewers: ramowy program konferencji (dzień, godzina i tematy wykładów), Rysunek 4. Przykładowe identyfikatory. zaświadczenia o uczestnictwie w konferencji: wykonawca wydrukuje (format A4, zadruk 2-stronny, pełna kolorystyka, gramatura papieru g/m 2, kolor papieru écru) zaświadczenia o uczestnictwie w konferencji wraz z ramowym programem na projekcie zaświadczenia po uzgodnieniu z Zamawiającym. 15 sztuk identyfikatorów dla organizatorów konferencji z plastikową oprawą, na smyczy nadrukowane logotypy (obwoluta folia transparentna o rozmiarach: 11cm x 17cm +-5%, papier 120g/m 2, kolor écru). Nadruk na smyczy jednostronny (4+0). Wzór identyfikatora oraz smyczy do akceptacji Zamawiającego, z tym, że Zamawiający wymaga: Identyfikatory awers: muszą zawierać logotyp MCPS, logotyp Marki Mazowsze oraz tytuł konferencji, datę i miejsce i zapis organizator; Identyfikatory rewers: ramowy program konferencji (dzień, godzina i tematy wykładów), Rysunek 5. Przykładowe identyfikatory Zamawiający wymaga, aby wszystkie gadżety promocyjne zostały oznaczone zgodnie z zasadami określonymi w aktualnej wersji Wytycznych do stosowania herbu Województwa Mazowieckiego oraz logo Marki

6 Mazowsze oraz stosować znaki firmowe Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej, logotyp Marki Mazowsze. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania dwóch propozycji gadżetów promocyjnych i najpóźniej na 20 dni przed jej realizacją przedstawi je Zamawiającemu do akceptacji. Zamawiający w ciągu 2 dni roboczych zaakceptuje bądź przedstawi swoje uwagi do wybranego przez siebie projektu. Wykonawca ma obowiązek wprowadzania zmian do projektu w ciągu kolejnych 2 dni roboczych i przedstawienia go do ponownej akceptacji, w razie potrzeby procedura zostanie powtórzona. Po wstępnej akceptacji ze strony Zamawiającego Wykonawca uzyska ostateczną akceptację projektów materiałów, o których mowa powyżej, w Departamencie Kultury Promocji i Turystyki w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie, przesyłając je na adres: siw@mazovia.pl przed ich realizacją i upowszechnieniem. Zamawiający wymaga, aby komplety zostały przygotowane odpowiednio wcześnie i wręczane podczas rejestracji każdemu z uczestników konferencji. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia do siedziby Zamawiającego pełnych kompletów gadżetów promocyjnych, które nie zostały rozdane uczestnikom konferencji, w terminie 5 dni roboczych od dnia konferencji Przeprowadzenie ewaluacji konferencji Wykonawca zobowiązany będzie do opracowania i przekazania Zamawiającemu raportu końcowego z realizacji konferencji, zawierającego informację na temat ilości uczestników, form pracy, aktywności grupy, wyników ankiet ewaluacyjnych konferencji (Zamawiający zastrzega sobie możliwość wglądu do ankiet lub wykonania kopii po zakończeniu konferencji), najczęściej zadawanych pytań oraz wszelkich innych istotnych informacji, a do raportu wykonawca dołączy 4 zdjęcia, wykonane podczas konferencji, dokumentujące jej przebieg oraz ankiety ewaluacyjne. Wykonawca przekaże Zamawiającemu raport w terminie do 5 dni liczonym od dnia zakończenia konferencji. Zamawiający zaakceptuje złożony raport w ciągu 5 dni od jego otrzymania. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wniesienia uwag do raportu w ciągu 3 dni od jego otrzymania. Raport, uwzględniający uwagi Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest przesłać drogą elektroniczną w ciągu 3 dni liczonych od dnia ich przekazania przez Zamawiającego. Zaakceptowany raport z konferencji jest podstawą do sporządzenia przez Zamawiającego protokołu odbioru zadania od wykonawcy. 7.2 Dotyczące sali konferencyjnej z niezbędnym wyposażeniem i obsługą techniczną Wykonawca zorganizuje konferencję w obiekcie znajdującym się w odległości geograficznej maksymalnie do 25 km od miasta Pułtusk (obiekt może znajdować się na terenie miasta Pułtusk). Lokalizacja powinna uwzględniać możliwość dogodnego dojazdu do/z miejsca konferencji samochodem osobowym. Dojazd do obiektu musi zapewniać droga utwardzona. Wykonawca zapewni min. 60 miejsc parkingowych (dla pojazdów osobowych), położonych przy nieruchomości, w której odbywać się będzie konferencja lub w bezpośrednim sąsiedztwie.

7 Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania sali konferencyjnej dla 150 osób z możliwością zaaranżowania do pracy w grupach (ustawienie stołów koktajlowych). Sala konferencyjna musi być przestronna, widoczność dla wszystkich uczestników nie może być ograniczona elementami konstrukcyjnymi (kolumny, filary, itp.). Sala musi być wyposażona w: flipchart, stół i krzesło, komputer stacjonarny lub laptop podłączony do projektora multimedialnego, projektor multimedialny, odpowiedniej wielkości ekran do projekcji dla osób prowadzących oraz wygodne miejsca dla każdego użytkownika. Sala konferencyjna musi być wyposażona w system nagłośnienia z dwoma bezprzewodowymi mikrofonami. Wykonawca jest odpowiedzialny za zapewnienie obsługi technicznej sprzętu wykorzystywanego podczas konferencji. Sala powinna mieć dogodny dostęp do zaplecza sanitarnego oraz być wyposażona w sprawną instalację klimatyzacji/ogrzewania dostosowaną do liczby osób. Sala powinna mieć dobre oświetlenie światłem dziennym i sztucznym oraz dobre zaciemnienie w trakcie trwania szkolenia. Sala musi posiadać dostęp do miejsca podania serwisu kawowego w trakcie trwania konferencji. Serwis kawowy powinien być świadczony w bezpośrednim sąsiedztwie sali, ewentualnie w jej pomieszczeniu, z zachowaniem dogodnych warunków pracy w grupie. Położenie sali oraz infrastruktury towarzyszącej musi umożliwiać swobodny i samodzielny dostęp dla osób z niepełnosprawnością (niepełnosprawność ruchowa oraz osoby poruszające się na wózkach inwalidzkich). 7.3 Dotyczące noclegu, wyżywienia i transportu uczestników Organizacja noclegu Wykonawca zapewni nocleg dla 110 osób w hotelu o min. standardzie 3-gwiazdkowym 2, w pokojach jedno-, dwuosobowych lub maksymalnie 3 osobowych wyposażonych w pełny węzeł sanitarny, sprzęt RTV i dostęp do sieci internetowej. Pokoje dla wszystkich uczestników powinny znajdować się w tym samym obiekcie. Wykonawca zapewni wykonanie usługi hotelarskiej i restauracyjnej w jednym obiekcie. Obiekt powinien posiadać własne zaplecze gastronomiczne dostępne do indywidualnego korzystania dla uczestników Organizacja wyżywienia I dzień całodzienny serwis kawowy, składający się z wyrobów cukierniczych, kawy, herbaty kopertowanej (czarna, zielona, owocowa), mleka (co najmniej 2% tłuszczu), cytryny do herbaty pokrojonej w plastry, cukru, wody butelkowanej (500 ml) gazowanej i niegazowanej w ilości 2 szt. przypadających na osobę, ciasta porcjowanego (minimum trzy rodzaje, min. 200 g/os.) oraz drobno pokrojonych owoców (min. 3 rodzaje), obiad minimum dwa dania ciepłe (zupa oraz drugie danie), zestaw surówek oraz napój/kompot, 2 Przez standard oznaczony w gwiazdkach Zamawiający rozumie kategorię obiektu hotelowego określoną przez marszałka województwa właściwego dla miejsca położenia obiektu hotelowego w drodze decyzji administracyjnej, wydanej na podstawie przepisów o usługach turystycznych.

8 kolacja danie ciepłe, dwa dania zimne do wyboru, 2 rodzaje sałatek, napoje ciepłe (herbata), napoje zimne (woda mineralna). Kolacja może być serwowana w postaci bufetu/szwedzkiego stołu. II dzień całodzienny serwis kawowy, składający się z wyrobów cukierniczych, kawy, herbaty kopertowanej (czarna, zielona, owocowa), mleka (co najmniej 2% tłuszczu), cytryny do herbaty pokrojonej w plastry, cukru, wody butelkowanej (500 ml) gazowanej i niegazowanej w ilości 2 szt. przypadających na osobę, ciasta porcjowanego (minimum trzy rodzaje, min. 200 g/os.) oraz drobno pokrojonych owoców (min. 3 rodzaje), śniadanie według standardów hotelu. Śniadanie może być serwowane w postaci bufetu/szwedzkiego stołu. obiad - minimum dwa dania ciepłe (zupa oraz drugie danie), zestaw surówek oraz napój/kompot. Każdy posiłek musi zawierać propozycję dań mięsnych i wegetariańskich. Świadczenie usług żywienia musi być zgodne z przepisami ustawy z dnia 8 kwietnia 2015 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2015 r. poz. 594 ze zm.). Wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia. 3 Wykonawca zobowiązany jest do przygotowywania posiłków o najwyższym standardzie na bazie produktów najwyższej jakości i przygotowania zgodnie z normami bezpieczeństwa HACCP 4. Dostarczone posiłki powinny zapewniać odpowiedni procent całodziennego zapotrzebowania na energię i składniki odżywcze zalecane przez Instytut Żywności i Żywienia. Wykonawca musi zapewnić wydanie posiłków jednocześnie dla wszystkich uczestników i zapewnić wykwalifikowaną obsługę kelnerską pozwalającą na szybkie i sprawne wydawanie posiłków. 7.4 Dotyczące rejestracji uczestników Wykonawca zapewni rejestrację uczestników poprzez prowadzenie recepcji wraz z rejestracją uczestników. W ramach zadania wykonawca zapewni recepcję z właściwym oznakowaniem logotypem Zamawiającego oraz przygotuje listę obecności uczestników/uczestniczek konferencji (wzór logotypu Zamawiający przekaże wykonawcy po podpisaniu umowy). 7.5 Dotyczące ubezpieczenia uczestników Jednocześnie na czas jego udziału w konferencji, Wykonawca zobowiązany będzie do ubezpieczenia każdego uczestnika konferencji w zakresie następstw nieszczęśliwych wypadków na kwotę, co najmniej 5 000,00 zł. Lista zakwalifikowanych uczestników zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej na 4 dni przed dniem rozpoczęcia konferencji Analiza zagrożeń i krytyczne punkty kontroli, HACCP, Na podstawie art. 3 ust. 3 pkt. 41 ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia z dnia 27 września 2006 r. (Dz. U nr 171 poz. 1225).

9 9. Ramowy program konferencji pt. Mazowieckie Forum Samopomocy Osób z Doświadczeniem Kryzysu Psychicznego, w tym Związanego z Uzależnieniem, program może podlegać modyfikacji. I Dzień Rejestracja uczestników; przerwa kawowa 10:45 11:30 Rozpoczęcie wystąpienia przedstawicieli samorządu województwa 11:30 12:00 Wykład (gość specjalny) 12:00 12:30 Wykład (wykładowca 1/moderator) 12:30 13:00 Przerwa kawowa 13:00-13:30 Wykład (wykładowca 2) 13:30 14:00 Wykład (wykładowca 3) 14:00 14:30 Warsztaty (wykładowca 4,5,6) 14:30-15:30 Obiad 15:30:16:00- Wykład (wykładowcy 7,8) 16:30 17:00 Panel dyskusyjny, podsumowanie dnia 19:00 Kolacja II Dzień 9:00-10:00 Śniadanie 10:00 12:30 Warsztaty (5 grup) moderator i 9 wykładowców 12:30 13:00 Przerwa kawowa 13:00 14:00 Omówienie warsztatów i wnioski (moderator i reprezentanci grup warsztatowych) 14:00 14:30 Podsumowanie konferencji i wnioski (moderator) 14:30 Obiad