Zarządzanie ochroną danych osobowych w SAP Business One

Transkrypt

1 PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA PUBLIC (PUBLICZNE) Wersja dokumentu: SAP Business One 9.3 Patch Level 05 and Higher SAP SE lub podmiot powiązany SAP SE. Wszelkie prawa zastrzeżone. Zarządzanie ochroną danych osobowych w SAP Business One THE BEST RUN

2 Zawartość 1 Ochrona danych osobowych Zarządzanie ochroną danych osobowych Włączanie zarządzania ochroną danych osobowych Zarządzanie danymi osobowymi Kreator zarządzania danymi osobowymi....8 Definiowanie osób fizycznych....9 Cofanie definicji osoby fizycznej Raporty dot. danych osobowych Czyszczenie danych osobowych Blokowanie danych osobowych Odblokowywanie danych osobowych Domyślni odbiorcy dla faktur sprzedaży i płatności Wrażliwe dane osobowe, log dostępu do wrażliwych danych osobowych i kreator płatności Uprawnienia Definiowanie uprawnień Definiowanie uprawnień w związku z ochroną danych osobowych Definiowanie grup użytkowników Kopiowanie uprawnień do innych użytkowników lub grup uprawnień Modyfikacja uprawnień Personalizowanie menu głównego zgodnie z uprawnieniami Uprawnienia do wybranych okien i dokumentów Śledzenie zmian uprawnień Okno Uprawnienia Kreator dodatkowych uprawnień Uprawnienia do zmiany ustawień osobistych Własność danych Włączanie odpowiedzialności za dane Okno Uprawnienia dot. własności danych Okno Opcje udostępniania własności danych Opcje udostępniania własności danych: Zarządzaj tylko wg dokumentu Opcje udostępniania własności danych: Zarządzaj tylko wg partnera handlowego Opcje udostępniania własności danych: Zarządzaj wg partnera handlowego i dokumentu Okno Log zmian Okno Różnice P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) Zawartość

3 5.2 Okno Czyszczenie logów zmian Okno Log dostępu Okno Szczegóły logu dostępu Kreator archiwizacji danych Często zadawane pytania Zawartość P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) 3

4 Historia dokumentu Wersja Data Zmiana Utworzono dokument Dokument zaktualizowano pod kątem zmian (wydanych w dokumentacji SAP Business One), poziom poprawki P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) Historia dokumentu

5 1 Ochrona danych osobowych SAP Business One oferuje szereg funkcji ułatwiających zarządzanie ochroną danych osobowych. Dane osobowe są to wszelkie dane identyfikujące lub umożliwiające identyfikację konkretnej osoby fizycznej. Dane osobowe mogą obejmować "metadane", dane zawierające łącza do innych danych; metadane nie mogą jawnie umożliwiać identyfikacji osoby, lecz mogą być używane do pośredniej identyfikacji osoby. Dane osobowe mogą być w systemie SAP Business One przechwytywane, przetwarzane, kontrolowane i modyfikowane. Ochrona danych osobowych oznacza między innymi ochronę przed nieuprawnionym rozpowszechnianiem lub dostępem, a ponadto może obejmować prawa takie jak prawa osób do uzyskania od firm informacji o przechowywanych o nich danych. Ochrona danych osobowych powinna ograniczać przechwytywanie danych osobowych do określonych celów, na które została udzielona zgoda, oraz powinna gwarantować skasowanie danych osobowych z chwilą wygaśnięcia celu, procesu i okresu ustawowego ich przechowywania. Ochronę danych osobowych przewidziano różnymi ustawami i dyrektywami w różnych ustawodawstwach, takimi jak Ogólne rozporządzenie o ochronie danych Unii Europejskiej, Ustawa o ochronie danych osobowych i dokumentach elektronicznych Kanady i Ustawa o ochronie danych osobowych Korei Południowej. Zgodność z poszczególnymi ustawodawstwami podlega rygorom znaczących kar finansowych oraz potencjalnych pozwów sądowych. Każda firma zobowiązana jest przestrzegania postanowień ustaw o ochronie danych osobowych i dyrektyw właściwych dla jurysdykcji, w których prowadzi działalność. Funkcje w systemie SAP Business One ułatwiają zarządzanie zobowiązaniami firmy z tytułu ochrony danych osobowych w połączeniu z własną polityką ochrony danych osobowych obowiązującą w firmie. Zawarte tu informacje stanowią wyłącznie ogólne wytyczne i zostały tutaj zamieszczone z zastrzeżeniem, że SAP nie udziela porad prawnych. Jako takie informacje te nie powinny być wykorzystywane w zastępstwie profesjonalnej porady prawnej. SAP SE nie odpowiada za żadne czynności podjęte w odpowiedzi na zamieszczone tutaj informacje. Odpowiedzialność za podjęcie czynności, które klient uważa za stosowne do zapewnienia zgodności z ustawodawstwem w zakresie ochrony danych osobowych, spoczywa na kliencie. W celu uzyskania informacji na temat sposobu wykorzystania funkcji systemu SAP Business One do ochrony danych osobowych należy zapoznać się z poniższymi łączami. Powiązane informacje Uprawnienia [strona 17] Kreator archiwizacji danych [strona 45] Ochrona danych osobowych P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) 5

6 2 Zarządzanie ochroną danych osobowych Zarządzanie ochroną danych osobowych w systemie SAP Business One umożliwia: definiowanie, które dane stanowią dane osobowe, dzięki identyfikacji osób fizycznych; zarządzanie typami danych w firmie użytkownika zawierającymi dane osobowe. generowanie raportów dotyczących danych osobowych przechowywanych w systemie; czyszczenie i kasowanie danych osobowych przechowywanych w systemie; blokowanie i odblokowywanie dostępu do danych osobowych przechowywanych w systemie. Zarządzanie ochroną danych osobowych działa dla danych przechowywanych wyłącznie w systemie produkcyjnym SAP Business One. Wszelkie dane, które zostały wyeksportowane, wydrukowane, przesłane w wiadomościach , skopiowane, zarchiwizowane lub które w jakikolwiek inny sposób opuściły system produkcyjny SAP Business One, nie są objęte funkcją Zarządzanie ochroną danych osobowych. 2.1 Włączanie zarządzania ochroną danych osobowych Opcję Zarządzanie ochroną danych osobowych można włączyć, zaznaczając pole wyboru w oknie Szczegóły dot. firmy w systemie SAP Business One. Po aktywacji dostępne stają się sekcje Narzędzia ochrony danych i Ochrona danych osobowych wraz ze wskaźnikiem Osoba fizyczna i Status w odpowiednich danych podstawowych. Z SAP Business Onemenu głównego należy wybrać opcje Administracja Inicjalizacja systemu Szczegóły dot. firmy Wstępna inicjalizacja w celu wyświetlenia pola wyboru Włącz zarządzanie ochroną danych osobowych. Zarządzanie ochroną danych osobowych jest włączone domyślnie dla lokalizacji SAP Business One w krajach Unii Europejskiej, Szwajcarii i Norwegii. W przypadku wszystkich pozostałych lokalizacji funkcję Zarządzanie ochroną danych osobowych można włączyć za pomocą pola wyboru Włącz zarządzanie ochroną danych osobowych. Zarządzanie ochroną danych osobowych można wyłączyć, jeśli powiązana z nim funkcja nie jest używana. 2.2 Zarządzanie danymi osobowymi Zarządzanie danymi osobowymi umożliwia identyfikację typów danych zawierających dane osobowe, co ma ułatwić realizację zobowiązań związanych z ochroną danych osobowych. Dane sklasyfikowane jako Dane osobowe oraz Wrażliwe dane osobowe są uwzględniane w różnych procesach przetwarzania danych osobowych. Do skutecznego działania narzędzi Zarządzanie ochroną danych osobowych niezbędna jest prawidłowa klasyfikacja danych. Nie wszystkie dane można sklasyfikować jako dane osobowe; jako dane osobowe można sklasyfikować wyłącznie dane dostępne w sekcji Zarządzanie danymi osobowymi. 6 P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) Zarządzanie ochroną danych osobowych

7 Wszelkie dane osobowe przechowywane w obiektach lub polach nieuwzględnionych w sekcji Zarządzanie danymi osobowymi nie podlegają zarządzaniu przez procesy Zarządzanie danymi osobowymi; zarządzanie takimi danymi i kontrola nad nimi muszą być realizowane ręcznie. SAP Business One umożliwia przechowywanie danych osobowych w różnych obszarach lub obiektach w systemie. Dane przechowywane w tych predefiniowanych obiektach mogą zostać skategoryzowane jako Dane osobowe lub Dane inne niż osobowe. W niektórych, szczególnych przypadkach dane te mogą zostać skategoryzowane jako Wrażliwe dane osobowe. Przykłady odpowiednich obiektów to na przykład partnerzy handlowi, pracownicy czy dokumenty marketingowe. Obiekty, które nie mogą zawierać danych osobowych, nie pojawiają się w sekcji Zarządzanie danymi osobowymi. Z menu głównego SAP Business One należy wybrać opcje Administracja Narzędzia Narzędzia ochrony danych Zarządzanie danymi osobowymi. Zostanie otwarte okno Zarządzanie danymi osobowymi. Wszystkie obiekty prezentowane w oknie Zarządzanie danymi osobowymi są wstępnie domyślnie klasyfikowane jako Dane osobowe lub Wrażliwe dane osobowe w kolumnie Klasyfikacja danych. W oknie Zarządzanie danymi osobowymi prezentowane są wyłącznie obiekty danych uznawane za dane osobowe, nie zaś wszystkie istniejące obiekty danych. W oknie Zarządzanie danymi osobowymi prezentowany jest typ danych oraz pola specjalne, mogące zawierać dane osobowe. Pola definiowane przez użytkownika (bez uwzględnienia pól definiowanych przez użytkownika typu systemowego) są również prezentowane w oknie Zarządzanie danymi osobowymi, gdzie są one połączone z obiektami danych osobowych. Wartości w kolumnie Klasyfikacja danych można modyfikować odpowiednio dla poszczególnych pozycji danych, zmieniając wartość Dane osobowe na wartość Dane inne niż osobowe. Zmiana wartości w kolumnie Klasyfikacja danych na wartość Dane inne niż osobowe spowoduje wykluczenie danych z pozostałych etapów procesu Zarządzanie danymi osobowymi. Wartość w kolumnie Klasyfikacja danych można ponownie zmienić z wartości Dane inne niż osobowe na wartość Dane osobowe. Tylko dane sklasyfikowane jako Dane osobowe lub Wrażliwe dane osobowe i połączone z osobami fizycznymi są traktowane jako dane osobowe. Osoby fizyczne można zdefiniować wyłącznie w oknie Kreator zarządzania danymi osobowymi. Sklasyfikowanie typów danych jako Dane osobowe lub Wrażliwe dane osobowe nie oznacza, że wszystkie te dane są traktowane jako dane osobowe; dane te muszą być jednocześnie połączone z osobą fizyczną. Kolumna Ref. bazy danych wskazuje określoną lokalizację w tabeli lub ogólną lokalizację grupowania. Na przykład nazwa ODOC.Card.Name, dla której w kolumnie Kategoria występuje wartość Sprzedaż, reprezentuje wszystkie dokumenty sprzedaży. Klasyfikację pól specjalnych, sklasyfikowanych jako Wrażliwe dane osobowe, można zmienić na klasyfikację Dane osobowe lub Dane inne niż osobowe. Tylko pola Ważny dokument tożsamości, Nr paszportu, pola dotyczące kont bankowych partnerów handlowych i numerów IBAN (ang. International Bank Account Numbers) oraz pola Konto bankowe pracowników mogą być klasyfikowane jako Wrażliwe dane osobowe niezależnie od lokalizacji. W lokalizacji dla Niemiec również pola Wyznanie, Wyznanie partnera oraz Numer ubezpieczenia społecznego mogą być sklasyfikowane jako Wrażliwe dane osobowe. Pola sklasyfikowane jako Wrażliwe dane osobowe są automatycznie szyfrowane, a dostęp użytkownika jest rejestrowany i ograniczany za pośrednictwem uprawnień. Zmiana klasyfikacji Wrażliwe dane osobowe na Dane osobowe lub Dane inne niż osobowe powoduje usunięcie szyfrowania i stosownych ograniczeń w dostępie dla użytkowników. Zarządzanie ochroną danych osobowych P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) 7

8 Zalecenie Należy skontrolować wszelkie powiązane dodatki Add On służące do określenia sposobu przetwarzania danych osobowych. Jeśli dodatki Add On zostały udostępnione przez partnerów SAP, należy upewnić się, że szyfrowanie danych nie zakłóci ich działania. Więcej informacji zawiera Nota SAP Za pośrednictwem opcji Można również można również zmienić ustawienie Klasyfikacja danych dla wszystkich pól w tym oknie. Należy kliknąć prawym przyciskiem myszy pola w oknie dla opcji takich jak Przywróć domyślne dla ustawienia Klasyfikacja danych oraz Usuń lub Kopiuj dla wierszy pól definiowanych przez użytkownika. Dostęp do danych sklasyfikowanych jako Wrażliwe dane osobowe jest rejestrowany za pomocą funkcji Log dostępu do wrażliwych danych osobowych. Opcja filtrowania na pasku narzędzi umożliwia wyświetlanie określonych kategorii danych w oknie Zarządzanie danymi osobowymi, takich jak Wrażliwe dane osobowe. 2.3 Kreator zarządzania danymi osobowymi Kreator zarządzania danymi osobowymi zapewnia sześć różnych opcji umożliwiających realizację szeregu procesów z sekcji Zarządzanie ochroną danych osobowych: Zdefiniuj osoby fizyczne Cofnij definicję osoby fizycznej Raport dot. danych osobowych Czyszczenie danych osobowych Blokowanie danych osobowych Odblokowywanie danych osobowych Aby uruchomić kreator, należy z SAP Business Onemenu głównego wybrać opcje Administracja Narzędzia Narzędzia ochrony danych Kreator zarządzania danymi osobowymi. Zostanie otwarty Kreator zarządzania danymi osobowymi. Kreator zarządzania danymi osobowymi działa na podobnych zasadach, co inne kreatory w systemie SAP Business One. Kreator prowadzi użytkownika przez poszczególne dostępne procesy w serii kroków, ułatwiając definiowanie czynności do wykonania i danych, z którymi chciałby pracować. Można tworzyć nowe przebiegi kreatora lub wczytywać, a następnie odświeżać już zapisane w ramach opcji Wyniki raportu. Ukończenie lub wykonanie kreatora finalizuje zmiany zdefiniowane w kreatorze. Podczas uruchamiania kreatora ustawienie Odpowiedzialność za dane jest ignorowane; jeśli użytkownik ma uprawnienia dostępu do kreatora, wówczas może on uzyskać dostęp do wszystkich partnerów handlowych za pośrednictwem tego kreatora. Istnieją wyjątki co do obiektów danych osobistych, którymi zarządzanie umożliwia Kreator zarządzania danymi osobowymi. Poniższe obiekty wymagają zarządzania oraz usuwania danych osobowych ręcznie. Arkusze czasu o polu Typ ustawionym na wartość Inne. Grupy docelowe zawarte w sekcji Kampanie. Załączniki. Pracownicy sprzedaży/nabywcy niezwiązani z sekcją Dane podstawowe pracownika. Zakładka Uwagi w sekcji Dane podstawowe partnera handlowego. 8 P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) Zarządzanie ochroną danych osobowych

9 Zakładka Zawartość w sekcji Działania Definiowanie osób fizycznych W celu identyfikacji osób fizycznych stanowiących podmioty i występujących w systemie SAP Business One należy wybrać czynność Zdefiniuj osoby fizyczne w kroku 2, Parametry ogólne. Użycie kreatora to jedyna możliwość na identyfikację i zdefiniowanie podmiotu jako osoby fizycznej w SAP Business One. Po zdefiniowaniu osób fizycznych można odpowiednio zarządzać ich danymi osobowymi oraz uruchamiać w związku z nimi inne czynności kreatora. Osoby fizyczne to rzeczywiście istniejące osoby, w odróżnieniu od podmiotów takich jak korporacje. Rekordy partnera handlowego, pracownika, użytkownika i osoby do kontaktów mogą reprezentować osoby fizyczne, ale nie muszą. Termin "dane osobowe" odnosi się wyłącznie do osób fizycznych, dlatego sekcja Zarządzanie ochroną danych osobowych dotyczy tylko osób fizycznych. Ten sam typ danych, takich jak numer telefonu, może, ale nie musi, stanowić danych osobowych. Numer telefonu osoby fizycznej może posłużyć do jej identyfikacji, stanowi więc dane osobowe. Numer telefonu do recepcji firmy nie może posłużyć do identyfikacji osoby fizycznej, zatem nie stanowi danych osobowych. Korzystając z czynności kreatora Zdefiniuj osoby fizyczne, można w prawidłowy sposób zdefiniować, które dane dotyczą osób fizycznych, a które nie. Działanie kreatora bazuje na automatycznym zaznaczeniu pola wyboru Osoba fizyczna w sekcji Ochrona danych osobowych powiązanych okien danych podstawowych. Pól wyboru Osoba fizyczna nie można zaznaczyć ręcznie. Wszelkie wrażliwe dane osobowe osób fizycznych są domyślnie szyfrowane i dostępne wyłącznie dla uprawnionych użytkowników. Zalecenie Należy skontrolować wszelkie powiązane dodatki Add On służące do określenia sposobu przetwarzania danych osobowych. Jeśli dodatki Add On zostały udostępnione przez partnerów SAP, należy upewnić się, że szyfrowanie danych nie zakłóci ich działania. Więcej informacji zawiera Nota SAP Nota Zgody osób fizycznych na przechowywanie, wykorzystywanie i przetwarzanie ich danych osobowych w raportach w systemie SAP Business One muszą być pozyskiwane i przechowywane poza systemem SAP Business One. Ze względu na konieczność zachowania integralności danych i sprawozdawczości partnerzy biznesowi określeni jako osoby fizyczne nie mogą być duplikowani. W kroku 3 kreatora, Kryteria wyboru, należy wyszukać w systemie SAP Business One podmioty danych będące osobami fizycznymi. Poszczególne karty kreatora umożliwiają zawężenie wyszukiwania do kategorii Użytkownicy, Pracownicy, Partnerzy handlowi, Kontakty PH lub zadanej frazy tekstowej. Kryteria wyszukiwania na wszystkich kartach można wyczyścić, wybierając opcję Kasuj wybory na karcie Wyszukaj. Wyniki wyszukiwania są wyświetlane na liście podręcznej, z której można wybrać wiele rekordów do zdefiniowania jako osoby fizyczne. Wybór opcji Wybierz powoduje umieszczenie rekordów w tabeli kreatora, w której pola wyboru w kolumnie Wybierz potwierdzają wybór. Można przeprowadzić wiele wyszukiwań dla różnych kategorii; ich wyniki można dodać do tej samej tabeli dla poszczególnych przebiegów kreatora. Wszelkie podmioty danych już zdefiniowane jako osoby fizyczne lub skasowane w ramach kreatora Czyszczenie danych osobowych, nie są wyświetlane w wyszukiwaniach. Zarządzanie ochroną danych osobowych P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) 9

10 W kroku 4 kreatora, Wyniki raportu, można wyświetlić podmioty danych, które zostaną zdefiniowane jako osoby fizyczne po wykonaniu kreatora. W kroku 5 kreatora, Opcje zapamiętania, można wybrać opcję Zapamiętaj kryteria wyboru i wyjdź lub sfinalizować proces definiowania, wybierając opcję Wykonaj. W kroku 6 kreatora, Raport podsumowania, można sprawdzić, czy proces przebiegł pomyślnie dla poszczególnych osób fizycznych Cofanie definicji osoby fizycznej W celu wycofania definicji osoby fizycznej dokonanej w SAP Business One należy wybrać czynność kreatora Cofnij definicję osoby fizycznej w kroku 2, Parametry ogólne. Użycie kreatora to jedyna możliwość na cofnięcie ustawienia podmiotu jako osoby fizycznej w SAP Business One. Kroki wyszukiwania, zapisywania i uzyskiwania wyników działają w taki sam sposób, co w przypadku opcji, co w przypadku opcji Zdefiniuj osoby fizyczne. Po wykonaniu kreatora wszelkie wrażliwe dane osobowe osób fizycznych zostaną zdeszyfrowane, a tym samym staną się dostępne dla wszystkich uprawnionych użytkowników Raporty dot. danych osobowych Czynność kreatora Raport dot. danych osobowych w kroku 2, Parametry ogólne, należy wybrać w celu utworzenia raporty dotyczącego danych osobowych osób fizycznych figurujących w systemie SAP Business One. Użycie kreatora to jedyna możliwość utworzenia raportu dotyczącego osób fizycznych w systemie SAP Business One. Warunkiem wstępnym generowania raportów dot. danych osobowych jest zainstalowana wtyczka umożliwiająca uruchamianie raportów Crystal Report. Raporty dot. danych osobowych oferują funkcję pobierania, która pozwala informować podmioty danych będące osobami fizycznymi o przechowywaniu ich danych osobowych. Raporty obejmują wszelkie dane osobowe osób fizycznych przechowywane w danych podstawowych wraz z przechowywanymi w systemie powiązanymi transakcjami. Zwykle podmioty danych osób fizycznych mają ustawowe prawo do żądania i otrzymywania raportów na temat przechowywania ich danych. Należy wyszukać osoby fizyczne, które mają zostać uwzględnione w raporcie, w kroku 3 kreatora, Kryteria wyboru. Można wyszukać wiele osób fizycznych; dla każdej z osób zostanie wówczas opracowany osobny raport. Należy zaznaczyć pole wyboru Uwzględnij osoby do kontaktu w celu poszerzenia wyników wyszukiwania. W kroku 5 kreatora, Opcje zapamiętania, można wybrać opcję Zapamiętaj kryteria wyboru i wyjdź lub sfinalizować proces tworzenia raportu, wybierając opcję wydruku lub podglądu wydruku. Raporty można eksportować, wybierając ikonę Eksportuj raport. Zalecenie Należy sprawdzić poza systemem SAP Business One, czy podmioty danych wyraziły zgodę na to, aby wygenerowane zostały dotyczące ich Raporty dot. danych osobowych. 10 P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) Zarządzanie ochroną danych osobowych

11 Uwaga Po wydrukowaniu Raport dot. danych osobowych jest zapisywany w folderze tymczasowym na komputerze użytkownika. Po ukończeniu drukowania raport jest usuwany i generowane jest powiadomienie potwierdzające jego usunięcie. W przypadku otrzymania takiego powiadomienia konieczne jest usunięcie raportu ręcznie Czyszczenie danych osobowych Czynność kreatora Czyszczenie danych osobowych w kroku 2, Parametry ogólne, należy wybrać w celu skasowania danych osobowych osób fizycznych figurujących w systemie SAP Business One. Zgodnie z różnymi regulacjami prawnymi obowiązującymi na świecie rejestrowanie i przechowywanie danych osobowych powinno odbywać się w określonym celu i w ramach definiowanych procesów; z chwilą wygaśnięcia celu i zakończenia procesów, do których dane osobowe były potrzebne, powinny one zostać usunięte. Ponadto osoby fizyczne mogą zarządzać skasowania ich danych osobowych. Realizację zobowiązań firmy związanych z kasowaniem danych osobowych osób fizycznych przechowywanych w systemie SAP Business One umożliwia funkcja Czyszczenie danych osobowych. Funkcja Czyszczenie danych osobowych działa na następujące sposoby: Dane osobowe są kasowane ze wszystkich obszarów, w których pojawiają się w wersji produkcyjnej SAP Business One. Dane osobowe są kasowane, a więc również usuwane, z obszarów takich jak dane podstawowe czy transakcje, lecz wpisy już bez danych osobowych pozostają w systemie. Operacji kasowania danych osobowych nie można cofnąć. Skasowane dane osobowe są zastępowane symbolami gwiazdki. Status w sekcji Ochrona danych osobowych w powiązanych oknach danych podstawowych osób fizycznych przyjmuje wartość Skasowano, W przypadku czyszczenia danych zewnętrznych partnerów handlowych w ramach kampanii pole Status ochrony danych w wierszu kampanii przyjmuje wartość Skasowano. Jeśli status ma już wartość Skasowano, wiersz można usunąć, ale aktualizacja nie jest możliwa. Jeśli osoba fizyczna jest pracownikiem, partnerem handlowym lub osobą do kontaktów, rekord jest dezaktywowany w danych podstawowych; rekordy użytkownika są blokowane. Działania pracownika są zamykane. Jeśli pracownicy są właścicielami partnerów handlowych (własnością danych zarządza partner handlowy), a Status ochrony danych partnera handlowego ma wartość inną niż Skasowano, Zablokowano lub Odblokowano, skojarzenie pracownika z partnerem handlowym należy usunąć przed przystąpieniem do czyszczenia danych pracownika. Dla skasowanych osób fizycznych nie jest możliwe utworzenie nowych transakcji. Danych podstawowych osób fizycznych po skasowaniu nie można zaktualizować. Czyszczenie danych osobowych nie ma wpływu na dostosowane transfery danych osobowych do zapisów księgowych. Dokumenty tymczasowe nie są uwzględniane w procesie Czyszczenie danych osobowych, dlatego nie ma potrzeby ich osobnego usuwania. Jeśli usunięcie nie powiedzie się, prawdopodobną przyczyną jest trwający (niezakończony) lub anulowany proces. Zarządzanie ochroną danych osobowych P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) 11

12 Czyszczenie danych osobowych dotyczy tylko produkcyjnej bazy danych w systemie SAP Business One; wszelkie powiązane kopie zapasowe oraz inne składnice danych wymagają osobnych procedur. Pole Sprzedawca nie jest objęte procesem Czyszczenie danych osobowych, ponieważ jest to Klucz danych. Wszelkie dane osobowe przechowywane w polu Sprzedawca, dotyczące konfiguracji sprzedawców i nabywców, wymagają zarządzania ręcznego. W przypadku otwartych dokumentów system weryfikuje, czy Zamówienia i dalsze dokumenty marketingowe są zamknięte dla danych osobowych, które mają zostać wyczyszczone. Otwarte "wcześniejsze" dokumenty, takie jak Oferty, nie są weryfikowane. W kroku 3 kreatora, Kryteria wyboru można wyszukać osoby fizyczne, których dane mają zostać wyczyszczone i skasowane. Istnieje możliwość wyszukania wielu osób fizycznych i dodania ich do tego samego przebiegu kreatora, podobnie jak w przypadku innych czynności kreatora. Należy użyć pola Brak transakcji od na karcie Partnerzy biznesowi w celu zarządzania okresami przechowywania danych i znajdowania nieaktywnych partnerów handlowych; transakcje obejmują dokumenty marketingowe, zapisy księgowe i płatności. Pole wyboru Uwzględnij osoby do kontaktu jest automatycznie zaznaczane i nie można usunąć jego zaznaczenia na karcie Partnerzy handlowi. W kroku 5 kreatora, Opcje zapamiętania, można wybrać opcję Zapamiętaj kryteria wyboru i wyjdź lub sfinalizować proces blokowania, wybierając opcję Wykonaj. Informacja o tym, czy proces przebiegł pomyślnie, czy nie, jest szczegółowo opisana w kroku 6 kreatora, Raport podsumowujący. Jeśli w przyszłości osoba fizyczna będzie ponownie definiowana w systemie, konieczne będzie utworzenie dla niej nowego rekordu. Zalecenie Dane należy usuwać niezwłocznie po tym, kiedy przestaną być one potrzebne. Operację usuwania można przeprowadzać ręcznie; nie ma konieczności stosowania w tym celu funkcji Czyszczenie danych osobowych. Należy ściśle nadzorować prowadzone działania, szanse sprzedaży oraz kampanie pod kątem zgodności z obowiązkami w zakresie ochrony danych osobowych Blokowanie danych osobowych Czynność kreatora Blokowanie danych osobowych w kroku 2, Parametry ogólne, należy wybrać w celu zablokowania danych osobowych osób fizycznych figurujących w systemie SAP Business One. Zgodnie z różnymi regulacjami prawnymi obowiązującymi na świecie rejestrowanie i przechowywanie danych osobowych powinno odbywać się w określonym celu i w ramach definiowanych procesów; z chwilą wygaśnięcia celu i zakończenia procesów, do których dane osobowe były potrzebne, powinny one zostać usunięte. Po upływie okresu przechowywania danych osobowych może on zostać wydłużony zgodnie z wymogami prawa lub mogą zostać zastosowane przepisy nadrzędne. Dostęp do danych osobowych może zostać zablokowany, jednak możliwe jest przechowywanie danych, o ile jest to konieczne. Realizację zobowiązań firmy związanych z blokowaniem dostępu do danych osobowych osób fizycznych przechowywanych w systemie SAP Business One umożliwia funkcja Blokowanie danych osobowych. Po zablokowaniu dane osobowe są zachowywane, lecz nie są dostępne ani widoczne, dopóki nie zostaną odblokowane. Zablokowanych lub później odblokowanych rekordów osób fizycznych nie można używać w przyszłych dokumentach marketingowych ani w innych procesach biznesowych. 12 P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) Zarządzanie ochroną danych osobowych

13 Zablokowanie danych osobowych wybranych osób fizycznych powoduje zaszyfrowanie rekordów bazy danych i anonimizację danych w interfejsie użytkownika. Kiedy zablokowane dane przestaną być potrzebne, można przeprowadzić na nich proces czyszczenia (po ich odblokowaniu). Partnerzy biznesowi z otwartymi dokumentami marketingowymi są wykluczeni, a ich danych osobowych nie można zablokować. W kroku 3 kreatora, Kryteria wyboru można wyszukać osoby fizyczne, do których danych dostęp ma zostać zablokowany. Istnieje możliwość wyszukania wielu osób fizycznych i dodania ich do tego samego przebiegu kreatora, podobnie jak w przypadku innych czynności kreatora. W kroku 5 kreatora, Opcje zapamiętania, można wybrać opcję Zapamiętaj kryteria wyboru i wyjdź lub sfinalizować proces blokowania, wybierając opcję Wykonaj. Informacja o tym, czy proces przebiegł pomyślnie, czy nie, jest szczegółowo opisana w kroku 6 kreatora, Raport podsumowujący. Jeśli w przyszłości osoba fizyczna będzie ponownie definiowana w systemie, konieczne będzie utworzenie dla niej nowego rekordu Odblokowywanie danych osobowych Czynność kreatora Odblokowywanie danych osobowych w kroku 2, Parametry ogólne, należy wybrać w celu odblokowania dostępu do danych osobowych osób fizycznych, które zostały uprzednio zablokowane. Użycie kreatora to jedyna możliwość na cofnięcie blokady dostępu do danych osobowych w SAP Business One. Kroki wyszukiwania, zapisywania i uzyskiwania wyników działają w taki sam sposób, co w przypadku opcji Blokowanie danych osobowych, jednak poprzednia opcja blokowania oznacza wyświetlanie jedynie kolumny Kod osoby fizycznej. Odblokowanie danych osobowych wybranych osób fizycznych powoduje zdeszyfrowanie rekordów bazy danych i udostępnienie danych w interfejsie użytkownika. Po odblokowaniu dane osobowe stają się dostępne dla wszystkich uprawnionych użytkowników, lecz rekordów osoby fizycznej nie można użyć w przyszłych dokumentach marketingowych ani innych procesach biznesowych. Dane osobowe można zablokować ponownie, lub, jeśli nie są już one potrzebne, przeprowadzić na nich proces czyszczenia. Jeśli w przyszłości osoba fizyczna będzie ponownie definiowana w systemie, konieczne będzie utworzenie dla niej nowego rekordu Domyślni odbiorcy dla faktur sprzedaży i płatności Domyślni odbiorcy dla faktur sprzedaży i płatności (odbiorcy jednorazowi) lub po prostu "domyślni odbiorcy" to partnerzy handlowi stosowani do generowania dokumentów sprzedaży, zwykle faktur i płatności, dla odbiorców jednorazowych. Ponieważ dane podstawowe partnera handlowego odbiorcy domyślnego są używane dla wielu odbiorców jednorazowych, zwykle dla takiego partnera handlowego domyślnego odbiorcy nie są zapisywane żadne dane osobowe. Możliwe jest jednak przechowywanie danych osobowych dla wielu transakcji odbiorcy domyślnego; w przypadku dokumentów utworzonych na podstawie danych osobowych wymagane są opcje zarządzania danymi osobowymi. Zarządzanie ochroną danych osobowych P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) 13

14 Wartości Domyślni odbiorcy dla faktur sprzedaży i płatności (odbiorcy jednorazowi) definiuje się w oknie Definicja kont podstawowych (ścieżka Administracja Definicja Księgowość Definicja kont podstawowych Definicja kont podstawowych ). Dla różnych okresów sprawozdawczych definiowani są różni domyślni odbiorcy. Opcje dla wpisów Partnerzy handlowi lub Domyślni odbiorcy dla faktur sprzedaży i płatności są dostępne na zakładce Partnerzy handlowi, w kroku 3 Kryteria wyboru dla następujących typów czynności kreatora: Zdefiniuj osoby fizyczne Cofnij definicję osoby fizycznej Czyszczenie danych osobowych Opcja Domyślni odbiorcy dla faktur sprzedaży i płatności jest niedostępna do wyboru dla czynności kreatora Blokowanie danych osobowych, Odblokowywanie danych osobowych i Raport dot. danych osobowych. Opcja Domyślni odbiorcy dla faktur sprzedaży i płatności umożliwia wyszukiwanie domyślnych odbiorców i powiązanych z nimi transakcji w celu zastosowania procesów zarządzania ochroną danych do dokumentów utworzonych z użyciem tych odbiorców domyślnych. Opcja Partnerzy handlowi umożliwia wyszukiwanie zwykłych partnerów handlowych. Zdefiniuj osoby fizyczne Po wyborze typu przebiegu kreatora Zdefiniuj osoby fizyczne i wybraniu opcji Domyślni odbiorcy dla faktur sprzedaży i płatności można wybrać odbiorców domyślnych, których transakcje zawierają dane osobowe. Dla różnych okresów sprawozdawczych można ustalić różnych domyślnych odbiorców, tak że możliwe jest uzyskanie różnych wyników co do domyślnych odbiorców. Podczas wykonywania kreatora wrażliwe dane osobowe w danych podstawowych domyślnego odbiorcy i transakcjach są szyfrowane. Czyszczenie danych osobowych Przy definiowaniu domyślnych odbiorców jako osób fizycznych tylko powiązane z nimi transakcje są traktowane jako dane osobowe. Jest to procedura inna, niż w przypadku zwykłych partnerów handlowych, gdzie zarówno dane podstawowe partnera handlowego, jak i transakcje są traktowane jako dane osobowe. Dzieje się tak, ponieważ domyślni odbiorcy są często używani do generowania dokumentów dla wielu odbiorców jednorazowych. W przypadku typu przebiegu kreatora Czyszczenie danych osobowych dostępna jest dodatkowa opcja Transakcje zaksięgowane do dnia włącznie umożliwiająca ograniczenie wyników wyszukiwania wg daty po wyborze opcji Domyślni odbiorcy dla faktur sprzedaży i płatności. Wybór daty w polu Transakcje zaksięgowane do dnia włącznie jest wymagany. Jeśli dokument nie ma daty księgowania, wówczas analizowana jest data utworzenia. Możliwe jest wyszukiwanie tylko zamkniętych dokumentów marketingowych. Po wyszukaniu domyślni odbiorcy są definiowani jako osoby fizyczne, tak że zaznaczenia powiązane z nimi wiersze transakcji można zaznaczyć (lub usunąć ich zaznaczenie) na potrzeby czyszczenia danych osobowych. Dla różnych okresów sprawozdawczych można ustalić różnych domyślnych odbiorców, tak że możliwe jest uzyskanie różnych wyników co do domyślnych odbiorców. W przypadku zażądania usunięcia danych osobowych przez odbiorcę jednorazowego czyszczenie jest możliwe w ramach ogólnego czyszczenia transakcji, dla których upłynął okres przechowywania danych. 14 P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) Zarządzanie ochroną danych osobowych

15 2.4 Wrażliwe dane osobowe, log dostępu do wrażliwych danych osobowych i kreator płatności We wszystkich lokalizacjach SAP Business One występują elementy danych klasyfikowane jako wrażliwe dane osobowe: Dowód tożsamości wydawany przez urzędy Nr paszportu Dane kont bankowych partnerów handlowych Dane numerów IBAN (ang. International Bank Account Numbers) partnerów handlowych Konto bankowe dla pracowników. Dane konta bankowego i IBAN są klasyfikowane jako dane wrażliwe w ramach standardów SAP, lecz niekoniecznie będą klasyfikowane w ten sposób przez wszelkie pozostałe jurysdykcje. W lokalizacji SAP Business One dla Niemiec występują dodatkowe elementy danych klasyfikowane jako Wrażliwe dane osobowe: Wyznanie Wyznanie partnera Numer ubezpieczenia społecznego Dane wrażliwe osoby fizycznej są domyślnie szyfrowane i ukryte dla wszystkich użytkowników po zdefiniowaniu osoby fizycznej. Tylko uprawnieni użytkownicy mogą wyświetlać dane, klikając prawym przyciskiem myszy odpowiednie pola i wybierając wyświetlanie danych wrażliwych. Czynność kliknięcia danych prawym przyciskiem myszy jest rejestrowana za pomocą funkcji Log dostępu do wrażliwych danych osobowych. Dostęp do danych wrażliwych oznacza również możliwość ich modyfikacji. Dane konta bankowego partnera handlowego, inaczej niż pozostałe dane wrażliwe, są szyfrowane z wyjątkiem ostatnich 4 cyfr. Jeśli dane konta bankowego partnera handlowego mają tylko 4 cyfry, wówczas wszystkie 4 cyfry są szyfrowane. Konto bankowe partnera handlowego oraz dane IBAN są szyfrowane w oknie Dane podstawowe partnera handlowego oraz we wszelkich powiązanych formularzach lub dokumentach prezentujących te dane, takich jak płatności przychodzące, depozyty, weksle i tabele wyników płatności. Log dostępu do wrażliwych danych osobowych Log dostępu do wrażliwych danych osobowych umożliwia śledzenie dostępu do wrażliwych danych osobowych w SAP Business One. Każde wyświetlenie wrażliwych danych osobowych w kroku Raport dot. danych osobowych Kreatora zarządzania danymi osobowymi powoduje, że odpowiednia informacja jest rejestrowana w Logu dostępu do wrażliwych danych osobowych. W przypadku uzyskiwania dostępu do wrażliwych danych osobowych za pośrednictwem interfejsu API DI lub opcji Kreator płatności informacja o tym fakcie jest rejestrowana w oknie Log dostępu do wrażliwych danych osobowych. Z chwilą wyeksportowania wrażliwych danych osobowych w formie zapytania lub arkusza kalkulacyjnego wrażliwe dane osobowe są szyfrowane, a fakt uzyskania dostępu nie jest rejestrowany. Z menu głównego SAP Business One należy wybrać opcje Administracja Narzędzia Narzędzia ochrony danych Log dostępu do wrażliwych danych osobowych. Zostanie wyświetlone okno Log dostępu do wrażliwych danych osobowych. Zarządzanie ochroną danych osobowych P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) 15

16 Wybierając konkretnych użytkowników w logu, można wyświetlić obiekty, do których uzyskiwano dostęp, podmioty danych, porę dostępu oraz zastosowaną metodę dostępu do danych. Tworzenie w kreatorze płatności plików bankowych z wrażliwymi danymi osobowymi W menu głównym SAP Business One należy wybrać opcje Banki Kreator płatności w celu uzyskania dostępu do okna Kreator płatności. Proces generowania pliku bankowego za pośrednictwem opcji Kreator płatności podlega modyfikacjom w przypadku pracy z danymi bankowymi zawierającymi dane wrażliwe osób fizycznych. Podczas aktualizacji pól Odbiorca płatności - konto bankowe oraz Odbiorca płatności - IBAN banku (kategoria Typ danych Tabela wyników płatności lub tabela OPEX) dane te są szyfrowane przed wprowadzeniem. Podczas generowania plików bankowych za pomocą opcji Kreator płatności konto bankowe partnera handlowego oraz dane IBAN są pobierane do pliku bankowego po zdeszyfrowaniu. Tworzenie plików bankowych jest rejestrowane jako czynność uzyskiwania dostępu do wrażliwych danych osobowych. Podczas tworzenia plików bankowych Kreator płatności umożliwia deszyfrację odpowiednich danych bankowych, tak że plik banku może być następnie użyty do dokonania płatności, pod warunkiem że wybrany zostanie jeden Typ formatu plików bankowych. W celu utworzenia plików bankowych zawierających zdeszyfrowane dane w kroku 6 kreatora można wybrać tylko jedną kategorię Typ formatu plików bankowych. Istnieją dwa typy formatów plików bankowych, EFM oraz DLL; jednoczesny wybór wierszy zawierających typy EFM i DLL w jednym przebiegu spowoduje utworzenie pliku bankowego EFM z zaszyfrowanymi danymi niemożliwymi do przetworzenia przez banki. Komunikat ostrzegawczy pojawia się, kiedy przebieg kreatora obejmuje oba formaty, EFM oraz DLL. Jeśli Typ formatu plików bankowych to DLL, wówczas deszyfracja danych jest obsługiwana przez usługę DI (więcej informacji można znaleźć w Nocie SAP ). Usługa ta jest wywoływana przez dodatek Add On dla płatności. Dodatek Add On dla płatności identyfikuje pola do deszyfracji w oparciu o konfigurację w oknie Zarządzanie danymi osobowymi. 16 P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) Zarządzanie ochroną danych osobowych

17 3 Uprawnienia Uprawnienia umożliwiają określonym użytkownikom SAP Business One wyświetlanie, tworzenie i aktualizowanie elementów systemu, które im przypisano, zgodnie z definicjami dotyczącymi własności danych. Domyślnie nowi użytkownicy nie dysponują żadnymi uprawnieniami. Każdy użytkownik może mieć tylko jednego menedżera, który przypisuje uprawnienia. Kontrolując uprawnienia dostępu do poszczególnych części systemu, można kontrolować dostęp do danych zawartych w systemie. Dzięki uprawnieniom można kontrolować dostęp do danych osobowych, a tym samym zapewnić ich ochronę. Podobnie jak w przypadku innych obszarów SAP Business One dostęp do narzędzi ochrony danych osobowych, takich jak Kreator zarządzania danymi osobowymi oraz możliwość wyświetlania danych wrażliwych można kontrolować za pomocą ustawień w sekcji Uprawnienia. Wyświetlania samych danych osobowych w różnych obiektach nie można kontrolować za pośrednictwem ustawień w sekcji Uprawnienia, użytkownicy mogą albo wyświetlać wszystkie dane, w tym dane osobowe, albo żadnych. Użytkowników można zdefiniować jako administratorów lub normalnych użytkowników. Normalni użytkownicy: Mogą realizować pewne zadania, na przykład przydzielać upusty, zmieniać ceny lub uzyskiwać dostęp do poufnych kont, pod warunkiem, że mają odpowiednie uprawnienia. Nie mogą przypisywać uprawnień do innych użytkowników. Administratorzy: Mają pełny i nieograniczony dostęp do danych użytkowników w systemie, obok dostępu do własnych logowań. Automatycznie mają pełne uprawnienia dostępu do wszystkich funkcji w systemie. Mogą definiować uprawnienia i prawa dostępu innych użytkowników. Uprawienia definiuje się w oknie Uprawnienia. W menu głównym SAP Business One należy wybrać opcje: Administracja Inicjalizacja systemu Uprawnienia Ogólne uprawnienia. Użytkownicy mogą uzyskiwać uprawnienia dostępu do poszczególnych modułów takich jak Sprzedaż oraz wybranych obszarów w ramach poszczególnych modułów. Na uprawnienia mają wpływ kombinacje ustawień. Na przykład jeśli użytkownik ma uprawnienie do wyświetlania danych podstawowych partnerów handlowych, ale nie ma uprawnień do wyświetlania sald na kontach partnerów handlowych, system nie wyświetli sald na kontach w oknie Dane podstawowe partnera handlowego. Użytkownicy, którzy nie mają uprawnień do zmiany uprawnień, nie dysponują folderem Uprawnienia w swoim widoku w module Administracja. Warunki wstępne Zdefiniowano użytkowników w systemie i określono, którzy z nich są administratorami. Uprawnienia P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) 17

18 Zakres funkcji Można do nich przypisać również uprawnienia tylko do wyświetlania informacji bądź całkowicie pozbawić ich uprawnień do wybranej funkcji. Możliwe jest ograniczenie dostępu użytkownika do dokumentów. Na przykład można ograniczyć dostęp do ofert sprzedaży tylko w ramach określonej serii numerów lub do ofert w innych seriach bądź całkowicie uniemożliwić dostęp. Uprawnienia mogą być w pewnych sytuacjach unieważnione. Przykładowo, jeśli użytkownik nie ma uprawnień do tworzenia danego dokumentu sprzedaży, ale mimo to chce go utworzyć, wówczas może poprosić innego uprawnionego użytkownika, aby zaakceptował i wprowadził swój identyfikator i hasło. To umożliwi nieuprawnionemu użytkownikowi zapisanie dokumentu tylko w tym konkretnym przypadku. Można zdefiniować w systemie procesy zatwierdzania transakcji zakupu i sprzedaży, które mają wyższy priorytet niż uprawnienia standardowe. Na przykład, jeżeli użytkownik jest uprawniony do dodawania faktury nawet, gdy jej suma przekracza limit kredytowy odbiorcy, można aktywować dodatkową procedurę zatwierdzania przy każdym przekroczeniu limitu kredytowego o określoną kwotę. 3.1 Definiowanie uprawnień Warunki wstępne Użytkownik pełni rolę administratora. Utworzył w systemie zwykłych użytkowników. Przypisał użytkowników do odpowiednich grup uprawień. Kontekst System SAP Business One ma wbudowaną całościową koncepcję uprawnień, pasującą do każdego użytkownika. W fazie wdrożenia administrator systemu powinien zastosować koncepcję uprawnień, aby uniknąć nieautoryzowanego dostępu do danych systemowych. Poprzez przypisanie odpowiednich uprawnień można ograniczyć zmiany w polach dokumentów. Należy również zapewnić monitorowanie dostępów do danych. W Księdze Głównej użytkownicy, którzy nie mają uprawnień do dziennika dokumentów, ale mają uprawnienia do zapisów księgowych, mogą używać przycisków do przewijania rekordów danych i przeglądania dokumentów. W ten sposób mogą oni wyświetlić inne wpisy, nawet gdy nie mają uprawnień do wyświetlania list (np. dziennika dokumentów). Uprawnienia należy nadawać użytkownikom odpowiednio do ich roli i pełnionych obowiązków. SAP Business One oferuje następujące opcje uprawnień: Pełne uprawnienia: użytkownik może wyświetlać i modyfikować dane dla danej funkcji. Tylko do odczytu: użytkownik może przeglądać dane, ale nie może ich modyfikować. Ta opcja dotyczy tylko danych, dlatego nie jest dostępna w przypadku funkcji, które wymagają operacji wykonywanych przez użytkownika (takich jak usuwanie partnerów handlowych). 18 P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) Uprawnienia

19 Brak uprawnień: użytkownik nie ma dostępu do danej funkcji. Nota Administrator ma pełne uprawnienia do wszystkich funkcji i uprawnień tych nie można zmieniać. Uprawnienia każdego użytkownika są wyświetlane w oknie Uprawnienia. Opcja Różne uprawnienia jest wyświetlana dla modułów z mieszanymi uprawnieniami, takimi jak pełne uprawnienia do niektórych podmodułów i uprawnienia tylko do odczytu dla pozostałych. Procedura 1. W menu głównym SAP Business One należy wybrać opcje: Administracja Inicjalizacja systemu Uprawnienia Ogólne uprawnienia. Zostanie wyświetlone okno Uprawnienia. 2. Na karcie Grupy uprawnień w oknie Uprawnienia należy zdefiniować uprawnienia dla każdej grupy. Uprawnienia każdej grupy są automatycznie przypisywane do wszystkich użytkowników należących do tej grupy. 3. Na karcie Użytkownicy należy dostosować uprawnienia poszczególnych użytkowników, tak aby dla wszystkich pozycji uprawień zapewnić ważne uprawnienia. 4. Na koniec należy kliknąć przycisk Aktualizuj, aby zapamiętać zmiany w oknie Uprawnienia. Nota Jeśli dla określonej funkcji użytkownikowi nadano pełne uprawnienia lub uprawnienia tylko do odczytu, należy upewnić się, czy użytkownikowi przypisana została odpowiednia licencja. W przeciwnym razie ustawione uprawnienia nie będą działać. 3.2 Definiowanie uprawnień w związku z ochroną danych osobowych Dostęp do narzędzi ochrony danych osobowych takich jak Kreator zarządzania danymi osobowymi oraz możliwość wyświetlania danych wrażliwych można kontrolować za pomocą ustawień w sekcji Uprawnienia. W menu głównym SAP Business One należy wybrać opcje: Administracja Inicjalizacja systemu Uprawnienia Ogólne uprawnienia. W tabeli głównej Uprawnienia należy wybrać opcje Administracja Narzędzia Narzędzia ochrony danych dla użytkowników indywidualnych. Podczas uruchamiania opcji Kreator zarządzania danymi osobowymi ustawienie Odpowiedzialność za dane jest ignorowane; jeśli użytkownik ma uprawnienia dostępu do kreatora, wówczas może on uzyskać dostęp do wszystkich partnerów handlowych za pośrednictwem tego kreatora. W przypadku użytkowników z uprawnieniami do czynności kreatora odpowiedzialność za dane nie ma zastosowania w przypadku wyboru partnerów handlowych, w przypadku uzyskiwania dostępu do danych partnerów handlowych lub ich Uprawnienia P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) 19

20 dokumentów w celu generowania raportów dot. danych osobowych lub w przypadku czyszczenia danych osobowych. 3.3 Definiowanie grup użytkowników Warunki wstępne Użytkownik pełni rolę administratora. Kontekst Pracownicy w firmie mogą być pogrupowani zgodnie z pełnionymi przez nich rolami (na przykład jako sprzedawcy, księgowi, kierownicy itd.). Zwykle każda z ról wymaga różnych ustawień dla funkcji, funkcjonalności i danych w aplikacji SAP Business One. Użytkowników SAP Business One można przypisać do różnych grup użytkowników, kierując się przypisanymi do nich rzeczywistymi rolami. SAP Business One obsługuje następujące rodzaje grup użytkowników: Uprawnienie: Użytkowników można przypisać do odpowiednich grup uprawnień na podstawie różnych ról. Uprawnienia z każdej grupy uprawnień są automatycznie przypisywane do wszystkich użytkowników należących do tej grupy. Ustawienia formularza: W przypadku grupy ustawień formularza ustawienia formularza jednego użytkownika można kopiować do grupy. Pozwala to zaoszczędzić czas podczas dodawania nowych użytkowników lub zmiany kolumn tabeli w celu ich wyświetlania dla grupy użytkowników. Wszystkie typy: Ustawienia każdego z powyższych typów grup są automatycznie stosowane do wszystkich grup tego typu. Aby utworzyć grupy zawierające tych samych użytkowników w każdym z powyższych typów, zaleca się utworzenie tylko jednej grupy, tj. Wszystkie typy. Po przypisaniu użytkowników do określonych grup ustawień (np. grup uprawnień) można określić dla nich ustawienia na poziomie grupy, a następnie dostosować ustawienia poszczególnych użytkowników. Jak w rzeczywistości, każdy użytkownik SAP Business One może należeć do więcej niż jednej grupy. Grupy te są tego samego typu lub różnych typów. Na przykład, kierownik ds. księgowości może pełnić rolę księgowego i kierownika. Obie grupy Księgowy i Kierownik mogą być typu Uprawnienie lub grupa Księgowy może należeć do typu Uprawnienie, a grupa Kierownik do typu Ustawienia formularza. Nota Nazwa grupy jest unikalna wśród wszystkich typów grup użytkowników. 20 P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) Uprawnienia

21 Procedura 1. Aby wyświetlić okno Grupy użytkowników, z menu głównego SAP Business One należy wybrać opcje Administracja Definicja Ogólne Grupy użytkowników. Zostanie wyświetlone okno Grupy użytkowników. W lewym panelu można wybrać typy grupy. Wyświetlane zostaną odpowiednie istniejące grupy. Można wybierać poszczególne grupy w celu przeprowadzenia edycji nazwy grupy i typu grupy, dodania użytkowników do danej grupy itd. Nota Po zmianie typu grupy na określoną grupę, grupa ta utraci wszystkie właściwości poprzedniego typu grupy. 2. Aby zdefiniować nową grupę, należy w oknie Grupy użytkowników nacisnąć przycisk Utwórz grupę. Przycisk OK zostanie zmieniony na Dodaj. 3. Należy wpisać nazwę i opcjonalny opis oraz typ grupy. 4. Następnie należy wybrać odpowiednich dla grupy użytkowników. 5. Należy kliknąć przycisk Dodaj. Utworzona zostanie nowa grupa. Wyniki Po utworzeniu grupy uprawnień można zdefiniować zakres terminów dla grupy. Dodatkowo można również określić zakres terminów dla indywidualnego użytkownika w tej grupie. Definiowanie zakresu aktywnych dat dla grupy uprawnień: Należy określić zakres dat (Aktywne od do ) w nagłówku grupy użytkownika. Wpis zakresu dat odnosi się do wszystkich użytkowników w grupie. Po wygaśnięciu okresu ważności tej grupy wszyscy użytkownicy w grupie utracą odpowiednie uprawnienia tej grupy. Użytkownicy zachowują uprawnienia (jeśli występują) nadane w innych grupach. Definiowanie zakresu aktywnych dat dla indywidualnego użytkownika: Należy określić zakres dat (Aktywne od do ) w wierszach użytkowników. Wpis zakresu dat odnosi się do wyłącznie do wybranego użytkownika. Po wygaśnięciu okresu ważności tego użytkownika użytkownik utraci odpowiednie uprawnienia tej grupy. Użytkownik zachowa swoje uprawnienia (jeśli występują) nadane w innych grupach. Na tym etapie jeśli zakres dat grupy jest wciąż aktualny, inni użytkownicy w grupie zachowają uprawnienia tej grupy do czasu wygaśnięcia obowiązujących ich aktywnych dat. Zakres aktywnych dat użytkownika musi być zgodny z zakresem aktywnych dat odpowiedniej grupy. Przykład Użytkownik tworzy grupę uprawnień o nazwie Sprzedaż, przypisującszymona i Jacka do tej grupy. Zakres aktywnych dat dla grupy Sprzedaż został zdefiniowany od do Uprawnienia P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) 21

22 Zakres aktywnych dat dla Szymona został zdefiniowany od do Zakres aktywnych dat dla Jacka został zdefiniowany od do Kopiowanie uprawnień do innych użytkowników lub grup uprawnień Kontekst Istnieje możliwość kopiowania uprawnień pomiędzy grupami uprawnień i pomiędzy użytkownikami. Ta funkcja jest szczególnie przydatna w następujących sytuacjach: Pomiędzy grupami uprawnień: Członkowie dwóch grup uprawnień pełnią podobne role w firmie, ale należą do dwóch grup, ponieważ należą do innych jednostek biznesowych lub oddziałów. Istnieje znaczne podobieństwo pomiędzy dwoma grupami uprawnień w odniesieniu do ich członków. Przykładowo, Grupa A należy do Grupy B. Obie grupy wymagają takich samych uprawnień dla prawie wszystkich pozycji uprawnień z jednym wyjątkiem: Grupa A wymaga wyższych uprawnień dla niektórych pozycji. W takiej sytuacji można najpierw zdefiniować uprawnienia dla Grupy B, następnie skopiować profil uprawnień Grupy B do Grupy A, a na końcu dostosować uprawnienia Grupy A. Pomiędzy użytkownikami: Nota Dwóch użytkowników pełni taką samą rolę i ma dokładnie takie same obowiązki. Dlatego mogą korzystać z tego samego profilu uprawnień. Dwóch użytkowników ma bardzo podobne obowiązki, które różnią się tylko w kilku kwestiach. Nie można skopiować profilu użytkownika administracyjnego do profilu zwykłych użytkowników. Chociaż można nadać zwykłemu użytkownikowi pełne uprawnienia w systemie, tylko administratorzy mogą wykonywać określone funkcje (takie jak nadawanie uprawień, praw własności danych i licencji). Procedura Nota Aby skopiować uprawnienia tylko pomiędzy dwoma użytkownikami lub pomiędzy dwoma grupami uprawnień, można skorzystać z metody alternatywnej przeciągnij i upuść. Przykładowo można przeciągnąć nazwę użytkownika do innej nazwy użytkownika, a następnie zwolnić przycisk myszki. W ten sposób po potwierdzeniu można przypisać uprawnienia pierwszego użytkownika do uprawnień drugiego użytkownika. 22 P U B L I C ( P U B L I C Z N E ) Uprawnienia