7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook

Transkrypt

1 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Podręcznik instalacji i konfiguracji aplikacji dla Office 2007 wersja Twoje potrzeby. Nasze rozwiązania.

2 Spis treści 1. Przed instalacją aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Wymagania systemowe Pobieranie instalatora Weryfikacja środowiska Instalacja aplikacji dane klienta Instalacja aplikacji sprawdzenie systemu Instalacja aplikacji podsumowanie Konfiguracja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outllook Korzystanie z apliacji Tworzenie Listu Przewozowego Wysyłka Listu Przewozowego Zamówienie Kuriera w aplikacji Raporty w aplikacji Pomoc techniczna

3 1. Przed instalacją aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Sprawdź jaki system operacyjny i pakiet Service Pack zainstalowano na twoim komputerze. Aby ustalić rodzaj systemu operacyjnego i pakietu Service Pack wykonaj następujące czynności: Kliknij Start na pasku zadań Windows, z menu Programy, Akcesoria i Narzędzia systemowe, a następnie Informacje o systemie. W oknie Informacje o systemie zostanie wyświetlona wersja sytemu operacyjnego i pakietu Service Pack. Jeśli posiadasz Microsoft Windows XP SP3, Windows XP 64-Bit Edition SP2, Windows Vista SP2, Windows 7 SP1 w wersji niższej niż zaproponowane, wybierz łącze WindowsUpdate.Microsoft.com, aby pobrać i zainstalować Service Pack. Komputer zostanie poddany ocenie pod kątem dostępności aktualizacji Microsoft. Sprawdź czy posiadasz prawa administratora Upewnij się, czy konto użytkownika wykorzystywane do logowania do systemu operacyjnego Microsoft Windows w Twoim komputerze posiada pełne prawa administratora. Jeśli nie masz pewności, skontaktuj się z pracownikiem wsparcia technicznego w swojej firmie. Ze względu na wzmocnione zabezpieczenia, w czasie procesu instalacji od użytkowników Microsoft Windows Vista/Windows 7 może być wymagane uwierzytelnianie praw administratora. Zamknij otwarte aplikacje Zamknij wszystkie inne programy czynne na pasku zadań, szczególnie Microsoft Outlook, Internet Explorer, Excel, itp. Aplikację 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook można zainstalować na pojedynczym komputerze lub komputerze należącym do grupy roboczej. Pamiętaj, aplikacji nie należy instalować na serwerze. 3

4 2. Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Aplikację 7 Office Ship Control użytkownik przy pomocy administratora lub uprawnień administratora zainstaluje na swoim komputerze za pomocą pliku instalacyjnego, który należy pobrać z naszej strony internetowej Aplikacja współpracuje z: Systemem operacyjnym: Windows XP SP3, Windows XP 64-Bit Edition SP2, Windows Vista SP2, Windows 7 SP1 Programem pocztowym: Outlook 2007 Dodatkowe składniki: Microsoft.NET 2.0, Microsoft.NET 4.0, Microsoft VSTO 4.0 Aktywacja aplikacji: Do prawidłowego uruchomienia aplikacji po jej ściągnięciu z naszej strony internetowej niezbędne jest podanie numeru klienta w systemie Siódemka oraz odpowiedniego klucza API, który zostaje przyznany na użytkownikowi na podstawie formularza, wypełnionego podczas pobierania aplikacji. Aplikacja 7 Office Ship Control - została przygotowana aby samodzielnie pobierała z Internetu odpowiednie programy niezbędne do właściwego korzystania z aplikacji. 4

5 2. Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook 2.1 Wymagania Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook musi być przeprowadzona na koncie użytkownika, który będzie korzystał z aplikacji. Na czas instalacji należy użytkownikowi nadać uprawnienia Lokalnego administratora. Na systemie Windows XP do instalacji nie należy używać mechanizmu Uruchom jako administrator ; Na systemie Windows 7 do instalacji należy używać mechanizmu Uruchom jako administrator. W przypadku powtórnej instalacji należy upewnić się, iż wcześniej został usunięty katalog: C:\Program Files\7OfficeShipControl 5

6 2. Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook 2.2 Pobranie instalatora Instalator aplikacji 7 Office Ship Control należy pobrać z naszej strony internetowej, z zakładki Narzędzia lub pod adresem: 6

7 2. Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Pobrany plik zip należy zapisać w dowolnym miejscu na danym komputerze. Następnie należy wypakować plik zip w dowolne miejsce. 7

8 2. Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook 2.3 Weryfikacja środowiska Uruchomienie pliku weryfikującego poprawne zainstalowanie składnika. NET 2.0 StartWithMe.cmd Jeśli.NET 2.0 jest zainstalowany poprawnie, to zostanie uruchomiony instalator aplikacji. Jeśli.NET 2.0 nie jest zainstalowany, to należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w instalatorze platformy. 8

9 2. Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook 2.4 Instalacja aplikacji dane klienta Po uruchomieniu instalatora pojawi się okno Dane klienta jeśli użytkownik w chwili instalacji posiada wszystkie niezbędne dane klienta w systemie Siódemka prosimy je uzupełnić lub pominąć ten krok pozostawiając uzupełnienie danych na później. W przypadku, wprowadzania danych ważne jest poprawne wprowadzenie klucza API oraz pozostałych danych zgodnych z podpisaną umową o współpracy z Siódemka. Jeśli użytkownik podaje tylko dane częściowo (np.: nr klienta, nazwa organizacji itp.), to należy pamiętać, aby pozostałe dane uzupełnić w zakładce Konfiguracja. 9

10 2. Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook 2.5 Instalacja sprawdzenie systemu W następnym kroku sprawdzane jest poprawne zainstalowanie niezbędnych składników wymaganych do działania aplikacji. W przypadku, braku zgodności instalator podpowiada ściągnięcie i instalację dodatków z właściwych stron internetowych. 10

11 2. Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook 2.6 Instalacja aplikacji podsumowanie Jeśli instalacja przebiegła prawidłowo, to należy pobrać dodatek używając przycisku Pobierz dodatek. 11

12 2. Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Podczas instalacji otworzy się czarne okno Command line, którego nie należy zamykać, po zakończeniu instalacji okno zostanie zamknięte automatycznie. Po zakończeniu instalacji należy zamknąć instalatora. 12

13 2. Instalacja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Przy pierwszym uruchomieniu Poczty Outlook zostanie wyświetlone okno przygotowania instalacji dodatku w środowisku Office, którego nie należy zamykać. Następnie, prosimy o wyrażenie zgody na pytanie, czy instalować dodatek używając Install. 13

14 3. Konfiguracja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Po zakończeniu instalacji na pasku pojawi się folder o nazwie Siódemka, który należy kliknąć, aby otworzyć formularz wystawiania listu przewozowego. Po otworzeniu strony głównej aplikacji 7 Office Ship Control, należy przejść na zakładkę Konfiguracja celem uzupełniania danych niezbędnych do wydruku na liście przewozowym. 14

15 3. Konfiguracja aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Po przejściu na zakładkę Konfiguracji należy uzupełnić dane użytkownika zgodne z podpisaną umową o współpracy z Siódemka oraz dane do połączenia z systemem Siódemki. Po otworzeniu okna Konfiguracja, należy uzupełnić i zapisać podstawowe dane konfiguracyjne dotyczące współpracy z systemem Siódemki. Do danych systemowych należą: Klucz API - dostarczony zostanie w u przez zespół Help Desk IT Siódemki na podstawie wypełnionego formularza na stronie podczas pobierania aplikacji. Nr klienta numer, który otrzymuje użytkownik po rozpoczęciu współpracy z Siódemka SA od Przedstawiciela Handlowego. Nr kuriera numer, który otrzymuje użytkownik po rozpoczęciu współpracy z Siódemka SA od Przedstawiciela Handlowego. Sekcja dane nadawcy wypełnia użytkownik, dane te zostaną wyświetlone na liście przewozowym, powinny być zgodne z danymi zgłoszonymi do systemu Siódemki. Sekcja domyślne dane usług - wypełnia użytkownik zgodnie z danymi podanymi w umowie o współpracy z Siódemka S.A. Użytkownik wypełnia płatnika usługi, formę płatności, rodzaj usług podstawowych w serwisie krajowym np.: 7 Standard, 7 Next Day 12:00, 7 Next Day 10:00, które to dane będą wyświetlone domyślnie dla każdej przesyłki. Jeśli zakładka Konfiguracja zostanie uzupełniona o właściwe dane możesz sprawnie korzystać z aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook wysyłając swoje przesyłki. 15

16 4. Korzystanie z apliacji 4.1 Tworzenie Listu Przewozowego w aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Po przejściu na zakładkę List przewozowy należy wybrać Nadawcę pojawią się dane zapisane w zakładce Konfiguracja, następnie należy uzupełnić dane Odbiorcy przesyłki. W przypadku, gdy Odbiorca zapisany został w książce adresowej poczty Outlook możemy przy pomocy przycisku [.] wyszukać jego dane. Jeśli nasz Odbiorca nie widniej w książce adresowej Outlook możemy wpisać jego dane na formularzu listu przewozowego i przy pomocy przycisku Zapisz kontakt lub Zapisz nowy kontakt zapisać dane do książki adresowej Outlook. Następnie należy określić parametry przesyłki. Wszystkie okna zaznaczone na czerwono zostają uzupełnione domyślnie danymi wskazanymi w Zakładce konfiguracja. Pobranie - w przypadku, gdy wysyłasz przesyłkę za pobraniem należy pisać kwotę pobrania oraz uzupełnić numer konta w Zakładce konfiguracja, wówczas numer konta bankowego zostanie uzupełniony na Liście Przewozowym i na ten numer zostanie zwrócone pobranie. Ubezpieczenie okno to należy wypełnić w przypadku, gdy przesyłki, które wysyłasz mają być ubezpieczone. Pamiętaj, aby podać kwotę ubezpieczenia danej przesyłki zgodną z zawartością przesyłki lub umową o współpracy z Siódemka. W przypadku, gdy wysyłasz przesyłki, które nie powinny być ubezpieczone nie uzupełniaj pola ubezpieczenie. Niezależnie pole opis musi być zawsze wypełnione. Pamiętaj! Wysyłając przesyłki za pobraniem obowiązkowe jest podanie kwoty ubezpieczenia. Usługi Dodatkowe W przypadku, gdy chcesz skorzystać z usług dodatkowych koniecznie zaznacz właściwe pole usługi przed zakończeniem przygotowania listu przewozowego. W ramach aplikacji 7 Office Ship Control możesz korzystać ze wszystkich usług oferowanych przez naszą firmę. Pobranie Standard i Pobranie Next Day zaznaczenie usługi powoduje automatyczne uzupełnienie danych w polu pobranie i ubezpieczenie, Dokumenty zwrotne, Potwierdzenie doręczenia , Serwis SMS, 16

17 4. Korzystanie z apliacji Serwis , Odbiór przesyłki w godzinach niestandardowych, Odbiór własny przesyłki w Oddziale Siódemka, Doręczenie przesyłki do osoby fizycznej, Doręczenie przesyłki do marketu, Zastrzeżenie doręczenia przesyłki na godzinę możliwość wybrania zastrzeżenie godziny doręczenia do godz. 9, 11, 13-17,18-22, 23-8, Zastrzeżenie doręczenie przesyłki na dzień wolny sobota/niedziela/święto 4.2 Wysyłka listu przewozowego w aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Przycisk Nowy otwiera nowy list przewozowy, należy go używać w przypadku gdy użytkownik zamierza stworzyć nowy List Przewozowy. Przycisk Zamów Kuriera wysyła list przewozowy do systemu Siódemki przy pomocy jednego kliknięcia zwracany jest list przewozowy w PDF, dokument wydania kurierowi w PDF oraz pojawia się okno z wybraniem preferowanej godziny odbioru przesyłki przez kuriera. Za pomocą tego przycisku do Działu Zgłoszeń Siódemki zostaje wysłany ze zgłoszeniem informującym o zamówieniu kuriera, zawierający wszystkie dane o przesyłce. Uwaga! Przycisku należy używać w przypadku, gdy użytkownik wysyła tylko jeden list przewozowy. Przycisk Zapisz użycie tego przycisku zapisuje list przewozowy do zakładki Zamów kuriera. Jeśli użytkownik wysyła dziennie więcej niż jeden list, to w celu przygotowania jednego zbiorczego Dokumentu Wydania (DW) dla kuriera należy użyć przycisku Zapisz, dzięki temu przed przyjazdem kuriera istnieje możliwość wydrukowania jednego zbiorczego Dokumentu Wydania, zawierającego wszystkie przesyłki. Uwaga! Przycisku należy używać, gdy wysyłamy więcej niż jedną przesyłkę dziennie lub tworzymy więcej niż jeden list przewozowy. 17

18 4. Korzystanie z apliacji 4.3 Zamów Kuriera w aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Zakłada Zamów kuriera służy do zbiorowego wysyłania wszystkich przygotowanych listów przewozowych w trakcie jednego dnia. W przypadku, gdy w ciągu dnia pracy zostało przygotowane kilkanaście listów przewozowych, należy w kolumnie Wybierz zaznaczyć wszystkie listy i użyć przycisku Zamów kuriera. Jeśli wszystkie listy przewozowe zostały poprawnie uzupełnione, użytkownik otrzyma zwrotnie z systemu Siódemki w formie dokumentów PDF listy przewozowe, oraz zbiorczy Dokument Wydania przesyłek kurierowi. Przycisk Odśwież - powoduje odświeżenie listy przesyłek przygotowanych do wysyłki. Przycisk Usuń pozycję powoduje usunięcie przygotowanego listu przewozowego zanim zostanie wysłany do systemu Siódemki. Otrzymany dokument listu przewozowego PDF należy wydrukować przy pomocy przycisku drukarki. Następnie pojawi się okno z Dokumentem Wydania w formie PDF, który również należy wydrukować i przekazać kurierowi odbierającemu przesyłki. Każdy list przewozowy i dokument wydania zostaje zapisany w folderze Moje dokumenty na pulpicie komputera użytkownika. 18

19 4. Korzystanie z apliacji Po wydrukowaniu Listu Przewozowego i Dokumentu Wydania pojawi się okno Wybierz preferowaną datę i godzinę przyjazdu kuriera. W przypadku, gdy użytkownik ma ustalone stałe odbiory przez kuriera, należy zaznaczyć przycisk Mam stałą obsługę kurierską. Wówczas kurier Siódemki przyjeżdża po odbiór przesyłek o ustalonej godzinie. W przypadku, gdy użytkownik nie ma ustalonych stałych odbiorów przesyłek przez kuriera należy wybrać datę i godzinę przyjazdu kuriera używając przycisku Ok. Uwaga! Wszystkie listy przewozowe przygotowane po godzinie 12:00 automatycznie zostają przeniesione na następny dzień do obioru przez Kuriera. Użycie przycisku Ok wysyła zamówienie z prośbą o przyjazd kuriera do Działu Zgłoszeń Siódemki, oznacza to, że zamówienie zostało przejęte do realizacji. W przypadku, gdy przyjęte zamówienie nie będzie możliwe do realizacji, pracownik działu Zgłoszeń Siódemki skontaktuje się z telefonicznie w celu ustalenia innego dogodnego dla klienta terminu lub godziny odbioru przesyłki. 4.4 Raporty w aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook Przycisk Wyślij powiadomienie służy do automatycznego wysłania powiadomienia w postaci wiadomości o zamówieniu kuriera Siódemki do Odbiorcy przesyłki. Przycisk Usuń pozycję - służy do usuwania pozycji listów przewozowych z aplikacji 7 Office Ship Control. Uwaga! Wykorzystanie opcji Usuń pozycję spowoduje trwałe usunięcie wszystkich zaznaczonych pozycji z aplikacji. 19

20 5. Pomoc techniczna Odpowiedzi, na pytania techniczne dotyczące instalacji aplikacji 7 Office Ship Control dla Microsoft Outlook, których nie zawiera niniejszy podręcznik instalacji można uzyskać wysyłając naszego działu wsparcia technicznego integracja-it@siodemka.com lub it@siodemka.com Dziękujemy za wybór naszej aplikacji. Jeżeli, chcielibyście Państwo podzielić się z nami swoimi uwagami lub sugestiami na temat działania aplikacji 7 Office Ship Control prosimy o kontakt mailowy na adres: marketing@siodemka.com 20