SAP BPC nowoczesny controlling. Business Planning and Consolidation (SAP BPC) 1

Transkrypt

1 SAP BPC nowoczesny controlling Business Planning and Consolidation (SAP BPC) 1

2 Business Planning and Consolidation (SAP BPC) Informacje o funkcjonalnościach SAP BPC BUDŻETOWANIE Możliwe warianty planowania budżetu od dołu i od góry (top-down i bottom-up) Możliwość porównania budżetu i rzeczywistych danych on-line Automatyczny proces przygotowywania budżetu Dane historyczne i dane aktualne zebrane są w jednej bazie danych w celu zapewnienia dokładności budżetu Przeliczanie kwot na różne waluty w ramach budżetów Możliwych wiele wersji budżetów PROGNOZOWANIE Aktualizacja prognoz o dane rzeczywiste Prognoza długoterminowa może być utworzona w układzie 12, 18 lub 24 miesiące. Liczba okresów zależy od takich czynników jak: rodzaj działalności, cykl życia produktu itp. System przechowuje wszystkie dane historyczne, pozwalając na porównywanie różnych wersji prognoz do przyszłego planowania System pozwala na zdefiniowanie horyzontu czasowego nawet wiele lat do przodu i może przeliczyć dane zaplanowane PLANOWANIE Opcje: planowanie przychodów i kosztów, planowanie sprzedaży, planowanie kosztów personelu, planowanie inwestycji itp. Możliwości planowania od zera, aktualizacja roku poprzedniego, aktualna prognoza, wzrost / spadek procentowy w stosunku do danych rzeczywistych lub prognozowanych Automatyczna alokacja kosztów pośrednich system pozwala przeprowadzić automatyczny proces, który alokuje zdefiniowane wartości według zdefiniowanych reguł Elastyczny horyzont planowania (np. miesięczny, kwartalny w zależności od ustalonych reguł w firmie) Możliwość ustalania i przeliczania KPI w ramach Zrównoważonej Katy Wyników na podstawie planowanych i faktycznych danych Definiowanie i monitorowanie kroków przebiegu procesu planistycznego (obsługa przez biznes, a nie IT) KONSOLIDACJA Zautomatyzowana eliminacja transakcji międzyfirmowych Zautomatyzowane uzgodnienie transakcji wzajemnych Szybki proces konsolidacji Sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z różnymi standardami (GAAP, IFRS MSSF) Przeliczanie kwot na różne waluty Zapewniony jest dostęp do najnowszych danych, dzięki czemu konsolidacja może odbywać się w czasie rzeczywistym Konwersja walut ujednolicenie konsolidacji Tworzenie konsolidacji w oparciu o konta, MPK, itp. Konsolidacja według metody pełnej i praw własności System SAP BPC współpracuje z dowolnym systemem ERP 2

3 RAPORTOWANIE Wspólna baza danych dla planowania, budżetowania i konsolidacji wraz z jedną historią danych rzeczywistych Zgodność z wymogami raportowania w Polsce i na świecie Możliwość raportowania na różnych szczeblach zarządzania, z funkcją drill-down (drążenie) Dynamiczne sprawozdania finansowe oparte o interfejs MS Office (Excel, Word, PowerPoint) Rozwiązanie umożliwia tworzenie kompleksowych raportów pozwalających na analizę danych wg podmiotu, procesu, segmentu, itp. Szybkie i proste tworzenie raportów w oparciu technologię przeciągnij i upuść, autouzupełnianie, itp.) Możliwość linkowania raportów sumarycznych z raportami szczegółowymi Szybkie tworzenie wielowymiarowych raportów z opcją dynamicznego odświeżania Automatyczne informacje przesyłane na adres menedżerowie wysokiego szczebla otrzymują powiadomienia drogą elektroniczną, dotyczące np. informacji porównawczych budżet vs. wartości rzeczywiste, przekroczonych wskaźników KPI, istotnych niezgodności prognozy z danymi rzeczywistymi Kalendarz z terminami do wykonania każdy wie, kiedy prognoza ma się rozpocząć i do kiedy ma być zakończona (bardzo przydatne narzędzie) Funkcje audytu śledzenia zmiany danych przez uprawnionych użytkowników (nie ma możliwości dokonywania zmian w sposób niezauważony) Możliwość dodania komentarza w każdym wierszu i do każdej zmiennej ANALIZA Jedyne źródło poprawnych danych dla każdej osoby uprawnionej w firmie Elastyczne tworzenie wielowymiarowych modeli biznesowych (analiza scenariuszy i przypadku) dla indywidualnych potrzeb klienta Elastyczne zarządzanie zmianami: wersjonowanie, korekty planu, porównania wersji w narzędziu (a nie poza nim) Analiza scenariuszy pozwala na stworzenie kilku wariantów modeli biznesowych w celu pomiaru wpływu wybranych zmiennych na realny wynik finansowy Zwyczajowo przygotowywane są trzy scenariusze: pesymistyczny, podstawowy i optymistyczny. System pozwala na dowolne powiększenie liczby scenariuszy KPI Balance Scorecard (Zrównoważona Karta Wyników) analiza kluczowych KPI Analiza kluczowych zmiennych np. średnia cena, średni koszt, wykorzystanie mocy produkcyjnych itp. Analiza wariancji (tj. analiza różnicy pomiędzy danymi faktycznymi i planowanymi lub różnymi wersjami planu) Nie ma potrzeby ręcznego kopiowania/ wklejania oraz agregowania danych na każdym poziomie ich wprowadzania w systemie Możliwość pracy zdalnej (aplikacja mobilna) 3

4 Business Planning and Consolidation (SAP BPC) Studium przypadku wdrożenia SAP BPC INFORMACJA O KLIENCIE Grupa firm zlokalizowanych w kilku krajach Europy Środkowo-Wschodniej Zakres działalności firmy obejmuje pracę projektowo-wdrożeniową, rozłożoną w czasie Każdy projekt jest indywidualny o różnym zakresie, czasie trwania i poziomie skomplikowania dla każdego klienta Firma jest bardzo wrażliwa na punkcie precyzyjnego planowania z uwagi na niskie marże i długi proces wdrożeniowy projektów, przez co realne marże się zmieniają Struktura firmy: rozproszona, 12 spółek w grupie GRUPA Plan skonsolidowany Centrala 12 SPÓŁEK Spółka 1 Spółka 2... Spółka 12 Indywidualne plany spółek/firm DZIAŁ PROJEKTOWY Osoba Osoba Osoba Osoba... Osoba Osoba 28 osób zaangażowanych łącznie w plany spółek/firm 4

5 INFORMACJA O PRZEDSIĘWZIĘCIU WDROŻENIOWYM Stan przed podjęciem decyzji: Każda spółka posiada własny system tworzenia planu w oparciu o MS Excel W każdej spółce minimum 2-3 osoby są zaangażowane w tworzenie budżetów rocznych i ich bieżący monitoring Różne wersje budżetu w każdej spółce i wymiana korespondencji w formie Długotrwały (ok. 60 dni) proces ustalania budżetu na kolejny rok, z uwagi na wymuszaną przez Zarząd komunikację i popełniane błędy STAN PRZED PODJĘCIEM DECYZJI PODSUMOWANIE Brak oczekiwanych raportów Tradycyjne zarządzanie dokumentami Brak integracji z systemami transakcyjnymi Usprawnienia? Przebiegi procesów nie są monitorowane Mało elastyczny interfejs Uprawnienia mało elastyczne. Centralizacja procesu. Zależność od IT. Najczęstsze przyczyny popełniania błędów i wynikająca stąd chęć zmiany: Każda spółka posiada własną bazę danych historycznych i własne formatki System zarządzany jest przez 3 administratorów (wszyscy z IT) Informacja o przedsięwzięciu wdrożeniowym: Cel i zakres przedsięwzięcia wdrożeniowego: wykorzystanie nowoczesnych narzędzi kontrolingowych IT, w celu stworzenia jednorodnego systemu bazy danych oraz zminimalizowania ryzyka popełnienia błędu podczas przygotowywania rocznych budżetów dla spółek i grupy oraz modeli planowania i prognoz. Dodatkowym atutem ma być oszczędność czasu podczas wykonywania comiesięcznych raportów i analiz, a także łatwość obsługi dla użytkowników końcowych 5

6 Business Planning and Consolidation (SAP BPC) Cele szczegółowe projektu z punktu widzenia Zarządu: planowanie przychodu klient/projekt zgodnie ze specyfiką każdej firmy (oddziału). Automatyczna kalkulacja P&L, zarówno na poziomie firmy, jak i grupy firm. Oszczędność czasu podczas analizy danych Cele szczegółowe projektu z punktu widzenia Użytkownika: jasno określone formatki i sposób wprowadzania danych, jedna baza danych, łatwa komunikacja oraz informacja o poprawności wykonania zadania, przyjazny interfejs użytkownika Zakres funkcjonalny projektu: > Automatyczna komunikacja o statusie wykonanych zadań, na zasadzie Business Process Flow > Planowanie projektowe przychodów > Sprawdzenie poprawności planu > Automatyczna konsolidacja budżetu > Proces prognozowania > Import aktualnych danych > Modelowanie i analiza wariancji Firma Zaangażowanie większej liczby uczestników procesu planistycznego odmiejscowienie Samodzielność użytkowników Elastyczna zmiana odpowiedzialności w planowaniu UZYSKANE KORZYŚCI Zarządzający Różne wymagania biznesowe: planowanie w ujęciu MPK rodzaj Kosztu projekt syntetyka / analiza rok wersja Planowanie z wykorzystaniem wskaźników Łatwy dostęp do aktualnych danych podstawowych, do danych z wykonania, a w przypadku niektórych modułów (np. remonty, środki trwałe i amortyzacja, projekt / inwestycje) do danych planistycznych Łatwe przejście do planowania wielowymiarowego dodanie kolejnych wymiarów planistycznych Użytkownicy i administratorzy Integracja z MS Office (Excel, Power Point, Word) Wyłączenie dokumentu papierowego / komentarze w narzędziu Funkcja audytu śledzenia zmiany danych 6

7 ZESTAWIENIE KORZYŚCI Opis firmy przed wdrożeniem: w grupie jest zatrudnionych ok. 500 osób w 12 spółkach. Każda spółka posiada minimum 1-2 osoby w dziale kontrolingu, odpowiedzialne za proces planowania i budżetowania. W Spółce nadrzędnej, która generuje dane ze spółek-córek, pracują 4 osoby w Dziale Kontrolingu. Łącznie w całej grupie przed wdrożeniem systemu pracowało 28 osób odpowiedzialnych za przekazywanie danych i działania kontrolingowe. Do pełnej obsługi systemu planowania i budżetowania było powołanych 3 administratorów z działu IT. Dział Finansowy dodatkowo zatrudnia 3 osoby. Proces wdrożenia miał miejsce w okresie czerwiec-sierpień Korzyść 2017 koniec roku 2018 prognoza 2019 prognoza Redukcja etatów Kontroling użytkow nicy (28 etatów) 26 (redukcja 2 etatów) 25 (redukcja 1 etatu) 24 (redukcja 1 etatu) Redukcja etatów administratorzy (3 etaty) 2 (redukcja 1 etatu) 1,5 (redukcja 0,5 etatu) 1 (redukcja 1 etatu) Oszczędność czasu dla CEO podczas analizy danych (w %) 20% 30% 35% Oszczędność czasu dla Działu Finansowego na zamknięcie ksiąg i raporty miesięczne (w %) 40% 50% 30% Redukcja etatów w Dziale Finansowym (3 etaty) 2,5 (redukcja 0,5 etatu) 2 (redukcja 0,5 etatu) 2 bez zmian Oszczędność czasu IT szkolenia (w %) 40% 30% 20% Redukcja błędów w firmie (w %) 20% 20% 20% 7

8 Business Planning and Consolidation (SAP BPC) Realizacja projektu 8 METODYKA WDROŻENIA Faza przygotowawcza Zdefiniowanie precyzyjne celów projektu Identyfikacja i kwantyfikacja potencjalnych korzyści ekonomicznych wynikających z projektu Organizacja grupy projektowej ze strony dostawcy oraz klienta Określenie ról w projekcie dla każdego członka grupy projektowej ze strony dostawcy oraz klienta Przedstawienie metodyki wdrożenia, w ramach której będzie realizowany projekt Uzgodnienie szczegółowego harmonogramu projektu Przedstawienie przez dostawcę oraz uzgodnienie polityki zarządzania ryzykiem Faza analityczna Organizacja warsztatów analitycznych w celu zebrania szczegółowych wymagań wobec prototypu teoretycznego Zaprojektowanie prototypu teoretycznego, który zawierał następujące elementy: Opis procesów wdrażanych w SAP BPC Lista raportów i analiz Wizualizacja raportów oraz formuł odpowiedzialnych za wymagane wyliczenia w raporcie Określenie tabel przejść między danymi w poszczególnych firmach/systemach a SAP BPC Określenie szczegółowego zakresu danych migrowanych z ERP do SAP BPC Określenie sposobu migracji i zasilenia w dane SAP BPC Określenie praw dostępu Udokumentowanie prototypu teoretycznego Przedstawienie klientowi prototypu teoretycznego w celu jego akceptacji poprzez przekazanie końcowej dokumentacji oraz prezentacji istotnych elementów prototypu teoretycznego Faza projektowa Skonfigurowany model danych w SAP BPC Customizacja procesów systemu SAP BPC Skonfigurowane raporty Przygotowanie narzędzi/danych do migracji wstępnej/końcowej Wykonanie wstępnej migracji na użytek testów Wykonanie testów wewnętrznych (I poziom) oraz regulacja systemu przez konsultantów dostawcy Faza implementacji Opracowanie scenariuszy testowych przez klienta przy aktywnym wsparciu dostawcy Migracja wstępnej migracji na użytek testów akceptacyjnych Realizacja testów akceptacyjnych (II poziom) tj. porównanie rezultatów fazy projektowej z dokumentem prototypu teoretycznego. Testy akceptacyjne w szczególności dotyczyły: Spójność migrowanych danych w ramach modelu danych SAP BPC Poprawności działania interfejsów pomiędzy SAP BPC a innych systemów Poprawności realizacji raportów i analiz Poprawności realizacji procesów biznesowych Poprawności zaadaptowanego GUI Bezpieczeństwa danych Regulacja systemu w oparciu o informacje wynikające z testów akceptacyjnych. Regulacja odbyła się aż do uzyskania poprawnie działającej funkcji zgodnej z dokumentem prototypu teoretycznego Opracowanie dokumentacji projektowej oraz instrukcji stanowiskowych Przeprowadzenie szkoleń dla końcowych i kluczowych użytkowników Faza uruchomienia Wykonanie końcowej migracji danych do środowiska produkcyjnego Wykonanie końcowej konfiguracji w obszarach technologicznych oraz funkcjonalnej Uruchomienie systemu

9 KOLEJNE KROKI I CZAS WYKONANIA SAP BPC REALIZACJA PEŁNEGO PROJEKTU 3 MIESIĄCE Faza przygotowawcza i faza analityczna 1 miesiąc Zdefiniowanie celów projektu Organizacja grupy projektowej Przedstawienie metodyki wdrożenia Uzgodnienie szczegółowego harmonogramu projektu Zaprojektowanie prototypu teoretycznego Akceptacja poprzez przekazanie końcowej dokumentacji Skonfigurowany model danych Faza projektowa 1 miesiąc Skonfigurowane raporty Wykonanie wstępnej migracji na użytek testów Wykonanie testów wewnętrznych Faza implementacji i faza uruchomienia 1 miesiąc Opracowanie scenariuszy testowych Testy akceptacyjne Opracowanie dokumentacji oraz instrukcji stanowiskowych Migracja danych Przygotowanie skryptów dla użytkowników Szkolenie Uruchomienie sytemu 9

10 Business Planning and Consolidation (SAP BPC) Podsumowanie REZULTAT KOŃCOWY PROJEKTU Korzyść Czas wdrożenia Opis System okazał się bardzo przyjazny dla użytkowników przez to, że w dużej mierze jest oparty na MS Excel i strony webowe. Dzięki temu czas wdrożenia został skrócony do 3 miesięcy od momentu rozpoczęcia projektu (ok. 20 użytkowników) Pozwoliło to na oszczędność czasu podczas szkoleń nawet o 50%, przez co dział IT był mniej zaabsorbowany tym projektem Pełen cykl wdrożenia dla ok. 20 użytkowników wyniósł 3 miesiące Szybsza i bardziej precyzyjna analiza planu vs rzeczywistość Obecnie możliwość wykonywania prognoz 2 razy w miesiącu. Do tej pory było to możliwe 1 raz na miesiąc Szybkie symulacje wielu scenariuszy z danymi finansowymi w celu dokonywania właściwych decyzji. Poprzednio niemożliwe Dane dostępne w czasie rzeczywistym Z uwagi na jeden system i ograniczenia dostępu użytkowników, eliminacja większości błędów systemowych np. formuły Eliminacja błędów Wspólna baza danych dla planowania, budżetowania i konsolidacji wraz z jedną historią danych rzeczywistych. Nie ma wielu wersji danych historycznych jak poprzednio Możliwość śledzenia wszelkich dokonanych zmian przez użytkowników. Pełna historia zmian wprowadzanych danych, (wcześniej niemożliwe) Poprzez odpowiednie formuły i uprawnienia, możliwa walidacja wprowadzanych danych i odrzucenie przez system danych niepoprawnych Bardzo istotna okazała się możliwość integracji z innym system ERP niż SAP, ponieważ w grupie firm wykorzystywane są różne systemyerp System IT Możliwość aktywnego monitorowania statusu zadań planistycznych i stanu zaawansowania procesu planistycznego ( , liczba wykonanych kroków, przypomnienia) Intuicyjność systemu znacząco zmniejszyła czas szkolenia (realnie 7 dni zamiast planowanych 14 dni) ZDEFINIOWANE PROBLEMY PODCZAS WDROŻENIA Proces planowania klient nie miał sformalizowanego procesu planowania i określonej odpowiedzialności. Dlatego podczas wdrożenia nie tylko trzeba było skonfigurować system, ale również zdefiniować, sformalizować, uzgodnić i zaakceptować u klienta cały proces planowania. Szkolenie większość użytkowników i menedżerów wysokiego szczebla nie miała czasu, aby uczestniczyć w szkoleniach. W związku z tym zamiast cyklu 1-2 szkoleń, konsultanci musieli się spotykać indywidualnie z użytkownikami systemu. 10

11 INFORMACJE DODATKOWE Integracja z ERP dane do systemu SAP BPC mogą być pobierane z dowolnego systemu ERP za pomocą prostego interfejsu lub z dowolnej bazy danych MS Excel pełna integracja z MS Excel Wersje systemu: Istnieją dwie wersje systemu Netweaver i Microsoft Obie wersje mają bardzo podobne funkcje Wersja Microsoft może pracować jedynie z Bazą Danych MS SQL Wersja Netweaver może pracować na wszystkich bazach danych i na SAP HANA Całkowicie zintegrowane wielowymiarowe rozwiązanie Dla modułu planowania istnieje wersja SAP BPC w chmurze Inne cechy funkcjonalne: Brak wymaganej kalkulacji agregującej dane Zaawansowany proces przepływów biznesowych Większa kompatybilność dla przyszłych wersji SAP Duża skalowalność Metody śledzenia zmian w raportach zgodne z zasadami kontroli SOX (Ustawa Sarbanesa-Oxleya) ma na celu odbudowanie zaufania inwestorów do rynków finansowych, zarządów spółek notowanych na giełdzie, agencji audytorskich oraz doradców finansowych, poprzez poprawę jakości i wiarygodności sprawozdawczości finansowej, a także zwiększenie odpowiedzialności audytorów i zarządów, podniesienie efektywności kontroli wewnętrznej oraz zaostrzenie wymagań przejrzystości kluczowych graczy na rynkach finansowych. Zalecany do wdrożenia iteracyjnego Czas wdrożenia: Ok. 3-6 miesięcy do 30 użytkowników Ok. 6-9 miesięcy do 100 użytkowników Przygotowane skrypty, takie jak RDS (Rapid Deployment Solution) dla najważniejszych funkcji znacząco zredukują czas wdrożenia. Jest to rozwiązanie predefiniowane, tzw. system prekonfigurowany. To standardowy system SAP z wgranym zestawem konfiguracji pozwalających obsłużyć proces biznesowy w określony, ustandaryzowany sposób. W praktyce oznacza to przedstawienie procesu w ścisłe zdefiniowanych krokach. Koszt szkolenia jest minimalny 11

12 Alna Business Solutions to zespół doświadczonych ekspertów z ponad 20-letnim doświadczeniem w dziedzinie ERP i rozwiązań komplementarnych oraz lider międzynarodowych projektów Microsoft Dynamics NAV, SAP ERP, SAP BPC. Jesteśmy częścią Grupy Alna i jako Microsoft Gold Partner i SAP Silver Partner, należymy do czołowych dostawców rozwiązań ERP Dynamics oraz SAP, z dorobkiem ponad 400 wdrożeń zrealizowanych w 30 krajach na całym świecie. Grupa Alna istnieje od 1989 roku i ma za sobą 28 lat intensywnego rozwoju z przychodem rocznym ponad 20 milionów euro (2016). Firma posiada biura w Polsce, na Litwie i w Danii. Zatrudnia ponad 400 pracowników, głównie specjalistów IT. W celu zapewnienia najwyższego poziomu obsługi dysponuje własnym Centrum R&D oraz ma na swoim koncie wiele branżowych certyfikatów: ISO System Zarządzania Jakością, ISO System Zarządzania Środowiskowego oraz ISO :2005 certyfikaty: CMM Poziom 2, TMM Poziom 3, IMPACT (zarządzanie projektami, systemy dokumentowe) zarządzanie produkcją i serwisem oprogramowania. Posiadamy wiele udokumentowanych wdrożeń produktów SAP dla celów kontrolingowych. Alna Business Solutions Oddział Polska: ul. Wierzbowa 9/ Warszawa psiwicki@alna.pl tel